SlideShare a Scribd company logo
1 of 68
Download to read offline
ID-nummer: 0809411
                                                                                 0790335
                                                                                 0850662




                             Bacheloroppgave
                     ved Handelshøyskolen BI




                             Helse AS

                                  Eksamenskode og navn:
            DIP25301 Bacheloroppgave i Prosjektledelse
                                     Innleveringsdato:
                                       09.06.2011

                                        Studiested:
                                         BI Oslo



Denne oppgaven er gjennomført som en del av studiet ved Handelshøyskolen BI. Dette innebærer
   ikke at Handelshøyskolen BI går god for de metoder som er anvendt, de resultater som er
                     fremkommet, eller de konklusjoner som er trukket.
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Forord
Denne avsluttende Bacheloroppgave er gjort i forbindelse med spesialiseringskursene DST 2534
Prosjektledelse 1 og DST 2535 Prosjektledelse 2, ved Handelshøyskolen BI Nydalen, våren 2011.


Vi har hatt gleden av å følge et prosjekt som er oppstarten av en ny forretningsdivisjon hos LUDO
AS i Oslo. Vi vil rette en stor takk til daglig leder Idar Vollvik som ga oss denne muligheten å
skrive om LUDO Helse. Vi vil også takke alle personene i prosjektet LUDO Helse for deres
imøtekommenhet og hjelpsomhet.


Videre retter vi stor takk til Sven Tharaldsen som har bidratt til å gjøre forelesningene interessante
og lærerike sammen med Dag Otterstad og Anders Fjeld.


Til slutt vil vi gi en stor takk til vår veileder Silja Korhonen-Sande som har guidet oss igjennom
bacheloroppgaven med gode råd og tilbakemeldinger. Veiledningene har vært en stor hjelp under
arbeidet med bacheloroppgaven.


Oslo, 9 juni 2011
Sammendrag
Vi har igjennom høsten 2010 og våren 2011 fulgt prosjektet LUDO Helse. Prosjektet bestod av
opprettelse av en ny forretningsdivisjon og var således et av de siste tilskuddene tilsluttet LUDO
Mobil. Prosjektleder var rekruttert fra LUDOrådet, LUDOs egne konsulentdivisjon bestående
utelukkende av studenter. Vi fulgte prosjektet gjennom deltakelse i prosjektmøter, samt at vi fikk
tilgang på mailkorrespondansen mellom de involverte partene i prosjektet. På denne måten skapte vi
oss et inntrykk av prosjekt- og styringskultur innad i LUDO Helse, som også viste seg at var rimelig
å generalisere til alle prosjektene der LUDOrådet var involvert.


Den unike organiseringen av LUDOrådet er det som gjorde prosjektet både interessant og
utfordrende å skrive om. Tanken bak LUDOrådet er å kunne tilby næringslivet konsulenter som på
grunn av sine særtrekk som unge studenter, skal kunne bidra med nytenkning og kreativitet. Dette
fungerer i stor grad veldig godt, men tatt i betraktning at kulturen også er preget av entreprenøriell
tankegang og hvor det ofte går litt ”fort i svingene”, ser vi at det kunne være hensiktsmessig å gjøre
noen tiltak for å få best mulig utnyttelse av LUDOrådet som ressurs. Vi kom derfor fram til
følgende problemstilling:


   ”Hvordan kan LUDOrådet gjøre god bruk av styring og kultur slik at LUDO Helse og andre
        prosjekter i LUDO sikres effektiv ressursutnyttelse av de menneskelige ressursene?”


For å få svar på vår problemstilling utarbeidet vi vår egen forskningsmodell som hjelpe oss å svare
på problemstillingen vår, i første omgang ved å vurdere to forskningsspørsmål:


1) Hvordan kan LUDOrådet finne den riktige balansen mellom styring og kultur for å øke
motivasjonen blant studentene?


2) Hvordan kan mer formell styring i form av tettere oppfølging kunne føre til en høyere
motivasjon hos studentene?


Teoridelen omfatter styring, motivasjon, kultur og ressursutnyttelse som også er hovedtemaene fra
forskningsmodellen. Elementer og attributter som påvirker og blir påvirket av hovedtemaene vil
også bli gitt en nærmere teoretisk beskrivelse.
Vi har foretatt fem dybdeintervjuer av personer med forskjellige roller i LUDOrådet. Vi har sett
funnene derfra opp mot teori og drøftet disse grundig i analysedelen. Vi valgt å besvare
problemstillingen gjennom en konklusjon hvor vi kommer med anbefalinger til tiltak. Kort fortalt
kom vi fram til at LUDOrådet kan ved å innarbeide kulturstyring effektivisere utnyttelsen av de
menneskelige ressursene i LUDOrådet. Da kultur er noe som tar lang tid å bygge opp, har vi
kommet med forslag på noen konkrete tiltak som kan iverksettes på kort sikt. Disse mener vi på
lang sikt vil være med på å bygge en god kultur.
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
                                                  Innholdsfortegnelse
INNLEDNING ...................................................................................................................... 1
    BESKRIVELSE AV ORGANISASJONEN ............................................................................ 1
    BESKRIVELSE AV PROSJEKTET ..................................................................................... 2
        Initieringsfasen ...................................................................................................................2
        Planleggingsfasen ...............................................................................................................3
        Gjennomføringsfasen ..........................................................................................................5
    VURDERING AV PROSJEKTET ....................................................................................... 7
PROBLEMSTILLING .................................................................................... 10
TEORI .............................................................................................................. 11
    STYRING ................................................................................................................... 12
    MOTIVASJON............................................................................................................. 15
    KULTUR .................................................................................................................... 18
    RESSURSUTNYTTELSE ............................................................................................... 19
METODE.............................................................................................................................. 20
    INNLEDNING ............................................................................................................. 20
    FORSKNINGSDESIGN .................................................................................................. 20
      Eksplorativt design ....................................................................................... 21
    KVALITATIV ELLER KVANTITATIV DATA .......................................................................... 21
        Anvendt design ............................................................................................ 22
    DYBDEINTERVJU ................................................................................................................. 23
        Formål .............................................................................................................................. 23
        Gjennomføring ................................................................................................................. 23
        Teknisk............................................................................................................................. 24
        Oppsummering av funn fra dybdeintervjuene .................................................................... 24

ANALYSE ............................................................................................................................ 28
    INNLEDNING ............................................................................................................. 28
    STYRING ................................................................................................................... 28
    MOTIVASJON............................................................................................................. 31
    KULTUR .................................................................................................................... 34
    RESSURSUTNYTTELSE ............................................................................................... 37
KONKLUSJON OG ANBEFALING .............................................................. 38
KILDER ........................................................................................................... 41
VEDLEGG ....................................................................................................... 44




                                                                  Side 0
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
                                    Innledning

Beskrivelse av organisasjonen
Vi har i denne oppgaven valgt å ta for oss et prosjekt underlagt organisasjonen
LUDO Mobil AS. LUDO Mobil er en forholdsvis nyetablert gründervirksomhet,
stiftet 03.03.2009 av Idar Vollvik. Forretningsideen er å bygge et internasjonalt
sterkt merkenavn. I første omgang skal dette gjøres ved å bygge en lojal
kundemasse på mobiltelefoni. Videre planlegges det å utvide horisontalt ved å
opprette nye forretningsområder og/eller tiltrekke seg nye forretningspartnere
(Idar Vollvik, foredrag på Handelshøyskolen BI Nydalen, 2010).


LUDO-organisasjonen er mer enn mobiltelefoni. I senere tid har LUDO
ekspandert til flere områder/bransjer ved white label-salg (i henhold til Wikipedia
er et white labelprodukt et produkt eller tjeneste som produseres av et selskap
(produsenten) og som andre selskaper (markedsføreren) rebrander slik at det
fremstår som om de var produsenten). LUDO har også opprettet et studentråd
som kalles LUDOrådet. Denne forretningsdivisjonen er LUDO Mobil sin in-house
konsulentdivisjon som benyttes som en intern ressurs ved egne prosjekter, samt
leies ut til næringslivet og organisasjoner. Tanken bak rådet er å kunne bistå
bedrifter som har behov for nytenkning og et ungt perspektiv, samtidig som
studentene opparbeider seg arbeidserfaring som også kan fungere som et
springbrett mot næringslivet.


LUDOrådet består i dag av ca. 15 bachelor- og masterstudenter fra 10 norske
utdanningssteder. Ved oppstart var det planlagt at 100 studenter skulle delta i
LUDOrådet. Antallet studenter har siden sunket betraktelig grunnet
bakenforliggende økonomiske problemer. Hver av studentene er kun tillatt å jobbe
i ett år i LUDOrådet. På denne måten sikres nytenkning samt at studentene får
erfaring og et innpass i arbeidslivet. Studentene lønnes hovedsakelig ved
erfaringen de tilegner seg, i tillegg til en timelønn. Avtalen sier at studentene skal
jobbe åtte timer pr uke.


Dette sitatet beskriver LUDO og Ivar Vollviks tanker bak LUDOrådet: ” Det har
fra starten av vært planen at rådet skal være et viktig trekk for å hjelpe meg å

                                        Side 1
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
tjene penger, det legger jeg absolutt ikke skjul på. Men det er selvfølgelig ikke
snakk om å utnytte noen som helst. Snakker du med de utvalgte studentene vil
nok også de gi deg innsikt i hva de mener er positivt for studentene” (Wold,
2010).


LUDOrådet brukes som tidligere nevnt som en ressurspool ved sideprosjektene i
LUDO. Ressursene trekkes inn etter behov og fungerer på denne måten som en
”trekkspillorganisasjon” (Andersen, et al. 2007, 104). LUDOrådet utgjør sammen
med underselskapene det LUDO kaller LUDO Family. LUDOrådet er representert
i alle selskapene og fungerer også som beskytter for LUDOs merkenavn. LUDO
Mobil har hovedkontor i Bergen, samt et salgskontor som er samlokalisert med
LUDOrådet og de øvrige forretningsområdene i Oslo.




Figur 1.0 LUDOtoget


Beskrivelse av prosjektet
I et organisasjonsperspektiv kan et prosjekt defineres som: ” En midlertidig
organisasjon, opprettet av en annen organisasjon for å utføre oppdrag på dennes
vegne” (Andersen, 2005).


Siste tilskudd i LUDO Family er LUDO Helse, som er prosjektet vi i samarbeid
med LUDO har valgt å basere denne oppgaven på. Vi har valgt å følge dette ene
prosjektet for å få innsikt i prosjektkulturen i LUDOrådet da vi ønsker å se dette
på et overordnet nivå.



Initieringsfasen
LUDO Helse ble forretaksregistrert 19.10.2010 Prosjektet ble initiert på bakgrunn
av henvendelser gjort av aktører i helsekostbransjen som ønsket et samarbeid.
Formålet med LUDO Helse er i følge LUDO, ved direktør for forretningsutvikling
(Prosjekteier), klart; å tjene penger. Prosjektets betydning for organisasjonen blir

                                       Side 2
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
sagt å være relativt stor og målet er å selge opp LUDO Helse som en sunn
forretningsdivisjon. Dette skal gjøres ved å formidle og selge helsekost gjennom
sin kundedatabase fra LUDO Mobil. Med andre ord ønsker LUDO å kapitalisere
på sine allerede eksisterende kunder. Måten prosjektet organiseres på er tenkt å
gjøre det svært enkelt for LUDO å tjene penger da det er lite anstrengelser som
skal til fra deres side. Dette prinsippet kaller de “not touched by LUDO hands” og
er en gjennomgående tanke for de fleste av LUDOs forretningsområder.



I følge Davidson Frame (1995) gjennomgår et prosjekt tre følgende faser ved
utvikling og avklaring av prosjektet: Behovet skapes, behovet erkjennes, behovet
formuleres og bekreftes (Karlsen og Gottschalk, 2006, 68-69). I dette prosjektet
kommer behovet til syne ved forespørselen gjort av aktøren som ønsker å
samarbeide med LUDO. Forespørselen er gjort på bakgrunn av at de ser at det er
marked for kunne selge enda flere av sine produkter gjennom nye kanaler.
Behovet erkjennes ved resultatene fra en markedsundersøkelse gjennomført av
LUDO mot sine egne kunder. Behovet formuleres og bekreftes ved forhandlinger
og avtaleinngåelse mellom LUDO og samarbeidspartneren.




Planleggingsfasen
Vi har fulgt prosjektet fra november 2010 da prosjektet ennå var tidlig i
planleggingsfasen, prosjektleder og prosjektgruppe akkurat var kommet på plass.
Prosjekteier er direktøren for forretningsutvikling i LUDO. Hans rolle i prosjektet
er sammensatt ettersom han i tillegg til å fungere som prosjektets interne kunde,
også er ansatt i linjen og er varamedlem i styret til LUDO Helse AS.
Samarbeidspartner/leverandør vil også ha rollen som kunde. Prosjektleder er
rekruttert fra LUDOrådet og vil heretter omtales som PLH (prosjektleder LUDO


Helse). Daglig Leder og Markedssjef i LUDOrådet deltok også i noen grad i
prosjektet i initierings- og oppstartsfasen - naturlig nok da prosjektet gikk ut på
oppstart av en ny forretningsdivisjon. Daglig Leder, Prosjektsjef og Markedssjef
vil bli omtalt som ”administrasjonen” videre i oppgaven der vi ønsker å referere til
disse som en samlet gruppe.


                                        Side 3
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
Prosjektet er et matriseprosjekt i LUDO som innebærer at det er flere
administrativt adskilte avdelinger involvert i prosjektet (Karlsen og Gottschalk,
2006, 124). Prosjektdeltakerne trekkes inn fra linjen ved LUDOrådet og jobber
deltid på prosjektet. Autoriteten er delt mellom prosjektleder og linjeleder. I og
med at LUDOrådets organisering er ganske unik, vil denne matrisen være noe
utydelig. Vi har allikevel valgt å benytte dette uttrykket for å fremheve at
medarbeiderne i prosjektet vil ha to ledere; Prosjektleder og Prosjektsjef (som er
ansatt i linjen).




              Prosjekt-                     LUDO

                    eier                    Helse




                           LUDOrådet                      LUDOrådet
                             adm.



Figur 2.0 Organisering


I første omgang vil prosjektet gå ut på at LUDO Helse med sin nyopprettede
nettbutikk blir forhandler av Møllers Tran. Produktutvalget vil senere utvides.
I kommende faser ønsker LUDO Helse å tilføre flere helsekostprodukter til sin
forhandlerportefølje, for så å kapitalisere på bundlingeffekten (i henhold til
Wikipedia er merkevarebundling en markedsføringsstrategi som involverer at
flere merkenavns verdi presenteres som en kombinert verdi) ved å gå over til
white label-avtaler (hvor LUDO Helse selger helsekost under LUDO-
merkenavnet. Det var viktig ved valg av samarbeidspartner at produktet skulle
holde god kvalitet. Axellus og deres merkevare Møllers Tran er et produkt
forbrukerne allerede har positive assosiasjoner til og som forbindes med kvalitet
og sunnhet. Møllers Tran er en sterk merkevare og sammen med LUDOs
merkenavn er ideen å bundle disse for å skape merverdi.


                                       Side 4
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
Tidlig i prosjektet fant det sted noen innledende møter mellom kunde (Axellus) og
PLH som i all hovedsak foregikk som ren informasjonsoverføring fra kunde til
prosjektleder. Her har kunde formidlet sine ønsker og framtidsvisjoner for
prosjektet. Ved oppstart fantes det ingen konkret framdriftsplan. Starten er en av
de viktigste fasene i prosjektet og det er klart en fordel om det foreligger en i alle
fall overordnet framdriftsplan ved oppstart av prosjektet (Briner et al. 2008, 115).
Et fullstendig utarbeidet prosjektmandat var heller ikke tilstede (Andersen et al.
2007, 56). Prosjektleder har i dette tilfellet kun fått utdelt en oppdragsbeskrivelse
i form av et referat fra et møte med samarbeidspartneren Axellus. LUDO Helse
har ikke eget budsjett, men går direkte på selskapet (drift- og
investeringskostnader). Kostnader i prosjektet forbundet med markedsmatriell og
lignende dekkes av kunden.

I henhold til Prosjekttriangelet har Prosjekteier, definert at tid er første prioritet i
denne fasen av prosjektet (Briner et al. 2008, 17). Dette har bakgrunn i en
tankegang basert på at ”tid er penger”. Dette vil utdypes og kommenteres videre
senere i oppgaven. Tilfredsstillende kvalitet er uttalt andre prioritet, mens kostnad
er tredje prioritering, med fokus kun på store investeringer.


                                       KVALITET



                              TID                         RESSURSER
Figur 3.0 Prosjekttrianglet




Gjennomføringsfasen
PLH og Prosjekteier holder begge til i Oslo, og de planla fra starten av å ha
jevnlige møter, enten hver uke eller hver fjortende dag (Andersen et al. 2007, 58).
Ved prosjektoppstart i November 2010 ble det også utnevnt to
prosjektmedarbeidere, begge to fra LUDOrådet. Disse rakk ikke i stor grad å
involveres i prosjektet før det ble besluttet å endre måten prosjektgruppen skulle
organiseres på; det skulle ikke være faste prosjektmedarbeidere, men PLH skulle
kunne trekke inn hvilken som helst ressurs fra LUDOrådet ved behov. Flere roller
i prosjektet viste seg å skulle endres underveis. Prosjekteier som i startfasen hadde

                                         Side 5
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
en veldig aktiv og produserende rolle trakk seg mer tilbake, og PLH slapp til i
rollen som prosjektleder og var den som hadde kontakten med
leverandøren/kunden. Prosjektsjefen, som tilhører administrasjonen og fungerer
som leder for alle prosjektene i LUDOrådet, ble snart en viktig støttespiller for
PLH. PLH tok seg av det utførende arbeidet, mens Prosjektsjef var med på å ta
avgjørelsene. PLH rapporterer både til leverandør/kunde og til Prosjektsjef som
nærmeste leder.


Ettersom studentene i LUDOrådet i starten holdt til på forskjellige steder i Norge
(Bergen, Trondheim og Oslo) foregikk mye av kommunikasjonen på Skype.
Denne arbeidsformen er utbredt i mange av LUDOs prosjekter på grunn av den
fysiske distansen mellom de ansatte i organisasjonen. LUDOrådet har nå begynt å
gå litt bort i fra dette og prøver i størst mulig grad å samle studentene i Oslo-
området ettersom det viser seg at det er her de får de fleste kundene og
oppdragene. De opplevde også ineffektivitet på grunn av den store fysiske
avstanden ettersom de endte opp med å bruke unødvendig mye tid på
kommunikasjonen.


Når det gjelder oppfølging- og rapporteringsverktøy brukes Google Sites til dette
formålet og fungerer som et intranett. Her har hvert prosjekt sin egen side. Hver
enkelt ansatt abonnerer på sin side og har ansvar for å oppdatere og holde seg
oppdatert på alt som omhandler prosjektene de er involverte i. Her blir det blant
annet lagt ut møtereferat, fremdriftsplaner og så videre. I LUDO Helse sitt tilfelle
har det vært begrenset med aktivitet på dette området. Dette forklares (av PLH)
ved at det ikke i dette prosjektet har vært behov for så mye videreformidling av
informasjon ettersom det kun er PLH som jobber fast i prosjektet. Den tette
kommunikasjonen og oppfølgingen mellom PLH og Prosjektsjef oppgis også som
begrunnelse. PLH utarbeidet etter hvert en milepælsplan og oppdaterte
Prosjektsjef jevnlig på status i forhold til planen. Mye av PLHs arbeid gikk ut på å
promotere LUDO Helse sine produkter gjennom digitale medier, det ble blant
annet opprettet en side på Facebook, samt en vervekampanje som foregår på SMS.


Dette prosjektet vil ikke avsluttes i ” vår tid”, det vil si før innlevering av
bacheloroppgaven i juni, men vil fortsette å løpe med videreutvikling og nye

                                        Side 6
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
produkter som tilsluttes LUDO Helse. Prosjektet avsluttes når det kan vises til
stabil og lønnsom drift er etablert og realisert. Linjen i Bergen vil da overta driften
herfra. Vi følger dermed prosjektet i fasen hvor PLH er prosjektleder og Møllers
Tran er hovedprodukt.


Ettersom hver prosjektleder kun sitter i ett år, vil blant annet kompetanse- og
erfaringsoverføring med tanke på overtagelse/videreføring til neste prosjektleder
være viktig. Erfaringsoverføring ved avslutning av prosjekter er en vanlig
fallgruve og kan ha negative konsekvenser på effektiviteten, blant annet ved at
man må bruke unødig mye tid på opplæring/dobbeltarbeid. Det er i LUDO Helse
sitt tilfelle ikke stilt spesielle krav til prosjektleder med tanke på kompetanse- og
erfaringsoverføring. Det finnes ingen faste rutiner på dette i LUDOrådet. Dette
gjenspeiles også i at det ikke er nedlagt noe mandat for prosjektet LUDO Helse,
men kun en beskrivelse fra samarbeidspartner rundt deres ønsker for salg av et
konkret produkt. LUDOrådet har uttalt at de framover ønsker å bli bedre på å
tilrettelegge slik at prosjektleder og andre nøkkelpersoner kan få forlenget sin
arbeidsavtale i de tilfeller det er kritisk for prosjektet.



Vurdering av prosjektet
LUDO Helse er et typisk eksempel på det som kalles et SMP-prosjekt (Jessen,
2008, 23). Flere av trekkene som kjennetegner et SMP (små og mellomstore
prosjekter) finner vi igjen i hvordan LUDO Helse er organisert. Blant annet er
både prosjektleder og prosjektmedarbeidere engasjert på deltid,
prosjektmedarbeiderne er uerfarne og rollebeskrivelsene er noe uklare. Det kan
virke som at Prosjekteier og oppdragsgiver ofte stepper inn og tar rollen som
prosjektleder. Dette kan bunne i at PLH som er ny i rollen som prosjektleder er litt
usikker og trenger guiding. Ettersom det det ikke er stort fokus på planlegging- og
styringsverktøy (utdypes lenger ned i oppgaven) gjør dette jobben som
prosjektleder ekstra utfordrende. Det at LUDO Helse ikke har et eget budsjett,
men at dette går direkte på selskapet og derfor er noe diffust, er også et kjennetegn
på et SMP. De overnevnte faktorene tyder videre på at LUDO Helse kan ligge et
sted mellom et åpent prosjekt og et Adhocprosjekt, hvor det heller mest mot et
Adhocprosjekt (Karlsen & Gottschalk, 2006, 30).


                                          Side 7
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
Styring
Det ser ut til at de største utfordringene i LUDO Helse går på styring av
prosjektet. Sett i lys av Prosjektlederens Kompass gjøres følgende vurderinger av
PLHs utfordringer og fordeler (Briner et al. 2008, 32):
”Se oppover” Prosjektet har ikke et eget budsjett, men inngår i konsernbudsjettet.
Dette betyr at prosjektet har betydelig finansiell støtte selv om rammene er noe
uklare.

”Se bakover” Dette punktet vil være en stor utfordring for PLH og LUDOrådet
generelt ettersom styringsverktøy er så godt som ikke-eksisterende og heller ikke
blir lagt særlig vekt på. Oppfølging med tanke på måloppnåelse er en utfordring
da det ikke fra starten av forelå noen fremdriftsplan eller milepælplan og målene
ikke er klart definert (Andersen et al. 2007, 88). Det eksisterer heller ikke noe
program som sikrer forvaltning av tidligere opparbeidet organisasjonslæring,
dermed må “kruttet” oppfinnes på nytt ved oppstart av hvert nytt prosjekt
(Kaufman og Kaufman, 2005, 194).

”Se innover” Ettersom prosjektleder har begrenset erfaring i denne rollen har hun
også mindre sammenligningsgrunnlag for å kunne vurdere sin egen prestasjon.
PLH er i likhet med de andre ansatte kun engasjert på deltid og har derfor også
liten tid til denne typen arbeid.

”Se nedover” Den tidligere geografiske spredningen av prosjektmedarbeidernes
tilholdssted vanskeliggjorde prosjektlederes oppfølgingsarbeid. Dette er i dag et
mindre problem. PLH har derimot fordelen ved at hun bor i Oslo, og har oppnådd
et godt forhold til administrasjonen slik hun ofte er innom kontoret.

”Se fremover” LUDOrådet fungerer som en pool av arbeidskraft. Dette betyr at
prosjektleder hele tiden har mulighet til å trekke inn flere ressurser ved behov, noe
som er positivt da prosjektene i LUDOrådet har en tendens til å ofte forandre seg.

”Se utover”. I og med at kunde er LUDO, dette er et matriseprosjekt, og prosjektet
har god forankring og støtte i organisasjonen er sannsynligheten for et godt klima
tilstede. Samarbeidet med leverandøren Møller er også godt.

Videre ser vi også at prosjektet innehar et PSOs (personutvikling, systemutvikling
og organisasjonsutvikling) karakteristika (Andersen et al. 2007, 13).
                                       Side 8
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
Personutvikling vil skje ved gjennomføring av kurs og coaching. Alle studentene i
LUDOrådet har blant annet gått igjennom et kurs i grunnleggende salg og
markedsføring. Mange av prosjektmedarbeiderne er uerfarne og hele tanken bak
LUDOrådet er at studentene skal lære underveis.

Det er behov for flere typer systemutvikling. Dette går blant annet på nettbutikken
og rutiner og prosedyrer ved mobilregning som betalingsprosjektlederattform.
Organisasjonsutvikling er tilstede ved at det opprettes en ny forretningsdivisjon.

Vi anser LUDO Helses prosjektform til å være et prosessorientert PSO, da det er
svært lite fokus på planlegging og styring (Andersen et al. 2007, 13). Prosjekteier
(og som tidvis fungerte som overordnet prosjektleder) uttalte at måten de har valgt
å strukturere arbeidet på, er med ideen om at prosjektledelse tar for lang tid og at
“rett på action” metoden er mer ideell. Dette har igjen bakgrunn i overbevisningen
om at tid er penger, eksemplifisert av Prosjekteier ved at LUDO Helse taper x kr.
pr måned pr kunde de ikke har produktet Omega 3 tilgjengelig.


Kultur
Avslutningsvis i denne delen av oppgaven vil vi kommentere vår oppfattelse om
kulturen innad i prosjektet, da dette er en faktor som kan ha direkte påvirkning på
prosjektets mål og resultater. Vi har vurdert kulturen innad i prosjektet ut i fra vår
deltagelse på prosjektmøter, samt mailkorrespondansen mellom partene i
prosjektgruppen (vi ble satt på kopi på e-post). Vårt inntrykk samlet sett av
kulturen er at den er åpen og uformell. Denne vurderingen har bakgrunn i at det
ser ut til å være en svært omfattende informasjonsflyt i hele organisasjonen.
Kulturen virker også preget av at det ofte går ”fort i svingene” og en
entreprenøriell holdning/tankegang. Ireland et al. (2003) definerer entreprenøriell
tankegang som et ”vekstorientert perspektiv hvor den enkelte fremmer kreativitet,
kontinuerlig innovasjon, fleksibilitet og fornying”. Gründerånden er i stor grad
tilstede ved at Vollvik og resten av ledelsen i LUDO har stort fokus på å være
innovative og proaktive med tanke på nye trender. Dette gjenspeiles i et
gjennomgående stort engasjement og motivasjon i organisasjonen.
Administrasjonen i LUDOrådet deler også dette engasjementet og ønsker å
videreføre dette til studentene. Arbeidet i LUDOrådet har for flere enkeltstudenter
medført store fordeler ved at de på grunn av sine prestasjoner har blitt headhuntet

                                        Side 9
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
til andre stillinger, både internt i LUDO og til eksterne. Administrasjonen bruker
bevisst disse eksemplene for å styrke studentenes motivasjon.


                                  Problemstilling
Temaet for oppgaven vil være fokusert rundt LUDO Helse (og andre prosjekter i
LUDO) sin anvendelse av LUDOrådet som ressurs i prosjektarbeid. Formålet med
oppgaven er å avdekke hvordan LUDO best kan strukturere bruken av
LUDOrådet, gitt utfordringene ved at denne ressurskilden er studentbasert. Med
dette som utgangspunkt har vi valgt å se nærmere på temaene styring og kultur. Vi
vil også belyse hvordan disse temaene henger sammen med motivasjon, autonomi,
ansvarsfølelse og oppfølging. Herfra har vi kommet fram til følgende
problemstilling:


Hvordan kan LUDOrådet gjøre god bruk av styring og kultur slik at LUDO Helse
     og andre prosjekter i LUDO sikres effektiv utnyttelse av de menneskelige
                                       ressursene?



Styring defineres som ”å sette mål, planlegge hvordan målene kan nås, og å følge
opp utførelsen” (Westhagen et. al., 2002, 29). Vi har valgt å fokusere spesielt på
oppfølging og bruk av retningslinjer.


Kultur defineres som ”et mønster av grunnleggende antagelser – skapt, oppdaget
eller utviklet av en gitt gruppe etter hvert som den lærer å mestre sine problemer
med ekstern tilpasning og intern integrasjon- som har fungert tilstrekkelig bra til
at det blir betraktet som sant og at det læres bort til nye medlemmer som den rette
måten å oppfatte, tenke og føle på i forhold til disse problemene” (Schein, 1987).


Med andre prosjekter menes andre interne prosjekter i LUDO Family.


Med begrepet ressursutnyttelse menes her benyttelse av de menneskelige
ressursene studentene representerer (Karlsen og Gottschalk, 2006, 297).


Effektiv henspeiler her på en praktisk, hensiktsmessig, økonomisk og
tilfredsstillende ressursutnyttelse.

                                         Side 10
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
   __________________________________________________________________
   Vi har utarbeidet to forskningsspørsmål som skal hjelpe oss på veien mot å svare
   på problemstillingen. Forskningsproblemene er utledet av det vi anser som
   hovedtemaene for oppgaven: Styring, motivasjon, kultur og ressursutnyttelse.


   1) Hvordan kan LUDOrådet finne den riktige balansen mellom styring og kultur
   for å øke motivasjonen blant studentene?


   2) Hvordan kan mer formell styring i form av tettere oppfølging kunne føre til en
   høyere motivasjon hos studentene?


                                           Teori
   Vi ønsker med utgangspunkt i følgende modell å forklare hvordan LUDOrådet
   kan anvende styringsmekanismer for å fremme indre motivasjon. Dette kan lede
   til en ønsket kultur som igjen kan lede til effektiv ressursutnyttelse. Modellen er
   syklisk og vi vil vise hvordan resultatene av effektiv ressursutnyttelse vil kunne
   lede til en positiv effekt ved at behovet for styring reduseres.




                                                                       RESSURS-
STYRING             MOTIVASJON                KULTUR
                                                                      UTNYTTELSE




   Figur 4.0 Forskningsmodell


   Ved å bruke denne modellen vil vi argumentere for hvordan Styring, (herunder
   oppfølging, coaching, retningslinjer/rutiner og autonomi) kan påvirke Motivasjon
   (herunder indre/ytre motivasjon, intern markedsføring og målkonflikt) som igjen
   kan bidra til å skape en positiv Kultur (herunder tilhørighet, ansvarsfølelse og
   verdier). Det vil selvfølgelig også være mange andre faktorer som spiller inn og
   påvirker hverandre, men disse temaene mener vi vil utgjøre en positiv spiral hvor
   Ressursutnyttelsen kan effektiviseres som følge av endringene i styring,
   motivasjon og kultur, som igjen kan lede tilbake til et minsket behov for styring.




                                          Side 11
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
Styring
Begrepet styring kan i følge Jessen defineres som ledelse og brukes om hverandre.
Likevel er det noen forskjeller når styring og ledelse brukes som virkemidler.
Styring anses å være mer formålsorientert og med fokus på standardiserte
systemer, mens ledelse går mer på å etablere formål og er verdiorientert ved
tilretteleggelse for måloppnåelse gjennom personorientering (Ladegård og Vabo,
20011, 23-31).


Ladegård og Vabo definerer styring og ledelse som ”virkemidler for å løse
koordineringsutfordringer i og i tilknytning til organisasjoner” (Ladegård og
Vabo, 20011, 23-31). Når virkemidlene tas i bruk med tanke på å nå et mål og i de
tilfeller det er snakk om mål av økonomisk betydning, vil personene involvert,
søke å maksimere nytten på veien mot målet.


Videre sier også Ladegård og Vabo at en leder ”bruker seg selv som person for å
utøve innflytelse for eksempel gjennom sosiale relasjoner, verdier og normer,
eller gjennom å fremstå som en rollemodell for sine ansatte.” Gjennom å sette
retningslinjer, definere arbeidsoppgaver og på andre måter strukturere
arbeidsforholdene vil leder ta en mer styrende rolle. Ledelse og styring som
funksjoner vil da overlappes. Vi ønsker med dette som bakgrunn å se på hvordan
administrasjonen i LUDOrådet og studentene interagerer med hverandre.


”Situasjonsbestemt ledelse” (Kaufman og Kaufman, 2005, 332 ), vedlegg A.
Denne teorien sier at en leder må tilpasse sin lederstil til situasjonen for å kunne
være effektiv. Medarbeiderne blir delt i grupper ut i fra motivasjon og kompetanse
og lederen utøver forskjellige former for ledelse med utgangspunkt i henholdsvis
støttende og styrende adferd. Dette leder til en 2x2 matrise hvor lederen kan
veksle mellom fire lederstiler: delegerende, deltagende, overtalende eller
instruerende. Medarbeiderne i LUDOrådet er alle studenter og vil sannsynligvis
kreve en viss type lederstil, men dette vil også variere innad i gruppen. Vi vil
bruke denne teorien til å se på hvordan administrasjonen i LUDOrådet tilpasser
seg i forhold til studentene som enkeltindivider.




                                       Side 12
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
”Prosjektets styringssløyfe” (Karlsen og Gottschalk, 2006, 316). Modellen
(vedlegg B) illustrerer de ulike styringsfunksjonene og hvordan de henger
sammen. Styringen av prosjektet blir delt inn i to nivåer: Strategisk styring og
operativ styring. Vi legger vekt på den operative styringen da dette handler om å
styre den daglige driften av et prosjekt og å utnytte de ressursene som har blitt
gjort tilgjengelig for prosjektet på en mest hensiktsmessig måte. Formålet med
den operative styringen er å sørge for at prosjektet blir styrt mot å nå de mål som
er fastsatt gjennom den strategiske styringen.


Teorien påpeker at det er forskjellige måter å styre de aktiviteter og
arbeidsoppgaver som skal gjennomføres på i prosjektet. Styringsformene handler
om føringer og former for handlinger som utføres og deles opp i fire: Direkte
styring, regelstyring, målstyring og kulturstyring. Disse styringsformene må også
ses i lys av graden av autonomi blant medarbeiderne, noen vi vil komme tilbake til
senere. Et viktig poeng er at i de aller fleste prosjekter vil ofte alle de representerte
styringsformer være tilstede, men én styringsform vil være mer dominerende enn
andre. Vi vil bruke teorien om styringsformer til å få et enda bedre innblikk i
hvordan styring brukes som redskap i LUDOrådet i dag, samt om det finnes
utviklingsmuligheter. Vil anvende denne teorien for å se på styring i henhold til
oppfølging da dette er essensielt i forhold til problemstilling vår.


”Oppfølging” er viktig både som kvalitetssikring med tanke på fremdrift og status
i prosjekter, men også i form av veiledning av medarbeidere og deres utvikling.
Studier viser at oppfølging er viktig og kan være med på å styrke både utvikling
og motivasjon, viser til at informasjon som en del av oppfølging bidrar med mye
positivt (Kanfer et al. 1986). Dette gjelder både informasjon fra leder til ansatt og
fra ansatt til leder. Ved at en leder sørger for å gi sine medarbeidere mye
informasjon vil medarbeidernes arbeidsprestasjon øke og også medarbeidernes
oppfatning av leders oppfølging som positiv. Høy informasjonsflyt fra
medarbeiderne og opp er med på å gjøre at medarbeiderne opplever rettferdighet
og tilfredshet med sin leder. I lys av forskningen ”Reactions to Alternate
Methods”, ønsker vi å se på hvilket forhold og preferanser studentene har til
oppfølging samt hvordan administrasjonen følger opp studentene (Kanfer et al.
1988).

                                        Side 13
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
Oppfølging handler i følge Karlsen og Gottschalk om å iverksette tiltak og
aktiviteter som justerer prosjektet fremdrift tilbake på ønsket kurs. Ved
oppfølgning av et prosjekt er kvalitative og kvantitative forhold like viktige å
vurdere. Av denne vurdering skal man foreta en grundig analyse av avvikene og
vurdere hvorvidt de er negative og kan skape problemer eller om avvikene er
positive og om de dermed kan gi muligheter. Oppfølging dreier ikke bare om å
innføre eller påpeke status i oppfølgningsrapporten, men også om å avdekke avvik
og finne årsaken til avvik. Dette stiller da høye krav til prosjektlederens evne til å
kunne ta kritiske beslutninger og evnen til å handle. Vi vil knytte dette opp mot
prosjektsjefens rolle da det er hun som har det endelige ansvaret i forhold til alle
prosjekter i LUDOrådet. Vi vil i tillegg til å se på prosjektsjefen rolle i forhold til
oppgaveorientert oppfølging, (Karlsen & Gottschalk, 2006, 321-324).


”Fallgruver i læring og erfaringsoverføring” (Karlsen og Gottschalk, 2006, 383-
387). Denne teorien adresserer hvordan kunnskap, kompetanse og erfaring blir en
stadig viktigere konkurransefaktor. Vi ønsker å bruke denne teorien for å belyse
utfordringer LUDO Helse andre prosjekter i LUDO kan støte på, gitt en
prosjektgruppe bestående utelukkende av studenter. Dette vil da være spesielt med
tanke på manglende system og rutiner og personell som forsvinner når deres
avtalte arbeidsperiode er over (og ikke nødvendigvis prosjektet).


”Ubrytelige barrierer” (Hansen og Christophersen, 2009, 116-117). Teorien om
forklarer den ”sosiale virkeligheten” som delvis konstruert. Dette vil si at mange
forhold er relative og vil oppfattes subjektivt. Arbeidsmengde er eksempel på et
slikt forhold og vil oppleves forskjellig fra miljø til miljø. I situasjoner og miljøer
der det er lite retningslinjer og det fokuseres på fleksibilitet er det viktig med
tydelig rammer. Rammer og krav er viktige som barrierer og virker regulerende på
arbeidsmetoder og arbeidsinnsats. Stor fleksibilitet og mangel på retningslinjer er
gjennomgående for prosjektarbeid i LUDOrådet. Vi vil derfor bruke denne teorien
til å hvordan krav og retningslinjer påvirker ulike forhold i studentenes arbeid.


Funn fra HR-undersøkelsen (2009) viser at mye bruk av regler og rutiner overfor
ansatte med høy grad av autonomi kan føre til disse demotiveres. Dette gjelder
spesielt kunnskapsintensive virksomheter (Swart og Kinnie, 2003, 60-75).

                                        Side 14
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
Vi anses LUDOrådet som en kunnskapsintensiv virksomhet ettersom studentene
arbeider som konsulenter og leies ut med tanke på utnyttelse av deres kompetanse
og særegenhet ved at de er nyutdannede/under utdannelse. For å opprettholde
motivasjonen hos medarbeidere med høy autonomi er det viktig at medarbeiderne
føler seg involverte, ikke bare i deres daglige arbeid, men også i virksomhetens
mål. At medarbeiderne får mye informasjon og en følelse av å være medvirkende
til virksomhetens mål gjenspeiles ofte ved en flat organisasjonsstruktur
(Folkestad, 2009, 27-28). Her er medarbeiderne selv med på å koordinere
arbeidet. En slik struktur kan bidra til høyere læring og bedre utnyttelse av
kompetanse. Samtidig krever denne typen organisering veldig tydelige rammer.
Vi anser grad av styring som veldig relevant ved prosjektarbeid i LUDOrådet. Vi
vil derfor se studentenes motivasjon og arbeidsprestasjon i lys av sammenhengen
mellom styring og autonomi.


”Kontinuerlig læring og utvikling” (Hansen og Christophersen, 2009, 208-210).
Denne teorien beskriver læring og utvikling som en personlig og kontinuerlig
prosess. Teorien gir uttrykk for at det er fordelaktig om læringen og utviklingen
foregår som del av en sosial prosess. Dette har bakgrunn i at bekreftelser,
forpliktelser, inspirasjon og korrektiver som sosiale forhold er faktorer som bidrar
til produktivitet og effektivitet. Ved å bruke denne teorien ønsker vi å se på
læringen som foregår i forholdet mellom studentene og deres overordnede i rollen
som veileder/coach.



Six-Box-modellen (Jessen, 2009, 106). Denne modellen (vedlegg C) illustrerer at
prosjektet har to sider; en strukturside som inneholder oppgaver og verktøy, og en
kulturside som inneholder mennesker og relasjoner. Det er prosjektleders oppgave
å lede begge sider og å finne en god balanse styring av mellom mennesker og
oppgaver. Vi vil bruke denne modellen til å se på hvilken type ledelse som kreves
i de forskjellige prosjektene i LUDO.

Motivasjon
Definisjon motivasjon: ”Motivasjon kan defineres som en indre psykologisk
prosess i oss som skaper drivkraft og som får oss til å handle, som gir retning for
handling og forsterker handlingen” (Karlsen og Gottschalk, 2006, 189)

                                        Side 15
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
Det skilles ofte mellom indre og ytre motivasjon. Når en person utfører en
aktivitet med den opplevelse at aktiviteten i seg selv er hensiktsfull og
tilfredsstillende drives personen av indre motivasjon. Dersom personen derimot
utfører aktiviteten med ønske om å oppnå belønning eller har et annet mål utenom
selve aktiviteten drives personen av ytre motivasjon. Hvilken type motivasjon
som er mest hensiktsmessig, avhenger av type arbeid som skal utføres. I
arbeidssituasjoner der gode prestasjoner, kvalitet og forståelse er viktig vil indre
motivasjon være det mest effektive. Ved enkle og standardiserte oppgaver ser det
ut til at ytre motivasjon er mest egnet. I de situasjoner hvor arbeidsoppgavene er
ukompliserte og kvantitet er viktigere enn kvalitet kan derfor ytre
belønningsformer som provisjon og bonusordninger være effektivt (Ledernett,
1999). Vi vil bruke teori om indre og ytre motivasjon for å avdekke hvilken type
motivasjon som driver studentene og hvorvidt det ville være hensiktsmessig å
endre på de belønningssystemene som finnes i dag.


”Eksistensbehov, Relasjonsbehov, Vekst- og utviklingsbehov” (Kaufman og
Kaufman, 2005, 47). Alderfers ERG-teori har utgangspunkt i Maslows
behovshierarki og beskriver tre behovskategorier:
    1) Eksistensbehov (mat, drikke, lønn)
    2) Relasjonsbehov (arbeidskollegaer og sjefer)
    3) Vekst- og utviklingsbehov (kreativitet og personlig utvikling)


Teorien utdyper at det er forskjellige behovsnivåer og at jo dårligere
behovsnivåene tilfredsstilles, jo sterkere blir behovet for tilfredstillelse. Videre
sier teorien at jo bedre behovene på laveste nivå (eks. lønn) er tilfredsstilt, jo mer
stiger ønsket om å også få tilfredsstilt behovene på høyt nivå (eks. gode
relasjoner). Dersom behovene på høyt nivå er dårlig tilfredsstilt (eks. arbeidet
oppleves som lite betydningsfullt, dårlig arbeidsmiljø/relasjoner) vil streben etter
å få tilfredsstilt de lavere behovene (eks. mer lønn, status) tilta. Vi vil bruke ERG-
teorien til å se på hvilke behov studentene anser som tilfredsstilte, samt hvorvidt
om det er mulig tilfredsstille noen behov så godt at de kan kompensere for andre.




                                        Side 16
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
”Målsettingsteori” denne teorien handler om betydningen målsetting har på
motivasjonen. Det er to viktige forhold som må være tilstede. Det ene er
målforpliktelse, som innebærer at medarbeideren føler seg personlig forpliktet til å
følge opp målet på egen hånd uten at overordnede må styre dette. Det andre
forholdet er subjektiv mestringsevne, som er medarbeiderens opplevelse av sine
egne ferdigheter i forhold til sin arbeidsoppgave. Teorien påpeker også
viktigheten av konkrete og spesifikke mål samt at medarbeiderens deltakelse i
målsettingsprosessen vil virke motiverende for innsatsen. Vi vil bruke denne
teorien til å se på eventuelle målkonflikter. (Kaufman og Kaufman, 2005, 52-53)


”Kompetansemobilisering og egenmotivasjon”. Linda Lais forskning på ”self-
determination theory” viser at ansatte som i stor grad opplever å få brukt sin
kompetanse er mer indre motivert enn de som ikke opplever å få brukt sin
kompetanse. Videre viser hennes forskning at denne motivasjonsfaktoren er
viktigere enn andre faktorer som tro på egen kompetanse, autonomi og opplevd
tilhørighet. Vi ønsker å benytte denne teorien for å belyse forskjellige momenter
som påvirker studentenes indre motivasjon, også sett i sammenheng med
målsettingsteori ved eventuelle målkonflikter. (Lai, 2009, 49-55)


”Intern markedsføring” defineres som: ”Alle aktiviteter som gjennomføres for å
skape de vilkår som motiveres medarbeiderne til å yte en engasjert og effektiv
innsats både internt og ved kundekontakt” (Arndt et al. 1983). Intern
markedsføring er derfor et verktøy man kan bruke for å mobilisere menneskelige
ressurser i en bedrift, når målet er best mulig framstilling av bedriften eksternt.
Dette kan man gjøre gjennom å sørge for at medarbeiderne er motiverte og føler
tilhørighet til bedriften. Medarbeiderne vil da automatisk yte sitt beste i sitt arbeid.
Teorien sier videre at følgende tre områder bør prioriteres for at bedriften skal
kunne oppnå den ønskede effekten av intern markedsføring: Informasjon,
ressursutvikling og belønningssystemer. Ved dette kan organisasjonen altså oppnå
effektivitet og lønnsomhet eller andre mål. Vi vil bruke denne teorien for å se på
de mellomliggende variablene kompetanse og motivasjon kan brukes for å påvirke
kulturen. Disse forholdene avdekker vi i ved å drøfte andre teorier i analysen og
for deretter å kartlegge hvordan LUDOrådet kan bruke intern markedsføring som
verktøy og hvilken virkning dette kan ha.


                                        Side 17
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
”Hertzbergs to-faktor teori”. Denne motivasjonsteorien (vedlegg D) bygger på
Abraham Maslows arbeid. I motsetning til Maslows behovspyramide med fem
behov er Hertzbergs teori redusert til to faktorer. Hertzberg skiller mellom indre
faktorer (motivasjonsfaktorer) som skaper motivasjon for ekstra ytelse og ytre
faktorer (hygienefaktorer) som i seg selv ikke er kilde til motivasjon, men skaper
utilfredshet om de ikke er tilstede (Kaufman og Kaufman, 2005, 48-59). Vi ønsker
sammen med overnevnte motivasjonsteorier å bruke denne teorien til å belyse
utfordringer ved eventuelle målkonflikter, samt indre og ytre motivasjon blant
medlemmene i LUDOrådet.

Kultur
Kultur defineres som ”et mønster av grunnleggende antagelser – skapt, oppdaget
eller utviklet av en gitt gruppe etter hvert som den lærer å mestre sine problemer
med ekstern tilpasning og intern integrasjon - som har fungert tilstrekkelig bra til
at det blir betraktet som sant og at det læres bort til nye medlemmer som den rette
måten å oppfatte, tenke og føle på i forhold til disse problemene” (Schein, 1987).


”Fem nivåer av kultur”. Dilts teori sier at kultur kan betraktes gjennom fem
nivåer: 1) Hensiktsnivået 2) Identitetsnivået 3) Verdinivået 4) Kompetansenivået
5) Atferdsnivået (Johannessen og Rosendahl, 2010, 106-107). Teorien kan bidra
til at man bedre kan gjøre en vurdering av hva som påvirker en gruppe eller
enkeltmenneske handlinger. Vi ønsker ved bruk av denne teorien å se på hvordan
disse fem faktorene utgjør den totale kulturen i LUDOrådet og hvordan dette
påvirker arbeidsinnsats og motivasjon.


Strukturen i LUDOrådet gjør at hele ”teamet” skiftes ut hvert år. Dette for blant
annet å sikre nytenkning og kreativitet blant studentene. Gruppefølelse er viktig
for motivasjonen og det er viktig at det settes av tid til teambuilding ved hvert nytt
”kull”. Tuckman og Jensen har kommet fram til fem faser som er nødvendige for
at en gruppe skal utvikle seg som et team: ”1. Forming, 2. Storming, 3. Norming,
4. Utføring og 5. Avslutning” (Karlsen og Gottschalk, 2006, 139). Denne teorien
vil vi bruke i en videre vurdering av kulturen i LUDOrådet og vi vil blant annet se
på hvordan tilhørighet kan påvirke motivasjonen.



                                       Side 18
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
”Kategorier for moralsk resonnering”. Kohlbergs teori om beskriver forskjellige
måter å resonnere moralsk på. Modellen har flere stadier og nivåer og beskriver
hvordan personer kan handle ut i fra orienteringer mot lydighet, selvinteresse,
”flink jente/gutt”, autoritet og sosial orden, sammfunnskontrakt og samvittighet.
Denne modellen kan være et verktøy når man ønsker å se på den moralske
standard både i en kultur og hos enkeltmennesker. Vi vil bruke denne modellen til
å se på hvordan studentene gjør sine valg og knytte dette opp mot ansvarsfølelse
(Hansen og Christophersen, 2009, 37-40).

Ressursutnyttelse
Vi har tidligere i oppgaven definert ressursutnyttelse som ”benyttelse av de
menneskelige ressursene studentene i LUDOrådet representerer”. Gottschalk
beskriver viktigheten å gjøre en vurdering av behovet for ressurser i forkant av
prosjektstart. Ved å estimere ressursene ut i fra behov om arbeidskraft, kapital og
kompetanse kan man enklere kunne legge en god plan for gjennomføringen av
prosjektet. Ressursallokering vil være en viktig faktor i de tilfeller hvor
ressurstilgangen er begrenset, men hvor sluttdatoen på prosjektet kan justeres. I
LUDOrådets tilfelle antar vi at det motsatte tilfellet som oftest vil være gjeldende,
da prosjektslutt er avhengig av avtalen LUDO gjør om leveranse til kunden. Det
er Prosjektsjefen i LUDOrådet som kontrollerer ressursene og vi vil som tidligere
nevnt se nærmere på hvordan dette fungerer i dag.


”Fallgruver i læring og -erfaringsoverføring” (Karlsen og Gottschalk, 2006, 383-
387). Denne teorien adresserer hvordan kunnskap, kompetanse og erfaring blir en
stadig viktigere konkurransefaktor. Vi ønsker å bruke denne teorien for å belyse
utfordringer LUDO Helse og andre prosjekter i LUDOrådet kan støte på, gitt en
prosjektgruppe bestående utelukkende av studenter. Dette vil da være spesielt med
tanke på manglende system og rutiner og personell som forsvinner når deres
avtalte arbeidsperiode er over (og ikke nødvendigvis prosjektet).
”Organisasjonslæring” står sentralt ved utvikling og korrigering av nåværende
praksis for læring- og erfaringsoverføring (Kaufman og Kaufman, 2005, 194).


Vi ønsker å se på hvordan LUDOrådet fungerer som ressurspool, blant annet med
tanke på styring, motivasjon og kultur, samt den gitte begrensningen ved at
studentene kun jobber åtte timer pr uke i ett år.
                                      Side 19
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
                                      Metode

Innledning
I dette avsnittet vil vi ta for oss metodene vi har benyttet oss av for å finne svar på
forskningsspørsmålene og således problemstillingen. Det er flere faktorer å ta
hensyn til ved valg av metode. Det første man må starte med er å finne ut hvilke
opplysninger som er av interesse. Med bakgrunn i vår problemstilling ønsket vi
derfor å få mer informasjon om de forskjellige parters vurdering av de
hovedtemaene vår oppgave omhandler.


Informasjon fra LUDOrådet, herunder både administrasjon og studentene, har
vært utgangspunkt for vår undersøkelse. Reliabiliteten og validiteten av innsamlet
data vil vi vurdere fortløpende. På bakgrunn av oppgavens begrensning på 40
sider har vi ikke hatt mulighet til her gå i dybden på alle muligheter for utførelse
av metodedelen.

Forskningsdesign
Det finnes flere forskjellige fremgangsmåter for å finne svar på
forskningsspørsmålene og dermed problemstillingen. Designet vil være en
beskrivelse av analyseprosessen og det endelige valget av forskningsdesign legger
føringer for hvordan hele analyseprosessen bør utføres. Vi har vurdert og valgt
forskningsdesign ut i fra erfaring, teori og ambisjonsnivå som beskrevet av
Gripsrud, Olsson og Silkoset (2008, 70-72). På grunn av oppgavens begrensning
på antall sider vil her kun omtale den teoretiske tilnærmingen vi endte opp med å
bruke, utdypende beskrivelser er lagt som vedlegg E.




                                         Teori



                         Erfaring                    Ambisjonsnivå



                                      Valg av
                                      design

Figur 5.0 Valg av forskningsdesign

                                       Side 20
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
Eksplorativt design
Eksplorativt design benyttes når beslutningstaker har lite erfaring fra saksområdet
og ønsker økt innsikt og forståelse. Man vet kanskje ikke hvilke sammenhenger
som kan tenkes å eksistere. Kjennskap til teoretiske studier er gjerne også lav. Et
rent ”eksplorativt design” (også kalt ”fenomenologisk design”) kan således være
hypotesegenererende, men har i seg selv ikke et høyt ambisjonsnivå til å forklare
sammenhenger mellom variabler. ”Deskriptivt design” er preget av at
beslutningstageren har noe mer kunnskap om problemområdet og kan formulere
en hypotese han ønsker å teste på et ideelt representativt utvalg. Her kan både
primær- og sekundærdata være gjenstand for statistisk analyse. ”Eksplorativt
design” kan benyttes som forstudie til et ”deskriptivt” design ved å utføre
litteraturstudier og innsamling av sekundærdata og primærdata ved for eksempel
dybdeintervju. (Gripsrud, Olsson og Silkoset 2008. 58-76 ).



Kvalitativ eller kvantitativ data
Vi skiller mellom kvantitativ data som er data som kan uttrykkes i tall eller
tallmengder og kvalitativ data som ikke kan eller bør tallfestes. Det er både
fordeler og ulemper med begge formene for innsamling, dette var årsaken til at vi
i utgangspunktet ønsket å benytte begge metodene i oppgaven.



Kvalitative metoder er hensiktsmessig der det kreves utstrakt kontakt mellom
forsker og forskningsobjekt, når formålet er å analytisk beskrive og forstå
sammenhenger. Dybdeintervju er datainnsamling gjennom samtale og er et
eksempel på kvalitativ metode. En stor fordel ved dybdeintervjuer at man får
muligheten til å følge opp interessante svar ved å be intervjuobjektet ved å være
mer utdypende. Man kan også gjøre vurderinger ut i fra intervjuobjektets
kroppsspråk som kan være med på å for eksempel understøtte påstander. En fare
ved med dybdeintervjuer er at resultatene som fremkommer sjeldent vil være helt
objektive på grunn av interaksjonen mellom intervjuer og intervjuobjekt. Dette vil
det være viktig å være bevisst på. Det vil også være viktig at intervjuer er bevisst
på faren for å tillegge svarene egne subjektive tolkninger. (Gripsrud, Olsson og
Silkoset 2008. 97-112 ).



                                       Side 21
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
Kvantitativ metode er preget av at man ofte kan telle svar, som ved
spørreundersøkelser. Med rett utvalg av respondenter vil det være lettere å
identifisere statistiske gyldige konklusjoner enn ved kvalitativ metode. En annen
stor fordel er spørreundersøkelser at ved å gjøre denne anonym kan man få tilgang
til informasjon som respondentene ellers ikke ville ha våget å fortelle på grunn av
informasjonens karakter. Ulemper ved spørreundersøkelser er at disse kan bli for
overfladiske og ikke tilstrekkelig greie å fange opp kompleksiteten i
informasjonen ettersom man ikke har mulighet til å stille oppfølgingsspørsmål.
Spørreundersøkelser er derimot ideelt å benytte i etterkant av dybdeintervjuer for
eksempel for å få ”massens” oppfatninger om funn gjort i dybdeintervjuene.

Anvendt design
Vi har i denne bacheloroppgaven benyttet en ”pragmatisk tilnærming” med
hovedvekt på en ”eksplorativ tilnærming” som beskrevet av Gripsrud, Olsson og
Silkoset (2008. 36-38). Dette leder til følgende framgangmetode: Først utførte vi
dybdeintervjuer (vedlegg F) for deretter å utforme en spørreundersøkelse
(vedlegg G) ut fra funnene fra disse. Vår metodedel av oppgaven inneholder
dermed dybdeintervjuer av fem personer, i tillegg til litteraturstudie og innsamling
av sekundærdata. Dette ble gjort for å øke vår forståelse av problemområdet.


Som tidligere nevnt gjennomførte vi også en spørreundersøkelse. Denne har vi i
stor grad valgt å forkaste. Vi har lagt følgende til grunn: Når vi begynte oppgaven
var det ca. 70 medlemmer i LUDOrådet, men grunnet finansielle utfordringer ble
det redusert til 15 medlemmer, dette ble vi ikke gjort klar over før spørsmålene
var formulert og spørreundersøkelsen var sendt ut. Dvs. at vi ikke hadde noen
måte å skille respondenter som fremdeles var i LUDOrådet og de som var sluttet.
Dette ville etter vårt syn lede til en uakseptabel situasjon iht. kvaliteten på vår
eventuelle funn.


Ettersom vi kun mottok 21 av de 70 spørreskjemaene vi sendte ut stiller vi oss
også kritisk til reliabiliteten i undersøkelsen. Videre ledet den lave svarprosenten
til at vi ikke kunne gjennomført parametriske tester noen som ytterligere svekker
den statistiske konklusjonsvaliditeten om vi hadde tatt med funnene i vår
besvarelse. (Gripsrud, Olsson og Silkoset 2008. 119-122 ).


                                        Side 22
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
Vi har således kommet frem til at eventuelle funn fra spørreundersøkelsen verken
er reliable eller har validitet og har endt opp med hovedsakelig benyttet funnene
fra dybdeintervjuene i analysen.


Ved enkelte tilfeller har vi dog benyttet noen svar fra spørreundersøkelsen der
disse gir en indikator på enkelte emner. Oppgaven er således primært basert på en
eksplorativ og konstruktivistisk tilnærming. Ambisjonsnivå definert som evnen til
å forklare sammenhenger mellom variabler er derfor lavere enn om vi hadde fått
utført spørreundersøkelsen som ønsket. Allikevel vil vi trekke inn funn fra noen
av spørsmålene der vi ser en hensikt med dette. Disse anser vi fortsatt som
relevante ettersom de ikke måler holdninger, men er mer faktabaserte. Funnene vil
bli brukt som indikatorer for å sammenligne og støtte funnene fra
dybdeintervjuene.

Dybdeintervju
I forkant av gjennomføringen av dybdeintervjuene utviklet vi en intervjuguide
(vedlegg F). Denne inneholder informasjon om blant annet hvor lang tid intervjuet
forventet å ta, hvilke personer som var tilstede, forskjellige temaer som skulle
diskuteres, samt hvilke spørsmål som skulle stilles. Storparten av spørsmålene er
like og ble stilt til intervjuobjektene. Vi valgte også å spesialtilpasse enkelte
spørsmål for noen av intervjuobjektene da vi fant det hensiktsmessig å få litt mer
utdypende svar på noen spørsmål. (Gripsrud, Olsson og Silkoset 2008. 108-109).

Formål
Å få bedre forståelse av ulike forhold, samt å kartlegge eventuelle problemer ved
å stille spørsmål knyttet til en rekke temaer. Dette kunne igjen virke
hypotesegenererende. Disse hypotesene kunne ha hjulpet oss til å få statistiske
gyldige konklusjoner.

Gjennomføring
Intervjuene foregikk ansikt til ansikt og alle sesjonene ble tatt opp på bånd for
senere analyse. Fem personer ble bedt om å være å være med på dybdeintervju.
Kriteriene for utvelgelsen av disse personene var at de var involverte i prosjektet
LUDO Helse og representerte ulike roller i LUDOrådet. Intervjuet tok for seg tre
forskjellige temaer: Styring, motivasjon og kultur.


                                        Side 23
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
Teknisk
Intervjuer stilte med båndopptaker. Intervjuene foregikk både på grupperom på
Handelshøyskolen BI og i LUDOs kontorer i Oslo. Referater ble i tillegg skrevet
for å kvalitetssikre at eventuelle funn på kroppsspråk ikke ble uteglemt.
Vi nevner også at vi i forkant av dybdeintervjuene utførte et ”pilotintervju”, samt
at vi pretestet spørreundersøkelsen. Dette ble gjort i samarbeid med en student fra
BI som vi vurderte å ha samme profil som studentene i LUDOrådet. (Kvale,
Steinar, 1997)

Oppsummering av funn fra dybdeintervjuene
Her vil vi kort omtale de funnene fra dybdeintervjuene som vi anser å være mest
relevante i forhold til vår problemstilling.


Styring:
      Studentene blir gitt frie tøyler/mye frihet i prosjektarbeidet, både i rollen
       som prosjektleder og som prosjektmedarbeider. Dette er både studenter og
       administrasjonen enig i
      Prosjektsjef utøver forskjellige typer lederstil avhengig av studentenes
       behov. I forhold til LUDO Helse som prosjekt har hun opptrådt mest
       støttende. Dette har bakgrunn i at prosjektlederen i dette konkrete tilfellet i
       stor grad har vært selvstendig og dyktig
      Studentene blir behandlet som vanlige ansatte med typiske leder- og
       medarbeiderroller. Dette gjelder også med tanke på oppfølging.
      På grunn av stor variasjon i studentenes personlighet, kompetanse og
       erfaringsgrunnlag krever de forskjellig ledelse
      Studentene opplever å ikke få tilstrekkelig oppfølging. Det er ikke nok
       ressurser til å følge opp alle studentene på en god måte. Det er mindre
       fokus på mye verdier (som oppfølging) på grunn av sterkt kostnadsfokus.
       Administrasjonen sier at studentene er nødt til å ha en viss personlighet
       (være utadvendt og selvgående) for å lykkes i LUDOrådet, man må selv ta
       initiativet til å få oppfølging.
      Studentene har ikke i stor nok grad forståelse av hva som forventes av de.
       Dette gjelder både med tanke på leveranse overfor kunde og også innsats
       og prestasjon som ansatt i LUDOrådet


                                          Side 24
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
      Administrasjonen synes det kan være problematisk at de dras mellom å
       være venn/sjef
      Administrasjonen uttrykker en holdning om at det ikke er mulig å
       strukturere seg bort fra motivasjon
      Alle parter i prosjektet har forskjellig syn på retningslinjer og
       rapporteringsrutiner og bruk av disse
      Det finnes ingen rutiner på kunnskapsforvaltning og erfaringsoverføring
      PLH opplever å bli gitt mye tillit og sier selv at det er hun som har
       ansvaret for leveransen til kunden. Administrasjonen sier at
       studentprosjektlederne får ganske frie tøyler fram til et visst punkt i
       prosjektet. Dersom noe ikke går slik det skal/står i veien for
       måloppnåelsen vil de bryte inn og ta over. De sier alle at det er de som har
       totalansvaret overfor kunden.
      Det er interne uenigheter innad i administrasjonen med tanke på kravene
       som stilles til studentene. Noen mener at det stilles for lite krav, mens
       andre synes det er vanskelig å stille mye krav ettersom studentene ikke for
       betalt for arbeidet på samme måte som ved en ”ordentlig” jobb.
      Det er mangel (fravær?) på fungerende styrings- og rapporteringsverktøy
       og uenighet om rutiner på dette
      Prosjektsjef synes det er vanskelig å kreve mye av studentene(ettersom
       studentene ikke får så mye i lønn)
      Uenighet internt om rutiner. PLH sier at det finnes rutiner på rapportering.
       Disse blir i stor grad ikke fulgt
      Planleggingsfasen i prosjektene foregår ofte svært raskt (dette er jo også
       noe av forretningsideen til LUDO, de skal være proaktive og
       omstillingsdyktige - en lettbent organisasjon) og skaper ofte kaos
      Det finnes ingen rutiner på erfaringsoverføring. Det er uenighet ved om
       dette medfører problemer eller ikke
      Studentenes prestasjoner blir ikke målt. Verken med tanke på
       måloppnåelse, effektivitet eller innsats
      Prosjektleder i LUDO Helse uttrykker at hun setter pris på mye
       retningslinjer og styring i fasen der kravene for leveransen skal fastsettes,
       men hun foretrekker å være mer selvstendig i selve gjennomføringen


                                       Side 25
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
Motivasjon:
      Administrasjonen opplever at studentene som har ekstrajobber tar arbeidet
       i LUDOrådet mindre seriøst og at dette arbeidet ofte blir tatt mindre
       seriøst. ”Ringer de fra RIMI så løper de”.
      Administrasjonen opplever seg selv som mentorer og prøver å motivere
       studentene ved å dele av sin kunnskap og erfaringer
      Prosjektsjef er bevisst på å gi studentene anerkjennelse i form av ros
      PLH er avhengig av å ha varierte oppgaver for å være motivert
      Det eksisterer i en viss grad en målkonflikt ved at studentenes hovedfokus
       ligger i studiene og ikke i arbeidet i LUDOrådet
      Både administrasjon og PLH mener at studentenes manglende erfaring
       veies opp ved deres villighet til å lære, studentene tar opp kunnskap som
       ”svamper”. Dette gjelder dog ikke alle studentene, kun de mest dedikerte
      Administrasjonen uttrykker at det er et problem at studentene blir mindre
       fleksible under eksamenstid. Deadlines i et prosjekt kan sammenfall i
       tidspunkt
      Dersom riktig person blir satt som prosjektleder kan dette medføre et
       voldsomt engasjement. Utvelgelsen er svært viktig da studentene har stor
       variasjon i motivasjon og innsatsvilje
      Intern markedsføring overfor studentene er strukturelt tynt. Dette har også
       sammenheng med kostnadsfokuset. Det blir gjennomført noen tiltak i form
       av arrangementer og teambuilding som har vært mer og mindre
       vellykkede. De sosiale arrangementene er stort sett konsentrert rundt
       oppstart for nye kull- lite av oppfølgende aktiviteter gjennom året
      Administrasjonen opplever at studentenes motivasjon er høy ved oppstart,
       men daler utover året
      Administrasjonen er usikker på om det ikke er nok at studentene er indre
       motivert. En del av studentene trenger ytre motivasjon for å yte sitt beste




                                     Side 26
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
Kultur:
         Studentene har ikke stor nok grad forståelse av hva som forventes av de.
          De er vant til å kun stå til ansvar for seg selv og viser manglende forståelse
          for blant annet næringslivets krav om leveranse til tidsfrister
         PLH mener at studentenes mangel på erfaring mer enn veies opp ved deres
          villighet. Hun mener også det er positivt at de ikke er formet av andre
          bedrifter
         Studentene har ikke klart nok for seg hva LUDOrådet forventer av de i
          forhold til innsats og prestasjoner
         En del av studentene mangler ansvarsfølelse.
         Administrasjonen mener at det i noen tilfeller har vært problematisk å sette
          studenter som prosjektleder ettersom andre studenter har mislikt
          situasjonen ved at en likestilt plutselig er blitt deres leder
         Det er en åpen og inkluderende kultur i LUDO. Dette er gjennomgående i
          hele LUDO. De har lykkes med å skape en flat organisasjonsstruktur.
         Studentene ser fordelene ved å gjøre en god jobb i LUDOrådet. Men
          enkelte ser ikke konsekvensene av å gjøre en dårlig jobb(de vil uansett
          kunne sette LUDOrådet på sin CV)og velger derfor å bare surfe gjennom
          avtaletiden med minst mulig innsats
         Erfaring tilsier at studenten ikke kan gis total frihet i sitt arbeid ettersom
          flere mangler det som skal til av ansvarsfølelse og evne til å lede seg selv


Ressursutnyttelse:
         LUDOrådet fungerer bra som ressurspool for prosjektene. Det er mulighet
          for ”crashing” (Karlsen og Gottschalk, 2006, 268) ved behov-
          administrasjonen i LUDOrådet er flinke til å velge studenter med riktig
          kompetanse
         Det finnes ingen rutiner på erfaringsoverføring (ved nytt kull og ny
          prosjektleder). Det er uenighet ved om dette medfører problemer eller
          ikke. De som mener dette er problematisk setter erfaringsoverføring i
          sammenheng med lønnsomhet og kostnadseffektivitet
         Administrasjonen opplever at studentene arbeider lite strukturert og
          vurderer å fastsette konkret arbeidstid for studentene


                                          Side 27
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
                                      Analyse

Innledning
Her vil vi ta utgangspunkt figur 4.0 Forskningsmodellen og se denne i lys av
funnene fra dybdeintervjuene og teori. For ordens skyld ønsker vi igjen å påpeke
at grunnet mangel på reliabilitet og validitet vil svar fra spørreundersøkelsen kun
brukes som indikatorer der vi finner dette relevant.

Styring
Prosjektsjef og Daglig Leder i LUDOrådet utøver bevisst forskjellige lederstiler
overfor studentene. Ut i fra dybdeintervjuene får vi vite at studentene er meget
forskjellige i kompetansenivå, motivasjonsnivå og personlighet. Alle studentene
ble i første omgang valgt til LUDOrådet ut fra en vurdering på blant annet deres
gode resultater fra studier, engasjement ved siden studier og ambisjonsnivå. Det er
derimot store variasjoner i deres personligheter. Det blir i intervjuene flere ganger
nevnt at det kreves en viss personlighetstype for å lykkes. Noen vil ha behov for
mye veiledning og støtte, mens andre er mer selvgående. Dette indikerer også
svarene fra spørreundersøkelsen: 40 % er helt eller delvis enig i påstanden ”Jeg
får i stor grad tilfredsstillende veiledning”(påstand nr. 34), mens 30 % er helt
eller delvis uenig. Dette indikerer at enkelte studenter kanskje har et større behov
for støtte og informasjonen enn det de får. Spesielt i rollen som prosjektledere er
det stor variasjon i studentenes behov. Administrasjonen gir uttrykk for at de ikke
har nok ressurser, i form av tid og kapasitet, til å følge opp alle studentene like
godt. Sett i lys av teorien om Situasjonsbestemt Ledelse (Kaufman og Kaufman,
2005, 332), virker det naturlig at dersom studentene som blir plassert i rollen som
prosjektleder er mest mulig selvgående, kan administrasjonen bruke en mer
”delegerende” ledelse som ikke vil være like ressurskrevende som en
”deltagende” lederstil. Overfor PLH utøvde Prosjektsjefen en ”deltagende”
lederstil, noe som virker som å være en god match med medarbeiderens behov.


Den operative styringen i prosjektene LUDOrådet arbeider med er preget av at de
forskjellige partene har ulikt syn på rutiner i forhold til arbeidsmåte og
rapportering. En part hevder blant annet at det ikke er mulig å strukturere seg bort
fra motivasjon. Dette står i sterk kontrast til hva som faktisk utøves i praksis. Da
ingen følger, rutinene til punkt og prikke kan det virke som om partene opplever
                                       Side 28
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
det å følge disse som mindre viktig. Regelstyring i forhold til Prosjektets
Styringssløyfe er i så måte lite anvendt (Karlsen og Gottschalk, 2006, 317). Dette
er typisk for gründervirksomheter hvor ting ofte går raskt unna. Det at 75 % av
studentene er helt eller delvis enig i: ”Jeg ser en verdi i at jeg rapporterer til mine
overordnede” (påstand nr. 31) indikerer at studentene ikke er motvillige til å
rapportere. Administrasjonen uttrykker også i dybdeintervjuene at de ønsker å
kunne ha mer fokus på dette i fremtiden. En standardisering av arbeidsmetoder og
retningslinjer mener vi vil kunne føre til mer effektiv ressursutnyttelse, da
prestasjoner vil synliggjøres på en annen måte og kravene derfor tas mer seriøst.


En måte å opparbeide bedre struktur på er ved å opprette et prosjektkontor
(Karlsen og Gottschalk, 2006, 201) som kan bidra med faglig og administrativ
støtte. Standardisering av rutiner, maler og prosesser vil kunne utgjøre en stor
forskjell i effektiviten, blant annet med tanke på erfaringsoverføring til nye kull
hvor dette vil medføre lavere ressursbruk da de nye studentene raskere vil få
forståelse for arbeidet de skal utføre. Organisasjonslæring kan dermed linkes
direkte til effektivitet med tanke på opplæring (Kaufman og Kaufman, 2005, 194).
Når det gjelder målstyring viser dybdeintervjuene at studentene ikke blir målt
verken på prestasjon eller måloppnåelse. Ved å fokusere mer på denne formen for
styring kan LUDO oppnå positive effekter som motivasjon og høy arbeidsinnsats
som målstyring ofte leder til.


Det er i dag ingen dominerende styringsform i LUDOrådet og det er heller
mangelen på styring som definerer kulturen. LUDOrådet bør sikte etter å finne en
god balanse mellom de ulike styringsformene, men med kulturstyring som den
dominerende form (Karlsen og Gottschalk, 2006, 318-319). LUDOrådet er unikt
da det utelukkende består av studenter som også fungerer som konsulenter. Det er
kreativiteten og nytenkningen som er forretningsideen bak LUDOrådet og man
bør sikte mot å innarbeide en kulturstyring som ivaretar disse elementene. For stor
grad av regelstyring kan motarbeide nettopp dette da handlingsfriheten reduseres.
God kulturstyring tar lang tid å opparbeide. Da studentene som oftest kun har
avtale på ett år, vil det være opp til administrasjonen å bevare og videreføre denne
kulturen. Vi vil senere drøfte betydningen av kultur ytterligere sett i lys av vår
problemstilling.

                                       Side 29
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
Studier viser at oppfølging er viktig for både utvikling og motivasjon (Kanfer et.
al, 1986). Administrasjonen sier i dybdeintervjuene at de er oppmerksomme på at
studentene ikke får god nok oppfølging. Spørreundersøkelsen indikerer samme
tendens: 60 % av studentene er mindre enn godt fornøyd med oppfølgingen. Dette
faktum forsterkes ytterligere ved at prosjektleder i LUDO Helse, som
administrasjonen uttaler at får over gjennomsnittet god oppfølging, også uttrykker
at hun opplever å stå mye alene og ikke få tilstrekkelig med oppfølging. Det er
dog viktig at oppfølgingen ikke blir på et for tungt og omstendelig nivå da dette
vil medføre at studentene vil oppleve dette som overvåkning. Dette vil også kunne
oppleves meningsløst og bidra til at motivasjonen deres daler. Fra et leders
perspektiv vil omfattende kontroll og oppfølging medføre stor ressursbruk, ofte
ressurser i form av tid som ikke er avsatt i prosjektplanen, og dette kan virke som
en belastning. Selv om en dette er ressurskrevende, vil en slik form for styring
ofte være fristende for ledere av uerfarne medarbeidere å ta i bruk.


Sett i lys av prosjekttrianglet kan en slik omstendelig oppfølging gå ut over
fremdriften i prosjektene da oppfølging er ressurskrevende og man kan dermed
risikere forsinkelser (Briner et. al., 2008, 17). Samtidig risikerer man også at
kvaliteten forringes ved at den opplevde overvåkningen hemmer kreativiteten og
nytenkningen. Riktig balanse mellom oppfølging og selvstendighet er dermed
essensielt for at LUDOrådet skal kunne levere optimalt til sine oppdragsgivere.


Et annet styringsverktøy er mandagsmøtene, altså prosjektmøter hvor det blir
avleveres status på alle prosjektene. Prosjektsjefen sier i dybdeintervjuet at om
disse ikke ble avholdt vil den aktuelle arbeidsuken og prosjektet skli ut av
kontroll. Det kan virke som om LUDOrådet således er tjent med å gjøre deltagelse
på mandagsmøtene til en forpliktelse og dermed en ubrytelig barriere (Hansen og
Christophersen, 2009, 116). Dette kan være første byggestein i en fremtidig mer
strukturert prosjektorganisasjon, og er samtidig med på å fremme ansvarsfølelse
blant studentene, samt også tilhørighet ettersom studentene jevnlig samles. En
rutine på å skrive møtereferat fra mandagsmøtene som sendes ut til alle i etterkant
av møtet, vil også øke ansvarsfølelsen og virke forpliktende. Prosjektsjefen vil her
ha det overordnede ansvaret for å innkalle til møtet, men prosjektlederne som har
ansvar for sine medarbeidere og fremdrift i prosjektene er ansvarlig for avlevere

                                       Side 30
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
status i sitt prosjekt. Prosjektleder gjør medarbeiderne delaktige ved å sette
forpliktelser ved å sette tidsfrister og tildele ansvarsområder. Administrasjonen
utrykte i dybdeintervjuet at de også å vurdere iverksette større krav til
timeregistrering som et tiltak for å øke studentenes følelse av tilhørighet ved at de
bidrar til organisasjonens totale mål. Dette kan også påvirke negativt da
studentenes fleksibilitet reduseres og at timeregistreringen kan oppleves som
overvåkning (Jessen, 2009, 111)


Fra dybdeintervjuet med PLH fremkommer det at hun ser på administrasjonen i
LUDOrådet ikke bare som ledere, men også som coachere/veiledere. For at dette
skal ha mest mulig effekt må medarbeiderne se på lederen som en god
rollemodell. PLH har blant annet opparbeidet et godt forhold til prosjektsjefen.
Teorien om kontinuerlig læring og utvikling sier at ved at læring foregår gjennom
en sosial prosess, styrkes følelsen av tilhørighet og dermed også følelsen av
forpliktelse overfor arbeidet som skal utføres (Hansen og Christophersen, 2009,
208-210). Derimot ser det ut til at dette ikke er en gjennomgående følelse blant
alle studentene i LUDOrådet. Fra spørreundersøkelsen ser vi at bare 40 % er helt
eller delvis enig i påstanden: ”Jeg føler en samhørighet til LUDOrådet” (påstand
nr. 61). Dette indikerer at LUDO har en utfordring med å skape tilhørighet blant
studentene. Dette kan både ha årsak i manglende ressurser til oppfølging, men
også at det ikke er etablert en god og riktig kulturstyring. For at LUDOrådet skal
kunne dra full nytte av læringen som skjer gjennom forholdet mellom student og
coach, vil det slik vi ser det være fornuftig å sette coachingen i system slik at man
sikrer at alle studentene får mulighet til å etablere et forhold til administrasjonen.

Motivasjon
Prosjekteier uttaler i dybdeintervjuet at mestringsfølelse er den viktigste faktoren
for motivasjon. Sett i lys av artikkelen om kompetansemobilisering og
egenmotivasjon er mulighet til å bruke kompetansen den viktigste faktoren til
indre motivasjon (Lai, 2009, 49-55). Nøkkelen til mestringsfølelse er den positive
opplevelsen av å få brukt sin kompetanse. Fra spørreundersøkelsen finner vi at 95
% er helt eller delvis enig i ”Jeg føler at jeg har kompetansen som skal til for å
kunne utføre arbeidsoppgavene jeg blir satt til” (påstand nr.48). Dette indikere at
troen på egen kompetanse er høy. Samtidig er man for å få mestringsfølelse
avhengig av mål og krav, enten selvsatte eller av andre. Dette henger sammen
                                     Side 31
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
med målstyring og som vi har omtalt tidligere er ikke mye fokus på dette i
LUDOrådet i dag. Vi går ut i fra at alle studentene ved oppstart i LUDOrådet var
motiverte, og at bakgrunnen for valget om å delta var lærings- og erfaringsutbytte.
PLH bekrefter dette ved at hun sier at hun synes det er veldig motiverende å få
lære av kunnskapen og erfaringen til personene i administrasjonen som hun ser på
som mentorer. Spørreundersøkelsen indikerer at indre motivasjon er dominerende
blant studentene ved at: ”Jeg motiveres av erfaringen og kunnskapen jeg tilegner
meg gjennom arbeidet med prosjektene” (påstand nr. 41a) scoret høyere enn:” Jeg
motiveres av lønnen jeg får for mitt arbeid i LUDOrådet” (påstand nr. 41c).


Ettersom Hertzbergs motivasjonsteori sier at hygienefaktorene må være oppfylt
for at det skal være mulig å motivere de ansatte, er det verdt å merke seg at selv
om den indre motivasjonen ser ut til å være dominerende, må hygienefaktoren
lønn være dekket (Kaufman og Kaufman, 2005, 48-59). Administrasjonen
uttrykker i dybdeintervjuene enighet om at studentenes motivasjonsnivå daler
utover året. Dette kan ha bakgrunn i at studentene ikke får tilstrekkelig oppfølging
og dermed nok utbytte av arbeidet de utfører. ERG-teorien sier at dersom
behovene på høyt nivå er dårlig tilfredsstilt vil behovet for å få tilfredsstilt de
lavere behovene øke (Kaufman og Kaufman, 2005, 47). Studentene er personer
som har utdannelse og ambisjoner. Når deres karrierelyst ikke blir utnyttet, vil
automatisk deres streben etter høyere lønn øke. Hvis studentene derimot får
mulighet til å i stor grad bruke sin kompetanse, vil fokuset på lønnen avta.
Interessante og utfordrende arbeidsoppgaver kan altså delvis kompensere for lav
lønn.


Hovedessensen i arbeidet i LUDOrådet er at studentene skal kunne tilegne seg
unik kunnskap og erfaring i studietiden, noe som kan gi de fortrinn når de senere
skal ut å søke jobb. Arbeidet i LUDOrådet er lønnet i nettopp dette, samt en
timebetaling. I og med at avtalen med studentene går ut på at de kun skal jobbe 8
timer i uken, utgjør pengene de får utbetalt for arbeidet nesten mer symbolsk verdi
i og med at dette ikke vil være en tilstrekkelig inntekt for de fleste. Det oppstår
derfor en målkonflikt ved at studentene i tillegg til sitt fokus på studier og arbeid i
LUDOrådet, også er nødt til å prioritere en ekstrajobb. At studentenes motivasjon
daler utover året kan også henge sammen med nettopp dette. I følge

                                        Side 32
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
spørreundersøkelsen er 90 % av studentene helt, eller delvis enig i ”Jeg synes at
det legges opp til at jeg kan kombinere studier og arbeidet i Ludorådet”(påstand
nr. 10), mens bare 55 % svarte at de er helt eller delvis enig i at ”Jeg føler at jeg
har kapasitet til å studere, gjøre en god jobb for LUDOrådet, samt en eventuell
deltidsjobb” (påstand nr. 12). Dette indikerer at det å ha en deltidsjobb i tillegg til
LUDOrådet overstiger arbeidskapasiteten til en del av studentene. Deler av
administrasjonen uttrykker dette klart; at det er problematisk at studentene har en
ekstrajobb ettersom det oppstår en målkonflikt ved at studentene har mer fokus på
ekstrajobben, mens administrasjonen ønsker at arbeidet i LUDOrådet skal
prioriteres høyere (Kaufman og Kaufman, 2005, 52-53).


En annen problemstilling er administrasjonens behov for regler og rutiner. Dette
er nødvendig for å kunne styre studentene. Teoretisk sett vil dette være
motstridende med studentens ønske om autonomi da undersøkelser viser at bruk
av mye regler og rutiner overfor ansatte med høy grad av autonomi kan føre til
disse demotiveres (Opedal, 2009). I dybdeintervjuer sier Prosjektsjefen at
studentene er motiverte, men at de har lite erfaring. Svar fra spørreskjemaet
indikerer imidlertid at studentene ikke vurderer høy grad av autonomi som
essensielt ved at kun 40 % av respondentene var helt eller delvis enig i påstanden
”Jeg er avhengig av å ha handlefrihet i arbeidsoppgavene mine for å
opprettholde min motivasjon” (påstand nr. 24). Dette kan tyde på at en viss grad
av retningslinjer og regulering, som igjen betyr mindre autonomi, ikke har
betydning på motivasjonen. Dette kan gi administrasjonen større handlingsfrihet i
form av hvordan de velger å utøve ledelse.


Vi anses LUDOrådet som en kunnskapsintensiv virksomhet ettersom studentene
arbeider som konsulenter og leies ut med tanke på utnyttelse av deres kompetanse
og særegenhet ved at de er nyutdannede/under utdannelse (Swart og Kinnie, 2003,
60-75). For å opprettholde motivasjonen hos medarbeidere med høy autonomi er
det viktig at medarbeiderne føler seg involverte, ikke bare i deres daglige arbeid,
men også i virksomhetens mål. Medarbeiderne får mye informasjon og en følelse
av å være medvirkende til virksomhetens mål. Dette gjenspeiles ofte ved en flat
struktur hvor medarbeiderne selv er med på å koordinere arbeidet. En slik struktur



                                        Side 33
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
kan bidra til høyere læring og bedre utnyttelse av kompetanse. Samtidig krever
denne typen organisering veldig tydelige rammer.


Administrasjonen sier i dybdeintervjuene at det ikke finnes noen struktur med
tanke på intern markedsføring overfor studentene. Dette begrunnes hovedsakelig
med at fokuset det siste året har vært på kostnader. De tiltakene som har vært
gjennomført har vært mer eller mindre spontane arrangementer med fokus på det
sosiale. Oppmøtet på disse sammenkomstene har vært varierende. Det lave
fokuset på intern markedsføring er overraskende ettersom dette er viktig for å
skape tilhørighet og lojalitet blant medarbeidere. Å lykkes med intern
markedsføring ville bidra til en felles forståelse for LUDOs visjon og mål, noe
som ville ført til en styrket ansvarsfølelse og prestasjon hos studentene. Sett i lys
av teorien om prosjektsløyfen kan en vellykket intern markedsføring kan være
med på å forme en god og riktig kulturstyring. Her har vi fått ytterligere en
indikator på at kulturstyring burde være den dominerende form for styring.

Kultur
I følge teorien om Prosjektteamets utvikling er tillit og kommunikasjon generelt
lav, med mindre man velger å aktivt jobbe med dette (Karlsen og Gottschalk,
2006, 139). En god teamfølelse er viktig ettersom den skaper synergieffekt ved at
tilhørighet, som igjen medfører ansvarsfølelse, bidrar til økt produktivitet. Svar fra
spørreundersøkelsen viser at kun 40 % er helt eller delvis enig i påstanden ”Jeg
føler en samhørighet til LUDOrådet” (påstand nr. 61). Dette indikerer at
LUDOrådet fortsatt har en vei å gå med tanke på teambuilding. Samtidig ser vi at
respondentene skårer høyt på spørsmålene som er knyttet til tillit, (påstand nr. 37-
40) noe som indikerer at utfordringen ved manglende tilhørighet ikke har
sammenheng med mangel på tillit. Dybdeintervjuene styrker denne tendensen ved
en enighet om at kulturen er åpen og inkluderende.


Sett i lys av samtlige teorier vi har drøftet tidligere i henhold til motivasjon, kan
det virke som at studentene ikke i tilstrekkelig grad får tilfredsstilt sine høyere
behov med tanke på opplevd følelse av at deres kompetanse blir utnyttet. Mangel
av følelse av å bidra til organisasjonens store mål kan være en av flere årsaker til
at følelsen av tilhørighet er lav. I dybdeintervjuene kommer det fram at del av
studentene mangler ansvarsfølelse og at det virker som om de ikke helt forstår
                                    Side 34
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
næringslivet krav med for eksempel med tanke på leveranse innen tidsfrister. Vi
får også vite at administrasjonen har negative erfaringer fra tidligere situasjoner
hvor studentene har fått mye frihet og hvor det har vist seg at enkelte av
studentene ikke har tilstrekkelig ansvarsfølelse og evne til å lede seg selv. Ved å
se på teorien om kategorier for moralsk resonnering ønsket vi å finne ut mer om
hva som påvirker studentenes handlinger (Hansen og Christophersen, 2009, 37-
40).


Fra spørreskjemaet ser vi at 20 % var helt eller delvis enig i påstanden "Jeg
velger å løse en oppgave ved å handle på en måte som gjør at jeg unngår straff/
irettesettelser" (påstand nr. 57), mens 30 % sa seg helt eller delvis eng i: "Jeg
velger å løse en oppgave ved å handle på en måte som gir meg maksimalt med
goder (eks. ros, synlighet, omdømme)" (påstand nr. 58). Hele 75 % var helt eller
delvis enig i påstanden: "Jeg velger å løse en oppgave på en måte som slik at jeg
holder meg innenfor regler, retningslinjer og mitt ansvarsområde" (påstand nr.
59). Sett sammen med funnene fra dybdeintervjuene mener vi at dette kan tyde på
at studentene ikke ønsker å stikke seg ut, men konsentrerer seg om å gjøre det som
er forventet av dem innen de rammene de er gitt. Denne indikasjonen kan
muligens ha sammenheng med at den delen av studentene som mangler
ansvarsfølelse har en holdning som gjør at de kun velger å yte det minimum av
innsats som kreves for å fortsatt få lov til å delta i LUDOrådet. Dette samsvarer
med administrasjonens uttalelse om at noen av flertallet av studentene ser
fordelene ved å gjøre en god jobb i LUDOrådet, men at enkelte ikke ser
konsekvensene av å gjøre en mindre tilfredsstillende jobb. Grad av ønsket
autonomi og grad av ansvarsfølelse kan påvirke hverandre i stor grad. Den
faktiske autonomien er blant deler av studentene lav. Som tidligere drøftet ser vi
at dette nødvendigvis ikke er problematisk da spørreundersøkelsen indikerer at
studentene heller ikke uttrykker et særlig ønske om større autonomi.


Mennesker handler og tar valg ut i fra deres oppfatning og opplevelse av kulturen
de befinner seg i. En kultur kan blant annet virke samlende, men kan også være
med på å skape konflikter. Kultur kan med andre ord påvirke mange forhold som
for eksempel arbeidsmiljø, motivasjon og arbeidsinnsats. Dilts teori ser på kultur



                                       Side 35
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
ut i fra fem nivåer og vi ser her på disse for å få et bedre overblikk over hvilke
konsekvenser kulturen fører med seg (Johannessen og Rosendahl, 2010, 106-107).


1) Hensiktsnivået. Fra dybdeintervjuene får vite at en del av studentene ikke helt
tar sitt arbeid LUDOrådet på alvor, de mangler forståelse for at deres arbeid og
engasjement kan ha en påvirkning på LUDOrådet som helhet. Studentene har ikke
klart nok for seg hvilken hensikt deres arbeid har. Dette kan påvirke deres
ansvarsfølelse.


2 ) Identitetsnivået. Svarene fra spørreundersøkelsen indikerer at studentene har
en manglende følelse av tilhørighet til LUDO kan tyde på at studentene ikke
opplever at de har en klar identitet/rolle i LUDOrådet. Dette kan medføre mangel
på motivasjon og at de derfor ikke fyller sin funksjon/yter sitt ytterste.


3) Verdinivået. Verdiene i kulturen ser ut til å være på et godt nivå.
Dybdeintervjuene viser at det er en enighet i at kulturen er åpen og inkluderende.
Prosjektleder i LUDO Helse uttaler også at hun føler at i LUDO” står alle på lik
linje”. Som tidligere nevnt indikerer også spørreundersøkelsen at studentene i stor
grad har føler tillit til hverandre og administrasjonen. Dette tyder på at LUDO i
stor grad har lykkes med å skape og opprettholde en flat organisasjonsstruktur
som beskrevet teoretisk tidligere at kan påvirke motivasjonen positivt (Folkestad,
2009, 27-28).



4) Kompetansenivået. Svar fra spørreundersøkelsen indikerer at studentene har
stor tro på sin egen kompetanse. Dette ser vi ved at 95 % er helt eller delvis enig i
påstanden ”Jeg føler at jeg har kompetansen som skal til for å kunne utføre
arbeidsoppgavene jeg blir satt til” (påstand nr. 48). Dette er således studentenes
subjektive oppfatning. Som tidligere drøftet vil det være en fordel av spesielt de
studentene som utvelges til rollen som prosjektleder, også innehar de personlige
egenskaper som bidrar til effektivitet (selvstendige, initiativrike). I
dybdeintervjuet med PLH får vi vite at administrasjonen generelt er flinke til å
vurdere studentenes kompetanse og sette riktig person til riktig oppgave.




                                        Side 36
DIP25301 Bacheloroppgave                             09.06.2011
__________________________________________________________________
5) Atferdsnivået. Fra dybdeintervjuene får vite at på grunn av ressursmangel er det
de mest pågående studentene som får mest oppfølging. Det at studentenes adferd
har påvirkning på grad av oppfølging, kan få direkte følger for deres følelse av
tilhørighet, arbeidsinnsats, motivasjon og ansvarsfølelse - som vi har drøftet
tidligere i oppgaven. LUDOrådet er ikke optimalt organisert med tanke på
oppfølging, noe vi mener henger direkte sammen effektivitet.

Ressursutnyttelse
Ressursplanlegging (ved ressursbegrensning) er svært viktig for LUDOrådet på
grunn av deres måte å arbeide i prosjekter på (Karlsen og Gottschalk, 2006, 304-
305). De klareste ressursbegrensningene som vil gå igjen i prosjektene i
LUDOrådet er:
       at studentene ikke har fast arbeidstid
       at studentene jobber deltid
       at studentene kun jobber i ett år
       at studentene mangler arbeidserfaring
       at administrasjonen ikke har mulighet til å følge opp alle studenter like
        godt
       mangel på rutiner for kunnskaps- og erfaringsoverføring


Prosjekteier sier i dybdeintervjuet at oppstartsfasene i prosjektene i LUDO
tenderer å være noe kaospreget. LUDO som en typisk lettbent organisasjon (def:
“Agility is the ability to both create and respond to change in order to profit in a
turbulent business environment” (Highsmith, 2002, 29)) er opptatte av å raskt
kunne omstilles seg og å kaste seg på nye trender. Dette kan ofte gå utover
planleggingen. Planleggingsfasen i prosjekter er svært viktig, da denne ofte er
avgjørende for hele prosjektets resultat. LUDOrådet har fordelen ved at de har en
stor ressurspool slik at de kan trekke inn ekstra ressurser ved behov. Crashing
(tilføre ekstra ressurser for å redusere prosjekttiden (Karlsen og Gottschalk, 2006,
268)) som arbeidsmetode er derfor i stor grad en mulighet og noe som kan
utnyttes når situasjonen krever ekstra arbeidsinnsats i en periode. Det er
identifisert at administrasjonen er flinke til å ta tak i de rette ressursene. Derimot
mangler det litt på planleggingssiden slik at det har hendt at for eksempel
deadlines i prosjekter har sammenfalt med studentenes eksamensperiode.

                                        Side 37
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse
Bacheloroppgave i Prosjektledelse

More Related Content

Viewers also liked

Prosjektledelseprosjektoppgave Master of Management
Prosjektledelseprosjektoppgave Master of ManagementProsjektledelseprosjektoppgave Master of Management
Prosjektledelseprosjektoppgave Master of ManagementRaymond Hesthaug
 
Historien om mauren
Historien om maurenHistorien om mauren
Historien om maurenmgb68
 
Fanget av jobben
Fanget av jobbenFanget av jobben
Fanget av jobbennottesen
 
Produkt og markedsplan honda insight
Produkt  og markedsplan honda insightProdukt  og markedsplan honda insight
Produkt og markedsplan honda insightSigurd Moland Wahl
 
Bachelor : Merkebygging I Sosiale Medier - Vinn Et Fly
Bachelor : Merkebygging I Sosiale Medier - Vinn Et FlyBachelor : Merkebygging I Sosiale Medier - Vinn Et Fly
Bachelor : Merkebygging I Sosiale Medier - Vinn Et Flyjohansenthomas
 

Viewers also liked (7)

marthinsen.stine_masteroppgave
marthinsen.stine_masteroppgavemarthinsen.stine_masteroppgave
marthinsen.stine_masteroppgave
 
Prosjektledelseprosjektoppgave Master of Management
Prosjektledelseprosjektoppgave Master of ManagementProsjektledelseprosjektoppgave Master of Management
Prosjektledelseprosjektoppgave Master of Management
 
Historien om mauren
Historien om maurenHistorien om mauren
Historien om mauren
 
Fanget av jobben
Fanget av jobbenFanget av jobben
Fanget av jobben
 
Produkt og markedsplan honda insight
Produkt  og markedsplan honda insightProdukt  og markedsplan honda insight
Produkt og markedsplan honda insight
 
Bachelor : Merkebygging I Sosiale Medier - Vinn Et Fly
Bachelor : Merkebygging I Sosiale Medier - Vinn Et FlyBachelor : Merkebygging I Sosiale Medier - Vinn Et Fly
Bachelor : Merkebygging I Sosiale Medier - Vinn Et Fly
 
Midtveispresentasjon 2016
Midtveispresentasjon 2016Midtveispresentasjon 2016
Midtveispresentasjon 2016
 

Similar to Bacheloroppgave i Prosjektledelse

NTNU Discovery - Rapport 2020
NTNU Discovery - Rapport 2020NTNU Discovery - Rapport 2020
NTNU Discovery - Rapport 2020NoraKallager
 
Oxford Research Sluttrapport følgeevaluering av sku 2017
Oxford Research Sluttrapport følgeevaluering av sku 2017Oxford Research Sluttrapport følgeevaluering av sku 2017
Oxford Research Sluttrapport følgeevaluering av sku 2017Simon Malkenes
 
Oxford Research Sluttrapport for sku 2017
Oxford Research Sluttrapport for  sku 2017Oxford Research Sluttrapport for  sku 2017
Oxford Research Sluttrapport for sku 2017Simon Malkenes
 
Skoleledere gjør det digitalt mulig skoleledelse i en digital tid
Skoleledere gjør det digitalt mulig   skoleledelse i en digital tidSkoleledere gjør det digitalt mulig   skoleledelse i en digital tid
Skoleledere gjør det digitalt mulig skoleledelse i en digital tidHeidi D
 
Masteroppgave Hva fremmer etterlevelse i petroleumsindustrien Liv Grethe Bryne
Masteroppgave Hva fremmer etterlevelse i petroleumsindustrien  Liv Grethe BryneMasteroppgave Hva fremmer etterlevelse i petroleumsindustrien  Liv Grethe Bryne
Masteroppgave Hva fremmer etterlevelse i petroleumsindustrien Liv Grethe BryneLiv Grethe
 
Pmi årskonferanse 2010 Program
Pmi årskonferanse 2010 ProgramPmi årskonferanse 2010 Program
Pmi årskonferanse 2010 Programguestde12bc
 
Utvikling av coachingkultur og coachende lederstil
Utvikling av coachingkultur og coachende lederstilUtvikling av coachingkultur og coachende lederstil
Utvikling av coachingkultur og coachende lederstilRoger Baardseng
 
Bacheloroppgave 2014 makten av idrettsutøver som sponsorobjekt
Bacheloroppgave 2014   makten av idrettsutøver som sponsorobjektBacheloroppgave 2014   makten av idrettsutøver som sponsorobjekt
Bacheloroppgave 2014 makten av idrettsutøver som sponsorobjektChristian Søgaard Moen
 
Første delrapport for SKU, høsten 2014
Første delrapport for SKU, høsten 2014 Første delrapport for SKU, høsten 2014
Første delrapport for SKU, høsten 2014 Simon Malkenes
 
Oxford Research Første delrapport for SKU, høsten 2014
Oxford Research Første delrapport for SKU, høsten 2014Oxford Research Første delrapport for SKU, høsten 2014
Oxford Research Første delrapport for SKU, høsten 2014Simon Malkenes
 
Learning Management System og jobbytelse: En kvalitativ tilnærming
Learning Management System og jobbytelse: En kvalitativ tilnærmingLearning Management System og jobbytelse: En kvalitativ tilnærming
Learning Management System og jobbytelse: En kvalitativ tilnærmingTom Erik Holteng
 
Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004
Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004
Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004Simon Malkenes
 

Similar to Bacheloroppgave i Prosjektledelse (20)

Interessentledelse
InteressentledelseInteressentledelse
Interessentledelse
 
Sluttrapport SIA 120312 (2)
Sluttrapport SIA 120312 (2)Sluttrapport SIA 120312 (2)
Sluttrapport SIA 120312 (2)
 
NTNU Discovery - Rapport 2020
NTNU Discovery - Rapport 2020NTNU Discovery - Rapport 2020
NTNU Discovery - Rapport 2020
 
UiT Kandidatunderskelsen 2010
UiT Kandidatunderskelsen 2010UiT Kandidatunderskelsen 2010
UiT Kandidatunderskelsen 2010
 
Oxford Research Sluttrapport følgeevaluering av sku 2017
Oxford Research Sluttrapport følgeevaluering av sku 2017Oxford Research Sluttrapport følgeevaluering av sku 2017
Oxford Research Sluttrapport følgeevaluering av sku 2017
 
Oxford Research Sluttrapport for sku 2017
Oxford Research Sluttrapport for  sku 2017Oxford Research Sluttrapport for  sku 2017
Oxford Research Sluttrapport for sku 2017
 
Skoleledere gjør det digitalt mulig skoleledelse i en digital tid
Skoleledere gjør det digitalt mulig   skoleledelse i en digital tidSkoleledere gjør det digitalt mulig   skoleledelse i en digital tid
Skoleledere gjør det digitalt mulig skoleledelse i en digital tid
 
Masteroppgave Hva fremmer etterlevelse i petroleumsindustrien Liv Grethe Bryne
Masteroppgave Hva fremmer etterlevelse i petroleumsindustrien  Liv Grethe BryneMasteroppgave Hva fremmer etterlevelse i petroleumsindustrien  Liv Grethe Bryne
Masteroppgave Hva fremmer etterlevelse i petroleumsindustrien Liv Grethe Bryne
 
Bacheloroppgave
BacheloroppgaveBacheloroppgave
Bacheloroppgave
 
Pmi årskonferanse 2010 Program
Pmi årskonferanse 2010 ProgramPmi årskonferanse 2010 Program
Pmi årskonferanse 2010 Program
 
Tiltaksgruppas innstilling til styringsgruppen.[2]
Tiltaksgruppas innstilling til styringsgruppen.[2]Tiltaksgruppas innstilling til styringsgruppen.[2]
Tiltaksgruppas innstilling til styringsgruppen.[2]
 
Utvikling av coachingkultur og coachende lederstil
Utvikling av coachingkultur og coachende lederstilUtvikling av coachingkultur og coachende lederstil
Utvikling av coachingkultur og coachende lederstil
 
Bacheloroppgave 2014 makten av idrettsutøver som sponsorobjekt
Bacheloroppgave 2014   makten av idrettsutøver som sponsorobjektBacheloroppgave 2014   makten av idrettsutøver som sponsorobjekt
Bacheloroppgave 2014 makten av idrettsutøver som sponsorobjekt
 
Foreleseres bruk av LMS
Foreleseres bruk av LMSForeleseres bruk av LMS
Foreleseres bruk av LMS
 
Første delrapport for SKU, høsten 2014
Første delrapport for SKU, høsten 2014 Første delrapport for SKU, høsten 2014
Første delrapport for SKU, høsten 2014
 
Oxford Research Første delrapport for SKU, høsten 2014
Oxford Research Første delrapport for SKU, høsten 2014Oxford Research Første delrapport for SKU, høsten 2014
Oxford Research Første delrapport for SKU, høsten 2014
 
Learning Management System og jobbytelse: En kvalitativ tilnærming
Learning Management System og jobbytelse: En kvalitativ tilnærmingLearning Management System og jobbytelse: En kvalitativ tilnærming
Learning Management System og jobbytelse: En kvalitativ tilnærming
 
Allmøte 14. desember
Allmøte 14. desemberAllmøte 14. desember
Allmøte 14. desember
 
Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004
Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004
Forslag til-ny-organisering-av-utdanningsadministrasjonen-27420-004
 
Ey02032018
Ey02032018Ey02032018
Ey02032018
 

More from Tore Rasmussen

Pitch deck Serum Hackathon
Pitch deck Serum HackathonPitch deck Serum Hackathon
Pitch deck Serum HackathonTore Rasmussen
 
Crowdfunding -­ Hvordan lykkes på Kickstarter?
Crowdfunding -­ Hvordan lykkes på Kickstarter?Crowdfunding -­ Hvordan lykkes på Kickstarter?
Crowdfunding -­ Hvordan lykkes på Kickstarter?Tore Rasmussen
 
Obligatorisk innleveringsoppgave 1. i BUS 272
Obligatorisk innleveringsoppgave 1. i BUS 272 Obligatorisk innleveringsoppgave 1. i BUS 272
Obligatorisk innleveringsoppgave 1. i BUS 272 Tore Rasmussen
 
Semesteroppgaven i BUS 272 Verdiskapende idéutvikling – Lean Startup
Semesteroppgaven i BUS 272 Verdiskapende idéutvikling – Lean StartupSemesteroppgaven i BUS 272 Verdiskapende idéutvikling – Lean Startup
Semesteroppgaven i BUS 272 Verdiskapende idéutvikling – Lean StartupTore Rasmussen
 
Kriterier for bedømmelse av muntlig eksamen i BUS 272 august 2016
Kriterier for bedømmelse av muntlig eksamen i BUS 272 august 2016Kriterier for bedømmelse av muntlig eksamen i BUS 272 august 2016
Kriterier for bedømmelse av muntlig eksamen i BUS 272 august 2016Tore Rasmussen
 
BUS 272 verdiskapende idéutvikling - lean startup 4. forelesning
BUS 272 verdiskapende idéutvikling - lean startup 4. forelesning  BUS 272 verdiskapende idéutvikling - lean startup 4. forelesning
BUS 272 verdiskapende idéutvikling - lean startup 4. forelesning Tore Rasmussen
 
BUS 272 verdiskapende idéutvikling - lean startup 5. forelesning
BUS 272 verdiskapende idéutvikling - lean startup 5. forelesning  BUS 272 verdiskapende idéutvikling - lean startup 5. forelesning
BUS 272 verdiskapende idéutvikling - lean startup 5. forelesning Tore Rasmussen
 
BUS 272 verdiskapende idéutvikling lean startup 3. forelesning
BUS 272 verdiskapende idéutvikling   lean startup 3. forelesning  BUS 272 verdiskapende idéutvikling   lean startup 3. forelesning
BUS 272 verdiskapende idéutvikling lean startup 3. forelesning Tore Rasmussen
 
BUS 272 verdiskapende idéutvikling lean startup - 2. forelesning
BUS 272 verdiskapende idéutvikling   lean startup - 2. forelesningBUS 272 verdiskapende idéutvikling   lean startup - 2. forelesning
BUS 272 verdiskapende idéutvikling lean startup - 2. forelesningTore Rasmussen
 
BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean Startup - 1. Forelesning
BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean Startup - 1. ForelesningBUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean Startup - 1. Forelesning
BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean Startup - 1. ForelesningTore Rasmussen
 
Lean startup - bakgrunnen, metodikken og barrièrer
Lean startup - bakgrunnen, metodikken og barrièrerLean startup - bakgrunnen, metodikken og barrièrer
Lean startup - bakgrunnen, metodikken og barrièrerTore Rasmussen
 
Kursbeskrivelse for kurset BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean Startup....
Kursbeskrivelse for kurset BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean Startup....Kursbeskrivelse for kurset BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean Startup....
Kursbeskrivelse for kurset BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean Startup....Tore Rasmussen
 
Fremdriftsplan for kurset BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean Startup
Fremdriftsplan for kurset BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean StartupFremdriftsplan for kurset BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean Startup
Fremdriftsplan for kurset BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean StartupTore Rasmussen
 
Hvilke barrierer bør man være bevisst ved implementering av Lean Startup meto...
Hvilke barrierer bør man være bevisst ved implementering av Lean Startup meto...Hvilke barrierer bør man være bevisst ved implementering av Lean Startup meto...
Hvilke barrierer bør man være bevisst ved implementering av Lean Startup meto...Tore Rasmussen
 
Sammendrag: Effektiv Nettskriving
Sammendrag: Effektiv NettskrivingSammendrag: Effektiv Nettskriving
Sammendrag: Effektiv NettskrivingTore Rasmussen
 

More from Tore Rasmussen (17)

Pitch deck Serum Hackathon
Pitch deck Serum HackathonPitch deck Serum Hackathon
Pitch deck Serum Hackathon
 
Crowdfunding -­ Hvordan lykkes på Kickstarter?
Crowdfunding -­ Hvordan lykkes på Kickstarter?Crowdfunding -­ Hvordan lykkes på Kickstarter?
Crowdfunding -­ Hvordan lykkes på Kickstarter?
 
Obligatorisk innleveringsoppgave 1. i BUS 272
Obligatorisk innleveringsoppgave 1. i BUS 272 Obligatorisk innleveringsoppgave 1. i BUS 272
Obligatorisk innleveringsoppgave 1. i BUS 272
 
Semesteroppgaven i BUS 272 Verdiskapende idéutvikling – Lean Startup
Semesteroppgaven i BUS 272 Verdiskapende idéutvikling – Lean StartupSemesteroppgaven i BUS 272 Verdiskapende idéutvikling – Lean Startup
Semesteroppgaven i BUS 272 Verdiskapende idéutvikling – Lean Startup
 
Kriterier for bedømmelse av muntlig eksamen i BUS 272 august 2016
Kriterier for bedømmelse av muntlig eksamen i BUS 272 august 2016Kriterier for bedømmelse av muntlig eksamen i BUS 272 august 2016
Kriterier for bedømmelse av muntlig eksamen i BUS 272 august 2016
 
BUS 272 verdiskapende idéutvikling - lean startup 4. forelesning
BUS 272 verdiskapende idéutvikling - lean startup 4. forelesning  BUS 272 verdiskapende idéutvikling - lean startup 4. forelesning
BUS 272 verdiskapende idéutvikling - lean startup 4. forelesning
 
BUS 272 verdiskapende idéutvikling - lean startup 5. forelesning
BUS 272 verdiskapende idéutvikling - lean startup 5. forelesning  BUS 272 verdiskapende idéutvikling - lean startup 5. forelesning
BUS 272 verdiskapende idéutvikling - lean startup 5. forelesning
 
BUS 272 verdiskapende idéutvikling lean startup 3. forelesning
BUS 272 verdiskapende idéutvikling   lean startup 3. forelesning  BUS 272 verdiskapende idéutvikling   lean startup 3. forelesning
BUS 272 verdiskapende idéutvikling lean startup 3. forelesning
 
BUS 272 verdiskapende idéutvikling lean startup - 2. forelesning
BUS 272 verdiskapende idéutvikling   lean startup - 2. forelesningBUS 272 verdiskapende idéutvikling   lean startup - 2. forelesning
BUS 272 verdiskapende idéutvikling lean startup - 2. forelesning
 
BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean Startup - 1. Forelesning
BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean Startup - 1. ForelesningBUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean Startup - 1. Forelesning
BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean Startup - 1. Forelesning
 
Lean startup - bakgrunnen, metodikken og barrièrer
Lean startup - bakgrunnen, metodikken og barrièrerLean startup - bakgrunnen, metodikken og barrièrer
Lean startup - bakgrunnen, metodikken og barrièrer
 
Kursbeskrivelse for kurset BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean Startup....
Kursbeskrivelse for kurset BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean Startup....Kursbeskrivelse for kurset BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean Startup....
Kursbeskrivelse for kurset BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean Startup....
 
Fremdriftsplan for kurset BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean Startup
Fremdriftsplan for kurset BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean StartupFremdriftsplan for kurset BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean Startup
Fremdriftsplan for kurset BUS272 Verdiskapende Idéutvikling - Lean Startup
 
Synopsis playinglean
Synopsis playingleanSynopsis playinglean
Synopsis playinglean
 
Master Thesis
Master Thesis Master Thesis
Master Thesis
 
Hvilke barrierer bør man være bevisst ved implementering av Lean Startup meto...
Hvilke barrierer bør man være bevisst ved implementering av Lean Startup meto...Hvilke barrierer bør man være bevisst ved implementering av Lean Startup meto...
Hvilke barrierer bør man være bevisst ved implementering av Lean Startup meto...
 
Sammendrag: Effektiv Nettskriving
Sammendrag: Effektiv NettskrivingSammendrag: Effektiv Nettskriving
Sammendrag: Effektiv Nettskriving
 

Bacheloroppgave i Prosjektledelse

  • 1. ID-nummer: 0809411 0790335 0850662 Bacheloroppgave ved Handelshøyskolen BI Helse AS Eksamenskode og navn: DIP25301 Bacheloroppgave i Prosjektledelse Innleveringsdato: 09.06.2011 Studiested: BI Oslo Denne oppgaven er gjennomført som en del av studiet ved Handelshøyskolen BI. Dette innebærer ikke at Handelshøyskolen BI går god for de metoder som er anvendt, de resultater som er fremkommet, eller de konklusjoner som er trukket.
  • 3. Forord Denne avsluttende Bacheloroppgave er gjort i forbindelse med spesialiseringskursene DST 2534 Prosjektledelse 1 og DST 2535 Prosjektledelse 2, ved Handelshøyskolen BI Nydalen, våren 2011. Vi har hatt gleden av å følge et prosjekt som er oppstarten av en ny forretningsdivisjon hos LUDO AS i Oslo. Vi vil rette en stor takk til daglig leder Idar Vollvik som ga oss denne muligheten å skrive om LUDO Helse. Vi vil også takke alle personene i prosjektet LUDO Helse for deres imøtekommenhet og hjelpsomhet. Videre retter vi stor takk til Sven Tharaldsen som har bidratt til å gjøre forelesningene interessante og lærerike sammen med Dag Otterstad og Anders Fjeld. Til slutt vil vi gi en stor takk til vår veileder Silja Korhonen-Sande som har guidet oss igjennom bacheloroppgaven med gode råd og tilbakemeldinger. Veiledningene har vært en stor hjelp under arbeidet med bacheloroppgaven. Oslo, 9 juni 2011
  • 4. Sammendrag Vi har igjennom høsten 2010 og våren 2011 fulgt prosjektet LUDO Helse. Prosjektet bestod av opprettelse av en ny forretningsdivisjon og var således et av de siste tilskuddene tilsluttet LUDO Mobil. Prosjektleder var rekruttert fra LUDOrådet, LUDOs egne konsulentdivisjon bestående utelukkende av studenter. Vi fulgte prosjektet gjennom deltakelse i prosjektmøter, samt at vi fikk tilgang på mailkorrespondansen mellom de involverte partene i prosjektet. På denne måten skapte vi oss et inntrykk av prosjekt- og styringskultur innad i LUDO Helse, som også viste seg at var rimelig å generalisere til alle prosjektene der LUDOrådet var involvert. Den unike organiseringen av LUDOrådet er det som gjorde prosjektet både interessant og utfordrende å skrive om. Tanken bak LUDOrådet er å kunne tilby næringslivet konsulenter som på grunn av sine særtrekk som unge studenter, skal kunne bidra med nytenkning og kreativitet. Dette fungerer i stor grad veldig godt, men tatt i betraktning at kulturen også er preget av entreprenøriell tankegang og hvor det ofte går litt ”fort i svingene”, ser vi at det kunne være hensiktsmessig å gjøre noen tiltak for å få best mulig utnyttelse av LUDOrådet som ressurs. Vi kom derfor fram til følgende problemstilling: ”Hvordan kan LUDOrådet gjøre god bruk av styring og kultur slik at LUDO Helse og andre prosjekter i LUDO sikres effektiv ressursutnyttelse av de menneskelige ressursene?” For å få svar på vår problemstilling utarbeidet vi vår egen forskningsmodell som hjelpe oss å svare på problemstillingen vår, i første omgang ved å vurdere to forskningsspørsmål: 1) Hvordan kan LUDOrådet finne den riktige balansen mellom styring og kultur for å øke motivasjonen blant studentene? 2) Hvordan kan mer formell styring i form av tettere oppfølging kunne føre til en høyere motivasjon hos studentene? Teoridelen omfatter styring, motivasjon, kultur og ressursutnyttelse som også er hovedtemaene fra forskningsmodellen. Elementer og attributter som påvirker og blir påvirket av hovedtemaene vil også bli gitt en nærmere teoretisk beskrivelse. Vi har foretatt fem dybdeintervjuer av personer med forskjellige roller i LUDOrådet. Vi har sett funnene derfra opp mot teori og drøftet disse grundig i analysedelen. Vi valgt å besvare problemstillingen gjennom en konklusjon hvor vi kommer med anbefalinger til tiltak. Kort fortalt kom vi fram til at LUDOrådet kan ved å innarbeide kulturstyring effektivisere utnyttelsen av de
  • 5. menneskelige ressursene i LUDOrådet. Da kultur er noe som tar lang tid å bygge opp, har vi kommet med forslag på noen konkrete tiltak som kan iverksettes på kort sikt. Disse mener vi på lang sikt vil være med på å bygge en god kultur.
  • 6. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ Innholdsfortegnelse INNLEDNING ...................................................................................................................... 1 BESKRIVELSE AV ORGANISASJONEN ............................................................................ 1 BESKRIVELSE AV PROSJEKTET ..................................................................................... 2 Initieringsfasen ...................................................................................................................2 Planleggingsfasen ...............................................................................................................3 Gjennomføringsfasen ..........................................................................................................5 VURDERING AV PROSJEKTET ....................................................................................... 7 PROBLEMSTILLING .................................................................................... 10 TEORI .............................................................................................................. 11 STYRING ................................................................................................................... 12 MOTIVASJON............................................................................................................. 15 KULTUR .................................................................................................................... 18 RESSURSUTNYTTELSE ............................................................................................... 19 METODE.............................................................................................................................. 20 INNLEDNING ............................................................................................................. 20 FORSKNINGSDESIGN .................................................................................................. 20 Eksplorativt design ....................................................................................... 21 KVALITATIV ELLER KVANTITATIV DATA .......................................................................... 21 Anvendt design ............................................................................................ 22 DYBDEINTERVJU ................................................................................................................. 23 Formål .............................................................................................................................. 23 Gjennomføring ................................................................................................................. 23 Teknisk............................................................................................................................. 24 Oppsummering av funn fra dybdeintervjuene .................................................................... 24 ANALYSE ............................................................................................................................ 28 INNLEDNING ............................................................................................................. 28 STYRING ................................................................................................................... 28 MOTIVASJON............................................................................................................. 31 KULTUR .................................................................................................................... 34 RESSURSUTNYTTELSE ............................................................................................... 37 KONKLUSJON OG ANBEFALING .............................................................. 38 KILDER ........................................................................................................... 41 VEDLEGG ....................................................................................................... 44 Side 0
  • 7. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ Innledning Beskrivelse av organisasjonen Vi har i denne oppgaven valgt å ta for oss et prosjekt underlagt organisasjonen LUDO Mobil AS. LUDO Mobil er en forholdsvis nyetablert gründervirksomhet, stiftet 03.03.2009 av Idar Vollvik. Forretningsideen er å bygge et internasjonalt sterkt merkenavn. I første omgang skal dette gjøres ved å bygge en lojal kundemasse på mobiltelefoni. Videre planlegges det å utvide horisontalt ved å opprette nye forretningsområder og/eller tiltrekke seg nye forretningspartnere (Idar Vollvik, foredrag på Handelshøyskolen BI Nydalen, 2010). LUDO-organisasjonen er mer enn mobiltelefoni. I senere tid har LUDO ekspandert til flere områder/bransjer ved white label-salg (i henhold til Wikipedia er et white labelprodukt et produkt eller tjeneste som produseres av et selskap (produsenten) og som andre selskaper (markedsføreren) rebrander slik at det fremstår som om de var produsenten). LUDO har også opprettet et studentråd som kalles LUDOrådet. Denne forretningsdivisjonen er LUDO Mobil sin in-house konsulentdivisjon som benyttes som en intern ressurs ved egne prosjekter, samt leies ut til næringslivet og organisasjoner. Tanken bak rådet er å kunne bistå bedrifter som har behov for nytenkning og et ungt perspektiv, samtidig som studentene opparbeider seg arbeidserfaring som også kan fungere som et springbrett mot næringslivet. LUDOrådet består i dag av ca. 15 bachelor- og masterstudenter fra 10 norske utdanningssteder. Ved oppstart var det planlagt at 100 studenter skulle delta i LUDOrådet. Antallet studenter har siden sunket betraktelig grunnet bakenforliggende økonomiske problemer. Hver av studentene er kun tillatt å jobbe i ett år i LUDOrådet. På denne måten sikres nytenkning samt at studentene får erfaring og et innpass i arbeidslivet. Studentene lønnes hovedsakelig ved erfaringen de tilegner seg, i tillegg til en timelønn. Avtalen sier at studentene skal jobbe åtte timer pr uke. Dette sitatet beskriver LUDO og Ivar Vollviks tanker bak LUDOrådet: ” Det har fra starten av vært planen at rådet skal være et viktig trekk for å hjelpe meg å Side 1
  • 8. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ tjene penger, det legger jeg absolutt ikke skjul på. Men det er selvfølgelig ikke snakk om å utnytte noen som helst. Snakker du med de utvalgte studentene vil nok også de gi deg innsikt i hva de mener er positivt for studentene” (Wold, 2010). LUDOrådet brukes som tidligere nevnt som en ressurspool ved sideprosjektene i LUDO. Ressursene trekkes inn etter behov og fungerer på denne måten som en ”trekkspillorganisasjon” (Andersen, et al. 2007, 104). LUDOrådet utgjør sammen med underselskapene det LUDO kaller LUDO Family. LUDOrådet er representert i alle selskapene og fungerer også som beskytter for LUDOs merkenavn. LUDO Mobil har hovedkontor i Bergen, samt et salgskontor som er samlokalisert med LUDOrådet og de øvrige forretningsområdene i Oslo. Figur 1.0 LUDOtoget Beskrivelse av prosjektet I et organisasjonsperspektiv kan et prosjekt defineres som: ” En midlertidig organisasjon, opprettet av en annen organisasjon for å utføre oppdrag på dennes vegne” (Andersen, 2005). Siste tilskudd i LUDO Family er LUDO Helse, som er prosjektet vi i samarbeid med LUDO har valgt å basere denne oppgaven på. Vi har valgt å følge dette ene prosjektet for å få innsikt i prosjektkulturen i LUDOrådet da vi ønsker å se dette på et overordnet nivå. Initieringsfasen LUDO Helse ble forretaksregistrert 19.10.2010 Prosjektet ble initiert på bakgrunn av henvendelser gjort av aktører i helsekostbransjen som ønsket et samarbeid. Formålet med LUDO Helse er i følge LUDO, ved direktør for forretningsutvikling (Prosjekteier), klart; å tjene penger. Prosjektets betydning for organisasjonen blir Side 2
  • 9. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ sagt å være relativt stor og målet er å selge opp LUDO Helse som en sunn forretningsdivisjon. Dette skal gjøres ved å formidle og selge helsekost gjennom sin kundedatabase fra LUDO Mobil. Med andre ord ønsker LUDO å kapitalisere på sine allerede eksisterende kunder. Måten prosjektet organiseres på er tenkt å gjøre det svært enkelt for LUDO å tjene penger da det er lite anstrengelser som skal til fra deres side. Dette prinsippet kaller de “not touched by LUDO hands” og er en gjennomgående tanke for de fleste av LUDOs forretningsområder. I følge Davidson Frame (1995) gjennomgår et prosjekt tre følgende faser ved utvikling og avklaring av prosjektet: Behovet skapes, behovet erkjennes, behovet formuleres og bekreftes (Karlsen og Gottschalk, 2006, 68-69). I dette prosjektet kommer behovet til syne ved forespørselen gjort av aktøren som ønsker å samarbeide med LUDO. Forespørselen er gjort på bakgrunn av at de ser at det er marked for kunne selge enda flere av sine produkter gjennom nye kanaler. Behovet erkjennes ved resultatene fra en markedsundersøkelse gjennomført av LUDO mot sine egne kunder. Behovet formuleres og bekreftes ved forhandlinger og avtaleinngåelse mellom LUDO og samarbeidspartneren. Planleggingsfasen Vi har fulgt prosjektet fra november 2010 da prosjektet ennå var tidlig i planleggingsfasen, prosjektleder og prosjektgruppe akkurat var kommet på plass. Prosjekteier er direktøren for forretningsutvikling i LUDO. Hans rolle i prosjektet er sammensatt ettersom han i tillegg til å fungere som prosjektets interne kunde, også er ansatt i linjen og er varamedlem i styret til LUDO Helse AS. Samarbeidspartner/leverandør vil også ha rollen som kunde. Prosjektleder er rekruttert fra LUDOrådet og vil heretter omtales som PLH (prosjektleder LUDO Helse). Daglig Leder og Markedssjef i LUDOrådet deltok også i noen grad i prosjektet i initierings- og oppstartsfasen - naturlig nok da prosjektet gikk ut på oppstart av en ny forretningsdivisjon. Daglig Leder, Prosjektsjef og Markedssjef vil bli omtalt som ”administrasjonen” videre i oppgaven der vi ønsker å referere til disse som en samlet gruppe. Side 3
  • 10. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ Prosjektet er et matriseprosjekt i LUDO som innebærer at det er flere administrativt adskilte avdelinger involvert i prosjektet (Karlsen og Gottschalk, 2006, 124). Prosjektdeltakerne trekkes inn fra linjen ved LUDOrådet og jobber deltid på prosjektet. Autoriteten er delt mellom prosjektleder og linjeleder. I og med at LUDOrådets organisering er ganske unik, vil denne matrisen være noe utydelig. Vi har allikevel valgt å benytte dette uttrykket for å fremheve at medarbeiderne i prosjektet vil ha to ledere; Prosjektleder og Prosjektsjef (som er ansatt i linjen). Prosjekt- LUDO eier Helse LUDOrådet LUDOrådet adm. Figur 2.0 Organisering I første omgang vil prosjektet gå ut på at LUDO Helse med sin nyopprettede nettbutikk blir forhandler av Møllers Tran. Produktutvalget vil senere utvides. I kommende faser ønsker LUDO Helse å tilføre flere helsekostprodukter til sin forhandlerportefølje, for så å kapitalisere på bundlingeffekten (i henhold til Wikipedia er merkevarebundling en markedsføringsstrategi som involverer at flere merkenavns verdi presenteres som en kombinert verdi) ved å gå over til white label-avtaler (hvor LUDO Helse selger helsekost under LUDO- merkenavnet. Det var viktig ved valg av samarbeidspartner at produktet skulle holde god kvalitet. Axellus og deres merkevare Møllers Tran er et produkt forbrukerne allerede har positive assosiasjoner til og som forbindes med kvalitet og sunnhet. Møllers Tran er en sterk merkevare og sammen med LUDOs merkenavn er ideen å bundle disse for å skape merverdi. Side 4
  • 11. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ Tidlig i prosjektet fant det sted noen innledende møter mellom kunde (Axellus) og PLH som i all hovedsak foregikk som ren informasjonsoverføring fra kunde til prosjektleder. Her har kunde formidlet sine ønsker og framtidsvisjoner for prosjektet. Ved oppstart fantes det ingen konkret framdriftsplan. Starten er en av de viktigste fasene i prosjektet og det er klart en fordel om det foreligger en i alle fall overordnet framdriftsplan ved oppstart av prosjektet (Briner et al. 2008, 115). Et fullstendig utarbeidet prosjektmandat var heller ikke tilstede (Andersen et al. 2007, 56). Prosjektleder har i dette tilfellet kun fått utdelt en oppdragsbeskrivelse i form av et referat fra et møte med samarbeidspartneren Axellus. LUDO Helse har ikke eget budsjett, men går direkte på selskapet (drift- og investeringskostnader). Kostnader i prosjektet forbundet med markedsmatriell og lignende dekkes av kunden. I henhold til Prosjekttriangelet har Prosjekteier, definert at tid er første prioritet i denne fasen av prosjektet (Briner et al. 2008, 17). Dette har bakgrunn i en tankegang basert på at ”tid er penger”. Dette vil utdypes og kommenteres videre senere i oppgaven. Tilfredsstillende kvalitet er uttalt andre prioritet, mens kostnad er tredje prioritering, med fokus kun på store investeringer. KVALITET TID RESSURSER Figur 3.0 Prosjekttrianglet Gjennomføringsfasen PLH og Prosjekteier holder begge til i Oslo, og de planla fra starten av å ha jevnlige møter, enten hver uke eller hver fjortende dag (Andersen et al. 2007, 58). Ved prosjektoppstart i November 2010 ble det også utnevnt to prosjektmedarbeidere, begge to fra LUDOrådet. Disse rakk ikke i stor grad å involveres i prosjektet før det ble besluttet å endre måten prosjektgruppen skulle organiseres på; det skulle ikke være faste prosjektmedarbeidere, men PLH skulle kunne trekke inn hvilken som helst ressurs fra LUDOrådet ved behov. Flere roller i prosjektet viste seg å skulle endres underveis. Prosjekteier som i startfasen hadde Side 5
  • 12. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ en veldig aktiv og produserende rolle trakk seg mer tilbake, og PLH slapp til i rollen som prosjektleder og var den som hadde kontakten med leverandøren/kunden. Prosjektsjefen, som tilhører administrasjonen og fungerer som leder for alle prosjektene i LUDOrådet, ble snart en viktig støttespiller for PLH. PLH tok seg av det utførende arbeidet, mens Prosjektsjef var med på å ta avgjørelsene. PLH rapporterer både til leverandør/kunde og til Prosjektsjef som nærmeste leder. Ettersom studentene i LUDOrådet i starten holdt til på forskjellige steder i Norge (Bergen, Trondheim og Oslo) foregikk mye av kommunikasjonen på Skype. Denne arbeidsformen er utbredt i mange av LUDOs prosjekter på grunn av den fysiske distansen mellom de ansatte i organisasjonen. LUDOrådet har nå begynt å gå litt bort i fra dette og prøver i størst mulig grad å samle studentene i Oslo- området ettersom det viser seg at det er her de får de fleste kundene og oppdragene. De opplevde også ineffektivitet på grunn av den store fysiske avstanden ettersom de endte opp med å bruke unødvendig mye tid på kommunikasjonen. Når det gjelder oppfølging- og rapporteringsverktøy brukes Google Sites til dette formålet og fungerer som et intranett. Her har hvert prosjekt sin egen side. Hver enkelt ansatt abonnerer på sin side og har ansvar for å oppdatere og holde seg oppdatert på alt som omhandler prosjektene de er involverte i. Her blir det blant annet lagt ut møtereferat, fremdriftsplaner og så videre. I LUDO Helse sitt tilfelle har det vært begrenset med aktivitet på dette området. Dette forklares (av PLH) ved at det ikke i dette prosjektet har vært behov for så mye videreformidling av informasjon ettersom det kun er PLH som jobber fast i prosjektet. Den tette kommunikasjonen og oppfølgingen mellom PLH og Prosjektsjef oppgis også som begrunnelse. PLH utarbeidet etter hvert en milepælsplan og oppdaterte Prosjektsjef jevnlig på status i forhold til planen. Mye av PLHs arbeid gikk ut på å promotere LUDO Helse sine produkter gjennom digitale medier, det ble blant annet opprettet en side på Facebook, samt en vervekampanje som foregår på SMS. Dette prosjektet vil ikke avsluttes i ” vår tid”, det vil si før innlevering av bacheloroppgaven i juni, men vil fortsette å løpe med videreutvikling og nye Side 6
  • 13. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ produkter som tilsluttes LUDO Helse. Prosjektet avsluttes når det kan vises til stabil og lønnsom drift er etablert og realisert. Linjen i Bergen vil da overta driften herfra. Vi følger dermed prosjektet i fasen hvor PLH er prosjektleder og Møllers Tran er hovedprodukt. Ettersom hver prosjektleder kun sitter i ett år, vil blant annet kompetanse- og erfaringsoverføring med tanke på overtagelse/videreføring til neste prosjektleder være viktig. Erfaringsoverføring ved avslutning av prosjekter er en vanlig fallgruve og kan ha negative konsekvenser på effektiviteten, blant annet ved at man må bruke unødig mye tid på opplæring/dobbeltarbeid. Det er i LUDO Helse sitt tilfelle ikke stilt spesielle krav til prosjektleder med tanke på kompetanse- og erfaringsoverføring. Det finnes ingen faste rutiner på dette i LUDOrådet. Dette gjenspeiles også i at det ikke er nedlagt noe mandat for prosjektet LUDO Helse, men kun en beskrivelse fra samarbeidspartner rundt deres ønsker for salg av et konkret produkt. LUDOrådet har uttalt at de framover ønsker å bli bedre på å tilrettelegge slik at prosjektleder og andre nøkkelpersoner kan få forlenget sin arbeidsavtale i de tilfeller det er kritisk for prosjektet. Vurdering av prosjektet LUDO Helse er et typisk eksempel på det som kalles et SMP-prosjekt (Jessen, 2008, 23). Flere av trekkene som kjennetegner et SMP (små og mellomstore prosjekter) finner vi igjen i hvordan LUDO Helse er organisert. Blant annet er både prosjektleder og prosjektmedarbeidere engasjert på deltid, prosjektmedarbeiderne er uerfarne og rollebeskrivelsene er noe uklare. Det kan virke som at Prosjekteier og oppdragsgiver ofte stepper inn og tar rollen som prosjektleder. Dette kan bunne i at PLH som er ny i rollen som prosjektleder er litt usikker og trenger guiding. Ettersom det det ikke er stort fokus på planlegging- og styringsverktøy (utdypes lenger ned i oppgaven) gjør dette jobben som prosjektleder ekstra utfordrende. Det at LUDO Helse ikke har et eget budsjett, men at dette går direkte på selskapet og derfor er noe diffust, er også et kjennetegn på et SMP. De overnevnte faktorene tyder videre på at LUDO Helse kan ligge et sted mellom et åpent prosjekt og et Adhocprosjekt, hvor det heller mest mot et Adhocprosjekt (Karlsen & Gottschalk, 2006, 30). Side 7
  • 14. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ Styring Det ser ut til at de største utfordringene i LUDO Helse går på styring av prosjektet. Sett i lys av Prosjektlederens Kompass gjøres følgende vurderinger av PLHs utfordringer og fordeler (Briner et al. 2008, 32): ”Se oppover” Prosjektet har ikke et eget budsjett, men inngår i konsernbudsjettet. Dette betyr at prosjektet har betydelig finansiell støtte selv om rammene er noe uklare. ”Se bakover” Dette punktet vil være en stor utfordring for PLH og LUDOrådet generelt ettersom styringsverktøy er så godt som ikke-eksisterende og heller ikke blir lagt særlig vekt på. Oppfølging med tanke på måloppnåelse er en utfordring da det ikke fra starten av forelå noen fremdriftsplan eller milepælplan og målene ikke er klart definert (Andersen et al. 2007, 88). Det eksisterer heller ikke noe program som sikrer forvaltning av tidligere opparbeidet organisasjonslæring, dermed må “kruttet” oppfinnes på nytt ved oppstart av hvert nytt prosjekt (Kaufman og Kaufman, 2005, 194). ”Se innover” Ettersom prosjektleder har begrenset erfaring i denne rollen har hun også mindre sammenligningsgrunnlag for å kunne vurdere sin egen prestasjon. PLH er i likhet med de andre ansatte kun engasjert på deltid og har derfor også liten tid til denne typen arbeid. ”Se nedover” Den tidligere geografiske spredningen av prosjektmedarbeidernes tilholdssted vanskeliggjorde prosjektlederes oppfølgingsarbeid. Dette er i dag et mindre problem. PLH har derimot fordelen ved at hun bor i Oslo, og har oppnådd et godt forhold til administrasjonen slik hun ofte er innom kontoret. ”Se fremover” LUDOrådet fungerer som en pool av arbeidskraft. Dette betyr at prosjektleder hele tiden har mulighet til å trekke inn flere ressurser ved behov, noe som er positivt da prosjektene i LUDOrådet har en tendens til å ofte forandre seg. ”Se utover”. I og med at kunde er LUDO, dette er et matriseprosjekt, og prosjektet har god forankring og støtte i organisasjonen er sannsynligheten for et godt klima tilstede. Samarbeidet med leverandøren Møller er også godt. Videre ser vi også at prosjektet innehar et PSOs (personutvikling, systemutvikling og organisasjonsutvikling) karakteristika (Andersen et al. 2007, 13). Side 8
  • 15. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ Personutvikling vil skje ved gjennomføring av kurs og coaching. Alle studentene i LUDOrådet har blant annet gått igjennom et kurs i grunnleggende salg og markedsføring. Mange av prosjektmedarbeiderne er uerfarne og hele tanken bak LUDOrådet er at studentene skal lære underveis. Det er behov for flere typer systemutvikling. Dette går blant annet på nettbutikken og rutiner og prosedyrer ved mobilregning som betalingsprosjektlederattform. Organisasjonsutvikling er tilstede ved at det opprettes en ny forretningsdivisjon. Vi anser LUDO Helses prosjektform til å være et prosessorientert PSO, da det er svært lite fokus på planlegging og styring (Andersen et al. 2007, 13). Prosjekteier (og som tidvis fungerte som overordnet prosjektleder) uttalte at måten de har valgt å strukturere arbeidet på, er med ideen om at prosjektledelse tar for lang tid og at “rett på action” metoden er mer ideell. Dette har igjen bakgrunn i overbevisningen om at tid er penger, eksemplifisert av Prosjekteier ved at LUDO Helse taper x kr. pr måned pr kunde de ikke har produktet Omega 3 tilgjengelig. Kultur Avslutningsvis i denne delen av oppgaven vil vi kommentere vår oppfattelse om kulturen innad i prosjektet, da dette er en faktor som kan ha direkte påvirkning på prosjektets mål og resultater. Vi har vurdert kulturen innad i prosjektet ut i fra vår deltagelse på prosjektmøter, samt mailkorrespondansen mellom partene i prosjektgruppen (vi ble satt på kopi på e-post). Vårt inntrykk samlet sett av kulturen er at den er åpen og uformell. Denne vurderingen har bakgrunn i at det ser ut til å være en svært omfattende informasjonsflyt i hele organisasjonen. Kulturen virker også preget av at det ofte går ”fort i svingene” og en entreprenøriell holdning/tankegang. Ireland et al. (2003) definerer entreprenøriell tankegang som et ”vekstorientert perspektiv hvor den enkelte fremmer kreativitet, kontinuerlig innovasjon, fleksibilitet og fornying”. Gründerånden er i stor grad tilstede ved at Vollvik og resten av ledelsen i LUDO har stort fokus på å være innovative og proaktive med tanke på nye trender. Dette gjenspeiles i et gjennomgående stort engasjement og motivasjon i organisasjonen. Administrasjonen i LUDOrådet deler også dette engasjementet og ønsker å videreføre dette til studentene. Arbeidet i LUDOrådet har for flere enkeltstudenter medført store fordeler ved at de på grunn av sine prestasjoner har blitt headhuntet Side 9
  • 16. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ til andre stillinger, både internt i LUDO og til eksterne. Administrasjonen bruker bevisst disse eksemplene for å styrke studentenes motivasjon. Problemstilling Temaet for oppgaven vil være fokusert rundt LUDO Helse (og andre prosjekter i LUDO) sin anvendelse av LUDOrådet som ressurs i prosjektarbeid. Formålet med oppgaven er å avdekke hvordan LUDO best kan strukturere bruken av LUDOrådet, gitt utfordringene ved at denne ressurskilden er studentbasert. Med dette som utgangspunkt har vi valgt å se nærmere på temaene styring og kultur. Vi vil også belyse hvordan disse temaene henger sammen med motivasjon, autonomi, ansvarsfølelse og oppfølging. Herfra har vi kommet fram til følgende problemstilling: Hvordan kan LUDOrådet gjøre god bruk av styring og kultur slik at LUDO Helse og andre prosjekter i LUDO sikres effektiv utnyttelse av de menneskelige ressursene? Styring defineres som ”å sette mål, planlegge hvordan målene kan nås, og å følge opp utførelsen” (Westhagen et. al., 2002, 29). Vi har valgt å fokusere spesielt på oppfølging og bruk av retningslinjer. Kultur defineres som ”et mønster av grunnleggende antagelser – skapt, oppdaget eller utviklet av en gitt gruppe etter hvert som den lærer å mestre sine problemer med ekstern tilpasning og intern integrasjon- som har fungert tilstrekkelig bra til at det blir betraktet som sant og at det læres bort til nye medlemmer som den rette måten å oppfatte, tenke og føle på i forhold til disse problemene” (Schein, 1987). Med andre prosjekter menes andre interne prosjekter i LUDO Family. Med begrepet ressursutnyttelse menes her benyttelse av de menneskelige ressursene studentene representerer (Karlsen og Gottschalk, 2006, 297). Effektiv henspeiler her på en praktisk, hensiktsmessig, økonomisk og tilfredsstillende ressursutnyttelse. Side 10
  • 17. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ Vi har utarbeidet to forskningsspørsmål som skal hjelpe oss på veien mot å svare på problemstillingen. Forskningsproblemene er utledet av det vi anser som hovedtemaene for oppgaven: Styring, motivasjon, kultur og ressursutnyttelse. 1) Hvordan kan LUDOrådet finne den riktige balansen mellom styring og kultur for å øke motivasjonen blant studentene? 2) Hvordan kan mer formell styring i form av tettere oppfølging kunne føre til en høyere motivasjon hos studentene? Teori Vi ønsker med utgangspunkt i følgende modell å forklare hvordan LUDOrådet kan anvende styringsmekanismer for å fremme indre motivasjon. Dette kan lede til en ønsket kultur som igjen kan lede til effektiv ressursutnyttelse. Modellen er syklisk og vi vil vise hvordan resultatene av effektiv ressursutnyttelse vil kunne lede til en positiv effekt ved at behovet for styring reduseres. RESSURS- STYRING MOTIVASJON KULTUR UTNYTTELSE Figur 4.0 Forskningsmodell Ved å bruke denne modellen vil vi argumentere for hvordan Styring, (herunder oppfølging, coaching, retningslinjer/rutiner og autonomi) kan påvirke Motivasjon (herunder indre/ytre motivasjon, intern markedsføring og målkonflikt) som igjen kan bidra til å skape en positiv Kultur (herunder tilhørighet, ansvarsfølelse og verdier). Det vil selvfølgelig også være mange andre faktorer som spiller inn og påvirker hverandre, men disse temaene mener vi vil utgjøre en positiv spiral hvor Ressursutnyttelsen kan effektiviseres som følge av endringene i styring, motivasjon og kultur, som igjen kan lede tilbake til et minsket behov for styring. Side 11
  • 18. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ Styring Begrepet styring kan i følge Jessen defineres som ledelse og brukes om hverandre. Likevel er det noen forskjeller når styring og ledelse brukes som virkemidler. Styring anses å være mer formålsorientert og med fokus på standardiserte systemer, mens ledelse går mer på å etablere formål og er verdiorientert ved tilretteleggelse for måloppnåelse gjennom personorientering (Ladegård og Vabo, 20011, 23-31). Ladegård og Vabo definerer styring og ledelse som ”virkemidler for å løse koordineringsutfordringer i og i tilknytning til organisasjoner” (Ladegård og Vabo, 20011, 23-31). Når virkemidlene tas i bruk med tanke på å nå et mål og i de tilfeller det er snakk om mål av økonomisk betydning, vil personene involvert, søke å maksimere nytten på veien mot målet. Videre sier også Ladegård og Vabo at en leder ”bruker seg selv som person for å utøve innflytelse for eksempel gjennom sosiale relasjoner, verdier og normer, eller gjennom å fremstå som en rollemodell for sine ansatte.” Gjennom å sette retningslinjer, definere arbeidsoppgaver og på andre måter strukturere arbeidsforholdene vil leder ta en mer styrende rolle. Ledelse og styring som funksjoner vil da overlappes. Vi ønsker med dette som bakgrunn å se på hvordan administrasjonen i LUDOrådet og studentene interagerer med hverandre. ”Situasjonsbestemt ledelse” (Kaufman og Kaufman, 2005, 332 ), vedlegg A. Denne teorien sier at en leder må tilpasse sin lederstil til situasjonen for å kunne være effektiv. Medarbeiderne blir delt i grupper ut i fra motivasjon og kompetanse og lederen utøver forskjellige former for ledelse med utgangspunkt i henholdsvis støttende og styrende adferd. Dette leder til en 2x2 matrise hvor lederen kan veksle mellom fire lederstiler: delegerende, deltagende, overtalende eller instruerende. Medarbeiderne i LUDOrådet er alle studenter og vil sannsynligvis kreve en viss type lederstil, men dette vil også variere innad i gruppen. Vi vil bruke denne teorien til å se på hvordan administrasjonen i LUDOrådet tilpasser seg i forhold til studentene som enkeltindivider. Side 12
  • 19. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ ”Prosjektets styringssløyfe” (Karlsen og Gottschalk, 2006, 316). Modellen (vedlegg B) illustrerer de ulike styringsfunksjonene og hvordan de henger sammen. Styringen av prosjektet blir delt inn i to nivåer: Strategisk styring og operativ styring. Vi legger vekt på den operative styringen da dette handler om å styre den daglige driften av et prosjekt og å utnytte de ressursene som har blitt gjort tilgjengelig for prosjektet på en mest hensiktsmessig måte. Formålet med den operative styringen er å sørge for at prosjektet blir styrt mot å nå de mål som er fastsatt gjennom den strategiske styringen. Teorien påpeker at det er forskjellige måter å styre de aktiviteter og arbeidsoppgaver som skal gjennomføres på i prosjektet. Styringsformene handler om føringer og former for handlinger som utføres og deles opp i fire: Direkte styring, regelstyring, målstyring og kulturstyring. Disse styringsformene må også ses i lys av graden av autonomi blant medarbeiderne, noen vi vil komme tilbake til senere. Et viktig poeng er at i de aller fleste prosjekter vil ofte alle de representerte styringsformer være tilstede, men én styringsform vil være mer dominerende enn andre. Vi vil bruke teorien om styringsformer til å få et enda bedre innblikk i hvordan styring brukes som redskap i LUDOrådet i dag, samt om det finnes utviklingsmuligheter. Vil anvende denne teorien for å se på styring i henhold til oppfølging da dette er essensielt i forhold til problemstilling vår. ”Oppfølging” er viktig både som kvalitetssikring med tanke på fremdrift og status i prosjekter, men også i form av veiledning av medarbeidere og deres utvikling. Studier viser at oppfølging er viktig og kan være med på å styrke både utvikling og motivasjon, viser til at informasjon som en del av oppfølging bidrar med mye positivt (Kanfer et al. 1986). Dette gjelder både informasjon fra leder til ansatt og fra ansatt til leder. Ved at en leder sørger for å gi sine medarbeidere mye informasjon vil medarbeidernes arbeidsprestasjon øke og også medarbeidernes oppfatning av leders oppfølging som positiv. Høy informasjonsflyt fra medarbeiderne og opp er med på å gjøre at medarbeiderne opplever rettferdighet og tilfredshet med sin leder. I lys av forskningen ”Reactions to Alternate Methods”, ønsker vi å se på hvilket forhold og preferanser studentene har til oppfølging samt hvordan administrasjonen følger opp studentene (Kanfer et al. 1988). Side 13
  • 20. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ Oppfølging handler i følge Karlsen og Gottschalk om å iverksette tiltak og aktiviteter som justerer prosjektet fremdrift tilbake på ønsket kurs. Ved oppfølgning av et prosjekt er kvalitative og kvantitative forhold like viktige å vurdere. Av denne vurdering skal man foreta en grundig analyse av avvikene og vurdere hvorvidt de er negative og kan skape problemer eller om avvikene er positive og om de dermed kan gi muligheter. Oppfølging dreier ikke bare om å innføre eller påpeke status i oppfølgningsrapporten, men også om å avdekke avvik og finne årsaken til avvik. Dette stiller da høye krav til prosjektlederens evne til å kunne ta kritiske beslutninger og evnen til å handle. Vi vil knytte dette opp mot prosjektsjefens rolle da det er hun som har det endelige ansvaret i forhold til alle prosjekter i LUDOrådet. Vi vil i tillegg til å se på prosjektsjefen rolle i forhold til oppgaveorientert oppfølging, (Karlsen & Gottschalk, 2006, 321-324). ”Fallgruver i læring og erfaringsoverføring” (Karlsen og Gottschalk, 2006, 383- 387). Denne teorien adresserer hvordan kunnskap, kompetanse og erfaring blir en stadig viktigere konkurransefaktor. Vi ønsker å bruke denne teorien for å belyse utfordringer LUDO Helse andre prosjekter i LUDO kan støte på, gitt en prosjektgruppe bestående utelukkende av studenter. Dette vil da være spesielt med tanke på manglende system og rutiner og personell som forsvinner når deres avtalte arbeidsperiode er over (og ikke nødvendigvis prosjektet). ”Ubrytelige barrierer” (Hansen og Christophersen, 2009, 116-117). Teorien om forklarer den ”sosiale virkeligheten” som delvis konstruert. Dette vil si at mange forhold er relative og vil oppfattes subjektivt. Arbeidsmengde er eksempel på et slikt forhold og vil oppleves forskjellig fra miljø til miljø. I situasjoner og miljøer der det er lite retningslinjer og det fokuseres på fleksibilitet er det viktig med tydelig rammer. Rammer og krav er viktige som barrierer og virker regulerende på arbeidsmetoder og arbeidsinnsats. Stor fleksibilitet og mangel på retningslinjer er gjennomgående for prosjektarbeid i LUDOrådet. Vi vil derfor bruke denne teorien til å hvordan krav og retningslinjer påvirker ulike forhold i studentenes arbeid. Funn fra HR-undersøkelsen (2009) viser at mye bruk av regler og rutiner overfor ansatte med høy grad av autonomi kan føre til disse demotiveres. Dette gjelder spesielt kunnskapsintensive virksomheter (Swart og Kinnie, 2003, 60-75). Side 14
  • 21. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ Vi anses LUDOrådet som en kunnskapsintensiv virksomhet ettersom studentene arbeider som konsulenter og leies ut med tanke på utnyttelse av deres kompetanse og særegenhet ved at de er nyutdannede/under utdannelse. For å opprettholde motivasjonen hos medarbeidere med høy autonomi er det viktig at medarbeiderne føler seg involverte, ikke bare i deres daglige arbeid, men også i virksomhetens mål. At medarbeiderne får mye informasjon og en følelse av å være medvirkende til virksomhetens mål gjenspeiles ofte ved en flat organisasjonsstruktur (Folkestad, 2009, 27-28). Her er medarbeiderne selv med på å koordinere arbeidet. En slik struktur kan bidra til høyere læring og bedre utnyttelse av kompetanse. Samtidig krever denne typen organisering veldig tydelige rammer. Vi anser grad av styring som veldig relevant ved prosjektarbeid i LUDOrådet. Vi vil derfor se studentenes motivasjon og arbeidsprestasjon i lys av sammenhengen mellom styring og autonomi. ”Kontinuerlig læring og utvikling” (Hansen og Christophersen, 2009, 208-210). Denne teorien beskriver læring og utvikling som en personlig og kontinuerlig prosess. Teorien gir uttrykk for at det er fordelaktig om læringen og utviklingen foregår som del av en sosial prosess. Dette har bakgrunn i at bekreftelser, forpliktelser, inspirasjon og korrektiver som sosiale forhold er faktorer som bidrar til produktivitet og effektivitet. Ved å bruke denne teorien ønsker vi å se på læringen som foregår i forholdet mellom studentene og deres overordnede i rollen som veileder/coach. Six-Box-modellen (Jessen, 2009, 106). Denne modellen (vedlegg C) illustrerer at prosjektet har to sider; en strukturside som inneholder oppgaver og verktøy, og en kulturside som inneholder mennesker og relasjoner. Det er prosjektleders oppgave å lede begge sider og å finne en god balanse styring av mellom mennesker og oppgaver. Vi vil bruke denne modellen til å se på hvilken type ledelse som kreves i de forskjellige prosjektene i LUDO. Motivasjon Definisjon motivasjon: ”Motivasjon kan defineres som en indre psykologisk prosess i oss som skaper drivkraft og som får oss til å handle, som gir retning for handling og forsterker handlingen” (Karlsen og Gottschalk, 2006, 189) Side 15
  • 22. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ Det skilles ofte mellom indre og ytre motivasjon. Når en person utfører en aktivitet med den opplevelse at aktiviteten i seg selv er hensiktsfull og tilfredsstillende drives personen av indre motivasjon. Dersom personen derimot utfører aktiviteten med ønske om å oppnå belønning eller har et annet mål utenom selve aktiviteten drives personen av ytre motivasjon. Hvilken type motivasjon som er mest hensiktsmessig, avhenger av type arbeid som skal utføres. I arbeidssituasjoner der gode prestasjoner, kvalitet og forståelse er viktig vil indre motivasjon være det mest effektive. Ved enkle og standardiserte oppgaver ser det ut til at ytre motivasjon er mest egnet. I de situasjoner hvor arbeidsoppgavene er ukompliserte og kvantitet er viktigere enn kvalitet kan derfor ytre belønningsformer som provisjon og bonusordninger være effektivt (Ledernett, 1999). Vi vil bruke teori om indre og ytre motivasjon for å avdekke hvilken type motivasjon som driver studentene og hvorvidt det ville være hensiktsmessig å endre på de belønningssystemene som finnes i dag. ”Eksistensbehov, Relasjonsbehov, Vekst- og utviklingsbehov” (Kaufman og Kaufman, 2005, 47). Alderfers ERG-teori har utgangspunkt i Maslows behovshierarki og beskriver tre behovskategorier: 1) Eksistensbehov (mat, drikke, lønn) 2) Relasjonsbehov (arbeidskollegaer og sjefer) 3) Vekst- og utviklingsbehov (kreativitet og personlig utvikling) Teorien utdyper at det er forskjellige behovsnivåer og at jo dårligere behovsnivåene tilfredsstilles, jo sterkere blir behovet for tilfredstillelse. Videre sier teorien at jo bedre behovene på laveste nivå (eks. lønn) er tilfredsstilt, jo mer stiger ønsket om å også få tilfredsstilt behovene på høyt nivå (eks. gode relasjoner). Dersom behovene på høyt nivå er dårlig tilfredsstilt (eks. arbeidet oppleves som lite betydningsfullt, dårlig arbeidsmiljø/relasjoner) vil streben etter å få tilfredsstilt de lavere behovene (eks. mer lønn, status) tilta. Vi vil bruke ERG- teorien til å se på hvilke behov studentene anser som tilfredsstilte, samt hvorvidt om det er mulig tilfredsstille noen behov så godt at de kan kompensere for andre. Side 16
  • 23. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ ”Målsettingsteori” denne teorien handler om betydningen målsetting har på motivasjonen. Det er to viktige forhold som må være tilstede. Det ene er målforpliktelse, som innebærer at medarbeideren føler seg personlig forpliktet til å følge opp målet på egen hånd uten at overordnede må styre dette. Det andre forholdet er subjektiv mestringsevne, som er medarbeiderens opplevelse av sine egne ferdigheter i forhold til sin arbeidsoppgave. Teorien påpeker også viktigheten av konkrete og spesifikke mål samt at medarbeiderens deltakelse i målsettingsprosessen vil virke motiverende for innsatsen. Vi vil bruke denne teorien til å se på eventuelle målkonflikter. (Kaufman og Kaufman, 2005, 52-53) ”Kompetansemobilisering og egenmotivasjon”. Linda Lais forskning på ”self- determination theory” viser at ansatte som i stor grad opplever å få brukt sin kompetanse er mer indre motivert enn de som ikke opplever å få brukt sin kompetanse. Videre viser hennes forskning at denne motivasjonsfaktoren er viktigere enn andre faktorer som tro på egen kompetanse, autonomi og opplevd tilhørighet. Vi ønsker å benytte denne teorien for å belyse forskjellige momenter som påvirker studentenes indre motivasjon, også sett i sammenheng med målsettingsteori ved eventuelle målkonflikter. (Lai, 2009, 49-55) ”Intern markedsføring” defineres som: ”Alle aktiviteter som gjennomføres for å skape de vilkår som motiveres medarbeiderne til å yte en engasjert og effektiv innsats både internt og ved kundekontakt” (Arndt et al. 1983). Intern markedsføring er derfor et verktøy man kan bruke for å mobilisere menneskelige ressurser i en bedrift, når målet er best mulig framstilling av bedriften eksternt. Dette kan man gjøre gjennom å sørge for at medarbeiderne er motiverte og føler tilhørighet til bedriften. Medarbeiderne vil da automatisk yte sitt beste i sitt arbeid. Teorien sier videre at følgende tre områder bør prioriteres for at bedriften skal kunne oppnå den ønskede effekten av intern markedsføring: Informasjon, ressursutvikling og belønningssystemer. Ved dette kan organisasjonen altså oppnå effektivitet og lønnsomhet eller andre mål. Vi vil bruke denne teorien for å se på de mellomliggende variablene kompetanse og motivasjon kan brukes for å påvirke kulturen. Disse forholdene avdekker vi i ved å drøfte andre teorier i analysen og for deretter å kartlegge hvordan LUDOrådet kan bruke intern markedsføring som verktøy og hvilken virkning dette kan ha. Side 17
  • 24. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ ”Hertzbergs to-faktor teori”. Denne motivasjonsteorien (vedlegg D) bygger på Abraham Maslows arbeid. I motsetning til Maslows behovspyramide med fem behov er Hertzbergs teori redusert til to faktorer. Hertzberg skiller mellom indre faktorer (motivasjonsfaktorer) som skaper motivasjon for ekstra ytelse og ytre faktorer (hygienefaktorer) som i seg selv ikke er kilde til motivasjon, men skaper utilfredshet om de ikke er tilstede (Kaufman og Kaufman, 2005, 48-59). Vi ønsker sammen med overnevnte motivasjonsteorier å bruke denne teorien til å belyse utfordringer ved eventuelle målkonflikter, samt indre og ytre motivasjon blant medlemmene i LUDOrådet. Kultur Kultur defineres som ”et mønster av grunnleggende antagelser – skapt, oppdaget eller utviklet av en gitt gruppe etter hvert som den lærer å mestre sine problemer med ekstern tilpasning og intern integrasjon - som har fungert tilstrekkelig bra til at det blir betraktet som sant og at det læres bort til nye medlemmer som den rette måten å oppfatte, tenke og føle på i forhold til disse problemene” (Schein, 1987). ”Fem nivåer av kultur”. Dilts teori sier at kultur kan betraktes gjennom fem nivåer: 1) Hensiktsnivået 2) Identitetsnivået 3) Verdinivået 4) Kompetansenivået 5) Atferdsnivået (Johannessen og Rosendahl, 2010, 106-107). Teorien kan bidra til at man bedre kan gjøre en vurdering av hva som påvirker en gruppe eller enkeltmenneske handlinger. Vi ønsker ved bruk av denne teorien å se på hvordan disse fem faktorene utgjør den totale kulturen i LUDOrådet og hvordan dette påvirker arbeidsinnsats og motivasjon. Strukturen i LUDOrådet gjør at hele ”teamet” skiftes ut hvert år. Dette for blant annet å sikre nytenkning og kreativitet blant studentene. Gruppefølelse er viktig for motivasjonen og det er viktig at det settes av tid til teambuilding ved hvert nytt ”kull”. Tuckman og Jensen har kommet fram til fem faser som er nødvendige for at en gruppe skal utvikle seg som et team: ”1. Forming, 2. Storming, 3. Norming, 4. Utføring og 5. Avslutning” (Karlsen og Gottschalk, 2006, 139). Denne teorien vil vi bruke i en videre vurdering av kulturen i LUDOrådet og vi vil blant annet se på hvordan tilhørighet kan påvirke motivasjonen. Side 18
  • 25. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ ”Kategorier for moralsk resonnering”. Kohlbergs teori om beskriver forskjellige måter å resonnere moralsk på. Modellen har flere stadier og nivåer og beskriver hvordan personer kan handle ut i fra orienteringer mot lydighet, selvinteresse, ”flink jente/gutt”, autoritet og sosial orden, sammfunnskontrakt og samvittighet. Denne modellen kan være et verktøy når man ønsker å se på den moralske standard både i en kultur og hos enkeltmennesker. Vi vil bruke denne modellen til å se på hvordan studentene gjør sine valg og knytte dette opp mot ansvarsfølelse (Hansen og Christophersen, 2009, 37-40). Ressursutnyttelse Vi har tidligere i oppgaven definert ressursutnyttelse som ”benyttelse av de menneskelige ressursene studentene i LUDOrådet representerer”. Gottschalk beskriver viktigheten å gjøre en vurdering av behovet for ressurser i forkant av prosjektstart. Ved å estimere ressursene ut i fra behov om arbeidskraft, kapital og kompetanse kan man enklere kunne legge en god plan for gjennomføringen av prosjektet. Ressursallokering vil være en viktig faktor i de tilfeller hvor ressurstilgangen er begrenset, men hvor sluttdatoen på prosjektet kan justeres. I LUDOrådets tilfelle antar vi at det motsatte tilfellet som oftest vil være gjeldende, da prosjektslutt er avhengig av avtalen LUDO gjør om leveranse til kunden. Det er Prosjektsjefen i LUDOrådet som kontrollerer ressursene og vi vil som tidligere nevnt se nærmere på hvordan dette fungerer i dag. ”Fallgruver i læring og -erfaringsoverføring” (Karlsen og Gottschalk, 2006, 383- 387). Denne teorien adresserer hvordan kunnskap, kompetanse og erfaring blir en stadig viktigere konkurransefaktor. Vi ønsker å bruke denne teorien for å belyse utfordringer LUDO Helse og andre prosjekter i LUDOrådet kan støte på, gitt en prosjektgruppe bestående utelukkende av studenter. Dette vil da være spesielt med tanke på manglende system og rutiner og personell som forsvinner når deres avtalte arbeidsperiode er over (og ikke nødvendigvis prosjektet). ”Organisasjonslæring” står sentralt ved utvikling og korrigering av nåværende praksis for læring- og erfaringsoverføring (Kaufman og Kaufman, 2005, 194). Vi ønsker å se på hvordan LUDOrådet fungerer som ressurspool, blant annet med tanke på styring, motivasjon og kultur, samt den gitte begrensningen ved at studentene kun jobber åtte timer pr uke i ett år. Side 19
  • 26. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ Metode Innledning I dette avsnittet vil vi ta for oss metodene vi har benyttet oss av for å finne svar på forskningsspørsmålene og således problemstillingen. Det er flere faktorer å ta hensyn til ved valg av metode. Det første man må starte med er å finne ut hvilke opplysninger som er av interesse. Med bakgrunn i vår problemstilling ønsket vi derfor å få mer informasjon om de forskjellige parters vurdering av de hovedtemaene vår oppgave omhandler. Informasjon fra LUDOrådet, herunder både administrasjon og studentene, har vært utgangspunkt for vår undersøkelse. Reliabiliteten og validiteten av innsamlet data vil vi vurdere fortløpende. På bakgrunn av oppgavens begrensning på 40 sider har vi ikke hatt mulighet til her gå i dybden på alle muligheter for utførelse av metodedelen. Forskningsdesign Det finnes flere forskjellige fremgangsmåter for å finne svar på forskningsspørsmålene og dermed problemstillingen. Designet vil være en beskrivelse av analyseprosessen og det endelige valget av forskningsdesign legger føringer for hvordan hele analyseprosessen bør utføres. Vi har vurdert og valgt forskningsdesign ut i fra erfaring, teori og ambisjonsnivå som beskrevet av Gripsrud, Olsson og Silkoset (2008, 70-72). På grunn av oppgavens begrensning på antall sider vil her kun omtale den teoretiske tilnærmingen vi endte opp med å bruke, utdypende beskrivelser er lagt som vedlegg E. Teori Erfaring Ambisjonsnivå Valg av design Figur 5.0 Valg av forskningsdesign Side 20
  • 27. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ Eksplorativt design Eksplorativt design benyttes når beslutningstaker har lite erfaring fra saksområdet og ønsker økt innsikt og forståelse. Man vet kanskje ikke hvilke sammenhenger som kan tenkes å eksistere. Kjennskap til teoretiske studier er gjerne også lav. Et rent ”eksplorativt design” (også kalt ”fenomenologisk design”) kan således være hypotesegenererende, men har i seg selv ikke et høyt ambisjonsnivå til å forklare sammenhenger mellom variabler. ”Deskriptivt design” er preget av at beslutningstageren har noe mer kunnskap om problemområdet og kan formulere en hypotese han ønsker å teste på et ideelt representativt utvalg. Her kan både primær- og sekundærdata være gjenstand for statistisk analyse. ”Eksplorativt design” kan benyttes som forstudie til et ”deskriptivt” design ved å utføre litteraturstudier og innsamling av sekundærdata og primærdata ved for eksempel dybdeintervju. (Gripsrud, Olsson og Silkoset 2008. 58-76 ). Kvalitativ eller kvantitativ data Vi skiller mellom kvantitativ data som er data som kan uttrykkes i tall eller tallmengder og kvalitativ data som ikke kan eller bør tallfestes. Det er både fordeler og ulemper med begge formene for innsamling, dette var årsaken til at vi i utgangspunktet ønsket å benytte begge metodene i oppgaven. Kvalitative metoder er hensiktsmessig der det kreves utstrakt kontakt mellom forsker og forskningsobjekt, når formålet er å analytisk beskrive og forstå sammenhenger. Dybdeintervju er datainnsamling gjennom samtale og er et eksempel på kvalitativ metode. En stor fordel ved dybdeintervjuer at man får muligheten til å følge opp interessante svar ved å be intervjuobjektet ved å være mer utdypende. Man kan også gjøre vurderinger ut i fra intervjuobjektets kroppsspråk som kan være med på å for eksempel understøtte påstander. En fare ved med dybdeintervjuer er at resultatene som fremkommer sjeldent vil være helt objektive på grunn av interaksjonen mellom intervjuer og intervjuobjekt. Dette vil det være viktig å være bevisst på. Det vil også være viktig at intervjuer er bevisst på faren for å tillegge svarene egne subjektive tolkninger. (Gripsrud, Olsson og Silkoset 2008. 97-112 ). Side 21
  • 28. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ Kvantitativ metode er preget av at man ofte kan telle svar, som ved spørreundersøkelser. Med rett utvalg av respondenter vil det være lettere å identifisere statistiske gyldige konklusjoner enn ved kvalitativ metode. En annen stor fordel er spørreundersøkelser at ved å gjøre denne anonym kan man få tilgang til informasjon som respondentene ellers ikke ville ha våget å fortelle på grunn av informasjonens karakter. Ulemper ved spørreundersøkelser er at disse kan bli for overfladiske og ikke tilstrekkelig greie å fange opp kompleksiteten i informasjonen ettersom man ikke har mulighet til å stille oppfølgingsspørsmål. Spørreundersøkelser er derimot ideelt å benytte i etterkant av dybdeintervjuer for eksempel for å få ”massens” oppfatninger om funn gjort i dybdeintervjuene. Anvendt design Vi har i denne bacheloroppgaven benyttet en ”pragmatisk tilnærming” med hovedvekt på en ”eksplorativ tilnærming” som beskrevet av Gripsrud, Olsson og Silkoset (2008. 36-38). Dette leder til følgende framgangmetode: Først utførte vi dybdeintervjuer (vedlegg F) for deretter å utforme en spørreundersøkelse (vedlegg G) ut fra funnene fra disse. Vår metodedel av oppgaven inneholder dermed dybdeintervjuer av fem personer, i tillegg til litteraturstudie og innsamling av sekundærdata. Dette ble gjort for å øke vår forståelse av problemområdet. Som tidligere nevnt gjennomførte vi også en spørreundersøkelse. Denne har vi i stor grad valgt å forkaste. Vi har lagt følgende til grunn: Når vi begynte oppgaven var det ca. 70 medlemmer i LUDOrådet, men grunnet finansielle utfordringer ble det redusert til 15 medlemmer, dette ble vi ikke gjort klar over før spørsmålene var formulert og spørreundersøkelsen var sendt ut. Dvs. at vi ikke hadde noen måte å skille respondenter som fremdeles var i LUDOrådet og de som var sluttet. Dette ville etter vårt syn lede til en uakseptabel situasjon iht. kvaliteten på vår eventuelle funn. Ettersom vi kun mottok 21 av de 70 spørreskjemaene vi sendte ut stiller vi oss også kritisk til reliabiliteten i undersøkelsen. Videre ledet den lave svarprosenten til at vi ikke kunne gjennomført parametriske tester noen som ytterligere svekker den statistiske konklusjonsvaliditeten om vi hadde tatt med funnene i vår besvarelse. (Gripsrud, Olsson og Silkoset 2008. 119-122 ). Side 22
  • 29. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ Vi har således kommet frem til at eventuelle funn fra spørreundersøkelsen verken er reliable eller har validitet og har endt opp med hovedsakelig benyttet funnene fra dybdeintervjuene i analysen. Ved enkelte tilfeller har vi dog benyttet noen svar fra spørreundersøkelsen der disse gir en indikator på enkelte emner. Oppgaven er således primært basert på en eksplorativ og konstruktivistisk tilnærming. Ambisjonsnivå definert som evnen til å forklare sammenhenger mellom variabler er derfor lavere enn om vi hadde fått utført spørreundersøkelsen som ønsket. Allikevel vil vi trekke inn funn fra noen av spørsmålene der vi ser en hensikt med dette. Disse anser vi fortsatt som relevante ettersom de ikke måler holdninger, men er mer faktabaserte. Funnene vil bli brukt som indikatorer for å sammenligne og støtte funnene fra dybdeintervjuene. Dybdeintervju I forkant av gjennomføringen av dybdeintervjuene utviklet vi en intervjuguide (vedlegg F). Denne inneholder informasjon om blant annet hvor lang tid intervjuet forventet å ta, hvilke personer som var tilstede, forskjellige temaer som skulle diskuteres, samt hvilke spørsmål som skulle stilles. Storparten av spørsmålene er like og ble stilt til intervjuobjektene. Vi valgte også å spesialtilpasse enkelte spørsmål for noen av intervjuobjektene da vi fant det hensiktsmessig å få litt mer utdypende svar på noen spørsmål. (Gripsrud, Olsson og Silkoset 2008. 108-109). Formål Å få bedre forståelse av ulike forhold, samt å kartlegge eventuelle problemer ved å stille spørsmål knyttet til en rekke temaer. Dette kunne igjen virke hypotesegenererende. Disse hypotesene kunne ha hjulpet oss til å få statistiske gyldige konklusjoner. Gjennomføring Intervjuene foregikk ansikt til ansikt og alle sesjonene ble tatt opp på bånd for senere analyse. Fem personer ble bedt om å være å være med på dybdeintervju. Kriteriene for utvelgelsen av disse personene var at de var involverte i prosjektet LUDO Helse og representerte ulike roller i LUDOrådet. Intervjuet tok for seg tre forskjellige temaer: Styring, motivasjon og kultur. Side 23
  • 30. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ Teknisk Intervjuer stilte med båndopptaker. Intervjuene foregikk både på grupperom på Handelshøyskolen BI og i LUDOs kontorer i Oslo. Referater ble i tillegg skrevet for å kvalitetssikre at eventuelle funn på kroppsspråk ikke ble uteglemt. Vi nevner også at vi i forkant av dybdeintervjuene utførte et ”pilotintervju”, samt at vi pretestet spørreundersøkelsen. Dette ble gjort i samarbeid med en student fra BI som vi vurderte å ha samme profil som studentene i LUDOrådet. (Kvale, Steinar, 1997) Oppsummering av funn fra dybdeintervjuene Her vil vi kort omtale de funnene fra dybdeintervjuene som vi anser å være mest relevante i forhold til vår problemstilling. Styring:  Studentene blir gitt frie tøyler/mye frihet i prosjektarbeidet, både i rollen som prosjektleder og som prosjektmedarbeider. Dette er både studenter og administrasjonen enig i  Prosjektsjef utøver forskjellige typer lederstil avhengig av studentenes behov. I forhold til LUDO Helse som prosjekt har hun opptrådt mest støttende. Dette har bakgrunn i at prosjektlederen i dette konkrete tilfellet i stor grad har vært selvstendig og dyktig  Studentene blir behandlet som vanlige ansatte med typiske leder- og medarbeiderroller. Dette gjelder også med tanke på oppfølging.  På grunn av stor variasjon i studentenes personlighet, kompetanse og erfaringsgrunnlag krever de forskjellig ledelse  Studentene opplever å ikke få tilstrekkelig oppfølging. Det er ikke nok ressurser til å følge opp alle studentene på en god måte. Det er mindre fokus på mye verdier (som oppfølging) på grunn av sterkt kostnadsfokus. Administrasjonen sier at studentene er nødt til å ha en viss personlighet (være utadvendt og selvgående) for å lykkes i LUDOrådet, man må selv ta initiativet til å få oppfølging.  Studentene har ikke i stor nok grad forståelse av hva som forventes av de. Dette gjelder både med tanke på leveranse overfor kunde og også innsats og prestasjon som ansatt i LUDOrådet Side 24
  • 31. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________  Administrasjonen synes det kan være problematisk at de dras mellom å være venn/sjef  Administrasjonen uttrykker en holdning om at det ikke er mulig å strukturere seg bort fra motivasjon  Alle parter i prosjektet har forskjellig syn på retningslinjer og rapporteringsrutiner og bruk av disse  Det finnes ingen rutiner på kunnskapsforvaltning og erfaringsoverføring  PLH opplever å bli gitt mye tillit og sier selv at det er hun som har ansvaret for leveransen til kunden. Administrasjonen sier at studentprosjektlederne får ganske frie tøyler fram til et visst punkt i prosjektet. Dersom noe ikke går slik det skal/står i veien for måloppnåelsen vil de bryte inn og ta over. De sier alle at det er de som har totalansvaret overfor kunden.  Det er interne uenigheter innad i administrasjonen med tanke på kravene som stilles til studentene. Noen mener at det stilles for lite krav, mens andre synes det er vanskelig å stille mye krav ettersom studentene ikke for betalt for arbeidet på samme måte som ved en ”ordentlig” jobb.  Det er mangel (fravær?) på fungerende styrings- og rapporteringsverktøy og uenighet om rutiner på dette  Prosjektsjef synes det er vanskelig å kreve mye av studentene(ettersom studentene ikke får så mye i lønn)  Uenighet internt om rutiner. PLH sier at det finnes rutiner på rapportering. Disse blir i stor grad ikke fulgt  Planleggingsfasen i prosjektene foregår ofte svært raskt (dette er jo også noe av forretningsideen til LUDO, de skal være proaktive og omstillingsdyktige - en lettbent organisasjon) og skaper ofte kaos  Det finnes ingen rutiner på erfaringsoverføring. Det er uenighet ved om dette medfører problemer eller ikke  Studentenes prestasjoner blir ikke målt. Verken med tanke på måloppnåelse, effektivitet eller innsats  Prosjektleder i LUDO Helse uttrykker at hun setter pris på mye retningslinjer og styring i fasen der kravene for leveransen skal fastsettes, men hun foretrekker å være mer selvstendig i selve gjennomføringen Side 25
  • 32. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ Motivasjon:  Administrasjonen opplever at studentene som har ekstrajobber tar arbeidet i LUDOrådet mindre seriøst og at dette arbeidet ofte blir tatt mindre seriøst. ”Ringer de fra RIMI så løper de”.  Administrasjonen opplever seg selv som mentorer og prøver å motivere studentene ved å dele av sin kunnskap og erfaringer  Prosjektsjef er bevisst på å gi studentene anerkjennelse i form av ros  PLH er avhengig av å ha varierte oppgaver for å være motivert  Det eksisterer i en viss grad en målkonflikt ved at studentenes hovedfokus ligger i studiene og ikke i arbeidet i LUDOrådet  Både administrasjon og PLH mener at studentenes manglende erfaring veies opp ved deres villighet til å lære, studentene tar opp kunnskap som ”svamper”. Dette gjelder dog ikke alle studentene, kun de mest dedikerte  Administrasjonen uttrykker at det er et problem at studentene blir mindre fleksible under eksamenstid. Deadlines i et prosjekt kan sammenfall i tidspunkt  Dersom riktig person blir satt som prosjektleder kan dette medføre et voldsomt engasjement. Utvelgelsen er svært viktig da studentene har stor variasjon i motivasjon og innsatsvilje  Intern markedsføring overfor studentene er strukturelt tynt. Dette har også sammenheng med kostnadsfokuset. Det blir gjennomført noen tiltak i form av arrangementer og teambuilding som har vært mer og mindre vellykkede. De sosiale arrangementene er stort sett konsentrert rundt oppstart for nye kull- lite av oppfølgende aktiviteter gjennom året  Administrasjonen opplever at studentenes motivasjon er høy ved oppstart, men daler utover året  Administrasjonen er usikker på om det ikke er nok at studentene er indre motivert. En del av studentene trenger ytre motivasjon for å yte sitt beste Side 26
  • 33. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ Kultur:  Studentene har ikke stor nok grad forståelse av hva som forventes av de. De er vant til å kun stå til ansvar for seg selv og viser manglende forståelse for blant annet næringslivets krav om leveranse til tidsfrister  PLH mener at studentenes mangel på erfaring mer enn veies opp ved deres villighet. Hun mener også det er positivt at de ikke er formet av andre bedrifter  Studentene har ikke klart nok for seg hva LUDOrådet forventer av de i forhold til innsats og prestasjoner  En del av studentene mangler ansvarsfølelse.  Administrasjonen mener at det i noen tilfeller har vært problematisk å sette studenter som prosjektleder ettersom andre studenter har mislikt situasjonen ved at en likestilt plutselig er blitt deres leder  Det er en åpen og inkluderende kultur i LUDO. Dette er gjennomgående i hele LUDO. De har lykkes med å skape en flat organisasjonsstruktur.  Studentene ser fordelene ved å gjøre en god jobb i LUDOrådet. Men enkelte ser ikke konsekvensene av å gjøre en dårlig jobb(de vil uansett kunne sette LUDOrådet på sin CV)og velger derfor å bare surfe gjennom avtaletiden med minst mulig innsats  Erfaring tilsier at studenten ikke kan gis total frihet i sitt arbeid ettersom flere mangler det som skal til av ansvarsfølelse og evne til å lede seg selv Ressursutnyttelse:  LUDOrådet fungerer bra som ressurspool for prosjektene. Det er mulighet for ”crashing” (Karlsen og Gottschalk, 2006, 268) ved behov- administrasjonen i LUDOrådet er flinke til å velge studenter med riktig kompetanse  Det finnes ingen rutiner på erfaringsoverføring (ved nytt kull og ny prosjektleder). Det er uenighet ved om dette medfører problemer eller ikke. De som mener dette er problematisk setter erfaringsoverføring i sammenheng med lønnsomhet og kostnadseffektivitet  Administrasjonen opplever at studentene arbeider lite strukturert og vurderer å fastsette konkret arbeidstid for studentene Side 27
  • 34. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ Analyse Innledning Her vil vi ta utgangspunkt figur 4.0 Forskningsmodellen og se denne i lys av funnene fra dybdeintervjuene og teori. For ordens skyld ønsker vi igjen å påpeke at grunnet mangel på reliabilitet og validitet vil svar fra spørreundersøkelsen kun brukes som indikatorer der vi finner dette relevant. Styring Prosjektsjef og Daglig Leder i LUDOrådet utøver bevisst forskjellige lederstiler overfor studentene. Ut i fra dybdeintervjuene får vi vite at studentene er meget forskjellige i kompetansenivå, motivasjonsnivå og personlighet. Alle studentene ble i første omgang valgt til LUDOrådet ut fra en vurdering på blant annet deres gode resultater fra studier, engasjement ved siden studier og ambisjonsnivå. Det er derimot store variasjoner i deres personligheter. Det blir i intervjuene flere ganger nevnt at det kreves en viss personlighetstype for å lykkes. Noen vil ha behov for mye veiledning og støtte, mens andre er mer selvgående. Dette indikerer også svarene fra spørreundersøkelsen: 40 % er helt eller delvis enig i påstanden ”Jeg får i stor grad tilfredsstillende veiledning”(påstand nr. 34), mens 30 % er helt eller delvis uenig. Dette indikerer at enkelte studenter kanskje har et større behov for støtte og informasjonen enn det de får. Spesielt i rollen som prosjektledere er det stor variasjon i studentenes behov. Administrasjonen gir uttrykk for at de ikke har nok ressurser, i form av tid og kapasitet, til å følge opp alle studentene like godt. Sett i lys av teorien om Situasjonsbestemt Ledelse (Kaufman og Kaufman, 2005, 332), virker det naturlig at dersom studentene som blir plassert i rollen som prosjektleder er mest mulig selvgående, kan administrasjonen bruke en mer ”delegerende” ledelse som ikke vil være like ressurskrevende som en ”deltagende” lederstil. Overfor PLH utøvde Prosjektsjefen en ”deltagende” lederstil, noe som virker som å være en god match med medarbeiderens behov. Den operative styringen i prosjektene LUDOrådet arbeider med er preget av at de forskjellige partene har ulikt syn på rutiner i forhold til arbeidsmåte og rapportering. En part hevder blant annet at det ikke er mulig å strukturere seg bort fra motivasjon. Dette står i sterk kontrast til hva som faktisk utøves i praksis. Da ingen følger, rutinene til punkt og prikke kan det virke som om partene opplever Side 28
  • 35. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ det å følge disse som mindre viktig. Regelstyring i forhold til Prosjektets Styringssløyfe er i så måte lite anvendt (Karlsen og Gottschalk, 2006, 317). Dette er typisk for gründervirksomheter hvor ting ofte går raskt unna. Det at 75 % av studentene er helt eller delvis enig i: ”Jeg ser en verdi i at jeg rapporterer til mine overordnede” (påstand nr. 31) indikerer at studentene ikke er motvillige til å rapportere. Administrasjonen uttrykker også i dybdeintervjuene at de ønsker å kunne ha mer fokus på dette i fremtiden. En standardisering av arbeidsmetoder og retningslinjer mener vi vil kunne føre til mer effektiv ressursutnyttelse, da prestasjoner vil synliggjøres på en annen måte og kravene derfor tas mer seriøst. En måte å opparbeide bedre struktur på er ved å opprette et prosjektkontor (Karlsen og Gottschalk, 2006, 201) som kan bidra med faglig og administrativ støtte. Standardisering av rutiner, maler og prosesser vil kunne utgjøre en stor forskjell i effektiviten, blant annet med tanke på erfaringsoverføring til nye kull hvor dette vil medføre lavere ressursbruk da de nye studentene raskere vil få forståelse for arbeidet de skal utføre. Organisasjonslæring kan dermed linkes direkte til effektivitet med tanke på opplæring (Kaufman og Kaufman, 2005, 194). Når det gjelder målstyring viser dybdeintervjuene at studentene ikke blir målt verken på prestasjon eller måloppnåelse. Ved å fokusere mer på denne formen for styring kan LUDO oppnå positive effekter som motivasjon og høy arbeidsinnsats som målstyring ofte leder til. Det er i dag ingen dominerende styringsform i LUDOrådet og det er heller mangelen på styring som definerer kulturen. LUDOrådet bør sikte etter å finne en god balanse mellom de ulike styringsformene, men med kulturstyring som den dominerende form (Karlsen og Gottschalk, 2006, 318-319). LUDOrådet er unikt da det utelukkende består av studenter som også fungerer som konsulenter. Det er kreativiteten og nytenkningen som er forretningsideen bak LUDOrådet og man bør sikte mot å innarbeide en kulturstyring som ivaretar disse elementene. For stor grad av regelstyring kan motarbeide nettopp dette da handlingsfriheten reduseres. God kulturstyring tar lang tid å opparbeide. Da studentene som oftest kun har avtale på ett år, vil det være opp til administrasjonen å bevare og videreføre denne kulturen. Vi vil senere drøfte betydningen av kultur ytterligere sett i lys av vår problemstilling. Side 29
  • 36. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ Studier viser at oppfølging er viktig for både utvikling og motivasjon (Kanfer et. al, 1986). Administrasjonen sier i dybdeintervjuene at de er oppmerksomme på at studentene ikke får god nok oppfølging. Spørreundersøkelsen indikerer samme tendens: 60 % av studentene er mindre enn godt fornøyd med oppfølgingen. Dette faktum forsterkes ytterligere ved at prosjektleder i LUDO Helse, som administrasjonen uttaler at får over gjennomsnittet god oppfølging, også uttrykker at hun opplever å stå mye alene og ikke få tilstrekkelig med oppfølging. Det er dog viktig at oppfølgingen ikke blir på et for tungt og omstendelig nivå da dette vil medføre at studentene vil oppleve dette som overvåkning. Dette vil også kunne oppleves meningsløst og bidra til at motivasjonen deres daler. Fra et leders perspektiv vil omfattende kontroll og oppfølging medføre stor ressursbruk, ofte ressurser i form av tid som ikke er avsatt i prosjektplanen, og dette kan virke som en belastning. Selv om en dette er ressurskrevende, vil en slik form for styring ofte være fristende for ledere av uerfarne medarbeidere å ta i bruk. Sett i lys av prosjekttrianglet kan en slik omstendelig oppfølging gå ut over fremdriften i prosjektene da oppfølging er ressurskrevende og man kan dermed risikere forsinkelser (Briner et. al., 2008, 17). Samtidig risikerer man også at kvaliteten forringes ved at den opplevde overvåkningen hemmer kreativiteten og nytenkningen. Riktig balanse mellom oppfølging og selvstendighet er dermed essensielt for at LUDOrådet skal kunne levere optimalt til sine oppdragsgivere. Et annet styringsverktøy er mandagsmøtene, altså prosjektmøter hvor det blir avleveres status på alle prosjektene. Prosjektsjefen sier i dybdeintervjuet at om disse ikke ble avholdt vil den aktuelle arbeidsuken og prosjektet skli ut av kontroll. Det kan virke som om LUDOrådet således er tjent med å gjøre deltagelse på mandagsmøtene til en forpliktelse og dermed en ubrytelig barriere (Hansen og Christophersen, 2009, 116). Dette kan være første byggestein i en fremtidig mer strukturert prosjektorganisasjon, og er samtidig med på å fremme ansvarsfølelse blant studentene, samt også tilhørighet ettersom studentene jevnlig samles. En rutine på å skrive møtereferat fra mandagsmøtene som sendes ut til alle i etterkant av møtet, vil også øke ansvarsfølelsen og virke forpliktende. Prosjektsjefen vil her ha det overordnede ansvaret for å innkalle til møtet, men prosjektlederne som har ansvar for sine medarbeidere og fremdrift i prosjektene er ansvarlig for avlevere Side 30
  • 37. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ status i sitt prosjekt. Prosjektleder gjør medarbeiderne delaktige ved å sette forpliktelser ved å sette tidsfrister og tildele ansvarsområder. Administrasjonen utrykte i dybdeintervjuet at de også å vurdere iverksette større krav til timeregistrering som et tiltak for å øke studentenes følelse av tilhørighet ved at de bidrar til organisasjonens totale mål. Dette kan også påvirke negativt da studentenes fleksibilitet reduseres og at timeregistreringen kan oppleves som overvåkning (Jessen, 2009, 111) Fra dybdeintervjuet med PLH fremkommer det at hun ser på administrasjonen i LUDOrådet ikke bare som ledere, men også som coachere/veiledere. For at dette skal ha mest mulig effekt må medarbeiderne se på lederen som en god rollemodell. PLH har blant annet opparbeidet et godt forhold til prosjektsjefen. Teorien om kontinuerlig læring og utvikling sier at ved at læring foregår gjennom en sosial prosess, styrkes følelsen av tilhørighet og dermed også følelsen av forpliktelse overfor arbeidet som skal utføres (Hansen og Christophersen, 2009, 208-210). Derimot ser det ut til at dette ikke er en gjennomgående følelse blant alle studentene i LUDOrådet. Fra spørreundersøkelsen ser vi at bare 40 % er helt eller delvis enig i påstanden: ”Jeg føler en samhørighet til LUDOrådet” (påstand nr. 61). Dette indikerer at LUDO har en utfordring med å skape tilhørighet blant studentene. Dette kan både ha årsak i manglende ressurser til oppfølging, men også at det ikke er etablert en god og riktig kulturstyring. For at LUDOrådet skal kunne dra full nytte av læringen som skjer gjennom forholdet mellom student og coach, vil det slik vi ser det være fornuftig å sette coachingen i system slik at man sikrer at alle studentene får mulighet til å etablere et forhold til administrasjonen. Motivasjon Prosjekteier uttaler i dybdeintervjuet at mestringsfølelse er den viktigste faktoren for motivasjon. Sett i lys av artikkelen om kompetansemobilisering og egenmotivasjon er mulighet til å bruke kompetansen den viktigste faktoren til indre motivasjon (Lai, 2009, 49-55). Nøkkelen til mestringsfølelse er den positive opplevelsen av å få brukt sin kompetanse. Fra spørreundersøkelsen finner vi at 95 % er helt eller delvis enig i ”Jeg føler at jeg har kompetansen som skal til for å kunne utføre arbeidsoppgavene jeg blir satt til” (påstand nr.48). Dette indikere at troen på egen kompetanse er høy. Samtidig er man for å få mestringsfølelse avhengig av mål og krav, enten selvsatte eller av andre. Dette henger sammen Side 31
  • 38. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ med målstyring og som vi har omtalt tidligere er ikke mye fokus på dette i LUDOrådet i dag. Vi går ut i fra at alle studentene ved oppstart i LUDOrådet var motiverte, og at bakgrunnen for valget om å delta var lærings- og erfaringsutbytte. PLH bekrefter dette ved at hun sier at hun synes det er veldig motiverende å få lære av kunnskapen og erfaringen til personene i administrasjonen som hun ser på som mentorer. Spørreundersøkelsen indikerer at indre motivasjon er dominerende blant studentene ved at: ”Jeg motiveres av erfaringen og kunnskapen jeg tilegner meg gjennom arbeidet med prosjektene” (påstand nr. 41a) scoret høyere enn:” Jeg motiveres av lønnen jeg får for mitt arbeid i LUDOrådet” (påstand nr. 41c). Ettersom Hertzbergs motivasjonsteori sier at hygienefaktorene må være oppfylt for at det skal være mulig å motivere de ansatte, er det verdt å merke seg at selv om den indre motivasjonen ser ut til å være dominerende, må hygienefaktoren lønn være dekket (Kaufman og Kaufman, 2005, 48-59). Administrasjonen uttrykker i dybdeintervjuene enighet om at studentenes motivasjonsnivå daler utover året. Dette kan ha bakgrunn i at studentene ikke får tilstrekkelig oppfølging og dermed nok utbytte av arbeidet de utfører. ERG-teorien sier at dersom behovene på høyt nivå er dårlig tilfredsstilt vil behovet for å få tilfredsstilt de lavere behovene øke (Kaufman og Kaufman, 2005, 47). Studentene er personer som har utdannelse og ambisjoner. Når deres karrierelyst ikke blir utnyttet, vil automatisk deres streben etter høyere lønn øke. Hvis studentene derimot får mulighet til å i stor grad bruke sin kompetanse, vil fokuset på lønnen avta. Interessante og utfordrende arbeidsoppgaver kan altså delvis kompensere for lav lønn. Hovedessensen i arbeidet i LUDOrådet er at studentene skal kunne tilegne seg unik kunnskap og erfaring i studietiden, noe som kan gi de fortrinn når de senere skal ut å søke jobb. Arbeidet i LUDOrådet er lønnet i nettopp dette, samt en timebetaling. I og med at avtalen med studentene går ut på at de kun skal jobbe 8 timer i uken, utgjør pengene de får utbetalt for arbeidet nesten mer symbolsk verdi i og med at dette ikke vil være en tilstrekkelig inntekt for de fleste. Det oppstår derfor en målkonflikt ved at studentene i tillegg til sitt fokus på studier og arbeid i LUDOrådet, også er nødt til å prioritere en ekstrajobb. At studentenes motivasjon daler utover året kan også henge sammen med nettopp dette. I følge Side 32
  • 39. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ spørreundersøkelsen er 90 % av studentene helt, eller delvis enig i ”Jeg synes at det legges opp til at jeg kan kombinere studier og arbeidet i Ludorådet”(påstand nr. 10), mens bare 55 % svarte at de er helt eller delvis enig i at ”Jeg føler at jeg har kapasitet til å studere, gjøre en god jobb for LUDOrådet, samt en eventuell deltidsjobb” (påstand nr. 12). Dette indikerer at det å ha en deltidsjobb i tillegg til LUDOrådet overstiger arbeidskapasiteten til en del av studentene. Deler av administrasjonen uttrykker dette klart; at det er problematisk at studentene har en ekstrajobb ettersom det oppstår en målkonflikt ved at studentene har mer fokus på ekstrajobben, mens administrasjonen ønsker at arbeidet i LUDOrådet skal prioriteres høyere (Kaufman og Kaufman, 2005, 52-53). En annen problemstilling er administrasjonens behov for regler og rutiner. Dette er nødvendig for å kunne styre studentene. Teoretisk sett vil dette være motstridende med studentens ønske om autonomi da undersøkelser viser at bruk av mye regler og rutiner overfor ansatte med høy grad av autonomi kan føre til disse demotiveres (Opedal, 2009). I dybdeintervjuer sier Prosjektsjefen at studentene er motiverte, men at de har lite erfaring. Svar fra spørreskjemaet indikerer imidlertid at studentene ikke vurderer høy grad av autonomi som essensielt ved at kun 40 % av respondentene var helt eller delvis enig i påstanden ”Jeg er avhengig av å ha handlefrihet i arbeidsoppgavene mine for å opprettholde min motivasjon” (påstand nr. 24). Dette kan tyde på at en viss grad av retningslinjer og regulering, som igjen betyr mindre autonomi, ikke har betydning på motivasjonen. Dette kan gi administrasjonen større handlingsfrihet i form av hvordan de velger å utøve ledelse. Vi anses LUDOrådet som en kunnskapsintensiv virksomhet ettersom studentene arbeider som konsulenter og leies ut med tanke på utnyttelse av deres kompetanse og særegenhet ved at de er nyutdannede/under utdannelse (Swart og Kinnie, 2003, 60-75). For å opprettholde motivasjonen hos medarbeidere med høy autonomi er det viktig at medarbeiderne føler seg involverte, ikke bare i deres daglige arbeid, men også i virksomhetens mål. Medarbeiderne får mye informasjon og en følelse av å være medvirkende til virksomhetens mål. Dette gjenspeiles ofte ved en flat struktur hvor medarbeiderne selv er med på å koordinere arbeidet. En slik struktur Side 33
  • 40. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ kan bidra til høyere læring og bedre utnyttelse av kompetanse. Samtidig krever denne typen organisering veldig tydelige rammer. Administrasjonen sier i dybdeintervjuene at det ikke finnes noen struktur med tanke på intern markedsføring overfor studentene. Dette begrunnes hovedsakelig med at fokuset det siste året har vært på kostnader. De tiltakene som har vært gjennomført har vært mer eller mindre spontane arrangementer med fokus på det sosiale. Oppmøtet på disse sammenkomstene har vært varierende. Det lave fokuset på intern markedsføring er overraskende ettersom dette er viktig for å skape tilhørighet og lojalitet blant medarbeidere. Å lykkes med intern markedsføring ville bidra til en felles forståelse for LUDOs visjon og mål, noe som ville ført til en styrket ansvarsfølelse og prestasjon hos studentene. Sett i lys av teorien om prosjektsløyfen kan en vellykket intern markedsføring kan være med på å forme en god og riktig kulturstyring. Her har vi fått ytterligere en indikator på at kulturstyring burde være den dominerende form for styring. Kultur I følge teorien om Prosjektteamets utvikling er tillit og kommunikasjon generelt lav, med mindre man velger å aktivt jobbe med dette (Karlsen og Gottschalk, 2006, 139). En god teamfølelse er viktig ettersom den skaper synergieffekt ved at tilhørighet, som igjen medfører ansvarsfølelse, bidrar til økt produktivitet. Svar fra spørreundersøkelsen viser at kun 40 % er helt eller delvis enig i påstanden ”Jeg føler en samhørighet til LUDOrådet” (påstand nr. 61). Dette indikerer at LUDOrådet fortsatt har en vei å gå med tanke på teambuilding. Samtidig ser vi at respondentene skårer høyt på spørsmålene som er knyttet til tillit, (påstand nr. 37- 40) noe som indikerer at utfordringen ved manglende tilhørighet ikke har sammenheng med mangel på tillit. Dybdeintervjuene styrker denne tendensen ved en enighet om at kulturen er åpen og inkluderende. Sett i lys av samtlige teorier vi har drøftet tidligere i henhold til motivasjon, kan det virke som at studentene ikke i tilstrekkelig grad får tilfredsstilt sine høyere behov med tanke på opplevd følelse av at deres kompetanse blir utnyttet. Mangel av følelse av å bidra til organisasjonens store mål kan være en av flere årsaker til at følelsen av tilhørighet er lav. I dybdeintervjuene kommer det fram at del av studentene mangler ansvarsfølelse og at det virker som om de ikke helt forstår Side 34
  • 41. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ næringslivet krav med for eksempel med tanke på leveranse innen tidsfrister. Vi får også vite at administrasjonen har negative erfaringer fra tidligere situasjoner hvor studentene har fått mye frihet og hvor det har vist seg at enkelte av studentene ikke har tilstrekkelig ansvarsfølelse og evne til å lede seg selv. Ved å se på teorien om kategorier for moralsk resonnering ønsket vi å finne ut mer om hva som påvirker studentenes handlinger (Hansen og Christophersen, 2009, 37- 40). Fra spørreskjemaet ser vi at 20 % var helt eller delvis enig i påstanden "Jeg velger å løse en oppgave ved å handle på en måte som gjør at jeg unngår straff/ irettesettelser" (påstand nr. 57), mens 30 % sa seg helt eller delvis eng i: "Jeg velger å løse en oppgave ved å handle på en måte som gir meg maksimalt med goder (eks. ros, synlighet, omdømme)" (påstand nr. 58). Hele 75 % var helt eller delvis enig i påstanden: "Jeg velger å løse en oppgave på en måte som slik at jeg holder meg innenfor regler, retningslinjer og mitt ansvarsområde" (påstand nr. 59). Sett sammen med funnene fra dybdeintervjuene mener vi at dette kan tyde på at studentene ikke ønsker å stikke seg ut, men konsentrerer seg om å gjøre det som er forventet av dem innen de rammene de er gitt. Denne indikasjonen kan muligens ha sammenheng med at den delen av studentene som mangler ansvarsfølelse har en holdning som gjør at de kun velger å yte det minimum av innsats som kreves for å fortsatt få lov til å delta i LUDOrådet. Dette samsvarer med administrasjonens uttalelse om at noen av flertallet av studentene ser fordelene ved å gjøre en god jobb i LUDOrådet, men at enkelte ikke ser konsekvensene av å gjøre en mindre tilfredsstillende jobb. Grad av ønsket autonomi og grad av ansvarsfølelse kan påvirke hverandre i stor grad. Den faktiske autonomien er blant deler av studentene lav. Som tidligere drøftet ser vi at dette nødvendigvis ikke er problematisk da spørreundersøkelsen indikerer at studentene heller ikke uttrykker et særlig ønske om større autonomi. Mennesker handler og tar valg ut i fra deres oppfatning og opplevelse av kulturen de befinner seg i. En kultur kan blant annet virke samlende, men kan også være med på å skape konflikter. Kultur kan med andre ord påvirke mange forhold som for eksempel arbeidsmiljø, motivasjon og arbeidsinnsats. Dilts teori ser på kultur Side 35
  • 42. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ ut i fra fem nivåer og vi ser her på disse for å få et bedre overblikk over hvilke konsekvenser kulturen fører med seg (Johannessen og Rosendahl, 2010, 106-107). 1) Hensiktsnivået. Fra dybdeintervjuene får vite at en del av studentene ikke helt tar sitt arbeid LUDOrådet på alvor, de mangler forståelse for at deres arbeid og engasjement kan ha en påvirkning på LUDOrådet som helhet. Studentene har ikke klart nok for seg hvilken hensikt deres arbeid har. Dette kan påvirke deres ansvarsfølelse. 2 ) Identitetsnivået. Svarene fra spørreundersøkelsen indikerer at studentene har en manglende følelse av tilhørighet til LUDO kan tyde på at studentene ikke opplever at de har en klar identitet/rolle i LUDOrådet. Dette kan medføre mangel på motivasjon og at de derfor ikke fyller sin funksjon/yter sitt ytterste. 3) Verdinivået. Verdiene i kulturen ser ut til å være på et godt nivå. Dybdeintervjuene viser at det er en enighet i at kulturen er åpen og inkluderende. Prosjektleder i LUDO Helse uttaler også at hun føler at i LUDO” står alle på lik linje”. Som tidligere nevnt indikerer også spørreundersøkelsen at studentene i stor grad har føler tillit til hverandre og administrasjonen. Dette tyder på at LUDO i stor grad har lykkes med å skape og opprettholde en flat organisasjonsstruktur som beskrevet teoretisk tidligere at kan påvirke motivasjonen positivt (Folkestad, 2009, 27-28). 4) Kompetansenivået. Svar fra spørreundersøkelsen indikerer at studentene har stor tro på sin egen kompetanse. Dette ser vi ved at 95 % er helt eller delvis enig i påstanden ”Jeg føler at jeg har kompetansen som skal til for å kunne utføre arbeidsoppgavene jeg blir satt til” (påstand nr. 48). Dette er således studentenes subjektive oppfatning. Som tidligere drøftet vil det være en fordel av spesielt de studentene som utvelges til rollen som prosjektleder, også innehar de personlige egenskaper som bidrar til effektivitet (selvstendige, initiativrike). I dybdeintervjuet med PLH får vi vite at administrasjonen generelt er flinke til å vurdere studentenes kompetanse og sette riktig person til riktig oppgave. Side 36
  • 43. DIP25301 Bacheloroppgave 09.06.2011 __________________________________________________________________ 5) Atferdsnivået. Fra dybdeintervjuene får vite at på grunn av ressursmangel er det de mest pågående studentene som får mest oppfølging. Det at studentenes adferd har påvirkning på grad av oppfølging, kan få direkte følger for deres følelse av tilhørighet, arbeidsinnsats, motivasjon og ansvarsfølelse - som vi har drøftet tidligere i oppgaven. LUDOrådet er ikke optimalt organisert med tanke på oppfølging, noe vi mener henger direkte sammen effektivitet. Ressursutnyttelse Ressursplanlegging (ved ressursbegrensning) er svært viktig for LUDOrådet på grunn av deres måte å arbeide i prosjekter på (Karlsen og Gottschalk, 2006, 304- 305). De klareste ressursbegrensningene som vil gå igjen i prosjektene i LUDOrådet er:  at studentene ikke har fast arbeidstid  at studentene jobber deltid  at studentene kun jobber i ett år  at studentene mangler arbeidserfaring  at administrasjonen ikke har mulighet til å følge opp alle studenter like godt  mangel på rutiner for kunnskaps- og erfaringsoverføring Prosjekteier sier i dybdeintervjuet at oppstartsfasene i prosjektene i LUDO tenderer å være noe kaospreget. LUDO som en typisk lettbent organisasjon (def: “Agility is the ability to both create and respond to change in order to profit in a turbulent business environment” (Highsmith, 2002, 29)) er opptatte av å raskt kunne omstilles seg og å kaste seg på nye trender. Dette kan ofte gå utover planleggingen. Planleggingsfasen i prosjekter er svært viktig, da denne ofte er avgjørende for hele prosjektets resultat. LUDOrådet har fordelen ved at de har en stor ressurspool slik at de kan trekke inn ekstra ressurser ved behov. Crashing (tilføre ekstra ressurser for å redusere prosjekttiden (Karlsen og Gottschalk, 2006, 268)) som arbeidsmetode er derfor i stor grad en mulighet og noe som kan utnyttes når situasjonen krever ekstra arbeidsinnsats i en periode. Det er identifisert at administrasjonen er flinke til å ta tak i de rette ressursene. Derimot mangler det litt på planleggingssiden slik at det har hendt at for eksempel deadlines i prosjekter har sammenfalt med studentenes eksamensperiode. Side 37