13415866 vodic-kroz-access-2000

Faithe Wempen
Sams Teach Yourself Microsoft® Access 2000 in 10 Minutes
Authorized translation from the English language edition published by
Sams Publishing.
Copyright © 1999
All rights reserved. No part of this book may be reproduced or transmitted in any form or
by any means, electronic or mechanical, including photocopying or by any informaton
storage retrieval system, without permission in writing from the Publisher.
Croatian language edition published by Strijelac d.o.o.
Copyright © 1999
Preveo s engleskoga: Berislav Jedna~ak

Izdava~:
„Strijelac“ Zagreb
Urednik:
Goran Jedna~ak
Lektura:
Mladen Jedna~ak
Korektura:
Rada Fedor
Priprema za tisak:
Grafi~ki studio „MI[“
Tisak:
Tiskara “Kasani}”

CIP – Katalogizacija u publikaciji
Nacionalna i sveu~ili{na knji`nica, Zagreb
UDK 004.42 Access 2000 (035)
WEMPEN, Faithe
Vodi~ kroz Microsoft Access 2000 / Faithe Wempen;
[preveo s engleskoga Berislav Jedna~ak].– Zagreb: Strijelac, 2000.
– 242 str.: ilustr.; 21 cm. – (10 minuta do uspjeha)
Prijevod djela: Sams Teach Yourself Microsoft® Access 2000 in 10 Minutes. – Kazalo.

ISBN 953-210-006-7
400117050

Copyright © za hrvatsko izdanje STRIJELAC, Zagreb, 1999.
Sva prava pridràna. Niti jedan dio knjige nije dozvoljeno upotrebljavati ili reproducirati u bilo
kojem obliku ili na bilo koji na~in, niti pohranjivati u bazu podataka bilo kojeg oblika ili namjene
bez prethodne pismene dozvole izdava~a, osim u slu~ajevima kratkih navoda u stru~nim ~lancima.
Izrada kopija bilo kojeg dijela knjige u bilo kojem obliku predstavlja povredu Zakona.
Izdava~ i autor uloìli su najve}i mogu}i napor u kvalitetnom pripremanju ove knjige. Izdava~
i autor objavom ove knjige ne pruàju nikakve garancije, izravne ili posredne, za bilo koji dio
sadràja knjige, proceduru, postupak, radnju ili navod koje se nalaze u ovoj knjizi. Izdava~ i autor
ne snose nikakve posljedice koje bi mogle nastati uporabom ove knjige, niti se smatraju odgo-
vornim za bilo kakvu {tetu ili gubitak uzrokovan izravno ili posredno ovom knjigom.

SADR@AJ
UVOD 1
[to je Microsoft Access 2000 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
[to je serija knjiga “10 minuta do uspjeha?”. . . . . . . . . . 2
Pravila koja smo upotrijebili u ovoj knjizi. . . . . . . . . . . . 2

ÊMU SLU@E BAZE PODATAKA? 4
Kako Access sprema podatke? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Kako objediniti sve dijelove baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . 5
Izvje{taji. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Upiti . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
kako dijelovi odgovaraju . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Accessov ~arobnjak olak{ava stvaranje baze podataka. . . . . . . . 8

PLANIRANJE BAZE PODATAKA 10
Planiranje je va`no! . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Izbor tablica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Koju formu upotrijebiti?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
Kakve izvje{taje èlite stvoriti? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

POKRETANJE I NAPU[TANJE ACCESSA 18
Pokretanje Accessa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
Dijelovi prozora . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Napu{tanje Accessa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

UPOTREBA POMO]I U ACCESSU 23
Vrste pomo}i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Pomo} putem Office Assistanta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23
Upotreba prozora Microsoft Access Help . . . . . . . . . . . . . . . . 28
îtanje tema pomo}i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Pronalaènje i popravljanje gre{aka u programu . . . . . . . . . . 32
Ostala obilje`ja pomo}i . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

STVARANJE NOVE BAZE PODATAKA 34
Odabiranje dobrog na~ina za stvaranje baze podataka . . . . . . 34
Stvaranje prazne baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35
Stavaranje baze podataka pomo}u ~arobnjaka . . . . . . . . . . . . 37

iv 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000

SPREMANJE, ZATVARANJE I OTVARANJE
BAZE PODATAKA 41
Spremanje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41
Zatvaranje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Otvaranje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Promjena pogona ili mape . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45
Pronala`enje datoteke baze podataka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

STVARANJE TABLICE UZ POMO} TABLE WIZARDA 50
Za{to stvoriti tablicu? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50
Stvaranje tablice uz pomo} Table Wizarda . . . . . . . . . . . . . . . 51
[to sada? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55

STVARANJE TABLICE BEZ POMO}I ~AROBNJAKA 56
Za{to ne upotrijebiti ~arobnjaka? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Stvaranje tablice u prikazu Table Design . . . . . . . . . . . . . . . . 56
Shva}anje vrsta podataka i formata. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59
Pode{enje primarnog klju~a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61
Prijelaz iz prikaza Design u prikaz Datasheet . . . . . . . . . . . . . 62
Stvaranje tablice uno{enjem podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

UNO{ENJE PROMJENA U TABLICU 65
Ure|ivanje polja i njihova svojstva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
Dodavanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Brisanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Skrivanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Brisanje tablice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70

STVARANJE ODNOSA IZME|U TABLICA 71
Za{to stvarati odnose izme|u tablica?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71
Stvaranje odnosa izme|u tablica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72
[to je referencijalni integritet? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75
Ure|ivanje odnosa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76
Uklanjanje odnosa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77
[to sada? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

UNO{ENJE PODATKA U TABLICU 78
Uno{enje sloga. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Neke mogu}nosti unosa podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

SADR@AJ v

Pomicanje po tablici. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Ispisivanje tablice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81
Zatvaranje tablice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

UREIVANJE PODATKA U TABLICI 83
Promjena sadr`aja u }eliji. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83
Odabiranje slogova . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Umetanje novog sloga . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86
Brisanje slogova . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
Pomicanje i kopiranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

FORMATIRANJE TABLICE 89
Za{to formatirati tablicu? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Mijenjanje {irine stupca i visine retka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89
Promjena pisma . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

STVARANJE JEDNOSTAVNE FORME 94
Za{to stvarati forme? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94
Stvaranje forme uz pomo} AutoForme . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Stvaranje forme uz pomo} Form Wizarda . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Stvaranje forme od samog po~etka. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
Uno{enje podataka u formu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

UNO{ENJE PROMJENA U FORMU 104
Uljep{avanje forme: Pregled . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104
Pomicanje kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105
Neovisno pomicanje kontrola i njihovih oznaka . . . . . . . . . . 106
Promjena veli~ine kontrola. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107
Prikazivanje zaglavlja i podno`ja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108
Dodavanje oznaka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109
Formatiranje kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111
Promjena reda pomicanja pomo}u tipke Tab . . . . . . . . . . . . 113

STVARANJE POSEBNIH POLJA ZA UNOS
PODATAKA U FORMI 116
Za{to upotrijebiti posebne kontrole za unos podataka? . . . . 116
Koje vrste kontrola upotrijebiti? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
Stvaranje okvira za popis ili kombiniranog okvira. . . . . . . . . 118

vi 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000

Stvaranje grupe opcija . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
Dodavanje gumba za naredbu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123
Umetanje ActiveX kontrola . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125

DODAVANJE SLIKA U FORMU 127
Za{to dodavati slike u formu?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Umetanje Clip Arta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127
Umetanje slike . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129
Promjena veli~ine slike. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130
Stvaranje nove slike . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

PRONALAÈNJE PODATAKA 134
Upotreba opcije Find . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134
Upotreba opcije Replace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137
Ostali na~ini za pronalaènje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . 139

SORTIRANJE, INDEKSIRANJE I FILTRIRANJE PODATAKA141
Pronalaènje i organiziranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Sortiranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141
Filtriranje podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Stvaranje indeksa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 146

STVARANJE JEDNOSTAVNOG UPITA 148
[to zapravo upit radi?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148
Stvaranje upita pomo}u Simple Query Wizarda . . . . . . . . . . 149
Ispis rezultata upita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
Ostali Query Wizardi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153

DIZAJNIRANJE VLASTITOG UPITA 155
Rad u prikazu Query Design . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155
Dodavanje polja upitu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 157
Brisanje polja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 158
Dodavanje uvjeta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159
Prikazivanje rezultata upita. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161

PRILAGOAVANJE UPITA 162
Sortiranje polja u upitu . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162
Prikazivanje ili skrivanje polja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163
Dodavanje prora~unskog polja. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164

SADR@AJ vii

STVARANJE JEDNOSTAVNOG IZVJE{TAJA 168
Za{to stvarati izvje{taje? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
Upotreba AutoReporta za stvaranje izvje{taja . . . . . . . . . . . . 168
Stvaranje izvje{taja pomo}u Report Wizarda. . . . . . . . . . . . . 170
Prikazivaje i ispisivanje izvje{taja u prozoru Print Preview . . 174

PRILAGOAVANJE IZVJE{TAJA 175
Promjena postoje}ih izvje{taja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175
Rad s kontrolama u izvje{taju . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 176

RAD S POVEZANIM TABLICAMA 181
Za{to povezivati tablice? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181
Prikazivanje povezanih podataka u prikazu Datasheet . . . . . 183
Stvaranje vi{etabli~nog upita . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
Stvaranje vi{etabli~nih formi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Stvaranje vi{etabli~nih izvje{taja . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187

STVARANJE DIJAGRAMA 189
Prednosti dijagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Stvaranje dijagrama . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189
Upotreba prozora Print Preview . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
Spremanje izvje{taja s dijagramom . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194

UPOTREBA ACCESSA NA INTERNETU 195
Osnove Interneta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
Spremanje kao Web stranice. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Umetanje hiperveze u Accessove objekte . . . . . . . . . . . . . . . 197
Data Access Pages. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 201

DIJELJENJE BAZE PODATAKA S DRUGIM
KORISNICIMA 204
Za{to dijeliti podatke? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204
Otvaranje baze podataka u ekskluzivnom na~inu rada . . . . . 204
Pridjeljivanje lozinke datotekama baze podataka . . . . . . . . . 205
Sigurnost na razini korisnika (samo za mre`e) . . . . . . . . . . . 206
Suradnja s drugim korisnicima na bazi podataka . . . . . . . . . 207
Stvaranje mde datoteke . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 208
[ifriranje baze podataka . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
Za{tita podataka u formi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

viii 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000

UVOZ I IZVOZ PODATAKA 213
Za{to uvoziti i izvoziti podatke? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Uvoz podataka iz drugih programa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
Izvoz podataka u druge programe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219

SIGURNOSNA POHRANA PODATAKA 221
Stvaranje sigurnosne kopije datoteke baze podataka . . . . . . 221
Popravljanje o{te}enih datoteka baze podataka . . . . . . . . . . 222

KAZALO 225

O AUTORU
Faithe Wempen je autorica vi{e od 30 knjiga o ra~unalima, uklju~uju}i
i odli~no prihva}enu “Microsoft Office 97 Professional 6-in-1”. Vlasnica
je tvrtke “Your Computer Friend” u Indianapolisu koja se specijalizi-
rala za obu~avanje i pomo} korisnicima za rad na PC-u.

POSVETA
Knjigu posve}ujem Margaret.

ZAHVALE
Ve}ina ljudi ne zna da je knjiga manje od 50% autorskog rada. Ostatak
pripada urednicima, stru~nom osoblju, upravi i ljudima zadu`enima za
prodaju, koji zajedno uobli~uju knjigu kako bi se ona {to bolje pro-
davala. Moje zahvale idu urednicima, marketingu i prodajnom timu
tvrtke “Macmillan Publishing” za jo{ jedan dobro obavljen posao.

UVOD
êstitamo na odabiru knjige 10 minuta do uspjeha – Vodi~ kroz Mi-
crosoft Access 2000! Access je jedan od najsna`nijih i najprilagodljivijih
programa za stvaranje baza podataka, a ujedno je i najpopularniji. Bilo
da je potreban jedan slog za ku}ni inventar ili potpun upraviteljski
informacijski sustav va{e tvrtke, Access }e obaviti posao.
Iako se Access instalira s mnogobrojnim opcijama pomo}i za po~etni-
ke, on nije jednostavan program. Vjerojatno se bez pomo}i ne}ete
mo}i upustiti u rad s Accessom. No, da biste se sna{li, svakako ne}ete
èljeti pro~itati neku debelu knjigu, ve} biste htjeli:
l Jednostavan uvod razumljivim jezikom.
l Brzo stvorenu upotrebljivu i profesionalno dizajniranu bazu
podataka.
l Izbje}i dugotrajno studiranje teorije baza podataka.
Potrebna vam je knjiga “10 minuta do uspjeha – Vodi~ kroz Microsoft
Access 2000”!

[TO JE MICROSOFT ACCESS 2000?
Microsoft Access je sustav za upravljanje bazama podataka. Ova knjiga
obja{njava Microsoft Access 2000 – verziju koja je dizajnirana za rad s
Windowsima 95/98/NT. Ova verzija ne}e raditi na 16-bitnim verzijama
Windowsa (Windows 3.x).
Access omogu}ava skupljanje, spremanje i organiziranje informacija
kao i stvaranje izvje{taja koji vode do poslovnih odluka. Evo nekoliko
stvari koje moète uraditi s Accessom:
l Utipkati podatke izravno u bazu podataka ili podatke uvoziti iz
drugih programa.
l Sortirati, indeksirati i organizirati podatke na na~in koji èlite.
l Brzo stvoriti izvje{taje i pripremiti ispis naslovnih naljepnica za
pisma upotrebom svih ili samo dijela podataka.

2 10 MINUTA DO USPJEHA! VODI^ KROZ ACCESS 2000

l Prilagoditi forme kako bi manje stru~ni korisnici mogli unositi
nove informacije u bazu podataka.
l Stvoriti upite koji }e pro~istiti va{e podatke ovisno o uvjetima
koje postavljate.

Instaliranje Accessa Ako je Access dio insta-
lacije Microsoft Officea 2000, tada ste vjerojatno
s Officeom instalirali i Access. No, ako na taj na-
~in niste instalirali Access, umetnite instalacijski
CD u ra~unalo i slijedite upute na zaslonu.

[TO JE SERIJA KNJIGA
“10 MINUTA DO USPJEHA”?
Serija ovih knjiga na novi na~in pomaè pri u~enju ra~unalnih progra-
ma. Umjesto obja{njavanja cijelog programa, knjige pomaù pri u~e-
nju osnovnih opcija programa. Ovaj prekrasan, logi~an i snaàn pro-
gram moète nau~iti u kratkom vremenu.
Bez obzira na va{e profesionalne zahtjeve, 10 minuta do uspjeha! Vo-
di~ kroz Microsoft Access 2000 pomo}i }e vam u savladavanju osnov-
nih znanja potrebnih za rad s programom. Nau~it }ete raditi s ovim
izuzetnim programom mnogo brè nego {to biste to ina~e u~inili.

PRAVILA KOJA SMO UPOTRIJEBILI U
KNJIZI
Svaka vje`ba u ovoj knjizi uklju~uje instrukcije “korak-po-korak” za
odre|eni zadatak. Sljede}i okviri pomagat }e vam cijelim putem:

Savjeti koji {tede vrijeme Pro~itajte ove sa-
vjete jer se u njima nalaze zamisli kojima izbjega-
vate zbrku.

UVOD 3

Jednostavnim jezikom Novi ili nepoznati izrazi
su opisani (to ste shvatili) jednostavnim jezikom.

Gumb za uzbunu Ova ikona ozna~ava podru~ja
u kojima novi korisnici nailaze na probleme, a
savjeti su obi~no prakti~na rje{enja tih problema.

Posebna pravila u knjizi olak{avaju u~enje Microsoft Accessa:
l Ono {to trebate odabrati napisano je slovima u boji.
l Ono {to trebate utipkati napisano je masnim slovima u boji.
l Imena izbornika, polja i tipki po~inju velikim prvim slovom.

1. Vje`ba
[TO JE BAZA
PODATAKA?

U ovoj }ete vje`bi nau~iti neke osnovne koncepte baze podataka i
vidjeti kako Microsoft Access rje{ava zadane probleme.

ÊMU SLU@E BAZE PODATAKA?
@elimo li izravno odgovoriti na pitanje {to je baza podataka, moèmo
re}i da je to skup informacija. Na primjer, va{a telefonska knjiìca je
baza podataka, kao i datoteka Rolodex te katalog kartica korisnika u
knji`nici. S pomo}u baze podataka izra|ene na ra~unalu s Microsoft
Accessom moète spremiti informacije te uraditi jedan od tri primjera
obra|ena u ovoj vje`bi. Me|utim, imajte na umu da moète uraditi i
mnogo vi{e. Na primjer, ~uvate li popis svih va{ih kupaca u Accessovoj
bazi podataka, moète uraditi jedno od sljede}eg:
l Ispisati sve kupce koji nisu obavili kupovinu u proteklih 60 da-
na, s pripadaju}im telefonskim brojevima, kako biste mogli na-
zvati jedan od ispisanih brojeva.
l Sortirati kupce prema pozivnom broju grada i ispisati njihove
podatke za kuverte. (Poneki po{tanski servisi zahtijevaju da pre-
sortirate pozivne brojeve kako biste platili niù cijenu.)
l Stvoriti jednostavanu formu niza unosa na zaslonu kako bi va{a
tehni~ka podr{ka mogla jednostavno upotrijebiti bazu podataka.
Ovi primjeri su samo jedan mali dio onoga {to moète uraditi s
Accessom, teoretski gledano moète uraditi gotovo sve {to zaèlite.

[TO JE BAZA PODATAKA? 5

KAKO ACCESS SPREMA PODATKE?
U Accessu je najprije potrebno stvoriti datoteku baze podataka. Tako
stvorena datoteka ~uva sve {to }ete uraditi za tu bazu podataka – ne
samo sve podatke ve} i forme, izvje{taje i indekse. Ako radite vi{e po-
slova istovremeno, mo`ete uraditi odvojene baze podataka za svaki
posao.

TABLICE
Srce svake baze podataka je tablica. Tablica je vrlo sli~na radnoj strani-
ci u Excelu. Slika 1.1 prikazuje tablicu baze podataka (ili kra}e
tablicu).
Svaki redak je slog Svaki stupac je polje

Dio retka ili stupca je }elija

SLIKA 1.1 Accessova tipi~na tablica.
Access sprema svaki unos baze podataka (na primjer, svaki radnik ili
element inventara) u zasebni redak koji nazivamo slog. Svaki slog je
skup informacija o jednoj stvari – u ovom slu~aju zaposlenik. Na prim-
jer, sve informacije o Nancy Davolio, uklju~uju}i titulu, datum ro|enja
i datum zaposlenja tvore jedan slog (slika 1.1).
Svaki detaljniji opis je sadr`an u svom stupcu koji nazivamo polje. Na
primjer, zaposlenikov identifikacijski broj je jedno polje, a njegovo
prezime drugo. Sva prezimena u cijeloj tablici smje{tena su u polje
Last Name.

6 1. VJE@BA

U dijelu polja ili retka nalazi se jedinstveni podatak za odre|eni slog, a
to podru~je nazivamo }elija. Na primjer, u }eliji gdje se preklapaju
stupac Birth Date i slog Nancy Davoilo prona}i }ete datum ro|enja
Nancy, 8.12.1948.
Kako stvoriti tablicu nau~it }ete u 7. i 8. vje`bi. Svaka datoteka baze
podataka sadrì mnogo tablica. Na primjer, moète stvoriti tablicu
popisa svih kupaca, dok sljede}a tablica koju stvorite moè sadràvati
podatke o proizvodu koji prodajete. Tre}a tablica koju stvorite moè
sadràvati informacije o zaposlenicima i njihovim karakteristikama.

FORME
Svi podaci koje unesete u bazu podataka zavr{avaju u tablici i spremni
su za spremanje. Pomalo je zamorno i dosadno unositi podatke izrav-
no u tablicu, pa stoga ve}ina ljudi stvara posebnu formu na zaslonu
kako bi lak{e unosili podatke. Forma omogu}ava stvaranje stranice
“popuni praznine” kako biste kasnije unosili èljene podatke na naj-
jednostavniji na~in. Kako stvoriti formu nau~it }ete u 15. vje`bi.
Access povezuje formu i tablicu te informacije koje ste unijeli u formu
neposredno sprema u tablicu. Na primjer, slika 1.2 prikazuje podatak
u formi koji }e Access spremiti u tablicu kao {to je prikazano na slici
1.1.
Forma koja je prikazana na slici 1.2 sadrì dvije kartice. @elite li prika-
zati i raditi na sljede}oj kartici, jednostavno je kliknite.

Vi{e tabli~ne forme Formu moète upotrije-
biti da biste jedan podatak unijeli u vi{e tablica,
{to }ete nau~iti kasnije u vje`bama.

IZVJE{TAJI
Dok su forme stvorene za upotrebu na zaslonu, izvje{taji se stvaraju
za ispisivanje. Izvje{taji su posebno formatirani skupovi podataka koji
su organizirani ovisno o va{oj specifikaciji. Na primjer, mo`da }ete è-
ljeti stvoriti izvje{taj o svim karakteristikama zaposlenih u va{em
poduze}u (slika 1.3).


SLIKA 1.2 Forme ~ine unos podatka mnogo lak{im i pregled-
nijim.

SLIKA 1.3 Ovako stvoren izvje{taj mo`ete ispisati i podijeliti
svojim zaposlenicima.

8 1. VJE@BA

Print Preview Za vrijeme stvaranja izvje{taja
koji èlite ispisati, moète ga prikazati na zaslonu
pomo}u opcije Print Preview, prikaz na slici 1.3.
Vi{e o prikazu i ispisu u 24. vje`bi.

UPITI
Upit je na~in skrivanja informacija koje ne èlite vidjeti, a da biste
informacije koje èlite prikazati vidjeli {to jasnije. O tome moète
razmi{ljati kao o spilji u koju }e pasti va{i podaci. Podaci koji vas ne
zanimaju propast }e u spilju, a ostaju samo podaci koji vas zanimaju.
Mnogi ljudi se boje upita jer ih sam naziv podsje}a na ne{to poput:
vrijednost, uvjet ili maska. No nemojte brinuti, u 21. vje`bi }ete
nau~iti kako stvarati jednostavan upit.

KAKO OBJEDINITI SVE DIJELOVE
BAZE PODATAKA
Dok stvarate tablice, izvje{taje, forme i upite, morate imati na umu da
su svi povezani. Ranije smo ve} napomenuli da su tablice osnova svih
aktivnosti – svi ostali objekti rade ili u ili s podatkom u tablici. Izvje{ta-
ji organiziraju i sumiraju podatke, forme olak{avaju unos podataka, a
upiti pomaù pri pronalaènju informacija koje èlite upotrijebiti u
tablici. U sljede}im vje`bama vidjet }ete odnos svakog dijela prema
cijeloj bazi podataka.

ACCESSOV ÂROBNJAK OLAK[AVA
STVARANJE BAZE PODATAKA
Kroz cijelu knjigu upotrebljavat }ete Accessovog ~arobnjaka. ârob-
njak je mali program koji postavlja pitanja o izgledu baze podataka.
Nakon toga uz pomo} va{ih odgovora stvara tablicu, izvje{taj, upit ili
ne{to drugo prema va{im èljama. Slika 1.4 prikazuje ~arobnjaka na
zaslonu.


SLIKA 1.4 ârobnjak olak{ava stvaranje bilo kojeg objekta
baze podataka.
Svaki put kada stvarate novi objekt, kao {to je tablica ili forma, imate
dvije mogu}nosti. Prva je stvaranje od samog po~etka u prikazu
Design, a druga je pomo}u ~arobnjaka. Preporu~am da svaki po~etnik
upotrebljava ~arobnjaka koliko je to mogu}e. Ja ih upotrebljavam jer
je rad brì i kra}i. Ostavite teè stvari, kao {to je rad u prikazu Design,
ljudima koji imaju puno slobodnog vremena.
U ovoj ste vje`bi nau~ili neke osnove o bazama podataka u Accessu. U
2. vje`bi nau~it }ete kako planirati bazu podataka. Ne preska~ite 2.
vje`bu, jer malo vremena koje }ete potro{iti za ~itanje moè kasnije
u{tedjeti sate rada.

2. Vje`ba
PLANIRANJE
BAZE PODATAKA

U ovoj }ete vje`bi nau~it osnovne principe dobrog izgleda baze
podataka koji }e vam kasnije pomo}i u planiranju rada.

PLANIRANJE JE VA@NO!
Koliko ste se puta za vrijeme rada uhvatili u razmi{ljanju da ne znate
{to zapravo radite. Va{ prvi poku{aj je vjerojatno bio jadan, bilo da je
va{e znanje slabo ili ra~unalo lo{e. No, za vrijeme rada ste vjerojatno
biljeìli {to }ete sljede}i puta uraditi druk~ije, pa ste stoga sljede}i
puta bili brì i u~inkovitiji.
S ne~im {to je va`no poput baze podataka ne moète si priu{titi eks-
perimente i gre{ke u radu. U ovoj vje`bi poku{at }emo vam pribliìti
principe planiranja koje mnogi ljudi u~e na teì na~in.
Prije nego zapo~nete sa stvaranjem baze podataka postavite si neko-
liko pitanja:
l Koje podatke èlim spremiti i kako ih je najbolje organizirati?
Odgovorom na ovo pitanje olak{at }ete si izbor tablica koje tre-
bate.
l Koje akcije unosa podatka èlim ovisno o mom poslu ili hobiju?
Odgovorom na ovo pitanje olak{at }ete si izbor formi koje tre-
bate.
l Koje informacije èlim znati o statusu posla ili hobija? Odgo-
vorom na ovo pitanje olak{at }ete si izbor izvje{taja i upita.


IZBOR TABLICA
Tehni~ki, za stvaranje baze podataka trebate stvoriti jednu tablicu. No,
najve}a gre{ka je u tome {to mnogi ljudi u jednu tablicu unesu mnogo
razli~itih informacija. Access je program koji ~uva odnose u bazi poda-
taka, {to zna~i da jednostavno ~uva mnogo tablica i stvara vezu izme-
|u njih. Na primjer, ako `elite stvoriti bazu podataka koja ~uva infor-
macije o narud`bama kupaca, slijedite naredne tablice:
Kupci Vrsta kupca
Narud`be Na~in otpreme
Uvjeti pla}anja Proizvod
Prodava~

Planirajte tablicu Planirajte tablicu prije stva-
ranja baze podataka jer su promjene u strukturi
tablice nakon popunjavanja vrlo te{ko izvedive
(ali ne i nemogu}e).

Sljede}a velika gre{ka je poku{aj da tablica izgleda poput izvje{taja.
Na primjer, mo`da }ete ponavljati ime kupca i njegovu adresu u svih
osam tablica kako bi vam te informacije bile uvijek dostupne. To je
vrlo glupo i lo{e ura|eno. Jednostavnije je stvoriti izvje{taj ili formu
koja uklju~uje te informacije kad god su potrebne, a prikazane su u
samo jednoj tablici.

NORMALIZACIJA BAZE PODATAKA
Kada je baza podataka lo{e organizirana, znalci ka`u da nije normali-
zirana. Odre|ena pravila govore kako tablice moraju biti spremljene
u bazu podataka. Ta pravila nazivamo pravila normalizacije podataka.

12 2. VJE@BA

Normalizacija podataka Stvorite tablice tako
da budu {to preglednije i kompaktnije kako biste
izbacili mogu}nost gre{ke i nerazumijevanja.

Postoji pet pravila normalizacije, no posljednje tri su toliko sloène da
ih upotrebljavaju samo stru~njaci pri izradi baza podataka. U ovoj
vje`bi objasnit }emo prva dva pravila normalizacije koja bi trebao sa-
vladati svaki po~etnik da bi shvatio kako izbje}i osnovne pogre{ke.

ârobnjaci za normalizaciju Na svu sre}u,
ako stvarate baze podataka pomo}u Access Data-
base ~arobnjaka (5. vje`ba), sve tablice bit }e
normalizirane.

1. IZBJEGAVANJE PONOVLJENOG UNOSA INFORMACIJA
Pretpostavimo da èlite sa~uvati informacije o kupcu zajedno sa slogo-
vima svih transakcija. Ako }ete te informacije smjestiti u jednu tablicu,
vjerojatno }ete morati ponavljati ime kupca, njegovu adresu i telefon-
ski broj svaki puta kada unesete novu transakciju. Sve to postaje jo{
ve}a no}na mora ako se promijeni adresa kupca, jer morate promijeni-
ti adresu u svakom slogu transakcije za kupca.

Jednostavniji na~in je pridjeljivanje identifikacijskog broja (ID). Uklju-
~ite ID broj u tablicu koja sadràva imena i adrese i tada upotrijebite
isti ID broj kao vezu s odvojenom tablicom koja sadràva transakcije.


Tablica kupaca

Tablica narud`bi

2. IZBJEGAVANJE UNOSA SUVI[NIH PODATAKA
Pretpostavimo da `elite pratiti koji zaposlenici poha|aju odre|ena
predavanja. Ima mnogo zaposlenika i mnogo raznih predavanja. Jedan
na~in pra}enja je stvaranje tablice Personnel, koja izgleda ovako:

Ali, {to }e se dogoditi ako jedan zaposlenik poha|a vi{e od jednog
predavanja? Morat }ete dodavati jo{ jedan redak u tablicu i tada }ete
imati isti problem opisan u prethodnom odlomku – vi{e slogova s
istim unosima u poljima. [to ako jedan zaposlenik koji je poha|ao
predavanja napusti tvrtku? Kada izbri{ete slog tog zaposlenika, izbrisat
}ete i informacije o cijeni sata predavanja.
Jednostavniji je na~in stvaranje odvojenih tablica za zaposlenike, pre-
davanja i vrijeme predavanja, koje izgledaju poput:

14 2. VJE@BA

Tablica zaposlenika

Tablica predavanja

Tablica vremena predavanja

ZAKLJU^NO: DIZAJNIRAJTE TABLICU
Ne optere}ujte se svim ovim informacijama o normalizaciji baze poda-
taka. Dobro organizirana tablica sadr`i nekoliko osnovnih principa:
l Svaka tablica mora imati temu – na primjer, Employee Contact
Information ili Customer Transaction. Nemojte se truditi imati
vi{e od jedne teme za tablicu.
l Ako znate da }ete tijekom rada morati ponavljati podatke, kao
{to je spremanje telefonskog broja u svakoj transakciji, planiraj-
te tako da podijelite informacije u vlastite tablice.
l Ako `elite sa~uvati popis referentnih informacija (imena ili cije-
na predavanja), takve informacije spremite u vlastite tablice.


l [to ~e{}e upotrijebite ID broj koji }e vam pomo}i pri poveziva-
nju tablica i izbjegavanju gre{aka pri utipkavanju duga~kog tek-
sta (imena).
l Ako za odre|ene unose ve} imate uniformirane brojeve, na pri-
mjer, brojeve socijalnog osiguranja, upotrijebite ih, no u slu~aju
da to nije tako upotrijebite AutoNumber polje kako biste auto-
matski generirali uniformirani broj za svaki slog.

KOJU FORMU UPOTRIJEBITI?
Kao {to smo opisali u 1. vje`bi, forma je alatka pri unosu podataka.
Polja iz nekoliko tablica moète sloìti u formu i na taj na~in olak{ati
unos podataka u ta polja na zaslonu. Na primjer, forma narud`bi ku-
paca moè uklju~ivati informacije iz tablice narud`bi i tablice proizvo-
da (slika 2.1).
Iz tablice narud`bi

Iz tablice proizvoda

SLIKA 2.1 Forma moè biti veza izme|u tablica.
Kada razmi{ljate koja vam je forma potrebna, pitanje je {to èlite ura-
diti. Sljede}i popis opisuje neke aktivnosti koje bi mogle zahtijevati
formu:
l Zapo{ljavanje djelatnika (i uno{enje informacija o njima u bazu
podataka).

16 2. VJE@BA

l Prodaja roba i usluga.
l Izdavanje narud`bi.
l Skupljanje informacija o imenima i osobama za kontakt volon-
tera.
l Pra}enje poslovanja.

Ne mogu predvidjeti koje forme trebam?
Svakako je va`no imati stvorene efektne forme,
no moète uraditi promjene u formama u bilo
koje vrijeme i vrlo lako (suprotno tablicama). Sto-
ga ne morate znati, prije po~etka rada, koje for-
me trebate. Vi{e }ete o stvaranju forme nau~iti u
15. vje`bi.

KAKVE IZVJE[TAJE @ELITE STVORITI?
Izvje{taj zadovoljava va{e potrebe za informacije o podacima. Naj~e{}e
}ete ih ispisati (za razliku od tablica i formi koje se upotrebljavaju na
zaslonu). Na primjer, mo`da }ete èljeti stvoriti izvje{taj o svim ljudi-
ma koji nisu platili ~lanarinu ili svima onima koji su du`ni vi{e od
1000 USD. (Ove podatke moète prona}i i pomo}u upita, a vi{e o toj
temi u 21. vje`bi.)
Izvje{taji su naj~e{}e namijenjeni osobama koje ne sjede s vama za va-
{im ra~unalom. Na primjer, mogli biste ispisati izvje{taj za nadzorni
odbor koji }e vam pomo}i da zadrìte mjesto direktora. Izvje{taj moè
istovremeno povla~iti podatke iz mnogih tablica, izvoditi prora~une
nad podacima (zbrajanje ili prosje~na vrijednost) i prikazati ih na lijep
na~in. Evo nekoliko primjera koje moète uraditi pomo}u izvje{taja:
l Ispisati, za potrebe osiguranja, popis va{ih stvari ~ija vrijednost
prelazi 50 USD.
l Prikazati popis svih ~lanova kluba koji nisu podmirili ~lanarinu.
l Izra~unati i prikazati trenutnu vrijednost opreme.


l Ispisati popis provizija za svakog od 50 najboljih prodava~a u
posljednjem kvartalu u usporedbi s prosjekom prodaje cijele
tvrtke.
Novi izvje{taj mo`ete stvoriti u bilo koje vrijeme i ne morate ga plani-
rati prije izrade baze podataka. Naravno, ako znate kakav }ete izvje{taj
trebati, mo`ete dizajnirati svoju tablicu u formatu koji }e biti efektniji
pa }e tako i izvje{taj bolje izgledati.
U ovoj ste vje`bi nau~ili planirati tablice baze podataka, forme i izvje-
{taje. Sljede}om vje`bom }ete nau~iti kako pokrenuti te kako napustiti
Access.

3. Vje`ba
POKRETANJE I
NAPU[TANJE
ACCESSA
U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako pokrenuti te kako napustiti Microsoft
Access.

POKRETANJE ACCESSA
Access moète pokrenuti na nekoliko na~ina ovisno o tome kako ste
program instalirali. Jedan je na~in upotreba gumba u izborniku Start.
Slijedite naredne korake:
1. Kliknite na gumb Start. Prikazuje se izbornik.
2. Ozna~ite mi{em Programs. Prikazuje se popis programa s odvo-
jenim popisom aplikacija Microsofta.
3. U popisu prona|ite i kliknite na Microsoft Access. Pokre}e se
Access.

Pomicanje programa u izborniku Start
Ako èlite Access smjestiti u neku drugu grupu
programa, otvorite izbornik Start i povucite ele-
ment Accessa na èljeno mjesto.

OSTALI NAÎNI POKRETANJA ACCESSA
Ostali na~ini pokretanja Accessa zahtijevaju ve}e znanje u radu s
Windowsima i Microsoft Officceom. Ako vas zbunjuju, upotrijebite
osnovnu metodu obja{njenu u prethodnom odjeljku.


l U mogu}nosti ste stvoriti ikonu pre~ice za Access koju }ete
smjestiti na radnu povr{inu. Tada dvostrukim klikom na ikonu
pokre}ete Access. Da biste stvorili ikonu pre~ice, povucite ele-
ment Accessa iz izbornika Start na radnu povr{inu.
l Kada pregledavate datoteke u Windows Exploreru, dvostruko
kliknite bilo koju Accessovu datoteku kako biste pokrenuli
Access i otvorili ozna~enu datoteku. Accessove datoteke imaju
.mdb ekstenziju i malu ikonu pored imena koja odgovara ikoni
Microsoft Accessa u izborniku Programs.
l Ako ne moète prona}i Access, moète ga potraìti. Kliknite
gumb Start i odaberite Find, odaberite Files or Folders i u okvir
za tekst Named utipkajte msaccess.exe. Otvorite popis Look In
i odaberite My Computer. Tada kliknite opciju Find Now. Kada
se datoteka prikaè u popisu na dnu prozora Find, dvostruko je
kliknite kako biste pokrenuli Access ili je ozna~ite desnim kli-
kom mi{a i povucite na desktop kako biste stvorili pre~icu za
Access.
Kada pokrenete Access, prvo {to }ete vidjeti je okvir za dijalog koji
o~ekuje da se izjasnite èlite li stvoriti novu bazu podataka ili otvoriti
ve} stvorenu (slika 3.1). Za sada kliknite Cancel. (U ovoj vje`bi ne}e-
mo raditi s bazama podataka.)

SLIKA 3.1 Okvir za dijalog Microsoft Access prikazuje se
svaki put kad pokrenete Access.

20 3. VJE@BA

DIJELOVI PROZORA
Access kao i ve}ina ostalih Windowsovih programa, sadrì izbornike,
alatne trake, statusnu traku i ostalo. Slika 3.2 prikazuje dijelove Acce-
ssovog prozora. Primijetit }ete na slici 3.2 da je ve}ina gumba alatne
trake u sivoj boji ({to zna~i da ih trenutno ne moète upotrijebiti).
Tako|er, vidite da se ni{ta ne nalazi ni u radnom podru~ju, no to je
stoga {to niti jedna datoteka baze podataka nije otvorena. Accessov
prozor postaje mnogo zaposlenije mjesto u sljede}im vje`bama kada
budete zapo~eli rad s bazom podataka. Tada i gumbi postaju dostupni,
a va{a baza podataka prikazuje se u radnom podru~ju.
Alatna traka Traka izbornika Statusna traka Radno podru~je

SLIKA 3.2 Access sadrì iste elemente kao i ostali Windows
programi.


ACCESSOVE ALATNE TRAKE
Ako ste ve} radili s Windowsovim programima, vjerojatno ste upoznali
alatne trake i gumbe na njima koji predstavljaju uobi~ajene naredbe
za upotrebu. Gumbi na alatnim trakama su pre~ice naredbama u
izbornicima.
Alatne trake Accessa se mijenjaju ovisno s kojim objektom baze poda-
taka radite (tablica, forma itd.), te {to èlite s objektom. Ponekad se
prikazuju i neke druge alatne trake ako radite posebne aktivnosti, na
primjer crtanje. @elite li saznati {to odre|eni gumb ~ini, postavite po-
kaziva~ mi{a iznad gumba i prikazat }e se ime gumba uz pokaziva~
(slika 3.3). Ovu mogu}nost nazivamo ToolTip (ili ScreenTip) i moète
je upotrijebiti i kada gumbi nisu dostupni (oza~eni sivom bojom).
Ime gumba Gumb Close

SLIKA 3.3 Da biste saznali {to gumb ~ini, postavite pokazi-
va~ mi{a na njega.

Prilago|avanje alatnih traka U bilo koje vri-
jeme moète odabrati koje alatne trake èlite vi-
djeti, te moète dodavati i skrivati gumbe na
alatnoj traci. Ako na alatnu traku kliknete de-
snom tipkom mi{a, prikazat }ete izbornik pre~ica.
Iz popisa moète odabrati koje alatne trake èlite
prikazati ili moète kliknuti opciju Customize ka-
ko biste otvorili okvir za dijalog gdje moète pri-
lagoditi bilo koju alatnu traku.

NAPU[TANJE ACCESSA
Kada zavr{ite s radom u Accessu, moète napustiti program kako biste
oslobodili memoriju za naredne zadatke. Access moète napustiti na
nekoliko na~ina:

22 3. VJE@BA

l Pritisnite tipke Alt+F4
l Odaberite File, Exit.
l Kliknite na gumb Close (X) prozora Accessa (slika 3.3).

Alt+F4? File, Exit? U ovoj knjizi upotrijebit
}emo odre|ene pre~ice kako bismo vam rekli ko-
je tipke pritisnuti ili koje naredbe u izborniku
odabrati. Kada ugledate Alt+F4, zna~i da trebate
pritisnuti i dr`ati pritisnutu tipku Alt i pritisnuti
tipku F4. Kada odaberete File, Exit, zna~i da tre-
bate kliknuti na rije~ File na traci izbornika i kada
se izbornik prika`e odabrati i kliknuti na naredbu
Exit.

U ovoj ste vje`bi nau~ili kako pokrenuti te kako napustiti Access, za-
tim glavne dijelove Accessovog prozora uklju~uju}i gumbe na alatnim
trakama. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako upotrijebiti pomo} u
Accessu.

4. Vje`ba
UPOTREBA
POMO]I U
ACCESSU
U ovoj }ete vje`bi nau~iti vi{e o razli~itim vrstama pomo}i dostup-
nim u Accessu.

VRSTE POMO]I
Svaka osoba je druga~ija pa stoga i Access nudi nekoliko vrsta pomo}i.
Mo`ete:
l Postaviti pitanje Office Assistantu.
l Uz pomo} alatke What’s this? dobiti potrebnu pomo} o elemen-
tu koji je prikazan na zaslonu.
l Izabrati iz serije tema pomo}i onu koja vas zanima.
l Spojiti se na Internet i pomo}u obilje`ja Microsoft on the Web
prikazati stranice Weba koje se odnose na pomo}.

POMO] PUTEM OFFICE ASSISTANTA
Vjerojatno ste se ve} susreli s Office Assistantom – njegovom sli~icom,
koja iska~e i nudi savjete. Nemojte misliti da se netko {ali s vama jer
se iza te sli~ice nalazi vrlo sna`an sustav pomo}i.

24 4. VJE@BA

PRIKAZIVANJE ILI SKRIVANJE OFFICE ASSISTANTA
Prema osnovnim postavkama Office Assistant je uklju~en i nalazi se
nad svim otvorenim prozorima. Da biste isklju~ili opciju, kliknite des-
nom tipkom mi{a i odaberite Hide (slika 4.1). Ako vam Office Assistant
smeta, jednostavno ga mi{em povucite na neko drugo mjesto zaslona.
Office Assistant

SLIKA 4.1 Office Assistant je smje{ten na vrh prozora
Accessa.
@elite li ponovno prikazati Offce Assistant, odaberite Help, Show the
Office Assistant ili kliknite na gumb Microsoft Access Help koji se na-
lazi na alatnoj traci.

Odaberite drugog Assistanta Primijetite da
u izborniku pre~ica (slika 4.1) odabirom naredbe
Choose Assistant mo`ete odabrati druk~ijeg
Assistanta (ako vam se, primjerice, ne svi|a ured-
ski pribor koji govori).


VRSTE POMO]I KOJE NUDI OFFICE ASSISTANT
Kada kliknete na Office Assistanta, prikazuje se balon~i} koji postavlja
pitanje o vrsti pomo}i (slika 4.2). U mogu}nosti ste uraditi jedno od
sljede}eg:
l U okvir za tekst utipkati pitanje i na taj na~in re}i Office Assi-
stantu koju vrstu pomo}i trebate i tada kliknuti Search. (Vi{e o
ovoj opciji malo kasnije.)
l Kliknuti gumb Options kako biste prilagodili na~in rada Office
Assistanta. (Kasnije u vje`bi vi{e }emo se pozabaviti ovom mo-
gu}no{}u.)
l Kliknuti izvan balon~i}a i na taj na~in zatvoriti balon~i} (no i
dalje se Office Assistant nalazi na zaslonu).

SLIKA 4.2 Office Assistant kao va{ servis postavlja pitanja o
pomo}i koju trebate.
Ako zatvorite balon~i} pomo}i, mo`ete ga ponovno prikazati u bilo
koje vrijeme klikom na gumb Help koji se nalazi na alatnoj traci Stan-
dard, ili pritiskom na tipku F1, ili odabirom Help, Microsoft Access
Help, ili klikom na Office Assistant.

26 4. VJE@BA

Poseban znak Ponekad }ete iznad glave Offi-
ce Assistanta vidjeti svijetle}i znak. To zna~i da
Office Assistant ve} ima spremnu sugestiju za za-
datak koji se spremate uraditi. Da biste vidjeli su-
gestiju, jednostavno je kliknite.

POSTAVLJANJE PITANJA OFFICE ASSISTANTU
Ako vam je potrebna pomo} o odre|enoj temi, jednostavno u okvir za
tekst utipkajte pitanje kao {to je prikazano na slici 4.2. Slijedite nared-
ne korake:
1. Ako se balon~i} Office Assistanta ne prikaè, kliknite Office
Assistant ili pritisnite tipku F1.
2. U okvir za tekst utipkajte pitanje. Na primjer, utipkajte How do I
print, a table? kako biste dobili pomo} o ispisivanju podataka.
3. Pritisnite tipku Enter ili kliknite gumb Search. Office Assistant
nudi neke teme koje odgovaraju onome {to traìte. Na primjer,
slika 4.3 prikazuje odgovore Office Assistanta na va{e pitanje:
“How do I print, a table?”

SLIKA 4.3 Office Assistant postavlja pitanje {to to~no èlite
saznati kako bi vam ponudio najbolju mogu}u pomo}.


4. Kliknite opciju koja opisuje {to èlite uraditi. Na primjer, odabrat
}u opciju Print the datasheet of a table, query, or form, prikaza-
nu na slici 4.3. Prikazuje se prozor Help s uputama o odre|e-
nom zadatku.
Ako niti jedna opcija ne opisuje ono {to èlite, kliknite na stre-
licu See more kako biste prikazali jo{ opcija ili utipkajte novo
pitanje u okvir za tekst.
5. Ako se prikaè sljede}i popis tema, kliknite na pomo} koju
traìte.
6. Pro~itajte instrukcije koje su prikazane. Tada zatvorite prozor
Microsoft Access Help (gumb X) ili kliknite ponovno na Office
Assistanta kako biste potraìli sljede}u pomo}.
Ako èlite saznati vi{e o ovoj temi, pro~itajte odjeljak “Upotreba pro-
zora Microsoft Access Help” kasnije u vje`bi.

ISKLJUÎVANJE OPCIJE OFFICE ASSISTANTA
Svaki put kada potraìte pomo}, u Accessu moète upotrijebiti Office
Assistant. Neki ljudi jednostavno ne mogu razgovarati s nacrtanim zna-
kovima ili èle sna`niju i prilagodljiviju upotrebu pomo}i. Ako ste se
prepoznali, moète isklju~iti Office Assistant upotrebom sljede}ih
koraka:
1. Kliknite desnom tipkom mi{a na Office Assistanta i odaberite
opciju Options.
2. Prikazuje se okvir za dijalog Office Assistant i u njemu isklju~ite
opciju Use the Office Assistant.
3. Kliknite OK.
Kada isklju~ite Office Assistanta, umjesto njega sve normalne aktivno-
sti (tipka F1, naredba Help, Microsoft Access Help itd.) odnose se na
opcije prozora Microsoft Access Help.

28 4. VJE@BA

UPOTREBA PROZORA
MICROSOFT ACCESS HELP
Dok je prozor Microsoft Access Help prikazan (uz pomo} Office Assi-
stanta), moète pretraìvati sustav pomo}i prema va{im èljama. Ako
ste ranije upotrebljavali prija{nje verzije Microsoft Officea, vjerojatno
ste upoznati s mehanizmima Contentsa, Indexa i Finda. Ovi mehani-
zmi su dostupni i u programima Officea 2000 kao {to je Access, no u
pone{to izmijenjenoj formi.
Ako upotrebljavate Office Assistant, jedini na~in da u|ete u glavni su-
stav pomo}i je postavljanjem pitanja, kao {to smo ranije objasnili. No
ako isklju~ite Office Assistanta da biste izravno u{li u sustav pomo}i,
morate odabrati Help, Microsoft Access Help.
Ako pomo} upotrebljavate pomo}u upita Office Assistantu, kliknite na
gumb Show (posljednji gumb s lijeve strane) koji se nalazi na alatnoj
traci prozora Help kako biste mogli upotrijebiti kontrole koje }e vam
kasnije trebati. Ovaj gumb postaje gumb Hide kada su prikazane kont-
role pomo}i, stoga }emo ga u daljnjem tekstu nazivati gumb
Show/Hide.

CONTENTS
Stranica Contents je serija mapa koje moète otvoriti, a izgleda vrlo
sli~no panou mapa u Widows Exploreru. Svaka mapa sadrì jednu ili
vi{e tema pomo}i. Slika 4.4 prikazuje stranicu Contents.
Da biste odabrali temu pomo}i iz prozora Contents, slijedite naredne
korake:
1. Ako u prozoru Help ne vidite jaha~e kartica prikazane na slici
4.4, kliknite gumb Show koji se nalazi na alatnoj traci.
2. Kliknite na karticu Contents.
3. Prona|ite mapu koja opisuje koja vam je pomo} potrebna.
4. Dvostruko kliknite na mapu ili kliknite na znak plus (+). Popis
pomo}i prikazuje se ispod mape (slika 4.4).


5. Kliknite na ~lanak pomo}i kako biste ga prikazali u panou s
desne strane.
6. Nakon {to ste pro~itali pomo}, prika`ite i pro~itajte sljede}u
temu ili zatvorite sustav pomo}i klikom na gumb Close (X).

Gumb Show/Hide Ovdje se prikazuje ~lanak pomo}i da biste
ga mogli pro~itati

Da biste otvorili mapu, dvostruko je Kliknite ~lanak kako
kliknite ili kliknite na gumb plus (+) biste ga prikazali.

SLIKA 4.4 Prozor Contents je skup mapa koje sadr`e infor-
macije pomo}i.

INDEX
Index je abecedni popis svih dostupnih tema pomo}i. Potpuno je isti
kao i kazalo u knjizi. Da biste upotrijebili Index, slijedite naredne
korake:
1. Ako u prozoru Help ne vidite jaha~e kartica, kliknite gumb
Show na alatnoj traci.
2. Otvorite karticu Index.

30 4. VJE@BA

3. Utipkajte prvih nekoliko slova teme koju èlite prona}i. Popis
indeksa sko~it }e na èljenu temu.
4. Kliknite gumb Search ili pritisnite Enter. Prikazuje se popis tema
koje uklju~uju odabranu rije~ (slika 4.5).

Utipkajte rije~ Popis odlazi na mjesto ({to je Prona|ene
mogu}e bliè) utipkane rije~i teme

SLIKA 4.5 Uz pomo} Indexa pretraùjte teme abecednim
redom.
5. Kliknite temu kako biste je prikazali.
6. Nakon {to ste prou~ili temu, prikaìte sljede}u ili zatvorite sustav
pomo}i klikom na gumb Close (X).

ANSWER WIZARD
Answer Wizard je potpuno jednak Office Assistantu osim {to nema
nacrtani znak, te mu stoga jednostavno moète postavljati pitanja.


Da biste radili s Answer Wizardom, slijedite naredne korake:
1. Ako u prozoru Help ne vidite jaha~e kartica, kliknite gumb Show
koji se nalazi na alatnoj traci.
2. Kliknite karticu Answer Wizard.
3. U okvir za tekst What would you like to do? utipkajte pitanje i
kliknite Search ili pritisnite tipku Enter.
4. Pretraùjte teme koje su prikazane u donjem okviru i odaberite
onu koja vas zanima (slika 4.6).
5. Nakon {to ste prou~ili temu, prikaìte sljede}u ili zatvorite sustav
pomo}i klikom na gumb Close (X).

ÎTANJE TEMA POMO]I
Bez obzira na koji na~in ste odabrali temu pomo}i (Office Assistant,
Contents, Index ili Answer Wizard), moète je pro~itati, jednako kao
temu u desnom panou slike 4.6. Ovdje moète pro~itati informacije
prikazane na zaslonu ili uraditi jedno od sljede}eg:
l Kliknuti na rije~ ozna~enu plavom bojom kako biste vidjeli
njezino obja{njenje.
l Kliknuti na gumb >> ili podcrtanu rije~ i tako prije}i u sljede}i
prozor pomo}i.
l Ispisati kopije informacija pomo}i klikom na gumb Print koji se
nalazi na alatnoj traci.
l Kopirati tekst u Clipboard (za uljepljivanje u Word ili Notepad),
tako {to }ete ozna~iti tekst i pritisnuti tipke Ctrl+C.
l Vratiti se na prethodnu temu klikom na gumb Back. (Ako niste
pregledali ostale teme pomo}i gumb Back nije dostupan.)
l Zatvoriti prozor Help klikom na gumb Close (X).

32 4. VJE@BA

Utipkajte pitanje Gumb Print Gumb Options

SLIKA 4.6 Upotrijebite opciju Answer Wizard kako biste loci-
rali sve teme pomo}i za odre|eni subjekt.

PRONALA@ENJE I POPRAVLJANJE
GRE[AKA U PROGRAMU
Novi alat u Officeu 2000 je Detect i Repair kojim se identificiraju pro-
blemi samog Accessa kao {to su o{te}ene programske datoteke ili po-
gonski programi, te kojim se problem otklanja upotrebom originalnih
instalacijskih diskova. Postupak popravka mo`e zahtijevati dulje vrije-
me (30 pa i vi{e minuta), pa ga nemojte pokretati ako doista nemate
problema.
Ako se Access po~ne pona{ati ~udno, najbolje je zatvoriti program i
ponovno pokrenuti Windowse. Ako i dalje imate problema, slijedite
naredne korake:
1. Odaberite Help, Detect and Repair.
2. Prikazuje se okvir s obja{njenjem. Kliknite Start.


3. Sa~ekajte da se sve Accessove datoteke usporede s originalnim
datotekama na CD-u kako bi se prona{le eventualne gre{ke. Bu-
dite strpljivi jer treba mnogo vremena za provjeru.
4. Kada se prikaè poruka da restartate sustav, kliknite Yes.

OSTALA OBILJE@JA POMO]I
Zavr{imo ovu vje`bu pregledom nekih opcija pomo}i koje ne}ete upo-
trebljavati ~esto, ali mogu biti korisne.

POMO] ZA ELEMENTE PROZORA
Ako se pitate za {to je namijenjen odre|eni gumb ili alatka na zaslonu,
jednostavno slijedite naredne korake:
1. Odaberite Help, What’s This? ili pritisnite Shift+F1. Pokaziva~
mi{a mijenja izgled u pokaziava~ sa znakom pitanja.
2. Kliknite na element za koji èlite dobiti pomo}. Prikazuje se
obja{njenje elementa.

POMO] PUTEM WEBA
Kada upotrijebite Office Assistanta, jedna od mogu}nosti na drugoj
stranici rezultata (prikazana tek kad kliknete na SeeMore) je None of
the above, look for more help on the Web. Ako odaberete ovu opciju,
morate biti spojeni na Internet i Internet Explorer }e oti}i na Web
lokaciju gdje moète prona}i vi{e informacija koje trebate.
Da biste oti{li na Web lokaciju, bez odre|enog pitanja odaberite Help,
Microsoft on the Web.
U ovoj ste vje`bi nau~ili na koje sve na~ine Access nudi pomo}. U
sljede}oj }ete vje`bi nau~iti razli~ite prikaze koje nudi Access za
stvaranje baze podataka.

5. Vje`ba
STVARANJE
NOVE BAZE
PODATAKA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti praznu bazu podataka, te
kako pomo}u ~arobnjaka stvoriti bazu podataka s ve} stvorenim
tablicama, izvje{tajima i formama.

ODABIRANJE DOBROG NAÎNA ZA
STVARANJE BAZE PODATAKA
Prije stvaranja baze podataka donesite va`nu odluku. @elite li stvarati
bazu podataka od samog po~etka i ru~no stvarati sve tablice, izvje{taje
i forme koje trebate, ili }ete upotrijebiti ~arobnjaka koji sadrì sve te
elemente.

ârobnjak za stvaranje baze podataka
Access se instalira s nekoliko ~arobnjaka. To su za-
pravo mali programi koji vas intervjuiraju i na taj
na~in prikupljaju odgovore potrebne za stvaranje
baze podataka. (Podatke }ete kasnije sami unositi.)

Odgovor ovisi o tome koliko ~arobnjaci zadovoljavaju va{e potrebe.
Ako ~arobnjak zadovoljava va{e osnovne potrebe, brè je upotrijebiti
ga za stvaranje baze podataka, a onda promijeniti odre|ene dijelove.
(Naravno, ne znate koji su ~arobnjaci dostupni dok ne otvorite popis
~arobnjaka, {to }emo objasniti kasnije u vje`bi.) Ako ste u ùrbi,
upotreba ~arobnjaka u{tedjet }e vam mnogo vremena.
No, ako èlite posebnu namjenu baze podataka koja nije sli~na niti
jednom ~arobnjaku ili jednostavno èlite provjeriti svoje znanje, mo-
ète stvoriti praznu bazu podataka.


STVARANJE PRAZNE BAZE PODATAKA
Stvaranje baze podataka je vrlo jednostavno jer u prvom koraku stva-
rate samo vanjsku ljusku, bez tablica, formi ili ne~eg drugog. Ako ste
tek pokrenuli Access i okvir za dijalog Microsoft Access je jo{ uvijek
prikazan (slika 5.1), slijedite naredne korake:
1. Kliknite opciju Blank Access database.
2. Kliknite OK. Otvara se okvir za dijalog File New Database.
3. U okvir za tekst File Name utipkajte ime nove datoteke i tada
kliknite Create. Access stvara novu bazu podataka.

SLIKA 5.1 Kada pokrenete Access, u okviru za dijalog
Microsoft Access moète brzo pokrenuti novu bazu podataka.
Kada zatvorite inicijalni dijalog, ne moète ga vratiti sve dok ne napu-
stite i ponovno ne pokrenete Access. Me|utim, ne trebate ga za stva-
ranje nove baze podataka jer u bilo koje vrijeme moète upotrijebiti
sljede}e korake:
1. Odaberite File, New ili kliknite na gumb New na alatnoj traci.
Prikazuje se okvir za dijalog New (slika 5.2).
2. Odaberite karticu General. Dvostruko kliknite ikonu Database i
prikazuje se okvir za dijalog File New Database.
3. U okvir za tekst File Name utipkajte ime nove baze podataka
(ne{to opisno). Utipkajte Kennel Records. Tada kliknite Create.
Access stvara novu bazu podataka i sprema je prema pode{enju
u mapu My Documents.

36 5. VJE@BA

SLIKA 5.2 Razli~ite kartice u okviru za dijalog nude opcije
stvaranja razli~itih vrsta baza podataka.
U ovom trenutku va{a baza podataka je potpuno prazna i vidite je u
prozoru baze podataka te je otvorena prema sekciji Tables (slika 5.3).

SLIKA 5.3 Prozor nove baze podataka.
Svaki element popisan u podru~ju Objects slike 5.3 predstavlja ra-
zli~itu vrstu objekta koji mo`ete stvoriti u bazi podataka. Kasnije }ete
nau~iti kako stvoriti tablice (7. i 8. vje`ba), forme (14. vje`ba), upite
(20. vje`ba) i izvje{taje (23. vje`ba).


Pre~ice Objects Pre~ice za objekte (kao {to je
Create table u prikazu Design) nisu neophodne –
da biste jednostavno stvorili objekt baze podata-
ka kliknite na gumb New. Ako ste umorni od pre-
~ica i èlite ostaviti prostora za vlastito stvaranje
objekata u bazi podataka, isklju~ite pre~ice oda-
birom Options iz izbornika Tools i isklju~ite opciju
New object shortcuts.

STAVARANJEBAZE PODATAKA
POMO]U ÂROBNJAKA
Uz pomo} ~arobnjaka moète automatski stvarati gotovo sve tablice,
forme i izvje{taje koje }ete èljeti u bazi podataka, jedino trebate
odabrati ~arobnjaka koji }e zadovoljiti va{e potrebe. Slijedite naredne
korake:
1. Ako ste tek pokrenuli Access i na zaslonu je prikazan okvir za
dijalog Microsoft Access, kliknite opciju Access database wizards,
pages and projects i tada kliknite OK. No, ako ste zatvorili okvir
za dijalog, odaberite File, New. U oba slu~aja prikazuje se okvir
za dijalog New.
2. Kliknite na karticu Databases kako biste prikazali popis ~arobnja-
ka.
3. Kliknite jednog od ponu|enih ~arobnjaka (ikona s ~arobnim {ta-
pi}em). U ovom }emo primjeru odabrati Contact Management.
4. Kada odaberete ~arobnjaka kojeg èlite, kliknite OK. Prikazuje se
okvir za dijalog File New Database.
5. Utipkajte ime za bazu podataka i tada kliknite Create kako biste
nastavili s radom. Pokre}e se ~arobnjak i neke informacije se
prikazuju obja{njavaju}i {to ~arobnjak radi.
6. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Prikazuje se popis
tablica koje moète stvoriti (slika 5.4). Tablice su prikazane s
lijeve strane, a odabrana polja tablice s desne.

38 5. VJE@BA

Polja u ozna~enoj tablici. Polja
Optional (nako{eno pismo).

SLIKA 5.4 ârobnjak automatski stvara tablice i polja.
7. Kliknite tablicu i pregledajte popis polja. Polja Optional napisana
su nako{enim pismom. Da biste uklju~ili i polje Optional, posta-
vite oznaku (kva~ica) u okvir za potvrdu. Kliknite Next kako biste
nastavili s radom.

Ne èlim ove tablice i ova polja Ne ljutite
se, to je cijena koju morate platiti ako èlite raditi
s ve} stvorenim ~arobnjakom. Sva polja moète
isklju~iti osim polja Optional, ali moète izbrisati
tablice i polja koja vam ne}e trebati. Pro~itajte 9.
vje`bu kako biste nau~ili brisati polja ili cijele ta-
blice. Ako su tablice i polja potpuno neprihvat-
ljive, vjerojatno ste upotrijebili krivog ~arobnjaka.
Kliknite Cancel i poku{ajte ponovno.

8. ârobnjak postavlja pitanje koji stil prikaza èlite. U popisu klik-
nite stil prikaza i pregledajte prethodni pregled prikaza koji se
prikazuje. Nakon odabira stila prikaza kliknite ga i tada kliknite
Next.
9. ârobnjak sada postavlja pitanje o stilu ispisa izvje{taja. Kliknite
na stil izvje{taja i pogledajte njegov prethodni pregled. Kada oda-
berete stil, kliknite ga i tada kliknite Next.


Pozadina izvje{taja Pozadina u boji upotrije-
bljena za neke izvje{taje izgleda sjajno, ali na
crno-bijelom pisa~u nikako. Stoga planirajte po-
zadinu ovisno o va{em pisa~u.

10. ârobnjak sada postavlja pitanje o naslovu baze podataka.
Naslov }e se prikazati i na izvje{tajima i moè biti razili~it od
imena datoteke. Unesite naslov (slika 5.5).
Kliknite kako biste Klikom na ovaj gumb moète
uklju~ili sliku. pregledati izbor slika.

Slika 5.5 Unesite naslov za bazu podataka i ako je potreb-
no odaberite sliku za logotip tvrtke.
11. (Mogu}nost) Da biste uklju~ili sliku u forme i izvje{taje (na pri-
mjer, logotip tvrtke) potvrdite opciju Yes, I’d like to include, a
picture. Tada kliknite gumb Picture, odaberite datoteku slike
(ako je potrebno promijenite pogon ili mapu) i kliknite OK
kako biste se vratili natrag u ~arobnjaka.
12. Kliknite Next kako biste nastavili s radom. Kada stignete u prozor
Finish, kliknite Finish da biste otvorili novu bazu podataka. â-
robnjak stvara bazu podataka. (Moè potrajati nekoliko minuta.)
Kada je baza podataka zavr{ena, prikazuje se prozor Main Switch-
board (slika 5.6). Kada otorite bazu podataka, automatski se otvara i
Switchboard.

40 5. VJE@BA

SLIKA 5.6 Prozor Switchboard je bonus koji nudi ~arobnjak.
Sve baze podataka stvorene s ~arobnjakom uklju~uju opciju Main
Switchboard koja nije ni{ta drugo nego lijepa forma s ugra|enim pro-
gramima. Ona omogu}ava da uradite uobi~ajene zadatke s bazom po-
dataka klikom na gumb. Mi u ovoj knjizi ne}emo raditi s Main Switc-
boardom pa stoga kliknite gumb Close (X) kako biste zatvorili prozor
Main Switchboard.

Mrzim Switchboard @elite li sprije~iti otvara-
nje Switchboarda svaki put kad otorite bazu po-
dataka, odaberite Tools, Startup. Zatim otvorite
padaju}i popis Display Form i odaberite [None].
Kliknite OK.

Nakon {to ste zatvorili prozor Switchboard na zaslonu vidite prozor
va{e baze podataka. Ako je trenutno na najmanjoj mogu}oj veli~ini (u
donjem lijevom kutu prozora), dvostruko kliknite na traku naslova.
Kliknite Tables kako biste vidjeli nekoliko tablica koje su stvorene.
Klikom na ostale objekte vidjet }ete kako su ostali objekti stvoreni.
Sada kada imate stvorene sve tablice, forme i izvje{taje koje ste `eljeli,
mo`da }ete htjeti pro}i kroz vje`be u ovoj knjizi kako biste nau~ili vi{e
o stvaranju i promjenama objekata. Me|utim, ako ste u `urbi da une-
sete podatke, prije|ite na 11. vje`bu gdje }ete nau~iti kako podatke
unijeti u tablice ili na 14. vje`bu gdje govorimo vi{e o formama.
U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti bazu podataka od samog po-
~etka, te kako je stvoriti pomo}u ~arobnjaka. U sljede}oj }ete vje`bi
nau~iti kako spremati, zatvarati i otvarati bazu podataka.

6. Vje`ba
SPREMANJE,
ZATVARANJE I
OTVARANJE
BAZE PODATAKA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako spremiti bazu podataka, kako je
zatvoriti, te kako je ponovno otvoriti. Nau~it }ete i kako prona}i
zagubljenu datoteku baze podataka.

SPREMANJE BAZE PODATAKA
Nakon {to isklju~ite ra~unalo ili napustite Access morate spremiti va{
rad kako ne biste izgubili informacije koje ste utipkali.
Bazu podataka spremate tako da joj pridijelite ime (5. vje`ba). Access
automatski sprema va{ rad kada unosite svaki pojedini slog. (Vi{e o
unosu slogova u 11. vje`bi.) Stoga nije potrebno spremati rad sve dok
ne odlu~ite zatvoriti bazu podataka.
Kada promijenite strukturu tablice, forme ili nekog drugog objekta,
Access ne}e dopustiti zatvaranje objekta ili cijele baze podataka bez
potvrde da li èlite spremiti ura|ene promjene. Vidjet }ete okvir za
dijalog poput onog na slici 6.1. Ako ura|ene promjene èlite spremiti,
kliknite Yes. (Ako radite s uklju~enim Office Assistantom ista pitanja se
prikazuju u balon~i}u iznad njegove glave.)

SLIKA 6.1 Kada promijenite strukturu objekta, Access }e
postaviti pitanje da li èlite spremiti promjene.

42 6. VJE@BA

Primijetite da naredbe Save i Save As u izborniku File naj~e{}e nisu do-
stupne, ozna~ene su sivom bojom. Tek kad odre|ene objekte ozna~ite
u prozoru baze podataka, kao {to je tablica, naredbe Save As i Export
postaju dostupne. Naredbu Save As moète upotrijebiti da biste tabli-
cu spremili u nekom drugom formatu (kao {to je spremanje tablice
kao izvje{taja). Naredba Export omogu}ava spremanje objekata u sli~-
nom formatu datoteke koje moè pro~itati neki drugi program (na pri-
mjer, Excel).

Upotreba tablica u ostalim programima
@elite li kopirati tablice u drugu aplikaciju ili dru-
gu bazu podataka moète to uraditi pomo}u na-
redbi Copy i Paste. Ozna~ite tablicu u prozoru
Database i odaberite Edit, Copy. Tada otvorite è-
ljenu bazu podataka ili aplikaciju i odaberite Edit,
Paste. Prikazuje se okvir za dijalog koji nudi opci-
je uljepljivanja samo strukture tablice ili strukture
s podacima. Tako|er, moète odabrati i append
podatke u postoje}u tablicu, naravno ako odgo-
varaju polja.

ZATVARANJE BAZE PODATAKA
Kada zavr{ite rad s bazom podataka, zatvorite je. Kada zavr{ite s upo-
trebom Accessa, napustite program (3. vje`ba) i baza podataka }e se
zatvoriti zajedno s programom. Ako pak èlite zatvoriti bazu podataka
i tada otvoriti sljede}u, uradite jedno od sljede}eg (slika 6.2):
l Dvostruko kliknite na ikonu izbornika Control (u gornjem

lijevom kutu) baze podataka.
l Kliknite gumb Close (X) (u gornjem lijevom kutu) prozora baze

podataka.
l Odaberite File, Close.

l Pritisnite tipke Ctrl+F4.

l Pritisnite tipke Ctrl+W (ako je prozor baze podataka aktivan).

l Kliknite gumb Open prozora baze podataka kako biste zatvorili

trenutnu bazu podataka i otvorili novu.

SPREMANJE, ZATVARANJE I OTVARANJE BAZE PODATAKA 43

Odaberite Close u izborniku File. Kliknite.

SLIKA 6.2 Postoji nekoliko na~ina da zatvorite bazu podataka.

Mogu li otvoriti vi{e od jedne baze podata-
ka? Naravno da moète. Zapravo, moète
otvoriti nekoliko baza podataka i premje{tati po-
datke iz jedne u drugu. Ako je va{e ra~unalo
kratko s memorijom (manje od 16MB), primijetit
}ete da Access radi mnogo brè kada zatvorite
sve nepotrebne datoteke.

OTVARANJE BAZE PODATAKA
Kada pokrenete Access da biste upotrijebili bazu podataka, ne}ete
èljeti stvarati novu (5. vje`ba) ve} }ete èljeti otvoriti onu koju ste ve}
stvorili.

44 6. VJE@BA

Najbrì na~in otvaranja baze podataka koju ste nedavno upotrijebili je
odabir njezinog imena u izborniku File. Slijedite naredne korake:
1. Otvorite izbornik File. Na dnu izbornika prikazuju se imena
devet baza podataka koje ste posljednje upotrijebili.
2. Kliknite bazu podataka koju èlite prikazati.

@elim vidjeti vi{e datoteka? Da biste pove-
}ali broj datoteka koje }e se prikazati u popisu,
odaberite broj do 9 u padaju}em popisu Recently
Used Files na kartici General okvira za dialog
Options (Tools, Options).

Ako baza podataka koju èlite otvoriti nije u popisu, slijedite naredne
korake:
1. Odaberite File, Open ili kliknite na gumb Open koji se nalazi na
alatnoj traci. Prikazuje se okvir za dijalog Open (slika 6.3).

SLIKA 6.3 U ovom okviru za dijalog otvorite datoteku baze
podataka.
2. Ako se datoteka ne nalazi u trenutno prikazanoj mapi, promije-
nite pogon i mapu. Vi{e o tome govorit }emo u odjeljku “Pro-
mjena pogona ili mapa”.
3. Dvostruko kliknite datoteku kako biste je otvorili.


Novi alat U okviru za dijalog Open, Accessa
2000, prona}i }ete gumb Open koji nudi odabir
(uz standardne mogu}nosti) opcija Read-Only,
Open Exclusive ili Open Exclusive Read Only.
Opcija Open Read-Only ~uva promjene koje su
spremljene u bazu podataka. Opcija Open Exclu-
sive onemogu}ava rad drugog korisnika u bazi
podataka dok je vi drìte otvorenu, a opcija Open
Exclusive Read Only radi oboje. Svaka od ovih
opcija pomaè ~uvanju od neèljenih promjena u
bazi podataka.

PROMJENA POGONA ILI MAPE
Okviri za dijalog za otvaranje (i spremanje) datoteka u programima
Officea 2000 su razli~iti od onih u Windowsima 95/98. Okviri za dija-
log Open i Save As zahtijevaju malo privikavanja.
Da biste promijenili pogon, morate otvoriti padaju}i popis Look In ili
Save In. (Ime se mijenja ovisno o tome spremate li ili otvarate dato-
teku.) Slika 6.4 prikazuje padaju}i popis u okviru za dijalog Open.
Ovdje ste u mogu}nosti odabrati pogon koji sadrì datoteku koju
èlite otvoriti.

SLIKA 6.4 Upotrijebite padaju}i popis kako biste odabrali
pogon.

46 6. VJE@BA

Nakon toga morate odabrati mapu u koju èlite spremiti datoteku (ili
iz te mape otvoriti postoje}u). Kada odaberete pogon, prikazuje se
popis mapa u tom pogonu. Dvostruko kliknite mapu koju èlite oda-
brati.
Tablica 6.1 obja{njava gumbe i ostale kontrole, koji se nalaze u okviri-
ma za dijalog Save As i Open.

TABLICA 6.1 GUMBI ZA PROMJENU POGONA I MAPA U OKVIRIMA ZA
DIJALOG WINDOWSA 95

KONTROLA NAMJENA
Vra}a vas na prethodnu pregledanu mapu,
ako takva postoji. Ina~e je gumb nedostupan.
Vra}a vas na mapu iznad one koja je prikaza-
na u okviru Save In (mapa u kojoj je trenutna
baza podataka spremljena).
Otvara Internet Explorer kako biste datoteku
mogli potraìti na Webu.
Bri{e odabranu datoteku.
Stvara novu mapu.
Otvara popis opcija prikaza za popis datoteke
(List, Details, Properties i Preview) kao i po-
dizbornik Arrange Icons gdje moète sloìti
ikone prema imenima, vrsti, veli~ini ili datu-
mu.
Otvara izbornik naredbi koje moète upotri-
jebiti za odabranu datoteku (Find, Delete,
Rename itd.).

Uz gumbe koji se nalaze na vrhu okvira za dijalog Save As i Open, s
lijeve strane se nalaze i ikone pre~ica. Neki korisnici }e u te mape
spremiti datoteke ili pre~ice datotekama:
l Mapa History Sadrì pre~ice za sve datoteke koje ste nedavno
upotrijebili. Vrlo je sli~na popisu Recently Used Documents koji
se nalazi u izborniku Windows Start.


l Mapa My Documents Osnovna mapa za spremanje Accessovih
baza podataka. Upotrijebite ovaj gumb kako biste se vratili iz
mapa koje ste mo`da pretraìvali.
l Mapa Desktop Sadrì sve pre~ice koje se nalaze na radnoj
povr{ini Windowsa. (Ovdje je bolje ne spremati datoteke.)
l Mapa Favorites Sadrì pre~ice svih datoteka koje èlite ovdje
spremiti. Otvorite li izbornik Tools u okviru za dijalog Save As ili
Open i odaberete Add to Favorites dodat }ete pre~icu u mapu
Favorites.
l Mapa Web Folders Sadrì pre~ice va{ih mapa na Webu.

PRONALA@ENJE DATOTEKE BAZE
PODATAKA
Ako imate problema u pronalaènju datoteke, Access }e vam pomo}i.
Slijedite naredne korake kako biste prona{li datoteku:
1. Odaberite File, Open ako ve} nije prikazan okvir za dijalog
Open.
2. (Mogu}nost) Ako znate dio imena upotrijebite opciju Wild
Cards.

Opcija Wild Cards Ovu opciju moète upotri-
jebiti kada ne znate cijelo ime datoteke. Zvjezdica
(*) zamjenjuje bilo koji znak ili skup znakova, a
oznaka pitanja (?) jedan odre|eni znak. Na pri-
mjer, ako znate da datoteka po~inje slovom P,
moète utipkati P*.mdb kako bi Access prona{ao
sve datoteke koje po~inju tim slovom.

3. (Mogu}nost) Ako èlite prona}i odre|enu vrstu datoteke, iz
padaju}eg popisa Files of type odaberite vrstu datoteke.
4. Kliknite gumb Tools kako biste otvorili njegov izbornik i
odaberite Find. Prikazuje se okvir za dijalog Find (slika 6.5).

48 6. VJE@BA

SLIKA 6.5 Upotrijebite okvir za dijalog Find kako biste oda-
brali mapu ili pogon gdje èlite traìti.
5. U podru~ju Look In, na dnu okvira za dijalog Find, suzite po-
dru~je traènja {to je vi{e mogu}e upotrebom ovih tehnika:
l Ako ste sigurni da se datoteka nalazi u odre|enoj mapi, u
okvir Look in utipkajte stazu (kao {to je primjerice
C:WINDOWS).
l Ako ste sigurni da se datoteka nalazi na odre|enom pogo-
nu, u padaju}em popisu Look in odaberite taj pogon.
l Ako ne znate u kojem pogonu se nalazi traèna datoteka, u
padaju}em popisu Look in odaberite My Computer.
6. Provjerite je li potvr|ena opcija Search subfolders. Ako nije,
potvrdite je.
7. Ako èlite odrediti neka druga svojstva, uradite sljede}e:
a. Otvorite padaju}i popis Property i odaberite svojstvo, kao
{to je File name ili Creation date.
b. Otvorite padaju}i popis Condition i odaberite uvjet. Va{
odabir ovisit }e o svojstvu koje ste odabrali.
c. U okvir za tekst utipkajte odgovaraju}u vrijednost.
Vrijednost mora biti u odnosu na odabrano svojstvo. Na
primjer, ako èlite prona}i datoteku koja sadrì ime John
Smith, utipkajte John Smith.


d. Kliknite gumb Add to List. Niz koji ste upravo stvorili po-
javljuje se na vrhu popisa u okviru Find Files that match
this criteria.
8. Kliknite gumb Find Now. Ponovno se prikazuje okvir za dijalog
File Open i prikazuje datoteke koje odgovaraju uvjetima
tra`enja, ako neka postoji.
9. Da biste otvorili `eljenu datoteku, dvostruko je kliknite.
U ovoj ste vje`bi nau~ili kako spremiti, zatvoriti i otvoriti bazu podata-
ka. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu upotrebom ~a-
robnjaka (Table Wizard).

7. Vje`ba
STVARANJE
TABLICE UZ
POMO] TABLE
WIZARDA
U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu upotrebom Table
Wizarda (~arobnjak za stvaranje tablica). U 8. }ete vje`bi nau~iti
kako stvoriti tablicu od samog po~etka.

ZA[TO STVORITI TABLICU?
Tablica je osnova cijele baze podataka i ~uva va{e podatke, dok je sve
ostalo samo uljep{avanje. Ako ste u 5. vje`bi stvorili praznu bazu po-
dataka, sada je vrijeme da stvorite tablicu koja }e slijediti plan obja-
{njen u 2. vje`bi. Ako ste me|utim upotrijebili ~arobnjaka, moète
stvoriti nove tablice kako biste prethodno stvorene zanemarili, ili oti}i
na 9. vje`bu da biste nau~ili kako mijenjati i prilagoditi tablice.
Tablicu moète stvoriti od samog po~etka ili upotrebom Table Wizar-
da. U ovoj }emo vje`bi govoriti o stvaranju pomo}u Table Wizarda,
dok 8. vje`ba pokriva manje automatiziranu metodu.
Table Wizard vam moè u{tedjeti mnogo vremena pri stvaranju i for-
matiranju polja koja su vam potrebna. Access je instaliran na va{e ra-
~unalo s mnogobrojnim ve} stvorenim poslovnim i osobnim tablicama
iz kojih moète odabrati onu koja zadovoljava va{e potrebe. Odabrati i
uzeti moète sva polja u svim ve} stvorenim tablicama kako biste stvo-
rili tablicu koja odgovara va{im èljama i potrebama. âk i ako ne pro-
na|ete sva polja koja trebate, upotrijebite Table Wizarda kako biste
u{tedjeli vrijeme stvaranja i kasnije dodajte polja koja vam nedostaju
(9. vje`ba).

STVARANJE TABLICE UZ POMO] TABLE WIZARDA 51

Kako znam koja polja sadrì tablica? Na-
ravno da ne znate koja polja Access nudi u ve}
stvorenim tablicama dok ne pokrenete Table
Wizarda i ne pregledate popis polja. Ako tada
shvatite da tablica ne odgovara va{im potreba-
ma, kliknite gumb Cancel i zapo~nite stvaranje
vlastite tablice (8. vje`ba).

STVARANJE TABLICE UZ POMO]
TABLE WIZARDA
Ako su polja koja èlite stvoriti ista kao polja u Accessovim ve} stvore-
nim tablicama, Table Wizard }e vam u{tedjeti mnogo muke i vreme-
na.Uz pomo} Table Wizarda moète kopirati polja iz bilo koje ve}
stvorene tablice.
Slijedite naredne korake kako biste stvorili tablicu uz pomo} Table
Wizarda:
1. U prozoru baze podataka kliknite objekt Tables i tada dvostruko
kliknite opciju Create table by using wizard.

Ostale metode Umjesto prvog koraka moète
kliknuti gumb New ili odabrati Insert, Table kako
biste otvorili okvir za dijalog New Table. Tada u
okviru za dijalog New Table moète odabrati
Table Wizard i kliknuti OK.

2. U prvom okviru za dijalog Table Wizarda (slika 7.1) kliknite opci-
ju Business ili Personal. Na taj }ete na~in odabrati popis pregled-
nih tablica koje }e se prikazati.
3. Iz popisa Sample Tables odaberite tablicu, a njezina polja
prikazuju se u popisu Sample Fields.
4. Pregledajte popis Sample Fields. Ako ugledate polje koje èlite
uklju~iti u tablicu, odaberite ga i kliknite gumb > kako biste

52 7. VJE@BA

polje pomaknuli u popis Fields in my new table. Ako èlite po-
maknuti cijeli sadràj pregledne tablice u svoj popis, kliknite
gumb >>.

SLIKA 7.1 Iz ve} stvorenih tablica odaberite polja koja èlite
uklju~iti u svoju tablicu.

Promjena imena polju Ako vidite polje koje
odgovara va{im èljama, ali vam se ne svi|a ime
polja, najprije ga dodajte u popis (3. i 4. korak).
Tada kliknite ime polja kako biste ga odabrali i
nakon toga kliknite gumb Rename Field, utipkaj-
te ime i kliknite OK. Na taj na~in polje mijenja
ime samo u va{em popisu, a u originalu ostaje
pod starim imenom.

5. Ponavljajte korake 3 i 4 da biste odabrali polja iz vi{e preglednih
tablica i na taj na~in kompletirali svoju tablicu. @elite li ukloniti
polje iz tablice, kliknite gumb <. (Da biste uklonili sva polja i
zapo~eli ponovni odabir, kliknite gumb <<.) Kada zavr{ite s
odabirom polja, kliknite Next kako biste nastavili s radom.
6. U sljede}em koraku morate utipkati ime tablice. Utipkajte {to
jasnije ime kako biste zamijenili ponu|eno.
7. Kliknite opciju Yes, set a primary key for me kako bi ~arobnjak
odabrao polje primarnog klju~a ili opciju No, I’ll set the primary
key kako biste sami odabrali polje. (Ako ste odabrali Yes, prije-
|ite na 10. korak.)


Primarni klju~ Polje koje za svaki slog mora
imati jedinstven unos. Naj~e{}e je to ID broj jer
ostala polja ~esto imaju iste unose za vi{e od
jednog sloga (na primjer, dvije osobe mogu imati
isto ime).

8. ârobnjak }e sljede}e pitati – koje polje }e biti primarni klju~
(slika 7.2)? Otvorite padaju}i popis i odaberite polje.

SLIKA 7.2 Podesite primarni klju~ za tablicu.
9. Odaberite vrstu podatka za polje primarnog klju~a:
l Consecutive numbers Microsoft Access assigns auto-
matically to new records. Odaberite ovu opciju ako èlite
da Access automatski pridijeli broj slogu koji ste unijeli.
l Numbers I enter when I add new records. Odaberite ovu
opciju ako sami èlite pridijeliti broj slogu (Access ne}e do-
pustiti unos bilo kojeg slova). Ovaj odabir je odli~an radi li
se primjerice o ID brojevima, kao {to su voza~ke dozvole.
l Numbers and/or letters I enter when I add new record.
Odaberite ovu opciju ako èlite uklju~iti i brojeve i slova u
polje. Na primjer, ako polje primarnog klju~a sadrì identi-
fikacijski broj kota~a za automobile, morat }ete unijeti i bro-
jeve i slova.

54 7. VJE@BA

10. Kliknite Next kako biste nastavili s radom.
11. Ako ve} imate stvorenu najmanje jednu tablicu u bazi podataka,
prikazuje se prozor koji nudi stvaranje odnosa izme|u tablica.
Za sada kliknite Next, a vi{e o odnosima izme|u tablica pro~itaj-
te u 10. vje`bi.
12. U prozoru Finish kliknite jednu od sljede}ih opcija:
l Modify the table design. Odaberte li ovu opciju, prije}i }ete
u prikaz Table Design, koji ste upoznali ako ste polja stvara-
li sami. Ovdje ste u mogu}nosti unijeti promjene u tablicu
prije njezine upotrebe.
l Enter data directly into the table. Ako ste zadovoljni izgle-
dom tablice odaberite ovu opciju. Prije}i }ete u prikaz Table
Datasheet gdje mo`ete unositi slogove u retke tablice.
l Enter data into table using, a form the wizard creates for
me. Odabirom ove opcije preska~ete dijelove ove knjige i
odlazite neposredno u Form Wizard (14. vje`ba), stoga ako
`elite u~iti po knjizi, zanemarite za sada ovu opciju.
13. Kliknite Finish kako biste pre{li u opciju koju ste odabrali u
prethodnom koraku.
Ako se odlu~ite da za sada ne}ete raditi s tablicom (bez obzira {to ste
odabrali u 12. koraku), kliknite gumb Close (X) prozora koji je
prikazan.
Stvorili ste tablicu. Kliknete li na karticu Tables u prozoru baze podata-
ka, u popisu }e se nalaziti i va{a tablica. Slika 7.3 prikazuje dvije
tablice.


Ovo nisu tablice ve} Tablice
pre~ice za akcije.

SLIKA 7.3 Sada imate barem jednu tablicu na kartici Tables.

[TO SADA?
Sada mo`ete oti}i na mnoga mjesta:
l @elite li nau~iti kako stvoriti tablicu od samog po~etka, nastavite
s 8. vje`bom “Stvaranje tablice bez pomo}i ~arobnjaka”.
l Da biste unijeli promjene u tablicu koju ste tek stvorili, pro~itaj-
te 9. vje`bu “Uno{enje promjena u tablicu”.
l Da biste stvorili odnos izme|u tablica, pro~itajte 10. vje`bu
“Stvaranje odnosa izme|u tablica”.
l Da biste unijeli podatke u tablicu, pro~itajte 12. vje`bu
“Uno{enje podataka u tablicu”.
l Da biste stvorili formu za unos podataka, pro~itajte 15. vje`bu
“Stvaranje forme”. (Ne odlazite na ovu vje`bu ako u tablici `elite
uraditi odre|ene promjene.)
U ovoj ste vje`bi nau~ili kako stvoriti novu tablicu uz pomo} Table
Wizarda. U sljede}oj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu bez
pomo}i ~arobnjaka.

8. Vje`ba
STVARANJE
TABLICE BEZ
POMO]I
ÂROBNJAKA

U ovoj }ete vje`bi nau~iti kako stvoriti tablicu u prikazu Table
Design.

ZA[TO NE UPOTRIJEBITI ÂROBNJAKA?
Accessovi ~arobnjaci su vrlo korisni, ali ne nude veliku prilagodljivost
kao stvaranje tablice od samog po~etka. Na primjer, ako èlite stvoriti
tablicu koja sadrì posebna polja koja nisu dostupna u ~arobnjacima,
bolje je stvoriti tablicu u prikazu Table Design. U ovoj vje`bi nau~it
}emo vas kako da stvorite tablicu od samog po~etka.

STVARANJE TABLICE U PRIKAZU
TABLE DESIGN
Slijedite naredne korake da biste stvorili tablicu u prikazu Table
Design:
1. U prozoru Database dvostruko kliknite opciju Create table in
Design view. Otvara se prikaz Table Design (slika 8.1).

Ostale metode Umjesto 1. koraka
moète odabrati Insert, Table ili kliknuti
gumb New i na taj na~in otvoriti okvir za dijalog
New Table. U otvorenom okviru za dijalog
odaberite Design View i kliknite OK.

STVARANJE TABLICE BEZ POMO]I ÂROBNJAKA 57

Ovdje po~nite s utipkavanjem imena polja.

SLIKA 8.1 U prikazu Table Design moète kontrolirati cijeli
proces stvaranja tablice.
3. Utipkajte ime polja u prvi prazan redak stupca Field Name. Tada
pritisnite tipku Tab kako biste se pomaknuli u stupac Data Type.
4. Kada se pomaknete u stupac Data Type, prikazuje se strelica pada-
ju}eg popisa. Otvorite padaju}i popis Data Type i odaberite vrstu
polja. (Ako ne uradite odabir, polje }e po osnovnoj postavci biti
tekstualno polje.) Ako vam je potrebna pomo} pri odabiru vrste
polja, pro~itajte odlomak “Shva}anje vrste podatka i formata”.

Pravila pri dodjeljivanju imena polju Ime
polja u Accessu moè biti duga~ko do 64 znaka,
moè sadràvati razmake i bilo koje simbole osim
to~ke (.), oznake uskli~nika (!), simbola naglaska
(‘) ili uglatih zagrada ([ ]). Vjerojatno }ete èljeti
upotrijebiti {to kra}a i lak{e pamtljiva imena.
Tako|er nije lo{e izbjegavati oznake poput $, %
ili # jer svaki od tih simbola ima odre|eno
zna~enje u Accessovu kodu.

58 8. VJE@BA

5. Pritisnite Tab kako biste pre{li u stupac Description i utipkajte
opis polja. (Ovo je samo mogu}nost jer }e tablica raditi i bez
opisa polja.)
6. U donjem dijelu okvira za diajlog nalazi se podru~je Field Pro-
perties za vrstu polja koje ste odabrali (slika 8.2). Uradite `eljene
promjene. Za pomo} pro~itajte odlomak “Shva}anje vrste podat-
ka i formata”.
Svojstva polja

SLIKA 8.2 Podru~je Field Properties se mijenja ovisno o vrsti
polja.
7. Ako imate vi{e polja za unos, ponavljajte korake 3 – 6.
8. Kliknite gumb Close (X) prozora Table Design.
9. Kada ste upitani `elite li spremiti promjene za tablicu, kliknite
Yes. Prikazuje se okvir za dijalog Save As.
10. U okvir za tekst Table Name utipkajte ime tablice i tada kliknite
OK.


Prijelaz iz prikaza u prikaz Nakon {to ste
unijeli prvo polje moète prije}i u prikaz Data-
sheet kako biste vidjeli izgled tablice. Odaberite
View, Datasheet ili kliknite gumb Datasheet View
na alatnoj traci. Prije nego {to prije|ete u prikaz
Datasheet mo`da }ete biti upitani èlite li spremi-
ti svoj rad. Ako se pitanje pojavi, kliknite Yes,
unesite ime i kliknite OK.

Nema primarnog klju~a Kada zatvorite pri-
kaz Table Design, mo`da }ete vidjeti poruku da
primarni klju~ nije pridijeljen. O vi{e informacija
pro~itajte odlomak “Pode{avanje primarnog
klju~a” kasnije u vje`bi.

SHVA]ANJE VRSTA PODATAKA I FORMATA
Svako polje mora imati vrstu kako bi Access znao kako se odnositi pre-
ma sadràju polja. Evo popisa vrsta iz kojih moète odabirati:
Text Obi~an tekst koji moè uklju~ivati brojeve, slova i
simbole. Polje Text moè sadràvati do 255
znakova.
Memo Obi~an tekst kojem niste odredili duljinu, pa
stoga prakti~ki nije ograni~en u broju znakova
(64000 znakova).
Number Obi~an broj (ne valuta ili datum). Access ne
dopu{ta unos bilo kojeg teksta.
Date/Time Datum ili vrijeme.
nastavlja se

60 8. VJE@BA

nastavak

Currency Format broja kao valute.
AutoNumber Access automatski popunjava slijedne brojeve za
svaki slog.
Yes/No Odgovor na pitanje. Sadràvati moè jednu od
dvije vrijednosti: Yes ili No, True ili False ili On ili
Off.
OLE Object Veza s drugom bazom podataka ili datotekom.
Ovu opciju ne pokriva ova knjiga.
Hyperlink Veza s lokacijom na Webu. (Za vi{e informacija
pro~itajte 27. vje`bu.)
Lookup Wizard Omogu}ava stvaranje popisa za odabir vrijednosti
iz neke druge tablice ili popisa vrijednosti u
kombiniranom okviru za svaki slog. Ovo je nova
opcija o kojoj }emo vi{e govoriti u 16. vje`bi.

Uz vrstu polja svako polje ima i opcije formatiranja koje moète pode-
siti. Ove opcije su prikazane u donjem dijelu okvira za dijalog u po-
dru~ju Field Properties. Opcije formatiranja se mijenjaju ovisno o vrsti
polja i ima ih toliko mnogo da }emo nabrojati samo neke:
Field Size Najve}i mogu}i broj znakova koje korisnik moè
unijeti u polje (moè se pridijeliti samo polju
Text).
Format Padaju}i popis dostupnih formata za odre|enu
vrstu polja. Tako|er, moète stvoriti i korisni~ke
formate.
Decimal Places Za polja broja moète podesiti broj decimalnih
mjesta koja }e se prikazati.
Default Value Ako }e polje naj~e{}e sadràvati odre|enu
vrijednost (primjerice, za sve zaposlene isti
pozivni broj grada), unestite vrijednost uz ovu
opciju i u{tedjet }ete na vremenu. Vrijednost
unesena uz pomo} ove opcije, uvijek se prikazu
je u novom slogu i moète je izbrisati i utipkati
novu vrijednost kada ona ne odgovara sadràju.


Required Odaberite Yes ili No kako biste Accessu rekli kada
ovo polje moè ostati prazno kod uno{enja
novog sloga.

PODE[ENJE PRIMARNOG KLJUÂ
Gotovo svaka tablica mora sadràvati barem jedno polje koje ima
jedinstvenu vrijednost za svaki slog. Na primjer, u tablici pasa mo`da
}ete èljeti svakom psu pridijeliti njegov ID broj i na taj na~in imati ID
# polje u tablici ili moète odabrati da upotrijebite registracijski broj
svakog psa. Takvo jedinstveno identifikacijsko polje nazivamo polje
primarnog klju~a. Ako tablica bude jedna strana relacije jedan-prema-
mnogo, tada ona mora imati primarni klju~.

Polje primarnog klju~a Polje koje za svaki
slog mora sadràvati jedinstveni unos. Naj~e{}e je
to ID broj jer ostala polja mogu sadràvati iste
unose za vi{e od jednog sloga (na primjer, dvije
osobe mogu imati isto ime).

Accessu morate re}i koje polje èlite upotrijebiti kao primarni klju~ i
kako bi Access sprije~io uno{enje istih vrijednosti za vi{e od jednog
sloga u tom polju. Slijedite naredne korake kako biste podesili pri-
marni klju~:
1. U prikazu Table Design odaberite polje koje èlite za primarni
klju~.
2. Odaberite Edit, Primary Key ili kliknite gumb Primary Key na
alatnoj traci. Prikazuje se simbol klju~a lijevo od imena polja kao
{to je prikazano na slici 8.3.

62 8. VJE@BA

Simbol klju~a

SLIKA 8.3 Polje primarnog klju~a je ozna~eno simbolom
klju~a.

PRIJELAZ IZ PRIKAZA DESIGN U
PRIKAZ DATASHEET
Dva prikaza su dostupna kada radite s tablicama, prikaz Design i Data-
sheet. Najlak{i na~in prijelaza iz prikaza u prikaz je klikom na strelicu
koja se nalazi uz gumb View na alatnoj traci (slika 8.4) i tada odaberite
prikaz iz padaju}eg popisa.

SLIKA 8.4 Odaberite prikaz koji `elite iz padaju}eg popisa.
Sljede}i je na~in prijelaza:
1. Otvorite izbornik View.

13415866 vodic-kroz-access-2000

13415866 vodic-kroz-access-2000

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Semelhante a 13415866 vodic-kroz-access-2000

Semelhante a 13415866 vodic-kroz-access-2000 (10)

13415866 vodic-kroz-access-2000