Office 365: van moeten naar willen gebruiken
Live Webinar | 6 juli – 9.30 – 10.30
Harmon.ie webinar 1
Veel organisaties worstelen met het echte gebruik van hun samenwerkingsomgevingen. Vaak ligt de focus bij de adoptie (als die er al is geweest) vooral op training in het gereedschap. In diverse onderzoeken komt een werkelijk gebruik van slechts 10-20% regelmatig terug. Hoe halen we eruit wat erin zit? Hoe zorgen we dat medewerkers Office 365 willen gebruiken, in plaats van moeten? Kortom: Hoe krijg je iedereen aan het werk met Office 365?
In dit webinar nemen we u mee in concrete adoptie strategieën voor Office 365. Onderwerpen:
Hoe krijg je iedereen aan het werk met Office 365?
Begin met ‘Waarom’ (Simon Sinek);
Adoptie curve van Rogers;
Veranderen van gedrag;
Adoptie strategieën voor diverse groepen en situaties;
Scenario’s: het werk omdenken.
3. Agenda
• 3G
adoptie
model
• Persoonlijkheidsvoorkeuren
• Adoptie
curve
– Start
met
Waarom,
5x
Waarom
• Motivatie
volgens
Pink
en
Maslow
• Adoptie
curve
– S-‐curve
• Van
weerstand
naar
veranderbereidheid
• Interventies
– Migratie
van
Sametime naar
Skype
for Business
• Scenario’s
– Voorbeelden
• Divers
trainingsaanbod
– Small
– Medium
-‐ Large
• Maak
het
echt
– Tiny
Habits
• En
nu
verder
…
12. Ik
doe
het
SAMENIk
doe
het
SAMENIk
doe
het
met
ZORGIk
doe
het
met
ZORG
Ik
doe
het
NUIk
doe
het
NUIk doe
het
JUISTIk doe
het
JUIST
DenkenDenken
VoelenVoelen
IntrovertIntrovert ExtravertExtravert
15. Persoonlijkheidsvoorkeuren
en
leerproducten
Praktische
actie
Gerichte
trainingen
Zelf
kunnen
experimenteren
Testomgeving
Veel
interactie
tijdens
sessies
Creatieve
workshops
Betrokken
zijn
bij
de
verandering
Open
inspraaksessies
Weloverwogen
uitwerkingen
Gedegen
syllabus
Logische
systematische
benadering
Computer
Based Training
Objectieve
informatie
Uitgebreide
documentatie
Gefocussed verder
komen
Gerichte
testen
en
examens
17. 17
• Betrokkenheid bij
keuze platform
• Aankondiging
• Als eerste toegang
krijgen
• Koppelen nieuwe
technologie aan
missie / visie
organisatie
(WAAROM).
18. Start
with Why
“People
don’t
buy
what you
do,
they
buy
why
you
do
it.”
Simon
Sinek,
Start
with Why
30. Weerstand
Individuen
• Angst
voor
het
onbekende
• Tevreden
hoe
het
is
• Niet
veranderd
willen
worden
• Onduidelijk
beeld
van
het
toekomstig
nut
• Belanghebbende
in
de
status
quo
Groepen
• Gewoontes
van
de
groep
• Verandering
is
onherroepbaar
• Werk
praktijk
en
technologie
zijn
onafscheidelijk
Organisatie
• Cultuur
• Politiek
• Inconsistentie
• Falende
systemen
• Tijd
31. Van
weerstand
naar
veranderbereidheid
Negatief
model
van
weerstand Positief
model
van
weerstand
Kijk
op
weerstand
• Onvermijdelijke
ongewenste
reactie
op
organisatorische
veranderingen
• Laat
geen
ruimte voor
een
kritische
beschouwing
van
veranderingen
• Uiting
van
afkeuring
• Vermijdbare
gewenste
reactie
op
organisatie
veranderingen
• Biedt
ruimte
voor
een
kritische
beschouwing
van
veranderingen
• Uiting van
betrokkenheid
De
blik
gericht
op • Het
verleden
• Het
bestrijden
van
en
vechten
tegen
weerstand
• De
toekomst
• Begrijpen
van
en
omgaan
met
weerstand
Strategieën
om
weerstand
te
veranderen
• Onderhandelen
• Manipuleren
• Afdwingen (werken
tegen weerstand)
• Communiceren
• Participeren
• Faciliteren
(werken
met
weerstand)
Kijk
op
organisaties Organisaties
zijn
ontworpen
met
het
oog
op
stabiliteit
en
controle
Organisaties
beschikken
over
ingebouwde
mechanismen
om
met
verandering
om te
gaan
Kijk
op
organisatieverandering
Organisatieverandering
is
het
wijzigen
van
collectieve
systemen
Organisatieverandering
is
een
collectieve gedragsverandering
(mensen
veranderen)
32. Ajzen’s model
van
gepland
gedrag
Ajzen’s model
van
gepland
gedrag
(Ajzen 1991).
controle
norm
attitude
intentie gedrag
33. Ajzen’s model
van
gepland
gedrag
kunnen
veranderen
moeten
veranderen
willen
veranderen
verander
bereidheid
gedrag
34. DINAMO
diagnose-‐model
DINAMO-‐onderzoek,
Metselaar
1997
gedrag
verander
bereidheid
houding
collega’s
moeten
gevolgen
voor
werk
emoties
meerwaard
e voor
organisatie
willen
aansturing
proces
ervaringen
tijd en
mankracht
complexiteit
kunnen
39. “We
hebben
een
mogelijkheid
gevonden
om
ons
resultaat structureel
te
verbeteren,
maar
daarvoor
hebben
we
wel
jullie
commitment nodig.
We
moeten
niet
alleen
met
elkaar
maar
ook
met
onze
relaties
beter
samen
gaan
werken.”
"We
zijn
in
het
vizier
gekomen
van
de
materiaalcommissie
van
de
Olympische
Spelen
van
2016.
Target
BV
is
in
de
race
om
alle
materialen
te
mogen
leveren.”“…
dit
is
nog
verre
van
een
gelopen
race
en
we
zullen
alle
zeilen
moeten
bijzetten
om
die
opdracht
binnen
te
halen.
En
dat
gaan
we
niet
redden
als
we
niet
een
aantal
dingen
anders
gaan
doen.
Om
dit
doel
te
bereiken,
zullen
we
dus
terug
moeten
naar
de
basis,
het
waarom
van
Target
BV
want
daar
zit
onze
kracht.”
“OnTarget
weerspiegelt
onze
overtuiging
en
visie
dat
we
om
samen
verder
te
komen
met
zijn
allen
op
één
lijn
moeten
zitten.
Hiervoor
is
het
delen
van
onze
kennis
een
vereiste,
dit
platform
kan
die
kennisdeling
en
samenwerking
faciliteren.
Dit
platform
is
geen
doel
op
zich,
maar
het
is
een
middel
om
ons
sterk
te
maken
voor
de
toekomst
en
wellicht
Rio
binnen
te
slepen!"
Verandernoodzaak
Samen
schieten
op
resultaat,
Silverside
2014
41. 41
• Meedenken over
toepassing: scenario’s
• Koppelen aan
bewezen werkwijze
• Betrokkenheid bij
keuze platform
• Aankondiging
• Als eerste toegang
krijgen
• Koppelen nieuwe
technologie aan
missie / visie
organisatie
(WAAROM).
42. Werk
scenario’s
Werkpraktijk
=
De
manier
waarop
een
groep
mensen
hun
taken
en
activiteiten
voor
hun
rol
uitvoeren.
Cultuur
=
• Werk
praktijk
• Attitude
• Waarden
• Doelen
43. Wat
is
een
scenario?
• Jouw
acties die
leiden
tot
een
resultaat.
• Versimpelde weergave
van
werk
binnen
een
bepaalde
context,
groep
of
persona’s.
• Concrete
toepassing van
divers
gereedschap.
• Huidig
werk
omdenken naar
een
nieuwe
manier
van
werken,
met
een
gezamenlijk
doel.
• 3G verbind ‘gevoel’
(waarom),
‘gedrag’
(hoe) en
‘gereedschap’
(wat)
in
werkafspraken
en
richtlijnen.
• ‘Stoppen
met,
Gaan
doen’
patronen
stimuleren
de
verandering.
44. Format
van
een
scenario
Doelgroep
Wie
zijn
er
betrokken
bij
dit
scenario,
en
in
welke
rol?
Doel
Waartoe
moet
de
samenwerking
leiden?
Houdt
de
‘Waarom’
hierbij
in
gedachten!
Verandernoodzaak
(Welk
probleem
lost
het
op?)
WIIFM
Welke
voordelen
biedt
dit
de
verschillende
betrokkenen
?
Beschrijving
De
werk
processen,
inhoud,
soorten
informatie.
Acties
die
medewerkers
doen
en
met
wie
Communicatie-‐matrix
Werk
afspraken
Hoe
helpt
mij
dit
in
mijn
dagelijkse
werk?
Welke
afspraken,
richtlijnen,
etiquette
zijn
belangrijk?
Wat
moet
ik
weten?
Waar
staat
informatie?
Gereedschap
Welke
apps en
programma’s?
Stoppen
met
/
Gaan
doen
Welk
gedrag
gaan
we
stoppen?
Wat
gaan
we
hiervoor
in
de
plaats
doen?
45. Scenario’s
• Brainstormen
over
ideeën
Iemand
heeft
een
vraag
en
wil
graag
dat
andere
collega's
meedenken.
• Expertise
vinden
medewerker
van
vestiging
x
is
op
zoek
naar
iemand
binnen
de
organisatie
die
kennis
heeft
van...
.
• Betrokkenheid
door
leiderschap
De
directeur
wil
medewerkers
betrekken
bij
de
organisatieverandering
en
legt
de
collega's
een
stelling/vraag
voor
in
een
blog/filmpje/etc.
• Communicatieplein
voorbereiden
en
evalueren
Er
is
maandelijks
een
'Communicatieplein',
waar
voor
collega's
relevante
onderwerpen
aan
bod
komen.
Welke
onderwerpen/sprekers/etc.
• Een
nieuwsbrief
maken
en
publiceren
Het
organiseren,
maken
en
delen
van
nieuws
gebeurt
traditioneel
in
e-‐mail
nieuwsbrieven.
Met
Activiteiten,
Blogs,
en
Statusupdates
kan
het
proces
,
het
maken,
en
het
delen
van
informatie
beter,
sneller,
en
meer
doorlopend.
46. Scenario’s
• Een
reisverslag
/
gespreksverslag
maken
Binnen
een
groep,
of
op
persoonlijke
titel
wordt
verslag
gedaan
in
een
blog.
Dit
kan
zowel
offline,
als
online
gedaan
worden,
met
gebruik
van
verschillende
applicaties
en
apparaten.
• Een
evenement
organiseren
Plan
alle
activiteiten,
en
op
te
leveren
producten/diensten,
afspraken,
en
deel
de
resultaten
met
de
organisatie.
Maak
een
blauwdruk
van
de
stappen
en
procedures.
• Snellere
‘onboarding’
van
nieuwe
medewerkers
Alle
start
procerssen,
formulieren,
taken,
kennismaking,
info
op
één
plek.
Nieuwe
medewekers leren
sneller
hun
organisatie
/
afdeling
/
team
kennen.
Zijn
sneller
‘up
and
running’.
Onboarding kan
al
gebeuren
voor
de
eerste
werkdag
door
een
account
te
geven.
• Makkelijk
kunnen
melden
van
gevaarlijke
situaties
Op
de
locatie,
met
mobiel
apparaat
met
camera,
door
zoveel
mogelijk
mensen,
maximale
hoeveelheid
aan
informatie,
weinig
tijd,
makkelijke
terugkoppeling,
zichtbaar
voor
anderen.
48. 48
• Zien dat anderen het
gebruiken
• Scenario training
• Trainingen S-M-L
• Ondersteuning door
ambassadeurs
• Speeltuin voor
oefening
• Stappenkaarten, FAQ
• Meedenken over
toepassing: scenario’s
• Koppelen aan
bewezen werkwijze
• Betrokkenheid bij
keuze platform
• Aankondiging
• Als eerste toegang
krijgen
• Koppelen nieuwe
technologie aan
missie / visie
organisatie
(WAAROM).
50. S
-‐ Presentaties
(demo)
Eerste
stappen
Communiceren
Zoeken
&
Vinden
Plannen
Organiseren
Beschikbaarheid
&
Bereikbaarheid
Thema’s Onderwerpen
Elementen
Outlook
(UI)Home
Chat
bericht
Antwoorden
en
doorsturen
E-‐mail
handtekening
/
bijlagen
E-‐mail
bericht
maken
/
adresseren
/
spelling
controleren
Bereikbaarheids Status
/
statusbericht
Out-‐of-‐Office
bericht
Skype
Contactpersonen
lijst
Zoekmappen
Mail
groeperen
en
sorteren
Vlaggen,
CategorieënMappen
Tijd
weergaven
als
Agenda
afspraak,
vergadering
maken
Overzicht
bij
EmailAgenda
weergaven
SorterenSnel
zoeken
Zoekcentrum
– een
zoekopdracht
uitvoeren
1
uur
Meerdere
communicatiekanalen
Zoekmappen
51. M
-‐ Training
(demo
+
vragen)
Communiceren
Zoeken
&
Vinden
Plannen
Organiseren
Beschikbaarheid
&
Bereikbaarheid
Thema’s Onderwerpen
chat
historieGroeps-‐chat
Beschikbare
tijd
vinden
vanuit
contactpersoon
email
standaard
werkweek
en
tijden
Categorie
kleuren
Mappen
Zoeken
afzender
of
onderwerp
TakenHerinnering
SorterenCategoriserenZoekmappen
S
+
Contactpersonen
beheren
2
uur
Reistijd
plannen
Skype
contactpersonen
lijsten
Geografische
locatie
Tijd
weergeven
als,
Planner
Sjablonen
en
Regels
Tijd
weergeven
als,
Planner
52. L
-‐ Workshop
(demo
+
oefenen)
Thema’s Onderwerpen
M
+
Ondersteuning Aankondigingen
(agenda/chat)
Groepsagenda’s
E-‐mail
en
agenda
beheer
(delegatie)
/
Beheer
contactpersonen
Skype
contactpersonen
lijsten
4
uur
53. 53
• Uitgebreid naslagwerk
• FAQ, HowTo’s delen
• 1-op-1 ondersteuning
• Stoppen met, Gaan
doen
• Tiny Habits
programma
• User groups
• Meedenken over
toepassing: scenario’s
• Koppelen aan
bewezen werkwijze
• Betrokkenheid bij
keuze platform
• Aankondiging
• Als eerste toegang
krijgen
• Koppelen nieuwe
technologie aan
missie / visie
organisatie
(WAAROM).
• Zien dat anderen het
gebruiken
• Scenario training
• Trainingen S-M-L
• Ondersteuning door
ambassadeurs
• Speeltuin voor
oefening
• Stappenkaarten, FAQ
55. Een
hond
leren
het
licht
aan/uit
te
doen
• Licht
knop
is
onbekend
• Licht
knop
kan
kantelen
• Licht
knop
is
te
hoog
• Combinatie
van
verschillende
handelingen
• Hulpstukken
56. Grote
verandering
in
kleine
stappen
1. Laat
de
lichtknop
dichtbij
zien
(in
je
hand)
1. De
lichtknop
aanraken
2. De
lichtknop
op
een
iets
hogere
positie
(plankje)
1. De
lichtknop
weer
aanraken
2. De
lichtknop
omschakelen
3. De
lichtknop
aan
de
muur
1. Naar
de
muur
lopen
4. Een
stoel
onder
de
lichtknop
1. Op
de
stoel
springen
5. Combinatie:
Stoel
en
knop
1. Op
de
stoel
springen
2. De
lichtknop
aanraken
6. Combinatie:
Stoel
en
knop
1. Op
de
stoel
springen
2. De
lichtknop
aanraken
3. De
lichtknop
omschakelen
Click Treat
59. Wat
is
een
Tiny
Habit?
• Een“Tiny Habit”
is
een gedrag -‐-‐
• Dat
je
elke
dag
doet
• Dat minder
dan ongeveer 30
seconden duurt
• Dat
weinig
inspanning
vereist
61. Nadat ik [anker], zal ik [Tiny Habit],
omdat ik [geloof].
Format
van
een
Tiny
Habit
62. Voorbeelden
voor
samenwerken
• Nadat
ik
…
– Mijn
computer
heb
gestart
…
– Terugkom
van
lunch
…
– Mijn
koffie
heb
gepakt
…
– Start
met
het
plannen
van
een
bijeenkomst
in
mijn
agenda
– Met
een
klant
heb
gebeld
• Ga
ik
…
– Mijn
Skype
status/statusbericht
instellen
– Vragen
in
het
Forum
doornemen
– Een
verslagje
schrijven
(Blog)
in
de
klant
Community
– Een
update
doen
in
de
Nieuwsfeed in
mijn
project
Community
63. Wat
kun
je
verder
verwachten?
• Nog
3
ebooks:
– Slimmer
vergaderen
– Slimmer
samenwerken
in
een
project
– Slimmer
verkopen
• Nog
2
webinars:
– Slimmer
vergaderen
– Slimmer
samenwerken
in
een
project
• Workshop
(in
september)
– Iedereen
aan
het
werk
met
Office
365!
In
de
workshop
kun
je
zelf
aan
de
slag
om
voor
jouw
werk
een
scenario
in
Office
365
op
te
zetten,
waarbij
je
gebruik
gaat
maken
van
al
het
gereedschap
dat
hierbij
van
toepassing
is,
zowel
op
een
PC
als
met
mobiele
apps.
64. Samen
schieten
op
resultaat
http://www.bol.com/nl/p/samen-‐schieten-‐op-‐resultaat/9200000028462121/