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使用Outlook提高工作效率
- 1. 如何使用Outlook 提高工作效率 benwhite
- 2. 缘起 我原来一直使用foxmail来收发邮件，这个是从大学带过来的习惯。习惯确实 很难改，从而也会成为我们成长过程中的阻碍因素。 进公司不久，开始尝试使用outlook，系统自带的，感觉其中很多功能确实便 捷，对提高工作效率大有裨益。 因此和大家分享，交流进步。 2
- 3. 概述 初见outlook 往往感觉3个字：好复杂。比foxmail复杂多了，不必说高大的皂荚树,紫红 的桑葚，不必说右边的日历，任务栏，光菜单里面就有很多内容，不就一个邮件客户端吗？ 有必要搞那么复杂吗？软件就是这样，越做越复杂，就想满足所有用户的需求。Naïve， stupid。 对于咱这些邮件需求不深的用户，套用那句话：弱水三千，我只取一瓢饮。取我所需 即可，咱是用工具的，不能被工具所用。 OUTLOOK能用的有4块，邮件，日历，任务，日记。 是的，就4块，4块足够了，真的。 相信我，没错滴~ 3
- 4. 邮件 最近邮件貌似多 起来了 前期设置 – 保留服务器副本 – 收发时间设置 – 布局调整 收发效率 – 建立分类文件夹 – 名片&通讯组 4
- 5. 保留服务器副本 初次打开outlook，肯定需要新建账号，这一步的教程就跳过了，相信你有这个实力， 不懂的话，可以人肉搜索一下，再不懂的话，打电话给bill。 接下来要设置一下，因为很多人发现，我收了信以后，服务器上的原件就没了！！！ 天杀的默认设置，春哥都没办法恢复啊。于是要设置一下。 菜单工具--账户设置--点击更改 5
- 11. 建立分类文件夹 选择新建规则.. 按照提示 在步骤2里 将发件人的邮件地址设置好 以及移动的文件夹 设置好。当然这里有很多多样化的设置，大家可以择取所需。 按照提示 点击下一步 下一步 在最后一步 可以勾选 立即运行此规则，将旧的邮件 全部归档。 妈妈再也不用担心我的邮件分类，so easy ~~~~ 11
- 12. 签名&通讯录 2 签名和通讯组 签名估计foxmail里也有 ，outlook可以设置多个签名，这样新建邮件的时候默认一 个，回复的时候使用另一个，比较人性化一点 通讯组的好处是，不必一个个输入邮件 地址，也不需要找前一个人的群发邮件， 再答复全部。 新建一个通讯组列表，将收件人加入。 这样发邮件直接输入通讯组名即可。 12
- 14. 日历 在OutLook的左下方 点击日历 切换到日历视图 接下来在需要的地方双击 新建工 作。默认是一次性的，可以再设置重复周期，使其变成常规任务，譬如我的数据和 工作日报。在时间快到达的时候，OutLook会自动弹窗提醒。 这个功能养成习惯后，真的受益匪浅。既可以提醒自己，也无形中形成了工作 记录，便于回顾。 14
- 15. 任务 喂，干活啦~ 任务标记 有时候一封邮件来了，但是当前忙于其他事情，或者需要后续跟 进和留意，那么直接在邮件右侧的小红旗单击标记即可。这样任 务就出现在outLook的右下方的任务列表里，便于查看和提醒。 15
- 16. 日记 日记功能，我是用来记录工作日报和一些好文章的收录。Ctrl+8 即可调出。 双击新建日记，想干啥干啥吧。 好处是不需要新建word文档来保存内容，而且这样查找也超级方便。 一天又过去了， 又老了一天… 16
- 17. 回顾 其实使用OutLook还有 一个好处是，大家的邮 件不会相互间乱码了 • 邮件： – 前期设置，分类文件夹，签名&通讯组 • 日历 – 时间安排，提醒功能 • 任务 – 标记，后续跟进 • 日记 – 工作日报，收藏文章 还有其他诸如：投票功能、新建会议要求、 分类标识等 ， 日常用处不大。按下不表 。 有兴趣可以自行研究帮助文档，或者百度谷歌之~ 17
- 19. 完 终于写完了 累啊~ 19