Un team co-locato e che magari lavora nella stessa stanza e' quasi sicuramente un team produttivo. Spesso capita pero' che le condizioni per raggruppare i migliori sviluppatori nella stesso posto non si verifichino per problemi che vanno dalla distanza geografica alle problematiche familiari, dalla necessita' di avere una sede fisica alla necessita' di supportare clienti in tutto il mondo nella loro lingua ed orari d'ufficio. In questa presentazione voglio descrivere la mia esperienza di lavoro da remoto, cosa ha funzionato e cosa si potrebbe migliorare e perche' un'azienda dovrebbe valutare questa soluzione.

1. http://www.slideshare.net/reborg/lavorare-da-remoto-3664374
http://speakerrate.com/talks/3179-lavorare-da-remoto
Lavorare da Remoto
Le ragioni di una scelta vincente
Renzo Borgatti - reborg@reborg.net - BSC 2010

2. Mr. Renzo Borgatti
sviluppatore freelance
-Rails, iPhone, Java-
Papa’, jazzista, corridore

3. Cronologia del pendolare
Borgatti:
1999-2002 Km 50
2002-2004 Km 90
2004-2005 Km 110
2006-2007 Km 5
2007-2008 Km 0.2
2008-2010 Km 0
Quanti di voi si muovono per piu’ di 50 km al giorno? 10? Chi lavora regolarmente da casa?

4. “In una situazione dove ci si
lamenta della scarsa
produttivita’ e si cercano
modi per incrementarla, la
cosa piu’ stupida che si puo’
fare e’ spedire milioni di
lavoratori in giro per il
mondo mattina e sera”
Future Shock, Alvin Toffler 1970
La cosa piu’ evidente del pendolare per lavoro, e’ sicuramente lo sforzo necessario per lo
spostamento da e verso l’ufficio. Per quanto lo si faccia sfruttando mezzi pubblici o
inventandosi qualcosa da fare, il pendolarismo e’ logorante suprattutto sul lungo termine.

5. Attivazione, Controllo ed
Immersione Totale
“Arousal” e “Flow” sono gli stati fisiologici e psicologici in cui l’individuo e’ piu’ produttivo. Le
differenze sono minime e’ riguardano il livello di padronanza con cui si affronta l’attivita’
corrente. Quando si padroneggia completamente la materia, il lavoro viene eseguito quasi
senza fatica e il tempo sembra contrarsi (passare velocemente). Ma non basta: se non esiste
una sifda alla quale le qualita’ dell’individuo vengono applicate si puo’ cadere nella noia.
Questo e’ il caso ad esempio della ripetizione ad oltranza della stessa azione. Una volta che si
e’ ottimizzato l’ottimizzabile, si tratta solo di memoria “muscolare” ed il cervello cessa di
avere parte preponderante.
Un datore di lavoro dovrebbe avere tutto l’interesse a far si’ che I propri dipendenti passino la
maggiorparte del loro tempo nelle fasi psicofisiche piu’ produttive. Tale condizione puo’
avverarsi in ufficio se si pone particolare cura (leggi investimenti) all’ambiente di lavoro.
L’ambiente di lavoro deve in pratica permettere all’individuo di seguire I propri ritmi cercando
di essere il piu’ flessibile possibile negli orari, nei luoghi e nelle modalita’ di applicazione
dell’attenzione al lavoro.

6. La perfezione e’ un fatto individuale
Yerkes-Dodson law
La legge di Yerkes-Dodson mette in relazione il livello di recettivita’ psicofisica con la
produttivita’. A seconda del tipo di attivita’ essere alla massima attivazione potrebbe essere
controproducente. Si pensi ad esempio ad un chirurgo che sta per eseguire una delicata
manovra a cuore aperto. Cio’ di cui ha bisogno il chirurgo e’ concentrazione massima ed
evitare le distrazioni. In altre parole dovrebbe mantenersi ad un livello basso di
“Arousal” (attivazione) per impedire che stimoli esterni lo distraggano nel momento di
massima concentrazione.
Per un datore di lavoro non si tratta esclusivamente di creare un ambiente di lavoro
ottimizzato per l’immersione totale dei propri dipendenti, ma un ambiente in cui il lavoratore
possa perfezionare la propria performance sulla base delle caratteristiche personali. Questo
perche’ la curva di Yerkes-Dodson e’ diversa da individuo a individuo.
Il ritmo di riposo, nutrizione, distrazione ed attenzione e’ diverso per ognuno di noi e non
facilmente uniformabile. I ritmi dell’ufficio vanno esattamente ad impattare sulla necessita’
individuale di ricerca del proprio ritmo, osservarsi e spingersi il piu’ possibile verso le zone di
produttivita’. Per poter essere un ambiente veramente stimolante, il luogo di lavoro dovrebbe
assomigliare piu’ alla propria abitazione che ad una fabbrica. Siccome non e’ possibile
replicare casa propria per ogni dipendente rimane una valida alternativa: lavorare da remoto.

7. Routine: Parkinson’s Law
“Il lavoro necessario per
finire un’attivita’ cresce fino
a riempire il tempo disponibile
per completarla”
Parkinsonʼs Law, Cyril Northcote Parkinson, The Economist in 1955
La routine diluisce il senso di urgenza
La legge di Parkison esprime scherzosamente un fenomeno molto diffuso nelle realta’
lavorative. Il circolo vizioso si innesta quando un’attivita’ che potrebbe essere gia’ terminata
continua con l’aggiunta di obiettivi collaterali di dubbia rilevanza. Il fenomeno si puo’
manifestare a fronte di una sovrastima di un’attivita’ oppure perche’ il termine accordato per
il completamento dell’attivita’ non viene sentito come “strettamente necessario”.
Sebbene sia possibile incappare in questo meccanismo mentre si lavora lontano dall’ufficio
nella comodita’ della propria abitazione, credo che sia piu’ difficile che avvenga in modalita’
telelavoro.
Le meccaniche del luogo di lavoro costituiscono un buon contesto per il manifestarsi della
legge di Parkison: l’abitudine quotidiana del recarsi in ufficio per rispettare gli orari,
settimana per settimana, fino alla prossima vacanza, contribuisce a diluire il senso d’urgenza
nella pianificazione. E’ la costante presenza di un ciclo successivo che induce pigrizia ed
alienazione. Se e’ invece il lavoratore ad organizzare il proprio tempo, questo senso di
ripetitivita’ viene attenuato.

8. Ufficio vuol dire anche
Come ti vesti
Con che tono parli
L’immagine sul tuo desktop
Con chi vai a pranzo
Che macchina hai
Sei arrivato in ritardo
Scherzi con il capo
Certi atteggiamenti fanno parte del nostro essere sociali e generalmente non c’e’ nulla di
male. Il fatto e’ che in ufficio certi meccanismi tendono alla lunga a prendere il sopravvento
sulle cose piu’ importanti, ovvero l’obiettivo della nostra attivita’ al lavoro. Quando questo
accade, la parte sociale del lavoro cessa di essere produttiva e genera malcontento, invidie,
vendette ed altri sentimenti poco edificanti che nulla hanno a che vedere con lo spazio di
lavoro.
Quando si lavora virtualmente assieme invece, una serie di questi atteggiamenti sono
eliminati o fortemente ridotti. Lo scopo principale della comunicazione diventa il lavoro,
perche’ mantenere in piedi una comunicazione virtuale ha comunque un costo che non puo’
essere sprecato per parlare del piu’ o del meno, o per distrarsi e valutare che aspetto si ha.

9. Flessibilita’
Ottimizzare le proprie “curve”
Assecondare le esigenze personali
Lavorare seguendo i bioritmi
La stragrande maggioranze delle persone vuole una famiglia. Il lavoro da remoto permette di
mantenere una famiglia senza per questo rinunciare alla propria presenza fisica sotto il tetto
coniugale. Spesso e’ questo il problema numero uno del dipendente che accetta un nuovo
lavoro e si chiede se l’azienda sara’ dalla sua parte o meno durante l’allargamento del nucleo
familiare.

10. Se si ammette il lavoro da remoto, l’insieme dei potenziali candidati da assumere si allarga ed
aumenta la probabilita’ di assumere “i migliori”.
Il fatto che vi siano alcune ore di fuso orario non costituisce problema. E’ meglio comunque
che vi siano sempre alcune ore di sovrapposizione degli orari ufficio in modo che sia
possibile incontrarsi virtualmente almeno una volta al giorno. La differenza di orari e’ tra
l’altro efficace per urgenze di produzione: quante volte ho sistemato un problema e riavviato
il server mentre era notte negli Stati Uniti!

11. Se si ammette il lavoro da remoto, l’insieme dei potenziali candidati da assumere si allarga ed
aumenta la probabilita’ di assumere “i migliori”.
Il fatto che vi siano alcune ore di fuso orario non costituisce problema. E’ meglio comunque
che vi siano sempre alcune ore di sovrapposizione degli orari ufficio in modo che sia
possibile incontrarsi virtualmente almeno una volta al giorno. La differenza di orari e’ tra
l’altro efficace per urgenze di produzione: quante volte ho sistemato un problema e riavviato
il server mentre era notte negli Stati Uniti!

12. Altri fatti non trascurabili
Riduzione dei costi logistica
Ridotta diffusione malattie
Riduzione dell’inquinamento
Piu’ opportunita’ per diversamente abili
Tecnicamente non c’e’ bisogno di un ufficio. Se serve si puo’ utilizzare un co-working space
oppure prendere in subaffito una porzione dell’ufficio di qualcun’altro, cosa non impossibile
da trovare.

13. The Internet
Per lavorare da remoto e’ necessaria una connessione Internet. La crescita esponenziale della
connettivita’ Internet permette al tele-lavoratore di collaborare con gli altri membri del team.
Grazie alla disponiblita’ di banda sempre crescente ed al costo sempre piu’ ridotto, avere una
buona connessione in casa e’ diventato uno standard come possedere una televisione.
Oggi connettersi virtualmente non e’ piu’ un problema e la richezza dei tool a supporto
dell’ufficio virtuale e’ impressionante. Le reti wifi si stanno moltiplicando e quando la wifi non
e’ presente la comune rete cellulare ora permette un accesso decente con il 3G. Essere online
non e’ piu’ un problema e per alcuni diventa quasi una droga con rischio di workalcolismo.

14. The Internet
Per lavorare da remoto e’ necessaria una connessione Internet. La crescita esponenziale della
connettivita’ Internet permette al tele-lavoratore di collaborare con gli altri membri del team.
Grazie alla disponiblita’ di banda sempre crescente ed al costo sempre piu’ ridotto, avere una
buona connessione in casa e’ diventato uno standard come possedere una televisione.
Oggi connettersi virtualmente non e’ piu’ un problema e la richezza dei tool a supporto
dell’ufficio virtuale e’ impressionante. Le reti wifi si stanno moltiplicando e quando la wifi non
e’ presente la comune rete cellulare ora permette un accesso decente con il 3G. Essere online
non e’ piu’ un problema e per alcuni diventa quasi una droga con rischio di workalcolismo.

15. Esperienza 1
Architect in Milwaukee,
team in Chicago, alcuni sviluppatori remoti
parziali, cliente a Madrid
Story board con storie su carta
Standup meeting telefonico
Pair programming remoto a rotazione
Visite da Madrid ogni 2 mesi
Architect presente ogni lunedi’
Cosa ha funzionato:
- Il cliente era completamente partecipe al processo e ne capiva le particolarita’ geografiche
- Tutte le feature in lavorazione erano sincronizzate sul wiki e visibili da remoto
- La puntualita’ e brevita’ dei meeting virtuali
Cosa ha funzionato male:
- pair programming remoto per l’intera giornata e’ pesante
- Il team tendeva e prendere le proprie decisioni architetturali vista la mancanza del
responsabile in loco

16. Esperienza 1I
team in Chicago
off-shore team a Mosca
team leader russo in Chicago
Netta separazione funzionale tra i 2 team
No comunicazione diretta tra i 2 team
Cosa ha funzionato:
- integrazione continua
- La presenza del responsabile del team russo in loco che manteneva in piedi la
comunicazione fra I due team
Cosa ha funzionato male:
- Il sistema di build e continous integration che permetteva ai due team di integrare
costantemente era lento e di difficile manutenzione.
- Una coppia a settimana costretta al ruolo di build manager
- Nessun overlap nelle timezones

17. Esperienza 1II
Team 100% distribuito, NYC, Chicago, NC
Cliente in L.A.
Skype standup senza cliente
User stories virtuali su Mingle
Commit emails, Beanstalk
Iteration planning al lunedi’
Retrospective al venerdi’
Pair programming on demand
Cosa ha funzionato:
- Alta produttivita’
- Visione centralizzata dei task
Cosa ha funzionato male:
- Assenza del cliente ha determinato non pochi fraintendimenti
- Difficolta’ dei designers nel recepire le idee del cliente

18. gorowe.com
"results-only work
environment":
demolire il vecchio
adagio industriale
che la produttivita’
equivale alla
presenza fisica.
Rowe, Result Only Work Environment e’ il radicale approccio al lavoro adottato dalla nota
catena di retail Best Buy prima e da altre aziende poi. Attualmente e’ un movimento dal cui
sito viene promossa la collaborazione remota come il nuovo modo di operare.
Essenzialmente vale il principio per cui il lavoratore puo’ lavorare come gli pare e quando gli
pare purche’ il lavoro venga portato a termine.
Il problema diventa quindi come giudicare l’output. Se si tratta di software il controllo (e
sincronizzazione tra gli sviluppatori) avviene perche’:
- Le feature sono ben spiegate, condivise e corredate possibilmente di test di accettazione
- Una email di alert viene mandata al team ad ogni commit
- Si effettua ciclicamente una retrospettiva
- C’e’ un demo day dove i risultati vengono condivisi col cliente e col team
- Si traccia il proprio lavoro segnando il numero di ore lavorate sul progetto (cosa che
comunque serve per fatturare al cliente)
Con queste condizioni l’output e’ facile da controllare perche’ e’ binario: si delivera o non si
delivera.

19. gorowe.com
"results-only work
environment":
demolire il vecchio
adagio industriale
che la produttivita’
equivale alla
presenza fisica.
Rowe, Result Only Work Environment e’ il radicale approccio al lavoro adottato dalla nota
catena di retail Best Buy prima e da altre aziende poi. Attualmente e’ un movimento dal cui
sito viene promossa la collaborazione remota come il nuovo modo di operare.
Essenzialmente vale il principio per cui il lavoratore puo’ lavorare come gli pare e quando gli
pare purche’ il lavoro venga portato a termine.
Il problema diventa quindi come giudicare l’output. Se si tratta di software il controllo (e
sincronizzazione tra gli sviluppatori) avviene perche’:
- Le feature sono ben spiegate, condivise e corredate possibilmente di test di accettazione
- Una email di alert viene mandata al team ad ogni commit
- Si effettua ciclicamente una retrospettiva
- C’e’ un demo day dove i risultati vengono condivisi col cliente e col team
- Si traccia il proprio lavoro segnando il numero di ore lavorate sul progetto (cosa che
comunque serve per fatturare al cliente)
Con queste condizioni l’output e’ facile da controllare perche’ e’ binario: si delivera o non si
delivera.

20. Cosa funziona male?
Si perde la chiacchera utile
di corridio
Supporto quando ci si
sente stanchi
In casa e’ facile essere
distratti

21. Coworking
E’ chiaro subito al tempo di colazione se la giornata sara’ buona o meno. In quei momenti
trovo particolarmente utile prendere il laptop e partire per qualche posto diverso da dove
lavorare. Se il bar e’ tranquillo ed ha la wifi quello e’ un buon posto da cui lavorare. In
biblioteca funziona bene altrettanto. Un coworking space e’ probabilmente l’optimum,
perche’ sara’ facile trovare lavoratori “randagi” altrettanto determinati.

22. QA: Suggerimenti
Manager:
Ma poi non e’ che stanno a casa a far nulla?
Come faccio se ho un urgenza?
Come faccio a sapere cosa fanno?
Dipendente:
Non voglio stare sempre rinchiuso in casa!
Ho paura che l’azienda mi tagli fuori
- Guarda, il problema e’ che se vogliono non fanno nulla ugualmente anche davanti al tuo
naso. Qui in Italia abbiamo tra l’altro una particolare creativita’ per inventare modi di
sfuggire al controllo del datore di lavoro.
- Non siamo piu’ agli inizi del ‘900. Le email si possono ricevere sul proprio telefono
cellulare. Se il dipendente non ce l’ha, potrebbe essere una buona idea fornirne uno
aziendale. Poi esiste la chat. Ed il telefono di cui appunto siamo tutti dotati.
- Anche in questo caso, non puoi sapere cosa fanno, anche se ti lavorano davanti. Quella
finestra sempre aperta sullo stesso codice ti dice niente? L’unico modo per sapere
realmente cosa fanno, in ufficio o a casa sono I risultati. Ci sono o non ci sono.
- Ottimo. Ci sono biblioteche ed internet cafe’. Se sei fortunato e vivi in una grande citta’ ci
sono I coworking space.
- Pretendi la stessa disponibilita’ che tu offri. Tu sei raggiungibile via telefono ed online. I
tuoi colleghi e superiori devono esserlo alla stessa maniera. Se non e’ cosi’, allora non stai
lavorando da remoto ma se stato “allontanato”

23. Approfondimenti
Una discussione interessante da 37signals:
http://37signals.com/svn/posts/161-why-are-you-not-hiring-remote-workers
Parkinson’s Law, The Economist, 1955: http://www.economist.com/business-finance/
management/displaystory.cfm?story_id=14116121
www.lapillola.net coworking space in Bologna
Altri coworking space: http://coworking.pbworks.com/CoworkingVisa#Italy
http://gorowe.com consigli utili per lavorare ad obiettivi

24. Tools
Mingle, Pivotal Tracker
Planning Poker
Basecamp, Dropbox
Google Docs
Skype, iChat, ConnectNow
SCM (Svn, Git), Beanstalk, Github
Harvest, Keeptempo
Un bug tracker, un wiki
Hudson o Cruise Control
RingCentral, FreeConference

25. http://www.slideshare.net/reborg/lavorare-da-remoto-3664374
http://speakerrate.com/talks/3179-lavorare-da-remoto
Rate my talk!
http://speakerrate.com/talks/3179-
lavorare-da-remoto
Special thanks to Ana Calliari for the Callani font http://www.anacalliari.com
reborg@reborg.net - BSC 2010