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1 de 33
Data	Security	und	Data	Privacy
Webcast	Nr.	1		– EU-GDPR	Handlungsfelder
SKW	Schwarz	Rechtsanwälte	/	Natuvion	GmbH	– 07.2017
AGENDA
Natuvion
Webcast-Reihe		Data	Security	und	Data	Privacy
Datenschutz	und	Datenschutzgrundverordnung
Überblick	Handlungsfelder	
Überblick	Lösungen	&	Services	
Kontakt
2
Seit	2014	unterstützen	wir	als	NATUVION	unsere	Kunden	mit	Erfahrung	und	Expertise	im	
Umfeld	der	Digitalisierung
3
Gegründet:	2014	als	eigentümergeführter	Beratungsspezialist		mit	
Fokus	Versorgungswirtschaft,	Security	und	Transformation
Standorte:	Walldorf,	Berlin,	München,	Wien(AT),	Philadelphia(US)
Unternehmensgröße:	>	55 Mitarbeiter
Expertise	der	Berater:	>	75	%	SAP	zertifiziert	&	Ø 12	Jahre	
Energiewirtschaft	und	SAP
SAP	Gold	Partner	
SAP	Recognized Expertise	in	Utilities	
SAP	Landscape Transformation
Langjähriger	Partner	der	größten	Energieversorger	Deutschlands
Leistungen/Kompetenzen:
§ Strategisches IT-Management
§ IT	Consulting	für	die	Energiewirtschaft
§ SAP	Transformation	&	Data	Services
§ SAP	Security	&	Data	Privacy	/	Protection
§ Business	Intelligence /	Analytics	
Natuvion Gruppe
Tiefgehende	Erfahrung	in	der	
Umsetzung	von	DS-GVO	/	GDPR	
Anforderungen	
Strategische	Partnerschaft	mit	
Entwicklungsteams	der	SAP	im	
Bereich	Data	Protection and Privacy	
– ILM	/	IRF	/	Consent
Enge	und	langjährige	Partnerschaft	
mit	Experten	im	IT/	Datenschutz	
Recht	
Vollständiges	Verständnis	über	die	
Prozesse	und	Anforderungen	aus	
Business	– IT	– Datenschutzsicht	
Eigene	zertifizierte	Lösungen	für	
konsistente	Datenlöschung,	
Auskunft	und	Anonymisierung
Ausgewiesene	Data	Protection und	
Privacy	Expertise	(Lösungen)
Ausgewiesene	
Transformationsexpertiese
Erfolgsfaktoren
Konzeption	und	Einführung	
Anonymisierung	(IS-U	/	CRM)
Konzernweiter	Roll-Out	einer	
Systemanonymisierung	(CRM	/	
IS-U	/	ERP	/	HCM)
Selektive	Datenlöschung	(IS-U	/	
CRM	/	ERP	/	BW)
Löschkonzeption	DS-GVO	/	
GDPR	(SAP	Systemlandschaft)
IT	und	Prozesskonzeption	
Konformität	Rechte	Betroffener	
nach	DS-GVO	/	GDPR	(Auskunft	
&	Transparenz)
System	und	Daten-
dekommissionierung mit	SAP	
ILM
Konzeption	und	Realisierung	
Auskunft	(SAP	IRF)
Relevante	Referenzen
Natuvion	– Ihre	Spezialisten	in	der	Realisierung	der	Anforderungen	der	GDPR	/	DS-GVO
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Datenanonymisierung
SKW	Schwarz	Rechtsanwälte	
Kanzlei	des	Jahres	
für	Medien	&	Technologie
Listed	in	
WHO’S	WHO	LEGAL
Top	Tier	für	Medien	&	
Entertainment	sowie IT-
Recht
2016	THE	LEGAL	500	Deutschland
2016	JUVE	Awards
2015	Germany,	TMT
„Auf	den	Feldern	IT,	Internet	
und	E-Business	ist	die	Sozietät	
(…)	hoch	gelobt“
JUVE	Kanzlei	des	Jahres	
Informationstechnologie	
2011
Law	firm	of	the	Year	for	Media
2016	Best	Lawyers	Linking	Lawyers	and	Clients	
worldwide
FOCUS	SPEZIAL	– Top-Anwälte 2016
“Top-Wirtschaftskanzleien”	
im	Fachbereich	
Informationstechnologie	und	
Telekommunikation
Die	Branche	über	SKW	Schwarz	Rechtsanwälte
2011	JUVE	Awards
4 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding
SKW	Schwarz	Rechtsanwälte	&	Natuvion	
Wieso	ist	es	so	wichtig	in	diesem	Themengebiet	zusammenzuarbeiten?
Datenschutzrecht	regelt	Umgang	mit	Informationen	über	natürliche	Personen	unter	Einsatz	von	
Datenverarbeitungsanlagen
Einschlägige	Rechtssätze	beschreiben	Anforderungen	nur	bedingt	technisch
Wesentliche	Aufgabe	der	Beteiligten	ist	„Übersetzung“	rechtlicher	Anforderungen
Technischer	Dienstleister	muss	Übersetzung	richtig	auffassen	und	umsetzen
Für	Erkennung	der	Compliance	muss	Rechtsberater	seinerseits	technische	Umsetzung	nachvollziehen	können
§ Beispiel:	Technische	und	organisatorische	Maßnahmen	für	Auftragsverarbeitung
§ Löschen/Sperren:	Was	für	Anforderungen	bestehen	rechtlich,	wie	sind	diese	technisch	umsetzbar?	Sind	die	Umsetzungen	
dann	tatsächlich	den	Vorgaben	entsprechend?
§ Welche	Prozesse	beinhalten	die	Speicherung	und	Verarbeitung	personenbezogener	Daten	(was	ist	Personenbezug,	was									
-beziehbarkeit)?
§ Wie	lassen	sich	Prozesse	so	gestalten,	dass	sie	besonders	datensparsam	sind?
Komplementäre	Kompetenzen	
5 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding
AGENDA
Natuvion
Webcast-Reihe		Data	Security	und	Data	Privacy
Datenschutz	und	Datenschutzgrundverordnung
Überblick	Handlungsfelder	
Überblick	Lösungen	&	Services	
Kontakt
6
Natuvion	Webcasts	
Überblick	der	Webcast-Reihe	„Data	Security	und	Data	Privacy"
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy7
1
1	Std.
Die	Webcast-Reihe	„Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP“	gibt	einen	umfassenden	Überblick	über	die	
Handlungsfelder	und	Realisierungsmöglichkeiten	im	Rahmen	der	EU-GDPR	/	EU-DSGVO.	
EU-DSGVO/	GDPR	On	Boarding
Juristischer	Überblick	und	grundsätzliche	
Strukturierung	der	Handlungsfelder	(1	Stunde)
2
45	Min.
Löschen	von	historischen	Datenbeständen	
Konsistentes	Löschen	von	Massendaten	in	SAP	
Systemlandschaften	(30	Minuten)
3
45	Min.
Einfaches	Sperren	und	Löschen
Überblick	und	Erfahrungen	bei	der	Einführung	von	SAP	
Information	Lifecycle Management	(30	Minuten)
4
45	Min.
Anonymisierung	/	Pseudonymisierung
Hintergrund,	Herausforderung	und	Umsetzung	einer	
DSGVO	/	GDPR	konformen	Anonymisierung
5
30	Min.
Datenauskunft	/	Transparenz
DSGVO	/	GDPR	konforme	Datenauskunft	von	der	
Konzeption	bis	zur	Einführung	– SAP	IRF.	
6
45	Min.
Einwilligung	/	Zustimmung
DSGVO	/	GDPR	konforme	Einwilligung	Konzeption	bis	
zur	Einführung	– SAP	CONSENT.	
7
45	Min.
Privacy	Impact	Assessment
Wie	können	PIAs	praktisch	umgesetzt	und	gelebt	
werden?
Natuvion	Webcasts	
Überblick	der	Webcast-Reihe	„Data	Security	und	Data	Privacy"
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- Data	Security	und	Data	Privacy8
1
1	Std.
Die	Webcast-Reihe	„Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP“	gibt	einen	umfassenden	Überblick	über	die	
Handlungsfelder	und	Realisierungsmöglichkeiten	im	Rahmen	der	EU-GDPR	/	EU-DSGVO.	
EU-DSGVO/	GDPR	On	Boarding
Juristischer	Überblick	und	grundsätzliche	
Strukturierung	der	Handlungsfelder	(1	Stunde)
2
45	Min.
Löschen	von	historischen	Datenbeständen	
Konsistentes	Löschen	von	Massendaten	in	SAP	
Systemlandschaften	(30	Minuten)
3
45	Min.
Einfaches	Sperren	und	Löschen
Überblick	und	Erfahrungen	bei	der	Einführung	von	SAP	
Information	Lifecycle Management	(30	Minuten)
4
45	Min.
Anonymisierung	/	Pseudonymisierung
Hintergrund,	Herausforderung	und	Umsetzung	einer	
DSGVO	/	GDPR	konformen	Anonymisierung
5
30	Min.
Datenauskunft
DSGVO	/	GDPR	konforme	Datenauskunft	von	der	
Konzeption	bis	zur	Einführung.	
6
45	Min.
Einwilligung	/	Zustimmung
DSGVO	/	GDPR	konforme	Einwilligung	Konzeption	bis	
zur	Einführung	– SAP	CONSENT.	
7
45	Min.
Privacy	Impact	Assessment
Wie	können	PIAs	praktisch	umgesetzt	und	gelebt	
werden?
AGENDA
Natuvion
Webcast-Reihe		Data	Security	und	Data	Privacy
Datenschutz	und	Datenschutzgrundverordnung
Überblick	Handlungsfelder	
Überblick	Lösungen	&	Services	
Kontakt
9
Datenschutz	sind	Maßnahmen	zum	Schutz	von	Personen	bei	der	Verarbeitung	ihrer	Daten.	
Der	Datenschutz	verbietet	die	Weitergabe	dieser	Informationen
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding	
Nicht	Schutz	von Daten,	sondern	Schutz	des	Einzelnen	„vor“
Daten
Grundrecht	auf	Datenschutz,	hergeleitet	aus	dem	
Auffanggrundrecht	auf	Schutz	der	Persönlichkeit	(Allgemeines	
Persönlichkeitsrecht)	in	Verbindung	mit	der	Garantie	der	
Menschenwürde
Bundesverfassungsgericht	hat	Begriff	„Recht	auf	informationelle	
Selbstbestimmung“	geprägt.	
Schutzgegenstand	auf	europäischer	Ebene,	zuvor	EG-95-46,	nun	
mehr	EU-DS-GVO
Was	ist	eigentlich	Datenschutz	?
10
Health
Data*
E-mail	
address
Name	&	
Address IP	address
Biometric	data*
Camera	
records
Access	
registration
Iris	scan*
Membership	of	
labour	organisation*
Username	&	
password
Smart	meter	
data
Das	Datenschutzgesetz	schützt	Personen	vor	unbefugter	Verwendung	oder	Weitergabe	
ihrer	persönlichen	Daten.
11 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding	
Verantwortlicher
die	natürliche	oder	juristische	Person,	Behörde,	Einrichtung	oder	andere	Stelle,	die	allein	oder	gemeinsam	mit	anderen	
über	die	Zwecke	und	Mittel	der	Verarbeitung	der	personenbezogenen	Daten	entscheidet.	
Die	betroffene	Person
durch	die	EU-DS-GVO	geschützte,	natürliche	Person	(bei	Personenbezug)
Personenbezogene	Daten	
alle	Informationen,	die	sich	auf	eine	identifizierte	oder	identifizierbare	natürliche	Person	beziehen
als	identifizierbar	wird	eine	natürliche	Person	angesehen,	die	direkt	oder	indirekt	mittels	Zuordnung	zu	einer	Kennung	
wie	einem	Namen,	zu	einer	Kennnummer,	zu	Standortdaten,	zu	einer	Online-Kennung	oder	zu	einem	oder	mehreren	
besonderen	Merkmalen,	die	Ausdruck	der	physischen,	physiologischen,	genetischen,	psychischen,	wirtschaftlichen,	
kulturellen	oder	sozialen	Identität	dieser	natürlichen	Person	sind,	identifiziert	werden	kann
Grundlagen	des	Schutzes	personenbezogener	Daten	EU-DS-GVO
12 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding	
Risiken	und	Herausforderungen
Folgen	und	Risiken	bei	Missachtung	der	Bestimmungen	des	Datenschutzes	(IST	Situation)
Datenschutzrisiken	&	Folgen
1
2
3 1. Verletzung	der	Meldepflicht	
Durch	Unwissenheit	bei	vorhandenen	Datenschutzpannen.	Das	Bußgeldrisiko	
steigt,	da	gegen	weitere	Vorschriften	verstoßen	wird
2. Bußgelder
Bis	zu	50.000	EUR	bei	Fahrlässigkeit,	in	schweren	Fällen	bis	zu	300.000	EUR. Ein	
„Vorfall“	kann	dabei	sowohl	ein	tatsächliches	Datenleck	sein,	es	reicht	aber	schon	
eine	berechtigte	Beschwerde	bei	der	zuständigen	Aufsichtsbehörde
3. Freiheitsstrafen	
Bei	Vorsatz	bis	zu	2	Jahren	Haft	oder	Geldstrafe	bei	Datenschutz-Straftaten	(§ 44	
BDSG).
4. Schadensersatzansprüche
Im	Falle	eines	Datenverlustes	gegenüber	den	Geschädigten	können	die	Ansprüche	
leicht	erhebliche	Summen	annehmen	und	evtl.	in	einer	Durchgriffshaftung	in	das	
Privatvermögen	des	Geschäftsführers	vollstreckt	werden.
5. Ausfall	der	Versicherung																																																																																																	
Hat	der	Geschäftsführer	die	gesetzlichen	Bestimmungen	nicht	eingehalten,	dann	
wird	auch	eine	etwaig	bestehende	Versicherung	nicht	zahlen.
6. Imageschäden	
Im	Falle	eines	Daten-Lecks	bei	Kunden,	Lieferanten	und	Mitarbeitern
7. Publikationspflicht	bei	Datenschutz-Verstößen	
Geraten	Daten	in	falsche	Hände	muss	das	Unternehmen	die	Betroffenen	
unverzüglich	persönlich	warnen	(anschreiben)	oder	in	zwei	überregionalen	
Zeitungen	halbseitige	Anzeigen	schalten.
Eintrittswahrscheinlichkeit
Schadenspotential
Risikoeinschätzung	
4
Es	ist	davon	auszugehen,	dass	die	Sanktionen	im	
Verhältnis	der	erhöhten	Bußgeldvorschriften	
der	EU-DS-GVO	ansteigen	werden	
5
6
7
Der	Handlungsdruck	zur	Schaffung	der	Datenschutzkonformität	besteht	fortwährend	und	
steigt	im	Kontext	der	neuen	Datenschutz-Grundverordnung
13 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding	
§ Bußgeldrahmen	zwischen	EUR	50.000	bis	300.000	
je	Verstoß	(Verstöße	sind	kumulierbar)
§ Löschung:	Personenbezogene	Daten	sind	zu	
löschen,	wenn	sie	für	eigene	Zwecke	verarbeitet	
werden,	sobald	ihre	Kenntnis	für	die	Erfüllung	des	
Zwecks	der	Speicherung	nicht	mehr	erforderlich	ist
§ Auskunft:	Die	verantwortliche	Stelle	hat	dem	
Betroffenen,	auf	Verlangen	und	unentgeltlich,	
Auskunft	zu	erteilen	über	alle	gespeicherten	Daten	
mit	Personenbezug,	Empfänger	sowie	über	den	
Zweck	der	Speicherung	
• (geändert)	Bußgeldrahmen	bis	EUR	20Mio.	oder	4%	des	
weltweiten	Jahresumsatzes	der	betroffenen	
Unternehmensgruppe	
• (neu)	Datenübertragbarkeit	(Art.	20	DS-GVO)	
• (neu)	Privacy	by Design	and by Default	(Art.	25	DS-GVO)	
• (geändert)	Recht	auf	„Vergessenwerden“	(Art.	17	DS-GVO)	geht	
weit	über	das	bisherige	Recht	auf	Löschung	hinaus
• (geändert)	Erhöhte	Informations- und	Transparenzpflichten	(Art.	
12	bis	Art.	15	DS-GVO)	ist	eine	Erweiterung	des	
Auskunftsanspruches	(Beispiel:	www.selbstauskunft.net)
• (neu)	Datenschutz-Folgenabschätzungen	(Privacy	Impact	
Assessments,	Art.	35	DS-GVO)	
§ Datenschutz	bis	Mai	2016	(Extrakt) § Datenschutz	ab	Mai	2018	(Extrakt)
14
eine	direkt	anwendbare	Rechtsquelle	für	alle	Mitgliedsstaaten	(kleine	lokale	Detaillierungen	zulässig)
alle	Unternehmen,	die	Daten	über	EU-Bürger	verarbeiten,	sind	betroffen	
die	EU-DS-GVO	legt	besonderen	Wert	auf:
- Transparenz	für	die	Betroffenen	
- Rechte	der	betroffenen	Personen	
- Sicherstellung	von	„Privacy-by-Design"	
- Dokumentation	von	Compliance	
Der	Handlungsdruck	zur	Schaffung	der	Datenschutzkonformität	besteht	fortwährend	und	
steigt	im	Kontext	der	neuen	Datenschutzgrundverordnung	(DS-GVO/	GDPR)
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding	
Datenschutz-Grundverordnung
Eine	grobe	Zusammenfassung	
20	MEUR	
oder	4%
Transparenz
über	Datenschutz-
verstöße
Einheitliches
Recht	für	EU	
Wirtschaftsraum
MAI
2018
Portabilität
Recht	auf	
Vergessenwerden
Einwilligung	
&	Kinder
15
Datenschutz-Grundverordnung
Wirksame	und	abschreckende	Geldbußen	(Wortlaut	Art.	83	Abs.	1	DS-GVO)
Betrifft	sowohl	Vorsatz	wie	auch	Fahrlässigkeit	von	Managern,	Datenschutzbeauftragten	und	sonstigen	an	
fehlerhaften	Entscheidungen	zum	Datenschutz	beteiligten	Personen	(bis	zu	EUR	20	Mio.)
Bußgelder	für	Unternehmen	bis	zu	EUR	20	Mio.	bzw.	4%	des	globalen Vorjahresumsatzes
à damit	rücken	Bußgelder	in	die	Größenordnung	von	kartellrechtlichen	Pönalen
Beweislastumkehr	zu	Ungunsten	Daten	verarbeitender	Unternehmen:	Nicht	nur	
sicherstellen,	sondern	Nachweis erbringen	können
Deutlich	Erhöhung	des	Bedarfs	an	systematischen	Lösungen,	die	eine	
vollumfängliche	Dokumentation	von	Maßnahmen	erlauben
Verstöße	haben	zukünftig	noch	schwerwiegendere	monetäre	Folgen	für	Unternehmen.
Und	was	heißt	das	jetzt	konkret?
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding	
20	MEUR	
oder	4%
Transparenz
über	Datenschutz-
verstöße
Einheitliches
Recht	für	EU	
Wirtschaftsraum
MAI
2018
Portabilität
Recht	auf	
Vergessenwerden
Einwilligung	
&	Kinder
AGENDA
Natuvion
Webcast-Reihe		Data	Security	und	Data	Privacy
Datenschutz	und	Datenschutzgrundverordnung
Überblick	Handlungsfelder	
Überblick	Lösungen	&	Services	
Kontakt
17 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding	
Wichtige	Schritte	/	Handlungsfelder	zur	Vorbereitung	und	Umsetzung	der	
EU-GDPR	/	EU-DS-GVO
Juristisch	/	
Organisatorisch
1.	Bewusstsein
2.	Datenumfang
3.	Datenschutz-
erklärung
4.	Rechte	Betroffener
5.	Verfahrens-
verzeichnis
6.	Einwilligung
7.	Kinder
8.	Datenschutz-
verletzungen
9.	PIA	
und	DPbyD
10.	Data	
Protection	Officer
11.	International
Wichtige	Schritte	/	Handlungsfelder	zur	Vorbereitung	und	Umsetzung	der	
EU-GDPR	/	EU-DS-GVO
18 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding	
Juristisch	/	
Organisatorisch
IT	Relevant
In	Scope
IT	Relevant
1.	Bewusstsein
2.	Datenumfang
3.	Datenschutz-
erklärung
4.	Rechte	Betroffener
5.	Verfahrens-
verzeichnis
6.	Einwilligung
7.	Kinder
8.	Datenschutz-
verletzungen
9.	PIA	
und	DPbyD
10.	Data	
Protection	Officer
11.	International
Wichtige	Schritte	/	Handlungsfelder	zur	Vorbereitung	und	Umsetzung	der	
EU-GDPR	/	EU-DS-GVO
19 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding	
1.	Bewusstsein
2.	Datenumfang
3.	Datenschutz-
erklärung
4.	Rechte	Betroffener
5.	Verfahrens-
verzeichnis
6.	Einwilligung
7.	Kinder
8.	Datenschutz-
verletzungen
9.	PIA	
und	DPbyD
10.	Data	
Protection	Officer
11.	International
Bewusstsein
Informationspflicht
3.	Datenschutz-
erklärung
Auskunftsrecht
Einschränkung	der	
Verarbeitung
Mitteilungspflicht
Berichtigung
Löschung
Die	Nutzung	von	personenbezogenen	Daten	in	den	IT-Abwicklungssystemen	führt	zu	
konkreten	Handlungsfeldern	(Beispiel)
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding	20
Handlungsfelder
Umfangreiche	Echtdaten	in	
Projekt-/	Test- und	
Schulungssystemen
Historischer	Datenbestand	in	
Produktivsystemen
Umfangreicher	Datenbestand	
aus	Prozessdurchführung
SAP	Test-,	Schulungs- oder	
Projektsysteme	sind	als	vollständige	
Kopie	des		Produktivsystems	auf-
gebaut.		
Der	Datenzugriff	ist	jederzeit	
umfangreichst	und	teilweise	mit	
erweiterten	Berechtigungen	möglich.
Nach	Ablauf	von	Datenverarbeitungs-
aufträgen	oder	Dienstleistungs-
verträgen	werden	Kundendaten	an	
neue	Dienstleister	übergeben.
Der	historische	Datenbestand	verbleibt	
aktuell	weiterhin	in	den	jeweiligen	
Produktivsystemen.
Prozesse	zur	Akquise	und	Vertrags-
abwicklung	erzeugen	Daten.		Die	
Nutzung	dieser	Daten	ist	für	den	
jeweiligen	Zweck	legitimiert.	
Nach	Ablauf	der	Prozessabwicklung	
stehen	die	Daten	uneingeschränkt	
weiter	zur	Verfügung.
Test- und	Projektsysteme	nur	mit	
anonymisierten	Daten
Personenbezogene	Daten	sind	nach	Ablauf	der	
Legitimation	zu	löschen
Anonymisierung	Schulungs-
und	Testsystem
Löschen	historischer	Daten
Sperren	und	Implementierung	
kontinuierliches	Datenmgmt.
1
Kundenanfragen	zur	
Auskunftserteilung	
Anfragen	zur	Auskunft	von	Betroffenen	
über	die	Speicherung	und	Verarbeitung	
ihrer	personenbezogenen	Daten.
Auskunft	erfolgt	aktuell	als	manueller	
Prozess	und	Informationen	können	nur	
mit	hohem	Aufwand	und	in	der	Regel	
nicht	in	der	gesetzlich	vorgeschriebene	
Format	bereitgestellt	werden.
Strukturierte,	IT-gestützte	
Prozessbearbeitung	
2 3 Auskunftsanspruch	über	
Daten	mit	Personenbezug
4
Nutzung	personenbezogener	Daten	in	IT-Systemen
Die	Nutzung	von	personenbezogenen	Daten	in	den	IT-Abwicklungssystemen	führt	zu	
konkreten	Handlungsfeldern	(Beispiel)
21
Historischer	Datenbestand	in	
Produktivsystemen	
Beim	Ablauf	von	
Dienstleistungsverträgen	sind	
Kundendaten	an	einen	
Rechtsnachfolger	(neue	
verantwortliche	Stelle)	übergeben
worden	
Der	historische	Datenbestand	ist	in	
der	produktiven	Systemlandschaft	
verblieben
Umfangreicher	Datenbestand	
aus	Prozessdurchführung
Prozesse	zur	Akquise	und	Vertrags-
abwicklung	erzeugen	Daten.		Die	
Nutzung	dieser	Daten	ist	
grundsätzlich	jeweils	legitimiert.	
Nach	Ablauf	der	Prozessabwicklung	
stehen	die	Daten	bislang	aber	auch
weiterhin	uneingeschränkt	zur	
Verfügung
Auskunftsanspruch	über	
Daten	mit	Personenzug
Erteilung	einer	Auskunft	an	
Betroffene	über	die	Speicherung	ihrer	
personenbezogenen	Daten
Auskunft	ist	in	strukturierter	
elektronischer	Form	mit	der	Angabe	
über	Ort,	Grund	und	ggf.	Empfänger	
sowie	Dauer	der	Speicherung	/	
Löschkriterien	zu	gestalten.	
Umfangreiche	Echtdaten	in	
Sekundärsystemen
SAP	Test-,	Schulungs- oder	
Projektsysteme	sind	als	vollständige	
Kopie	des		Produktivsystems	
aufgebaut.		
Der	Datenzugriff	ist	umfangreichst	
möglich.
û (1)	Zu	realisieren
û (2)	Zu	realisieren	
û (3)	Zu	realisieren
6
4
3
1
Buchungskreise	im	System
mit	zu	überprüfender	Legitimation
77.000
4.200.000
WechselInteressenten Inaktiv
1.150.000
400
davon
mit	Aufsicht
kritisch
Aktuell
ca.	120	p.a.
Auskunft	Dunkelz.
Datenerhebungen	mit	zu	
überprüfender	Legitimation
(aktuelles	Jahr)	
Auskunftsersuchen	(§ 34	BDSG)
Aufsicht	(§ 38	BDSG)
*	Anzahl	der	Anfragen	über	alle	Dienstleister	hinweg		derzeit	
nicht	ermittelbar
*	Wechsel	=	abgelehnte	Wechsel	und	Speicherung	der	Daten
û (3)	Zu	realisieren
1 2 3 4
Gesellschaften
Echtdaten	in	Sekundärsystemen
(Zugriff	umfangreich	/	Zugriff	eingeschränkt	/	Daten	
anonymisiert)
16
4
2
475.000	Kunden
Umfangreich Eingeschränkt Anonym.
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding
Die	Nutzung	von	personenbezogenen	Daten	in	den	IT-Abwicklungssystemen	führt	zu	
konkreten	Handlungsfeldern	(Handlungsfeld	Löschen)
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding	
Historische	Daten	in	Produktivsystemen
„Vergessenwerden“
Art. 5 Abs. (1) e)
Identifizierung der betroffenen Person darf nur so lange möglich sein,
wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist
Art. 17
Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu
verlangen, dass betreffende personenbezogene Daten unverzüglich
gelöscht werden und der Verantwortliche ist verpflichtet,
personenbezogene Daten unverzüglich zu löschen, bei
• Zweckerfüllung
• Widerruf einer Einwilligung
• Widerspruch gegen Verarbeitung
• Unrechtmäßige Verarbeitung (einschließlich bei Kindern)
Alle	relevanten	Daten	müssen	aus	dem	Produktivsystem	gelöscht	
werden.	Ein	reiner	„Verschluss“	der	Daten	ist	nicht	ausreichend
Recht	auf	Löschung
SAP	IS-U/EDM
Produktion
IS-U
Übergabe	von	Daten	bei	Dienstleisterwechsel
BuKrs Bezeichnung
0400 Vertrieb	1
0600 Vertrieb	2
0800 Vertrieb	3
Produktion
IT-System
0800 Vertrieb	3
Vollhistorische	Datenübergabe	an
neuen	Dienstleister
22
P
P
A
A
A
A
A
A
P
Archivsystem
Outputsteuerung
A
P
A
Auftrags-/	Poststeuerung
CSS
Customer	Self	Services
ELKO	Verarbeitung
SAP	ERP
(Klassik	/	HR)
ERP
SAP	CRM
CRM
SAP	
ERP	
(Industrie)
SAP	BW
SAP	BO
BW
IS-U
Interessentenverwaltung	&	
Akquise
Datenaustausch
Bonitätsprüfung
Mailgateway
Datenverarbeitung	in	IT-Massenkunden-Systemen	
(Versicherung	/	Energie	/	Banken	/	Telekommunikation...)
Die	Nutzung	von	personenbezogenen	Daten	in	den	IT-Abwicklungssystemen	führt	zu	
konkreten	Handlungsfeldern	(Handlungsfeld	Datenmanagement)
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding	
Prozessorientiertes	Löschen	von	Daten
Die	relevanten	Daten	müssen	nach	Erledigung	des	Sachverhaltes	
oder	nach	Ablauf	der	Frist	aus	dem	Produktivsystem	gelöscht	
werden.	
Standardprozess	zur	Vertragsabwicklung
Interessentenmanagement,	Akquiseprozess &	Bonitätsprüfung
Vertragsabwicklung	einer	laufenden	Geschäftsbeziehung
(Abrechnung,	Forderungsmanagement,...)
Vertragsende	/	Endabrechnung
Vertragsanbahnung
(Initiierung	Kündigung	/	Mieterwechsel	/	Vertragswechsel)
1
2
3
4
A	=	Archivsystem
P	=	Output/Print
23
Die	Nutzung	von	personenbezogenen	Daten	in	den	IT-Abwicklungssystemen	führt	
zu	konkreten	Handlungsfeldern	(Handlungsfeld	Anonymisieren)
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding	
Umfangreiche	Echtdaten	in	Projekt-,	Test- und	Schulungssystemen
„[..] Software und IT-Verfahren sind mit systematisch
entwickelten Fall-Konstellationen (Testdaten, keine
personenbezogenen Echtdaten) nach einem Testplan, aus
dem das gewünschte Ergebnis hervorgeht, zu überprüfen.
Massentests können, wenn erforderlich, nach
Zustimmung und Vorgaben der fachlich dafür
zuständigen Stelle mit anonymisierten Originaldaten
durchgeführt werden.
Die Zustimmung der fachlich zuständigen Stelle zur
Anonymisierung von Originaldaten und alle
Testergebnisse sind revisionssicher zu dokumentieren
Quelle: https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/ITGrundschutz/ITGrundschutzKataloge/
Inhalt/_content/m/m02/m02509.html
IT-Grundschutz-Kataloge
13. EL Stand 2013, M 2.509):
24
In	SAP	Test- oder	Projektsystemen	dürfen	keine	personenbezogenen	
Daten	gehalten	werden.	Alle	Testverfahren	sind	mit	anonymisierten	
Datenbeständen	durchzuführen
SAP	CRM
Produktion
CRM
SAP	
ERP	/	IS
Produktion
ERP
SAP	CRM
Entwicklung
CRM
SAP	
ERP	/	IS
Entwicklung
ERP
SAP	CRM
Test
CRM
SAP	
ERP	/	IS
Test
ERP
Projekt-
system
CRM
Schulungs-
system
CRM
Projekt-
system
ERP
Schulungs-
system
IS-
UER
P
Sandbox-
system
CRM
Sandbox-
system
ERP
Beispielhafte	SAP-Systemlandschaft
Die	Nutzung	von	personenbezogenen	Daten	in	den	IT-Abwicklungssystemen	führt	zu	
konkreten	Handlungsfeldern	(Handlungsfeld	Auskunft	und	Portabilität)
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding	
Auskunftsanspruch	des	Betroffenen	an	personenbezogenen	Daten
25
Organisationen	o.	
Wettbewerb
Einzelpersonen
Energieversorger
Quelle:	Selbstauskunft.net	
Beispiel	EVU	(aktuell)
Ø	41	Tage
Zukunft:	Auskunft	über	erhobene	personenbezogene	Daten	
Durchs.	Bearbeitungsdauer	(Tag)
für	Auskunftsersuchen	§ 34	BDSG
Extrakt	der	Risiken	/	Herausforderungen	neuer	Transparenzpflichten	ab	2018	
Datenschutzerklärung muss	Speicher-/Löschangaben	enthalten
Bußgeldbaukasten	für	Aufsichtsbehörden,	Verbände,	Konkurrenz	&	Betroffene
Mangelnde	Umsetzung	eines	erklärten	Status	quo	
Vorsatz	des	Konformitätsverstoßes	– hohes	(persönliches)	Risiko	der	Haftung
Einzelpers./Organ.	ersucht	Auskunft	/	beantragt	Datenübertragung
Innerhalb	von	einem	Monat	muss	Auskunft	u.	/	o.	Übermittlung	erfolgen
Aufsichtsbehörde/Gericht	trifft	ad-hoc	Anordnung	zur	Umsetzung	
oder	EVU	trifft	sonstige	rechtliche	Pflicht
Unverzügliche	Umsetzung	der	Datenschutzanforderungen/	Auflagen
1
2
3
4
48
19 19
59
KW36KW26 KW03KW46 KW13
X
Bei	Verzögerung,	nicht	Konformität	o.	falscher	Beantwortung
Öffentliche	Streitigkeiten/	Bekanntmachung,	monetäre	(nachhaltige)	
Auswirkungen	und	nachhaltige	Rufschädigung
EU-DS-GVO	Art.	12	Abs.	3	(Frist)	/	EU-DSGVO	Art.	13/14/15	(Umfang)
Das	weitere	Vorgehen	ist	phasenorientiert	aufzusetzen	mit	dem	Ziel,	kurzfristig	den	
Umgang	mit	personenbezogenen	Daten	in	den	Abwicklungssystemen	zu	verbessern.
Grobe	Roadmap	zum	möglichen	weiteren	Vorgehen
Phase	I Phase	II Phase	III Phase	IV
Regelprozess	etablieren
Regelprozess	etablieren
Einführung	IT-gestützte	
Auskunftserteilung
Löschen	prozessbezogener	Daten
Vorgehen	zertifizieren
Löschen	historischer	
Datenbestände
Etablieren	organisatorischer	
Prozessablauf
Klassifizierung	der	Daten	im	
Regelprozess
Adhoc	Anonymisierung
Löschkonzept	historische	Daten
Konzept	zur	Auskunftserteilung
Löschkonzept	prozessbezogene	
Daten
Anonymisieren
Löschen
Auskunft	erteilen
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding	26
AGENDA
Natuvion
Webcast-Reihe		Data	Security	und	Data	Privacy
Datenschutz	und	Datenschutzgrundverordnung
Überblick	Handlungsfelder	
Überblick	Lösungen	&	Services	
Kontakt
27
Lösungen	im	Rahmen	der	Umsetzung	der	GDPR	in	SAP-Systemlandschaften	(Auszug)
28 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding	
1.	Bewusstsein
2.	Datenumfang
3.	Datenschutz-
erklärung
4.	Rechte	Betroffener
5.	Verfahrens-
verzeichnis
6.	Einwilligung
7.	Kinder
8.	Datenschutz-
verletzungen
9.	PIA	
und	DPbyD
10.	Data	
Protection	Officer
11.	International
Lösungen	im	Rahmen	der	Umsetzung	der	GDPR	in	SAP-Systemlandschaften	(Auszug)
Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding	
Lösungen	für	die	Umsetzung	je	Handlungsfeld
29
Handlungsfelder
Umfangreiche	Echtdaten	in	
Projekt-/	Test- und	
Schulungssystemen
Historischer	Datenbestand	in	
Produktivsystemen
Umfangreicher	Datenbestand	aus	
Prozessdurchführung
Test- und	Projektsysteme	nur	mit	
anonymisierten	Daten
Anonymisierung	Schulungs-
und	Testsystem
Löschen	historischer	Daten
Sperren	und	Implementierung	
kontinuierliches	Datenmgmt.
Kundenanfragen	zur	
Auskunftserteilung	
Auskunftsanspruch	über	Daten	
mit	Personenbezug
Natuvion	DCS
(Datenselektion	und	Datenlöschung)		
SAP	ILM
(Datensperrung	und	Datenlöschung)		
Natuvion	TDA
(Pseudonymisierung	von	Systemen	und	Daten)
Natuvion	EDA
(Testdatengenerierung	und	Vervielfältigung)
SAP	TDMS
(Pseudonymisierung	von	Systemen	und	Daten)
Natuvion	DDI
(Datenauskunft	und	Suche)
SAP	IRF
(Datenauskunft	und	Suche)	
SAP	LT	2.0
(Datenselektion	und	Datenlöschung)		
SAP	Archivierung	
(Datenselektion	und	Datenlöschung)		
SAP	ILM	Decommissioning
(Systemablösung)		
Personenbezogene	Daten	sind	nach	Ablauf	der	
Legitimation	zu	löschen
Konforme	und	Altersabhängige	
Einwilligung
Konforme	Nutzung	von	
Zustimmung	&	Einwilligung
SAP	Consent
(Erfassung &	Verarbeitung	von	Einwilligungen)
Strukturierte,	IT-gestützte	Prozessbearbeitung
Services	im	Rahmen	der	Vorbereitung,	Planung,	Umsetzung	und	
Überwachung	der	EU-GDPR	
30 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding	
1.	Bewusstsein
2.	Datenumfang
3.	Datenschutz-
erklärung
4.	Rechte	Betroffener
5.	Verfahrens-
verzeichnis
6.	Einwilligung
7.	Kinder
8.	Datenschutz-
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9.	PIA	
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10.	Data	
Protection	Officer
11.	International
Services	im	Rahmen	der	Vorbereitung,	Planung,	Umsetzung	und	
Überwachung	der	EU-GDPR	
31 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding	
Im Zuge eines eintägigen Workshops betrachten und analysieren Experten der Natuvion GmbH und ein Experte für Datenschutz die
datenschutzrechtliche Situation innerhalb der SAP-Systemlandschaft Ihres Unternehmens. Zudem erarbeiten wir mit Ihnen gemeinsam
ein fundiertes Vorgehensmodell, das Sie bei der Erfüllung der umfassenden gesetzlichen Anforderungen unterstützt.
AGENDA
Natuvion
Webcast-Reihe		Data	Security	und	Data	Privacy
Datenschutz	und	Datenschutzgrundverordnung
Überblick	Handlungsfelder	
Überblick	Lösungen	&	Services	
Kontakt
32
Natuvion GmbH
Altrottstraße 31 | 69190 Walldorf
Fon +49 6227 73-1400
Fax +49 6227 73-1410
www.natuvion.com
Wir	freuen	uns	über	Ihre	Fragen	und	Anmerkungen
Patric Dahse
Geschäftsführer
Fon: +49 151 171 357 02
Mail: patric.dahse@natuvion.com
33 Data	Security	und	Data	Privacy	in	SAP		- EU-DS-GVO	Onboarding	
Patric	Dahse
Geschäftsführer
Natuvion	GmbH
Altrottstr.	31
69190	Walldorf
T	+49	(0)	6227.73	-1400
F	+49	(0)	6227.73	-1410
patric.dahse@natuvion.com
Tätigkeitsbereiche
§ Data	Protection	&	Privacy	
§ SAP	Transformation	
Benjamin	Spies
Rechtsanwalt,	Partner
SKW	Schwarz	Rechtsanwälte
Wittelsbacherplatz	1
80333	München
T	+49	(0)	89.286	40-108
F	+49	(0)	89.280	94	32
B.Spies@skwschwarz.de
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