Tiểu luận của nhóm Hội Ngộ, ĐH Công Nghiệp TP HCM, 2014

1. TP Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 05 năm 2014
BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
BÀI TIỂU LUẬN
Đề tài:
CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU
Môn : Quản trị xuất nhập khẩu
GVHD : Thầy Nguyễn Hữu Khoa
SVTH : Nhóm Hội Ngộ (8)
LỚP : 210704302 (DHQT7B)

2. BỘ CÔNG THƯƠNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP. HCM
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH
BÀI TIỂU LUẬN
Đề tài:
CHỨNG TỪ XUẤT NHẬP KHẨU
DANH SÁCH NHÓM
STT HỌ TÊN MSSV
1 Hoàng Nguyễn Ngọc Hưng 11065151
2 Huỳnh Công Khải 11035731
3 Nguyễn Thị Tố Loan 11070231
4 Phạm Thị Ngoan 11073261
5 Đặng Thị Ngọc 11075791
6 Hoàng Thị Hồng Ngọc 11089781
7 Đỗ Thị Quỳnh Như 11091181
8 Nguyễn Thị Thảo 11074311
9 Nguyễn Văn Thường 11004316
10 Phạm Phú Tín 11073681
11 Lê Hữu Toàn 11230431
12 Nguyễn Thanh Vương 11242971
Tp. Hồ Chí Minh, ngày 19 tháng 05 năm 2014

3. ...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
...........................................................................................................................................
......................................................................................................................................
..................................................................................................................................
................................................................................................................................
..............................................................................................................................
...........................................................................................................................
...........................................................................................................................
.........................................................................................................................
.......................................................................................................................
.......................................................................................................................
.....................................................................................................................
...................................................................................................................
.................................................................................................................
...............................................................................................................
NHẬN XÉT CỦA GV

4. Mã SV Họ Tên SV CV phụ trách
Thời
gian gửi
bài
Mức độ
hoàn
thành
Thái
độ
làm việc
Trung
bình
điểm
(10đ)
Ký tên
Nhóm trưởng
đánh giá
GV đánh
giá
11065151
Hoàng Nguyễn
Ngọc
Hưng
- Lập dàn ý và phân
công
- Tổng hợp tiểu luận
- 2.3
8.5 10 9 9.2 Gửi bài trễ, còn lại làm khá tốt
11035731 Huỳnh Công Khải Chương 1 10 10 10 10.0
Gửi bài sớm, hoàn thành tốt các
yêu cầu, nội dung tốt
11070231 Nguyễn Thị Tố Loan
- 2.8
- Thuyết trình
10 9 10 9.7
- Gửi bài sớm, có lỗi chính tả, ko
đúng yêu cầu TLTK, trình bày còn
lủng củng, nội dung tốt
- Thuyết trình:…
11073261 Phạm Thị Ngoan
- Lời mở đầu
- 2.7
10 7 8 8.3
Lỗi chính tả nhiều, sai nội dung
hoàn toàn, ko đúng yêu cầu, chưa
tham khảo kĩ dàn ý, chưa biết cách
trình bày WORD
11075791 Đặng Thị Ngọc
- 2.6
- Tổng kết
10 9.5 10 9.8
Nội dung khá, TLTK ko đúng yêu
cầu
11089781 Hoàng Thị Hồng Ngọc
- 2.3
- Sửa lỗi chính tả
- Nhận xét tiểu luận
10 9 9 9.3 Nội dung tốt, nhiệt tình cộng tác
11091181 Đỗ Thị Quỳnh Như Chương 4 10+ 10 10+ 10.0
Gửi bài rất sớm, hoàn thành tốt,
thực hiện đầy đủ yêu cầu, nội dung
tốt
11074311 Nguyễn Thị Thảo 2.8 10 9 10 9.7
Gửi bài sớm, có lỗi chính tả, ko
đúng yêu cầu TLTK, trình bày còn
lủng củng, nội dung tốt

5. Mã SV Họ Tên SV CV phụ trách
Thời
gian gửi
bài
Mức độ
hoàn
thành
Thái
độ
làm việc
Trung
bình
điểm
(10đ)
Ký tên
Nhóm trưởng
đánh giá
GV đánh
giá
11004316 Nguyễn Văn Thường
- 2.5
- Chương 3
10 9 9 9.3
- 2.5 tốt nhưng còn lỗi chính tả, lỗi
định dạng
- Chương 3 làm việc nhóm ko tốt,
sai nội dung, trình bày chưa đúng
yêu cầu, thiểu TLKT, trình bày word
chưa đúng cách
- Có nỗ lực
11073681 Phạm Phú Tín
- 2.2
- Soạn powerpoint
9 9 9 9.0 Có nỗ lực, kĩ thuật tốt
11230431 Lê Hữu Toàn
- 2.1
- 2.4
10 9 10+ 9.7
Gửi bài sớm, nỗ lực cao, còn thiếu
TLTK, 2.1 còn sai chính tả và lỗi
định dạng nhiều, nội dung và trình
bày tốt
11242971 Nguyễn Thanh Vương
- Chương 3
- Thuyết trình
10 9 8 9.0
- Chương 3 làm việc nhóm ko tốt,
sai nội dung, ít nỗ lực, trình bày
chưa đúng yêu cầu, thiểu TLKT,
trình bày word chưa đúng cách
- Thuyết trình:…
Nhóm trưởng: Hoàng Nguyễn Ngọc Hưng
Ghi chú: Đánh giá của nhóm trưởng chỉ dựa trên chủ quan, có thể không chính xác lắm, phản ánh gần đúng tình hình của các thành viên. Nếu có vấn đề giải đáp các bạn liên hệ
nhóm trưởng.

6. iChứng từ xuất nhập khẩu
LỜI MỞ ĐẦU
Một trong những chỉ số của kinh tế vĩ mô mà mọi quốc gia đều quan tâm là cán cân thương mại.
Thương mại là yếu quan trọng tạo nên thành công trong con đường đi lên phát triển của các nước
đang phát triển đặc biệt là trong tình hình hội nhập kinh tế thế giới toàn cầu hóa ngày nay thì nó lại
càng chứng tỏ vai trò của mình. Xuất nhập khẩu là một phần của thương mại, nó bao gồm nhiều vấn
đề phức tạp nữa ở bên trong. Tự hỏi nếu doanh nghiệp bạn muốn kinh doanh xuất hay nhập khẩu thì
bạn cần phải làm gì? Quy trình xuất nhập khẩu là một trong những giai đoạn quan trọng để đưa hàng
hóa ra ngoài biên giới quốc gia cho nên nó khá phức tạp. Cần có nhiều số liệu và chưng từ xác thực thì
mới được thông quan qua được biên giới . Như vậy không thể phủ nhận vai trò của chứng từ trong quá
trình xuất nhập khẩu. Theo quan điểm của nhóm Hội Ngộ thì đây là một vấn đề cần được quan tâm
làm rõ hơn trong môn học Quản trị xuất nhập khẩu này. Vì vậy nên đây sẽ là đề tài mà nhóm thực
hiện.
Vì nội dung môn học mang tính tổng quan cao, đòi hỏi nhiều kiến thức sâu rộng về các ngành khác
nữa nên trong quá trình làm có nhiều sai sót đáng tiếc mong thầy bỏ qua. Xin cảm ơn thầy đã hướng
dẫn nhóm nhiệt tình!

7. iiChứng từ xuất nhập khẩu
MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 1
1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1
2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1
3. ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU 1
4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1
5. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 1
CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU 2
1.1 KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI 2
1.2 TẦM QUAN TRỌNG 3
1.3 VAI TRÒ CỦA BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU 3
CHƯƠNG 2: GIỚI THIỆU BỘ CT XNK HIỆN NAY 6
2.1 INVOICE (HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI) 6
2.1.1 BẢN CHẤT, CÔNG DỤNG, PHÂN LOẠI 6
2.1.2 QUY ĐỊNH UCP VỀ HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI 7
2.1.3 HƯỚNG DẪN LẬP INVOICE 8
2.1.4 NHỮNG ĐIỀU CẦN LƯU Ý KHI LẬP VÀ KIỂM TRA HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI 11
2.2 PACKING LIST (PHIẾU ĐÓNG GÓI) 12
2.2.1 ĐỊNH NGHĨA 12
2.2.2 TÁC DỤNG 13
2.2.3 PHÂN LOẠI 13
2.2.4 YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG CỦA PHIẾU ĐÓNG GÓI 13
2.3 BILL OF LADING (VẬN ĐƠN ĐƯỜNG BIỂN) 15
2.3.1 BẢN CHẤT, CÔNG DỤNG PHÂN LOẠI 15
2.3.3 NỘI DUNG CHÍNH CỦA B/L 16
2.3.4 HƯỚNG DẪN LẬP B/L 17
2.3.5 LƯU Ý KHI LẬP BILL OF LADING 22
2.3.6 ĐIỂM YẾU CỦA VẬN ĐƠN VÀ PHƯƠNG ÁN THAY THẾ 23
2.4 C/O (GIẤY CHỨNG NHẬN XUẤT XỨ) 24
2.4.1 BẢN CHẤT, CÔNG DỤNG, PHÂN LOẠI 24
2.4.2 HƯỚNG DẪN LẬP C/O VÀ MỘT VÀI LƯU Ý 26
2.5 GIẤY CHỨNG NHẬN SỐ LƯỢNG, TRỌNG LƯỢNG, CHẤT LƯỢNG 28
2.5.1 BẢN CHẤT, CÔNG DỤNG 28
2.5.2 QUY ĐỊNH UCP VỀ GIẤY CHỨNG NHẬN SỐ LƯỢNG, TRỌNG LƯỢNG, CHẤT LƯỢNG 29
2.5.3 HƯỚNG DẪN LẬP GIẤY CHỨNG NHẬN SỐ LƯỢNG, TRỌNG LƯỢNG, CHẤT LƯỢNG 30
2.5.4 LƯU Ý KHI LẬP GIẤY CHỨNG NHẬN SỐ LƯỢNG, TRỌNG LƯỢNG, CHẤT LƯỢNG 32
2.6 GIẤY CHỨNG NHẬN VỆ SINH VÀ GIẤY CHỨNG NHẬN KIỂM DỊCH ĐỘNG THỰC VẬT 32
2.6.1 BẢN CHẤT, CÔNG DỤNG, PHÂN LOẠI 32
2.6.2 QUY ĐỊNH UCP VỀ GIẤY CHỨNG NHẬN VỆ SINH, KIỂM DỊCH ĐỘNG THỰC VẬT 33

8. iiiChứng từ xuất nhập khẩu
2.6.3 HƯỚNG DẪN LẬP GIẤY CHỨNG NHẬN VỆ SINH, KIỂM DỊCH ĐỘNG THỰC VẬT 33
MẪU: 1 38
2.6.4 LƯU Ý KHI LẬP GIẤY CHỨNG NHẬN VỆ SINH, KIỂM DỊCH ĐỘNG THỰC VẬT 40
2.7 GIẤY CHỨNG NHẬN BẢO HIỂM 40
2.7.1 ĐỊNH NGHĨA, PHÂN LOẠI 40
2.7.2 YÊU CẦU VỀ NỘI DUNG 41
2.7.3 MẪU GIẤY CHỨNG NHẬN BẢO HIỂM 41
2.8 TỜ KHAI HẢI QUAN 42
2.8.1 BẢN CHẤT, PHÂN LOẠI VÀ CÔNG DỤNG 42
2.8.2 QUY ĐỊNH UCP VỀ TỜ KHAI HẢI QUAN 46
2.8.3 NỘI DUNG CHÍNH CỦA TỜ KHAI HẢI QUAN 48
2.8.4 HƯỚNG DẪN LẬP TỜ KHAI HẢI QUAN 54
2.8.5 CHI TIẾT VỀ TỜ KHAI HẢI QUAN 56
CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG SỬ DỤNG CHỨNG TỪ THANH TOÁN XNK VIỆT NAM HIỆN NAY 58
3.1 THỰC TRẠNG HIỆN NAY 58
3.1.1 TÌNH HÌNH SỬ DỤNG CÁC PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN DÙNG CHỨNG TỪ TẠI VIỆT NAM HIỆN NAY 58
3.1.2 TÌNH HÌNH CHIẾT KHẤU HỐI PHIẾU VÀ BỘ CHỨNG TỪ TẠI CÁC NGÂN HÀNG TẠI VIỆT NAM TRONG THỜI GIAN QUA
59
3.1.3 TÌNH HÌNH CÔNG TÁC TẠO LẬP BỘ CHỨNG TỪ CỦA DOANH NGHIỆP XUẤT KHẨU VIỆT NAM 61
3.2 NHỮNG TỒN TẠI 61
3.2.1 NHỮNG SAI SÓT THƯỜNG GẶP TRONG KHI LẬP BỘ CHỨNG TỪ 62
3.2.2 MỘT SỐ TRỞ NGẠI KHÁC THƯỜNG GẶP TRONG THANH TOÁN SỬ DỤNG BỘ CHỨNG TỪ 65
3.3 NGUYÊN NHÂN 66
3.3.1 CHỦ QUAN 66
3.3.2 NGUYÊN NHÂN KHÁCH QUAN 67
CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XNK 68
4.1 SỬ DỤNG LINH HOẠT BỘ QUY ĐỊNH UCP600 68
4.2 GIẢI PHÁP TẦM VĨ MÔ 68
4.2.1 LỰA CHỌN VÀ VẬN DỤNG CÁC VĂN BẢN PHÁP LÝ VÀ TẬP QUÁN QUỐC TẾ CÓ LIÊN QUAN, KẾT HỢP VỚI VIỆC THIẾT
LẬP MÔI TRƯỜNG PHÁP LÝ TRONG NƯỚC THUẬN LỢI 69
4.2.2 TIẾN TỚI ĐƠN GIẢN HOÁ VÀ TIÊU CHUẨN HOÁ BỘ CHỨNG TỪ TRONG THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU 69
4.2.3 TIÊU CHUẨN HOÁ SƠ ĐỒ LƯU CHUYỂN CHỨNG TỪ 70
4.2.4 VẬN DỤNG CHỨNG TỪ ĐIỆN TỬ TRONG THANH TOÁN XUẤT NHẬP KHẨU 70
4.3 GIẢI PHÁP TẦM VI MÔ 70
4.3.1 ĐỐI VỚI HỆ THỐNG CÁC NGÂN HÀNG 70
4.3.2 ĐỐI VỚI ĐƠN VỊ LÀM CÔNG TÁC LẬP CHỨNG TỪ 72
TỔNG KẾT 73
TÀI LIỆU THAM KHẢO 74

9. 1Chứng từ xuất nhập khẩu
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Xuất hàng và nhập hàng là những thuật ngữ rất quen thuộc mà chúng ta thường nghe thấy ở các
phương tiện truyền thông, ở các công ty xuât nhập khẩu. Nhưng chúng ta chưa chắc đã biết rằng thuật
ngữ tưởng chừng như đơn giản ấy chứa đựng nhiều khâu và quá trình bên trong. Mỗi khâu xuất và
nhập hàng đều được thực hiện bởi một ekip làm việc thật nghiêm chỉnh để có được số liệu thật chính
xác để khai thông hải quan. Bởi rất quan trọng nên nó cần được ghi chép và lưu số liệu cẩn thận. Và
chứng từ xác nhận xuất nhập khẩu là phương tiện quan trọng thực hiện nhiệm vụ đó. Để tìm hiểu kĩ
hơn về chứng từ về quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa nhằm tăng thêm kiến thức và hiểu biết nhóm
chúng tôi đã lựa chọn nghiên cứu về đề tài này.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu rõ công dụng chức năng, cách viết của các loại chứng từ xuất nhập khẩu và những quy định
liên quan. Nghiên cứu thực trạng sử dụng hiện nay của các loại chứng từ này, xác định điểm hạn chế
và đưa ra giải pháp khắc phục.
3. Đối tượng nghiên cứu
Các loại chứng từ xuất nhập khẩu đang lưu hành tại Việt Nam và các loại hình liên quan.
4. Phạm vi nghiên cứu
Tìm hiểu thông tin qua giáo trình, các phương tiện truyền thông, báo đài và đặc biệt phương tiện
không thể thiếu là internet bởi các thông tin xuất nhập khẩu, thuế quan rất rộng và các công ty thường
xử lí và phát tán trên mạng.
5. Phương pháp nghiên cứu
Dùng phương pháp trình bày trực quan, phân loại đề mục rõ ràng. Dàn ý hướng theo tính thực tế, tránh
lý thuyết nhàm chán.
Sử dụng những nội dung có được để đưa vào bài tiểu luận và đưa ra những nhận xét, và ý kiến chung
tổng hợp của các thành viên để bài tiểu luận thêm hoàn chỉnh.

10. 2Chứng từ xuất nhập khẩu
Chương 1: Khái quát về bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu
1.1 Khái niệm và phân loại
Trong thương mại quốc tế hiện nay, căn cứ vào các nguồn luật khác nhau có nhiều cách phân loại
chứng từ. Trong cuốn “Các nguyên tắc thống nhất về nhờ thu” (Bản sửa đổi 1995, có hiệu lực
1/1/1996, số 522 của phòng thương mại quốc tế, ICC soạn thảo), viết tắt là URC 522 có định nghĩa về
chứng từ như sau:
“Chứng từ bao gồm chứng từ tài chính và chứng từ thương mại...” (điều 2).
- Chứng từ tài chính:
Bao gồm các chứng từ: hối phiếu, kỳ phiếu, séc, hoặc các loại chứng từ tương tự khác dùng để thu tiền
(như thư tín dụng, điện chuyển tiền, biên lai ký phát,...)
- Chứng từ thương mại: Gồm có các hoá đơn, chứng từ vận chuyển, chứng từ về quyền sở hữu hoặc
bất kỳ một loại chứng từ tương tự nào khác miễn là không phải chứng từ tài chính.
Phõn loại chứng từ ta cú thể tham khảo sơ đồ sau:
Trong hoạt động xuất nhập khẩu hiện nay, bộ chứng từ thanh toán thường được sử dụng gồm có: hối
phiếu, hoá đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận bảo hiểm, giấy chứng nhận kiểm nghiệm hàng
hoá, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy kê khai đóng gói bao bì chi tiết.

11. 3Chứng từ xuất nhập khẩu
Có thể thấy chứng từ xuất nhập khẩu, đối tượng mà chúng ta đang nghiên cứu thuộc loại chứng từ
thương mại, chủ yếu dùng trong hoạt động ngoại thương và cùng với Incoterm là những khái niệm vô
cùng quen thuộc với những người làm xuât nhập khẩu hiện nay.
1.2 Tầm quan trọng
Việc sử dụng chứng từ trong xuất nhập khẩu là một việc vô cùng quan trọng. Bởi vì xuất phát từ đặc
điểm của thương mại quốc tế là các bên mua bán thường ở các quốc gia khác nhau, do đó, các giao
dịch mua bán, thực hiện hợp đồng, vận tải, bảo hiểm, thanh toán… thường dựa trên cơ sở các chứng
từ. Chứng từ trong thương mại quốc tế là những văn bản chứa đựng các thông tin về hàng hoá, vận tải,
bảo hiểm và thanh toán để chứng minh một sự việc, để nhận hàng, để thanh toán, để khiếu nại đòi bồi
thường... Các chứng từ này là những bằng chứng có giá trị pháp lý, làm cơ sở cho việc giải quyết mọi
vấn đề liên quan tới quan hệ thương mại, cũng như quan hệ thanh toán quốc tế.
1.3 Vai trò của bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu
 Bộ chứng từ là cơ sở thanh toán giữa các bên trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Trong giao thương quốc tế, việc thực hiện hợp đồng và việc thanh toán được tiến hành độc lập nhau
về: nhân sự, thủ tục, thời gian và nơi chốn. Do đó, cơ sở tiến hành thanh toán là bộ chứng từ xác thực
việc chuyển quyền sở hữu hàng hoá và việc hoàn tất các nghĩa vụ giao hàng của bên xuất khẩu.
Chứng từ có thể xác nhận người bán đã giao đúng, đủ hàng hay chưa và giao có đúng thời hạn hay
không. Còn người mua thì căn cứ vào bộ chứng từ để nhận hàng và tiến hàng thanh toán. Trong trường
hợp có sự xuất hiện của ngân hàng-với tư cách là người trung gian giữa người xuất khẩu và ngưòi
nhập khẩu- thì quan hệ giữa các bên và ngân hàng cũng căn cứ vào bộ chứng từ. Thông qua bộ chứng
từ, ngân hàng có thể kiểm tra mức độ hoàn thành nghĩa vụ giao hàng của người xuất khẩu để tiến hành
việc trả tiền cho người cho họ, và trên cơ sở đó cũng xem xét người mua đã hoàn thành nghĩa vụ thanh
toán tiền chưa.
Tuy nhiên, chúng ta cũng cần chú ý một số điểm sau đây:
+ Tuỳ từng phương thức thanh toán mà yêu cầu về bộ chứng từ cũng rất khác nhau. Trong một
số trường hợp, chúng là chứng từ đại diện hợp pháp cho hàng hoá. Điều quan trọng là các chứng từ
hợp lệ phải được lập đúng chỗ, đúng lúc; và để đẩy nhanh việc giao hàng và thanh toán, chúng phải
được điền đầy đủ một cách hợp lệ. Chỉ một điểm nhỏ không rõ ràng trong chứng từ chắc chắn sẽ dẫn
đến sự khó khăn trong thanh toán. Do đó, cần phải có một sự quy định rõ ràng về yêu cầu xuất trình
chứng từ, số lượng, số loại, cách thức lập chứng từ cũng như việc quy định thanh toán tiền dựa vào
hợp đồng hay chứng từ (như L/C; A/P...)
+ Tuỳ từng điều kiện giao hàng mà phương thức thanh toán cũng cần phải xác định cho phù
hợp. Bộ chứng từ sẽ phát huy tác dụng tốt nhất đối với các điều kiện cơ sở giao hàng như FOB, CIF,
CFR... Ví dụ, đối với điều kiện DAF (giao hàng tại biên giới) ta vẫn có thể sử dụng phương thức thanh
toán kèm chứng từ (như phương thức tín dụng chứng từ). Nhưng trong trường hợp này, xét về bản
chất, L/C cũng giống như L/G.
 Chứng từ có thể mua đi bán lại, cầm cố, thế chấp hoặc chiết khấu tại ngân hàng.
Thông thường thì người mua, hoặc người bán (hoặc người sản xuất) luôn cần tài chính để thực hiện
một thương vụ. Thí dụ, một người nhập khẩu (người mua) chỉ muốn thanh toán hàng nhập sau khi anh
ta bán được một số hàng. Mặt khác, người xuất khẩu (người bán) lại có nhu cầu về tài chính để mua
nguyên vật liệu thô phục vụ cho sản xuất hàng hoá mà anh ta bán. Xuất phát từ đặc điểm bộ chứng từ
là căn cứ thanh toán giữa các bên nên có thể coi chứng từ là đại diện của hàng hoá. Thay vì hàng hoá,
người ta có thể buôn bán trao tay bộ chứng từ, hoặc có thể dùng nó làm vật cầm cố, thế chấp hay chiết
khấu tại ngân hàng.

12. 4Chứng từ xuất nhập khẩu
Bộ chứng từ có thể được mua đi bán lại nhằm chuyển giao quyền sở hữu đối với hàng hoá. Trong
trường hợp hàng hoá vẫn còn trên đường vận chuyển, nhưng người mua lại tìm ngay được một đối tác
để bán lại thì anh ta có thể chuyển giao ngay bộ chứng từ cho người thứ ba đó. Khi đó, người mua lại
bộ chứng từ có thể dùng bộ chứng từ để nhận hàng và vấn đề thanh toán sẽ được tiến hành giữa người
bán và người thứ ba này.
Bộ chứng từ hay hối phiếu có thể được dùng để cầm cố: Người chủ bộ chứng từ hay hối phiếu có thể
mang chứng từ hay hối phiếu của mình đến ngân hàng hay một tổ chức tín dụng để cầm cố cho một
khoản vay nào đó tại ngân hàng đó. Ngân hàng cầm cố có thể sử dụng hối phiếu hoặc bộ chứng từ nếu
như người chủ hối phiếu không thực hiện việc trả nợ đúng hạn cho ngân hàng. Khi áp dụng hình thức
này, người cầm cố hối phiếu phải ghi vào mặt sau của tờ hối phiếu như sau:
Bộ chứng từ cũng có thể được sử dụng làm vật thế chấp để vay tín dụng. Trong trường hợp nhà nhập
khẩu phải thanh toán toàn bộ gửi hàng trong khi hàng lại chưa cập bến, anh ta có thể yêu cầu ngân
hàng ứng trước một khoản tín dụng. Sau khi giải phóng hàng hoá và thu hồi vốn, nhà nhập khẩu sẽ
hoàn trả tiền cho ngân hàng. Với nghiệp vụ này, ngân hàng phải đương đầu với các rủi ro mất vốn cho
vay, vì vậy ngân hàng đòi hỏi phải có thế chấp cho các khoản ứng trước. Các chứng từ về quyền sở
hữu hàng hoá như vận đơn đường biển, giấy gửi hàng đường biển, vận đơn đường không, hoá đơn
kiêm phiếu nhận hàng, biên lai chứng nhận gửi hàng,... hay còn gọi là các giấy tờ theo lệnh đều có thể
dùng làm vật thế chấp. Các chứng từ này phải được lập dưới dạng có thể chuyển nhượng được (ký hậu
để trắng hoặc ký hậu chuyển nhượng cho ngân hàng). Một khi các chứng từ trên không thể chuyển
nhượng được (ví dụ vận đơn đích danh) thì nhà nhập khẩu phải sử dụng hình thức thế chấp khác.
Bộ chứng từ hay hối phiếu có thể được sử dụng để chiết khấu tại các ngân hàng. Đối với chiết khấu bộ
chứng từ có hai hình thức sau:
+ Chiết khấu miễn truy đòi là hình thức chiết khấu theo đó nhà xuất khẩu bán hẳn bộ chứng từ
gửi hàng cho ngân hàng, nhận tiền và không còn trách nhiệm gì về việc hoàn trả tiền. Trách nhiệm thu
tiền từ phía nước ngoài và việc sử dụng số tiền thu được hoàn toàn thuộc về ngân hàng. Hình thức
chiết khấu này bao hàm nhiều rủi ro đối với ngân hàng, do vậy ngân hàng thường thu phí chiết khấu
cao.
+ Chiết khấu truy đòi: là hình thức nhà xuất khẩu bán bộ chứng từ kỳ hạn cho ngân hàng để
nhận tiền nhưng vẫn chịu trách nhiệm về bộ chứng từ gửi hàng trong trường hợp ngân hàng không đòi
được tiền từ nhà nhập khẩu. Về bản chất, chiết khấu có truy đòi là việc ngân hàng cho vay trên cơ sở
bộ chứng từ do nhà xuất khẩu xuất trình, thời gian cho vay được tính bằng thời gian cần thiết trung
bình để đòi tiền từ nhà nhập khẩu nước ngoài, lãi được tính bằng lãi chiết khấu tính theo ngày. Mức
phí trong chiết khấu có truy đòi tất nhiên sẽ thấp hơn so với chiết khấu miễn truy đòi do ngân hàng
chịu ít rủi ro hơn.
Đối với chiết khấu hối phiếu: đây là nghiệp vụ tài trợ ngắn hạn được thực hiện dưới hình thức khách
hàng chuyển quyền hưởng lợi hối phiếu chưa đáo hạn cho ngân hàng để nhận một số tiền bằng mệnh
giá hối phiếu trừ đi lãi chiết khấu và phí chiết khấu. Thực chất đây là hình thức ngân hàng mua lại hối
phiếu chưa tới hạn thanh toán của nhà xuất khẩu. Với nghiệp vụ này ngân hàng cung ứng một khoản
vốn cho nhà xuất khẩu để họ có điều kiện tiếp tục quá trình tái sản xuất. Nhà nhập khẩu sẽ có ngay
vốn thay vì phải chờ nhà nhập khẩu thanh toán do anh ta đã cung cấp một khoản tín dụng thương mại
(bán chịu hàng). Còn ngân hàng có lợi là thu được lãi suất chiết khấu. Một nét đặc trưng của chiết
khấu hối phiếu là ngân hàng sẽ khấu trừ tiền lãi ngay khi chiết khấu và chỉ chuyển cho khách hàng số
tiền còn lại. Số tiền đó là giá trị chiết khấu.
 Tạo điều kiện áp dụng được những thành tựu của khoa học công nghệ hiện đại vào việc sử
dụng chứng từ.
Ngày nay, thương mại điện tử (TMĐT) không chỉ được các quốc gia coi là một giải pháp hữu hiệu
nhất cho việc toàn cầu hoá mà còn là một trong những cơ hội lớn để phát triển nền kinh tế quốc gia và

13. 5Chứng từ xuất nhập khẩu
toàn cầu lên một bước mới. Theo con số của Tập đoàn tư vấn Boston Consulting thì doanh số TMĐT
năm 1999 đã tăng trưởng ở mức 120%, đạt 33,1 tỷ USD, chiếm 1,4% tổng doanh thu bán lẻ trên thế
giới. Theo dự đoán, đến năm 2003 doanh thu từ TMĐT sẽ là 1400 tỷ USD. Để có thể chia sẻ một phần
con số doanh thu khổng lồ đó, các quốc gia phải có những thay đổi căn bản từ chính sách vĩ mô, cơ sở
hạ tầng. Một trong những chuyển đổi quan trọng có tính quyết định để tham gia TMĐT là việc thiết
lập một cơ sở hạ tầng về thanh toán điện tử, đưa ra những quy định quy tắc về giao dịch chứng từ điện
tử thanh toán và chữ ký điện tử. Để đạt được như vậy, các phương thức thanh toán quốc tế phải dựa
trên cơ sở là bộ chứng từ thanh toán chứ không phải là hàng hoá. Bộ chứng từ sẽ dần dần được chuyển
từ hình thức bằng giấy truyền thống sang hình thức mã hoá điện tử, và việc xuất trình bộ chứng từ sẽ
trở nên đơn giản thông qua hệ thống mạng máy tính cho bất kỳ ngân hàng nào. Chính điều này tạo tiền
đề cho phương thức kinh doanh qua mạng, TMĐT phát triển.

14. 6Chứng từ xuất nhập khẩu
Chương 2: Giới thiệu bộ CT XNK hiện nay
2.1 Invoice (hóa đơn thương mại)
Khái niệm:
Hóa đơn thương mại (Invoice) là chứng từ cơ bản trong các chứng từ hàng hóa. Hóa đơn thương mại
do người bán phát hành xuất trình cho người mua sau khi hàng hóa được gửi đi. Là yêu cầu của người
bán đòi người mua phải thanh toán số tiền hàng theo những điều kiện cụ thể ghi trên hóa đơn. Trong
hóa đơn phải nêu được những đặc điểm của hàng hóa, đơn giá, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện cơ sở
giao hàng, phương thức thanh toán, phương tiện vận tải .v.v.
2.1.1 Bản chất, công dụng, phân loại
 Đặc điểm
Hóa đơn thương mại bao gồm những nội dung chi tiết căn bản giống như một hóa đơn bán hàng (dịch
vụ) trong nước như:
- Số hóa đơn
- Ngày lập hóa đơn
- Họ tên và địa chỉ người bán hàng
- Họ tên và địa chỉ của người mua và người thanh toán (nếu không là một)
- Điều kiện giao hàng (theo địa điểm)
- Điều kiện thanh toán
- Số lượng, đơn giá và trị giá của từng mặt hàng theo từng đơn đặt hàng (nếu có)
- Tổng số tiền phải thanh toán. Phần tổng số tiền có thể phải kèm theo phần ghi trị giá bằng
chữ.
Tuy nhiên, trong thương mại quốc tế do người bán và người mua trong đa số trường hợp không gặp
nhau trực tiếp để thực hiện việc thanh toán nên một hóa đơn thương mại quốc tế có một số điểm khác
hẳn với các hóa đơn bán hàng (dịch vụ) trong nước.
Cụ thể như sau:
 Nếu không có quy định cụ thể giữa người mua và người bán về ngôn ngữ sử dụng trong việc
lập hóa đơn thì ngôn ngữ thông thường được sử đụng là tiếng Anh, trong khi các hóa đơn bán
hàng hay cung cấp dịch vụ trong nước đa phần bao giờ cũng lập bằng ngôn ngữ bản địa.
 Các hóa đơn thương mại quốc tế được lập với loại hình tiền tệ là đồng tiền được thỏa thuận
trong các hợp đồng mua bán với các điều kiện giao hàng và thanh toán phù hợp với các quy
định trong các hợp đồng mua bán này và phù hợp với luật hay tập quán quốc tế trong thương
mại.
 Công dụng
 Trong việc thanh toán tiền hàng, hóa đơn thương mại giữ vai trò trung tâm trong bộ chứng từ
thanh toán. Trong trường hợp bộ chứng từcó hối phiếu kèm theo, thông qua hóa đơn, người trả
tiền có thể kiểm tra lệnh đòi tiền trong nội dung của hối phiếu. Nếu không dùng hối phiếu để
thanh toán, hóa đơn có tác dụng thay thế cho hối phiếu, làm cơ sở cho việc đòi tiền và trả tiền.
 Khi khai báo hải quan, hóa đơn nói lên giá trị hàng hóa và là bằng chứng cho việc mua bán,
trên cơ sở đó người ta tiến hành giám quản và tính tiền thuế.
 Trong nghiệp vụ tín dụng, hóa đơn với chữ kí chấp nhận trả tiền của người mua có thể làm vai
trò của một chứng từ bảo đảm cho việc vay mượn.
 Hóa đơn cũng cung cấp những chi tiết về hàng hóa,cần thiết cho việc thống kê, đối chiếu hàng
hóa với hợp đồng và theo dõi thực hiện hợp đồng.
 Trong một số trường hợp nhất định bản sao của hóa đơn được dùng như một thư thông báo kết
quả giao hàng, để người mua chuẩn bịnhập hàng và chuẩn bị trả tiền hàng.
Nhìn chung, hóa đơn thương mại đã trở nên phổ biến trong thời đại hội nhập ngày nay, bất kì một hoạt
động giao dịch thương mại nào (xuất khẩu hay nhập khẩu) đều phải cần hóa đơn. Từ đó cho thấy việc

15. 7Chứng từ xuất nhập khẩu
nhận biết và thành lập một hóa đơn đúng đang là một yêu cầu cấp bách đối với tất cả các doanh nghiệp
Việt Nam, vì khi một hóa đơn bị sai sót thì sẽ gây ra nhiều trở ngại cho các nhà xuất khẩu lẫn nhà
nhập khẩu
 Phân loại
Trong thực tiễn buôn bán, các hoạt động giao dịch rất nhiều và phức tạp, bên cạnh đó mỗi loại giao
dịch thường đòi hỏi mỗi hóa đơn khác nhau, làm cho hình thức và chức năng của các hóa đơn thương
mại trở nên đa dạng. Nếu xét theo góc độ chức năng, có thể phân loại hóa đơn như sau:
 Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): Là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng
không dùng để thanh toán mà được dùng làm chứng từ để khai hải quan, xin giấy phép nhập
khẩu, làm cơ sở cho việc khai trị giá hàng hóa đem đi triển lãm, để gửi bán hoặc có tác dụng
làm đơn chào hàng.
 Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice): Là hóa đơn trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng
trong các trường hợp giá hàng hóa chỉ là giá tạm tính, tạm thu tiền hàng vì việc thanh toán
cuối cùng sẽ căn cứvào trọng lượng hoặc số lượng xác định ở cảng, hàng hóa được giao nhiều
lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần cho đến khi bên bán giao xong mới thanh toán hết.
 Hóa đơn chính thức (Final invoice): Là hóa đơn thương mại xác định tổng giá trị cuối cùng
của lô hàng và là cơ sở thanh toán dứt khoát tiền hàng
 Hóa đơn chi tiết (Detailed invoice ): Trong hóa đơn chi tiết, giá cả được phân tích ra thành
những mục rất chi tiết. Nội dung của hóa đơn được chi tiết đến mức độ nào là tùy theo yêu cầu
cụ thể, không có tính chất cố định.
 Hóa đơn trung lập (Neutral invoice): Với loại hóa đơn này, người mua có thể dùng lại phiếu
đóng gói trong khi bán lại hàng cho người thứ ba.
 Hóa đơn xác nhận (Certified invoice): Là hóa đơn có chữ ký của phòng thương mại và công
nghiệp, xác nhận về xuất xứ của hàng hoá. Nhiều khi hóa đơn này được dùng như một chứng
từ kiêm cả chức năng hóa đơn lẫn chức năng giấy chứng nhận xuất xứ.
 Hóa đơn hải quan (Custom Invoice): Là hóa đơn tính toán trị giá hàng theo giá tính thuế của
hải quan và tính toán các khoản lệ phí của hải quan. Hóa đơn này ít quan trọng trong lưu
thông.
 Hóa đơn lãnh sự (Consular invoice): Là hoá đơn xác nhận của lãnh sự nước người mua đang
làm việc ở nước người bán. Hoá đơn lãnh sự có tác dụng thay thế cho giấy chứng nhận xuất
xứ (xem mục chứng từ hải quan).
2.1.2 Quy định UCP về hóa đơn thương mại
 Phải thể hiện do người thụ hưởng phát hành (trừ trường hợp quy định tại điều 38)
 Phải được lập cho người mở thư tín dụng (trừ trường hợp nêu trong điều 38g)
 Phải được lập trùng với đơn vị tiền tệ nêu trong thư tín dụng
 Không cần phải ký
Một ngân hàng chỉ định hành động theo sự chỉ định ngân hàng xác nhận nếu có hoặc ngân hàng phát
hành có thểchấp nhận một HĐTM được phát hành với số tiền vượt quá số tiền L/Ccho phép vàquyết
định của ngân hàng này sẽ ràng buộc tất cả các bên miễn là ngân hàng đó không thanh toán hay chiết
khấu cho số tiền vượt quá L/C cho phép.
Việc mô tả hàng hóa, dịch vụ hay các giao dịch khác trong HĐTM phải phù hợp với mô tả hàng hóa
trong L/C.

16. 8Chứng từ xuất nhập khẩu
2.1.3 Hướng dẫn lập Invoice
1) SHIPPER/ EXPORTER (Nhà xuất khẩu): - The name and address of the principal party
responsible for effecting export from the United States. The exporter as named on the Export License.
(Tên và địa chỉ của đối tác chính chịu trách nhiệm xuất khẩu những hàng hoá được liệt kê).
2) CONSIGNEE (Người nhận hàng): - The name and address of the person/company to whom the
goods are shipped for the designated end use, or the party so designated on the Export License. (Tên
và địa chỉ của cá nhân hoặc công ty mà hàng hoá được gửi đến cuối cùng)
3) INTERMEDIATE CONSIGNEE (Trung gian): - The name and address of the party who effects
delivery of the merchandise to the ultimate consignee, or the party so named on the Export License.
(Tên và địa chỉ của người chịu trách nhiệm phân phối hàng hoá đến cho người nhận cuối cùng).
4) FORWARDING AGENT (Đại lý chuyển giao/hãng vận chuyển quá cảnh): - The name and
address of the duly authorized forwarder acting as agent for the exporter. (Tên và địa chỉ của người
được ủy quyền hợp pháp, hoạt động với vai trò là đại lý của nhà xuất khẩu).

17. 9Chứng từ xuất nhập khẩu
5) COMMERCIAL INVOICE NO - Commercial Invoice number assigned by the exporter. (Mã
sốhoá đơn định bởi nhà xuất khẩu).
6) CUSTOMER PURCHASE ORDER NO - Overseas customer's reference of order number. (Mã số
đơn đặt hàng của khách hàng).
7) B/L, AWB NO - Bill of Lading, or Air Waybill number, if known. (Mã số vận đơn hàng hải hay
hàng không).
8) COUNTRY OF ORIGIN - Country of origin of shipment. (Xuất xứ của hàng hoá được vận
chuyển).
9) DATE OF EXPORT - Actual date of export of merchandise. (Ngày xuất khẩu thực tế.
10) TERMS OF PAYMENT (điều kiện thanh toán) - Describe the terms, conditions, and currency of
settlement as agreed upon by the vendor and purchaser per the Pro Forma Invoice, customer Purchase
Order, and/or Letter of Credit. (Mô tảnhững điều khoản, phương thức thanh toán, loại tiền tệ được
thoảthuận giữa người mua và người bán theo hoá đơn chiếu lệ, đơn đặt hàng của khách hàng, hay tín
dụng thư)
11) EXPORT REFERENCES - May be used to record other useful information, e.g. Other reference
numbers, special handling requirements, routing requirements, etc. (Dùng để trình bày những thông tin
cần thiết khác, ví dụ như các mã số, yêu cầu đặc biệt về việc vận chuyển hàng…).
12) AIR/OCEAN PORT OF EMBARKATION - Ocean port/pier, or airport to be used for
embarkation of merchandise. (Cảng hàng không, hay hàng hải nơi bốc hàng (đưa hàng lên tàu)).
13) EXPORTING CARRIER/ROUTE - (Hãng vận tải): Record airline carrier/flight number or
vessel name/shipping line to be used for the shipment of merchandise. (Hãng vận tải do nhà xuất
khẩu chọn để vận chuyển hàng hoá).
14) PACKAGES - Record number of packages, cartons, or containers per description line. (Mã sốtrên
kiện, thùng cactông hay container theo mỗi dòng mô tả.)
15) QUANTITY - (Số lượng) - Record total number of units per description line. (Tổng số đơn vị
hàng hóa theo mỗi dòng mô tả)
16) NET WEIGHT - (Khối lượng tịnh)/GROSS WEIGHT (Khối lượng gộp) – Record total net
weight and total gross weight (includes weight of container) in kilograms per description line. Tổng
khối lượng tịnh theo mỗi dòng mô tả/ tổng khối lượng gộp (bao gồm cảm khối lượng bao bì) theo mỗi
dòng mô tả.
17) DESCRIPTION OFMERCHANDISE - (Mô tả hàng hoá) - Provide a full description of items
shipped, the type of container (carton, box, pack, etc.), the gross weight per container, and the quantity
and unit of measure of the merchandise. (Mô tả đầy đủ về hàng hoá được vận chuyển, loại bao bì
(thùng cacton, hộp, kiện…), trọng lượng gộp mỗi container, số lượng và đơn vị tính của hàng hoá ).
18) UNIT PRICE (Đơn giá)/TOTAL VALUE (Tổng giá trị) - Record the unit price of the
merchandise per the unit of measure, compute the extended total value of the line. (Giá của mỗi đơn vị
hàng hoá/ tổng giá trịhàng hoá theo mỗi dòng mô tả).
19) PACKAGE MARKS (Ký mã hiệu) - Record in this Field, as well as on each package, the
package number (e.g. - 1 of 7, 3 of 7, etc.), shippers company name, country oforigin (e.g. - made in
USA), destination port of entry, package weight in kilograms, package size (length x width x height),
and shipper's control number (e.g. – C/I number; optional). (Ký hiệu hay mã số để nhận biết trên
container).
20) MISC. CHARGES (Chi phí hỗn hợp) - Record any miscellaneous charges which are to be
paidfor by the customer - export transportation, insurance, export packaging, inland freight to pier,

18. 10Chứng từ xuất nhập khẩu
etc… (Tất cảcác loại phí mà khách hàng phải trả như: phí vận chuyển, bảo hiểm, phí đóng gói xuất
khẩu, phí vận chuyển trên bộ)
21) CERTIFICATIONS (Chứng nhận) - any certifications or declarations required of the shipper
regarding any information recorded on the commercial invoice: (Tất cả những chứng nhận và cam kết
liên quan đến bất cứ thông tin nào trong hoá đơn mà nhà xuất khẩu yêu cầu)
22) INVOICE CURRENCY: Loại tiền tệ mà giá trị của hoá đơn được tính theo đó.
23) DATE (Ngày tháng): Ngày tháng lập hoá đơn. Ngoài mẫu trên người ta cũng Có thể lập những
hoá đơn thương mại với nhiều cách thức khác nhau do không có một biểu mẫu tiêu chuẩn quy định
cho chung cho hóa đơn thương mại. Nhưng nội dung của một hóa đơn thương mại cơ bản vẫn đầy đủ
những thông tin cần thiết như trên.
Sau đây là một mẫu hóa đơn thương mại cụ thể:

19. 11Chứng từ xuất nhập khẩu
2.1.4 Những điều cần lưu ý khi lập và kiểm tra hóa đơn thương mại
a) Yêu cầu khi lập hóa đơn thương mại
Chúng ta nên tránh các lỗi thường gặp sau:
 Người bán cho rằng hoa hồng, tiền bản quyền và các loại phí khác không phải chịu thuế nên
không ghi vào trong hóa đơn.
 Người xuất khẩu mua hàng từ nhà sản xuất rồi bán lại cho người nhập khẩu và chỉ ghi trên hóa
đơn giá họ mua của người sản xuất chứ không ghi giá họ bán cho người nhập khẩu.

20. 12Chứng từ xuất nhập khẩu
 Trị giá nguyên liệu của người nhập khẩu cung cấp cho người xuất khẩu để sản xuất ra hàng
hóa không được thể hiện trong hóa đơn.
 Nhà sản xuất nước ngoài gửi hàng thay thế cho một khách hàng và chỉ ghi giá thực thu của
hàng hóa mà không thể hiện giá đầy đủ trừ đi tiền bồi thường cho hàng hóa khiếm khuyết đã
giao trước đây và bị trả lại.
 Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ ghi giá thực thu
mà không thể hiện số tiền chiết khấu.
 Người xuất khẩu bán hàng theo giá giao hàng (giá gắn với một điều kiện giao hàng nào đó ví
dụ như giá CIF chẳng hạn) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng và không ghi
những chi phí tiếp theo sau.
 Người giao hàng ghi trên hóa đơn người nhập khẩu là người mua hàng nhưng trên thực tế
người nhập khẩu chỉ là đại lý hoa hồng hoặc là bên chỉ nhận một phần tiền bán hàng cho việc
làm trung gian của mình.
b) Yêu cầu khi kiểm tra hóa đơn thương mại
Cần tránh những lỗi sai sau:
 Kiểm tra số bản hóa đơn có đúng với yêu cầu hay không. Số bản này thường không cố định
mà tùy theo yêu cầu của nhà nhập khẩu nhằm mục đích đáp ứng được những yêu cầu cần
thiết.
 Kiểm tra người lập hóa đơn có phải là người thụ hưởng được quy định hay không, kiểm tra
các yếu tố liên quan như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, số fax… Việc ghi tên , địa chỉ
người lập hóa đơn bắt buộc phải theo đúng, kể cả khi nội dung tham chiếu này bị ghi sai, trong
hóa đơn thương mại và các chứng từ khác.
 Kiểm tra tên, địa chỉ người mua bằng cách đối chiếu với mục Applicant của thư tín dụng xem
có phù hợp không, trường hợp chuyển nhượng thì tên người mua được thể hiện trên hóa đơn
phải là người thụ hưởng thứ nhất.
 Kiểm tra việc mô tả hàng hóa phải chính xác từng chữ một và đầy đủ như yêu cầu. Nếu trong
hóa đơn thể hiện sai biệt về lỗi chính tả cũng có thể là nguyên nhân để ngân hàng nước ngoài
trì hoãn việc thanh toán dù điều này không liên quan, ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa.
 Kiểm tra đơn giá hàng hóa trong hóa đơn thương mại có giống nhau không. Trường hợp ghi
đơn giá cho mỗi “kg” mà hóa đơn thương mại ghi “tấn”thì cũng được chấp nhận, miễn là
không làm thay đổi đơn giá thật của hàng hóa.
 Kiểm tra số lượng, trọng lượng hàng hóa: Truớc tiên xem có cho phép giao hàng từng phần
hay không?
 Khi kiểm tra đơn giá Ngân hàng, cần lưu ý cả điều kiện giao hàng (FOB, CIF,…) Cần kiểm tra
xem những điều kiện này có đúng theo yêu cầu không?
 Kiểm tra số tiền trên hóa đơn
 Số tiền ghi bằng số: ghi theo kiểu Anh. Nếu giao hàng một lúc, nhiều chủng loại khác
nhau thì trị giá từng loại hàng cũng như tổng trị giá phải đuợc tính đúng.
 Số tiền bằng chữ: phải khớp với số tiền bằng sốvà đúng chính tả. Đơn vị tiền trên hóa
đơn phải giống trên Hối phiếu.
 Kiểm tra những dữ kiện khác: Trên hóa đơn có thể đựơc thể hiện thêm cảng bốc dỡ, cảng dỡ
hàng, cảng chuyển tải… Nếu có những thông tin này thì phải đồng nhất với thông tin trên vận
đơn hay những chứng từ liên quan. Ngoài ra phải ghi trên hóa đơn về contract no., packing,
shipping mark.
2.2 Packing list (phiếu đóng gói)
2.2.1 Định nghĩa
Là bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong kiện hàng (thùng hàng, hòm, kiện, container,…) chỉ ra
vật liệu đóng gói được sủ dụng và kí hiệu hàng hóa được ghi ở phía ngoài. Một số còn bao gồm cả

21. 13Chứng từ xuất nhập khẩu
kích thước và trọng lượng của hàng hóa. Phiếu đóng gói được lập khi đóng gói hàng hóa. Phiếu đóng
gói được đặt trong bao bì sao cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, cũng có khi được để trong một
túi gắn ở bên ngoài bao bì.
2.2.2 Tác dụng
Phiếu đóng gói tạo điều kiện cho việc kiểm hàng hóa trong mỗi kiện. Phiếu đóng gói thường được lập
thành 3 bản. Mỗi bản có tác dụng cụ thể như sau:
+ Một bản để trong kiện hàng để cho người nhận hàng có thể kiểm tra hàng trong kiện khi cần, nó
là chứng từ để đối chiếu hàng hóa thực tế với hàng hóa do người bán gởi.
+ Một bản được tập hợp cùng với các phiếu đóng gói khác tạo thành một bộ và được xếp vào kiện
hàng thứ nhất của lô hàng nhằm tạo điều kiện thuận tiện cho việc kiểm tra hàng hóa của người nhận
hàng.
+ Một bản kèm theo hóa đơn thương mại và các chứng từ khác lập thành bộ chứng từ xuất trình
cho ngân hàng làm cơ sở thanh toán tiền hàng.
2.2.3 Phân loại
Ngoài loại phiếu đóng gói thông thường, còn có các loại sau:
+ Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed packing list)
Là phiếu đóng gói có nội dung liệt kê tỉ mỉ hàng hóa trong kiện hàng. Đôi khi nội dung không có gì
khác biệt so với phiếu đóng gói thông thường, nhưng nếu nó có tiêu đề là phiếu đóng gói chi tiết thì nó
trở thành phiếu đóng gói chi tiết.
+ Phiếu đóng gói trung lập (Neutrai packing list)
Là phiếu đóng gói trong đó không ghi tên người bán và người mua nhằm để người mua có thể sử dụng
phiếu này bán lại hàng hóa cho người thứ 3.
Ngoài phiếu đóng gói còn có một chứng từ tương tự đó là bản kê chi tiết hàng hóa (Specification): là
bản thống kê toàn bộ hàng hóa của lô hàng được phân bổ trong các kiện. Đơn giản hóa đó là bản tổng
hợp của các phiếu đóng gói. Nó được dung trong các trường hợp hàng hóa phức tạp (như phụ tùng,
dụng cụ, hóa chất thí nghiệm…)
2.2.4 Yêu cầu về nội dung của phiếu đóng gói
Phiếu đóng gói là một trong các chứng từ không thể thiếu của bộ chứng từ xuất trình thnah toán. Nó
chính là chứng từ thể hiện chi tiết lô hàng, là căn cứ để người mua xác nhận việc giao hàng của người
bán có đúng hợp đồng hay không và là cơ sở để người bán làm bằng chứng đã giao hàng đúng quy
định. Mẫu phiếu đóng gói cũng có thể có nhiều mẫu khác nhau, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Tuy
nhiên, phiếu đóng gói sử dụng trong phương thức tín dụng chứng từ không thể thiếu các nội dung chủ
yếu sau:

22. 14Chứng từ xuất nhập khẩu
+ Tên người bán, người mua: Phải phù hợp với quy định của L/C
+ Tên hàng và mô tả hàng hóa phải phù hợp với L/C
+ Số hiệu hợp đồng
+ Số L/C và ngày phát hành L/C (nếu thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ)
+ Số hiệu , ngày phát hành hóa đơn
+ Tên tàu, ngày bốc hàng, cảng bốc, cảng dỡ
+ Số thứ tự của kiện hàng, cách đóng gói, số lượng hàng hóa đựng trong kiện hàng, trọng lượng
hàng hóa đó, thể tích của kiện hàng
+ Số lượng container và số container
+ Ngoài ra, phiếu đóng gói đôi khi còn ghi rõ tên xí nghiệp, tên người đóng gói và tên người kiểm
tra kĩ thuật

23. 15Chứng từ xuất nhập khẩu
2.3 Bill of lading (vận đơn đường biển)
2.3.1 Bản chất, công dụng phân loại
Còn gọi đầy đủ là Ocean Bill of Lading - B/L
Vận đơn đường biển (Ocean Bill of Lading) là chứng từ chuyên chở hàng hóa bằng đường biển, do
người vận chuyển (carrier) hoặc đại lý của người vận chuyển (Agent of carrier) phát hành cho người
gửi hàng (Shipper) sau khi hàng hóa đã được xếp lên tàu (shipped on board) hoặc sau khi nhận hàng
để xếp (received for shipment).
Theo điều 81 Bộ Luật hàng hải, vận đơn có 3 chức năng chính sau đây:
* Thứ nhất, vận đơn là "bằng chứng về việc người vận chuyển đã nhận lên tàu số hàng hoá với số
lượng, chủng loại, tình trạng như ghi rõ trong vận đơn để vận chuyển đến nơi trả hàng". Thực hiện
chức năng này, vận đơn là biên lai nhận hàng của người chuyên chở cấp cho người xếp hàng. Nếu
không có ghi chú gì trên vận đơn thì những hàng hoá ghi trong đó đương nhiên được thừa nhận có
"Tình trạng bên ngoài thích hợp" (In apperent good order and condition). Điều này cũng có nghĩa là
người bán (người xuất khẩu) đã giao hàng cho người mua (người nhập khẩu) thông qua người chuyên
chở và người chuyên chở nhận hàng hoá như thế nào thì phải giao cho người cầm vận đơn gốc một
cách hợp pháp như đã ghi trên vận đơn ở cảng dỡ hàng.
* Thứ hai, "vận đơn gốc là chứng từ có giá trị, dùng để định đoạt và nhận hàng" hay nói đơn giản hơn
vận đơn là chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hoá ghi trong vận đơn. Vì vậy, vận đơn có thể mua
bán, chuyển nhượng được. Việc mua bán, chuyển nhượng có thể được thực hiện nhiều lần trước khi
hàng hoá được giao. Cứ mỗi lần chuyển nhượng như vậy, người cầm vận đơn gốc trong tay là chủ của
hàng hoá ghi trong vận đơn, có quyền đòi người chuyên chở giao hàng cho mình theo điều kiện đã quy
định trong vận đơn tại cảng đến.
* Thứ ba, vận đơn đường biển là bằng chứng xác nhận hợp đồng chuyên chở hàng hoá bằng đường
biển đã được ký kết.
* Trong trường hợp thuê tàu chuyến, trước khi cấp vận đơn đường biển, người thuê tàu và người cho
thuê tàu đã ký kết với nhau một hợp đồng thuê tàu chuyến (charter party). Khi hàng hoá được xếp hay
được nhận để xếp lên tàu, người chuyên chở cấp cho người gửi hàng vận đơn đường biển. Vận đơn
được cấp xác nhận hợp đồng vận tải đã được ký kết.
Trong trường hợp thuê tàu chợ thì không có sự ký kết trước một hợp đồng thuê tàu như thuê tàu
chuyến mà chỉ có sự cam kết (từ phía tàu hay người chuyên chở) sẽ dành chỗ xếp hàng cho người thuê
tâù. Sự cam kết này được ghi thành một văn bản, gọi là giấy lưu cước (booking note). Vậy vận đơn
được cấp là bằng chứng duy nhất xác nhận hợp đồng vận chuyển hàng hoá bằng đường biển đã được
ký kết. Nội dung của vận đơn là cơ sở pháp lý để giải quyết mọi tranh chấp xảy ra sau này giữa người
phát hành và người cầm giữ vận đơn.
Phân loại:
* Căn cứ vào tình trạng bốc dỡ hàng hóa
Có 2 loại:
 Vận đơn đã bốc hàng lên tàu: là chứng từ xác nhận hàng đã được bốc qua lan can tàu, thể hiện
người bán đã giao hàng theo đúng hợp đồng đã ký với người mua. Vận đơn này thường được
ghi chú bằng chữ shipped on board, on board, shipped hoặc Laden On Board.
 Vận đơn nhận hàng để chở: Là chứng từ xác nhận người chuyên chở đã nhận hàng để chở và
cam kết sẽ bốc hàng lên tàu tại cảng quy định trong vận đơn.
* Căn cứ vào phê chú trên vận đơn

24. 16Chứng từ xuất nhập khẩu
Có 2 loại:
 Vận đơn hoàn hảo: là vận đơn không có ghi chú xấu rõ ràng về hàng hóa hoặc bao bì hàng
hóa.
 Vận đơn không hoàn hảo: là vận đơn có những phê chú xấu rõ ràng (bao bì không đáp ứng
cho vận tải biển, một thùng bị vỡ, hàng bị ướt, hàng có mùi hôi, ký mã hiệu không rõ ràng...)
Cần lưu ý rằng những phê chú xấu không rõ ràng về sự khiếm khuyết của hàng hóa không khiến B/L
trở nên không hoàn hảo (ví dụ như những phê chú: bao bì "có thế" không đáp ứng được vận tải đường
biển, bao bì dùng lại, thùng được đóng đinh lại, hàng hóa "hình như" bị ẩm, hàng hóa "có vẻ" cồng
kềnh)
* Căn cứ vào tính sở hữu
Có 3 loại:
 Vận đơn đích danh: là vận đơn mà trên đó ghi rõ tên, địa chỉ người nhận hàng, và nhà chuyên
chở chỉ giao hàng cho người có tên trên vận đơn đó.
 Vận đơn theo lệnh: là vận đơn mà trên đó ghi giao hàng theo lệnh của một người nào đó.
thường trong phần Consignee sẽ điền là to order of.... có thể theo lệnh của một người đích
danh, của người gửi hàng (to order of the shipper) hay theo lệnh của ngân hàng mở thư tín
dụng.
 Vận đơn vô danh: là vận đơn mà không ghi tên người nhận hàng, do đó bất cứ ai cầm vận đơn
này đều trở thành chủ sở hữu của vận đơn và hàng hóa ghi trên vận đơn.
* Căn cứ vào hành trình chuyên chở
 Vận đơn đi thằng (Direct B/L, Straight B/L): là vận đơn được cấp trong trường hợp hàng hóa
được vận chuyển thẳng từ cảng bốc hàng tới cảng dỡ hàng mà không phải qua bất cứ một lần
chuyển tải nào.
 Vận đơn chở suốt (Through B/L) được sử dụng trong trường hợp hàng hóa phải chuyển tải qua
một con tàu trung gian.
2.3.3 Nội dung chính của B/L
Vận đơn có nhiều loại do nhiều hãng tàu phát hành nên nội dung vận đơn cũng khác nhau. Vận đơn
được in thành mẫu, thường gồm 2 mặt, có nội dung chủ yếu như sau (trừ vận đơn điện tử):
* Mặt thứ nhất thường gồm những nội dung:
- Số vận đơn (number of bill of lading)
- Người gửi hàng (shipper)
- Người nhận hàng (consignee)
- Địa chỉ thông báo (notify address)
- Chủ tàu (shipowner)
- Cờ tàu (flag)
- Tên tàu (vessel hay name of ship)
- Cảng xếp hàng (port of loading)
- Cảng chuyển tải (via or transhipment port)
- Nơi giao hàng (place of delivery)
- Tên hàng (name of goods)

25. 17Chứng từ xuất nhập khẩu
- Kỹ mã hiệu (marks and numbers)
- Cách đóng gói và mô tả hàng hoá (kind of packages and discriptions of goods)
- Số kiện (number of packages)
- Trọng lượng toàn bộ hay thể tích (total weight or mesurement)
- Cước phí và chi chí (freight and charges)
- Số bản vận đơn gốc (number of original bill of lading)
- Thời gian và địa điểm cấp vận đơn (place and date of issue)
- Chữ ký của người vận tải (thườnglà master’s signature)
Nội dung cuả mặt trước vận đơn do người xếp hàng điền vào trên cơ sở số liệu trên biên lai thuyền
phó.
* Mặt thứ hai của vận đơn
Gồm những quy định có liên quan đến vận chuyển do hãng tàu in sẵn, người thuê tàu không có quyền
bổ sung hay sửa đổi mà mặc nhiên phải chấp nhận nó. Mặt sau thường gồm các nội dung như các định
nghĩa, điều khoản chung, điều khoản trách nhiệm của người chuyên chở, điều khoản xếp dỡ và giao
nhận, điều khoản cước phí và phụ phí, điều khoản giới hạn trách nhiệm của người chuyên chở, điều
khoản miễn trách của người chuyên chở...
Mặt hai của vận đơn mặc dù là các điều khoản do các hãng tàu tự ý quy định, nhưng thường nội dung
của nó phù hợp với quy định của các công ước, tập quán quốc tế vận chuyển hàng hoá bằng đường
biển.
2.3.4 Hướng dẫn lập B/L
Hai hình ảnh minh họa về vận đơn:

26. 18Chứng từ xuất nhập khẩu

27. 19Chứng từ xuất nhập khẩu
1. Tiêu đề vận đơn đường biển:
Tiêu đề của vận đơn đường biển thường được in sẵn và không quyết định tính chất, nội dung và loại
vận đơn, do đó về mặt lí thuyết vận đơn có thể không cần có tiêu đề hoặc có tiêu đề là bất cứ thế nào.
Để biết vận đơn thuộc loại nào phải căn cứ vào nội dung cụ thể trên mặt trước tờ vận đơn.
2. Tên người chuyên chở:
Bất kì vận đơn nào cũng phải thể hiện tên của công ty vận tải biển hay người chuyên chở (Shipping
company or Carrier). Người chuyên chở mới đích thực là bên đại diện cho hợp đồng chuyên chở nên
người chuyên chở phải có trách nhiệm pháp lí về vận đơn phát hành trên danh nghĩa của mình và khi
có tranh chấp xảy ra về vận tải hàng hóa thì người chuyên chở phải là người đại diện để giải quyết.
3. Người nhận hàng:

28. 20Chứng từ xuất nhập khẩu
Tùy theo việc giao hàng là đích danh, theo lệnh hay vô danh mà điền vào ô nhận hàng (Consignee)
cho thích hợp. Thông thường, ô này in sẵn các phương án để tiện dung trong các trường hợp khác
nhau:
- Nếu giao hàng đích danh thì phải ghi đầy đủ tên và địa chỉ kinh doanh của người nhận hàng;
ngoài ra có thể ghi thêm các thong tin như điện thoại, fax, telex. Đồng thời, phải gạch bỏ tất cả các từ
in sẵnđứng trước tên người nhận hàng có nội dung như “Theo lệnh – to Order”, “Theo lệnh của– to
Order of”
- Nếu giao hàng theo lệnh của 1 người đích danh, thì phải ghi đầy đủ tên và địa chỉ kinh doanh của
người này, ngoài ra nếu trên vận đơn không in sẵn các từ như “To Order”, “To Order of” hay “or
Order” thì phải ghi thêm vào trước tên người ra lệnh nhận hàng cụm từ “Theo lệnh của – to Order of”.
Trong phương thức tín dụng chứng từ, ngân hàng phát hành L/C thường quy định vận đơn phải ghi
theo lệnh của mình để khống chế vận đơn, qua đó khống chế hàng hóa, người nhập khẩu phải thanh
toán hoặc chấp nhận thanh toán mới được ngân hàng kí hậu vận đơn để đi nhận hàng. Vận đơn theo
lệnh (chủ yếu là theo lệnh của ngân hàng phát hành L/C) rất phổ biến.
- Nếu người gửi hàng không muốn giao hàng cụ thể cho ai thì có thể ghi vào ô này nội dung “Giao
hàng theo lệnh của người gửi hàng – To Order of Shipper”. Đối với loại vận đơn này nếu người gửi
hàng không kí hậu thì chỉ có anh ta mới có quyền nhận hàng tại cảng đích. Nếu người gửi hàng kí hậu
để trống thì vận đơn trở thành vận đơn vô danh, nghĩa là bất cứ ai có vận đơn này đều trở thành chủ sở
hữu hợp pháp và đều có quyền nhận hàng tại cảng đến. Nếu người gửi hàng kí hậu theo lệnh của 1
người đích danh thì vận đơn trở thành vận đơn theo lệnh hàng hóa sẽ giao thoe lệnh của người này.
Vận đơn vô danh ít được sử dụng trong thực tế vì nó dễ bị lạm dụng để chiếm đoạt hàng hóa nên cả
người gửi hàng, ngân hàng phát hành L/C và người mở L/C đều không chấp nhận loại vận đơn này.
- Nếu trong ô “người nhận hàng” để trống thì theo tập quán quốc tế được hiểu là giao hàng theo
lệnh của ngườ gửi hàng.
- Nếu muốn giao hàng cho 1 người bất kì (vận đơn vô danh) thì trong ô này phải ghi “to the
Holder” hoặc “to the Bearer”.
4. Bên được thông báo (Notify Party/Address):
Tùy theo quy định của hợp đồng thương mại hay L/C mà điền cho thích hợp. thông thường ô này để
tên và địa chỉ của người nhập khẩu hay ngân hàng phát hành L/C vì những người này cần được thông
báo tin tức của chuyến tàu và hàng hóa khi cập cảng đích. Nếu ô này để trống thì phải hiểu là thong
báo cho người nhận hàng.
5. Số bản vận đơn gốc phát hành:
Vận đơn đường biển phát hành theo yêu cầu của người gửi hàng, thường được phát hành thành bộ gồm
3 bản gốc và 1 số bản sao. Vì vận đơn là chứng từ sở hữu hàng hóa được lưu thông và người chuyên
chở sẽ giao hàng cho ai xuất trình vận đơn gốc hợp pháp đầu tiên tại cảng đích, do đó người ta cần
phải biết được số bản gốc vận đơn được phát hành là bao nhiêu để theo dõi và kiểm soát trong quá
trình lưu thông. Số bản vận đơn gốc được in ở mặt trước tờ vận đơn bằng cả số và chữ.
6. Ký mã hiệu, số lượng và mô tả hàng hóa:
- Kí hiệu mã hàng hóa (Shipping Marks), số container (Container Nos.), số kẹp chì (Seal Nos.): Là
những kí hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được in bên ngoài hàng hóa đối với những loại
hàng hóa không có bao bì và in ở trên các bao bì hàng hóa đối với các loại hàng hóa có bao bì. Các ký
hiệu mã này nhằm để nhận dạng hàng hóa, thong báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc
dỡ hoặc bảo quản hàng hóa. Các ký mã hiệu này được ghi trên hàng và boa bì như thế nào thì phải
được ghi vào vận đơn như thế.

29. 21Chứng từ xuất nhập khẩu
- Số lượng, số chiếc hoặc trọng lượng: Sau khi hàng được xếp lên tàu, người chuyên chở hoặc đại lí
phải điền vào vận đơn các thong số như số lượng hàng hóa, trọng lượng hàng hóa, số container mà
mình đã nhận hoặc xếp lên tàu.
- Mô tả hàng hóa: Trên vận đơn, hàng hóa có thế chỉ cần mô tả 1 cách chung chung, miễn là có thể
phân biệt được tên hàng, quy cách phẩm chất, quy cách kĩ thuật…
Mục đích của việc ghi ký mã hiệu, số lượng, trọng lượng và mô tả hàng hóa là nhằm tạo điều kiện
thuận lợi cho việc giao nhận hàng hóa của nhiều chủ hàng tại cảng đích tránh nhầm lẫn thiếu hụt vì
trên tàu thường xếp hàng hóa của nhiều chủ hàng khác nhau và có nhiều hàng hóa có thể trông giống
nhau.
7. Ngày và nơi phát hành vận đơn:
- Nơi phát hành vận đơn có thể ghi địa chỉ của người chyên chở hay đại lí của họ, cảng xếp hay địa
điểm nào đó do 2 bên thỏa thuận. Nơi phát hành vận đơn có ý nghĩa trong việc chọn luật điều chỉnh
cũng như theo dõi hành trinh của tàu vận chuyển hoặc chứng minh về xuất xứ hàng hóa.
- Nếu không có ghi chú riêng biệt về ngày giao hàng trên vận đơn thì ngày phát hành vận đơn chính
là ngày giao hàng. Để lấy được vận đơn hợp lệ có thể xảy ra các trường hợp kí lùi hoặc kí tiến trên vận
đơn, tức là ngày kí vận đơn không phải là ngày giao hàng. Nếu có tranh chấp xảy ra về ngày phát hành
vận đơn mà các bên đưa ra được bằng chứng về việc kí lùi hay kí tiến thì người chuyên chở phải chịu
trách nhiệm trước pháp luật.
8. Nội dung về con tàu và hành trình:
- Trên vận đơn phải thể hiện rõ tên co tàu chuyên chở và số hiệu chuyến tàu.
- Nơi nhận hàng và trả hàng, cảng bốc và cảng dỡ hàng, cảng chuyển tải, các thông tin này thường
được bố trí bằng các ô in sắn tiêu đề.
Để tránh tranh chấp phát sinh, khi ghi hành trình chuyên chở trên vận đơn phải căn cứ vào quy định
trong hợp đồng vận tải hoặc quy đinh trong L/C.
9. Về giao nhận hàng hóa:
Trên mặt trước vận đơn phải thể hiện rõ tình trạng giao hàng, tùy theo loại vận đơn, có thể là:
- Đã bốc hàng lên tàu (Shipped on Board, On Board, Shipped, Laden on Board)
- Nhận hàng để chở (Received for Shipment hoặc Accepted for Carriage).
10. Về cước phí:
- Nếu cước phí được thanh toán tại cảng đi thì trên vận đơn sẽ ghi hoặc đóng dấu chữ “Freight
Prepaid hay Freight Paid – cước đã trả”
- Nếu thỏa thuận cước phí trả sau (tức là trả tại cảng đích) thì trên vận đơn sẽ ghi nội dung “Freight
to Collect hoặc Freight Payable at Destination – cước thu tại cảng đích”, trường hợp này người nhận
hàng phải trả cước mới được nhận hàng, còn người chuyên chở chỉ giao hàng sau khi đã nhận được
cước. Chi phí phát sinh lien quan đến con tàu và hàng hóa do trả cước chậm do người nhận hàng chịu
11. Kí vận đơn:
Những người có chức năng kí vận đơn chủ yếu bao gồm người chuyên chở, thuyền trưởng hoặc đại lý
của họ. Tuy nhiên, trong thực tế giao dịch, người chuyên chở hoặc thuyền trưởng không kí vận đơn mà
ủy quyền cho đại lí của họ. Sau đây là các trường hợp kí vận đơn:
- Người chuyên chở hay đại lí của người chuyên chở kí vận đơn:

30. 22Chứng từ xuất nhập khẩu
 Nếu trên vận đơn đã in sẵn tên người chuyên chở thì kí vận đơn không cần lặp lại tên người
chuyên chở mà chỉ cần ghi rõ chức năng của mình (là người chuyên chở hay đại lí của người
chuyên chở)
 Nếu trên vận đơn không in sẵn tên người chuyên chở thì khi kí bắt buộc phải ghi đầy đủ tên
người chuyên chở và chức năng của người kí.
- Thuyền trưởng hay đại lí của thuyền trưởng kí vận đơn:
 Vì mỗi con tàu biển đích danh chỉ có 1 thuyền trưởng và tên của con tàu luôn phải thể hiện
trên vận đơn, do đó khi kí vận đơn, thuyền trưởng không cần chỉ ra tên của mình, tuy nhiên
trong thực tế ta vẫn gặp trường hơp thuyền trưởng kí vẫn đơn và ghi đầy đủ họ tên của mình
(điều này không bắt buộc và được chấp nhận). Vì thuyền trưởng có thể có nhiều đại lí, do đó,
để biết chính xác đại lí nào đã kí vận đơn thì khi kí vận đơn, đại lí của thuyền trưởng phải ghi
rõ đầy đủ tên và chức năng của mình.
 Do tên của người chuyên chở luôn phải thể hiện trên vận đơn bằng cách in sẵn hoặc ghi thêm
hoặc đóng dấu trên vận đơn. Do đó khi kí vận đơn, thuyền trưởng hay đại lí của thuyền trưởng
không cần lặp lại tên của người chuyên chở nữa.
2.3.5 Lưu ý khi lập Bill of lading
Về hình thức:
Mỗi hãng tàu khác nhau có thể phát hành khác nhau, song tính hợp lệ của tờ vận đơn đường biển về
hình thức có thể khái quát lại như sau:
+ Vận đơn phải thể hiện được dùng cho việc vận chuyển hàng hóa từ cảng đến cảng (to covers a
port to port shipment). Và trên tờ vận đơn không nhất thiết phải có tiêu đề như: “Vận đơn hàng hải –
marine bill of lading” hay “vận đơn đường biển – ocean bill of lading” hoặc “vận đơn từ cảng đến
cảng – port to port bill of lading” hay các tiêu đề tương tự khác.
+ Vận đơn phải được làm thành văn bản và do người vận chuyển phát hành.
+ Vận đơn bao giờ cũng bao gồm hai mặt (trừ vận đơn điện tử – E.B/L). Mặt trước bao gồm các ô,
cột, dòng in sẵn để điền những thông tin cần thiết khi sử dụng; mặt sau của vận đơn phải chứa đựng
các điều kiện và điều khoản chuyên chở hoặc dẫn chiếu tới các nguồn luật có quy định những điều
kiện và điều khoản chuyên chở (đối với vận đơn rút gọn hay vận đơn trắng lưng).
+ Ngôn ngữ sử dụng trong tờ vận đơn phải là ngôn ngữ thống nhất (thường sử dụng tiếng Anh).
+ Hình thức thể hiện của tờ vận đơn không quyết định giá trị pháp lý của vận đơn.
Về nội dung:
Tính hợp lệ về nội dung của tờ vận đơn được khái quát như sau:
+ Mục số lượng, trọng lượng, bao bì, ký mã hiệu mô tả hàng hoá phải ghi phù hợp với số lượng
hàng thực tế xếp lên tàu và phải ghi thật chính xác. Khi nhận hàng theo vận đơn, phải lưu ý số hàng
thực nhận so với số hàng ghi trong vận đơn, nếu thấy thiếu, sai hoặc tổn thất thì phải yêu cầu giám
định để khiếu nại ngay. Nếu tổn thất không rõ rệt thì phải yêu cầu giám định trong 3 ngày kể từ ngày
dỡ hàng.
+ Mục người nhận hàng: Nếu là vận đơn đích danh thì phải ghi rõ họ tên và địa chỉ người nhận
hàng, nếu là vận đơn theo lệnh thì phải ghi rõ theo lệnh của ai (ngân hàng, người xếp hàng hau người
nhận hàng). Nói chung, mục này ta nên ghi theo yêu cầu của thư tín dụng (L/C) nếu áp dụng thanh
toán bằng tín dụng chứng từ.
+ Mục địa chỉ người thông báo: Nếu L/C yêu cầu thì ghi theo yêu cầu của L/C, nếu không thì để
trống hay ghi địa chỉ của người nhận hàng.

31. 23Chứng từ xuất nhập khẩu
+ Mục cước phí và phụ phí: phải lưu ý đến đơn vị tính cước và tổng số tiền cước.
Nếu cước trả trước ghi: "Freight prepaid". Nếu cước trả sau ghi: "Freight to collect hay Freight
payable at destination". Có khi trên vận đơn ghi: "Freight prepaid as arranged" vì người chuyên chở
không muốn tiết lộ mức cước của mình.
+ Mục ngày ký vận đơn: Ngày ký vận đơn thường là ngày hoàn thành việc bốc hàng hoá lên tàu và
phải trong thời hạn hiệu lực của L/C.
+ Mục chữ ký vận đơn: Chữ ký trên vận đơn có thể là trưởng hãng tàu, đại lý của hãng tàu. Khi đại
lý ký thì phải ghi rõ hay đóng dấu trên vận đơn "chỉ là đại lý (as agent only)".
2.3.6 Điểm yếu của vận đơn và phương án thay thế
Vận đơn là một trong những chứng từ quan trọng nhất của mua bán quốc tế khi hàng hoá được vận
chuyển bằng đường biển. Tuy vậy, dần dần vận đơn đã bộc lộ nhiều nhược điểm như:
- Thứ nhất, nhiều khi hàng hoá đã đến cảng dỡ hàng nhưng người nhận không có vận đơn (B/L) để
nhận hàng vì thời gian hành trình của hàng hoá trên biển ngắn hơn thời gian gửi bill từ cảng xếp hàng
đến cảng dỡ hàng.
- Thứ hai, B/L không thích hợp với việc áp dụng các phương tiện truyền số liệu hiện đại tự động (fax,
teleax...) bởi việc sử dụng B/L trong thanh toán, nhận hàng.... đòi hỏi phải có chứng từ gốc.
- Thứ ba, việc in ấn B/L đòi hỏi nhiều công sức và tốn kém bởi chữ in mặt sau của B/L thường rất nhỏ,
khoảng 0,3mm để chống làm giả.
- Thứ tư, việc sử dụng B/L có thể gặp rủi ro trong việc giao nhận hàng hoá (nếu đơn vị bị mất cắp) vì
B/L là chứng từ sở hữu hàng hoá....
Như vậy một loại chứng từ mới có thể thay thế được cho B/L và có chức năng tương tự như B/L đã ra
đời. Đó là giấy gửi hàng đường biển (seaway bill). Sử dụng seaway bill có thể khắc phục được những
tồn tại đã phát sinh của B/L.
Thứ nhất, khi sử dụng seaway bill người nhận hàng có thể nhận được hàng hoá ngày khi tàu đến cảng
dỡ hàng hoá mà không nhất thiết phải xuất trình vận đơn đường biển gốc vì seaway bill không phải là
chứng từ sở hữu hàng hoá. Hàng hoá sẽ được người chuyên chở giao cho người nhận hàng trên cơ sở
những điều kiện của người chuyên chở hoặc một tổ chức quản lý hàng hoá tại cảng đến.
Thứ hai, seaway bill không phải là chứng từ sở hữu hàng hoá, do đó người ta không nhất thiết phải gửi
ngay bản gốc cho người nhận hàng ở cảng đến mà có thể gửi bản sao qua hệ thống truyền số liệu tự
động. Như vậy đồng thời với việc xếp hàng lên tàu, người xuất khẩu có thể gửi ngày lập tức seaway
bill cho người nhận hàng trong vòng vài phút. Người nhận hàng cũng như người chuyên chở không
phải lo lắng khi giao nhận mà không có chứng từ. Thứ ba, khi sử dụng seaway bill, việc in các điều
khoản bằng chữ rất nhỏ ở mặt sau được thay thế bằng việc dẫn chiếu đến các điều kiện, quy định liên
quan đến vận chuyển ở mặt trước bằng một điều khoản ngắn gọn. Mặt khác người chuyên chở chỉ cần
phát hành 1 bản gốc seaway bill trong khi phải phát hành tối thiểu 1 bộ 3 bản gốc nếu sử dụng B/L.
Thứ tư, seaway bill cho phép giao hàng cho một người duy nhất khi họ chứng minh họ là người nhận
hàng hợp pháp. Điều này giúp cho các bên hữu quan hạn chế được rất nhiều rủi ro trong việcgiao nhận
hàng, không những thế, vì seaway bill không phải là chứng từ sở hữu hàng hoá nên khi bị mất hay thất
lạc thì cũng không ra hậu quả nghiêm trọng nào.
Tuy nhiên, seaway bill không phải là không có những hạn chế như seaway bill cản trở mua bán quốc
tế (vì seaway bill là rất phức tạp và khó khăn khi người chuyên chở và người nhận hàng là những
người xa lạ, mang quốc tịch khác nhau; luật quốc gai của một số nước và công ước quốc tế chưa thừa
nhận seaway bill nhưu một chứng từ giao nhận hàng....

32. 24Chứng từ xuất nhập khẩu
Ở Việt nam, việc áp dụng seaway bill vận còn rất mới mẻ, mặc dù đã có cơ sở pháp lý để áp dụng
seaway bill. Mục C - điều 80 Bộ luật Hàng hải Việt nam quy định. Người vận chuyển và người giao
nhận hàng có thể thoả thuận việc thay thế B/L bằng giấy gửi hàng hoặc chứng từ vận chuyển hàng hoá
tương đương và thoả thuận về nội dụng, giá trị của các chứng từ này theo tập quán Hàng hải quốc tế.
2.4 C/O (giấy chứng nhận xuất xứ)
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa là văn bản do tổ chức có thẩm quyền thuộc quốc gia hoặc
vùng lãnh thổ xuất khẩu hàng hóa cấp dựa trên những qui định và yêu cầu liên quan về xuất xứ, chỉ rõ
nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa.
- Giấy chứng nhận xuất xứ thì phải thể hiện được nội dung xuất xứ của hàng hoá, xuất xứ đó phải
được xác định theo một Qui tắc xuất xứ cụ thể.
2.4.1 Bản chất, công dụng, phân loại
a. Đặc điểm
Xuất phát từ mục đích của Giấy chứng nhận xuất xứ nêu trên mà Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá
(C/O) có đặc điểm:
- C/O được cấp cho lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu cụ thể: tức là C/O chỉ được cấp cho hàng hoá
tham gia vào lưu thông quốc tế và đã được đặc định xuất khẩu tới nước nhập khẩu, khi đã có
các thông tin về người gửi hàng, người nhận hàng, thông tin về đóng gói hàng hoá, số lượng,
trọng lượng, trị giá, nơi xếp hàng, nơi dỡ hàng, thậm chí thông tin về phương tiện vận tải. Xét
theo thông lệ quốc tế, C/O có thể được cấp trước hoặc sau ngày giao hàng (ngày xếp hàng lên
tàu) nhưng việc cấp trước này vẫn phải phản ánh được lô hàng xuất khẩu cụ thể. Trường hợp
cấp trước thường xảy ra khi lô hàng đang trong quá trình làm thủ tục hải quan để xuất khẩu
hoặc đã làm thủ tục hải quan, chờ xuất khẩu.
- C/O chứng nhận xuất xứ hàng hóa được xác định theo một qui tắc xuất xứ cụ thể và Qui tắc
này phải được nước nhập khẩu chấp nhận và thừa nhận: C/O chỉ có ý nghĩa khi được cấp theo
một qui tắc xuất xứ cụ thể mà nước nhập khẩu chấp nhận. Qui tắc xuất xứ áp dụng có thể là
các qui tắc xuất xứ của nước nhập khẩu hoặc của nước cấp C/O (nếu nước nhập khẩu không
có yêu cầu nào khác). C/O được cấp theo qui tắc xuất xứ nào thì được hưởng các ưu đãi tương
ứng (nếu có) khi nhập khẩu vào nước nhập khẩu dành cho các ưu đãi đó. Để phản ánh C/O
được cấp theo qui tắc xuất xứ nào thì thông thường các C/O được qui định về tên hay loại mẫu
cụ thể.
b. Công dụng
- Ưu đãi thuế quan: xác định được xuất xứ của hàng hóa khiến có thể phân biệt đâu là hàng
nhập khẩu được hưởng ưu đãi để áp dụng chế độ ưu đãi theo các thỏa thuận thương mại đã
được ký kết giữa các quốc gia.
- Áp dụng thuế chống phá giá và trợ giá: Trong các trường hợp khi hàng hóa của một nước
được phá giá tại thị trường nước khác, việc xác định được xuất xứ khiến các hành động chống
phá giá và việc áp dụng thuế chống trợ giá trở nên khả thi.
- Thống kê thương mại và duy trì hệ thống hạn ngạch: Việc xác định xuất xứ khiến việc biên
soạn các số liệu thống kê thương mại đối với một nước hoặc đối với một khu vực dễ dàng hơn.
Trên cơ sở đó các cơ quan thương mại mới có thể duy trì hệ thống hạn ngạch.
- Xúc tiến thương mại.

33. 25Chứng từ xuất nhập khẩu
c. Phân loại
- C/O cấp trực tiếp: C/O cấp trực tiếp bởi nước xuất xứ, trong đó nước xuất xứ cũng có thể là
nước xuất khẩu.
- C/O giáp lưng (back to back C/O): C/O cấp gián tiếp bởi nước xuất khẩu không phải là nước
xuất xứ. Nước xuất khẩu trong trường hợp này gọi là nước lai xứ.
- Về nguyên tắc, các nước chỉ cấp Giấy chứng nhận xuất xứ cho hàng hóa có xuất xứ của quốc
gia mình. Tuy nhiên thực tiễn thương mại cho thấy hàng hóa không chỉ được xuất khẩu trực
tiếp tới nước nhập khẩu cuối cùng (nơi tiêu thụ hàng hóa) mà có thể được xuất khẩu qua các
nước trung gian. Việc xuất hiện các nước trung gian có nhiều nguyên nhân khác nhau, có thể
theo mạng lưới phân phối của nhà sản xuất, hoặc do hàng hóa được mua đi bán lại qua các
nước trung gian,… Để tạo thuận lợi cho các họat động này, một số nước có qui định hàng
nhập khẩu vào nước mình khi xuất khẩu có thể được cấp C/O giáp lưng trên cơ sở C/O gốc
của nước xuất xứ.
Theo qui chế cấp C/O ưu đãi hiện hành của Việt nam: có một số C/O ưu đãi đặc biệt được cấp dưới
dạng C/O giáp lưng. Khi gặp các C/O giáp lưng cấp theo qui tắc xuất xứ ưu đãi này, cần kiểm tra chặt
chẽ về các điều kiện qui định về vận chuyển trực tiếp.
d. Nơi cấp
Là chứng từ do nhà sản xuất hoặc do cơ quan có thẩm quyền thường là Phòng Thương mại & Công
nghiệp Việt nam (VCCI) cấp để xác nhận nơi sản xuất hoặc khai thác ra hàng hóa.

34. 26Chứng từ xuất nhập khẩu
2.4.2 Hướng dẫn lập C/O và một vài lưu ý
Ô số 1: kê khai tên, địa chỉ, quốc gia của người xuất khẩu (nước Việt Nam)
Ô số 2: kê khai tên, địa chỉ, nước của người nhận hàng.
Trường hợp nhận hàng theo chỉ định sẽ được khai báo là TO ORDER hoặc TO ORDER OF <người ra
chỉ định>, ghi thống nhất với vận đơn và các chứng từ giao nhận hợp lệ khác.

35. 27Chứng từ xuất nhập khẩu
Ô số 3: kê khai về vận tải
- Hình thức vận chuyển: by sea, by air, by truck
- Tên phương tiện vận chuyển: ví dụ M/V : UNI PACIFIC V.142S
- Cửa khẩu xuất hàng: ví dụ HO CHI MINH PORT
- Cửa khẩu nhận hàng cuối cùng: ví dụ HAMBURG
- Số và ngày vận đơn, ví dụ B/L No. : 827045312 DATED : NOV 10, 2008
Lưu ý: Cửa khẩu nhận hàng cuối cùng trên ô số 3 và người nhận hàng (đích danh) trên ô số 2 phải
cùng một nước nhập (ô số 12).
Ô số 4: Ghi chú của cơ quan cấp C/O.
Có các ghi chú sau :
- C/O cấp sau ngày xuất hàng: đóng dấu thông báo ISSUED RETROSPECTIVELY
- Cấp phó bản do bị mất bản chính : DUPLICATE
Ô số 5: Kê khai số thứ tự các mặt hàng khai báo.
Ô số 6: Kê khai nhãn và số hiệu thùng hàng (nếu có).
Ô số 7: Kê khai số và loại của thùng hàng (nếu có); mô tả hàng hóa rõ ràng và cụ thể
Ghi rõ số, ngày tờ khai hải quan hàng xuất (nếu đã có) trên ô 7: CUSTOMS DECLARATION FOR
EXPORT COMMODITIES No. <số đầy đủ của tờ khai hải quan hàng xuất> DATED <ngày tờ khai
hải quan hàng xuất>. Trường hợp người khai báo hải quan và người gửi hàng khác nhau phải ghi rõ
thêm về người khai báo: DECLARED BY <người khai báo>.
Lưu ý: kê khai số container, số niêm chì (cont./seal No. ..)
Ô số 8: Kê khai tiêu chuẩn xuất xứ của hàng hóa.
Cụ thể: Hàng xuất sang Australia và New Zealand thì ô này để trống.
Xuất sang các nước khác :
+ Hàng có xuất xứ thuần túy Việt Nam kê khai chữ "P"
+ Hàng có xuất xứ không thuần túy Việt Nam: có hướng dẫn chi tiết tại mặt sau C/O mẫu A.
Đối với các sản phẩm được gia công chế biến tại Việt Nam đáp ứng được tiêu chuẩn xuất xứ thì ghi
chữ “W” và mã số H.S (4 chữ số) của hàng hóa xuất khẩu đối với các thị trường Japan, Norway,
Switzerland, Turkey và EU.
Ô số 9: Kê khai trọng lượng gộp (cả bao bì) hoặc trọng lượng khác của hàng hóa.
Lưu ý :
+ Các ô 5,7,8,9 phải khai thẳng hàng thứ tự, tên, tiêu chuẩn xuất xứ, trọng lượng gộp (hoặc số
lượng khác) của mỗi loại hàng khác nhau.
+ Trường hợp tên hàng và mô tả nhiều có thể khai báo sang trang tiếp, mỗi trang khai báo rõ số thứ
tự trang ở góc dưới ô số 7 (Ví dụ : Page 1/3 to be continue on attached list)
Ô số 10: kê khai số và ngày của hóa đơn (Commercial Invoice), trường hợp hàng xuất không ghi số
hóa đơn trên C/O phải nêu rõ lý do.
Ô số 11: kê khai địa điểm, ngày phát hành C/O.
Lưu ý : Ngày phát hành C/O là ngày làm việc

36. 28Chứng từ xuất nhập khẩu
* Trường hợp tháng được khai bằng chữ (April, May,..), nếu không ghi chữ thì ngày khai thống
nhất được định theo dạng dd/mm/yyyy.
* Ngày phát hành C/O là ngày cùng hoặc sau ngày các chứng từ đã được khai báo trên C/O như
Invoice, tờ khai hải quan hàng xuất…
Ô số 12: Kê khai nước xuất xứ của hàng hóa tiếp sau produced in là VIETNAM
Kê khai nước nhập khẩu phía trên dòng (importing country). Nước nhập khẩu này được khai đúng với
ô số 8 của TKHQ hàng xuất của lô hàng.
Kê khai địa điểm, ngày ký và ký tên của người ký có thẩm quyền (của người xuất khẩu Việt Nam đã
được đăng ký hợp pháp tại điểm cấp C/O).
2.5 Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng, chất lượng
2.5.1 Bản chất, công dụng
- Đặc điểm:
Đối với bên cung cấp (bán) - Xuất khẩu: là điều vô giá để có thể chứng minh với thị trường rằng:
Mình đang áp dụng và điều hành một hệ thống hữu hiệu, đã qua kiểm tra và được chấp nhận bởi bên
thứ ba độc lập và có uy tín, một hệ thống chứng tỏ sẽ đáp ứng được mọi yêu cầu của hợp đồng.
Đối với bên mua (nhập khẩu): Chứng nhận hệ thống chất lượng cho phép tin chắc rằng bên cung cấp
có một tổ chức quản lý chặt chẽ về chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Việc đó cho phép bên mua giảm
bớt được sự can thiệp của mình vào quá trình sản xuất, giảm bớt được sự can thiệp của mình vào quá
trình sản xuất, giảm bớt được chi phí cho việc kiểm tra, đánh giá hệ thống chất lượng của bên cung
cấp, do sự tín nhiệm của giấy chứng nhận.
- Công dụng:
Do sự tín nhiệm của giấy chứng nhận sẽ làm hài lòng các bên tham gia dẫn tới giao dịch được hoàn
thành thuận lợi và hiệu quả.
Trong các cuộc đấu thầu quốc tế, việc được mời đấu thầu hay không cũng phục thuộc vào việc bên
cung cấp có được chứng nhận hệ thống chất lượng hay không. Nhiều bên mua lớn khi tổ chức đấu
thầu, đòi hỏi phải có chứng nhận hệ thống đối với bên cung cấp và xu hướng ngày càng phát triển trên
thế giới.
Tuy nhiên, một hệ thống chất lượng được xây dựng thiết kế không phải chỉ để đạt mục đích là xin cho
được giấy chứng nhận. Vấn đề chính ở đây là hệ thống đó vận hành ra sao? Doanh nghiệp đó quản lý
thế nào? Việc áp dụng hệ thống đó có mang lại hiệu quả và uy tín của doanh nghiệp trên thương
trường hay không?
Chính vì vậy, khi xem xét cấp giấy chứng nhận, cơ quan cấp giấy chứng nhận cần phải đi sâu xem xét
và chắc chắn rằng bên cung cấp có trách nhiệm thực sự đối với hệ thống của họ chứ không phải là
hình thức.
- Ai cấp?
Để có lòng tin với người mua, giấy chứng nhận của bên cung cấp phải được chứng nhận của một bên
thứ ba đủ tin cậy. Một cơ quan như vậy phải có thẩm quyền, uy tín và trách nhiệm cao, có đủ kiến thức
chuyên môn sâu, rộng về sản phẩm, dịch vụ liên quan và phải được công nhận bởi các hội đồng công
nhận quốc tế. Nhiệm vụ của cơ quan công nhận là phải kiểm tra khả năng kỹ thuật và năng lực chuyên

37. 29Chứng từ xuất nhập khẩu
môn của cơ quan chứng nhận (ứng cử viên). Sau đó là chấp nhận, theo dõi hoạt động của họ một cách
thường xuyên. Cơ sở chuẩn mực để cơ quan công nhận dựa vào đó mà kiểm tra cơ quan chứng nhận
chính là tài liệu hướng dẫn của ISO.
Những nước đầu tiên tiến hành xem xét và công nhận các cơ quan chứng nhận độc lập là vương quốc
Anh, Hà Lan. Gần đây các nước úc, Bỉ, Đan Mạch, Đức, ý, Phần Lan, Thụy Điển, Thụy Sĩ và Mỹ
cũng có hệ thống tương tự. ở châu âu, quá trình công nhận tuân thủ theo tiêu chuẩn EN 45011/12/13.
Chuẩn mực chung đối với các cơ quan giám định. Giấy chứng nhận được công nhận có nghĩa là cơ
quan cấp giấy chứng nhận đó có đủ uy tín và được nhà nước ủy quyền cấp giấy chứng nhận phù hợp
với tiêu chuẩn EN về sản phẩm hệ thống quản lý chất lượng và cán bộ. Điều đó dẫn đến một quy định
là nếu bất kỳ một loại giấy chứng nhận nào mà không có biểu tượng công nhận có nghĩa là không có
bằng chứng đã được tiến hành đánh giá theo tiêu chuẩn ISO hoặc EN 45011 hoặc EN 45012.
Ngày nay trên thị trường, người tiêu dùng nhận thức được sự khác nhau giữa giấy chứng nhận ISO
9000 được công nhận và giấy chứng nhận ISO 9000 chưa được công nhận. Họ hiểu rằng sự công nhận
lẫn nhau hoặc công nhận tương đương các giấy chứng nhận được công nhận chỉ được tiến hành bởi cơ
quan công nhận chứ không phải cơ quan chứng nhận.
2.5.2 Quy định UCP về Giấy chứng nhận số lượng, trọng lượng, chất lượng
Chứng nhận chất lượng trong thương mại quốc tế rất quan trọng đối với bên mua lẫn bên cung cấp.
Ở Châu Âu việc tiến hành công nhận cơ quan chứng nhận phải có đủ 4 điều kiện:
Một là: Cơ quan đó phải có một ban điều hành độc lập không có ưu thế nào về quyền lợi.
Hai là: Có một hệ thống điều hành ở dạng văn bản cho phép truy cứu mọi liên hệ từ người đánh giá để
cấp giấy chứng nhận, qua các hồ sơ được kiểm tra, thanh tra nội bộ và xem xét định kỳ.
Ba là: Có sự đào tạo thích hợp đối với nhân viên đánh giá thử nghiệm và chứng nhận.
Bốn là: Có thủ tục bảo vệ sự chứng nhận liên quan đến khiếu nại, không án...
Đối với các nước đang phát triển có thể có lợi từ hiệp định này bằng cách sử dụng nó như là một
phương tiện để tăng cường những nỗ lực phát triển xuất khẩu và đặc biệt bằng cách vận dụng những
lợi thế từ các điều khoản về thông tin, hỗ trợ kỹ thuật và các ưu đãi đặc biệt và riêng biệt được dành
cho các nước kém phát triển. Ngoài ra để có được những lợi ích đáng kể từ hiệp định này, các nước
đang phát triển phải có những cố gắng để thiết lập hoặc nâng cấp, chỉnh đốn bộ máy các cơ quan và cơ
chế có liên quan tới thông tin kỹ thuật, tiêu chuẩn hóa, đảm bảo chất lượng, các quy trình kỹ thuật,
thanh tra, thử nghiệm, chứng nhận và công nhận, tiến hành các bước cần thiết để tham gia tích cực vào
các hoạt động quốc tế về tiêu chuẩn hóa và chứng nhận.
Ngoài ra hiệp định này cũng thừa nhận rằng các nước đang phát triển chưa có điều kiện tham gia một
cách có hiệu quả vào các hoạt động tiêu chuẩn quốc tế và kêu gọi các nước thành viên khác có những
biện pháp hữu hiệu để tăng cường sự trợ giúp kỹ thuật trong lĩnh vực này. Bởi vậy các nước đang phát
triển nên đề nghị để có được sự trợ giúp cần thiết.
Hiệp định về rào cản kỹ thuật trong thương mại quốc tế đảm bảo các quy định và tiêu chuẩn kỹ thuật,
bao gồm các yêu cầu về bao bì, ký mã hiệu, nhãn hiệu và các thủ tục đánh giá sự phù hợp với các quy
định và các tiêu chuẩn kỹ thuật không tạo ra các trở ngại không cần thiết cho thương mại quốc tế. Hiệp
định về rào cản kỹ thuật trong thương mại yêu cầu không một nước nào có thể bị ngăn cản tiến hành
các biện pháp cần thiết để đảm bảo chất lượng hàng xuất khẩu của mình, hoặc để bảo vệ cuộc sống
hay sức khỏe con người, động và thực vật, bảo vệ môi trường hoặc để ngăn ngừa các hoạt động man