Auditoria de ventas trabajo final

AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS A GLOB@L.NET Página 1
INTRODUCCIÓN
La función del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las
actividades. Debido a que durante la instrumentación de los planes de ventas
ocurren muchas sorpresas, el departamento de ventas debe dar seguimiento y
control continuo a las actividades de venta, es de vital importancia satisfacer la
necesidad, muchas compañías ya que tienen falencia en los procedimientos
de control haciéndose inadecuados. Se han encontrado algunos hallazgos
principales los cuales son los siguientes:
Las pequeñas empresas tienen menos controles que las grandes. Realizan
un trabajo más eficiente para fijar claramente objetivos y establecer sistemas
para medir la eficiencia de ventas.
Menos de la mitad de las compañías conocen las utilidades de sus
productos individuales. Una tercera parte de las compañías no tiene
procedimientos regulares de revisión para localizar y eliminar productos
débiles.
Casi la mitad de las compañías no consigue comparar sus precios con los
de la competencia, analizar sus costos de bodega y de distribución, analizar
las causas de la mercancía devuelta, realizar evaluaciones formales de
efectividad publicitaria, y revisar los reportes de su fuerza de ventas.
La auditoria de ventas se centra en el control de los objetivos de la
organización en paralelo con los resultados de rentabilidad de ventas. La
auditoria identifica zonas problemáticas y recomienda acciones a mediano y
corto plazo

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Plan de Auditoría PDA-1
Fecha de actualización: 1 MAYO 2010 Auditor: ASTRID CELIN
OBJETIVO DE LA AUDITORIA OPERACIONAL DE VENTAS:
La auditoría Operacional de Ventas, tiene el objetivo de examinar ciertos
aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que
comprenden el concepto y alcance de la operación de ventas, con el propósito
de detectar problemas o deficiencias en los controles operativos existentes o
en la realización misma de las operaciones de cuya solución puedan surgir
disminuciones de costos y/o aumentos de la eficiencia operativa.
OBJETIVO
Realizar una verificación, evaluación y promover el cumplimiento y apego al
correcto funcionamiento de las fases del proceso de ventas. Además de
proporcionar un análisis, recomendaciones, e información concerniente a las
actividades revisadas.
El auditor requiere una preparación adicional y práctica en las operaciones que
va a revisar; y en consecuencia, en este caso deberá contar con experiencia y
conocimientos específicos de ventas.
Las ventas constituyen una operación de primordial importancia dentro de las
empresas. El costo y abastecimientos de los artículos que se adquieren para
su reventa es factor determinante en los resultados de la empresa.
La auditoría Operacional de Ventas, tiene el objetivo de examinar ciertos
aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que
comprenden el concepto y alcance de la operación de ventas, con el propósito
de detectar problemas o deficiencias en los controles operativos existentes o
en la realización misma de las operaciones de cuya solución puedan surgir
disminuciones de costos y/o aumentos de la eficiencia operativa
PASA PDA-2

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…VIENE DE PDA-1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Se realizara la auditoria al proceso de ventas de la compañía GLOB@L.NET
por el periodo comprendido entre el 1 enero y el 30 junio, con el fin de
determinar:
Que en la actualidad, se está presenciando un conjunto de transformaciones
económico-sociales, generadas en gran medida por la globalización y el gran
progreso en la tecnología de la información, lo que obliga a que haya una gran
demanda y exactitud de la información respecto al desempeño de las
empresas, además, de existir otro factor irrevocable, el tiempo, el cual obliga a
cambiar numerosas cosas, la industria, el comercio, los servicios públicos,
entre otros. Al crecer las empresas, la administración se hace más complicada,
adoptando mayor importancia la comprobación y el control interno, debido a
una mayor delegación de autoridades y responsabilidad de los directivos.
Debido a todos los problemas administrativos que se han presentado con el
avance del tiempo han surgido nuevas dimensiones en el pensamiento
administrativo. Una de estas dimensiones es la auditoría ventas, la cual es un
examen detallado del proceso administrativo, es decir, es una nueva
herramienta de control y evaluación para examinar integralmente una empresa
con el propósito de descubrir áreas de oportunidades para mejorar su
administración.
Verificar el cumplimiento de los objetivos a corto plazo, desarrollo efectivo de
un plan de ventas para la implementación del logro de la visión y la misión para
saber para donde se va y actuar buscando el cumplimiento de las metas
propuestas.
A través de las ventas crear valor en el mercado que se desenvuelve para
crear ventajas competitivas sobre la competencia.
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…VIENE DE PDA-2
PLAN A SEGUIR
La operación de ventas comprende las siguientes actividades:
1. Proponer los objetivos y aplicar las políticas establecidas para ventas, dentro
de los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento.
Específicamente los objetivos pueden estar relacionados con el nivel de
servicio, el crecimiento de las ventas, su estabilidad, las ganancias, la
determinación de precios, el tipo de productos, la distribución, los canales de
venta, etc. las políticas pueden referirse al volumen y frecuencia de las
ventas las zonas, las remuneraciones al personal de ventas, etc.
2. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, técnicos y humanos
que integran la operación de ventas y proponer los cambios pertinentes.
3. Planear las actividades para que se vendan los productos adecuados, en el
lugar en que se necesitan, oportunamente, en las cantidades convenientes y
a los precios correctos.
4. Identificar las necesidades de los clientes en el campo de la acción de la
empresa y coordinar con los demás departamentos involucrados la
posibilidad de satisfacerlas adecuadamente. Para ello, debe aprovecharse
el resultado de investigaciones de mercado efectuadas para conocer sus
preferencias y las condiciones del mercado.
5. Conocer las características de sus competidores y las condiciones de venta
que ofrecen.
6. Participar en el establecimiento de las listas de precios.
7. Persuadir al cliente de que adquiera los productos de la empresa, surtirlos y
establecer las condiciones de pago.
8. Participar en el establecimiento de las políticas de crédito y respetar su
cumplimiento.
9. Vigilar la correcta secuencia de la venta desde el momento en que se coloca
un pedido, hasta que se hace la entrega del artículo en cuestión, con
oportunidad y a satisfacción del interesado. Esta secuencia incluye la
distribución física de los artículos y la selección de los canales más
adecuados.
10. Coordinar la operación de ventas con la operación de publicidad para
incrementar la efectividad de ambos.
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…VIENE DE PDA-3
11. Realizar promociones de ventas.
12. Llevar registros de clientes que incluyan su historia, necesidades presentes
y potenciales y otras características convenientes.
13. Preparar el pronóstico de ventas.
14. Someter a la dirección de la empresa el presupuesto de ventas y una vez
aprobado, explicar periódicamente las variaciones que se tengan. Estas
explicaciones permitirán tomar las medidas correctivas necesarias y
retroalimentar el proceso de planeación.
15. Establecer las estadísticas necesarias, por razones, líneas, artículos,
agentes u otros criterios de clasificación, para tener información oportuna y
suficiente que permita reaccionar adecuadamente ante las exigencias del
mercado.
16. Seleccionar y promover líneas y/o artículos con mejores márgenes.
17. Adiestrar al personal de ventas en la obtención de su objetivo, cumpliendo
las políticas de comercialización y crédito y su aplicación.
En resumen, la operación de ventas consiste en el conjunto de actividades que
previa investigación y análisis del mercado, permiten se adopten las medidas
necesarias para asegurar el flujo continuo a los clientes de los artículos y
servicio que produce la empresa, en cantidades, precios, condiciones y calidad
satisfactorias, obteniendo al mismo tiempo el rendimiento deseado.
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…VIENE DE PDA-4
CONOCIMIENTO DEL CLIENTE
NIT: 94.498.073-7
CRA 7 J BIS 76-03 ALFONSO LOPEZ
TELÉFONO: 6620654 FAX: 6632761
SITUACIÓN ACTUAL DE LA EMPRESA
 Actualmente en el negocio está en un lugar pequeño, donde es difícil
ampliar para la venta de otros productos de esta manera en un futuro con
un posible expansión se pueden aumentar las ventas y maximizar las
utilidades.
 Solamente se cuenta con clientes como estudiantes y transeúntes, se
piensa en un futuro aumentar los clientes ofreciéndole servicio de copia
masivo a colegio y universidades.
 Actualmente solo se comercializan los productos más requeridos, en el
futuro se espera llegar también a ofrecer productos más tecnológicos una
telecomunicación más futurista.
 En este momentos somos una micro empresa con metas de ser una
empresa.
 Pretendemos ser una empresa líder en el mercado de las
telecomunicaciones con aspectos diferenciadores donde nuestras ventas a
aumenten por la referencia y preferencia de nuestros clientes actuales y
preferenciales.
 La empresa tiene la necesidad de tener mejor control sobre las ventas.
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GLOB@L.NET
…VIENE DE PDA-5
PRODUCTOS QUE OFRECE:
El Negocio en el que estamos es perteneciente al sector de las
telecomunicaciones, para satisfacer las necesidades de comunicación de los
estudiantes de colegios cercanos y de dos universidades pertenecientes a la
localidad, más los transeúntes.
 Internet
 Minutos (Locales, Nacionales, Internacionales, Celulares)
 Fax,
 Fotocopias (Color y B/N),
 Scanner
 Transcripciones
 Recargas (Tarjetas y Virtuales)
 Reparación y mantenimiento de computadores.
 Papelería
 Snack y bebidas.
SERVICIOS Y PRODUCTOS FUTUROS
 Anillado y laminado.
 Servicio técnico de celulares.
 Recarga de cartuchos.
 Servicio técnico de celulares.
 Venta de celulares.
 Venta de planes, sim card prepago y post pago.
 Servicio técnico especializado para pc`s de mesa y portátiles.
 Instalación y venta de programas
 Venta de accesorios tecnológicos. (partes para PC, memorias, cámaras
digitales etc.).
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…VIENE DE PDA-6
RESEÑA HISTÓRICA /ANTECEDENTES DE LA EMPRESA
GLOB@L.NET es una empresa familiar dedicada a la prestación de servicios.
Llamadas locales, nacionales, celulares, internacional, internet banda ancha,
scanner, fax, quemado de Dvd, Cd, transcripciones, fotocopias, se formatean
equipos, se instalan programas, venta de comestibles y papelería.
Fue fundada agosto del 2006, por el señor José Villegas y Daianna Reyes,
después de analizar que en el sector no había negocios que prestaran dichos
servicios, al tener una universidad y varios colegios cerca surgió la idea para
suplir dicha necesidad.
Gracias a la calidad del servicio y a las grandes oportunidades que ofrecía el
mercado, tuvo mucha aceptación, y hoy goza de muy buena clientela.
La empresa lleva en el mercado tres años y medio.
A sus inicios el proceso de ventas era lenta ya que la empresa tenía un
portafolio de servicios limitado, con el pasar del tiempo la empresa vio la
necesidad de incrementar sus servicios, desarrollando un sistema de servicios
al cliente haciéndola más popular dentro del sector.
La creciente demanda ha permitido un incremento sostenible en las ventas,
esto ha llevado a la empresa a una evolución en cuanto a tecnología y
desarrollo de estrategias para ser más competitiva.
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GLOB@L.NET
…VIENE DE PDA-7
MISIÓN
Glob@l.net, empresa que presta servicios de comunicación, su filosofía es la
actualización tecnológica de sus clientes, ofreciendo una atención de calidad
en el mercado de Santiago de Cali, comprometidos con el desarrollo de la
comunidad brindando asesorías a todos los clientes que lo necesiten haciendo
de esta una mejora para los usuarios, en búsqueda del desarrollo de nuestro
equipo de trabajo.
VISIÓN
“Estar posicionados en el 2015 en la mente de nuestros usuarios como su
mejor opción para su comunicación, por disponer de los equipos más
actualizados con la tecnología más moderna, contamos con personal amable
y capacitado, donde nuestra preocupación permanente es superar las
expectativas de los clientes y ampliar nuestro portafolio de productos”
OBJETIVO GENERAL
Posicionar Glob@l.net nuestra empresa en la mente de la población del barrio
Alfonso López, como la mejor para satisfacer las necesidades de comunicación,
a través de una excelente calidad de atención y la implementación de estrategias
innovadoras.
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…VIENE DE PDA-8
MATRIZ OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
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ACCIÓN OBJETO DESCRIPCIÓN/CANTIDAD DONDE CUANDO
LIMITES/
CONDICIONES
POSICIONAR
Nuestra
empresa en
la mente de
los usuarios.
Como la mejor opción para
la atención en
comunicación.
Barrio
Alfonso
López
A finales
del 2015
A través de
excelencia en
la calidad de
la atención y
estrategias
innovadoras
de
posicionamien
to.
DISPONER
Equipos
actualizados.
Con la tecnología más
moderna.
Empresa
De 2011a
2012
Buscando
programas
con más
índice de
demanda.
FORTALECER
Personal
capacitado.
En forma permanente. Empresa
A partir
de 2010
Reconociendo
el desarrollo
de los
empleados
con e
incentivos
laborales de
acuerdo a
resultados del
desempeño y
la calidad.
MANTENER
La
satisfacción
de los
clientes.
Arriba del 95%.
En todos
los
servicios
ofrecidos.
Para
finales
del 2014
Especialmente
aquellas que
son más
difíciles de
actualizar.

GLOB@L.NET
…VIENE DE PDA-9
OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
 Posicionar para finales del 2015, nuestra empresa en la mente de la
población del barrio Alfonso López, como la mejor para satisfacer las
necesidades de comunicación, a través de una excelente calidad de
atención y la implementación de estrategias innovadoras.
 Disponer de las instalaciones más confortables y equipadas con tecnología
de punta para finales de 2011 y 2012 respectivamente, priorizando aquellos
equipos de mayor demanda.
 Fortalecer el desarrollo permanente del personal a partir del 2010,
brindando las mejores condiciones e incentivos laborales de acuerdo a los
resultados del desempeño y la calidad.
 Mantener para finales del 2014, los niveles de satisfacción del cliente 95%,
en todas los servicios ofrecidos y suplir las necesidades del cliente.
POLÍTICAS
1. Soluciones a la medida de las necesidades de Nuestros Clientes.
2. Desarrollos con Garantía de cumplimiento y funcionalidad.
3. Confidencialidad de la información.
4. Utilización de técnicas y herramientas de última generación.
5. Acompañamiento y Soporte personalizado.
6. Capacitación y actualización constante a nuestros clientes.
7. Actualización constante de nuestro recurso humano.
8. Selección de proveedores.
9. Servicio amable y oportuno.
VALORES
Integridad al hacer trabajos de los clientes.
Responsabilidad.
Honradez.
Lealtad.
Respeto al cliente.
Colaboración al cliente.
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ORGANIGRAMA
FUNCIONES
GERENTE GENERAL
*Dirigir, coordinar, supervisar y dictar normas para el eficiente desarrollo de las
actividades de la Entidad en cumplimiento de todo.
*Nombrar, dar posesión y remover a los empleados de la Empresa.
*Representante Legal
*Ordenar los gastos, reconocer y disponer los pagos a cargo de la Empresa.
Brindar al trabajador los instrumentos adecuados para la realización de sus
funciones.
*Ofrecer incentivos para el buen desempeño de las labores de cada uno de los
empleados.
*Entablar excelentes relaciones con los proveedores.
Nivel Educativo: Estudiante Administración de empresas.
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GERENTE
DAIANNA REYES
ANALISTA DE SISTEMAS
JOSÉ REYES
SECRETARIA
STEFANY CÁRDENAS
LU

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…VIENE DE PDA-11
ANALISTA DE SISTEMAS
*Atención de reportes así como diagnostico
*Reparación de equipo de cómputo, scanner, impresoras
*Actualización de programas.
*Instalación de antivirus, formateada de equipos
*Instalación de nuevos software.
SECRETARIA VENDEDORA
*Atención al público
*Encargada de ventas.
*Mantener contacto con los clientes
*Ver cuáles son las necesidades de los mismos
*Mantener informado a los clientes de nuevos productos
*Acompañar y estimular a los vendedores
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…VIENE DE PDA-12
RIESGOS OPERATIVOS DEL NEGOCIO
En la evaluación preliminar, se observo que en la empresa:
* No existe un diseño de pronóstico de ventas.
*La empresa no conoce a profundidad sus competidores ni las condiciones de
ventas de estos.
* No registran todas ventas en su totalidad solo las de algunos productos o
servicios.
*No existe un control interno, que sirva para vigilar el total cumplimiento de los
objetivos generales de la empresa.
* No existe un diseño de planeación de las actividades para que se vendan los
productos adecuados, en el lugar en que se necesitan, oportunamente, en las
cantidades convenientes y a los precios correctos.
DIAGNOSTICO
El diagnostico se fundamenta en la percepción que nosotros como auditores
tenemos en este momento de la organización como producto de nuestra
experiencia y visión.
Si bien aun no existen los elementos de juicio documentados, existe un
acercamiento a la realidad y a la cultura organizacional, la que es un tanto
intangible, pero que se puede advertir en los supuestos subyacentes que dan
sentido a la forma de comportamiento y desempeño en el trabajo.
Con base en este conocimiento hemos preparado un marco de referencia que
se fundamenta a razón por la que surge la necesidad de auditar. Para ello,
hemos considerado los siguientes elementos:
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…VIENE DE PDA-13
a.- GÉNESIS DE LA ORGANIZACIÓN
• Creación de la organización.
La empresa está registrada en la cámara de comercio bajo la estructura de una
persona natural como régimen simplificado, tiene dos sedes en la ciudad.
• Cambios en su forma jurídica.
Seria de vital importancia que la empresa se cambiara a una SAS
• Conversión del objeto en estrategias
Falta de definición, de objetivos para la operación o de ventas y carencia de
políticas; falta de vigilancia.
b.- INFRAESTRUCTURA
• Esquema de operación.
*Fallas en la estructura orgánica del departamento de ventas.
La organización cuenta con una infraestructura amplia para ser una pequeña
empresa.
*Modificaciones a la estructura organizacional. Cuenta con un organigrama
establecido pero no tiene unas tareas definidas para el cumplimiento del logro
y objetivos.
*Nivel de desarrollo tecnológico. La empresa ha evolucionado pero aun no
cuenta con la licencia para todos los softwares.
c.- FORMA DE OPERACIÓN
Desempeño registrado.
Ausencia de estudios de mercadeo en el lanzamiento de nuevos productos.
Pérdida de penetración en el mercado.
No llevan un estricto control en el proceso de ventas en cuanto a los productos,
no lleva control adecuado al manejo de inventarios.
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…VIENE DE PDA-14
Ya que en la venta de los servicios minutos e internet quedan registrados en el
PC.
No hay procedimientos escritos para los procesos de ventas.
No tienen un esquema donde se registren los alcances ni cumplimento de los
objetivos.
Presupuesto inexistente y/o inadecuados. Falta de explicación de las
desviaciones.
Incentivos inadecuados en función al volumen de compras de los clientes y
falta de información sobre los costos relativos.
Sistema de distribución inadecuado.
Productos y/o líneas con márgenes de utilidad poco satisfactorios.
d.- POSICIÓN COMPETITIVA
Poco conocimiento de la competencia.
Tiene buena posición competitiva frente a su competencia en el sector de las
telecomunicaciones.
Le falta llevar un esquema sobre las competencias centrales de la organización
incentivando al cumplimiento de la visión y misión donde se genere
compromiso de los empleados.
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…VIENE DE PDA-15
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Proceso
auditado
Evaluación
Riesgo
Énfasis
Programa
de auditoria
Recurso
humano
Fecha
inicial
Fecha
final
Fecha
Informe
VENTAS
* Saber
cuáles son
las
necesidades
del cliente
* Mercadeo y
ofrecimiento
del producto.
* Atención de
los posibles
compradores.
* Realización
y cierre de la
venta.
* No existe un
método o una
estrategia en
el cual se
conozcan las
necesidades
de los clientes.
* No hay un
plan
publicitario
para el
producto.
* No existe un
diseño de
pronóstico de
ventas.
* No existen
procedimientos
de ventas.
* No se
maneja un
manual de
funciones.
*No existe un
diseño de
planeación de
las actividades
*No existe un
control interno.
Se requiere
verificar con
mayor
énfasis:
* Buscar una
estrategia
publicitaria
que aumente
las ventas.
* Instalación
de un
programa
que arroje un
pronóstico
de ventas.
* Elaborar un
manual de
funciones.
* Elabora un
cronograma
de
actividades.
*Implementar
un sistema
de control
interno
FORMATO
100
Astrid
Celin,
Daianna
Reyes,
Natalie
Torres y
Lina
Echeverry
01
Ene
2010
30
Abril
2010
23
Abril
2010

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Programa de Auditoría PRO-1
PROGRAMA DE AUDITORIA
TITULO DEL PROGRAMA: PROGRAMA PARA LA EVALUACIÓN DEL
PROCESO DE VENTAS
PERIODO AUDITORIA: 1 DE ENERO A 30 DE ABRIL DE 2010
I. OBJETIVO DEL PROGRAMA:
La auditoria tiene como propósito evaluar y verificar el cumplimiento al correcto
funcionamiento de las fases del proceso de ventas conforme al conocimiento
previo adquirido.
II. ALCANCE DEL PROGRAMA:
La auditoria se practicará a todas las ventas realizadas por Glob@l.net por el
periodo bajo revisión donde para determinar la muestra se seguirá el siguiente
procedimiento.
a. Se determinará el número de ventas realizadas bajo el periodo en revisión.
b. Se indicara el monto de las ventas realizadas en el periodo.
c. Determinado el número de ventas y el monto de las ventas se procederá a
seleccionar al menos el 20% de los eventos teniendo en cuenta tanto las
ventas de rango inferior a $20.000 como rango inferior a ese valor.
d. En ningún caso la muestra será inferior a un número de eventos que
represente el 10%.
PASA PRO-2

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…VIENE DE PRO-1
III. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA:
1.1. Evalúe que todas y cada una de las ventas realizadas tengan facturación.
Hecho
por:
Referencia de
papeles de
trabajo
1. De la selección determinada en el alcance
proceda a realizar lo siguiente:
1.1. Evalúe que todas y cada una de las
ventas realizadas tengan facturación.
1.2 Analice que las ventas hechas en el
periodo correspondan concuerden con el
inventario en existencia.
1.3 Comprobar si la empresa tiene
implementado procesos de ventas.
1.4 Analizar el comportamiento de las ventas
y el resultado esperados según el objetivo.
2. Obtenga sus conclusiones en relación con
el trabajo realizado y proceda y proceda a
prepara un informe de auditor
ASTRID
CELIN
PASA PRO-3

GLOB@L.NET
…VIENE DE PRO-2
ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO
Sector al que Pertenecemos
Pertenecemos al sector de las telecomunicaciones, como organismo
regulador se encuentra la COMISIÓN DE REGULADORA DE
COMUNICACIONES (CRT).
ANÁLISIS SECTORIAL
Análisis sectorial basado en los activos estratégicos permite comprender el
dinamismo que existe en un sector determinado, por qué hay empresas que
son exitosas y cuáles son sus reales ventajas y capacidades para negociar en
mejores condiciones. Este trabajo, se refiere a las ventajas del uso de los
activos estratégicos en el análisis sectorial.
A través del análisis sectorial perseguimos al menos dos objetivos claramente
diferenciados. Por un lado, al analizar la cantidad de competidores, el tamaño
del mercado, el consumo, las necesidades de capital, el crecimiento del sector;
estamos, en definitiva determinando cuál es el potencial de rentabilidad del
sector.
Análisis sectorial de los servicios o productos sustitutivos del sector, la
diferenciación entre las empresas, la importancia del acceso a materias primas
y/o tecnología, las relaciones con otros negocios, el posicionamiento y la
rivalidad de las empresas dentro del sector; determinamos cómo explotar dicho
potencial de rentabilidad; en definitiva, entendemos la heterogeneidad y la
dinámica que existe en el sector.
 Cada conjunto de empresas que participe en un mismo negocio, será
percibido como competidores del sector. A su vez, las empresas se
posicionan en el sector en base a los productos/mercados en que realiza
su actividad.
 Los competidores, otros negocios que se dedican a las misma actividad,
dentro del sector hay 20 negocios dedicados a la misma actividad,
vendedores ambulantes de minutos, otros negocios de diferentes
actividades que ofrecen venta de minutos.
PASA PRO-4

GLOB@L.NET
…VIENE DE PRO-3
El posicionamiento de la empresa en el espacio productos/mercados estará
determinado por lo que cada empresa puede y sabe hacer. Comprender el
potencial de cada empresa y la heterogeneidad del sector, nos conduce a
analizar las características internas de las empresas. El potencial de "hacer"
 negocios por parte de las empresas está determinado por los recursos y
las capacidades que cada una posee.
Este negocio cuenta con una variedad amplia de servicios, y de destaca por
brindarlos con calidad, cuenta con equipos buenos, y sus instalaciones
cómodas, personal capacitado para satisfacer las necesidades de los clientes
siendo su objetivo principal el excelente servicio y prestarle a los clientes toda
la ayuda necesaria, explicación, capacitación, una ayuda gratuita.
En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de los aspectos
que se pretendan estudiar; la falta de adecuación de los objetivos específicos
de ventas con los generales de la empresa; la no actualización de ellos, etc.
A) FAMILIARIZACIÓN:
1. Familiarización general con el entorno económico, político, social y legal, en
el que actúa la empresa y con la operación de ventas, mediante estudios de
sus objetivos, sus políticas, su estructura orgánica, sus sistemas, sus
procedimientos y sus prácticas, que permita la ubicación de ventas en el flujo
de las operaciones.
La empresa se encuentra en un sector de las telecomunicaciones
En esta etapa se pueden detectar fallas tales como la carencia de los aspectos
que se pretendan estudiar; la falta de adecuación de los objetivos específicos
de ventas con los generales de la empresa; la no actualización de ellos, etc.
PASA PRO-5

GLOB@L.NET
…VIENE DE PRO-4
2. Más específicamente, la familiarización puede llevarse a cabo investigando,
entre otros, las características y estratificación de los siguientes aspectos :
a. Los productos que vende la empresa; los mercados que surte; sus
competidores; la porción del mercado que absorbe; sus canales de
distribución; el número promedio de clientes que maneja,
Actualmente la empresa vende minutos nacionales, internacionales,
celular, local, internet, internet móvil, servicio de capacitación.
Productos anillado, laminado, fotocopias, fax, transcripción.
b. Las características de los productos: Artículos de primera necesidad o de
lujo; de demanda permanente, estacional o “de moda”.
Los Servicios que ofrece la empresa satisfacen la necesidad de
comunicación y contribuyen también a la educación.
c. La política para la determinación de precios: para saber si son
predeterminados, si son materia de negociación o si se calculan en cada
ocasión, al recibir una solicitud de negociación. En su caso, obtener lista
autorizada de precios vigentes.
La política de determinación de precios está establecida por la competencia
con influencia en liderazgo en costos, ya que la estrategia fundamental es
el precio más barato y se descubre que es la posición que adoptado el
mercado.
d. La política de crédito que se tenga establecida.
No manejan ventas a crédito todas las ventas son al contado, e
internamente manejan compras con crédito a 30 días.
e. La política de publicidad establecida.
La empresa carece de una política de publicidad establecida.
PASA PRO-6

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Informe de Auditoría INA-1
RECOMENDACIONES
RIESGOS Y RECOMENDACIONES
Factor Riesgos Recomendaciones
* Inexistencia de
un Plan
Estratégico
* La inexistencia de un análisis que indique
los pro y los contra pueden conllevan a
decisiones poco acertadas por parte de la
gerencia.
* Los planes no documentados son
fácilmente descuidados, conllevando a la
perdida de oportunidades.
* Los planes no documentados conllevan a
una mayor susceptibilidad a ser mal
interpretados u olvidados por parte del
personal.
* Se reduce la posibilidad de evaluar
resultados al no contar con una
especificación de responsabilidades
documentadas.
* Se pierde la posibilidad de obtener
financiamientos debido a que el plan indica
la seriedad de la empresa por cumplir sus
objetivos.
* Elaborar un plan
estratégico detallado
que indique: Plan de
acción secuencial que
defina objetivos, etapas,
tiempos, responsables y
un presupuesto
determinado.
* Estudio eficiente
y formal del
mercado
* Puede percibirse como una resistencia en
acatar las preferencias de los clientes-
conllevando a la pérdida de clientes.
* Perdida de la ventaja competitiva sobre el
mercado conllevando a la pérdida de
clientes potenciales.
* Establecer una
estrategia/visión de
mercadeo más agresivo
tomando en cuenta:
preferencias de clientes
actuales y clientes
potenciales, aumentar
publicidad
paralelamente para
expandir el mercado
meta y no limitarse a
clientes actuales.
* Inexistencia de la
documentación de
Asignación de
Responsabilidades
* Ineficiencia productiva por parte de los
empleados.
* Documentación formal
y detallada de la
asignación de
responsabilidades y la
autorización por parte
del gerente.
PASA INA-2

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…VIENE DE INA-1
INFORME DE HALLAZGOS Y RECOMENDACIONES
Se encontró a las pruebas Irregularidades en la forma que se encuentra
registrado en la cámara de comercio.
1. GERENCIA
a) La compañía carece de políticas en cuanto al registro que se presenta en la
cámara de comercio, ya que observamos que tiene otras dos sedes
funcionando en la ciudad que carecen de registro mercantil, utilizando el del
establecimiento de comercio inicial.
b) El no tener registrados los otros dos establecimientos comerciales puede
tener implicaciones legales y generar situaciones que generen ya que La
matrícula de los establecimientos de comercio facilita la prueba de su
propiedad, mediante el certificado que expide la Cámara de Comercio. Mientras
esté vigente la matrícula, no se podrán registrar otros establecimientos de
comercio o sociedades con el mismo nombre. Evita multas que pueden
imponer la Superintendencia de Industria y Comercio o las autoridades locales.
Es una fuente de información comercial para quienes deseen conocer los datos
del establecimiento (actividad, ubicación, valor, etc.) Permite ingresar a la base
de datos de la Cámara de Comercio. Facilita la celebración de negocios con los
sectores público y privado.
c) Recomendación: la compañía debe proceder a cambiar su registro en la
cámara de comercio y establecerse como una SOCIEDAD POR ACCIONES
SIMPLE ya que se tienen las siguientes ventajas: Su estructura será
establecida libremente por lo que decidan los accionistas en los estatutos, sin
necesitar todos los órganos de administración: basta con que tenga al menos
un representante legal, con la posibilidad que esta representación pueda estar
a cargo de una persona natural o de una persona jurídica.
PASA INA-3

GLOB@L.NET
…VIENE DE INA-2
Con respecto de la Junta Directiva, la ley determina que „puede‟ ser creada a
través de los estatutos, y en caso contrario las funciones de administración y
representación legal corresponderán en su totalidad al representante legal.
Ahora, con respecto a la elección de los miembros de la Junta, la ley menciona
que se podrán elegir mediante cualquier sistema de votación, con lo que los
accionistas podrán escoger el sistema que mejor les permita sentirse
representados sin necesidad de estar atados al famoso cociente electoral.
Existe un avance adicional al eliminar la obligatoriedad de nombrar suplencias.
Por otro lado, en numerosas ocasiones tanto grupos empresariales como
familiares tenían la obligación de tener una Junta Directiva en sociedades
secundarias. Ellas tenían como único objeto desarrollar los lineamientos de una
matriz, por lo que era innecesaria la tenencia de dicho órgano de
administración. Ello causaba la obligación de realizar trámites y nombramientos
sin ningún fundamento.
Responsabilidad y revisoría fiscal
En cuanto al grado de responsabilidad de los accionistas, la ley determina que
ellos no serán responsables por las obligaciones laborales, tributarias o de
cualquier otra naturaleza en que incurra la sociedad y, para efectos tributarios,
este aspecto se regirá por las reglas aplicables a las sociedades anónimas.
Adicionalmente, la figura del revisor fiscal, el cual es de carácter obligatorio en
las sociedades anónimas clásicas, va a desaparecer para este nuevo tipo de
sociedades. Es claro entonces que, eventualmente, varias sociedades
anónimas podrían transformarse y evitar la obligación de tener Revisor Fiscal.
Dicha figura, que en ocasiones es totalmente necesaria, queda obligatoria
cuando la ley lo exija expresamente.
PASA INA-4

GLOB@L.NET
…VIENE DE INA-3
2. GERENCIA – VENTAS
a) DISEÑO DE UN PLAN DE VENTAS La compañía carece de un plan de
ventas, en nuestra auditoria observamos que no hay un plan establecido con
detalle de objetivos y logros por cumplir.
b) No tener un plan de ventas dificulta como calcular las proyecciones de
ventas de una manera rápida y confiable, utilizando como fuentes de datos, ya
sea las transacciones de inventarios o la facturación de ventas realizadas.
También no permite estimar la demanda hacia el futuro, basándose en
información histórica generada por el movimiento de los servicios y productos
del módulo.
c) Recomendación: la compañía debe proceder a la elaboración de un plan de
ventas que permita apoyo a la toma de decisiones por parte de las Gerencias
de Mercadeo, Ventas y Producción al proveerlos con información congruente y
exacta, la cual se calcula utilizando modelos matemáticos de pronóstico, datos
históricos del comportamiento de las ventas y el juicio de los ejecutivos
representantes de cada departamento involucrado de la empresa.
Mayor seguridad en el manejo de la información relacionada con las ventas de
la empresa.
Gran flexibilidad en la elaboración de pronósticos y para la creación y
comparación de múltiples escenarios para efectos de análisis de ventas
proyectadas.
Apoya las decisiones del departamento de Ventas de una manera eficaz y
oportuna, al pronosticar los lineamientos de los productos y las demandas
establecidos dentro del Plan Maestro de Producción.
PASA INA-5

GLOB@L.NET
…VIENE DE INA-4
a) CARACTERÍSTICAS DE VENTA DE LOS COMPETIDORES, durante la
auditoria observamos que la compañía carece de conocimiento acerca de las
características de venta de sus competidores.
b) No tener conocimiento sobre los competidores, no permite tener un
análisis de la competencia y no pueden identificar los beneficios y
desventajas que los clientes encuentran en sus productos o empresa.
c) Recomendación: la compañía debe proceder a la elaboración de un análisis
de Benchmarking este proceso de obtener información útil que ayude a la
organización a mejorar sus procesos. Benchmarking no significa espiar o sólo
copiar. Está encaminado a conseguir la máxima eficacia en el ejercicio de
aprender de los mejores, y ayudar a moverse desde donde uno está, hacia
donde quiere estar.
Es un proceso sistemático y continuo para evaluar los productos, servicios y
procesos de trabajo de las organizaciones que son reconocidas como
representantes de las mejores prácticas, con el propósito de realizar mejoras
organizacionales
PASA INA-6

GLOB@L.NET
…VIENE DE INA-5
a) PROMOCIÓN Y VENTAS durante el proceso de auditoría encontramos que
la compañía cuenta con promoción y ventas.
b) La empresa tiene diseñado un plan promociones dentro de las cuales se
encuentra, los volante publicitarios, descuentos en sus servicios o bonos para
los clientes fijando un monto en el consumo, también hace campaña de
promoción para el lanzamiento de un nuevo servicio o producto, En nuestra
auditoria observamos que la empresa programa las promociones de acuerdo al
comportamiento del mercado, para reactivar las ventas y crear flujo de ingresos
o recuperar la clientela.
c) Recomendación: la empresa Glob@l.net debe implementar promoción y
ventas utilizando las siguientes características.
Empleando las cuatro principales herramientas promocionales.
. Publicidad: Cualquier forma pagada de presentación y promoción no
personal de ideas, bienes o servicios por un patrocinador bien definido.
. Promoción de ventas: Incentivos de corto plazo para alentar las compras o
ventas de un producto o servicio.
. Relaciones públicas: La creación de buenas relaciones con los diversos
públicos de una compañía, la creación de una buena "imagen de corporación",
y el manejo o desmentido de rumores, historias o acontecimientos negativos.
. Ventas personales: Presentación oral en una conversación con uno o más
compradores posibles con la finalidad de realizar una venta
Los objetivos de la promoción de ventas varían según la audiencia meta
hacia la cual van dirigidas, por ejemplo:
PASA INA-7

GLOB@L.NET
…VIENE DE INA-6
1. Objetivos de promoción de ventas para consumidores
o Estimular las ventas de productos establecidos.
o Atraer nuevos mercados.
o Ayudar en la etapa de lanzamiento del producto.
o Dar a conocer los cambios en los productos existentes.
o Aumentar las ventas en las épocas críticas.
o Atacar a la competencia.
o Aumentar ventas más rápidas de productos en etapa de
declinación y de los que se tiene todavía mucha existencia.
2. Objetivos de promoción de ventas para comerciantes y distribuidores
o Obtener la distribución inicial.
o Incrementar el número y tamaño de los pedidos.
o Fomentar la participación del canal en las promociones al
consumidor.
o Incrementar el tráfico en el establecimiento.
a) AUSENCIA DE PROGRAMA DE CAPACITACIÓN durante la auditoria
logramos observar que no la empresa no cuenta con un programa de
capacitación para los empleados.
b) La empresa no tiene un programa de capacitación que lleve al éxito en
ventas a la compañía y esto depende en gran medida del talento del equipo.
Es por esto que para cada nueva contratación, resulta indispensable
asegurarnos que tenga todas las herramientas y conocimientos necesarios
para desempeñar correctamente su labor, esto puede generar un mal servicio
al cliente.
c) Recomendación: La empresa puede emplear convenios con entidades
como el Sena, Cajas de compensación familiar y enviarlos a una capacitación,
donde el énfasis sea en el servicio al cliente, esto ayuda a la empresa a tener
un personal dispuesto y que se puede desempeñar de una manera optima.

CONCLUSIÓN
La auditoría realizada en las instalaciones GLOB@L.NET, determinó que la
empresa cuenta con un proceso administrativo satisfactorio en su generalidad,
en las fases del proceso administrativo ya que se tiene éste definido en orden y
por escrito, aunque no todo, así como cada uno de los elementos que los
integran, tales como: objetivos, misión, visión, reglas, procedimientos,
principios y valores, por mencionar algunos. Sin embargo, algunos elementos
requieren de revisión y actualización para que contribuyan a la calidad de la
empresa.
El trabajo realizado permitió determinar las áreas de oportunidad en cada una
de las etapas del proceso administrativo, junto con esto se encontraron las
causas que hacen que la empresa, aunque se dirija hacia la mejora continua,
existan elementos que la dificulten o la obstaculicen.
El contacto que se tuvo con la empresa fue a través de visitas continuas para
fomentar el diálogo y la confianza entre el personal de ésta y el equipo
investigador. Por medio de la comunicación con ellos, se verificó la información
proporcionada en los cuestionarios, y por lo tanto tener más elementos de
comparación entre uno y otro empleado y así presentar datos lo más acercados
a la realidad posible.
Todo esto se hizo con el fin de proporcionar a la empresa recomendaciones de
alternativas de solución, las cuales se espera que sean de gran utilidad para la
empresa.

Auditoria de ventas trabajo final

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