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はじめに
情報共有と文書管理の効率的な方法の探求は、企業にとっての永遠の課題になってい
ます。しかし企業は、情報共有と文書管理の導入の必要性を感じていながらも、IT
投資先の優先順位としては低かったのもこの課題分野に対してかもしれません。その
原因として、投資効果が Before/After の数値として表すことが難しいためだと思い
ます。
ところで、個人が使う洋服や、文房具、携帯電話、PC を選ぶ基準はどこにあるので
しょうか。要求される性質、性能、機能、価格は底辺にはあるものの、別のファクタ
ーとしてはデザインや使い勝手などの好みで製品を選択しているものと思います。ま
たその決定が結果的に仕事や遊びの効率や楽しさ、満足感を高めるだけでなく、利用
者の個性を作ることにつながっていることは疑いようのないところです。
そこでの選定行為では、対象の製品に対する投資効果があるかどうかは、初期段階の
大きな判断基準にはなっていないはずです。
企業が情報共有や文書管理のツールに何を利用するかということは、最初に価格や投
資効果を考えることを判断するのではなく、個人の嗜好の選択過程と同様に、ベース
となる要件とともに、利用者の使い勝手や、好みを重要なファクターとして考える必
要があるものと考えます。そしてその厳選した選定結果が、企業の価値やビジネスの
効率を高めることにつながるものになってくるはずです。もちろん企業の最終的な決
定判断には予算にあうかどうかを考える必要がありますが、仮にツールの導入が予算
に合わずに断念せざるを得なくても、それまでの選定過程は、企業でのツールの利用
方法を再確認し、選定のバリデーションともなるので、決して無駄になることはあり
ません。
最新のオープンソースのライブラリ、フレームワークを数多く取り入れた Alfresco
は、変化の激しい IT 環境、ユーザビリティに追従することができる、企業のための
コンテンツプラットホームとして優れたサービスを提供します。本誌では Alfresco
にご興味をもっていただいたお客様を対象に、Alfresco の特徴を紹介します。
（本誌は、2014 年 1 月から 2 月にかけてシンクイット(ThinkIT)様の Web ページに
おいて４回シリーズで掲載させていただいた記事を元に再編集しました）
3. 3
目次
Alfresco の概要 4
なぜコンテンツ管理が必要か 4
オープンソースのコンテンツプラットホーム−Alfresco 5
Alfresco でできること 8
Alfresco を使ってみましょう 11
エンタープライズ版とコミュニティ版の違い 11
Alfresco Share を試してみましょう 12
Alfresco Share の機能 14
ハイブリッドコンテンツプラットホームーAlfresco 24
社外との情報共有の実際と問題点 24
Alfresco in the cloud と Cloud Sync 25
Cloud Sync の設定 28
Alfresco Workdesk 35
文書が中心の業務アプリケーションとしての利用 35
Alfresco Workdesk 35
Alfresco Contract Management 40
最後に 41
5. 5
を利用しているケースが多くみられますが、これらはコンプライアンスの観点から、
企業にとっては危惧する問題です。不必要な情報漏洩を防止するために、IT 部門は
ファイルを暗号化したり、通信ポートを遮断したり、クライアント監視ツール等の対
策が必要となってきます。しかしながら、こういった
手段はユーザにとっては使い
にくいシステムになりがちです。テクノロジーの進化によって新たなソリューション、
例えば Dropbox などの共有ストレージ
サービスを利用する抜け道ができる等、最大
のセキュリティホールがそれらを利用する人になってしまうことは、近年の情報漏洩
事件においても明らかです。こうしたファイル転送サービスや共有サービスは、取引
先にファイルを送付し、外出先から社内のファイルサーバにある情報にタブレット等
のモバイル端末でアクセスしたい時にはとても便利ですが、使用を禁止されている企
業は多いです。
一方、企業のコンプライアンスや、業界の規制にそった形でレコード管理が求められ
ます。多くの製造業やソフトウェア開発の企業では、品質管理マネジメントモデルで
ある ISO 9001 や ISO 14001 の遵守を、サービスを受ける側から求められ、多数の
企業が既に認証や監査を受けているものと思います。ISO 9001 では、製品やサービ
スがユーザに提供されるまでの過程を重視し、その中で品質に係る文書の保管方法や
所在、保護、検索、保管期間、廃棄ルール等を明確化することが求められます。多く
の企業は紙文書としてそれらを保管していることが多いですが、紙での取り扱いは、
キャビネットの増加による保管コストの増加や、重要な書類が書類の山に埋もれてし
まい、探す時間のために仕事が遅くなる等、紛失等の危険性も抱えています。
このような問題はコンテンツプラットホームを活用することで、適切に文書を管理す
ると同時に、保管コストを下げ、生産性の向上につなげることができます。
しかしながら、企業はコンテンツ管理の必要性に対して十分認識されているものの、
IT の投資の優先順位としては、低い状態に置かれることが多くみられます。その理
由としては、既存のコンテンツ管理製品の初期投資が高額になることや、投資対効果
をそれぞれの企業が算出することが難しいことが原因となっています。Alfresco はこ
うした企業の問題解決を支援します。
オープンソースのコンテンツプラットホーム−Alfresco
Alfresco は 2005 年に Documentum の創設者の John
Newton と Business
Object
COO
の John
Powell が中心となって設立された、オープンソースでコンテンツ
プラット
ホームを提供する会社です。設立から 20 年以上も経つ、他の ECM
(Enterprise
Content
6. 6
Management)ベンダー比べると若い会社ですが、そのマネジメントチームは、Oracle
や FileNet 等の長年 ECM に取り組んできたエキスパートで構成され、コンテンツプラ
ットホームをオープンソースとして、１から作り直すことを目指しました。当時利用
できた新しい技術、例えば、Spring
Framework で提供される DI(Dependency
Injection)、
AOP(Aspect
Oriented
Programming)、Web
Scripts や Java
Script の
ようなスクリプト言語をリポジトリのフレームワークとして利用しながら、様々なビ
ジネスシーンに対応できるよう、柔軟なデータモデルを構成できるシステムになって
います。このため、最近のクラウドへの対応や、マルチテナンシ（１つのインスタン
ス上で複数ドメインのユーザとコンテンツを管理）、モバイルへの素早い対応など、
製品の拡張性が高いだけではなく、メンテナンス性に優れたアーキテクチャとなって
います。また、Alfresco が提供するサービスは、業界標準である CMIS,
JSR-170
に
準拠しており、開発者は他システムとのインテグレーションや、独自ユーザインター
フェース等のシステム構築を簡単にすることができます。
図２
Alfresco と周辺システムとの連携
Alfresco はオンプレミス版である”Alfresco
One”の他に、パブリッククラウドで
のコンテンツ
プラットホーム
サービス、"Alfresco
in
the
cloud"を提供していま
7. 7
す。この Alfresco
in
the
cloud ではオンプレミスと同等のユーザインターフェース
および機能を提供しており、無償ですぐにご利用いただけます。
特筆すべきこととして、Alfresco はこのクラウド環境とオンプレミス環境のコンテ
ンツを常に同期する Enterprise
Cloud
Sync を用意しています。この Enterprise
Cloud
Sync を利用することによって、例えば、クラウドには取引先のパートナーを
登録し、共有したいドキュメントを同期することで、社外のユーザが社内のコンテン
ツリポジトリにアクセス
することなく、情報をセキュアに共有することができます。
図３
Enterprise
Cloud
Sync
また Alfresco は、iOS と Android の両方に対応したモバイルアプリケーションを提
供して
います。これらはダウンロードしたらすぐに、会社のオンプレミスの
Alfresco のサーバ、または Alfresco
in
the
cloud の環境にアクセスし、最新のド
キュメントを取得することができます。急に客先のミーティングで必要になったドキ
ュメントをモバイルデバイスでア
クセスして利用することはもちろん、工事現場の
写真をその場で撮影し、これをプロジェクトのメンバー全体にすぐに共有することも
簡単です。また、Alfresco のモバイルアプリケーションからワークフローも利用す
8. 8
ることができるので、いつでもどこでも、社内稟議の承認や、開発ドキュメントのレ
ビューを行うことができ、ビジネスプロセスを迅速に進めることができます。
次に Alfresco の主な機能について説明します。
Alfresco でできること
Alfresco は以下のような基本的な文書管理機能、レコード管理、情報共有、Web コン
テンツ管理、そして BPM/ワークフロー機能をカバーします。
これらの機能は、Alfresco
Share という Web
UI からその機能を利用することができ
ますが、CIFS や FTP,
WebDAV、さらには IMAP からもアクセスすることができます。
図４
Alfresco の主要機能
文書管理機能
Alfresco は企業のコンテンツ管理基盤として必要な要件を網羅しています。主な機能
としては、バージョン管理、ドキュメント間のリンク、セキュリティ、認証、監査証
跡、検索、トランスフォーメーションサービス、自動属性抽出、カテゴリ管理などで
す。そしてこれらの機能はハイブリッド コンテンツ プラットホームとして、オンプ
レミスおよびクラウドの両方で提供されます。
9. 9
図５
コンテンツリポジトリ機能
レコード（記録）管理機能
従来の ECM が持つレコード管理機能は、ユーザにとって決して使いやすいものでは
なく、利用するにはスペシャリストが必要なほどでした。Alfresco のレコード管理機
能は、ユーザに利用しやすい設計になっており、ファイルの保管については Web の
ユーザインターフェースだけではなく、CIFSやIMAP経由でも行うことが可能です。
Alfresco のレコード管理機能は、オープンソースでは初めて米国国防省の電子レコー
ド管理アプリケーションに関する DoD 5015.02-STD 認定を取得しています。この
DoD 5015.02-STD は今後、軍や公共機関の電子記録だけではなく、一般の企業のレ
コード管理についてもこの規格がベースになる可能性があります。（こちらの動画も
ご参照ください：https://youtu.be/ZBljXr6OEuo）
情報共有機能
Alfresco では、文書や画像データ等のコンテンツの共有機能だけではなく、Wiki や
Blog の形式で情報を共有することができます。また、データリスト機能によって、
表形式のデータを格納することも可能です。情報共有機能については次章で詳しく説
10. 10
明します。
ワークフロー機能
Alfresco では軽量なビジネスプロセスエンジンの Activiti を利用し、その上にワーク
フローを提供しています。Activiti はビジネスアプリケーションへの組み込みや、ク
ラウドシステムの利用を想定して開発されたものになっています。プロセス仮想マシ
ンアーキテクチャを採用しているため、記述言語にとらわれることなくビジネスモデ
ルを定義することができるようになっています。
図６
Activiti ワークフローコンソール
11. 11
Alfresco を使ってみましょう
エンタープライズ版とコミュニティ版の違い
Alfresco にはエンタープライズ版（有償版）の Alfresco One と、コミュニティ
版（無償版）の Alfresco Community Edition があります。
この Community Edition は Alfresco の製品ではありません。有志の開発者に育
まれているコミュニティの賜物です。無償で Alfresco の機能を簡単に試すこと
ができます。また、世界各国の開発者が日夜新しい機能をいち早く投入したい
と取り組んでいるもので、将来の Alfresco の姿を有償版の Alfresco One に先駆
けて試し見ることができます。ただし、Community Edition は Alfresco や正規
パートナーのサポートを受けることはできません。また Alfresco で製品テスト
を行っていないため、ビジネスで本格的に利用するには危険性があります。
一方、有償版の Alfresco One は Alfresco が製品として提供しているバージョン
です。Alfresco 社内での製品テストを通過しているもので、Community Edition
に比べて安定性があります。そしてこれはサブスクリプションとして年間使用
料を支払うことで提供され、サポートも受けることができます。こちらもオー
プンソースですので、サブスクリプションを購入した後に、ソースコードにア
クセスすることができるので、使用中に不具合があった場合に、サポートに問
い合わせしながら、自分でソースコードを見て不具合を追求したい時などにも
使えます。（オープンソースでないベンダーの製品を利用している時に、サポー
トのもどかしさを感じて、ソースが見たいという時もあるかと思います。）
表１は Alfresco One と Alfresco Community Edition との主な違いを比較した
ものです。
商用オープンソースとして提供される Alfresco One は従来型のプロプラエタリ
な ECM 製品が持つベンダーのサポートによる信頼性と、コミュニティを中心と
する製品が持つ、オープンソースによる透過性の利点を併せ持つ、理想的な製
品といえます。
12. 12
表１
Alfresco One と Alfresco Community Edition の違い
Alfresco
One（エンター
プライズ版）
Alfresco
Community
Edition（コミュニティ
版）
オープンソース
○
○
モバイルアプリの利用
○
○
安定性、信頼性
○
×
プラットホーム
右記に加えて商用の
DB(MS
SQL
Server,
Oracle,
DB2),
App
Server
(Oracle
Weblogic,
WebSphere)が
利用可能
オープンソース(DB:
My
SQL,
Postgres,
App
Server:
Tomcat,
JBoss)
サポートの有無
○
×サポートなし
品質テストの有無
○
×
スケーラビリティ／HA 構
成の可否
○
×
システム設定／構成ツー
ルの有無
○
×
Enterprise
Cloud
Sync
の利用
○
×
ワークフローのデプロイ
メント
UI あり
UI なし、bean 定義が必要
データモデルのダイナミ
ックデプロイメント（リ
スタート不要）
○
×
JMX のサポート
○
×
Alfresco Share を試してみましょう
ここではエンタープライズ版の Alfresco One を使います。Community Edition
もインストールは全く同じです。
サポートされているプラットホームについては、
13. 13
http://www.alfresco.com/jp/services/subscription/supported-platforms に書か
れています。Alfresco がサポートする OS は全て 64bit になっていますのでご注
意ください。
Alfresco One 試用版は、http://www.alfresco.com/jp/products/enterprise/trial
からお申し込みいただけますとダウンロードすることができます。
インストールは非常に簡単です。インストーラを起動すると、簡易モードまた
はアドバンスドモードでのインストールを選択できます。簡易モードでは、Java
やデータベース(PostgreSQL)、アプリケーションサーバ(tomcat)などのコンポ
ーネントが全て自動的にインストールされます。ユーザは
l インストール先のディレクトリ
l 管理者用のパスワード
を設定するだけです（データベースやアプリケーションサーバが使用しようと
するポートが既に他のアプリケーションが使用している場合には、ポート番号
を指定しなければなりません）。試用のみであれば、非常に簡単にインストール
を行うことができます。これは従来の ECM 製品では考えられないことです。以
前私が携わっていた ECM 製品はインストールする前に Java やデータベース等
も全て用意しなければならなかったので、試用と言っても丸一日ぐらいかかっ
ていましたが、Alfresco ではわずか数分で終わってしまいます。ちなみに、
Community Edition をダウンロードして、Alfresco を起動するまでの様子を
YouTube にアップロードしてあります。この時は、ダウンロードから起動まで
約９分で終了しました。ご興味ある方は http://youtu.be/__LIjByKwc4 をご覧
ください。
Alfresco のインストーラと、とある会社の製品のインストーラの大きさの比較
をしてみました。Alfresco ではアプリケーションサーバやデータベース等が入
ってもこの差があるので、レガシー資産がいかに大きいかを物語っているかと
思います。
14. 14
図５
インストーラサイズの比較
Alfresco Share の機能
Alfresco Share は情報共有のためのユーザインターフェースを持ちます。
インストール後に、Alfresco Share にログインしてみます。デフォルトでは http
の 8080 ポートでアクセスができます。
インストール直後にアクセスできるのは、admin だけですので、これでログイ
ンします。
ダッシュボード
ログインすると、最初に表示されるのは、ユーザのダッシュボード画面です。
ユーザのダッシュボードは、このユーザが Alfresco 内でアクセスできるコンテ
ンツについての更新情報や、承認が必要なワークフローのタスク等の一覧を表
示します。このダッシュボードは、提供する機能が異なる複数のダッシュレッ
トから構成されます。ユーザはこのダッシュボードのデザインやダッシュレッ
トの構成を自由に変更することが可能です。
15. 15
図６
ログイン直後のユーザーダッシュボード
サイト
Alfresco Share では情報共有の大きな単位をサイトと呼んでいます。サイトは
実世界で例えると、全社または、部署単位、プロジェクト単位に相当するもの
で、その中で適切なロールを割り当てながら情報共有を行います。
19. 19
図１０
コンテンツのプレビュー
オンライン編集
従来の ECM 製品では、コンテンツを編集する場合には、ユーザはロックをかけ
（チェックアウト）、他のユーザからの更新ができないようにして、ローカルで
編集した後、それを更新（チェックイン）する操作を明示的に行う必要があり
ました。しかしながら、こうしたチェックイン／チェックアウトの操作はユー
ザにとってはなじみづらいものです。Alfresco では Office 文書を編集する際に、
オンライン編集をクリックすることで、こうした面倒な手順をふむことなく、
直接 Office 文書を編集することができます（オンライン編集機能）。これは
SharePoint で文書を開く動作と同等の機能を、Alfresco が独自にインプリメン
トしたもの（Alfresco Office Services）で、ユーザの利便性を大きく向上します。
下記の URL でわかりやすくその動作を説明しておりますので、ご参照ください。
l https://www.youtube.com/watch?feature=player_detailpage&v=gclFu1Y
c3ms#t=162
l https://youtu.be/yzAri0-ShW8
20. 20
メタデータの自動取得と Google
Maps
Alfresco では Apache Tika を利用して、コンテンツのメタデータ（属性情報）
を Alfresco 内に取り込んでいます。例えば、Office Word のドキュメントであ
れば、Word の作成者のプロパティが Alfresco の作成者のメタデータとして反
映されます。また、デジタルカメラで撮影された写真が EXIF 情報を持ってい
た場合、それらもメタデータとして Alfresco 内に取り込まれます。これを元に
検索を行うことができます。
その一例として、デジタルカメラで撮影された写真が Geotag 情報を持っていた
場合には、Google Maps でその撮影位置を表示させる機能を標準で持っていま
す。
図１１
Google Maps での位置情報の表示
データリスト
Alfresco はファイルを格納、共有するだけではなく、表形式でデータを表現す
ることができるデータリストの機能があります。データリストは、よくプロジ
ェクト等で課題管理等を Excel でまとめて、プロジェクトメンバーで共有する
ことがありますが、データリストも同様の使い方ができます。また、アイテム
（表中の行レコード）の中には、ファイルを Alfresco 内のコンテンツにリンク
22. 22
図１３
Google ドキュメントでの文書の編集
ソーシャルパブリッシング
Alfresco ではソーシャルネットワークでよく利用されている「いいね」や「コ
メント」の機能も取り入れられています。「いいね」がたくさんついているコン
テンツは、検索時に検索結果に入っていた場合には、検索結果の上位に表示さ
れるようになります。
その他、Alfresco Share では検索機能や、フォルダールールの設定、ワークフ
ローなど、ここでは紹介しきれなかった機能がたくさんあります。今回紹介し
た機能と共に、Alfresco Share の使い方を YouTube でも紹介しておりますので、
そちらもご覧ください。
25. 25
図１５
Alfresco の全体ソリューション
前章では Alfresco のオンプレミスのソリューションである Alfresco One をご紹
介しました。今回は Alfresco One と Cloud Sync をご紹介します。
Alfresco in the cloud と Cloud Sync
Alfresco in the cloud はパブリッククラウド上で CMIS (Content Management
Interoperability Services) 準拠のコンテンツ管理サービスを提供しています。
企業は自前のインフラを用意しなくても、IT 部門の管理下で、企業のコンテン
ツや、利用するユーザおよびコンテンツの共有をすぐに開始することができま
す。オンプレミス版の Alfresco One 同様に、バージョン管理、アクセス権管理、
検索機能、MS Office/Google ドキュメントとの連携編集機能などを搭載し、本
格的なコンテンツプラットホームになっています。また、Alfresco in the cloud
に対する CMIS をベースにした Public API を用意しているので、企業のエンタ
ープライズアプリケーションやモバイルアプリケーションとの連携も可能です。
すでに Alfresco では Salesforce との連携アプリケーションを AppExchange で
無償にて公開しています。
26. 26
図１６
Alfresco in the cloud （ドキュメントのプレビュー画面）
Alfresco in the cloud には３つのサブスクリプション（年間利用料）の形態があ
ります（表１）
。
表１
Alfresco in the cloud のサブスクリプション
Alfresco
Free
Network
Alfresco
Standard
Network
Alfresco
Enterprise
Network
概要
無料で始められるコ
ンテンツプラットホ
ームクラウド
小規模事業者向けの
コンテンツプラット
ホームクラウド
中、大規模のサポート
を必要とする企業向
けのコンテンツプラ
ットホームクラウド
対象ユーザ数
無制限
5 人以上
500 人以上
初期クラウドストレ
ージ（最大ストレー
ジ）
10GB
(10GB)
25GB
(500GB)
1TB
（無制限）
ファイルサイズの
制限
50MB
2GB
2GB
クラウドサイトの
×
○
○
27. 27
管理
サポート
×（なし）
○
(9-5 時、営業時間
内オンライン)
○（24x365、オンライ
ンおよび電話）
費用
無料
$49/月*
追加ユーザは１人当
たり$9/月
Alfresco 営業担当ま
でお問い合わせくだ
さい。
Active
Directory/LDAP
インテグレーション
(SAML
SSO)
×
△（オプション）
○
Cloud
Sync
×
○
○
ブランディング
（企業ロゴの設定）
×
○
○
WebDAV アクセス
×
○
○
※
日本円でのお見積／決裁が可能です。
Alfresco Free Network は無料で Alfresco in the cloud を利用することができま
す。個人データの格納や、少量の文書の共有をすぐに開始したい場合に最適で
す。初めて Alfresco in the cloud をご利用される場合には、Web ページから申
し込むことができます（ご利用には企業のメールアドレスが必要になります）。
企業が利用ユーザを管理したい場合や、取り扱うコンテンツの量が多い場合に
は、有料の Alfresco Standard Network または Alfresco Enterprise Network
を用意しています。
Cloud
Sync は、オンプレミスの Alfresco
One とクラウドサービスである、
Alfresco
in
the
cloud のコンテンツを、属性情報をそのまま保ったまま同期す
ることが可能です。このクラウドとオンプレミスの同期によって、クラウドに
は、取引先のユーザを登録しておき、共有したいコンテンツを Cloud
Sync を使
って同期することで、社外のユーザが社内のコンテンツサーバにアクセスする
ことなく、情報をセキュアに共有することができます。取引先のユーザがコン
テンツをアップデートした場合でも、Cloud
Sync によって自動的に社内の
Alfresco 内のコンテンツも更新されます。企業の IT 管理者も、共有されたコン
28. 28
テンツと、ユーザを IT 部門の管理下に置くことができるので安心です。なお、
Cloud
Sync は Alfresco
Community
Edition と Alfresco
in
the
cloud の間では
利用できません。
図１７
Alfresco
in
the
cloud での外部ユーザの管理（Alfresco
in
the
cloud
では社内ユーザと外部ユーザをドメインで区別）
次の章では、Alfresco
One と Alfresco
in
the
cloud 間を共有するための Cloud
Sync の設定方法について説明します。
Cloud Sync の設定
Cloud Sync の設定は簡単です。ここではシナリオとして、社外の ABC 商会と
いう取引先との情報共有のために、社内の Alfresco にある“共有フォルダ”内
のコンテンツを Cloud Sync を使って共有する例を紹介します。
まずは、Alfresco in the cloud 側に ABC 商会用のサイトを作成します。これは
29. 29
オンプレミス版の Alfresco One と操作は同じです。
図１８
Alfresco in the cloud でのサイトの作成
サイトを作成したら、このサイトに ABC 商会のユーザを招待します。ユーザの
メールアドレスを入力し、サイトでの役割（ロール）を設定し、招待のメッセ
ージを入力後、“招待する”をクリックすると、設定したメールアドレス宛に招
待メールが送られます。メールを受け取ったユーザは、メールに書いてあるリ
ンク先からこの招待されたサイト（この場合は“ABC 商会”サイト）にアクセ
スすることができます。
30. 30
図１９
クラウドサイトへのユーザの招待
これで、社外ユーザ側が参照できる Alfresco in the cloud の設定が完了しまし
た。ここから共有の設定を行います。共有に関する全ての設定はオンプレミス
側から行います。まずは、ユーザのプロファイルのページの”Cloud との同期”
で、Cloud Sync で利用する Alfresco in the cloud のアカウントを設定します。
33. 33
図２３
Alfresco in the cloud 側のドキュメントライブラリ
Cloud Sync の同期は、オンプレミス側からクラウド側に対して Push または
Pull する形で行われます。デフォルトでは Push は 15 秒、Pull は 60 秒で行わ
れます。両方でコンテンツが変更できる場合には競合が発生することもありま
すが、Alfresco Share では、バージョン管理対象となっている全てのコンテン
ツは上書き保存することができないようになっているので、競合したコンテン
ツはバージョンの違いとして格納されます。競合が起こった後で、優先するも
のを選択することができます。
外部のユーザとの共有を終了するには、オンプレミス側で共有しているコンテ
ンツの左上の雲アイコンをクリックするか、右側のメニューから“Cloud との
同期を解除”をクリックします。この時、チェックボックスをチェックして“同
期を削除”すると、クラウド側の共有しているコンテンツが削除されます。こ
のときオンプレミス側のコンテンツはそのまま残ります。この機能はプロジェ
クトが終了して、これ以上必要のないコンテンツを残したくない場合に役立ち
36. 36
Alfresco Workdesk は以下の３つの特徴があります。
ビジネスロールごとに機能やビューを設定
ユーザごとに仕事での役割は異なるため、アプリケーションにおいてもその役
割ごとに適切な機能とコンテンツを提供することができます。これによってセ
キュリティを高めると共に、ユーザは業務に必要な機能とコンテンツだけを見
て、業務に集中することができます。（こちらの動画をご参照ください：
https://youtu.be/yeVkQyRhw1k）
図２５
Alfresco Workdesk：ビジネスロールベースの機能とビュー
バーチャルフォルダ機能
Alfresco Workdesk ではコンテンツを様々な切り口から閲覧する方法として、バ
ーチャルフォルダ機能を提供しています。
38. 38
図２６
バーチャフォルダー機能
柔軟な設定
上記のビジネスロールや、ビジネスビューは、特別なプログラミング言語を使
用せずに、設定により簡単に設定することができます（図２７）。Alfresco
Workdesk では、シンプルな UI を提供し、画面のカスタマイズも設定によって
柔軟なために、すぐに仕事で利用することができます。また、作成した機能は、
“プラグイン”としてアプリケーションを構成、再利用することができます。
例えば、図２８のように、Workdesk の上部のメニュー（赤枠）を役割毎に設定
する場合には、管理画面で、ユーザのロール（ユーザグループ）にあらかじめ
用意、またはユーザが作成したプラグインを選択するだけです。（図２９で、許
可（赤枠）されたプラグインのみが、図２８のメニューになっています）
40. 40
図２９
メニュー（マスタープラグイン）の設定
Alfresco Contract Management
Alfresco Workdesk をすぐにビジネスで利用できるようにテンプレートとして
用意しているのが、Alfresco Contract Management です。Alfresco Contract
Management は契約書管理についてのテンプレート（図−３０）で、契約書の作
成から、社内の承認プロセス、そして社外からサインされた契約書の返却から
その保管まで、一連の契約の流れを管理することができます。このテンプレー
トをベースにすることで、この流れに沿う契約書管理はもちろんのこと、類似
の業務についてのアプリケーションの構築を迅速に行うことが可能です。
41. 41
図３０
Alfresco Contract Management
最後に
Alfresco が目指すものとして、全ての人に”Simple+Smart”を提供するという
理念があります。「簡単で、粋な」コンテンツプラットホームを目指すべく、今
後も Alfresco は進化していきます。進化の行方は、公開されている製品のロー
ドマップ (https://wiki.alfresco.com/wiki/Product_Roadmap)でも見ることが
できます。
本誌では Alfresco の主な特徴をご紹介いたしました。ここでは紹介できなかっ
た機能もたくさんあります。食べ物も美味しいかどうかは食べてみないとわか
らないのと同じように、利用して初めて実感できる業務への適合性や、使いや
すさがあります。まずは小規模な部署やプロジェクトの単位でご試用いただき、
企業のコンテンツプラットホームとしての可能性を実感いただけましたら幸い
です。
42. 42
最後にアルフレスコの特徴をまとめます。
アルフレスコの特徴：
１．オープンスタンダードを使ったオープンソースのアプリケーション
l 世界中に多くの開発者、大きなコミュニティ、多くの情報
l 最新のフレームワークでアプリケーションを構築、クラウド時代のスケ
ーラビリティにいち早く対応
l 脱ベンダー依存の軽量なアプリケーション
２．モバイルアプリがすぐに利用できる（もちろんオープンソース）
l どこにいても常に最新の情報にアクセス
l 外出先からでもワークフローの承認も可能
３．真のハイブリッドなコンテンツプラットホーム
l オンプレミスとクラウドのコンテンツを同期、いつでもどこでも最新の
情報を社内、社外で共有
l ハイブリッドワークフローにより、社内—社外にまたがるワークフロー
を利用可能。ドキュメントベースのプロセスを完全に管理
