Fundamentos em Gerenciamento de Projetos - Módulo III

Treinamento em Gerenciamento de Projetos
Módulo 3 - Revisão de conteúdos Cronograma/Orçamento/Riscos/PGP
Sejam bem- vindos!

Recomendações
Aproveite bem o tempo para
este novo aprendizado
Procure escutar com atenção
Seja paciente com as perguntas
Desligue os telefones celulares

ROTEIRO
HORÁRIO ATIVIDADE
8:30
Boas vindas
Recomendações
Agenda
9:00 Revisão do que já foi visto e próximos passos
9:30 Cronograma (Conceitos e Prática)
10:30 Intervalo Café
11:00 Orçamento (Conceitos e prática)
11:30 Recursos Humanos (Conceito e Prática)
12:00 Comunicação (Conceitos e Prática)
12:30 Riscos (Conceitos e Prática)
13:00 Aquisições (Conceitos e Prática)
13:30 Apresentação do PGP e Encerramento

Revisão do Conteúdo
O que já aprendemos?
Matriz de stakeholders
Termo de Abertura de Projeto
PMCanvas
Definição de Requisitos
Desenvolvimento do Escopo
Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
O que vamos aprender agora?
Cronograma
Orçamentação
Plano de Riscos
Estruturar um PGP

Revisão do Conteúdo
ÁREAS DE
CONHECIMENTO
GRUPOS DE PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS
INICIAÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO MONITORAÇÃO
E CONTROLE ENCERRAMENTO
INTEGRAÇÃO
 “Desenvolver o
Termo de Abertura
do Projeto”
 Desenvolver a
Declaração do
Escopo Preliminar
Elaborar o Plano
de Gerenciamento
do Projeto
Orientar e
gerenciar a
execução do
projeto
Orientar e controlar
o trabalho do
projeto
Realizar o controle
integrado de
mudanças
Encerrar o projeto
ESCOPO Planejar e definir
escopo / EAP Verificar escopo
TEMPO
Atividades –
duração, recursos,
cronograma
Controle do
cronograma
CUSTOS Estimativa e
orçamentação Controle de custos
QUALIDADE Planejamento da
qualidade
Realizar a
garantia
Controlar a
qualidade
RECURSOS
HUMANOS
Planejar RH
Contratar e
desenvolver
equipe
Gerenciar equipe
COMUNICAÇÕES Planejar
Comunicações
Distribuir
informações
Relatórios e gestão
de stakeholders
RISCOS Identificar, analisar,
planejar respostas
Monitorar e
controlar
AQUISIÇÕES Planejar compras e
contratações
Selecionar
fornecedores
Administrar
contratos Encerrar contrato

Cronograma
Finalidade do Cronograma na estrutura do projeto
Nível1: o projeto;
Nível2: estratégia de execução;
Nível3/4: Entregáveis, produtos do projeto (deliverables);
Os próximos níveis fazem parte do cronograma:
 Pacotes de trabalho;
 Atividades para elaboração dos entregáveis;
 Atribuir um responsável pela execução;
 Definir limitações de prazo e custo;
 A partir do último nível são criadas as tarefas do cronograma.

Cronograma
EXEMPLO: CONSTRUÇÃO DE UMA CASA
CASA
1.0
TERRENO
2.1
ESTRUTURA DA
CASA
2.2
SUBSISTEMAS
2.3
GESTÃO DO
PROJETO
2.4
JARDIM
3.1
ELÉTRICO
3.12
HIDRÁU-
LICO
3.11
QUINTAL
3.3
ENTRADA
3.2
AR
CONDICIO-
NADO
3.13
CONCRETO
3.10
ESTRUTURA
3.9
TELHADO
3.8
PORTAS E
JANELAS
3.7
INTERIO-
RES
3.6
TUBULA.
MECÂNICA
3.5
FIAÇÃO
ELÉTRICA
3.4
Nível 1
Nível 2
Nível 3
CRONOGRAMA

Cronograma
N°
Nome do
Processo
Descrição
6.1 Planejar o
gerenciamento do
cronograma
O processo de estabelecer as políticas, os procedimentos, e a
documentação para o planejamento, desenvolvimento,
gerenciamento, execução e controle do cronograma do projeto.
6.2 Definir as
atividades
O processo de identificação e documentação das ações específicas
a serem realizadas para produzir as entregas do projeto.
6.3 Sequenciar as
atividades
O processo de identificação e documentação dos relacionamentos
entre as atividades do projeto.
6.4 Estimar os recursos
das atividades
O processo de estimativa dos tipos e quantidades de material,
pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para
realizar cada atividade.
6.5 Estimar as
durações das
atividades
O processo de estimativa do número de períodos de trabalho que
serão necessários para terminar atividades específicas com os
recursos estimados.
6.6 Desenvolver o
cronograma
O processo de análise das sequências das atividades, suas
durações, recursos necessários e restrições do cronograma visando
criar o modelo do cronograma do projeto.
Fonte: PMBOK, 2012.
Processos de Gerenciamento de Tempo

Cronograma
 Documentar o trabalho a ser realizado;
 Decompor os pacotes de trabalho em componentes menores, chamados de
atividades ou tarefas do cronograma;
 Identificação de Marcos (Milestones): representam um evento ou condição
que marca a execução de um grupo de atividades relacionadas entre si ou o
término de uma etapa de trabalho.
Definição das atividades

Cronograma
DEPENDÊNCIAS:
Uma dependência é um relacionamento entre o início ou o fim de uma atividade
(predecessora) e o início ou o fim de outra atividade (sucessora).
A dependência reflete uma relação de causa e efeito entre as atividades.
TIPOS DE DEPENDÊNCIAS:
Dependências Mandatórias
São inerentes ao trabalho que está sendo feito
Dependências Arbitrárias
São definidas pela equipe do projeto
Visa a utilização das melhores práticas
Dependências Externas
Envolve relacionamento entre atividades do projeto e atividades externas ao projeto
Sequenciamento das atividades

Cronograma
Dependência entre tarefas Descrição
Término-a-início (TI) A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A) termine.
(a instalação do aplicativo só pode ser feia após a do sistema
operacional
ou as paredes só podem ser levantadas após concluídas as
fundações)
Início-a-início (II) A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A) seja iniciada.
(instalação física e lógica da rede de computadores ou o fechamento
de
de um terreno só pode começar após o início da sua demarcação
topográfica)
Término-a-término (TT) A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa (A) termine.
(a instalação de um computador só é concluída após o backup
concluído ou
o orçamento só é concluído após a definição dos planos)
Início-a-término (IT) A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa (A) seja iniciada.
(substituição de uma central elétrica antiga por uma nova)
A
B
A
B
A
B
A
B

Cronograma
• Atribui recursos humanos, materiais e econômicos às atividades;
• Desenvolve a Planilha de recursos do projeto
• Alinhado ao processo Estimar os custos das atividades;
Estimar recurso das atividades

Cronograma
Estimar duração das atividades
• Estimativa análoga;
• Estimativa paramétrica;
• Estimativa bottom-up;
• Estimativa de três pontos (PERT);

Cronograma
Desenvolver o cronograma
Fonte: CRAJ Administradora de Condomínio, Raphael Santos.
• Consolida todos processos
anteriores;
• Software de cronograma;
• Caminho crítico;
• Nivelamento de recursos;
• Etc.

Cronograma
1. Trabalhe com mais de um tipo de estimativa;
2. Trabalhe as estimativas pessimista, mais provável e
Otimista;
3. Envolva o seu time e fornecedores;
1. Considere em suas estimativas o tempo de interrupções
(reuniões, suporte, compromissos);
2. Considere também o tempo gasto em e-mail, celular e
telefone, banheiro, cafezinho, lanche, médicos, etc.;
1. Estimativas de executivos e clientes devem ser tratadas
como alvos não como certezas;
2. “Fale agora ou cala-se para sempre”;
DICAS

Atividade Prática - Cronograma
ATIVIDADE PRÁTICA DE
ELABORAÇÃO DE
CRONOGRAMA
Tempo para atividade
40min

Orçamentação
N° Nome do Processo Descrição
7.1 Planejar o
Gerenciamento de
Custos
O processo de estabelecer as políticas, os
procedimentos e a documentação para o
planejamento, gestão, despesas, e controle
dos custos do projeto.
7.2 Estimar os custos das
atividades
O processo de desenvolvimento de uma
estimativa de custos dos recursos monetários
necessários para terminar as atividades do
projeto.
7.3 Determinar o orçamento O processo de agregação dos custos
estimados de atividades individuais ou pacotes
de trabalho para estabelecer uma linha de
base autorizada dos custos.
Fonte: PMBOK, 2012.
Processos de Gerenciamento de Custos

Orçamentação
Tipo de custos
• Custos fixos: São os custos que não variam de acordo com a
quantidade de trabalho e/ou esforço (produção)

Orçamentação
Tipo de custos
• Custos variáveis: São os custos que variam de acordo com a
quantidade de trabalho e/ou esforço (produção)

Orçamentação
Tipo de custos
• Custos diretos: Custos destinados diretamente para produzir o
resultado do projeto

Orçamentação
Tipo de custos
• Custos indiretos: Custos que atendem a mais de uma projeto.
Devem ser rateados entre os diversos projetos.
Tributos

Orçamentação
Estimativa de custos
Fonte: International Cost Engineering Council (ICEC)

Orçamentação
Estimativa de custos
• Estimativa análoga;
• Estimativa paramétrica;
• Estimativa bottom-up;
• Estimativa de três pontos (PERT);
• Análise de reservas;
• Custo da qualidade;
• Software de gerenciamento de projetos.

Orçamentação
Agregação dos custos

Atividade Prática - Orçamentação
ELABORAÇÃO DE
ORÇAMENTO
20min

N°
Nome do
Processo
Descrição
9.1 Desenvolver o
Plano de
Recursos
Humanos
O processo de identificação e documentação de papéis,
responsabilidades, habilidades necessárias e relações
hierárquicas do projeto, além da criação de um plano de
gerenciamento do pessoal.
Fonte: PMBOK, 2012.
Processos de Gerenciamento de Recursos Humanos
Plano de Recursos Humanos

Organograma
Template MGP

Diretório do projeto
Nome Cargo E-mail Fixo Celular
João das
Couves
Gerente de
projetos
joão@company.com (45) 3010-1010 (45) 9912-1234
Maria das
Graças
Equipe do
projeto
maria@company.com (45) 3010-2020 (45) 9912-2345
Ricardo Silva Equipe do
projeto
Ricardo@company.com (45) 3010-3030 (45) 9912-3456

Itens possíveis
Template MGP
• Especificação de cargo / função;
• Necessidade de admissão, alocação e substituição de membros
da equipe;
• Treinamento;
• Mobilização e desmobilização da equipe (acompanhados de
documentos e formulários de requisição de recursos humanos);
• Avaliação de desempenho da equipe;
• Bônus e recompensas por performance.

Matriz de responsabilidade
Fonte: Template MGP
ID
PMO
Gerentede
Projeto
Gerentede
ProjetoFornec
GerentedeTI
Sponsor
Analistade
Negócio
Técnico
Desenvolvedor
ATRIBUIÇÕES EINTER-RELACIONAMENTOS
Diário
Semanal
Mensal
Sempreque
necessáro
FullTime
1 C R Obter aprovação do Project Charter x
2 C R C C A C I I Desenvolver o Plano de Projeto x
3 R R R R R R R Seguir os procedimentos definidos no plano de projeto. x
4 R C Gerenciar o projeto x
5 R C Proporcionar a metodologia de trabalho x
6 R C I Acompanhar as pendências x
7 R I Analisar desvios e gerar ações corretivas x
8 R C Monitorar a qualidade do projeto x
9 I C C R Acompanhar o plano geral x
10 R I Requisitar recursos da retaguarda (recursos materiais constantes na proposta) x
12 R Efetuar os testes x
13 C R Documentar os códigos do softw are x
14 R C Configurar e testar o sistema x
15 R C Suporte técnico à equipe do projeto x
16 C R Dar aceite nas fases x
17 R C C Resolução de aspectos críticos x
R
A
C
I Informado
Responsável
Aprova
Colabora

Modelo de matriz de responsabilidade

Atividade Prática – Plano de Recursos Humanos
ELABORAÇÃO DO PLANO
DE RECURSOS
HUMANOS
20min

N°
Nome do
Processo
Descrição
10.1 Planejar o
gerenciamento
das
comunicações
O processo de desenvolver uma abordagem apropriada
e um plano de comunicações do projeto com base nas
necessidades de informação e requisitos das partes
interessadas, e nos ativos organizacionais disponíveis
Fonte: PMBOK, 2012.
Processos de Gerenciamento das Comunicações
Plano de Comunicação

Descrições das reuniões
• Kick Off Meeting;
• Objetivo;
• Metodologia;
• Responsável;
• Convocados;
• Data, Local e Horário;
• Duração.
• Reunião de CCB (Acompanhamento);
• Project Close Out;
• Reunião de Planejamento;

Eventos de comunicação

Outros itens possíveis
• Modelo de ATA;
• Modelo de Convocação e Pauta de reunião;
• Modelo de relatório de acompanhamento do projeto;
• Plataforma de armazenagem de dados.

Exemplo de Plano de Comunicação
Fonte: Marcantonio Fabra, 2014. MBA em GP – FGV.

Plano de comunicação eficaz
• Deve possibilitar que as pessoas adequadas recebem as
informações adequadas;
• Deve garantir a confidencialidade do projeto;
• Evitar sempre que possível ruídos no projeto;
• Encorajar o feedback e críticas construtivas;
• Fornecer modelos adequados de relatórios.

Modelos de relatórios
Fonte: Concept Draw, Gerenciamento econômico, Infoq

Modelo de Plano de comunicação

Atividade Prática – Plano de Comunicação
DE COMUNICAÇÃO
20min

N°
Nome do
Processo
Descrição
11.1 Planejar o
gerenciamento
dos riscos
O processo de definição de como conduzir as atividades
de gerenciamento dos riscos de um projeto.
11.2 Identificar os
riscos
O processo de determinação dos riscos que podem
afetar o projeto e de documentação de suas
características.
11.3 Realizar a
análise
qualitativa
O processo de priorização dos riscos para análise ou
ação posterior através da avaliação e combinação de
sua probabilidade de ocorrência e impacto.
11.4 Realizar a
análise
quantitativa
O processo de analisar numericamente o efeito dos
riscos identificados nos objetivos gerais do projeto.
11.5 Planejar as
respostas aos
riscos
O processo de desenvolvimento de opções e ações para
aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos
objetivos do projeto.
Fonte: PMBOK, 2012.
Processos de Gerenciamento de Riscos
Plano de Riscos

Riscos definição
Plano de Riscos
Um evento ou condição
incertos que, se
ocorrerem, terão efeito
positivo ou negativo
sobre os objetivos do
projeto.!

Riscos definição
Plano de Riscos
Um evento ou condição incertos que, se ocorrerem, terão
efeito positivo ou negativo sobre os objetivos do projeto.!
Causa-raiz Probabilidade
Efeito
Impacto
Ex.: Em caso de chuva no dia do evento, haverá redução em
30% das vendas na hora.

Identificação dos riscos
Plano de Riscos
• Fontes de riscos:
• WBS;
• Requisitos contratuais;
• Estimativas de custos e prazo;
• Fatores externos;
• Equipe do projeto;
• Fatores organizacionais;
• Fatores mercadológicos;
• Fatores ambientais etc.

Identificação dos riscos
Plano de Riscos

Análise Qualitativa dos riscos
Plano de Riscos
Exposição = Probabilidade x Impacto

Análise Qualitativa dos riscos
Plano de Riscos

Análise Quantitativa dos riscos
Plano de Riscos
Consiste basicamente em dar um valor aos riscos

Plano de resposta aos riscos
Plano de Riscos
Estratégias de resposta à AMEAÇAS
• Aceitar
• Mitigar
• Transferir
• Evitar

Plano de resposta aos riscos
Plano de Riscos
Estratégias de resposta à OPORTUNIDADES
• Aceitar
• Melhorar
• Provocar
• Compartilhar

Modelo de Plano de Riscos
Plano de Riscos

Atividade Prática – Plano de Riscos
DE RISCOS
20min

N°
Nome do
Processo
Descrição
12.1 Planejar o
gerenciamento
das aquisições
O processo de documentação das decisões de compras
do projeto, especificando a abordagem e identificando
fornecedores em potencial.
Fonte: PMBOK, 2012.
Processos de Gerenciamento das Aquisições
Plano de Aquisições

Histórico dos processos de aquisições
PMBOK 3ª Edição PMBOK 4ª e 5ª Edição
Nome do
Processo
Grupo de
processo
Nome do
Processo
Grupo de
processo
12.1. Planejar
compras e
aquisições
Planejamento 12.1. Planejar o
Gerenciamento
das aquisições
(CONSOLIDADO)
Planejamento
12.2. Planejar
contratações
Planejamento

Itens a contratar
• Pacotes de trabalho;
• Recursos, dentre eles:
• Materiais;
• Equipamentos; e
• Pessoas.
• Grupo de Pacotes de trabalho e/ou recursos.

Análise Make-or-buy
Estratégia
Riscos
Fatores
econômicos
Fonte: Schwarting e Weissbarth, 2011.

Análise Make-or-buy
Devemos avaliar:
• Capacidade de realização interna;
• Ociosidade de recursos (equipe, materiais e equipamentos);
• Propriedade intelectual;
• Know-how proveniente do trabalho;
• Estratégia da empresa;
• Core business;
• Riscos associados
• Diferencial competitivo

Itens a considerar
• EAP da aquisição;
• Registro de riscos;
• Declaração de trabalho;
• Critérios de avaliação de fornecedores;
• Documentos da aquisição:
• Carta convite;
• Edital;
• Solicitação de proposta; etc.
• Contratos.

Itens de uma declaração de trabalho
• Especificação técnica;
• Quantidade;
• Qualidade;
• Prazo;
• Suporte;
• Garantia;
• Local e forma de entrega;
• Etc.

Modelo de plano de aquisições

Atividade Prática – Plano de Aquisições
DE AQUISIÇÕES
20min

N°
Nome do
Processo
Descrição
4.2 Desenvolver o
Plano de
Gerenciamento
do Projeto
O processo de definir, preparar e coordenar todos os
planos auxiliares e integrá-los a um plano de
gerenciamento de projeto abrangente.
Fonte: PMBOK, 2012.
Processos de Gerenciamento da Integração
Plano de Gerenciamento do Projeto

Funções e benefícios do PGP
• É a referência de como deve ser
conduzido o projeto (mapa);
• Baseia-se nas informações
fornecidas pela equipe e
Stakeholders;
• Deve ser progressivamente
elaborado e revisado;
• Estabelece pactuação entre as
partes de como será executado o
projeto (Aprovação).

Itens do PGP
• Aprovação
• O documento que consolida todos os planos auxiliares;
• Plano de Gerenciamento de:
• Escopo;
• Tempo;
• Custo;
• Qualidade;
• Recursos Humanos;
• Comunicação;
• Riscos;
• Aquisições;
• Stakeholders.
• Linha de base de escopo (WBS, Dicionário
da WBS e Especificação (Declaração) do
escopo
• Linha de base de tempo
• Linha de base de custos

Plano de
Gerenciamento do
Projeto
x
Documentos do
projeto
Fonte: PMBOK, 2012.

Atividade Prática – Estruturação do PGP
FINALIZAÇÃO DA
ELABORAÇÃO DO PGP
APRESENTAÇÃO
5 min POR GRUPO

Apresentção dos PGP's
Dúvidas?
Eng. Wilian Fabricio Pereira, MBA+E, PMP
Escritório de Gerenciamento de Projetos da FPTI
Celular: (45) 9944-7888
E-mail: engwilian@gmail.com
LinkedIn: http://br.linkedin.com/in/wilianfp/

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