Atelier de définition d’une offre de service de gestion d’information. Atelier ludique et pédagogique (;-)) ayant comme objectifs : aider au mûrissement de l’exécutif, favoriser l’adhésion au changement, amener une transformation vers un pilotage par l’offre de service.

1. 3org Gouvernance, usages et gestion de l’information Atelier pour formaliser une offre de gestion d’information Jean-Pascal Perrein Information Management Consultant http://www.3org.com Ref : 20091014-JPP001-V8

2. Saas, Offre de service ECM, Réseaux sociaux , Gestion de contenu, search, entreprise 2.0 , changement , évolutions de la culture, méthodologie projet , capitalisation du savoir , connaissance, Usage de l’information , règlementation, gouvernance de l’information , sécurité, communautés , patrimoine , archivage , WEB 2.0, nouvelles organisation , explosion de l’information numérique, Outils de partage

3. Présentation de l’atelier

4. Producteur Lecteur Modérateur Auditeur Administrateur Valideur Juriste Sécurité Objectif : Une cartographie riche d’offres

5. Avec des outils simples

6. Utiliser des post it, le brown paper et la colle spéciale Respecter le minutage, écouter le gardien du temps Les murs n’ont pas d’oreilles Faites vous plaisir ! Non à la tribut du non Soyez créatif ! Quatre règles à respecter

7. Gardien du temps : Prévient 5 minutes avant la fin, fait terminer la dernière action. Animateurs Veillent sur la bonne compréhension des règles du jeu, sont force de proposition, remplissent le cas échéant le frigidaire. Les participants Participent selon leurs points de vue, se laisse influencer par celui des autres. Médiateur A comme mission principale de vider le frigidaire. Et quatre rôles à porter

8. Horaires Déroulement de l’atelier Atelier

9. Réflexions

10. Gestion électronique de contenus Archivages Dématérialisation Plateforme ECM Documents numérique Fil de l’eau Données Dématérialisées (EDI, …) Connexions autres GED, outils de publication, .. Mise À disposition Consultation Impression Archives (légale, patrimoniale) Documents Audit Trail Index Gestion du stockage Fonds Documentaire, Papiers entrants Documents papier Fil de l’eau Dématérialisation en masse Imprimantes multifonctions Modification Administration Règles et référentiels Interfaces tiers Tiers (Horodatage, Certificats) Données d’applications Module d’interface Information entrante Déversement d’information En vue d’archivage Emails Passerelles vers applications Traducteur EDI-XML, … Conversion email Google group TeamRoom QuickR FileServeur Messagerie Sharepoint, … Qu’entend t on par GED exactement ? La brique ECM (gestion de contenu)

11. Un système cible sous forme d’architecture fonctionnelle Messagerie Présentation Application Données Entrepôts de données Données Documents Archives (légale, patrimoniale) Connexion hiérarchique Déversement d’information Connexion forte Inter-applications Pourquoi pas, quels sont « les contres » cette cible ? Bureaut-ique EMAIL Messagerie Bureautique Achats Finance Ressources humaines Métiers ERP Analyses, tableau de bord, … BI Standard ? Collaboratif Réseaux sociaux, Wiki, Blog Collaboratif Espace projet Solution logicielle de gestion de contenu Solution métier ou Fonction Gestion fichiers multimédia Plateforme ECM (incluant le search) Portail Portail

12. Fréquence d’utilisation du contenu Individu Corporate Regrouper Indexer Contrôler Simplifier Numériser Extraire Prouver Chercher Trouver Sécuriser Classifier Diffuser Echanger Partager Communiquer Collaborer Archiver Stocker Editer Structurer Sauvegarder Dématérialiser Adapter Automatiser Répliquer Créer or not ? Influences, regroupements, contraintes Partage du savoir Productivité Patrimoine Collaboratif Valorisation de l’individus Gestion de risques

13. CHANGEMENT Anciennes versions Anciens modèles Anciennes organisations Anciennes méthodes Nouveaux usages Nouveaux comportements Nouvelles cultures Nouvelles valeurs Qui va utiliser demain les outils que xxx met en place aujourd’hui ? Une cause du changement ? Parce que les populations qui composent nos organisations se sont adaptées, nos organisations de demain ne peuvent plus fonctionner comme hier. Une évolution des outils techniques La révolution « société de consommation » Plus d’usages Plus d’envies Une multiplication d’opportunités d’ouvertures Plus de libertés Une génération dynamique, autonome, créative, capricieuse, multifonction, ouverte, un peu rebelle et très sensible, …

14. Ce qui est prioritaire pour demain ? D’autres outils, d’autres besoins, d’autres usages

15. Quel est l’enjeu technique pour la culture de l’entreprise ? Des services selon un cycle de vie

16. Le coût du risque, et de l’image de l’entreprise Traçabilité, intégrité, gestion du risque

17. Murs

18. Bonjour, Je suis responsable des RH et je souhaite formaliser mon processus de gestion de la formation. J'ai besoin, chaque année, de définir avec mes collaborateurs, et les managers des différentes directions métiers, d'un catalogue de formation. Je dois ensuite formaliser ce catalogue en m'appuyant sur ce qui est faisable à l'extérieur, puis négocier des tarifs sur un volume de jours que je connais grâce aux souhaits exprimés en entretiens annuels, ainsi qu'avec le retour de l'année précédente. Une fois que ce catalogue est finalisé et validé par la direction, il me faut le proposer à tous les collaborateurs. Il peuvent ainsi choisir la ou les formations qu'ils souhaitent, remonter cette demande auprès de leurs management qui peut de son coté valider en fonction de ce qui était convenu au cours de l'entretien annuel ou selon la justification du collaborateur. Si go, alors je souhaite pouvoir, après confirmation des organismes de formation, faire un retour au collaborateur avec un ensemble d'éléments logistiques et d'évaluation qu'il devra me retourner. Ces évaluations, ainsi que les demandes, rejets, jours de formations, .. , me permettront d'avoir des statistiques au fil de l'eau que je présenterai à ma direction. A noter, j’ai aussi quelques contraintes réglementaire au niveau financier (traçabilité, rapports, ..) Echauffement : Expression de besoin RH

19. Zone des rôles Zone des activités et informations MUR DU PROCESSUS – Demande de congés Employé Manager RH Employé RH DEBUT Envoi d’une demande de congé Formulaire de congé Validation de la demande Formulaire de congé (refus) Formulaire de congé (Validé) Gestion du type de congé Demande de pièce Envoi des pièces manquantes Justificatifs FIN Contrôle et mise à jour du SIRH 1 2 3 4 5 Le mur du processus INFORMATION (Document, content, data) PROCESSUS (Activités) ROLE (Humain ou Machine)

20. MUR DES USAGES Individu Corporate Simple Usages qui concerne une population de type Complexe Usages induisant des manipulations de l’information plutôt Reporting sur l’utilisation des docs FAX Recevoir et émettre un fax Commentaires Permettre des commentaires sur un doc Échanger des idées en temps réel Modifier du contenu de façon simultanée Échanger avec des personnes à l’extérieur Pouvoir lire le document dans très longtemps Le mur des usages USAGE (groupe d’usages)

21. MUR DES USAGES Individu Corporate Usages qui concerne une population de type Utiliser un tableau blanc Échanger du contenu avec ++ personnes connues Échanger avec des personnes à l’extérieur Échanger des idées en temps réel Modifier du contenu de façon simultanée Web Conférence Échanger des gros documents Échanger avec des personnes à l’extérieur Niveau de confidentialité fort File Secure Transfert Pouvoir lire le document dans très longtemps Gérer /changer la propriété du document Archivage long terme Le mur des offres USAGE (groupe d’usages) OFFRE (groupe d’usages)

22. MUR DU CATALOGUE Jours Années x 10 Temps Faible Forte Dynamique autour du document Web Conférence File Secure Transfert Archivage long terme Le mur du catalogue OFFRE (groupe d’usages)

23. Zone des rôles Zone des activités et informations MUR DU PROCESSUS – Gestion de la formation Employé Manager RH Employé RH DEBUT Envoi d’une demande de congé Formulaire de congé Validation de la demande Formulaire de congé (refus) Formulaire de congé (Validé) Gestion du type de congé Demande de pièce Envoi des pièces manquantes Justificatifs FIN Contrôle et mise à jour du SIRH Web Conférence File Secure Transfert Archivage long terme Le mur du processus

24. Exemple concret

26. L’application des offres sur le cycle de vie de l’information non structurée fait apparaître une concentration dans le haut du cycle, ainsi qu’une plus faible à la fin du cycle. Ces concentrations correspondent aux étapes de création de l’information (haut de la courbe), ainsi qu’à la fin du cycle de vie (suppression, archivage des documents). Deux offres apparaissent comme étant transverses aux autres : changement et sécurisation. Des offres regroupés sur un cycle de vie

29. E - mail : [email_address] Mobile : +33(0)6 61 97 66 55 3org Gouvernance, usage et gestion de l’information Jean-Pascal Perrein Consultant en gestion d’information 3org 49, rue Ramey – 75018 Paris Fax : +33 (0) 9 72 16 95 65 Merci