2011 ii cap 03 - metodologias y tecnicas de auditoria
Fases de la auditoria administrativa
1. ETAPAS
PLANEACIÓN
Son lineamientos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoria
administrativa, para garantizar que la cobertura sea suficiente, pertinente y relevante.
Se determinan los objetivos y alcance de la auditoria, el tiempo que requerirá, los
criterios a seguir, la metodología a aplicarse y la definición de los recursos que serán
necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades más importantes de
la empresa, los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales
OBJETIVO:Establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar o
llevar a cabo la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las
condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos
establecidos.
PLANEACION
EVALUACION
EXAMEN
PRESENTACIÓN
IMPLANTACION
SEGUIMIENTO
2. FASES DE PLANEACIÓN:
1. Factores a revisar
2. Fuentes de información
• Internas
• Externas
3. Investigación preliminar
4. Preparación del proyecto de auditoría
• Propuesta técnica
• Programa de trabajo
• Asignación de la responsabilidad
5. Diagnóstico preliminar
CARACTERÍSTICAS PARTICULARES:
Definición del objetivo/Estudio
Secuencia de su desarrollo (Diagnostico Administrativo)
Elaboración del programa de diagnostico
Aprobación del programa
Desarrollo del diagnostico
Definición del objetivo (P.A., F.P.)
Determinación:
Alcance
Personal
Tiempo
Técnicas, medios a utilizar y herramientas
Aprobación del plan de auditoria
FACTORES A REVISAR:
A) PROCESO ADMINISTRATIVO: Verificar si se incorporan las etapas del
proceso administrativo y se definen los componentes que los fundamentan o
complementan, los cuales permiten realizar un análisis lógico de la organización
de su secuencia y relación. (Razón de ser de cada fase)
1. Planes y objetivos
2. Estructura organizacional
3. Políticas y practicas
4. Sistemas y procedimientos
5. Métodos de control
6. Formas de operación
7. Potencial humano y elementos físicos empleados
3. PLANEACIÓN.
Propósito estratégico: Definir el marco de actuación de la organización
Factores a revisar:
• Visión
• Misión
• Objetivos y metas
• Estrategias/Tácticas
• Políticas y procedimientos
• Programas
• Enfoques
• Niveles
• Horizonte
ORGANIZACIÓN.
Propósito estratégico: Diseñar e instrumentar la infraestructura para el
funcionamiento de la organización
Factores a revisar:
• Estructura organizacional
• División de funciones
• Distribución de funciones
• Cultura organizacional
• Recursos humanos
• Cambio organizacional
• Estudios administrativos
• Instrumentos técnicos de apoyo
DIRECCIÓN.
Propósito estratégico: Tomar las decisiones pertinentes para normar la gestión
de la organización
Factores a revisar:
• Liderazgo
• Comunicación
• Motivación
• Grupos/equipos de trabajo
• Manejo del stress, conflicto y crisis
• Información y tecnología
• Toma de decisiones
• Creatividad e innovación
CONTROL.
Propósito estratégico: Medición del progreso de las acciones en función del
desempeño.
4. Factores a revisar:
• Naturaleza
• Sistemas
• Niveles
• Proceso
• Áreas de aplicación
• Herramientas
• Calidad
B) ELEMENTOS QUE COMPLEMENTAN SU PROCESO O QUE SON
PARTE DE SU FUNCIONAMIENTO: Verificar si se es Incluyen los elementos
específicos que complementan el proceso administrativo, que enmarcan su fin y su
función, permitiendo determinar su contribución particular al proceso en su conjunto y
funcionamiento de la organización.
- Sistemas
- Proyectos
- Coordinación
- Proveedores
- Almacén e Inventarios
- Servicios generales
- Distribución del espacio
- Adquisiciones
- Importaciones
- Recursos financieros y contables
- Producción
- Comercialización
- Investigación y desarrollo
- Servicio a clientes
- Asesoría interna
- Asesoría externa
Adquisiciones: Abastecimiento de recursos
Distribución del espacio: Disposición de instalaciones para el trabajo
Proveedores: Suministro de Insumos
Recursos financieros y contabilidad: Manejo de registros y control de recursos
Informática: Manejo alterno de información
Asesoría interna: Asistencia para mejorar el desempeño
FUENTES DE INFORMACION:
Son las Instancias a las que se puede recurrir para captar información que se
registra en P.T.,
• Internas
• Órganos de gobierno
• Órganos de control interno
5. • Socios
• Niveles de organización
• Unidades estratégicas de negocio
• Órganos colegiados y equipos de trabajo
• Sistemas de información
• Externas
• Órganos normativos (oficiales y privados)
• Competidores , proveedores, clientes o usuarios actuales y
potenciales
• Grupos de interés
• Organizaciones lideres en el mismo giro industrial, nacionales e
internacionales que dicten normas regulatorias de calidad
• Redes de información en el mercado global
INVESTIGACION PRELIMINAR:
En esta fase es necesario revisar la documentación técnica y legal, información del
campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores
predeterminados, así como el primer contacto con la realidad.
Se lleva a cabo la formulación de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o
tiempos de ejecución, permite perfilar algunos problemas que podrían surgir y brindar
otra perspectiva
Para llevarla a cabo de forma adecuada es necesario tomar los siguientes criterios
Necesidad De Criterios:
1. Determinar las necesidades especificas
2. Identificar los factores que requieren atención
3. Definir estrategias de acción
4. Jerarquizar prioridades en función del fin que persigue
5. Describir la ubicación, naturaleza y extensión de los factores
6. Especificar el perfil del auditor
Es importante estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo
definido.
PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE AUDITORÍA
En base a la información preliminar se procede a preparar la información para su
instrumentación, Incluyendo:
1. Propuesta técnica
2. Programa de trabajo
3. Asignación de la responsabilidad
6. 1. PROPUESTA TÉCNICA:
Naturaleza (tipo)
Alcance (áreas)
Antecedentes (recuentos previos y mejoramientos)
Objetivos (logros pretendidos)
Estrategia (orientación-acción-asignación)
Justificación (necesidad de instrumentación)
Acciones (actividades necesarias)
Recursos (h-m-t)
Costo (recursos financieros)
Resultados (beneficios esperados)
Información Complementaria (material-investigación-apoyo)
2. PROGRAMA DE TRABAJO:
Identificación (nombre)
Responsable (s) (a cargo)
Área (universo bajo estudio)
Clave (numero progresivo)
Actividades (pasos captación-examen información)
Fases (orden secuencial actividades)
Calendario (asignación-inicio-final-cada fase)
Representación gráfica (descripción cuadros-imágenes)
Formato (presentación)
Reportes de avance (seguimiento)
Periodicidad (tiempos-avances-información).
3. ASIGNACIÓN DE LA RESPONSABILIDAD
Con base a la magnitud o grado de complejidad, se asignará al auditor o equipo de
auditores que se estime conveniente. Debiendo reunir los conocimientos necesarios y
la experiencia necesaria para una implementación.
- Capacitación: Información, proceso, preparación-aplicación-implementación
- Actitud: Labor de investigación-amabilidad-discreción.
Para el personal asignado:
Objetivo que se persigue
Áreas involucradas
Calendarización de actividades
Documentos soporte
Inventario estimado de información a captar
Distribución de cargas de trabajo
Registro de información
Forma de reportar
Mecanismos de coordinación y supervisión.
7. Integrando el personal y niveles de decisión, mandos, operativos, según el área,
equipo de trabajo, apoyos visuales, técnicos y pedagógicos, promoviendo un clima de
confianza y colaboración.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR.
Es la percepción que el auditor tiene de la organización como producto de su
experiencia y visión; en base a esto se prepara un marco de referencia el cual
fundamente la necesidad de auditar, considerando para ellos los siguientes
elementos:
Génesis de la organización. (Creación, cambios, manejo, delegación de
facultades)
Infraestructura. (Procesos-funciones, modificaciones de estructura, nivel de
desarrollo tecnológico)
Formas de operación. ( Desempeños, logros, expectativas, procesos de toma
de decisiones)
Posición competitiva. (Naturaleza, dimensión, sector, giro, competencias centrales,
clientes, proveedores)
EXAMEN:
Recopilación de información:
Técnicas de recolección
o Investigación documental
o Observación directa
o Acceso a redes de información
o Entrevista
o Cuestionarios
o Cédulas
Medición
Papeles de trabajo
Evidencia
Supervisión del trabajo
En esta etapa se inicia la ejecución de los programas para obtener la información
necesaria del área sujeta a revisión.
Es de selección y aplicación de las técnicas de recolección que se estimen viables de
acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, selección de instrumentos de
medición que se emplearan, manejo de papeles de trabajo y evidencia, así como
supervisión para una coordinación eficaz.
8. Esto es: RECOPILACION DE INFORMACION
TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN:
Es la manera de enfocarse al registro de todo tipo de hallazgo y evidencia que haga
posible su exámen objetivo.
Esta Información es para emplear sola o en combinación de las siguientes técnicas.
A) Investigación documental:
Normativa
Administrativa
Mercado
Ubicación geográfica
Estudios financieros
Situación económica
Comportamiento del consumidor
B) Observación directa:
Revisión física, para conocer las condiciones laborales y clima organizacional
imperante.
C) Acceso a redes de información:
Para detectar información operativa o normativa y facilitar el intercambio
electrónico de datos, manteniendo una relación interactiva.
D) Entrevistas:
- Saber que se quiere y tener claro el propósito y sentido
- Establecer anticipadamente la distribución del trabajo
- Concertar previamente la cita
- Atender el compromiso
- Clasificar la información obtenida
- Registrar la información por escrito en una bitácora
E) Cuestionarios:
Serie de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por
capítulos con el propósito de mostrar la interrelación y conexión entre las
diferentes áreas y rubros que brinden un perfil completo de la organización
F) Cédulas:
Están integradas por formularios que incluyen casillas, bloques y columnas que
facilitan la agrupación y división de su contenido para su revisión y análisis.
Permiten abrir el rango de captación de información y comparar conceptos en
las respuestas facilitando su análisis de resultados
9. Métodos o escalas de Medición.
Escalas de medición para garantizar la confiabilidad y validez de información
registrada.
Papeles de trabajo
Evidencia
Supervisión del trabajo
Estipuladas en la planeación, y su variedad, uso y precisión = acciones del auditor.
EVALUACIÓN:
Propósito
Procedimiento
Técnicas de análisis administrativo
Formulación del diagnostico administrativo
PROPOSITO Y PROCEDIMIENTO:
En esta etapa, se aplican procedimientos y técnicas de análisis administrativo
para evaluar la información obtenida en la fase de instrumentación-exámen para
emitir conclusiones tomando en cuenta lo siguiente:
a) Concentración de información obtenida
b) Clasificación de la información
c) Evaluación de resultados
d) Determinación de soluciones
TECNICAS DE ANALISIS ADMINISTRATIVO: Se realiza en base a una:
A. Base conceptual.- Establecer naturaleza y magnitud de necesidades, identificación
de factores en sus funciones, determinación de recursos disponibles, cauce de
acciones
B. Marco de referencia.- Partiendo del diagnostico preliminar se determinan las
bases de actuación de las variables y estrategias.
C. Contenido.- Para que el diagnostico administrativo aporte elementos de decisión se
deben incorporar los siguientes aspectos:
10. • Contexto: Fisonomía de la empresa de acuerdo a su situación actual y su
trayectoria
• Información operativa: Gestión de funciones, procesos y proyectos, análisis del
proceso administrativo
• Desempeño: Comportamiento, resultados, manejo de indicadores y de gestión
• Estrategia competitiva: Enfoques, procesos, habilidades, propósitos
• Liderazgo: Cultura organizacional, trabajo en equipo, calidad de vida
• Perspectivas: Estructura, oportunidades de negocio, potencial de innovación,
control estratégico.
FORMULACION DEL DIAGNOSTICO ADMINISTRATIVO.
Para realizar adecuadamente el Diagnóstico Administrativo, es necesario llevar un
orden lógico para lograr recopilar e interpretar adecuadamente la información y
cumplir con los objetivos deseados, difícilmente se podrán obtener si no existen
parámetros de evaluación que indiquen los aspectos que se deben evaluar.
PRESENTACION (INFORME).
Aspectos operativos
Lineamientos generales para su preparación
Tipos de informe
– General
– Ejecutivo
– De aspectos relevantes
Propuesta de implantación
• Programa
• Métodos
• Integración de recursos
• Ejecución del programa
Presentación del informe
INFORME: Es la narración escrita sobre los resultados que se obtienen de una
revisión. Es la prueba de sugerencias y acuerdos tomado; señalando los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones de la auditoria; debiendo contener información
respecto de la magnitud de los hallazgos, y la frecuencia con que se presentan en
relación con el número de casos o transacciones revisadas en función de las
operaciones realizadas, sustentadas por evidencia competente, relevante y
debidamente documentada, debiendo reunir:
- Objetividad: Visión imparcial de los hechos
- Oportunidad: Disposición de la información en tiempo y lugar
- Claridad: Fácil comprensión del contenido
- Calidad: Apego a las Normas de calidad
- Lógica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas
11. ASPECTOS OPERATIVOS:
Revisar antes de la entrega final los siguientes aspectos:
• Introducción (criterios emprender y ejecutar)
• Antecedentes (génesis y actualidad)
• Justificación (necesidad de aplicación)
• Objetivos de la auditoria (razones y fines)
• Estrategias (acciones y recursos)
• Recursos (requerimientos)
• Costo (R.F. utilizados)
• Alcance (ámbito, profundidad, cobertura)
• Acciones (actividades)
• Metodología (técnicas-indicadores)
• Resultados (hallazgos y evidencia)
• Conclusiones y Recomendaciones
• Alterativas de implantación (programas y métodos)
• Desviaciones significativas (según Normas)
• Opiniones de los responsables de las áreas auditadas (puntos de vista)
• Asuntos especiales (asuntos de estudio)
LINEAMIENTOS GENERALES PARA SU PREPARACION.
Es necesario que el informe se presente de forma oportuna, prestando atención a la
formulación de criterios susceptibles de llevarse a la práctica y con visión estratégica,
tomando en cuenta los siguientes aspectos:
a) Objetiva al llegar a las conclusiones y recomendaciones finales
b) Ponderar las soluciones propuestas para determinar su practicidad y viabilidad
c) Explorar diferentes alternativas para transmitir las causas y efectos inherentes a
los hallazgos, para traducirlas en recomendaciones preventivas o correctivas
d) Homogeneizar la integración y presentación de los resultados para que exista
coherencia entres los hallazgos y los criterios para su atención
e) Aprovechar el apoyo para fundamentar sólidamente los resultados
f) Establecer las bases para constituir un mecanismo de información permanente
g) Crear conciencia en los niveles de decisiones, de la importancia del
cumplimiento de las medidas recomendadas
h) Establecer forma y contenido de los reportes para el seguimiento de acciones
i) Tomar en cuenta los resultados de auditorías anteriores, para evaluación del
tratamiento y acciones tomadas en la implementación de resultados.
12. TIPOS DE INFORME
Informe general
Informe ejecutivo
Informe de aspectos relevantes
INFORME GENERAL.
Debe contener:
Responsable
Introducción
Antecedentes
Técnicas empleadas
Diagnostico
Propuesta
Estrategia de implementación
Seguimiento
Conclusiones y recomendaciones
Apéndices o anexos
INFORME EJECUTIVO
Debe contener:
Responsable
Periodo de revisión
Objetivos
Alcance
Metodología
Síntesis
Conclusiones
INFORME DE ASPECTOS RELEVANTES: Se integra con base a un criterio de
selectividad que considerando aspectos que reflejan obstáculos, deficiencias o
desviaciones captadas durante el examen de una empresa, mediante este informe se
puede analizar y evaluar:
• Proceso de aplicación de la auditoria
• Observaciones relevantes
• Auditoria en proceso, reprogramada o replanteada
• Horas hombre utilizadas
• Causa y efectos de las observaciones formuladas
• Posibles causas que se pueden derivar de las observaciones formuladas
Para la ayuda en la toma de decisiones se puede presentar acompañado de un
informe general o ejecutivo.
13. PROPUESTA DE IMPLEMENTACION
La implementación de las recomendaciones constituye uno de los aspectos clave
para afectar en forma efectiva a la organización, ya que representa el momento de
transformar las propuestas en acciones específicas para cumplir con el propósito de la
auditoria
Se realiza en 3 fases:
1. Preparación del programa:
2. Métodos de implementación
3. Integración de recursos
PREPARACIÓN DEL PROGRAMA:
Determinar las actividades que deben efectuarse y la secuencia de su
realización
Establecer el tiempo de duración de cada actividad y el total de la
implementación
Estimar los requerimientos de personal, instalaciones, mobiliario y equipo
Delimitar claramente las responsabilidades del personal responsable de la
ejecución
MÉTODOS DE IMPLEMENTACIÓN
o Instantáneo
o Proyecto piloto
o En paralelo
o Parcial o por aproximaciones sucesivas
o Combinación de métodos
SEGUIMIENTO:
Objetivo general
Lineamientos generales
Acciones específicas
Criterios para la ejecución de auditorías de seguimiento
OBJETIVO GENERAL: Comprobar los resultados de las medidas implantadas y
en su caso sugerir las medidas correctivas necesarias para su mejor
efectividad.
14. LINEAMIENTOS GENERALES
La responsabilidad de seguimiento debe ser definida por escrito dentro del
informe o por medio de un manual
Las actividades de seguimiento deberán ser incluidas en el plan de trabajo del
grupo de auditoria
Diseñar los programas específicos de seguimiento a fin de asegurar la
cobertura de todo el proceso
La administración es responsable de tomar las acciones correctivas sobre los
hallazgos u observaciones de auditoría reportados
ACCIONES ESPECÍFICAS
Enfocarse a cierta área o función, definiendo por escrito, las acciones a seguir en
cuanto a:
- Personal
- Actividades
- Papeles de trabajo
- Tiempo
- Programas o proceso
- Avances y resultados
CRITERIOS PARA LA EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS DE SEGUIMIENTO.
Hacer una revisión periódica del sistema para evitar la obsolescencia del mismo, lo
cual afectaría en forma directa la eficiencia de la organización.