Resultados de proyecto de cambio en una Aseguradora. Proyecto dirigido por Guillermo Bravo

guillermo.bravo.pacheco@gmail.comguillermo.bravo.pacheco@gmail.com
Informe de ResultadosInforme de Resultados
Proyecto en Cia. de SegurosProyecto en Cia. de Seguros
Task Force:Task Force:
Benjamín GreifBenjamín Greif
José LuqueJosé Luque
Liz QuirozLiz Quiroz
Sara UribeSara Uribe

Proyecto de mejora ;Proyecto de mejora ;
Planificación y Control de GestiónPlanificación y Control de Gestión
Equipo GBP
Phil Birkin
Ricardo Boyzo
Guillermo Bravo
Proyecto Conjunto La VitaliciaProyecto Conjunto La Vitalicia

AgendaAgenda
I.- Quien es GBPI.- Quien es GBP
II.- Programa de trabajoII.- Programa de trabajo
a) Metodologíaa) Metodología
b) Estudio Preliminarb) Estudio Preliminar
c) Proyectoc) Proyecto
d) Ahorros Anualizadosd) Ahorros Anualizados
III.- Resultados por ÁreaIII.- Resultados por Área
IV.- Informes GerencialesIV.- Informes Gerenciales
V.- Lo Que Queda por HacerV.- Lo Que Queda por Hacer
Proyecto Conjunto La VitaliciaProyecto Conjunto La Vitalicia

I.- Quien es XplusI.- Quien es Xplus
AgendaAgenda
Trabajando en Chile desde 1993Trabajando en Chile desde 1993
Grupo de Consultores InternacionalesGrupo de Consultores Internacionales
Expertos en la implementación delExpertos en la implementación del
cambio a través de sistemas ycambio a través de sistemas y
capacitacióncapacitación
Mejoramiento de RentabilidadMejoramiento de Rentabilidad
Maximizar la Utilización de RecursosMaximizar la Utilización de Recursos
y bienes existentesy bienes existentes

AgendaAgenda
MéxicoMéxico
Costa RicaCosta Rica
ArgentinaArgentina
PerúPerú
ChileChile
ParaguayParaguay

Fases del Programa de Mejoramiento de
Desempeño.
IIIIII
3 - 123 - 12
MesesMeses
SEGUIMIENTOSEGUIMIENTO
1.51.5
SemanasSemanas
ESTUDIOESTUDIO
PRELIMINARPRELIMINAR
II
55
MesesMeses
PROYECTO DEPROYECTO DE
IMPLEMENTACIONIMPLEMENTACION
IIII
AgendaAgenda

Programa de Trabajo del Proyecto.
AgendaAgenda
ActitudesActitudes
(Entrenamiento)(Entrenamiento)
SistemasSistemas
BENEFICIOS
$$
Cambio deCambio de
ComportamientoComportamiento

Etapas de un Proyecto:Etapas de un Proyecto:
AgendaAgenda
SS
EE
RR
VV
II
CC
II
OO
SS
DD
EE
SS
EE
GG
UU
II
MM
II
EE
NN
TT
OO
SS
EE
GG
UU
II
MM
II
EE
NN
TT
OO
“Hands-on” Entrenamiento en Terreno
(por equipos y entrenamiento individual)
Estudio
y
Diagnóstico
Global
Diagnóstico
Entre-
vistas
Individual
Análisis
de
Actitudes
R
E
U
N
I
O
N
E
S
D
E
A
P
E
R
T
U
R
A
Perfiles
de Área
Análisis
de
Sistemas
Actuales
Papeles
Café
Bases
de
Datos
Actividades
Volúmenes
Normas
II
MM
PP
LL
EE
MM
EE
NN
TT
AA
RR
Plan
de
Recursos
Respons.
Diseño
Nuevos
Sistemas
Pronóstico
Plan
Implement
Report
Marcha
Blanca
Sistemas
Flujo de
Entrena-
miento
Acordar
Necesidades.
Diagrama
de
Flujo
de
Entrena-
miento
Seguimiento
del
Entrena-
miento
Sesiones
de
Entrena-
miento

Programa de Trabajo del Proyecto.
ACTIVIDAD
MES Febrero 99 Marzo 99 Abril 99 Mayo 99 Jul
FECHA TERM. 05/02 12/02 19/02 26/02 05/03 12/03 19/03 26/03 02/04 09/04 16/04 23/04 30/04 07/05 14/05 21/05 28/05 04/06 11/06 18/06 25/06 02/07
No. SEM. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22
Reuniones de Introducción
Selección y Entren.del Task Force
Reuniones del Comité de Seguimiento
Talleres con Top Team
Entrenamiento Jefes y Supervisores
Sistema de Cobranza
Sistema de Area Comercial
Sistema del Area Técnica
Sistema de Gastos Generales
Sistema de Contabilidad
Sistema de Tesoreria
Sistema de Reaseguros
Sistema del Area Legal
Sistema de Areas Administrativas.
Manual de Procedimientos
OTRAS ACTIVIDADES ANALISIS DE DESARROLLO INSTALACION Y SEGUIMIENTO
SISTEMAS ACTUALES. NUEVOS SISTEMAS NUEVOS SISTEMAS
AgendaAgenda

•Debilidades en los registros y en los sistemas deDebilidades en los registros y en los sistemas de
controlcontrol
•Baja utilización de las horas hombreBaja utilización de las horas hombre
•Estilo de supervisión con débil orientación alEstilo de supervisión con débil orientación al
seguimiento en terrenoseguimiento en terreno
•Deficiente desempeño en los indicadores deDeficiente desempeño en los indicadores de
gestión en la mayoría de áreasgestión en la mayoría de áreas
•Oportunidad de ahorro de US$ 400,000.00Oportunidad de ahorro de US$ 400,000.00
Resultado del Estudio Preliminar:Resultado del Estudio Preliminar:
AgendaAgenda

1.- Ahorros anuales de US$ 400,000.001.- Ahorros anuales de US$ 400,000.00
2.- Desarrollo e implementación de sistemas de2.- Desarrollo e implementación de sistemas de
control de gestióncontrol de gestión
3.- Generar un cambio de comportamiento en la3.- Generar un cambio de comportamiento en la
organización, enfocado a la productividad, laorganización, enfocado a la productividad, la
supervisión y el controlsupervisión y el control
Objetivos del Proyecto:Objetivos del Proyecto:
AgendaAgenda

1
3
5
7
9
11
13
15
17
19
21
0
200
400
600
800
1000
1200US$
Plan Real
Ahorros Acumulados Anualizados:
AgendaAgenda
Real : US$ 1´028,000.00Real : US$ 1´028,000.00

Resumen de Ahorros del Proyecto.
AgendaAgenda
ÁREAÁREA
ReestructuraciónReestructuración
Área TécnicaÁrea Técnica
Asesoría LegalAsesoría Legal
Gastos GeneralesGastos Generales
Gerencia ComercialGerencia Comercial
CobranzaCobranza
TOTALTOTAL
(Miles de Dólares)(Miles de Dólares)
AHORROAHORRO
IDENTIFICADOIDENTIFICADO
190190 21%21%
190190 21%21%
4040 4%4%
125125 14%14%
250250 27%27%
120120 13%13%
915915 100%100%
AHORROAHORRO
INSTALADOINSTALADO
221221
382382
2424
140140
7777
184184
1,0281,028

Resumen de Ahorros de Personal:Resumen de Ahorros de Personal:
AgendaAgenda
ENERO ´99 JUNIO ´99
0
20
40
60
80
100
120
140
No.Personas
Reducción del 30%
120 92

Resumen de Ahorros de Personal:Resumen de Ahorros de Personal:
TÉCNICATÉCNICA 1313 $155,000.00$155,000.00
AREAS PERSONAS AHORRO ANUALIZADOAREAS PERSONAS AHORRO ANUALIZADO
(US$)(US$)
CONTABILIDADCONTABILIDAD 33 $ 74,000.00$ 74,000.00
AUDITORIAAUDITORIA 11 $ 3,000.00$ 3,000.00
COMERCIALCOMERCIAL 11 $ 8,000.00$ 8,000.00
LEGALLEGAL 11 $ 6,000.00$ 6,000.00
ADMINISTRACIÓNADMINISTRACIÓN 66 $ 58,000.00$ 58,000.00
TOTAL:TOTAL: 26 US$312,000.0026 US$312,000.00
TESORERIATESORERIA 11 $ 8,000.00$ 8,000.00
AgendaAgenda

Técnica y OperacionesTécnica y Operaciones
Recuperos y SalvamentosRecuperos y Salvamentos
CoasegurosCoaseguros
ReasegurosReaseguros
ContabilidadContabilidad
LegalLegal
AdministraciónAdministración
ComercialComercial
SistemasSistemas
AuditoríaAuditoría
TesoreríaTesorería
Crédito y CobranzaCrédito y Cobranza
AgendaAgenda

Reestructuración de la Gerencia CentralReestructuración de la Gerencia Central
Desarrollo de las Actividades equivalentes para elDesarrollo de las Actividades equivalentes para el
área de procesos, cotizaciones y emisionesárea de procesos, cotizaciones y emisiones
Disminución en el tiempo de atención de siniestrosDisminución en el tiempo de atención de siniestros
de automóviles de 3.8 a 3.5 díasde automóviles de 3.8 a 3.5 días
Ahorro en tarifas a procuradores (US$40,000)Ahorro en tarifas a procuradores (US$40,000)
Control del trabajo de las enfermeras y médicosControl del trabajo de las enfermeras y médicos
LegalLegal
ComercialComercial
SistemasSistemas

Siniestros con Pago Graciable:Siniestros con Pago Graciable:
LegalLegal
ComercialComercial
SistemasSistemas
0
2
4
6
8
10
12
14
16
Mzo
7
Abr
5
May
2
Jun
5
Siniestros Pagados por Mes
REAL
BASE
Ahorro Anualizado: US$85,000.00Ahorro Anualizado: US$85,000.00
Base : 10.3 sin./mes Ene-Sep `98

Días Promedio de cotización:Días Promedio de cotización:
LegalLegal
ComercialComercial
SistemasSistemas
0
1
2
3
4
5
6
7
8
Mzo
5.5
Abr
5
May
4.66
Jun
2.69
Dias por cotización
REAL
BASE
Base : 6 sin./mes Ene-Sep `98
Reducción del 60% .Reducción del 60% .

LegalLegal
ComercialComercial
SistemasSistemas
MES: JUNIO '99
META 312
BASE 147.8
DIA 31 1 2 3 4 7 8 9 10 11 14 15 16 17 18 21 22 23 24 25 PROM
LIQUIDACIONES 303 165 144 170 366 398 282 294 258 405 318 146 267 299 203 240 290 206 251 169 258.7
312 312 312 312 312 312 312 312 312 312 312 312 312 312 312 312 312 312 312 312
### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ### ###
META 120
BASE 180.0
DIA 31 1 2 3 4 7 8 9 10 11 14 15 16 17 18 21 22 23 24 25 PROM
HORAS TRABAJADAS 24 24 24 24 32 32 32 32 32 48 28 28 28 28 26.8 32 32 32 32 32 30.14
120 120 120 120 120 120 120 120 120 120 120 120 120 120 120 120 120 120 120 120
#### #### #### #### #### #### #### #### #### #### #### #### #### #### #### #### #### #### #### ####
META 14
BASE 4.1
DIA 31 1 2 3 4 7 8 9 10 11 14 15 16 17 18 21 22 23 24 25 PROM
LIQS./HH 12.6 6.9 6.0 7.1 11.4 12.4 8.8 9.2 8.1 8.4 11.4 5.2 9.5 10.7 7.6 7.5 8.1 6.4 7.8 5.3 0.1
PRODUCTIVIDAD
GRÁFICO DE DESEMPEÑO
AREA TECNICA: LIQUIDACIONES
LIQUIDACIONES
HORAS HOMBRE
0.0
5.0
10.0
15.0
20.0
31 1 2 3 4 7 8 9 10 11 14 15 16 17 18 21 22 23 24 25
0
40
80
120
160
200
31 1 2 3 4 7 8 9 10 11 14 15 16 17 18 21 22 23 24 25
0
100
200
300
31 1 2 3 4 7 8 9 10 11 14 15 16 17 18 21 22 23 24 25

Inventario inicial de Recuperos y SalvamentosInventario inicial de Recuperos y Salvamentos
Implementación del control de recuperosImplementación del control de recuperos
Recuperos y Salvamentos:Recuperos y Salvamentos:
Coaseguros:Coaseguros:
Establecimiento del flujo del proceso de coasegurosEstablecimiento del flujo del proceso de coaseguros
Registro de coaseguros cedidos y recibidos.Registro de coaseguros cedidos y recibidos.
LegalLegal
ComercialComercial
SistemasSistemas

Bloqueo (en el sistema) de la emisión de pólizas sinBloqueo (en el sistema) de la emisión de pólizas sin
respaldo del reaseguradorrespaldo del reasegurador
Acceso en línea a la información de siniestrosAcceso en línea a la información de siniestros
declarados y cotizaciones solicitadasdeclarados y cotizaciones solicitadas
Control sobre las operaciones de cotizaciónControl sobre las operaciones de cotización
Ahorro de US$102,000 por eliminar riesgoAhorro de US$102,000 por eliminar riesgo
Reaseguros:Reaseguros:
LegalLegal
ComercialComercial
SistemasSistemas

Oportunidad en la presentación de informaciónOportunidad en la presentación de información
Establecimiento del programa de recepción deEstablecimiento del programa de recepción de
informacióninformación
Disminución del 30% en días requeridos de cierreDisminución del 30% en días requeridos de cierre
Contabilidad:Contabilidad:
Legal :Legal :
Ahorro de US$18.000 por renegociar contratos.Ahorro de US$18.000 por renegociar contratos.
LegalLegal
ComercialComercial
SistemasSistemas

Incremento del logro del mantenimiento preventivoIncremento del logro del mantenimiento preventivo
del 0% al 69%del 0% al 69%
Disminución del 33% en el consumo de fotocopiasDisminución del 33% en el consumo de fotocopias
Disminución de utilización de espacio en el edificio yDisminución de utilización de espacio en el edificio y
eliminación de otros gastos de personaleliminación de otros gastos de personal
Administración:Administración:
LegalLegal
ComercialComercial
SistemasSistemas
Área Comercial:Área Comercial:
Aumento de 50% en el ingreso de prospectosAumento de 50% en el ingreso de prospectos
Activación del proceso de actualización de la políticaActivación del proceso de actualización de la política
comercialcomercial

Visitas Diarias por Ejecutivo:
LegalLegal
ComercialComercial
SistemasSistemas
0
2
4
6
8
09-
04-
1999
16-
04-
1999
23-
04-
1999
30-
04-
1999
07-
05-
1999
14-
05-
1999
21-
05-
1999
28-
05-
1999
04-
06-
1999
11-
06-
1999
18-
06-
1999
25-
06-
1999
02-
07-
1999
Promedio Semanal
BASE META REAL

Aumento del cumplimiento de actividadesAumento del cumplimiento de actividades
programadas de 75% a 99%programadas de 75% a 99%
Aumento en la utilización de las horas hombreAumento en la utilización de las horas hombre
trabajadas 94%trabajadas 94%
Implementación del comité de sistemas para laImplementación del comité de sistemas para la
priorización de trabajospriorización de trabajos
Racionalización de los proyectos de outsourcingRacionalización de los proyectos de outsourcing
Sistemas:Sistemas:
LegalLegal
ComercialComercial
SistemasSistemas
Auditoria:Auditoria:
Redefinición de las funciones y tareasRedefinición de las funciones y tareas

Mejora en los días de la cartera vencida deMejora en los días de la cartera vencida de
75 a 54 (máximo 36)75 a 54 (máximo 36)
Incremento en % logro de llamadas de cobroIncremento en % logro de llamadas de cobro
del 29 al 53%del 29 al 53%
Crédito y cobranzaCrédito y cobranza
LegalLegal
ComercialComercial
SistemasSistemas
Tesorería:Tesorería:
Reasignación de actividades con cobranza.Reasignación de actividades con cobranza.

LegalLegal
ComercialComercial
SistemasSistemas
Crédito y cobranzas:Crédito y cobranzas:
0
10
20
30
40
12-
03-
1999
19-
03-
1999
26-
03-
1999
02-
04-
1999
09-
04-
1999
16-
04-
1999
23-
04-
1999
30-
04-
1999
07-
05-
1999
14-
05-
1999
21-
05-
1999
28-
05-
1999
04-
06-
1999
11-
06-
1999
18-
06-
1999
25-
06-
1999
02-
07-
1999
Visitas por dia por cobrador
BASE META REAL

IV.- Informes Gerenciales:IV.- Informes Gerenciales:
AgendaAgenda
Es un documento de registro de resultadosEs un documento de registro de resultados
operativosoperativos
Centraliza la información mas relevante delCentraliza la información mas relevante del
áreaárea
Información con alta frecuencia, permiteInformación con alta frecuencia, permite
conocer lo que sucede en el áreaconocer lo que sucede en el área
Permite tomar decisiones y corregir desviacionesPermite tomar decisiones y corregir desviaciones
Retroalimentación de los resultados y cambioRetroalimentación de los resultados y cambio
en el desempeñoen el desempeño

Utilización permanente de los informes de gestiónUtilización permanente de los informes de gestión
en cada área y seguimiento al registro de acciones.en cada área y seguimiento al registro de acciones.
Lo que queda por hacer:Lo que queda por hacer:
Desarrollar un modelo sistema de información conDesarrollar un modelo sistema de información con
el cual se pueda medir la rentabilidad, de cadael cual se pueda medir la rentabilidad, de cada
broker, con un adecuado prorrateo de gastos,broker, con un adecuado prorrateo de gastos,
permitiendo la toma de decisiones oportunaspermitiendo la toma de decisiones oportunas
AgendaAgenda

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