1. ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP
MÔN: QUẢN TRỊ NHÂN LỰC II
Câu 6:
 Nội dung cơ bản của bản mô tả công việc:
- Khái niệm: bản mô tả công việc là một tài liệu liệt kê những thông tin về
nhiệm vụ, trách nhiệm và điều kiện làm việc và các vấn đề liên quan đến
một công việc cụ thể trong tổ chức.
- Nội dung cơ bản:
+ Những thông tin chung về công việc: là những thông tin để nhận diện công
việc như: tên công việc, mã số, cấp bậc công việc, tên bộ phận hay địa điểm thực
hiện công việc, chức năng lãnh đạo trực tiếp, số người dưới quyền, mức lương,….
Phần này cũng có thể mô tả tóm tắt một vài ý cơ bản về mục đích hoặc chức năng
của công việc và ghi lại ngày tháng năm phân tích để thuận tiện cho việc theo dõi
điều chỉnh.
+ Những chức năng và trách nhiệm trong công việc: nên liệt kê từng chức năng
và trách nhiệm chính, sau đó cần giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện
trong nhiệm vụ và trách nhiệm chính đó.
+ Quyền hành của người thực hiện công việc: cần xác định rõ giới hạn hay
phạm vi quyền hành của người thực hiện công việc bao gồm: Quyết định về tài
chính, thời gian; Chỉ đạo giám sát nhân viên dưới quyền….
+ Những mối quan hệ trong công việc: cần ghi rõ các mối quan hệ chủ yếu của
người thực hiện công việc với bộ phận khác trong tổ chức cũng như người khác
trong và ngoài tổ chức.
+ Các điều kiện làm việc để thực hiện công việc đó: nêu đầy đủ các điều kiện
về môi trường vật chất kỹ thuật (máy móc, công cụ, trang thiết bị được sử dụng),
thời gian làm việc, điều kiện vệ sinh an toàn lao động và các điều kiện khác có liên
quan đến việc thực hiện công việc.

2.  Yêu cầu đối với một bản mô tả công việc:
- Tất cả các bản mô tả công việc dù khái quát hay chi tiết đều phải ngắn gọn,
đơn giản và dễ hiểu. Một bản mô tả công việc tốt cần đảm bảo được các vấn
đề sau:
+ Sắp xếp các nhiệm vụ và trách nhiệm theo đúng trình tự thực hiện trong thực
tế. Hoặc bắt đầu bằng nhiệm vụ đòi hỏi nhiều thời gian nhất hay mang tính
trách nhiệm lớn nhất (nếu công việc không đòi hỏi phải thực hiện theo quy
trình).
+ Sử dụng cách diễn đạt “các nhiệm vụ và trách nhiệm cơ bản” ở đoạn đầu và
nên kết thúc với câu “thực hiện các nhiệm vụ có liên quan khác theo yêu cầu”.
Không nên cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ.
+ Thể hiện nhiệm vụ riêng biệt một cách rõ ràng và ngắn gọn, không nên quá
lạm dụng ngôn ngữ chuyên môn.
+ Mô tả công việc theo chức danh vị trí, không nên mô tả cho người cụ thể.
+ Sử dụng các từ có tính hành động. Nhấn mạnh những gì mà người đảm nhiệm
công việc cần phải làm mà không cần phải giải thích quy trình cần được áp
dụng.
- Mỗi bản mô tả công việc nên có những yêu cầu trên vì:
+ Mỗi tổ chức khác nhau có thể sử dụng các kiểu mô tả công việc khác nhau.
Nhìn chung, có hai loại mô tả công việc khái quát và chi tiết. Mô tả công việc
khái quát được viết một cách chung chung và có thể sử dụng cho một số vị trí
công việc tương tự nhau. Bản mô tả công việc chi tiết định ra bổn phận và
nhiệm vụ đối với một vị trí công việc cụ thể trong một tổ chức.
+ Bản mô tả công việc nên đơn giản và ngắn gọn, không nên làm cho bản mô tả
công việc quá rườm rà. Sự dài dòng của bản mô tả công việc không làm tăng
tầm quan trọng của công việc.

3. Câu 7:
 Các phương pháp để thu thập thông tin phân tích công việc:
1. Sử dụng bảng hỏi
2. Quan sát – trao đổi
3. Phỏng vấn
4. Hội thảo chuyên gia
 Nói rõ về một phương pháp phân tích công việc theo yêu cầu của giáo viên:
Ví dụ: phương pháp sử dụng bảng hỏi
Theo phương pháp này, cán bộ phân tích công việc thiết kế sẵn một bảng
câu hỏi để thu thập các thông tin về công việc cần phân tích rồi gửi cho những
người đã lựa chọn trước để trả lời. Những người được lựa chọn để tham gia trả lời
bảng câu hỏi phải là người thực hiện công việc mà đang tiến hành phân tích hoặc
những người có nhiệm vụ liên quan mật thiết đến công việc đó như các nhà quản
trị trực tiếp và các chuyên gia. Các câu hỏi trong bảng hỏi phải được xây dựng dựa
trên những nội dung cơ bản của bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn đối với người
thực hiện công việc và bản tiêu chuẩn thực hiện công việc. Đồng thời, các câu hỏi
trong bảng hỏi phải được thiết kế để xác định được các vấn đề như tầm quan trọng,
mức độ thường xuyên, thời gian tiêu tốn để thực hiện….
Bảng câu hỏi được thiết kế sẵn là phương pháp thu thập thông tin phổ biến
ngày nay. Phương pháp này có ưu điểm là các thông tin thu được về cơ bản đã
được lượng hóa và không quá phân tán, thuận lợi cho việc xử lý trên máy tính. Đây
cũng là phương pháp thu thập nhanh, tốn ít công sức và chi phí. Tuy nhiên, việc
thiết kế bảng hỏi đòi hỏi phải có kinh nghiệm và mất nhiều thời gian, nhiều khi
người trả lời hiểu sai ý định của người thiết kế do không tiếp xúc trực tiếp.
 Trong bài thực hành, em đã sử dụng phương pháp quan sát – trao đổi để thu
thập thông tin, vì:
Đối tượng nghiên cứu để phân tích công việc là công nhân đứng máy sản
xuất trực tiếp, sử dụng phương pháp quan sát – trao đổi có thể trực tiếp nhìn thấy
các thao tác, hành động cụ thể, rõ ràng, dễ dàng đánh giá tay nghề của họ.
Đây là phương pháp được sử dụng hữu hiệu đối với những công việc có thể
đo lường, quá trình thực hiện của người lao động rõ ràng nội dung và dễ quan sát

4. thấy, phù hợp khi áp dụng thu thập thông tin cho vị trí công nhân đứng máy sản
xuất trực tiếp.
Câu 8:
 Đánh giá ưu, nhược điểm của các phương pháp thu thập thông tin phân tích
công việc:
1. Sử dụng bảng hỏi
- Ưu điểm:
+ Đây là phương pháp rất phổ biến.
+ Thu thập thông tin nhiều, nhanh, tốn ít công sức và chi phí.
+ Các thông tin thu được về cơ bản đã được lượng hóa và không quá phân
tán, thuận lợi cho việc xử lí trên máy tính.
- Nhược điểm:
+ Tính chính xác của thông tin lệ thuộc nhiều vào chất lượng của bảng hỏi,
tâm lí và ảnh hưởng tâm lí lan truyền của các đối tượng được hỏi.
+ Việc thiết kế bảng hỏi cần phải có kinh nghiệm, đầu tư nhiều thời gian,
công sức.
+ Việc xử lí thông tin tương đối tốn thời gian và công sức so với các phương
pháp khác.
2. Quan sát – trao đổi
- Ưu điểm:
+ Thông tin xác thực, tính chính xác tương đối cao.
+ Thông tin đảm bảo đủ các khía cạnh trên thực tế.
+ Không tốn nhiều thời gian cho xử lí thông tin.
- Nhược điểm:
+ Tính chính xác của thông tin vẫn có sự ảnh hưởng của cách nhìn nhận và
diễn đạt của cán bộ khảo sát và đối tượng được khảo sát.
+ Nguồn thông tin ít (mỗi lần quan sát chỉ quan sát được 1 NLĐ hoặc 1
nhóm NLĐ làm việc nhóm)
+ Tốn thời gian, công sức và chi phí cho khâu thu thập thông tin.
+ Phương pháp này giúp các nhà nghiên cứu thu thập được các thông tin
phong phú và thực tế về công việc.
3. Phỏng vấn
- Ưu điểm: độ tin cậy tương đối cao của thông tin thu thập được

5. - Nhược điểm: tốn kinh phí, thời gian, công sức, mức độ chính xác có thể bị
ảnh hưởng bởi “cái tôi”, tâm lí và khả năng diễn đạt của người được hỏi.
4. Hội thảo chuyên gia
- Ưu điểm:
+ Đảm bảo đầy đủ những thông tin cần thiết cho phân tích công việc.
+ Tránh được mọi mâu thuẫn, tranh cãi không đáng có về kết quả phân tích.
+ Đảm bảo tính đồng thuận, tính khả thi khi sử dụng kết quả phân tích.
- Nhược điểm:
+Tốn kinh phí, khó sắp đặt thời gian
+ Cần đầu tư nhiều cho khâu chuẩn bị
 Để thu thập thông tin phân tích công việc của nhân viên kinh doanh, em sẽ
sử dụng phương pháp bảng hỏi. Vì:
- Đây là phương pháp phổ biến, thu thập được nhiều thông tin, nhanh, tốn ít
công sức và chi phí.
- Đặc điểm của nhân viên kinh doanh: công việc có thể lượng hóa được (dựa
trên doanh số bán hàng, tổng lợi nhuận mang lại cho tổ chức,…), các thông
tin thu được về cơ bản dễ lượng hóa và không quá phân tán. Nếu thu thập
trên nhiều nhân viên, có thể xử lý số liệu trên máy tính, tiết kiệm thời gian
và đảm bảo tính chính xác.
Câu 9:
 Kết quả của phân tích công việc được coi là công cụ quan trọng và hữu ích
của công tác quản trị nhân sự trong các tổ chức:
- Đối với NLĐ:
+ Giúp NLĐ hiểu rõ công việc của mình
+ Nắm vững nhiệm vụ, quyền hạn của bản thân trong công việc
+ Thấy rõ vị trí của bản thân trong tổ chức, mối quan hệ với các bên
+ Hiểu được kỳ vọng của tổ chức với bản thân
+ Có tiêu chuẩn, mục đích rõ ràng để hướng đến (định hướng nỗ lực thực
hiện công việc và định hướng học tập hoàn thiện, nâng cao trình độ).
+ Có cẩm nang hướng dẫn cho sự thực hiện công việc
+ Có tài liệu, bằng chứng để bảo vệ quyền lợi cho bản thân
- Đối với tổ chức: các văn bản kết quả của phân tích công việc là điều kiện
cần để đảm bảo tính chuyên nghiệp trong triển khai các hoạt động quản lý.

6. Đảm bảo hiệu quả quản lý, tăng cường tính tự quản, tiết kiệm các loại chi
phí trong tổ chức sản xuất. Phân tích công việc:
+ Giúp tổ chức xác định được các kỳ vọng của mình đối với NLĐ, đồng thời
có thể làm cho họ hiểu các kỳ vọng đó
+ Định hướng cho các công tác: tuyển mộ, tuyển chọn, hoàn thiện bố trí lao
động
+ Là cơ sở cho bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác cho cán bộ công nhân
viên trong tổ chức
+ Là cơ sở cho việc xây dựng hệ thống đánh giá thực hiện công việc và hệ
thống chức danh công việc
+ Là cơ sở xác định nhu cầu đào tạo và lập kế hoạch đào tạo
+ Là cơ sở trả thù lao lao động công bằng….
 Người ta nói rằng, nhờ có kết quả phân tích công việc mà người ta trả lương
công bằng hơn.
Nhận định trên đúng. Vì đối với tổ chức, các văn bản kết quả phân tích công
việc là cơ sở trả thù lao lao động công bằng dựa trên nhiệm vụ, quyền hạn,
trách nhiệm của NLĐ trong quá trình thực hiện công việc.
Câu 10:
Phân tích công việc được thực hiện trong những trường hợp sau:
- Khi tổ chức mới được thành lập hoặc chương trình phân tích được thực hiện
lần đầu tiên
- Khi cần có thêm một số công việc mới
- Khi các công việc phải thay đổi do tác động của khoa học ky thuật mới, các
phương pháp, thủ tục hoặc hệ thống mới.
Trường hợp doanh nghiệp quyết định đưa công nghệ mới vào áp dụng, nên
căn cứ vào thời gian thay đổi, cải tiến công nghệ để xem xét có nên phân tích lại
công việc hay không:
- Nếu công nghệ thay đổi thường xuyên, doanh nghiệp thường xuyên tiến
hành phân tích lại công việc mỗi lần thay đổi công nghệ như vậy là không
cần thiết, lãng phí thời gian, công sức và chi phí.
- Nếu công nghệ ít thay đổi, doanh nghiệp không thường xuyên cập nhật và áp
dụng những công nghệ mới thì việc phân tích lại công việc là cần thiết, phù

7. hợp với điều kiện hoạt động, thực hiện công việc của mỗi cá nhân cũng như
nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
*** CÁC PHƯƠNG PHÁP THU THẬP THÔNG TIN ĐỂ
PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
1. Sử dụng bảng hỏi:
- Khái niệm: là phương pháp thu thập thông tin dựa trên cơ sở phát bảng hỏi
cho những người am hiểu về công việc để tập hợp các thông tin từ câu trả lời
của họ nhằm phân tích rõ công việc.
- Các đối tượng cần hỏi:
+ Những người đã và đang thực hiện công việc cần phân tích
+ Người cán bộ quản lý trực tiếp những người đang thực hiện công việc cần
phân tích
+ Các chuyên gia, cán bộ quản lý kỹ thuật liên quan trực tiếp đến công việc cần
phân tích
- Cách thức thực hiện:
+ Thiết kế bảng hỏi: là công việc nên được thực hiện sau khi thu thập và phân
tích các thông tin có sẵn trên các văn bản hiện hành; thông tin thu thập từ bảng
hỏi chỉ nhằm thu thập thêm thông tin còn thiếu hoặc xác minh lại tính chính xác
của các thông tin đã có; các câu hỏi được thiết kế cần bám sát nội dung của các
bản kết quả phân tích công việc và mục đích vừa nêu; diễn đạt trong bảng hỏi
phải đơn giản, dễ hiểu cho mọi đối tượng cần hỏi ở các trình độ văn hóa khác
nhau. Tránh hiểu nhầm, tránh sự nhầm tưởng về đụng chạm lợi ích cá nhân,
tránh hiểu sai đối tượng cần hỏi (hỏi về công việc, chứ không hỏi về người thực
hiện nó).
+ Triển khai thu thập thông tin từ phát bảng hỏi: trước, trong triển khai cần có
được sự ủng hộ của các cấp quản lý, nên cần phải có công văn hoặc sự triển
khai thống nhất từ trên xuống; mục đích của quá trình thu thập thông tin cần
được làm rõ, tránh sự hiểu nhầm dẫn đến sai lệch thông tin/kết quả trả lời; cần
đảm bảo giải quyết tốt vấn đề tâm lý để có được sự ủng hộ từ những người

8. được hỏi; như mọi cuộc điều tra thông qua bảng hỏi khác, bảng hỏi nên được
thử nghiệm trước khi áp dụng chính thức; bảng hỏi nên được gửi đến người cần
hỏi từ trước để họ có thời gian tiếp cận và nghiên cứu. Sau đó, cần có sự hướng
dẫn, bổ sung hoặc giải đáp thắc mắc về các câu hỏi trước khi tiến hành đốc thúc
trả lời và thu thập lại bảng hỏi.
- Ưu điểm:
+ Đây là phương pháp rất phổ biến.
+ Thu thập thông tin nhiều, nhanh, tốn ít công sức và chi phí.
+ Các thông tin thu được về cơ bản đã được lượng hóa và không quá phân
tán, thuận lợi cho việc xử lí trên máy tính.
- Nhược điểm:
+ Tính chính xác của thông tin lệ thuộc nhiều vào chất lượng của bảng hỏi,
tâm lí và ảnh hưởng tâm lí lan truyền của các đối tượng được hỏi.
+ Việc thiết kế bảng hỏi cần phải có kinh nghiệm, đầu tư nhiều thời gian,
công sức.
+ Việc xử lí thông tin tương đối tốn thời gian và công sức so với các phương
pháp khác.
- Điều kiện áp dụng: có thể áp dụng cho mọi công việc. Đối với các công việc
do lao động có trình độ văn hóa thấp thực hiện thì cần phải lưu ý đặc biệt
đến khả năng đọc hiểu và diễn đạt nội dung trả lời của họ.
2. Quan sát – trao đổi
- Khái niệm: là phương pháp trong đó người cán bộ nghiên cứu tiến hành
quan sát và ghi chép đầy đủ các hoạt động của một hay một nhóm NLĐ thực
hiện công việc, khi cần thiết có thể trao đổi trực tiếp với họ để làm rõ thêm
các nội dung công việc.
- Đối tượng quan sát – trao đổi: những người đang trực tiếp thực hiện công
việc
- Cách thức thực hiện: cán bộ nghiên cứu trực tiếp khảo sát, ghi chép đầy đủ
nội dung công việc được NLĐ thực hiện, các hoạt động nào đươc thực hiện,
tại sao phải thực hiện và được thực hiện như thế nào, trách nhiệm khi thực
hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc, các loại
máy móc thiết bị, dụng cụ và nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm
việc.
- Ưu điểm:

9. + Thông tin xác thực, tính chính xác tương đối cao.
+ Thông tin đảm bảo đủ các khía cạnh trên thực tế.
+ Không tốn nhiều thời gian cho xử lí thông tin.
- Nhược điểm:
+ Tính chính xác của thông tin vẫn có sự ảnh hưởng của cách nhìn nhận và
diễn đạt của cán bộ khảo sát và đối tượng được khảo sát.
+ Nguồn thông tin ít (mỗi lần quan sát chỉ quan sát được 1 NLĐ hoặc 1
nhóm NLĐ làm việc nhóm)
+ Tốn thời gian, công sức và chi phí cho khâu thu thập thông tin.
+ Phương pháp này giúp các nhà nghiên cứu thu thập được các thông tin
phong phú và thực tế về công việc.
- Điều kiện áp dụng:
+ Sử dụng hữu hiệu đối với những công việc có thể đo lường, quá trình thực
hiện của NLĐ rõ ràng nội dung và dễ quan sát thấy.
+ Do đặc điểm và tính chất của công việc, nhiều công việc không dễ dàng
cho quan sát, cũng như nhiều công việc không biểu lộ hết hành vi ra bên
ngoài trong quá trình thực hiện công việc của NLĐ để quan sát như các hoạt
động lao động trí óc nên không thể áp dụng được phương pháp này.
3. Phỏng vấn
- Khái niệm: là phương pháp mà người cán bộ phân tích công việc gặp trực
tiếp đối tượng am hiểu về công việc để hỏi trực tiếp nhằm lấy thông tin cho
phân tích công việc.
- Đối tượng phỏng vấn: có thể gồm mọi người am hiểu về công việc; thông
thường được dùng để phỏng vấn cán bộ quản lí trực tiếp để không những hỏi
về công việc do NLĐ mà họ quản lí trực tiếp thực hiện mà còn hỏi về mối
quan hệ trong công việc và tiêu chuẩn thực hiện các công việc có mối liên hệ
trực tiếp với nhau. Phỏng vấn có thể được dùng lần lượt để hỏi thông tin về
công việc từ những người thực hiện sau đó hỏi những người quản lí trực tiếp
để thu thập thông tin bổ sung hoặc xác minh thông tin.
- Cách thức thực hiện:
+ Thiết kế câu hỏi phỏng vấn: bám sát nội dung của các văn bản thể hiện kết
quả phân tích công việc, mục đích thu thập thông tin để thiết kế, trách sử
dụng những câu hỏi thừa, ít giá trị, các câu hỏi cần cụ thể, dễ hiểu, ngắn gọn,
sử dụng các câu hỏi đóng khi có thể

10. + Trước khi phỏng vấn cần phải thống nhất và làm rõ mục đích của phỏng
vấn, cố gắng lôi kéo và có được sự ủng hộ và giúp đỡ của các cấp, đặc biệt
là đối tượng phỏng vấn, tránh ảnh hưởng tâm lí không tốt, sự va chạm quyền
lợi, ảnh hưởng của cái tôi,…
+ Tạo không gian, không khí thoải mái khi phỏng vấn, bám sát câu hỏi định
hướng đã chuẩn bị, luôn nhớ và định hướng cho người được phỏng vấn, đối
tượng được trao đổi, làm rõ là công việc chứ không phải người thực hiện nó
nhằm đảm bảo tính khách quan, chính xác cho thông tin thu được.
- Ưu điểm: độ tin cậy tương đối cao của thông tin thu thập được
- Nhược điểm: tốn kinh phí, thời gian, công sức, mức độ chính xác có thể bị
ảnh hưởng bởi “cái tôi”, tâm lí và khả năng diễn đạt của người được hỏi.
- Điều kiện áp dụng: có thể áp dụng cho mọi công việc, tuy nhiên do hiệu suất
thấp, chỉ nên áp dụng thông tin bổ sung hoặc xác minh thêm thông tin.
4. Hội thảo chuyên gia
- Khái niệm: là phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc thông qua
việc tổ chức những buổi hội thảo để thảo luận về những vấn đề quy định cho
mỗi công việc cụ thể với sự tham gia của các chuyên gia am hiểu về công
việc đó.
- Đối tượng tham gia: có thể bao gồm những công nhân lành nghề, người
quản lí trực tiếp, cán bộ kĩ thuật liên quan đến công việc, các chuyên gia về
công việc, chuyên gia phân tích công việc.
- Cách thức thực hiện: xác định rõ mục đích hội thảo (thông thường là lấy ý
kiến thống nhất về một số những vấn đề chưa từng được thống nhất hoặc
còn mâu thuẫn, tranh cãi hoặc thu thập thông tin bổ sung, hoàn thiện cho vấn
đề nghiên cứu). đối với phân tích công việc thì mục đích thường là hoàn
thiện, thống nhất về kết quả, thông tin trong phân tích, xác định các vấn đề
cụ thể, trọng tâm cần thảo luận, lấy ý kiến; xác định rõ trình tự và phương
pháp thảo luận; thống nhất về cách thức chốt kết quả, tiến hành hội thảo,
bám sát mục đích đã đề ra. Cũng giống như mọi cuộc hội thảo khác, để hội
thảo thành công, cần cung cấp trước các tài liệu về vấn đề thảo luận, tài liệu
định hướng cách thức thảo luận để các đối tượng tham gia có thời gian
nghiên cứu và chuẩn bị ý kiến từ trước.
- Ưu điểm:
+ Đảm bảo đầy đủ những thông tin cần thiết cho phân tích công việc.
+ Tránh được mọi mâu thuẫn, tranh cãi không đáng có về kết quả phân tích.

11. + Đảm bảo tính đồng thuận, tính khả thi khi sử dụng kết quả phân tích.
- Nhược điểm:
+Tốn kinh phí, khó sắp đặt thời gian
+ Cần đầu tư nhiều cho khâu chuẩn bị
- Điều kiện áp dụng: áp dụng được trong phân tích mọi công việc. Chỉ nên áp
dụng cuối cùng sau khi có được thông tin từ nhiều phương pháp khác.
Những ý kiến trao đổi giữa các thành viên sẽ làm sáng tỏ và bổ sung thêm
những chi tiết mà người nghiên cứu không thu thập được qua các phương
pháp khác. Ngoài ra, quá trình trao đổi ý kiến đó còn làm rõ cả những trách
nhiệm và nhiệm vụ của các thành viên tham gia hội thảo.