Deze white paper licht het concept total cost of ownership (TCO) toe, als cruciale parameter bij de keuze van technologie in de zorg. Het is niet de enige parameter die we kunnen gebruiken, maar wel de meest complete en de meest objectieve. Hij helpt ons de bomen door het bos te zien. Met het TCO-concept in de hand proberen we alle kosten te kwantificeren: tijd, risico, complexiteit… Door alles een waarde te geven wordt het mogelijk een echte en eerlijke vergelijking te maken tussen technologische oplossingen.

1. White paper
Total cost of ownership van technologie in de zorg

2. White paper
Total cost of ownership van technologie in de zorg
24/09/2014 p. 2
White paper
Total cost of ownership van technologie in de zorg
Inleiding 2
Over total cost of ownership (TCO) .............................................................................................................. 3
TCO in de zorg: een voorbeeld .................................................................................................................... 6
Besluit: neem alle kosten in rekening .......................................................................................................... 7
Over de auteur ............................................................................................................................................... 7
Inleiding
Technologische oplossingen zijn al enkele jaren aan een steile opmars bezig in de zorg. Zowel in de gezondheidszorg als de ouderenzorg, in de georganiseerde zorg en ook in de thuiszorg. Door processen te automatiseren, informatie te registreren en via betere communicatie kunnen we efficiënter en effectiever werken. Daardoor komt er meer tijd vrij voor de echte zorg, wat ten goede komt aan de patiënt én de zorgverlener.
De juiste technologie en een goede leverancier selecteren is daarbij niet eenvoudig. Vaak moeten diverse elementen uit verschillende bronnen worden begrepen, vergeleken en gecombineerd. We moeten zorg vertalen naar technologie. Bovendien maakt alles meestal ook nog eens deel uit van een groot nieuwbouwproject. De bouwheer moet al veel knopen doorhakken, laat staan dat hij de tijd krijgt om zich te verdiepen in elk specifiek detail van de elke technologische oplossing in zijn gebouw. Net omdat de technologie zo nauw verbonden is met de dagelijkse werking van de zorg, is de keuze voor de juiste oplossing en leverancier nochtans heel belangrijk. Niet alleen op korte termijn, maar zeker ook op lange termijn. Wie weet hoe de wereld er binnen 5 of 10 jaar zal uitzien? En toch lijkt net dat soms verwacht te worden…
Deze white paper licht het concept total cost of ownership (TCO) toe, als cruciale parameter bij de keuze van technologie in de zorg. Het is niet de enige parameter die we kunnen gebruiken, maar wel de meest complete en de meest objectieve. Hij helpt ons de bomen door het bos te zien. Met het TCO-concept in de hand proberen we alle kosten te kwantificeren: tijd, risico, complexiteit… Door alles een waarde te geven wordt het mogelijk een echte en eerlijke vergelijking te maken tussen technologische oplossingen. We vergelijken geen appelen met peren, wat bij uitstek van belang is als we verschillende alternatieven moeten combineren.
De voorbeelden en berekeningen in deze white paper komen uit de intramurale ouderenzorg (woon- zorgcentra), maar ze werken ook in de thuiszorg, gezondheidszorg… Gezien de achtergrond van de auteur, ligt de focus op technologieën die verband houden met zorgregistratie, sturing van

3. White paper
Total cost of ownership van technologie in de zorg
24/09/2014 p. 3
technieken in het gebouw, automatisering, en op het beheer ervan. Maar alles is evengoed toepasbaar op bijvoorbeeld ICT en software.
Over total cost of ownership (TCO)
Het principe van total cost of ownership (TCO) bekijkt alle kosten doorheen de levensloop van een product of systeem, of het nu gaat over machines, voertuigen, software of een andere technologie. Vaak wordt bij de selectie van een technologie maar één aspect in beschouwing genomen: de aankoopkost. Maar dat is alleen maar de kost die je maakt op dag 1. De kosten gemaakt tijdens de verdere levensduur worden vaak vergeten. Die zijn nochtans belangrijk. In het geval van technologie in de ouderenzorg, bijvoorbeeld, is een levensduur van meer dan 10 jaar courant. Hou dus ook rekening met de kosten na de aankoop.
Onderstaande grafiek vergelijkt de evolutie van de kost van enkele (theoretische) systemen:
Systeem 1 (blauw) heeft een lage aankoopkost en een vaste jaarlijkse kost. De curve stijgt lineair. Systeem 2 (rood) heeft de laagste aankoopkost, maar een groeiende jaarlijkse kost. De curve stijgt exponentieel. Systeem 3 (groen) heeft de hoogste aankoopkost, maar een lagere vaste jaarlijkse kost.
Wie alleen maar naar de aankoopkost kijkt kiest onmiddellijk voor systeem 2. Het lijkt 25 000 EUR goedkoper dan systeem 3. Maar breng je de TCO in rekening, dan zie je dat systeem 3 na 15 jaar 35 000 EUR goedkoper is dan systeem 2!
De curves van de drie systemen geven ook inzicht in de zogenaamde terugbetaaltijd: het moment waarop het ene alternatief goedkoper wordt dan het andere. Systeem 3 (groen) is na jaar 9 al voordeliger dan systeem 1, dat wel een lagere aankoopkost had.
€ -
€ 10.000
€ 20.000
€ 30.000
€ 40.000
€ 50.000
€ 60.000
€ 70.000
€ 80.000
€ 90.000
jaar
0
jaar
1
jaar
2
jaar
3
jaar
4
jaar
5
jaar
6
jaar
7
jaar
8
jaar
9
jaar
10
jaar
11
jaar
12
jaar
13
jaar
14
jaar
15
TCO
Systeem 1
Systeem 2
Systeem 3

4. White paper
Total cost of ownership van technologie in de zorg
24/09/2014 p. 4
Elke curve begint aan de initiële investering. Hierin zitten typisch de prijs van de technologie op zich (hardware en/of software), maar bijvoorbeeld ook:
 Installatiekosten: Dit zijn de uren die betaald moeten worden aan een technicus voor de installatie. Maar ook kosten gelinkt aan de complexiteit van de installatie: extra kabels die moeten getrokken worden, een vertraagde oplevering… De kosten van de integratie sluiten hier nauw bij aan. Het gebeurt vaak dat twee alternatieven worden vergeleken: een geïntegreerd systeem (een suite van oplossingen) en een combinatie van losse componenten (een smeltkroes van verschillende leveranciers). Belangrijk hierbij is dat de vergelijking juist gebeurt. Is de som van functionaliteiten dezelfde? Is er geen verborgen kost bij het samenbrengen van de losse componenten van het niet-geïntegreerd systeem?
 Opleidingskosten: Dit zijn de vergoedingen die je betaalt aan een trainer, maar ook de kost van het personeel dat in de opleiding zit en dus niet aan de slag is. Neem een woon-zorgcentrum met 20 verzorgenden, elk met een loonkost van 200 EUR per dag. Leverancier 1 organiseert een driedaagse training om zijn systeem uit de doeken te doen. Leverancier 3 heeft maar een halve dag nodig. Kwantificeren we dit volgens het principe van de TCO en we krijgen een verschil van 10 000 EUR!
De echte TCO wordt echter niet alleen bepaald door de initiële investering, maar ook door de jaarlijkse kosten, die de helling van de curve bepalen. In de zorg zijn dat:
 Gebruikskost: Hoeveel kost het om de technologie te gebruiken? Denk hierbij aan directe kosten als licentiekosten , maar onderschat ook de indirecte kosten niet. Hoeveel tijd vraagt het gebruik van de technologie? Vaak wordt technologie geïntroduceerd met de bedoeling tijd te winnen op de werkvloer, maar wordt te veel tijd verloren aan het beheer van de technologie. Moet de rusthuisdirecteur 1 uur per week te spenderen aan het beheren, opzetten en configureren van de technologie, of 1 uur per dag?
 Onderhoudskost: Hoeveel kost het om de technologie werkend en performant te houden? Denk hierbij aan directe kosten zoals een onderhoudscontract, maar ook aan indirecte kosten zoals de kost van de complexiteit. Stel dat je het systeem na een paar jaar wil uitbreiden? Wat eerst overbodig leek, blijkt dan toch nuttig en zelfs noodzakelijk!
Hoe gemakkelijk is het om iets toe te voegen? Moet er nieuwe hardware en bekabeling bij, of kan alles op de bestaande infrastructuur gebouwd worden? Kun je de upgrade zelf doen of moet er een technicus langskomen? Is die technicus onmiddellijk beschikbaar? En wat als we alleen een paar kamers wil upgraden, bijvoorbeeld de dementenafdeling? Kan dat? Of moet er meteen voor gans het gebouw betaald worden?
Van de drie systemen uit de grafiek is er één waarvan de kost exponentieel oploopt: systeem 2. Dat gebeurt als er bovenop de vaste jaarlijkse kost ook nog eens componenten uitvallen, een verschijnsel dat typisch elk jaar groter wordt eens het zich voordoet. Kijk dus ook naar de kwaliteit en de betrouwbaarheid van de onderdelen, zowel van de centrale componenten als in de kamers. Is de server van professionele kwaliteit? Worden taken geregistreerd op een betrouwbare terminal of op een consumer touchscreen?

5. White paper
Total cost of ownership van technologie in de zorg
24/09/2014 p. 5
 Impact op operationele zaken: De echte doelstelling van de introductie van technologie in de zorg moet zijn om impact te hebben op de dagelijkse werking. Dingen sneller afhandelen, minder tijd verliezen tussen zorgtaken, automatiseren, minder fouten maken… Enkele voorbeelden uit de ouderenzorg zijn:
o Tijd gespendeerd aan administratie: Taken registreren, observaties tijdens de dienst, hand-over van informatie tussen de diensten… Elke minuut die verzorgenden hieraan spenderen kunnen ze niet spenderen aan de bewoners. Het is dus belangrijk om bij de selectie van de technologie te bekijken welke informatie wordt behandeld en hoe vlot dat gebeurt. Moet je toch nog met pen en papier aan de slag? Moet je inloggen, vijf keer klikken, 20 keer scrollen om een lichaamstemperatuur in te geven? Hoe is de koppeling met andere systemen en informatiebronnen in het gebouw? Moet je informatie twee keer ingeven?
o Tijd gespendeerd aan verplaatsing en transport (door het gebouw): Het lijkt vreemd, maar in de zorg wordt relatief veel tijd gespendeerd aan verplaatsingen door het gebouw. Een wandelingetje van vijf minuten tot bij een bewoner lijkt op zich niet lang, maar wordt dat wel als je het vijf keer per dag moet doen, en onnodig. En als die wandeling er een wordt van 15 minuten omdat je tijdens de nachtshift aan de andere kant van het gebouw zit, dan ondervind je letterlijk de impact van verplaatsingen aan den lijve. Technologie maakt het mogelijk om vanop afstand met een bewoner te communiceren, of om gewoon te luisteren of alles in orde is (uitluisteren). Met automatische oriëntatieverlichting kun je ervoor zorgen dat een bewoner ’s nachts zelf veilig het toilet kan bezoeken.
Verder in deze white paper zullen we aan elke tijdswinst een waarde toekennen, volgens het principe van de TCO. Schat de impact van tijdwinst goed in bij de selectie van een technologische oplossing.
 Impact op verborgen kosten:
o Energie: Energieverbruik is een onderwerp dat aan belang wint in elke sector. Een woon-zorgcentrum is een omgeving waar 24 uur per dag gewoond en gewerkt wordt. Bovendien zijn de bewoners zorgbehoevend, wat een andere context is dan bijvoorbeeld een thuis- of kantooromgeving. Elke besparing op energie is welkom en betekenisvol in de zorg. Ook hier kan technologie een oplossing bieden. Lichten hoeven niet aan te blijven waar niemand is. Een ruimte met open vensters en deuren hoeft niet verwarmd te worden. Dergelijk zaken (en meer) kunnen automatisch gedetecteerd en gestuurd worden. Ideaal gebeurt dit met dezelfde gebruikersinterface waarmee de beheerder vertrouwd is, de interface die ook de rest van de zorg en het gebouw aanstuurt.
o Veiligheid: Veiligheid voor bewoners en medewerkers is een basisvereiste voor elke zorgomgeving. Technologie gebruiken om de veiligheid te verhogen draagt ook bij aan de TCO. Medewerkers krijgen in één oogopslag een overzicht van de toestand op een dashboard. Door toegangscontrole met badges komen personen niet op plaatsen waar ze niet horen te zijn, en vermijden we diefstal. Automatische alarmen (“Bewoner X is na 30 minuten op het toilet nog niet terug in bed.”) kunnen de responstijd bij noodgevallen verkleinen. En verder onheil kan voorkomen worden door gevaarlijke apparaten automatisch uit te schakelen, bijvoorbeeld.

6. White paper
Total cost of ownership van technologie in de zorg
24/09/2014 p. 6
Dat zijn maar enkele voorbeelden van waar en hoe technologie een impact kan hebben op de TCO. Elke functionaliteit zal er op een of andere manier toe bijdragen. Ga bij een nieuw project op zoek naar die bijdrages en kwantificeer ze.
TCO in de zorg: een voorbeeld
In dit voorbeeld berekenen we de TCO van technologie in de zorg. Zoals hierboven drukken we elke bijdrage tot de TCO uit in een geldwaarde, omdat dat ons toelaat een eerlijke vergelijking te maken. De bijdragen wordt veroorzaakt door lagere kosten, tijdswinst, lager risico… Het woon-zorgcentrum in ons voorbeeld heeft 100 bewoners en 20 verplegenden en verzorgenden. We vergelijken twee theoretische systemen A en B, en kwantificeren de verschillen. De impact van de beide systemen is theoretisch; de echte impact op uw project kan sterk verschillen.
Omschrijving
TCO waarde/verschil over 10 jaar Installatie en complexiteit (1): betaling van een technicus om het systeem te installeren en configureren. Als de installatie van systeem A een dag minder lang duurt dan systeem B, dan is de bijdrage aan TCO de dagprijs van die technicus. € 800
Installatie en complexiteit (2): door de grotere complexiteit van systeem B (bv. door extra integratie) gebeurt de oplevering een week later dan voorzien. Het woon- zorgcentrum is daardoor een week later operationeel. [bron: Sectorstudie Rusthuizen – FOD Economie]
€ 1 000 Opleiding: de leverancier van systeem B organiseert een driedaagse training. Voor systeem A volstaat een halve dag. € 10 000
Licenties: systeem A hanteert een licentiekost van 1 EUR per jaar per bewoner. Systeem B lijkt nauwelijks duurder: 1,5 EUR per jaar per bewoner. Maar de berekening van de totale TCO-impact toont belangrijke verschillen.
€ 500 Gebruik: systeem A draait nagenoeg volautomatisch. Het beheer duurt gemiddeld een halve dag per maand. Bij systeem B is dit een halve dag per week. € 40 000
Onderhoudscontract: systeem A heeft een onderhoudscontract van 250 EUR per maand. Systeem B lijkt nauwelijks duurder met 275 EUR per maand. Maar de berekening van de totale TCO-impact toont belangrijke verschillen.
€ 3 000 Uitbreidingen en aanpassingen: er is een nieuwe vleugel bijgebouwd. De capaciteit of functionaliteit van de technologie moet worden uitgebreid. Bij systeem A kan dit vanop afstand op de bestaande server, door extra licenties te activeren. Bij systeem B moet een nieuwe server geïnstalleerd en bekabeld worden, waarvoor een technicus moet langskomen. € 7 500
Tijdswinst (taken): er zijn heel wat soorten taken in een woon-zorgcentrum. Op een gemiddelde dag in een woon-zorgcentrum met een zorgbehoefte van 75% worden er ca. 60 zorguren per 30 bewoners gepresteerd. [bron: Benchmark Werkdruk en Werkvolume]. Systeem A kan dit met 2% verbeteren, systeem B met 1,5%.
€ 90 000 Tijdswinst (administratie): elke verzorgende spendeert gemiddeld 15 minuten per dag aan administratie. Systeem A kan dit met 5% verbeteren, systeem B met 2,5%. € 6 250
Tijdswinst (verplaatsingen): elke verzorgende spendeert gemiddeld 45 minuten per shift aan verplaatsingen binnen het gebouw. Dankzij een systeem van spraak- terugspraak of uitluisteren verbetert systeem A dit met 5%, en systeem B met 2,5%.
€ 18 750 Energieverbruik: het energieverbruik in een woon-zorgcentrum bestaat uit ongeveer € 26 750

7. White paper
Total cost of ownership van technologie in de zorg
24/09/2014 p. 7
3 000 kWh elektriciteit en 10 000 kWh gas per kamer per jaar. [bron: Energieprestatie- indicatoren voor rusthuizen]. We rekenen € 0,19/kWh elektriciteit en € 0,05/kWh gas [bron: VREG].Via intelligente technologie (bv. automatisch sturen van verlichting en verwarming), kan systeem A dit met 5% verbeteren en systeem B met 2,5%. Totaal (verschil in TCO tussen systeem A en systeem B over 10 jaar) € 204 550
In dit voorbeeld zou de aankoopkost van systeem B meer dan € 200 000 lager moeten liggen dan die van systeem A, om in het totaalplaatje nog voordelig uit te komen!
Besluit: neem alle kosten in rekening
Wie een technologische oplossing kiest in de zorg moet het totale plaatje bekijken! Daarvoor is kennis van zaken nodig en een brede blik. Total cost of ownership (TCO) is de tool bij uitstek om een objectieve en volledige analyse te maken. Bij elke keuze loont het de moeite om de TCO-waarde te kennen. Iets wat op het eerste gezicht triviaal lijkt, kan een verrassend grote kost of besparing met zich meebrengen. Als we zowel aanbieders als vragers kunnen aanzetten om dit principe te hanteren, zullen de juiste producten op de markt blijvend worden aangeboden.
Over de auteur
Tom Bert studeerde in 2002 af als elektrotechnisch ingenieur aan de universiteit van Gent. In 2006 behaalde hij aan diezelfde universiteit een doctoraatstitel. Sinds 2013 is hij aan de slag bij Niko. Niko heeft een ruime ervaring in huis- en gebouwautomatisering. Sinds meer dan 15 jaar gebruikt men die expertise om woonzorgcentra en serviceflats uit te rusten met toekomstgerichte en intelligente zorgsystemen. Centraal daarin: comfort, veiligheid, energiebeheer en zorg.
Neem contact op via Tom.Bert@niko.be