Criterios para seleccionar un sistema de gestión de proyectos libre

Criterios a tener en cuenta para
seleccionar un sistema de
gestión de proyectos en
software libre

José Moro Melón
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--Sistemas de gestión de proyectos con software libre--

Mapa

1. Introducción al software libre: ¿Qué es el software libre?, tipos de
licencias, etc…

2. ¿Necesitamos un sistema de gestión de proyectos?

3. ¿Qué le pedimos a nuestro sistema de gestión de proyectos?

4. Quiero uno, ¿por donde empiezo?

5. Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema de gestión
de proyectos

6. Conclusiones


¿Qué es el software libre?



• Las licencias libres tienen las siguientes
características:

• Redistribución Libre (con o sin ánimo de lucro).
• Acceso al Código Fuente del programa.
• Derecho a modificarse.
• Distribución de la licencia con el programa.



• Licencias libres:



• Principales licencias libres:

• Licencia GPL (GNU General Public License):

Licencia desarrollada por la FSF, se trata de una licencia copyleft; además
de tratarse de una licencia libre es obligatorio mantener esta licencia en el
programa, sea modificado o no. Esto significa que, cualquier software que
utilice como base software bajo licencia GPL, debe convertir el suyo a GPL.
También es persistente porque no se tiene la posibilidad de modificar la
licencia en posteriores trabajos.

La GPL es una licencia que permite al usuario utilizarla libremente en
cuantos terminales se estime conveniente; además, el software se puede
modificar para adaptarlo a las necesidades del usuario y puede ser
distribuido libremente, modificado o no, pero siempre manteniendo la
misma licencia y todo lo que conlleva, incluyendo el código fuente.




• Licencia LGPL (Lesse General Public License):

La licencia LGPL permite la libre distribución modificación y cambio de
licencia, siempre y cuando se considere como un todo en un nuevo trabajo.
Cualquier cambio derivado debe estar registrado bajo la LGPL o GPL. Esto
implica que cualquier software licenciado bajo LGPL puede ser incorporado
a otro software cualquiera que sea su licencia. En caso de realizar
modificaciones sobre el mismo, la licencia deberá ser necesariamente
LGPL o GPL, por lo que se puede considerar como persistente.




• Licencia BSD (Berkeley Sistem Distribution):

La licencia BSD, al igual que la licencia del MIT o la Public Domain
License, es una licencia libre y que, por tanto, atribuye al software una
protección que ampara las libertades anteriormente mencionadas.
Sin embargo, esta licencia no es copyleft, de tal manera que no obliga al
mantenimiento de la licencia. Esta característica implica que se pueda
desarrollar software propietario sobre Software Libre BSD, si bien el
software original siempre sigue siendo libre. Uno de los problemas de
esta licencia se encuentra en que, llegado el caso, puede permitir a una
empresa aprovecharse del trabajo de una Comunidad entera y, sobre el
desarrollo, construir una aplicación propietaria sin devolver nada a la
Comunidad. En este caso, hablamos de una licencia de tipo permisivo.




• Más licencias en: http://opensource.org/licenses.


¿Necesito un sistema de gestión de proyectos?

Antes de empezar, hagamos una reflexión, ¿realmente necesito un sistema de
gestión de proyectos?

ESTABLE Y SENCILLO
INESTABLE Y SENCILLO
Procesos
Organización:
Organización:
Centralizada
Operaciones Centralizada
Estructura: Jerárquica

5Cs
Estructura: Flexible
Coordinación:
Coordinación:
Normalización de
Supervisión directa
procesos

COMPLEJO Y ESTABLE COMPLEJO E INESTABLE
Organización: Organización:
Descentralizada Descentralizada
Estructura: Burocrática Proyectos
Estructura: Orgánica
Coordinación: Coordinación:
Normalización de Procedimientos
habilidades generales



5Cs


• ¿Conozco todos los proyectos de mi
organización?

• ¿Conozco qué personas están trabajando en cada
proyecto?

• ¿Conozco qué riesgos operativos estoy asumiendo
en mi organización?

• ¿Conozco qué problemas tienen los proyectos?

• ¿Conozco los proyectos que sufren retrasos y
sobrecostes?


¿Qué le pedimos a nuestros sistema de gestión de proyectos?

¿Qué es lo quiero gestionar?

Estrategia

Portfolio
Management

Program Management

Project Management

Procesos, herramientas y métricas


Quiero uno, ¿por donde empiezo?

• ¿Ya tengo claro lo que quiero gestionar?

Estrategia, portfolio, programa y/o proyectos

• En cualquier caso necesito siempre gestionar los
recursos empresariales de forma centralizada

Proyecto 1 Proyecto 3

Proyecto 2
Proyecto n



• Requisitos:
 Recursos centralizados
 Gestión del portfolio
 Gestión de proyectos

• ¿Algún requisito más?
 Gestión documental
 Gestión de la demanda
 Integración con otros sistemas
 ….



• ¿Qué hay en el mercado?



• ¿Hay algo libre?

Aquí no
encontramos
nada



• ¿Hay algo libre?



• No todo es Gartner ni IDC
Project Management



Scrum



http://www.opensourceprojectmanagement.org/
http://www.opensourcescrum.org/


¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el
sistema de gestión de proyectos?

• Aspectos funcionales
 Metodología de gestión de proyectos
 Recursos centralizados
 Gestión de estrategia empresarial
 Gestión de cartera de proyectos
 Gestión de programas de proyectos
 Gestión de proyectos
 Gestión de plazos, costes y recursos
 Gestión de riesgos
 Gestión del valor ganado
 Replanificación
 Priorización de proyectos y tareas
 Entorno colaborativo vs escritorio
 Elaboración sencilla de informes


• Aspectos técnicos
 Tecnologías maduras
 Tecnología libre / propietaria
 Escalabilidad
 Capacidad de cálculo
 Número max. de proyectos / tareas /
recursos
 Coste total de la propiedad (TCO)
 Libre vs Gratuito
 Administración
 Actualización
 Soporte
 Desarrollos ad-hoc



• Comunidad
 Comunidad de desarrolladores
 Desarrollo activo
 Roadmap
 Empresas comerciales detrás
 Tecnología emergente o madura
• Tipo de licencia
 GPL
 LGPL
 Otras: BSD, MIT, etc…


¿Aspectos de primer nivel a tener en cuenta a la hora
de seleccionar el sistema de gestión de proyectos?

• Metodologías de gestión de proyectos

Sistemas Sistemas
predictivos ágiles
• Precio cerrado • Precio variable
• Alcance definido • Alcance variable
• Planificación • Producto backlog
• Ejecutar según Predictiva Ágil • Sprint backlog
planificación • Control de
• Gestión de líneas esfuerzo restante
base • Cambios
• Gestión de “GRATIS”
cambios • Burndown
• Camino crítico • Kanban
• Cadena crítica • Lead Time
• Diagrama de
Procesos de gestión Personas
Gantt

Procesos, herramientas y métricas


sistema de gestión de proyectos? - Metodología

Estrategia

Portfolio
Management

Program Management

Project Management

Procesos, herramientas y
métricas


¿Aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el sistema
de gestión de proyectos? – Recursos centralizados

• Visión global de recursos
 Asignaciones de recursos a proyectos
 Utilización de los recursos
 Disponibilidad de recursos



• Previsión de la demanda
 Simulación de proyectos
 Previsión de recursos
 Criterios de selección de proyectos

Estrategia Selección de
proyectos
Portfolio
Management

Program Management

Project Management

Procesos, herramientas y
métricas

de gestión de proyectos? – Carteras de proyectos

• Carteras de proyectos
 Estados
 Situaciones del proyectos
 Visión de la cartera


de gestión de proyectos? – Plazos, costes y recursos

• Integración de costes, alcance, recursos y tiempo

ALCANCE ALCANCE ALCANCE

• Buscaré una herramienta que gestione de forma
integral tareas costes y recursos


sistema de gestión de proyectos? – Valor Ganado

• ¿ANSI 748-B?
• Líneas base



• Software de escritorio vs web
Ventajas Ventajas
• Capacidad de • Colaborativo
cálculo • Centralización de
• Impacto en la recursos
organización
menor Escritorio Web Inconvenientes
Inconvenientes • Menor capacidad
de cálculo
• Centralización de • Impacto mayor en
recursos la organización
• No colaborativo


sistema de gestión de proyectos? – Aspectos técnicos

• Tecnología
 Lenguaje de programación
 Motor de base de datos
 Riesgos asociados a la tecnología


sistema de gestión de proyectos? – Reporting

• Reporting
 Se pueden utilizar herramientas Open Source
de Busines Intelligence para realizar reporting
de portfolios, programas y proyectos
 ¿Qué programas hay de BI abiertos?


sistema de gestión de proyectos? – Reporting

• Reporting


sistema de gestión de proyectos? – BPM

• BPM
 Algunas herramientas que podemos utilizar
para integrar la gestión de proyectos en los
procesos de negocio



• Comunidad - Actualizaciones


sistema de gestión de proyectos? – Evaluación económica

• LIBRE ≠ GRATUITO
 En toda tecnología existen costes, tanto si es
propietaria como si es libre
 TCO (Total Cost of Ownership):coste total de
propiedad de una tecnología concreta sobre su
periodo de vida útil


sistema de gestión de proyectos? – TCO

• TCO
 El TCO depende de cada caso
(entorno, situación, etc…)
 El TCO se compone de todos los costes que
intervienen en la introducción de una nueva
tecnología
o Costes directos
o Costes indirectos



• TCO – Costes directos
 Coste de licencias
 Hardware
 Consumo de energía
 Costes de instalación, configuración,
desarrollos ad-hoc, mantenimiento,
traducciones, etc…
 Costes de migración
 Costes de personal (formación, administración
de sistemas, etc…)



• TCO – Costes indirectos
 Costes de soporte (costes por
desconocimiento, riesgos, etc…)
 Downtime
 Tiempo de negociación de licencias


sistema de gestión de proyectos? – Matriz de decisión

• Matriz de decisión para herramientas PPM

• Estratégico • Metodología
• Portfolio • Aspectos funcionales
• Proyectos • Priorización de funcionalidades

Nivel de
Procesos
gestión

Herramientas Personas

• Búsqueda • Madurez de la gestión de proyectos
• Funcionalidades que cubre • Curva de aprendizaje
• Costes de • Coste del cambio, aprendizaje, etc…
implantación, configuración, soporte, etc…


sistema de gestión de proyectos? – Matriz de decisión

• Matriz de decisión para herramientas PPM

 Definición del nivel de gestión
 Definición de funcionalidades
 Priorización de funcionalidades
 Long List de herramientas
 Short List de herramientas
 Demos, pruebas, etc…
 Valoración objetiva de funcionalidades de las
herramientas
 Integración con otros sistemas
(ERP, CRM, etc…)
 TCO


sistema de gestión de proyectos? – Hoja de ruta

• Hoja de ruta

Implantación de
la herramienta
Selección de
herramientas
Búsqueda de
herramientas

Entorno
tecnológico

Análisis de
necesidades


Conclusiones

• Existen muchas herramientas de gestión de proyectos
en software libre
• El problema está en seleccionar la más adecuada para
las necesidades de la organización
• Debemos tener en cuenta los factores tecnológicos
• Debemos diferenciar entre «gestores de tareas» y
«gestores de proyectos»
• Debemos tener en cuenta las metodologías que
usemos
• ¿Cómo de fácil es la integración con el resto de
sistemas de mi organización?
• Si tengo que gestionar la triple restricción los gestores
de tareas ¿sirven?
• ¿Cómo de fácil es generar métricas e informes?
• ¿Es escalable?, limites de la aplicación

Dudas

• ¿Dudas?, ¿preguntas?


Fin

• Muchas gracias por su atención

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