Cómo mejorar la productividad de la empresa gracias un uso eficiente del correo electrónico y las nuevas herramientas 2.0

1. La mejora de la productividad
en nuestras organizaciones
#Buenas prácticas de uso del correo electrónico
#Nuevas herramientas 2.0 en el trabajo
#Escenario de trabajo: Gestión de reuniones
(Jornada “Descubre tu potencial 2.0, 25-10-11)
Jordi Fernández Ramon Costa
Business Productivity Advisor Business Productivity Advisor
jordif@micproductivity.com ramonc@micproductivity.com
Member of:

2. Agenda Jornada

3. MIC Productivity
¿Cómo obtener más valor de
negocio en las inversiones de TI?
Ayudamos a las organizaciones a
mejorar la productividad de sus
empleados gracias al uso eficiente de
tecnologías de la información y la
aplicación de buenas prácticas en los
procesos de negocio
• Somos un centro orientado al negocio, no a
la tecnología.
• Estamos especializados en la mejora de la
productividad de las personas.
• Es el único centro de estas características
New World of the Work
que Microsoft tiene en Europa.

4. Cambios en el modelo de trabajo
Global Flexible Conocimiento
Virtual Enjambre Hiperconectado
Móvil Información Web 2.0 / Social

5. Nuevo entorno y unas nuevas necesidades
El trabajador de la información y el conocimiento
Nuevos modelos de trabajo – Espacios flexibles – El 3r Lugar

6. TI y Productividad en las Organizaciones
PROCESOS PROCESOS NO
ESTRUCTURADOS ESTRUCTURADOS
AUTOMATIZAR AMPLIFICAR

7. iProductividad: Herramientas y Tecnologías
Foco del taller
Comunicaciones Espacios de Productividad
Productividad colaboración
eficientes móvil
Individual
Búsqueda Gestión de
Nuevas Contenidos
interfaces
Redes
Análisis de la Gestión de
Sociales
Información Procesos /Proyectos
Foco del taller

8. Comunicación, colaboración
y redes sociales
Comunicaciones Entornos y Espacios
Eficientes de Colaboración
Redes Sociales
y Empresa 2.0

9. Ingredientes: Más allá de la tecnología

10. Agenda Jornada

11. Uso eficiente del correo

12. Usos recomend. y buenas prácticas
• ¿el email es la forma de com. más adecuada para el objetivo?
• Cuestionarse las personas que deben recibir el correo que enviamos.
• Evitar distribuir información crítica a través de correo
• No enviar ficheros adjuntos pesados
• Revisar el contenido y los destinatarios del mensaje antes de enviarlo
• No 'Responder a Todos' por defecto
• Ser breve a la hora de redactar los correos electrónicos:
• Intentar tratar un solo asunto en cada correo
• Evitar escribir acrónimos en los mensajes
• Evitar escribir correos en mayúsculas y usando colores
• Evitar la utilización de la ironía o el sarcasmo
• Conceder importancia al Título del Correo
• Utilizar recursos de escritura
• Introducir y finalizar un correo
• Ser ejecutivo con los correos ejecutivos
• Correos contenidos en el Asunto

13. Usos recomend. y buenas prácticas
• Mantener horarios fijos a la hora de procesar los correos electrónicos para evitar
interrupciones.
• Las reglas de los dos minutos y las 4 Ds.
• Metodología de trabajo:
 Borrar los correos electrónicos que sean inútiles
 La regla de los 2 minutos
 Incubar
 Posponer
 Seguimiento
 Referencia
 Delegar
 Leer LIFO (Last In-First Out)
• Marcar los correos electrónicos
• Aplicar reglas de correo o filtros
• Aplicar reglas de colores a correos electrónicos

14. Material completo en….
http://www.slideshare.net/rcosta/gestio-correu-electronic-temps-20090714-univ-estiu-igualada

15. Agenda Jornada

16. Web 2.0: más allá de las tecnologías…

17. … el valor de la Web 2.0: las personas

18. Aplicación práctica de la web 2.0

19. Empresa 2.0: ¿fenómeno nuevo?
Empresa 2.0. Seis ideas para definirla :
• Búsqueda de la información
• Enlaces para organizar la información
• Autoría para la creación de contenidos
• Etiquetas según los propios criterios
• El conocimiento en redes
• La tecnología RSS
(Andrew McAfee, 2006):

20. Empresa 2.0: Algunos retos
¿Uso redes
sociales?
¿Valor Añadido?
Empresa ¿Aplicación
2.0 práctica?
¿Herramientas?

21. Aplicación externa

22. Aplicación externa: ejemplos prácticos
• … canales de comunicación con el entorno
(empresas, clientes, universidades, centros tecnológicos,
administración,…, comunidades…)
• … herramientas para conocer nuestro mercado y
clientes…
• … reforzar nuestra presencia en Internet y crear
prestigio y marca…
• … compartir materiales promocionales e información
de producto (fichas de producto/servicios, vídeos,…)
• … crear comunidades de prácticas y de interés
alrededor de temas …
• … blogs y espacios 2.0 para la diseminación de
proyectos y transferencia de conocimientos…

23. Aplicación interna

24. Aplicación interna: “…nada de nuevo…”
• Estar informado
• Compartir experiencias
• Buscar consejo
• Hablar de nuestros éxitos
• Buscar el experto
• Opinar, quejarse, criticar,…
• Alinear a las personas
• Lanzar ideas
• Colaborar con los compañeros

25. Empresa 2.0: Aplicación
Gestión de reputación digital Comunicación corporativa Comunicación de
productos/eventos Visibilidad Prevención de crisis Atención al cliente
Gestión de Conocimiento Comunicación Interna Captación de talento
http://www.pgpsi.com/2011/03/vision-of-social-networks-in-spain.html

26. Aplicación interna: wikis
• …intercambio de ideas de trabajo, unidades de
negocio,…
• …creación del manual de bienvenida de nuevos empl. …
• … wikis para proyectos: los miembros del equipo de
trabajo pueden generar y actualizar documentos e
información relacionada con el proyecto…
• …utilizados dentro de un plan de marketing interno,
facilitan una mayor comunicación entre la empresa y el
empleado…
• … wikis de atención al cliente: listado actualizado de las
principales preguntas y respuestas…
• …wikis de producto con sus funcionalidades,
características, precios, opiniones de clientes,…
• …agendas de reuniones en formato wiki…

27. Aplicación interna: blogs
• ... canal de comunicación interno, para mantener
informados a los trabajadores de la empresa sobre las
últimas novedades, èxitos de venta, notícias,...
• ...uno o más blogs, para cada proyecto de nuestra
compañía nos asegura un canal, rápido y centralizado,
para comunicarnos entre todos los participantes del
proyecto: estado del proycto, avances, incidenciar
surgidas
• ... repositorio de gestión del conocimiento, ...
• ...en equipos de trabajo, departamentales o de área, los
miembros del equipo pueden ir reportando las
incidencias, novedades y actualizaciones....

28. Aplicación interna: buenas prácticas
Herramientas Comunicación interna
Correo “… cuando puedas, lo miras…”
Mensajería inst. “… lo resolvemos en 5 minutos…”
Blog interno “… para vuestra información…”
Tweets (microblog) “… por si fuera de vuestro interés…”
Herramientas Colaboración
interna
Espacios Tareas
colaborativos conjuntas
Mensajería inst. Colaboración
en tiempo real
Wiki Para
información
viva y en
cambio
Foros Espacios de
debate

29. Y en grandes organizaciones…

30. Aplicación interna: ¿Quién es quién?

31. Aplic. interna: Encontrar el que sabe…

32. Relevancia por conexión social

33. Social Software in the Workplace
http://www.gartner.com/technology/streamReprints.do?id=1-173SL7W&ct=110826&st=sb

34. Social Software in the Workplace
• Find out about each other personally or professionally.
• Mine their own networks of contacts and
acquaintances for advice, references and referrals.
• Form teams, communities or informal groups.
• Work together on the same work objects.
• Discuss and comment on their work.
• Organize work from their perspective.
• Identify relevant work.
• Discover other people with common interests.
• Alert users to information or events that may be
relevant to them.
• Learn from others' expertise.
http://www.ramoncosta.net/2011/09/magic-quadrant-for-social-software-in.html

35. Social Software in the Workplace
• Sharing team information and coordinating project-related
activities by adding permanence and structure to ad hoc
communications.
• Empowering communities of experts and interested parties
(bonding people by specific interests, capturing best
practices, disseminating lead-user innovation and providing
an informal support network).
• Facilitating social interaction by helping people to establish
and strengthen personal relationships and develop trust,
and, ultimately, reduce friction and accelerate the business
processes in which people are engaged.
• Accessing relevant knowledge and expertise that can be
used to formulate a plan of action when decisions need to
be made.
http://www.ramoncosta.net/2011/09/magic-quadrant-for-social-software-in.html

36. Material completo en…
http://www.slideshare.net/rcosta/empresa20-gestion-prodcanales2011

37. Agenda Jornada

38. Ingredientes: Más allá de la tecnología

39. Escenarios de trabajo

40. Escenario de demostración
1. PLANIFICACIÓN
3. PREPARACIÓN
5. POSTERIOR
2. CONVOCATORIA
4. EJECUCIÓN

41. Trabajo flexible y en el tercer lugar
Definimos el trabajo flexible como aquél que ofrece flexibilidad en
horario y/o ubicación (oficina, casa-teletrabajo, en itinierancia-3r lugar)
•Trabajador móvil (>8h lejos de su
escritorio a la semana)
•Traveling Worker (50%) : Se desplaza
con mucha frecuencia tanto a nivel
nacional como internacional
•Campus Worker ( 30% ) : Se desplaza
entre oficinas, fábricas, almacenes, centros
sanitarios o centros de educación
•Day extender (20% ) : Trabaja en un
entorno de oficina y dedica entre 1 y 2h a
trabajar fuera de su oficina para conseguir
una mejor productividad
•Teletrabajador
•Remote : Más de un 80% desde su
casa ( o centro teletrabajo )
•Ad hoc : 2 o 3 días al mes
•Regular : 2 o 3 días a la semana

42. Siempre comunicados…
Dentro y fuera de la empresa
“

43. Herramientas de comunicación
Correo electrónico
Mensajería instantanea
Audioconferencia
Videoconferencia
Mensajería corporativa
Telefonía fija
Telefonía móvil
Presencia
Integración centralita
...

44. Trabajo en equipo

45. Herramientas colaborativas
Pizarra compartida, acceso remoto
a herramientas, agendas,
documentos, calendarios,
aplicaciones, escritorio
Compartición calendarios
Reuniones virtuales
Intranet, extranet, Offline-online

46. Referencias, bibliografía
• "Análisis de Redes Sociales: el poder de la influencia".
José Luís Flórez. Ediciones Deusto. Ref nº 3131.
• "Guía práctica hacia las redes sociales".
Rob Cross, Jeanne Liedtka y Leigh Weiss
• "Twitter, Facebook and beyond: how to manage your company’s online presence"
Katheryn Hawkins. May 2009. OfficePro
• Different resources and articles
http://www.diigo.com/user/ramoncosta/SocialNetworks?type=all
• "Social software for business performance". Deloitte
http://www.deloitte.es/docs/NORESTE/cmbcn/04abril11/Social%20software%20for%20business%20performance.pdf
• "The rise of the networked enterprise: Web 2.0 finds its payday". McKinsey&Company
https://www.mckinseyquarterly.com/PDFDownload.aspx?ar=2716
• "21 Tips for Using Twitter and Facebook for Business". Brian Solis
http://www.briansolis.com/2010/05/21-tips-for-using-twitter-for-business
• "In Pictures: 21 Top Twitter Tips". Forbes
http://www.forbes.com/2009/07/31/top-twitter-tips-entrepreneurs-technology-
twitter_slide_2.html?thisspeed=25000
• "Estudio uso de facebook por parte de las empresas españolas". Adigital
http://www.adigital.org/detalle_contenido.html?ver_id=23549

47. Referencias, bibliografía
http://www.slideshare.net/rcosta/acc1-o-guiaiproductivitatnov2010

48. ¡Gracias!
MIC Productivity - Centre d’Innovació en Productivitat, Fundació Privada. 2011
Avgda. Bases de Manresa, 1 – 08242 Manresa
Telf: 93 877 21 00. www.micproductivity.com @: info@micproductivity.com
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2.0: www.slideshare.net/group/MICProductivity - http://www.youtube.com/MICProductivity
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