旅遊業的 Google Apps for Work 使用經驗談 從 “非資訊人員” 角度解讀<旅遊業>的Gmail/日曆/雲端硬碟/Site/行銷端/系統端應用故事 感謝 思想科技相邀

1. 案例分享：旅遊業
玩轉世界的數位人類學家
Phoebe i.hgt.sd@gmail.com
2014/9/18

2. 在開始前
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3. 現場有哪位 沒有 Gmail 帳號 ?
您有使用智慧型行動裝 置，如 iPhone 、 Android或任何平板?
您覺得 誰最常使用公司網站/系 統 ?
大多人都有 Gmail ， 介 面熟悉度高
只要是智慧型行動裝置， 皆能相容 Gmail
公司員工需要被列入 重度<使用者> ，自然得 考慮他們的『使用者經 驗 (User Experience, UX)』需求
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4. 一套由 Google 設計專為企業使用的工具包
通訊 ：Gmail、 Hangouts、 日曆 、 Google+
線上儲存空間：雲端硬碟
協同合作：文件、 試算表、 表單、 簡報、 協作平台(Site)
管理：管理員控制台 、保管箱
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5. Gmail/日曆/雲端硬碟/Site/行銷端/系統端
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無痛轉移
•只需重新指定 MX Record
•容量增加 不須刪除信 件
•垃圾郵件/病毒郵件 篩選
•介面熟悉度高
•可做關鍵字/姓名 /email全文搜尋
•標籤化管理
•通訊錄留存G帳號， 不需擔心換裝置後消 失（綁帳號不綁手機）
集團化管理
•公司專屬網域
•子集團/分公司 等全 世界的帳戶可由總管 理員(數目不計)可統 一處理
•多個網域不需增加費 用(以帳戶數目計算)
•離職人員可作Band/ 刪除 帳號管理，其文 件/信件可轉移多名 指定者
多螢/隨時收發
•業務
•領隊
•啟用 IMAP 紀錄可相容多行動裝 置與PC
成本降低
•以帳戶數量計算
•費用單純
•買的不只是Gmail， 而是整套的Google 工具
•郵件與相關系統維護、 防駭、開發、病毒與 釣魚網站防治成本轉 移給Google

7. IMAP & 多螢 & 搜尋&標籤化 & 指定處理
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8. Gmail 通訊錄(雲端資料，綁帳號不綁手機) 新的行動裝置僅需啟用 Gmail 帳號後，將 自動帶出 『該Gmail帳號的通訊錄資訊』
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從 Gmail 延伸
•建立日曆活動： Gmail 信件可 加入 到日曆中
行銷/客服
•特惠行程日曆 (適用老客戶)
•週期性活動設 定 單次設定(是 用參展或年度 優惠活動)
•參團行程說明 會設定 & 議程 安排(適用 OP/ 領隊/客人)
多螢同步更新
•設定會議通知 &資源管理 (排 成衝突提醒)
•排定個人會議 行程 (公開&單 位別)
•簡訊/電子郵件 提醒
•Google Now(手機會自 動顯示與提醒)
效率/資源分配
•可以不同目的 設計多組行事 曆 & 指定開放 給特定人士使 用
•增進開會效率
•召開 雲端通訊 會議(Google Hangout)
•週期性活動僅 需單次設定

10. Gmail郵件可直接加入日曆（建立日曆活動） 好處是：出席者排程&通知＆資源排程
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11. 版權所有@玩轉世界的數位人類學家
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行動裝置的卡片式即時提醒，適當時機主動提供 所需資訊(如天氣/下個行程/航班資訊/附近景點/ 當地資訊/幣率換算等)

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文件
•Word/Excel(特殊 行程表/計算價格) 不需透過EMAIL附 件弄混版本
•支援所有常見檔案 類型文件上傳
•無限制調整版本， 所見永遠都是最終 版本
•可多人共用&記名& 離線存取(OP/業務/ 領隊/線控)
•30G空間
行銷/客服
•表單 活動報名表/參加講 座表單設定
•簡報(加上註解、即 時通訊和即時編輯) 如說明會簡報標團 簡報
多螢同步更新
•雲端自動儲存 不怕 電腦突然壞掉
•可離線存取
•手機/PC/平板皆可 使用&檢視
效率/資源分配
•增加流程效率
•資訊在指定人士間 公開
•會議記錄可立即製 作
•可指定內部/外部使 用

13. 多人協同 & 版本一致 &記名 & 所見即所得 & 避免郵件往返的缺漏
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14. 講座/說明會活動/特殊專案的表單
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↑ ↑ ↑回覆表單可設定為 excel表/指定群組& 人員查看或編輯資料 &容易計算活動成效的KPI
← ← ← 前台畫面能直接編輯， <所見即所得> 時間到可設定關閉

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Google Talk
•線上通訊 ( 全世界Gmail通訊、 撥電話給客戶、直 接在收件匣中發起 通訊會議)
Hangout
•日曆發起
•Gmail 帳戶
•通訊電話 (領隊在外 的狀況回覆)
•螢幕分享(教學)
•會議記錄
•創意發想(IT/行銷)
•展示即時行程畫面 &可轉到 Youtube 影片平台
Google +
•內部群組管理
•專案溝通
•老客戶經營
•相片自動雲端備份 & Stories
效率/資源分配
•免去海外通信費
•可指定內部/外部使 用

16. 在國外也能視訊開會、 回報情況(當電話被斷線 時…… ) 或者是能直播說明會(單向交流)
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← ← ←以日曆作為視 訊會議發起平台， 時 間到直接點網址即可 加入 註 如何使用 Gmail 撥打 電話到任何市話或手機號 碼。 ( Learn More) 撥打美加地區一律免費， 國際電話享有超低費率

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 多人協作白板&跨平台(PC/行動裝置)

18. • GA (廣告/SEO)
• 系統效能 (各帳號的發/寄
信&雲端硬碟使用效能)
• 正確性 & 快速產生&透明
報表
• 別名(gmail)
• 群組名稱 (Gmail)
• 客戶處理事件小組
(Gmail+G+)
• 文件紀錄
客服/銷售
• 影片行銷
• 社群經營
• 不需開發影片相容格式
• 統一管理
• 照片雲端備份&Stories
YouTube/G+
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19. 黏度剛剛好的權限設 定 & 高相容性
主要負責人出國 時……
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20. 照片笨笨上傳就好，Google+ 幫我聰明說 故事 (公開示範 / 如何設定的說明)
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21. •內部 KM (領隊業務線控)
•外部部落格社群經營
•專案網站 協作平台可包括影片、日曆、 簡報、附件和文字
Google Site
•IT人員可轉移心力在網站功能 開發與創新
•IT人員通訊系統工作維護簡化
專注網站核心 業務開發
•Single sign-on 綁定公司內部 使用系統 不論在哪裡都可以使用 & 登入
SSO
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22. 領隊帶團知識分享 / 新進人員教育訓練 (建 置方式類似部落格且能設定權限)
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圖片來源 :Googlesite

23. 人生總是需要有個 “BUT”
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24. 版權所有@玩轉世界的數位人類學家
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↑從業人員對資訊 科技敏感度
思考真正的”旅遊 科技”轉型數位化
加強內部人員的跨 界交流
↑ 各單位對”旅遊科 技應用發展“興趣
↑ 外部客人對品牌 的評價與信賴感

25. 版權所有@玩轉世界的數位人類學家
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Outlook使用者的 習慣性行為
主管要求24小時 無限制待命與處理 事情
功能過於強大 不懂整合使用
找到 錯誤的整合思考者
系統介面的不適應

26. 版權所有@玩轉世界的數位人類學家
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Outlook使用者 習慣性行為思考
↓
提高 使用抱怨者的成就滿足感
主管要求24小時 無限制待命與處理事情 ↓ 建構正確的工作時間與效率觀
功能過於強大 不懂整合使用 ↓ 以各單位為基礎授課 & 舉辦獎勵活動
找到錯誤的 整合思考者 ↓
有責任感 & 瞭解企業文化與系 統
系統介面的不適應 ↓ 提前讓 相關人員了解 工作重點轉移 & 未來的系統規 劃協助

27. 企業想進步 不怕活水 只怕是游不出來的死水灘 善用一個活著且會持續進化的好工具
比起”價格數字”成本計算更重要
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28. 版權所有@玩轉世界的數位人類學家
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29. 關於 Phoebe Lu ※社團法人使用者經驗協會理事
※ HPX Life 生活講座召集人
※ Yahoo 數位行銷專欄作家
※ 旅遊服務創新實驗室 共同主辦者
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