1. Devi Triyadi, dr

2. Materi 1 : Dokumentasi
Sasaran :
• Mengerti struktur
• Membuat Prosedur
• Membuat Instruksi Kerja

3. DOKUMENTASI
Ada 2 Macam :
• Dokumen:
Semua tulisan/pernyataan terdokumentasi yg memuat
ketentuan-ketentuan, petunjuk
umum/khusus, prosedur, instruksi dan referensi-referensi
yang dibuat sebelum pelaksanaan proses-proses dan
digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan proses-proses
• Catatan:
Semua catatan atau data yang diperoleh dari hasil
pelaksanaan proses-proses

4. DOKUMEN
STRUKTUR DOKUMEN
Pedoman Mutu Kebijakan, Tujuan dan
Tanggung jawab
I
Prosedur
Gambaran & Definisi
II Proses
Instruksi Kerja (IK)
/Formulir
Petunjuk Kerja secara
III Detail
Rekaman
Hasil Kegiatan
IV
4

5. Pedoman
Level 1 Mutu
Prosedur Prosedur
Prosedur
Level 2 Pendaftaran
Pengambilan Pemeriksaan
Sampel
IK IK IK
Level 3 IK IK
Penerimaan Pengambilan Pemeriksaan
Pembayaran Phlebotomy
Pasien Sampel FNA Hematogi
Nota, Kwitan Buku Informed Buku Kerja
FPP
si Sampel Consent FNA Hematologi
Data Data Data Data Data
Level 4 Base Base Base Base Base
5

6. PROSEDUR
• Prosedur Mutu adalah pedoman kerja berisi
mekanisme dan urutan/proses kerja dari suatu
kegiatan/aktifitas pada satu unit dalam rangka
menunjang penerapan sistem manjemen
mutu.
• Prosedur mutu ini berlaku dengan lingkup/
bagian/ proses di unit tertentu dan hanya
berlaku pada unit tersebut diberlakukan.
Misal: Bagian pendaftaran, Marketing dsb

7. • Format Prosedur

8. Algoritma & Flowchart

9. Algoritma
• Algoritma kegiatan adalah urutan-urutan dari
kegiatan atau langkah-langkah untuk
menjelaskan suatu kegiatan.
• Sebaiknya disusun sebelum membuat flowchart.
• Kriteria suatu algoritma:
– Ada input dan output
– Efektif dan efisien
– Terstruktur

10. Contoh Algoritma
Mengirim surat kepada teman:
1. Tulis surat pada secarik kertas surat.
2. Ambil sampul surat.
3. Masukkan surat ke dalam sampul.
4. Tutup sampul surat menggunakan perekat.
5. Jika kita ingat alamat teman tersebut, maka tulis alamat pada
sampul surat.
6. Jika tidak ingat, lihat buku alamat, kemudian tulis alamat pada
sampul surat.
7. Tempel perangko pada surat.
8. Bawa surat ke kantor pos untuk diposkan.

11. • Diagram Pemetaan

12. Kegiatan
Setelah menyelesaikan bab ini, anda diharapkan dapat:
• Mengerti tentang algoritma (Pemetaan proses)
• Membuat algoritma dari suatu kegiatan
• Mengerti tentang flowchart.
• Membuat flowchart dari suatu algoritma
Kegiatan :
Buatlah pemetaan dari kegiatan yang anda pilih dengan mengisi
diagram pemetaan

13. Flowchart
• Bagan yang menggambarkan langkah-langkah suatu
kegiatan
• Merupakan cara penyajian dari suatu algoritma.

14. Simbol – Simbol
SIMBOL NAMA FUNGSI
TERMINATOR Permulaan / akhir proses
GARIS ALIR Arah Aliran Proses
PROSES Menggambarkan Proses
DECISION Keputusan

15. Simbol – Simbol
SIMBOL NAMA FUNGSI
DOKUMEN menggambarkan Formulir
ON PAGE CONECTOR Penghubung Bagian dalam
1 halaman
OFF PAGE CONECTOR Penghubung Bagain dalam
halaman lain
REKAMAN / DATA BASE Menggambarkan

16. • Contoh Flowchart

17. Pembuatan Flowchart
• Ubah pemetaan kegiatan tadi dalam
bentuk flowchart dengan menyesuaikan
lambang-lambang flowchart

18. • Program Visio untuk flowchart

19. Kegiatan
Sasaran :
Setelah menyelesaikan bab ini, anda diharapkan dapat:
• Mengerti tentang pengisian format prosedur kerja
Kegiatan :
Mengisi uraian prosedur

20. Instruktur Kerja
• Adalah dokumen mekanisme kerja yang
mengatur secara rinci dan jelas urutan suatu
aktifitas yang hanya melibatkan satu fungsi
saja sebagai pendukung Prosedur Mutu
atau Prosedur Kerja
• Instruksi kerja sebaiknya menguraikan
bahan, perlengkapan dan dokumentasi yang
digunakan

21. • Format Instruksi kerja TDDC

22. Kegiatan
• Buat salah satu instruksi kerja sesuai bagian
anda, dan masukkan kedalam format Instruksi
Kerja

23. Materi 2 : Sasaran Mutu
Sasaran :
Setelah menyelesaikan bab ini, anda
diharapkan dapat:
• Mengerti tentang sasaran mutu
• Membuat sasaran mutu sesuai bagian
• Membuat Plan of action

24. Sasaran Mutu
• Target yang harus dicapai untuk jangka waktu
tertentu.
• Target harus kuantitatif dan “mampu dicapai”
• Target :
- harus ada untuk setiap fungsi/tingkatan
- harus menjawab pertanyaan, kami disebut
berkinerja baik apabila?

25. Sasaran mutu haruslah SMART:
- Specific : spesifik dan jelas.
Misal: Omzet marketing meningkat
- Measurable : haruslah terukur.
Misal : Omzet marketing Tahun 2009 meningkat 100%
dibandingkan 2008
- Achievable : target sasaran mutu haruslah sesuatu
yang mungkin dan bisa dicapai.
Misal : Omzet marketing Tahun 2009 meningkat 100%
dibandingkan 2008?

26. Sasaran mutu haruslah SMART:
- Relevant :
Harus relevan dengan fungsi dari departemen atau
orang yang diberikan sebuah target.
- Time Bound :
Berikan batas waktu kapan sebuah sasaran mutu harus
tercapai.

27. Sasaran mutu haruslah SMART:
Contoh :
MARKETING :
1. Respon terhadap customer complain Max 3 hari
2. Penyelesaian terhadap customer Complain Max 15 Hari
PELAYANAN:
Kegagalan pengambilan sampel <1% dalam 1 bulan
Keluhan pasien terhadap pelayanan Cs <1% dalam 1 bulan

28. Kegiatan Sasaran Mutu
Sasaran :
• Peserta mengerti cara membuat sasaran mutu &
Plan of Action pencapaian sasaran mutu
Tugas :
• Buat sasaran mutu dan plan action-nya untuk
mencapai sasaran mutu tersebut (sesuai tugas dari
instruktur)
• Tulis dalam flip chart hasil diskusi kelompok anda