سلسلة محاضرات فى ادارة السجلات والارشفة الالكترونية

1. إدارة نظم المعلومات المكتبية والأرشفة الالكترونية
1

2. 2

3. المفاهيم
والمصطلحات
3

4. الحفظ الإلكتروني
نظام الإدارة الالكترونية للوثائق

5. مصطلحات
ماهية الأرشيف
ذاكرة البشرية - ذاكرة الدولة - ذاكرة الإدارة بالمنظمة مع ا . 
يمثل اليوم العنصر الأساسي في الإدارة. 
اللبنة الأولى التي يعتمد عليها في عملية اتخاذ القرار المناسب 
في الوقت المناسب.

6. مصطلحات
نـظــم الأرشــفـة الـضـوئـيـة
النظم الأحدث للأرشفة الضوئية تربط صورة الوثيقة بنظام
وبالتالي يستطيع ، OCR التعرف على الأحرف ضوئياً
المستفيد أن يشاهد صورة الوثيقة بشكلها الأصلي مع الأختام
والتواقيع ، وفي الوقت نفسه يستطيع أن يستفيد من البحث في
. OCR النصالكامل للوثيقة بعد قراءتها آلياً باستخدام نظام

7. إدارة الوثائق الالكترونية
مسح ضوئي
جلب
تحويل
طباعة
ارسال بالبريد الالكتروني
ارسال عن طريق الفاكس
هيكلية مفتوحة لربط
النظام مع نظام ادارة الوثائق
تدوير
اتمتة العمل
اجراءات العمل
مصطلحات

8. تكاملية نظام إدارة الوثائق مع الأنظمة الأخرى
النظامً
المالي
نظام اًدارةً
الوثائق
نظامً
المواردً
البشرية
نظم قًاعدةً
العملاء
نظامً
الإتصالاتً
الادارية
مصطلحات

9. 9

10. مصطلحات
مراكز حفظ الوثائق / المستندات / الملفات
1 – إدارة الوثائق الجارية •
2 – الأرشيف •
3 – مركز معلومات الوثائق الأدارية •
4 – إدارة المستندات والمعلومات •
- 5 مركز التحكم في الوثائق •
6 – دار المحفوظات •
7 – ادارة الاتصالات •
-8 المستودعات الرقمية •
• وكلها مسميات لإدارة الوثائق الجاية )الإدارية (

11. مصطلحات
Records الوثيقة الإدارية
وثيقةةة فةةي الللةةة العربيةةة مشةةتقة مةة الفعةةل "وثةةق"
بمعنةةةةةي إئةةةةةتم كمةةةةةا يعةةةةةد مصةةةةةطل الوثةةةةةائق مةةةةة
المصطلحات العامة الشائعة الاسةتخدام لةدا اليثيةري
م الباحثي في مختلف المجالات.

12. مصطلحات
السجل
هو المعلومات التي يتم تسجيلها وصيانتها
وإدارتها من قبل شخص أو هيئة أو
منشأة إما لأغراض قانونية أو لقيمتها
بالنسبة لأعمال المنظمة.
كل سجل هو مستند ولكن ليس كل مستند سجل.

13. دورة حياة السجل
التحويل الى سجل
إدارة المستندات والوثائق
تحكم من قبل المنظمة
إدارة السجلات
حفظ
إستعادة
فترة الإحتفاظ
إتلاف
الوقت
Activity
Declare
Classify
تحكم من قبل المستخدم

14. أنواع السجلات
المستندات الورقية.
المدونات.
المواقع الالكترونية.
البوابات.
البريد الإكتروني.
الرسائل الفورية.
صفحات مواقع الإنترنت.
المعلومات المرسلة للمواقع الاجتماعية.
كل ما ينتج عن المؤسسات من مصادر معلومات.

15. مصطلحات
نظام إًدارة اًلسجلات
هو النظام المسؤول عن إدارة المعلومات التي تعمل المنظمة على 
تسجيلها وصيانتها وحفظها لفترة طويلة من الزمن ضمن بيئة آمنة.
النظام يهتم بتسجيل المعلومات وليس فقط حفظها. 
هو أحد أهم أساسيات الحكومة الإلكترونية. 
قانونية الحركات الإلكترونية 
جزء أساسي من نظام إدارة المحتوى. 

16. مكونات نظام إدارة السجلات
سشاسات المنظمة
مستودع المحتوى
Records Manager in Action
مكونات نظام إدارة السجلات
أدوات تصنيف السجلات 
أدوات إدخال وإنشاء السجلات 
أدوات إدارة عمليات الإحتفاظ والإهلاك للسجلات 
أدوات إدارة السرية 
أدوات إدارة السجلات غير الإلكترونية 
التخزين طويل الأمد 
التدقيق والفحص 

17. 17