1. Využití on-line nástrojů Google Apps a ŠkolaOnLine
pro řízení školy a organizaci výuky
Inspirujte se, jak vaši školu převést do 21.století
Skutečný příběh Gymnázia Nový Jičín
Popis původního (nevyhovujícího) stavu:
Gymnázium v Novém Jičíně (GNJ) je šestileté gymnázium. Celkem zde studuje cca 540 studentů a vyučuje 53
pedagogů. Pro organizaci chodu školy GNJ využívalo systému předávání informací v papírové podobě.
Informace předávalo vedení školy učitelům vyvěšením na nástěnce ve sborovně. Jednalo se o přehledy a
změny v rozvrhu, suplování, přehled akcí na dané období, organizační změny apod. Při jakékoliv změně byly
informace znovu vytištěny a vyvěšeny. Dalším způsobem komunikace byl email. Škola využívala vlastní
server, na kterém běžel emailový server a file server. O chod serveru se staral správce, který měl dále na
starosti 3 počítačové učebny s 48 počítači + 23 počítačů pedagogů. Souhrnně údržba zabrala 4h týdně.
Vzhledem ke stáří serveru, byla nutná jeho výměna a to jak z důvodu opotřebení jednotlivých komponent,
tak z pohledu výkonu a dostatečných úložných kapacit. Sdílené dokumenty školy byly umístěny také na
tomto serveru, v rámci školy měli učitelé přístup k síťovému disku. Pro potřeby výuky bylo k dispozici 5
učeben s dataprojektorem.
Komunikace na úrovni učitel - student probíhala na obdobné úrovni. Informace týkající se výuky a rozvrhu
byly vyvěšeny na nástěnce v prostorách školy, vzdálený přístup k informacím nebyl možný. Studenti využívali
své osobní emaily zřízené mimo školu. Neměli možnost získat školní email a to z důvodu administrační a
technické náročnosti (nedostatečná kapacita serveru). Osobní komunikace učitel - student probíhala v rámci
vyučovacích hodin nebo konzultačních hodin. Studijní materiály byly předávány v rámci výuky výhradně v
papírové podobě (v případě testů byly materiály kopírovány pro každého studenta, v případě studijních
materiálů bylo poskytnuto několik kopií a studenti si materiály kopírovali sami). Ve škole byly k dispozici 2
veřejné kopírky. Pokud se výuka odehrávala v počítačových učebnách, byly materiály umístěné na síťovém
disku.
Formulace požadavků na nové řešení:
Na základě analýzy stávajícího stavu předložili IT pracovníci vedení školy vizi, jakým směrem by se měla škola
dále ubírat. Nová vize se opírala o kalkulace úspor a dopady na efektivitu fungování školy.
Požadavky na nové řešení:
1. Obnova stávajícího serveru. Nové řešení musí být dostatečně výkonné pro provozování emailu
učitelů i studentů a to z důvodu sjednocení komunikace a snadné identifikace obou stran (eliminace
emailů typu slunicko@yahoo.com, jana123@seznam.cz).
2. Snížení administrativní náročnosti údržby školní počítačové sítě, kdy se administrátor systému musí
věnovat správě serveru, správě počítačových učeben, výuce, přípravě projektů apod.
3. Zvýšení spolehlivosti a dostupnosti všech systémů.
4. Obnovení počítačového vybavení v učebnách školy.
5. Optimalizace nákladů na provoz - HW, SW, energie, údržba.
6. Sjednocení procesu komunikace vedení-učitel, učitel-učitel, učitel-student, student-student, učitel-
rodiče, používání stejných nástrojů.
www.workline.cz – průvodce pro zavedení Google Apps do školy
2. 7. Snížení nákladů na tisk a kopírování studijních materiálů.
8. Zvýšení interaktivity studijních materiálů - možnost předávat nejen tištěné materiály, ale i odkazy na
el. zdroje, webové stránky, videa, fotografie, animace.
9. Snížení náročnosti správy studijních materiálů a testů - materiály dostupné na jednom místě v jedné
verzi, snadná úprava na novější verzi, elektronické předávání studijních materiálů a elektronické
zpracování testů, studentských prací.
10. Zlepšení přístupnosti informačních systémů - zvýšení flexibility práce pedagogů a studentů, kteří se
do systému mohou připojit odkudkoliv, jak z učebny, kabinetu tak z domova, dostupnost
informačních zdrojů pro studenty z domova.
Popis současného stavu aneb Škola on-line v praxi:
S ohledem na nutnost obnovy HW a požadavek na snížení administrativní náročnosti, bylo zvoleno cloudové
řešení založené na službách Google Apps. Protože vznikla obava vedení školy z přenosu dat do prostředí
cloudu, byl zvolen přístup dočasného paralelního běhu stávajícího a nového systému. Díky umístění systémů
u poskytovatele (společnosti Google) v rámci bezplatné EDU licence, odpadl nákup nového HW (server,
záloha napájení serveru, zálohování dat). Správa systému probíhá jen na úrovni správy uživatelů a nastavení
jednotlivých služeb, čímž odpadá převážná většina servisních zásahů. Veškeré aktualizace systémů, instalace
bezpečnostních záplat nebo ochrana před útoky z internetu, je realizována na straně poskytovatele. Systémy
jsou nainstalovány na několika fyzických serverech, což vede k efektivnímu rozložení zátěže, ale také k větší
bezpečnosti v případě výpadku. Může tak být zajištěna dostupnost 99,9 %. Servery jsou navíc pod
nepřetržitým dohledem a ostrahou, data jsou zašifrována, takže je nelze neoprávněně přečíst.
Na základě úspěšně obhájených projektů ESF, jejichž obsah byl postaven na implementaci nejnovějších IT
technologií, bylo nahrazeno počítačové vybavení některých učeben. Každý učitel dostal pro pracovní účely
netbook, které si volně přenáší z kabinetu do učeben.
Zavedením služeb Google Apps došlo ke sjednocení a zefektivnění komunikačních kanálů. Všichni
uživatelé (vedení školy, učitelé, studenti) mají k dispozici školní email a chat, které jsou dostupné odkudkoliv.
Každý má tak k dispozici nástroj pro jednoduché kontaktování svého kolegy, spolužáka nebo učitele.
Prostřednictvím chatu mohou všichni psát nebo telefonovat v reálném čase. Email je navíc propojen jak s
on-line kalendářem, tak se systémem dokumentů, takže všechny žádosti o schůzku, zadané a zpracované
úkoly, nově publikované informace přijdou vždy na jedno místo. Požadované informace jsou vždy dostupné
on-line. S využitím kalendářů je možné snadno svolat pracovní nebo projektovou schůzku. Studijní materiály
jsou umístěny v on-line úložišti Dokumentů Google, odkud jsou sdíleny jednotlivým studentům. Ti se k
materiálům dostanou z jakéhokoliv počítače s webovým prohlížečem, takže není zapotřebí materiály
tisknout ani přenášet. Stejným způsobme studenti sdílí své práce vyučujícím, kteří je hodnotí a připomínkují
v rámci své flexibilní pracovní doby např. z domova.
On-line úložiště umožňuje uložení jakéhokoliv typu souboru, proto učitelé mohou studentům nasdílet
multimediální obsah. Dokumenty jsou zpřístupněny jak v rámci Dokumentů Google, tak prostřednictvím
webových stránek učitelů a tříd, které jsou vytvořeny v aplikaci Weby Google (každý předmět má svůj vlastní
web). Zde jsou například videa, obrázky, mapy a texty uspořádány do přehledného celku. Aktualizace všech
materiálů probíhá on-line a v reálném čase, takže změny studijních materiálů jsou okamžitě promítnuty
všem studentům. Studenti prostřednictvím Dokumentů Google informace nejen získávají, ale mohou také
poskytnout zpětnou vazbu ke školním akcím, hlásit se na volitelné předměty a to díky Google Formulářům.
Po ukončení studia studenti o svůj email nepřichází, ale zůstane jim doživotně. Škola tak může snadno do
budoucna komunikovat i s absolventy, se kterými by za normálních okolností ztratila jakýkoliv kontakt.
www.workline.cz – průvodce pro zavedení Google Apps do školy
3. Všechny služby balíku Google Apps jsou dostupné on-line, proto žádný uživatel není limitován v tom,
odkud je využívá. Díky tomu, že je škola pokryta wi-fi připojením k internetu, mohou být uživatelé
informování nepřetržitě pomocí chytrých mobilních telefonů nebo tabletů přes email, chat nebo kalendáře.
Uživatelé tak nejsou nijak omezeni ani ve škole ani doma.
Úspory nákladů při zavedení Google Apps:
Tabulka představuje srovnání ročních nákladů původního systému založeného na vlastním školním serveru a
současného stavu po přechodu na cloudové řešení Google Apps.
Nákladová položka Původní stav Současný stav s využitím Google
Apps
Nákup serveru + UPS 30 000 Kč/4 roky = 7 500 Kč 0 Kč
Nákup SW pro server 35 000 Kč/4 roky = 8 750 Kč 0 Kč
Spotřeba elektrické energie na provoz 0,5 kW*8760 h*5,5Kč= 0 Kč
serveru 24 090 Kč
Náklady na správu serveru 52 týdnů *2 h=104 h*163 Kč= 52 týdnů *0,5 h=26 h*163 Kč= 4
16 952 Kč 238 Kč
Roční náklady na provoz celkem 57 292 Kč 4 238 Kč
Nejsou započteny náklady na tisk. S nasazením Google Apps a ŠkolaOnLine došlo k výraznému poklesu tisku.
Využití nástroje ŠkolaOnLine
Ve stejné dobu jako Google Apps byl zaveden další on-line systém ŠkolaOnLine, aby bylo dosaženo
kompletního přechodu na cloudová řešení. Cílem bylo mít email, dokumenty, multimédia a veškerou školní
agendu jako hostované řešení.
ŠkolaOnLine je cloudový systém školní agendy, která pokrývá všechny oblasti fungování a administrativy
školy. Řeší školní matriku, rozvrhy, suplování, klasifikaci i absenci žáků. Díky tomuto systému bylo možné
zcela odbourat papírovou agendu. Ve škole tak dnes nenajdete ani papírové třídní knihy, katalogové listy a
také se nekonají třídní schůzky, ale jen individuální konzultace v případě zájmu.
Učitelům systém přináší kompletní agendu na internetu - tzn. známky, omlouvání absence, zápis do třídní
knihy nebo avíza budoucích testů - to všechno mohou dělat kdykoliv a odkudkoliv. Nemusí tak trávit svůj čas
ve škole, ale mohou si administrativu nechat na dobu, která jim lépe vyhovuje.
Žákům systém nabízí on-line možnost zobrazit si své klasifikační údaje, absenci, rozvrhy, suplování nebo
informace o plánovaných testech.
Rodiče, kteří mají svůj “rodičovský účet”, mají stejné možnost jako studenti. Navíc mají možnost on-line
omlouvat absenci svého potomka - a to jak bývalou, tak i plánovanou. A jako bonus mají možnost využít
SMS avíza o prospěchu a absenci, kde si přes internet sami zvolí, o jakých událostech chtějí být automaticky
informování.
Převodem veškeré agendy na internet škola ukončila kompletní migraci do on-line prostředí. Nyní poskytuje
www.workline.cz – průvodce pro zavedení Google Apps do školy
4. svým studentům a učitelům kompletní office prostředí Google Apps, školní agendu ŠkolaOnLine a díky
VMware i virtuální učebny přístupné nonstop přes internet.
Výsledky zavedení Google Apps a ŠkolaOnLine:
Úspory nákladů na infrastrukturu a správu školních severů
Zvýšení bezpečnosti dokumentů a emailů (ochranu zajišťují poskytovatelé služeb)
Výrazné zlepšení a zrychlení komunikace:
vzájemně mezi učiteli
učiteli a vedením školy
učiteli a studenty
školou a rodiči
Revoluční rozšíření přístupnosti k emailům, školním dokumentům a studijním materiálům i mimo
brány školy
Snížení nákladů na tisk a kopírování studijních materiálů.
Zjednodušení výuky, dostupnosti studijních materiálů a testování studentů
Zvýšení zapojení studentů do života školy, přípravy výukových materiálů apod.
Více informací žádejte na:
Web: http://www.workline.cz/sluzby/google-apps.aspx
Email: info@workline.cz
Tel: 731 173 169
O Workline.cz
Máme za sebou více než 70 implementací Google Apps do škol a firem po celé ČR. Naší největší instalaci
Google Apps je VOŠ sociálně právní v Praze, kde měli v době zavedení 961 uživatelů.
O Gymnáziu a SOŠ Nový Jičín
Jsme školou, která naplno využívá a do školní praxe integruje nejmodernější trendy v oblasti IT - cloud
computing a virtualizaci serverů a pracovních stanic. Důkazem, že jdeme správným směrem, je celá řada
ocenění v soutěžích o nejinovativnější IT projekty (soutěž TOPík), která byla letos korunována prvním
místem v českém finále Microsoft Partners in Learning Forum 2012 a postupem do evropského finále v
Lisabonu.
Více informací:
Web: http://www.gnj.cz, http://www.mujstudijnisvetonline.cz
Email: radovan.jansa@gnj.cz
www.workline.cz – průvodce pro zavedení Google Apps do školy