Eventos

organizar e gerir eventos

24/04/2008 domingospereira.com

sumário genérico
parte I parte II
1. conceito de evento 1. patrocínios, apoios e
2. tipos de evento mecenato
3. plano de um evento 2. marketing de eventos
4. avaliação do evento
parte III
trabalho prático

domingospereira.com organizar e gerir eventos

parte I


1. conceito de evento
um evento é um acontecimento
planeado, que ocorre num dado tempo
e lugar, que visa promover a relação
organização anfitriã e o público de
interesse, com vista ao alcance de
determinados objectivos *

domingospereira.com * material do curso Organização e Gestão de Eventos – Portal do Ser

1.1 profissional de
eventos
pessoa responsável pela coordenação
de todas as acções e actividades
necessárias para a produção de um
evento *

domingospereira.com * material do curso Organização e Gestão de Eventos – Portal do Ser

2. tipos de eventos
• quanto à sua periodicidade
– esporádicos
– periódicos
– de oportunidade


2.1 tipos de eventos
• quanto à sua abrangência
– locais
– regionais
– nacionais
– internacionais


• quanto à sua dimensão
– pequenos (até 200 px)
– médios (200 a 600 px)
– grandes (+ 600 px)


• quanto à sua natureza
– científico
– cultural
– desportivo
– promocional
– religioso
– particular


2.3.1 tipos de eventos
• científicos
– assembleia – palestra
– colóquio – seminário
– conferência – simpósio
– congresso – workshop
– debate – jornada


• culturais
– cinema
– teatro
– festival
– concurso


• religiosos
– missa
– procissão
– conclave
– concílio


• desportivos
– campeonato
– olimpíada
– torneio


• promocionais
– desfile
– feira
– mostra
– salão
– lançamento de livro


• particulares
– aniversários
– casamentos
– baptizados
– bodas
– comunhões
– despedida de solteiro


3. plano do evento
• análise do evento
• proposta/orçamento
• execução & acompanhamento
• encerramento & avaliação


3.1 plano do evento
• momento inicial
• quem
• para quem
• o quê
• porquê


3.1 plano do evento
• momento final
• quem • onde
• para quem • quando
• o quê • como
• porquê


3.2 plano do evento
• proposta/orçamento
• que recursos humanos
• que fornecedores
• qual a afectação de custos
• que margem de lucro
• modalidade de pagamento


3.3 plano do evento
• gestão de recursos humanos
• analisar e descrever funções
• definir políticas e procedimentos
• formar a equipa
• supervisionar e avaliar o desempenho


3.3.1 plano do evento
• recursos físicos, materiais e serviços
• infra-estruturas (luminosidade, temperatura)
• equipamentos diversos
• serviços diversos: catering, decoração
• serviços de apoio: transportes, limpeza


3.3.2 plano do evento
• recursos legais e de risco
• contratos
• licenças e registos
• seguros
• segurança
• serviços de emergência


3.4 plano do evento
• encerramento & avaliação
• certificados
• questionários de avaliação
• cartas de agradecimento
• relatório final


4. avaliação do evento
consiste no processo de observação,
medição e acompanhamento crítico da
sua implementação, com o fim de
avaliar os resultados de forma precisa *

domingospereira.com * PEDRO, F., 2007, p.95

4.1 avaliação do evento
… com vista ao melhoramento das
várias etapas que caracterizam a
organização do evento
os resultados da avaliação devem
constar num relatório a ser entregue às
entidades que estiveram envolvidas


• pré-evento
• durante o evento
• pós-evento


• pré-evento
– estudo de viabilidade (afectação de
recursos)
– previsão da adesão, custos e benefícios
– fixação de metas ou padrões através dos
quais o evento será medido


• durante a execução do evento
– número de inscrições (+ comunicação?)
– desempenho dos colaboradores (acções
correctivas?)
– feedback em tempo real
(descontentamentos, tempos de espera,
reforçar atractividade do evento)


• pós-evento
– recolha de dados estatísticos e análise de
resultados
– feedback dos participantes e do staff
• reuniões, questionários
– quais as forças e as fraquezas do evento


parte II


patrocínios, apoios e
mecenato


1. patrocínios, apoio e
mecenato
• patrocínio
– financiamento com troca comercial
(publicidade, venda exclusiva,…)


1.1 patrocínios, apoio e
mecenato
• apoio
– parceria que implica cedência de recursos
(instalações, equipamentos,
comunicação,…)


mecenato
• mecenato
– financiamento a acções de promoção
cultural, que tem benefícios fiscais
(acções em museus, bibliotecas,
reabilitação de monumentos,…)


mecenato
• vantagens para os patrocinadores
– melhorar a imagem de marca
– ganhar ou aumentar a notoriedade
– identificação do produto com um
determinado estilo de vida
– oportunidades de merchandising


mecenato
• como pedir um patrocínio
– identificar empresas cujas necessidades correspondam aos
itens anteriores
– dirigir a carta a um director e explicar a razão da selecção
daquela empresa
– apresentar sinteticamente a empresa, o evento e seu
historial
– apresentar os benefícios para o patrocinador (público-alvo;
publicidade no local e cobertura nos media,…)
– mostrar-se disponível para uma entrevista


BES - Mecenas da Fotografia em Portugal


marketing de eventos


2. marketing de
eventos
significa compreender um evento
enquanto estratégia de marketing de
uma empresa, ou seja, adaptar os
conhecimentos adquiridos da prática
do marketing para criar valor ao
evento


2.1 marketing de
eventos
• a sua utilização permite
– analisar as necessidades do mercado-alvo
– conhecer a concorrência
– decidir o público-alvo
– calcular o preço
– decidir a estratégia de distribuição e
comunicação


2.2 marketing de
eventos
• marketing-mix
– público
– produto
– preço
– distribuição
– comunicação


2.2 marketing de
eventos
• público
– identificar o público de interesse
(características)
– conhecer as suas necessidades e
expectativas
– definir o número de pessoas a atingir


2.3 marketing de
eventos
• produto
– entretenimento oferecido (artistas, cenários,
oradores)
– padrão de serviços (inscrição, transporte, pós
evento)
– alimentação
– merchandising
– identificação (marca, logótipo)


2.4 marketing de
eventos
• preço
– qual o custo do evento
– qual o valor percebido para o consumidor
– quais os preços da concorrência


2.5 marketing de
eventos
• distribuição
– qual o espaço físico do evento
– ponto de venda dos bilhetes/inscrições


2.6 marketing de
eventos
• comunicação
– quais as melhores ferramentas para
promover o evento
• publicidade
• rp
• marketing directo
• promoção de vendas
• venda directa


referências
GIACAGLIA, Maria, Eventos, como criar,
estruturar e captar recursos, Thomson
PEDRO, Filipe et al, Gestão de eventos, 2007,
Quimera
VIEGAS, Márcia, Marketing de feiras, 2000,
Edições Sílabo
Material do curso Organização e Gestão de Eventos,
Portal do Ser


parte III


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