Quy trinh xay dung va danh gia kpi

7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 1

NỘI DUNG TRÌNH BÀY
1. GIỚI THIỆU VỀ KPI & BSC
2. QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI
3. QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ KPI

1. GIỚI THIỆU VỀ KPI & BSC

QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

BSC LÀ GÌ?
BSC - Balanced Score Card: Thẻ điểm cân bằng, là
tập hợp những mục tiêu của doanh nghiệp trên các
khía cạnh Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ
và Học hỏi phát triển, được xây dựng nhằm đạt
được các mục tiêu chiến lược.

KPI xây dựng theo BSC

LỢI ÍCH CỦA KPI

 Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên về mức độ thực hiện công
việc của họ so với các tiêu chuẩn mẫu và so với các nhân viên khác;
 Có điều kiện thảo luận với nhân viên về hiệu quả làm việc của họ, có
chính sách khen thưởng, động viên hay kỷ luật kịp thời;
 Có cái nhìn bao quát về hiệu quả làm việc của nhân viên và trên cơ
sở đó xác định nhu cầu đào tạo của họ;
 Thảo luận thống nhất về mục tiêu của nhân viên, nhờ đó giúp họ có
định hướng mục tiêu tốt hơn;
 Có cơ hội tự đánh giá và cải tiến hiệu quả quản lý của chính mình,
thông qua sự phản hồi của nhân viên;
 Hiểu rõ năng lực và kỹ năng của nhân viên, nhờ đó phân công và ủy
thác công việc hiệu quả hơn;
 Có thể hỗ trợ nhân viên kịp thời khi họ gặp khó khăn.7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 10

 Có động lực tốt vì được người quản lý cổ vũ, khích lệ;
 Biết rõ mục tiêu công việc và kế hoạch đạt mục tiêu;
 Biết rõ hiệu quả làm việc của chính mình, xác định
những điểm cần cải thiện;
 Nhận được sự hỗ trợ kịp thời của người quản lý khi gặp
khó khăn;
 Có định hướng phát triển nghề nghiệp rõ ràng nhờ những
phản hồi của người quản lý.

MỤC ĐÍCH XD QUY TRÌNH

 Phân bổ mục tiêu, chiến lược của công ty thành mục tiêu
của đơn vị và cá nhân trong công ty;
 Giúp các đơn vị, cá nhân có mục tiêu và kế hoạch rõ
ràng trong thực hiện công việc hàng năm;
 Đảm bảo cho người lao động thực hiện đúng các nhiệm
vụ, trách nhiệm và quyền hạn trong bản mô tả công việc
của từng vị trí chức danh cụ thể, tăng hiệu quả làm việc
thông qua việc đạt được các mục tiêu KPIs.

 Nhằm đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên trong quá
khứ, hiện tại và nâng cao hiệu quả làm việc trong tương
lai;
 Xác định nhu cầu đào tạo phát triển của nhân viên;
 Đánh giá năng lực tiềm năng và khả năng thăng tiến trong
tương lai của nhân viên;
 Đặt mục tiêu và xây dựng kế hoạch hành động, nhằm giúp
nhân viên định hướng nghề nghiệp;
 Đánh giá kết quả thực hiện KPIs để làm cơ sở xác định
mức lương, phụ cấp, thưởng.
 Tăng động lực làm việc cho nhân viên.7/4/2014 QUY TRINH XAY DUNG & DANH GIA KPI 14

CÁC THUẬT NGỮ
KPI: Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc chính (Key
Performance Indicators): Là chỉ số đánh giá hiệu quả
công việc chính của một cơ quan, tổ chức, cá nhân. Những
hoạt động này là nhiệm vụ trọng tâm cốt lõi ở thời điểm
hiện tại, đồng thời ảnh hưởng tới sự thành công và phát
triển trong tương. Những chỉ số này thông thường được đo
lường hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.
Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc: Là chỉ số được công
ty xây dựng và sử dụng để xác định kết quả và hiệu quả
làm việc của các đơn vị và tất cả cán bộ công nhân viên so
với mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn thuộc Chiến
lược phát triển, Kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty
để đánh giá mức độ tiến bộ trong từng giai đoạn phát triển
nhất định.

2. QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI

B1-Ban hành mục tiêu công ty
Ban Tổng giám đốc dựa vào mục tiêu chiến lược xây dựng và ban
hành mục tiêu công ty hàng năm.
( theo biểu mẫu BM -01)
1. Mục tiêu cốt lõi
2. Mục tiêu khác
STT MỤC TIÊU CHỈ TIÊU KPI
ĐỊNH MỨC/
SỐ LƯỢNG
ĐƠN VỊ
THỰC HIỆN
ĐỊNH HƯỚNG
1 TÀI CHÍNH
2 SẢN XUẤT
3 KHÁCH HÀNG
… …. ……

B2-Trình duyệt và thông báo triển khai
Các đơn vị dựa theo mục tiêu do Ban Tổng giám
đốc ban hành để xây dựng mục tiêu riêng cho đơn
vị và trình Tổng giám đốc phê duyệt.
Phòng Nhân sự ban hành các thông báo và tài liệu
hướng dẫn triển khai xây dựng KPI. Các đơn vị
căn cứ theo thông báo và hướng dẫn xây dựng
KPI tại đơn vị mình.

QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI

B3- Xác định mục tiêu của các bộ phận
Các đơn vị phân bổ mục tiêu cho các bộ phận trực thuộc. Các bộ
phận trực thuộc xây dựng mục tiêu của bộ phận mình. ( theo biểu
mẫu BM-02)
Mục tiêu Đơn vị
Chỉ tiêu của
Bộ phận
Bộ phận
thực hiện
Kế hoạch
hành độngMục tiêu Thước
đo
Trọng
số (%)
KPI
Hiện tại Chỉ tiêu
Ví dụ: Sản
lượng SL (Cái) 20 1200 3000 1500 1500 Đạt 100%
…..
…..
…..

B4- Xác định KPI của bộ phận và cá nhân
 Các đơn vị xây dựng KPI và triển khai đến từng bộ phận, cá
nhân của đơn vị mình;
 Phần trọng số đánh giá của từng KPI do Trưởng đơn vị thống
nhất xây dựng.

B5-Xây dựng KPI cá nhân

B5.1- Viết nhật ký công việc
Tất cả cán bộ công nhân viên viết nhật ký công việc của mình
( theo biểu mẫu BM-03);
Thời gian
(1)
Nội dung
công việc
(2)
Phương
pháp, công
nghệ thực
hiện (3)
Kết quả
thực hiện
(4)
Tổng kết các
công việc chính
(5)
Chỉ số KPI cơ bản (6)
07h30 –
08h30
11h00 –
11h30

B5.2- Xây dựng Bản mô tả công việc
Cán bộ quản lý trực tiếp thống nhất với nhân viên viết bản mô tả
công việc dựa trên nhật ký công việc ( theo biếu mẫu BM- 04);
STT Nội dung
Tần suất
(ngày/ tuần/
tháng)
Trọng
số Tiêu chí đánh giá
1
2
3
4
5
6
7
8

B5.3- Xác định KPI mục tiêu & KPI cơ bản
KPI mục tiêu:
– Mục đích các KPI này là để đánh giá theo các chiến lược và mục tiêu
của công ty.
– Việc này chuyển các mục tiêu chính yếu của công ty thành mục tiêu
nhỏ hơn của đơn vị, cá nhân để có thể kiểm soát và hoàn thiện các
mục tiêu đã đề ra;
– Phần này còn cần để kiểm soát các yếu tố chính để dẫn đến thành
công của đơn vị ví dụ như sản lượng, định mức, chi phí,…
KPI cơ bản:
– Mục đích chính của phần này là kiểm soát và cái thiện các công việc
hàng ngày, những công việc cơ bản, từ đó gia tăng hiệu quả làm việc
của cá nhân;
– Những mục tiêu nhằm khuyến khích được sự sáng tạo, cải tiến, nâng
cao hiệu quả, hiệu suất công việc;
– Kiểm soát việc thực hiện các quy trình và quy định trong công việc.

B5.3- Xác định KPI mục tiêu & KPI cơ bản
Lưu ý để đo lường và đánh giá hiệu quả công việc
cần áp dụng cả 3 loại chỉ số:
– Chỉ số kết quả chính: đo lường và kiểm soát những kết
quả đạt được của mục tiêu đề ra. Ví dụ sản lượng, định
mức,..
– Chỉ số hiệu suất: đo lường và kiểm soát những việc cần
làm để đạt được mục tiêu. Ví dụ: Số lần kiểm tra thiết bị,
số lần bơm dầu mỡ hàng ngày, số lần gọi điện thoại cho
khách hàng,…
– Chỉ số hiệu suất chính yếu: đo lường và kiểm soát những
việc cần làm để tăng hiệu suất làm việc một cách cao nhất.
Ví dụ: các công việc để kiểm soát tránh dừng sản xuất,…

B5.4- Xây dựng KPI tổng hợp cho CB-CNV
Từ bảng KPI mục tiêu và bảng KPI cơ bản hình thành triển khai
xây dựng KPI tổng hợp cho cá nhân. ( Theo biểu mẫu BM-05);
STT Nội dung
Trọng
số (%)
Tần suất
(ngày/tuần
/tháng…)
Chỉ số đo lường
Ghi chú
Thước đo
KPI
0 1 2 3 4 5 6 7
A Đánh giá theo KPI, X% 70
I
KPI tổng hợp ( của chức danh công
việc), x1
1 Ví dụ: Tăng khách hàng mới 10 Tháng % 10 30
2
3
4 ..............
II
KPI bổ sung ( công việc kiêm nhiệm
khác), x2
1 .............
2 .............
B Năng lực đóng góp, Y% 30
I Kiến thức, y1
II Kỹ năng, y2
III Hành vi, y3
TỔNG CỘNG: X+Y
(X+Y) = (x1+x2) +(y1+y2+y3)
100

 KPI tổng hợp cá nhân hàng tháng có thể thay đổi tùy thuộc theo
công việc hoặc mục tiêu;
 Lưu ý, tất cả mục tiêu cần xây dựng theo nguyên tắc SMART
(cụ thể, dễ hiểu; đo lường được; vừa sức; thực tế; có thời hạn);

Xác định nội dung chi tiết của KPI:
– Xác định thành tố bao gồm: các thành phần, dữ liệu cấu tạo nên thành phần của
KPI và công thức tính toán; Việc xác định các dữ liệu cấu tạo nên thành phần
của KPI phải căn cứ vào các quy định của pháp luật, của công ty liên quan đến
KPI.
– Hình thức thể hiện KPI: Căn cứ vào thành phần cấu tạo nên KPI để xác định
hình thức thể hiện cho phù hợp, thuộc một trong các dạng dưới đây:
 Thể hiện hình thức con số: chỉ số = giá trị
 Thể hiện hình thức số phần trăm (%): Chỉ số
 Thể hiện hình thức phân số: a/b
– Tần suất đánh giá KPI:Xác định tần suất đánh giá tùy theo yêu cầu tính chất
công việc của đơn vị (theo ngày, tuần, tháng, quý, năm…).
– Xác định chỉ tiêu gốc và chỉ tiêu phấn đấu

Tỉ lệ giữa KPI và năng lực đóng góp
 Áp dụng là 70% trọng số thuộc về KPI và 30% là năng
lực đóng góp. Trong đó 3 yếu tố của năng lực đóng góp
là kiến thức, kỹ năng và thái độ, mỗi yếu tố chiếm 10%.
( Tham khảo thêm bộ Từ điển năng lực của công ty)
 Căn cứ vào năng lực của người lao động, người quản lý
trực tiếp đánh giá theo trọng số quy định mỗi yếu tố tối
đa là 10%;
 Phần tự nhận xét của nhân viên chỉ mang tính chất tham
khảo, kết quả đánh giá của người quản lý là kết quả cuối
cùng.

Từ bảng KPI mục tiêu và bảng KPI cơ bản hình thành triển khai
xây dựng KPI tổng hợp cho cá nhân. ( Theo biểu mẫu BM-05);
STT Nội dung
Trọng
số (%)
Tần suất
(ngày/tuần
/tháng…)
Ghi chú
Thước đo
KPI
0 1 2 3 4 5 6 7
I
việc), x1
2
3
4 ..............
II
khác), x2
1 .............
2 .............
I Kiến thức, y1
II Kỹ năng, y2
III Hành vi, y3
TỔNG CỘNG: X+Y
(X+Y) = (x1+x2) +(y1+y2+y3)
100

B6- Tập hợp lưu hồ sơ và đánh giá thực hiện
Phòng Nhân sự là đơn vị tập hợp KPI của các đơn vị
trong toàn công ty ( theo biểu mẫu BM-05)
Các đơn vị theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện
KPI của đơn vị, cá nhân và báo cáo về phòng Nhân
sự.

TÓM TẮT QUY TRÌNH XÂY DỰNG KPI
B1-Ban hành mục tiêu công ty
B2-Trình duyệt và thông báo triển khai
B3- Xác định mục tiêu của các bộ phận
B4- Xác định KPI của bộ phận và cá nhân
B5-Xây dựng KPI cá nhân
B6- Tập hợp lưu hồ sơ và đánh giá thực hiện

3. QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ KPI
ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN
CÁC CHỈ TIÊU KPI ĐÃ ĐĂNG KÝ
TỔNG HỢP HÀNG THÁNG
TỔNG HỢP CẢ NĂM
DUYỆT
DUYỆT
SỬ DỤNG KẾT QUẢ CHO CÔNG TÁC
NHÂN SỰ
THÔNG BÁO KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ
CHO CÁC ĐƠN VỊ
ĐẾN NGƯỜI LAO ĐỘNG
KẾT QUẢ THỰC HIỆN
CÁC CHỈ TIÊU KPI
THEO DÕI, CẬP NHẬT,
LƯU HỒ SƠ NHÂN SỰ

Hàng ngày/ hàng tuần/ hàng tháng CB-CNV và cấp quản lý trực
tiếp đánh giá kết quả thực hiện KPI của từng cá nhân đơn vị mình
theo bản KPI đã đăng ký ( theo biểu mẫu BM- 06).
STT Nội dung
Trọng
số (%)
Tần suất
(ngày/tuần
/tháng…)
Ghi chúThước đo
KPI
0 1 2 3 4 5 6 7
I
việc), x1
2
3
4 ..............
II
khác), x2
1 .............
2 .............
I Kiến thức, y1
II Kỹ năng, y2
III Hành vi, y3
TỔNG CỘNG: X+Y
(X+Y) = (x1+x2) +(y1+y2+y3)
100
B1- Đánh giá kết quả thực hiện KPI

DUYỆT
DUYỆT
NHÂN SỰ
CHO CÁC ĐƠN VỊ
B2- Duyệt kết quả KPI

Trước ngày 27 hàng tháng Phòng Nhân sự tổng
hợp đánh giá kết quả thực hiện KPI của các đơn
vị ( theo biểu mẫu BM-07);
Trước ngày 30 hàng tháng Phòng Nhân sự rà soát
kết quả đánh giá tổng hợp của các đơn vị trình
Ban Tổng giám đốc phê duyệt.;
Tháng 12 hàng năm, Phòng Nhân sự tổng hợp
KPI cả năm để trình Tổng giám đốc phê duyệt.
B3- Tổng hợp kết quả KPI

TỔNG HỢP KẾT QUẢ KPI
STT HỌ TÊN
CHỨC DANH
CÔNG VIỆC
KẾT QUẢ ĐÁNH GIÁ KPI (%)
XẾP LOẠI GHI CHÚ
KỲ TRƯỚC KỲ HIỆN TẠI
TĂNG
TRƯỞNG
1 2 5 4 5 6=(5/4)x100 7 8
I
BỘ PHẬN
1:…………….
1 Nguyễn Văn A Trưởng phòng
2 Nguyễn Văn B Chuyên viên
… ………………
II
BỘ PHẬN
2:…………….
1 Nguyễn Văn C Trưởng phòng
2 Nguyễn Văn D Chuyên viên
… ………………

B4- Sử dụng kết quả KPI
Phòng Nhân sự sử dụng kết quả đánh giá thực hiện
KPI để sử dụng vào việc xác định lương, thưởng ( có
thể tăng, giảm hoặc giữ nguyên) cho người lao động;
Phòng Nhân sự thông báo kết quả đánh giá KPI tổng
hợp cả năm đến người lao động;
Phòng Nhân sự thông báo kết quả xác định/ điều
chỉnh lương, thưởng ( có thể tăng, giảm hoặc giữ
nguyên) đến người lao động;
Dựa trên kết quả đánh giá, cán bộ quản lý xác định
những mảng cần cải thiện, đặt mục tiêu rõ ràng, cụ
thể để lên kế hoạch phát triển cho người được đánh
giá thông qua kèm cặp, đào tạo, phát triển.

DUYỆT
DUYỆT
NHÂN SỰ
CHO CÁC ĐƠN VỊ
B5- Lưu hồ sơ tại P.NS

TÓM TẮT QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ KPI

DANH SÁCH BIỂU MẪU
1) Biểu mẫu BM- 01: Phân bổ mục tiêu của công ty;
2) Biểu mẫu BM- 02: Phân bổ mục tiêu của đơn vị;
3) Biểu mẫu BM- 03: Mẫu nhật ký công việc;
4) Biểu mẫu BM- 04: Bảng mô tả công việc;
5) Biểu mẫu BM- 05: Mục tiêu KPI cá nhân năm;
6) Biểu mẫu BM- 06: Đánh giá công việc cá nhân;
7) Biểu mẫu BM-07: Bảng tổng hợp kết quả đánh giá
KPI.

TRAO ĐỔI & THẢO LUẬN
7/4/2014 QUY CHE QUAN LY DANH GIA KPI 46

7/4/2014 QUY CHE QUAN LY DANH GIA KPI 47

Quy trinh xay dung va danh gia kpi

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Semelhante a Quy trinh xay dung va danh gia kpi

Semelhante a Quy trinh xay dung va danh gia kpi (20)

Quy trinh xay dung va danh gia kpi