Koolituse eesmärgiks on arendada koolitusel osalejate ajajuhtimise alaseid oskusi, mis aitab neil ka suure koormuse juures enda aega võimalikult läbimõeldult ja tõhusalt kasutada. Koolitus keskendub ajajuhtimise kõige olulisematele põhimõtetele, mis käsitlevad eesmärkide püstitamist, prioriteetide väljaselgitamist, efektiivset planeerimist, edukat toimetulekut ajaraiskajatega ja individuaalset tõhusust. Veiko Värk on lõpetanud Tartu Ülikooli õigusteaduskonna ja Tallinna Ülikooli psühholoogia erialal cum laude. Veiko kirjutas enda psühholoogia-alase lõputöö teemal „Optimismi seosed psühholoogilise heaolu ja eluga rahuloluga“. Veiko on viinud koolitusi läbi paljudel psühholoogiaga seonduvatel teemadel ja talle on antud VI taseme täiskasvanute koolitaja kutse. Praegusel ajal tegutseb Veiko Hea Koolitus OÜ juhataja ja koolitajana ning on rahvusvahelise koolitusfirma Wilson Learning Estonia konsultant.

1. EFEKTIIVNE AJAJUHTIMINE
Koolitaja: Veiko Värk
veiko.vark@gmail.com

2. Ajajuhtimine
Kas aega saab juhtida?
Ajajuhtimine tähendab inimese käitumise juhtimist
ajas.
Mis on ajajuhtimise eesmärk?
Teha vähema ajaga rohkem?
Teha ÕIGEID asju, mida Sa tõesti tahad teha!!!
Kes on HEA Ajajuht?
See, kes on enda aja korraldamisega rahul.

3. Eesmärk
 Eesmärk on see, mida soovid saavutada,
teades enda aja ja muude ressursside
piiranguid.
 Eesmärki eristab väärtusest reaalsus ja
spetsiifilisus.

4. Hea eesmärk
ExACT:
Exciting: PÕNEV
Assessable: MÕÕDETAV
Challenging: PINGUTUST NÕUDEV
Time-framed: AJALINE

5. Eesmärgi jaotamine osadeks
 Lõppeesmärk
 Aasta eesmärk
 Poolaasta eesmärk
 Kuu eesmärk
 Nädala eesmärk
 Päeva eesmärk

6. Keskendumine
Kui vähegi võimalik, keskendu ühele, hetkel käsil
olevale ülesandele:
Oleme oluliselt efektiivsemad ja teeme vähem vigu;
Võidame aega juurde selle arvelt, et ei pea aega
kulutama ühelt tegevuselt teisele ümberlülitumisele;
Vähendame pingeid ja närvilisust, mida pidev ühelt
tegevuselt teisele ümberlülitumine tekitab.
Selleks, et saaksid keskenduda,
püüa vältida katkestusi.

7. Prioriteet
Prioriteet on olukord, kus millelegi on antud
tähelepanu ENNE konkureerivaid alternatiive.
Prioriteedid on seotud
tegevuste OLULISUSE
ja KIIRUSEGA.

8. Milline tegevus on OLULINE?
 Vajalik olulise eesmärgi saavutamiseks.
 Aitab vähendada tõenäolisi riske.
 Aitab arendada olulisi suhteid.
 Loob suurepäraseid võimalusi tulevikus.
 Tegevus, mis suurendab
minu „väärtust“.
 Tegevus, millega mulle
MEELDIB tegeleda.

9. 3 = väike
2 = keskmine
1 = suur
Alustada tuleks tegevustest, mille
mõju ja pingutuse korrutis on
võimalikult suur.
Mõju x Pingutus
10 x 3 = 30
OLULISUSE pingerida
MÕJU
10 = maksimaalselt suur
9
8
7
6
5
4
3
2
1 = minimaalselt väike
PINGUTUS

10. KIIRUSE pingerida: ABC-tehnika
A-grupp
täna
B-grupp
see nädal
C-grupp
pikem tähtaeg
A1. … B1. … C1. …
A2. … B2. … C2. …
A3. … B3. … C3. …
A4. … B4. … C4. …
A5. … B5. … C5. …

11. Kiire & Oluline
TEGEVUS OLULISUS KIIRUS (edasi-
lükkamatus)
SUMMA JÄRJESTUS
(I, II, III, …)
1. …
2. …
3. …
4. …
5. …
1. Koosta nimekiri enda tüüpilistest tegevustest / tööülesannetest.
2. Hinda 10-punktisüsteemis (1-10) iga tegevuse OLULISUST.
3. Hinda 10-punktisüsteemis (1-10) iga tegevuse KIIRUST.
4. Liida iga tegevuse OLULISUSE ja KIIRUSE punktid kokku.
5. Järjesta tegevused punktisummade järgi.

12. Eisenhoweri graafik
Planeerimine
Probleemide ennetamine
Suhete arendamine
Ajaraiskajad
Vaidlused
Mõttetud kohustused
Kiired ja tootlikud ülesanded
Kriisid („tulekustutamine“)
Katkestused
Osa telefonikõnesid
Mõned aruanded

13. Plokkidena planeerimine
Plokkidena planeerimine tähendab sarnaste
tegevuste rühmitamist päevaplaanis.
Sarnaste tegevuste järjest tegemine nõuab
vähem aega ja ressurssi kui erisuguste
ülesannete vaheldumisi täitmine.
Näiteks:
 Kontorist väljas toimuvad kohtumised
 E-mailide lugemine
 Väljuvad telefonikõned

14. Päevaplaani koostamine
1. Pane kirja kõik tegevused, mille aega Sa ei saa muuta.
2. Tõmba ring ümber kellaaegadele, kus tunned, et
oled kõige võimekam.
3. Kirjuta päevaplaani need olulised tegevused, mis
jäid täna tegemata.
4. Kirjuta päevaplaani need 1-2 üliolulist tegevust,
mis annavad enamiku Sinu töötulemusest.
5. Jaga ülejäänud tegevused päevaplaani plokkidena.
Jäta iga ploki järele varu.
6. Vaata päevaplaan üle – kas jäi piisavalt varu ega ei
jäänud liiga palju planeerimata ruumi?
08:00 ...........................
09:00 ...........................
10:00 ...........................
11:00 ...........................
12:00 ...........................
13:00 ...........................
14:00 ...........................
15:00 ...........................
16:00 ...........................
17:00 ...........................
18:00 ...........................
19:00 ...........................
20:00 ...........................

15. Aja röövel: E-mail
1. Lülita välja saabuvate e-mailide märguanded.
2. Jaga e-mailide lugemine kaheks:
1. Pealkirjade lugemine
2. Sisu lugemine ja vastamine
3. Vaata e-mailide PEALKIRJU siis, kui oled ühe töö just
lõpetanud, aga järgmist veel alustanud pole.
4. E-mailide SISU lugemise ja vastamisega tegele võimalusel
ühekorraga plokkide kaupa paar korda päevas.
5. Kui võimalik, ära vaata e-maile esimese asjana hommikul
(tegele siis kõige olulisema ülesandega) ja viimase
asjana õhtul (valmistu siis järgmiseks päevaks).

16. Ebameeldiv ülesanne (konna söömine)
A: Konna söömisest veel halvem on pidev teadmine, et
see tuleb niikuinii hiljem ära süüa!
Seepärast: Söö konn (ebameeldiv ülesanne)
kohe esimesena ära ja pärast seda naudi
10 maasika (meeldivamad ülesanded)
söömist!
B: Konna söömine on nii ebameeldiv, et selleks on vaja
hoogu võtta!
Seepärast: Söö kõigepealt 1 maasikas (meeldiv
ülesanne). Seejärel, meeldiva ülesande inertsi mõjul, pista
ka konn (ebameeldiv ülesanne) nahka.
Pärast seda naudi ülejäänud 9 maasika
(meeldivamad ülesanded) söömist!

17. Suur ülesanne (elevandi söömine)
Elevanti süüakse ühe suutäie
kaupa.
1. Täida ülesandest kas või
natuke – tühiselt väike osa.
Otsusta, et lihtsalt alustad ja
teed midagi ainult 5 minutit.
A: Kui läheb hästi, suudad
sellega end käima tõmmata ja
olulise osa ülesandest ära teha.
B: Kui ei – oled siiski juba
midagi teinud!
„Selle asemel, et tuba ära
koristada, pane 1 raamat
riiulisse!“
2. Jaga suur ülesanne
väikesteks sammudeks,
mida astud iga päev kas või
natuke.
Nii muutub eesmärk
haaratavamaks ja ei tundugi
enam ületamatuna.

18. „ELEVANT“: ülikooli lõputöö
Aeg:
detsember
jaanuar
veebruar
märts
aprill
Tegevused:
• Kirjanduse otsimine ja ülevaate
kirjutamine.
• Küsimustiku koostamine.
• Küsitluse läbiviimine.
• Andmete sisestamine ja analüüs.
Tulemuste kirjeldamine.
• Töö viimistlemine. Käsikirja esitamine
juhendajale. Käsikirja lõplik vormistamine
ja esitamine instituuti.

19. Ajajuhtimine kriitilisel perioodil
 Analüüsi enda praegust ajakasutust – kui palju aega
kulutad näiteks meelelahutusele?
 Kaardista kõik tegevused, mis pole absoluutselt
hädavajalikud ja lükka nendega tegelemine kriitilise
perioodi lõpuni edasi.
 Pea infodieeti – ära loe ajalehti / ajakirju / Facebook´i
jne.
 Piira uudiste tarbimine 5 minutiga päevas (näiteks mõni
TV või raadiosaade).
 Arvesta Parkinsoni seadusega, mille kohaselt „töö hulk
kasvab, et täita selle tegemiseks ettenähtud aeg“. EHK
– sea endale lühema tähtajaga ja pingutust nõudvaid
eesmärke.
„Hiina keele algtaseme omandamine“

20. Kui oled kõike proovinud…

21. AITÄH!!!