梁老師演講benny611226@yahoo.com.tw

1. 談 不能不知道的公務禮儀您
與
會 議 專 案 實 務
主講人：梁崇偉

2. 第一單元
談 不能不知道的公務禮儀您

3. 禮儀的相關定義
• 禮節：
正式社交場合，交際應對的相約成俗的共識與習慣。
• 禮儀（ Etiquette ）：
正式的儀式或儀典，屬莊嚴隆重的大場面。
• 國際禮儀（ International Etiquette ）：
國際社會日常生活相互往來所通用之禮節，此種禮節乃是
多年來根據西方文明國家的傳統禮俗、習尚與經驗逐漸融
化而成 。
• 禮貌 (courtesy) ：
一般人與人交往的時候，雍容有禮的態度和行為舉止。

4. 禮儀的相關定義
• 禮賓（ Protocol ） :
禮待賓客， protocol 一詞源自希臘文 , 本
意是「粘合」，後引申為國家與國家之間
表示敬意和友好的一整套禮儀規範和行為
準則。

5. 禮儀的分類
1 、國際（ 外、外交）禮儀涉 ：國際禮儀採狹義解釋，特性為層級
高、對外事務且具嚴謹的儀式性。
2 、公務及商務禮儀
(1) 公部門禮儀
(2) 商業禮儀
3 、接待服務禮儀（專業工作與專業人員）
(1) 宴會接待
(2) 會議接待
(3) 會談接待
(4) 展覽接待
4 、民俗禮儀
(1) 婚禮
(2) 喪禮
(3) 喜慶：賀壽等
5 、生活禮儀：電話禮儀、乘車禮儀、網路禮儀、書信禮儀、求職
面試禮儀、稱謂禮儀、餽贈禮儀 ....

6. 禮儀的分類
依活動面向分類：
「食」：飲食餐宴禮儀
「衣」：服裝禮儀
「住」：居家與外宿禮儀
「行」：行路與交通禮儀
「育」：辦公室等公務禮儀
「樂」：休閒禮儀

7. 服裝禮儀：
• 男士服裝：
西服 (Suit) ：
時尚 服便 (Smart Casual
或 Business Casual)
‧ 士之服裝：女
洋裝或套裝
公
務
禮
儀

8. 服裝禮儀：
常見錯誤：
• 正式場合著短袖襯衫。
• 就座時露出小腿。
• 襯衫領口黃漬、衣領 折。縐
• 女性白天穿著亮片或鮮豔服裝。
公
務
禮
儀

9. 稱謂禮儀 ：
稱謂為終身者：
1 、爵位： 勳爵士 Sir 爵士 Lord
2 、博士 Dr.
3 、大使 Amb.
公
務
禮
儀

10. 稱謂禮儀 ：
• 官方正式場合與文書習用稱謂用法：
1 、姓 + 職稱 + 名
例如：王局長志成、張主任文中
2 、姓 + 名 + 職業、學位
例如：陳克強醫師
劉長政博士（劉教授長政）
公
務
禮
儀

11. 稱謂禮儀 ：
（補充）官方稱謂習慣用法：
私下當面之尊稱：
張「副座」…
官方公文尊稱上司：
鈞座（公文書禮儀）
公
務
禮
儀

12. 稱謂禮儀 ：
Q1 ：姓「傅」的稱謂？容易誤會：
「傅」局長還是「副局長」？
→ 傅志成局長
Q2 ：已卸任者如何稱呼？文書或請柬
？
→ 稱頭銜或曾擔任最高職位
公
務
禮
儀

13. 名片禮儀 ：
• 名片設計印刷原則：
• 遞收名片原則：
• 名片管理：
就是人脈管理
公
務
禮
儀

14. 名片禮儀 ：
☆ 禁忌～ 請勿：
• 把玩名片。
• 立刻收起
→ 收到名片先複誦對方姓名職銜。
• 當面在名片上寫字。
• 使用有折痕、 漬或塗改的名片。污
• 告辭或離席時， 上名片忘記帶走。桌
• 主動向高階、女性或知名人士索取名
片（如非必要）。
公
務
禮
儀

15. 公務餽贈 :
禮品選擇：
代表我國、地方、公司的紀念品或特產
原則：
‧ 具有特色
‧ 易於攜帶
‧ 具紀念性或實用性
公
務
禮
儀

16. 公務餽贈 :
贈禮準備工作：
• 除非本人親送，否則應在 品上書寫禮
贈送人姓名或附上有
“With the Compliments” 的名片
（致贈外賓）
• 單客 - 單主：可不需貼贈禮名片。
• 多客 - 單主：需貼贈禮名片。
• 單客 - 多主、多客 - 多主：備名片信封
且上書贈禮對象，內裝贈禮名片或書
寫卡片。
公
務
禮
儀

17. 公務餽贈 :
贈禮禁忌 -
• 一般原則：貴而累贅（ white elephant ）
• 不便攜帶與運送
• 過於貴重（尤對官方人員）
• 贈與金錢
• 敏感意涵（如女士贈男士領帶、男士贈
女士貼身飾品）
公
務
禮
儀

18. 辦公室電話禮儀：
去電：
先說：自己單位、姓名，再請教是
否為想聯絡的對象。
常見負例：
1 、以為對方知道自己是誰。
2 、討論複雜公事：言不及義、漏掉要點。
3 、滔滔不絕：
公
務
禮
儀

19. 辦公室電話禮儀：
接電話：可響 2 到 3 聲再接，先報自
己單位並說問候語。
‧ 找的人不在？
‧ 是否告知同仁行動電話？
‧ 請對方稍候時？
‧ 如何掛電話？
公
務
禮
儀

20. 行動電話電話禮儀：
• 性質：
• 是否詢問行動電話號碼？
公
務
禮
儀

21. 電子通信禮儀：
優點：
• 快速
• 方便
• 可附帶電子文件 案檔
風險：
• 保密性
• 誤傳
錯誤觀念→傳送視為已告知
公
務
禮
儀

22. 會議禮儀：
會前：
提前抵達會場：
審閱資料
認識重要與會者
會中：
依條列式重點發言
聲音宏亮清晰
注意發表不同意見時的言語表達
主持人、司儀禮儀：
提問者禮儀：
傳譯禮儀： §
公
務
禮
儀

23. 第 二 單 元
如何辦一個成功的會議專案

24. 如何辦一個成功的會議專案
會議形式：
1. 集會（ meeting ）
2. 大會（ assembly ）
3. 研討會（ conference ）
4. 會議、代表大會（ congress ）
5. 會員大會、展覽會（ convention ）
6. 學術研討會（ colloquium ）
7. 專家討論會（ seminar ）
8. 座談會（ symposium,small conference ）
9. 高峰會（ summit ）

25. 如何辦一個成功的會議專案
※ 會議專案的幾項組織工作
會議之發起→確定 5W ：
什麼目的 (What) ：
什麼地方 (Where) ：
什麼時間 (When) ：
對象或參與者是誰 (Who)
什麼方式執行 (How) ：

26. 如何辦一個成功的會議專案
※ 會議專案的幾項組織工作
步驟 1 ：
參考舊案與前例
諮詢曾經辦的相關人員

27. 如何辦一個成功的會議專案
※ 會議專案的幾項組織工作
步驟 2 ：
會議專案企劃的擬訂
範例 1 ： 實踐大學兩岸青年交流研討會企劃書

28. 如何辦一個成功的會議專案
※ 會議專案的幾項組織工作
步驟 3 ：會議預算編列與管控
有限預算之分配，先訂優先順序：
1. 印刷品
2. 午餐餐盒
3. 礦泉水
4. 場地 置費佈
5. 講座出席費
6. 茶點餐宴費
7. 訪賓紀念品
：
：

29. 如何辦一個成功的會議專案
※ 會議專案的幾項組織工作
步驟 3 ：會議預算編列與管控
經費預算不足之策略：
開源→贊助、募款、爭取經費
節流→志工、物資募集、檢討執行
項目之必要性

30. 如何辦一個成功的會議專案
※ 會議專案的幾項組織工作
步驟 4 ：人員的分工與協同
製作工作人員分組 聯繫電話一覽表暨
範例： 籌備分組連繫窗口通訊錄

31. 如何辦一個成功的會議專案
※ 會議專案的幾項組織工作
步驟 4 ：人員的分工與協同
有關專案經理人：總負責人→ P.C.T.S
◎ 成果導向（ P ， performance ）
◎ 成本控制（ C ， cost ）
◎ 時間管理（ T ， time ）
◎ 眼界（ S ， scope ）：
宏觀控制（ Macro-control ） & 鳥瞰監督（ panoramic view ）
→ 各組工作行有餘力可幫忙，勿拘泥與沈溺於各組細項工作，機
械式工作發包出去、交代下去。

32. 如何辦一個成功的會議專案
※ 會議專案的幾項組織工作
步驟 5 ：專案執行進度管控與掌握
進度管控：
→ 製作工作進度表
範例 1 ： 工作進度表

33. 如何辦一個成功的會議專案
※ 會議專案的幾項組織工作
步驟 5 ：專案執行進度管控與掌握
進度管控：
→ 製作工作甘特圖（ Gantt Chart ）
範例 2 ： 工作甘特圖

34. 如何辦一個成功的會議專案
※ 會議專案的幾項組織工作
步驟 5 ：專案執行進度管控與掌握
1 、製作大會手冊：
2 、製作工作檢 表查 （可標記時間縱軸）：掌握進度與完
成事項。
3 、定期召開籌備工作會議：追蹤進度、發現新問題、
提出解決方案。

35. 排序 3P 原則：
1. 階級職位（ Position ）
2. 政治考量 (PoliticalSituation ）
3. 人際關係、交誼
（ Personal Relationship ）
禮
賓
排
序
的
藝

36. 其他排序之方式：
1. 中文筆畫：避免紛爭
2. 英文字母：各國排序
（每屆輪流、地主殿後）
3. 年齡大小：敬老尊賢
4. 進場或報到順序：
First come ,first serve
禮
賓
排
序
的
藝

37. 如何決定禮賓名單的排序：
先依 3P 原則依次詳列各組群之賓客名單。
範例： 賓客名單
禮
賓
排
序
的
藝

38. 再依各種場合排序位置一一排入：
1 、尊右為原則
2 、宴會座次安排 :
華洋及男女分座
實際操作範例：（常見之中式圓 排法）桌
禮
賓
排
序
的
藝

39. 會議座次安排：
以單位排序為優先 :
長型桌 T 字型 戲院式
字型 課堂式 口字型ㄇ
E 字型 而字型
實際操作範例： 長 會議室座位圖桌
禮
賓
排
序
的
藝

40. 典禮舞台位置安排 :
大會舞台座次安排
實際操作範例：
□ □ □ □ □ □ □ □ □ □
（客 5 ）（客 4 ） （客 3 ）（客 2 ） 主賓 主席 （陪 2 ）（陪 3 ） （陪 4 ） （陪 5 ）
□
講台 □司儀
○○○○○○○○○○ ○○○○○○○○○○ ○
○○○○○○○○○ ○○○○○○○○○○
○○○○○○○○○○ ○○○○○○○○○○ ○○○
○○○○○○○ ○○○○○○○○○○
○○○○○○○○○○ ○○○○○○○○○○ ○○○
○○○○○○○ ○○○○○○○○○○
禮
賓
排
序
的
藝

41. 接待禮儀（會議現場）：
製作現場工作流程表（ Rundown ）

42. 會前檢 工作重點：查
‧ 接待檯：貴賓證、簽到簿、貴賓資
料袋（貼貴賓姓名）。
‧ 所有前置作業：放置名片座位卡、
場地 置、看板、影音設備測試、佈
茶水供應等等。
‧ 指示牌標示清楚：
洗手間！
‧ 動線再走一遍。

43. 禮賓人員：
‧ 接待人員服裝：依會議性質調性 - 整齊畫
一且表現專業。
‧ 接待工作態度要求：主動詢問與接待。
‧ 注意尖峰時段：人力靈活調配。
‧ 送佛送上天 - 帶人帶到位。
‧ 接待人員會前需集訓，統一說明講解，選出
組長，並走過至少一次動線，熟悉所有場地
與設施。

44. 司儀、主持人：
‧ 現場事前演練
‧ 專職專心
→manager 不要兼任 M.C.
‧ 練習適可而止
翻譯（口譯）人員？

45. 重要人士之接待：
迎送的安排：
→ 裡接送？哪
→ 東道主 位高級長官陪？哪

46. 媒體人員的安排：
→ 照相錄影的關鍵時間？
→ 攝影位置何如安排？

47. 交通安排：
→ 自行前往？
→ 備有接駁專車？

48. 餐點安排：
→ 發放餐盒？
→ 準備 餐？桌
→ 份數？
→ 葷素？

49. 貴賓隨行人員之安排：
司機、秘書……

50. 是否代為安排外賓食宿？

51. 安排全體與會人員大合照

52. 會後工作：
‧ 撤收與復原工作
‧ 經費結算與核銷
‧ 檢討會議
‧ 專案整理歸檔

53. 危機管理：
明知卻忽視的可能：
「莫非定律 (Murphy’s Law) 」

54. 危機管理：
忽略的細節：
做到就好還是做到好？

55. 危機管理：
‧ 建立明確的溝通方式：
‧ 單方面的善意：
‧ 觀念模式與邏輯思考不同：

56. 危機管理：
事前說清楚講明白

57. 危機管理：
意想不到的事件
→ 退路？
→ 彈性空間？
☆ 培養長期經驗

58. 禮儀工作心得
專案經理人：
‧ 不怕難不怕煩
‧ 多工進行的能力
‧ 抗壓性

59. 禮儀工作心得
專案辦理：
自掏腰包做到最好？
Y or N ？

60. 禮儀工作心得
禮儀核心精神 :
站在對方的立場來思考
→ 便利、受重視。

61. 禮儀工作心得
禮儀工作態度：
→ 先要中規中矩
→ 再求積極進取

62. 62
● 基礎領域：
1 、生活基本禮儀：衣、食、住、行、育、樂
2 、日常社交禮儀
● 進階領域
1 、涉外（外交）禮儀
2 、公務暨商務（職場）禮儀
3 、公務暨工商界正式典禮實務
● 專業領域
1 、主持人與司儀工作
2 、禮賓接待人員實務訓練
3 、親善禮賓社團訓練
● 簡報與發表
● 商務活動專案事務管理
（ 1 ）宴會專案管理
（ 2 ）茶會專案管理
（ 3 ）會議專案管理
（ 4 ）展覽會專案管理
（ 5 ）記者招待會
（ 6 ）會見專案管理
（ 7 ）各式典禮活動專案管理
● 人際管理與溝通
感
謝
您
的
參
與
！

63. 6363
聯絡方式
e-mail :
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