Ръководство за потребителя на Team Aspects (версия 3.0)

0
Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти

Ръководство на потребителя Team Aspects

1

КРАТКО РЪКОВОДСТВО
ЗА РАБОТА С TEAM ASPECTS

Официален сайт на Team Aspects: http://www.teamaspects.com
Общи условия за ползване на продукта: http://teamaspects.com/bg/terms
Skype: TeamAspects
E-mail за поддръжка и въпроси: support@teamaspects.com
Tелефон на потребителя: 0700 11 040


2

Съдържание
I. Речник ..................................................................................................................................... 5

II. Основен изглед на Team Aspects.............................................................................................. 6

III. Предварителни настройки на продукта ................................................................................... 7

1. Настройки на потребителския профил ..................................................................................... 7

2. Фирмени настройки................................................................................................................. 8

IV. Работа с Потребители .............................................................................................................. 9

1. Създаване на потребител ........................................................................................................ 9

2. Създаване на служител .......................................................................................................... 10

3. Създаване на външно лице.................................................................................................... 12

V. Работа с Проекти ................................................................................................................... 13

1. Създаване на проект .............................................................................................................. 13

2. Създаване на копие на проект ............................................................................................... 14

3. Детайли на проект ................................................................................................................. 15

4. Групи проекти ........................................................................................................................ 19

VI. Работа с Дейности ................................................................................................................. 21

1. Създаване на дейност ............................................................................................................ 21

2. Редактиране на дейност ........................................................................................................ 23

3. Детайли на дейности ............................................................................................................. 26

4. Работа с филтри в дейности ................................................................................................... 28

VII. Моите задачи ........................................................................................................................ 29

VIII. Работа с Дискусии .................................................................................................................. 31

1. Създаване на дискусия .......................................................................................................... 31

2. Редакция на дискусия ............................................................................................................ 31

3. Работа с дискусии .................................................................................................................. 31

IX. Мобилна Версия .................................................................................................................... 33


3

1. Моите задачи ........................................................................................................................ 33

2. Уведомления ......................................................................................................................... 35

3. Специфичност при работата с мобилна версия ...................................................................... 37

X. Допълнителна информация ................................................................................................... 39


4

Благодарим Ви за интереса към Team Aspects!

Team Aspects е софтуер за организиране, проследяване и отчитане задачите на екипи, работещи на
проектен принцип.

С негова помощ, Вие:

 Споделяте в реално време информация и документи, независимо къде се намират отделните
членове на екипа Ви;
 Управлявате проекти, разпределяте задачи, проследявате срокове, архивирате дейностите по
проекта, изпълнението и резултатите с цел по-ефективно сътрудничество и по-надежден контрол
на бизнес процесите;
 Всяка дейност в организацията и съдържащите се в нея поддейности, се описват и възлагат като
задача на съответния служител. Проследявате, отчитате и оценявате всяко изпълнение;
 Разполагате с функции за гъвкаво управление на проектите с цел по-бърза и адаптивна реакция
на външни фактори и динамични организационни промени;
 Осигурявате прозрачна работна среда, както за Вашия екип, така и за Вашите контрагенти, чрез
ясно поставени задачи, срокове, приоритети и критерии за тяхното изпълнение.

Богатата функционалност на Team Aspects в никакъв случай не прави продукта сложен и труден за
използване!

Ще се убедите още от началния й екран, че програмата разполага с интуитивен потребителски
интерфейс, и за разлика от други софтуери, тук няма да откриете ненужни допълнителни бутони, които
да Ви объркват и откажат от работата със софтуерни продукти като цяло.

Нещо повече, ще откриете несравнимата гъвкавост на програмата, която Ви позволява сами да я
настройвате и конфигурирате, според своите нужди и начин на работа.

Многофункционалността на Team Aspects e предимство за потребителя, но не и ангажимент – Вие
можете да ползвате продукта „такъв, какъвто е“, като имате възможността и да го настроите както
считате за полезно и необходимо!

Щом четете настоящото ръководство, Вие вече сте на път да
направите Вашия офис гъвкав, мобилен и бърз!


5

I. Речник
За да Ви запознаем с понятията, използвани в програмата, Ви предоставяме списък с най-често
срещаните от тях:

Термин Пояснение

В широкия смисъл на думата е уникално и ограничено във времето начинание на
Проект фирмата за създаване на продукт или услуга.
В Team Aspects – система от атрибути, които пресъздават работата върху истински
проекти.
Съставната част на проекта.
Дейност Дейностите са подобни на проектите по функционалност, но имат и някои
различни черти. Например „Работен поток“ и „Напредък“.
Team Aspects позволява „разбиването“ на дейността на поддейности. Това помага
на мениджъра на проекта да се доближи максимално до ситуацията в реалния
Поддейност
живот, където голям работен процес се разделя на по-малки, извършвани от
различни хора.
Задачите са дейности в проекта, възложени от по-висшестоящ в йерархията на
служителите към по-нисшестоящ.
Запитванията представляват дейности, възложени от нисшестоящ в йерархията
или равнопоставен на изпълнителя.
Типове дейност Независимо от вида на дейността, има 2 типа работен процес: С одобрение и Без
одобрение.
При работен процес с одобрение след свършване на работата си изпълнителят
изчаква одобрението за завършване на дейността от възложителя.
При работен процес без одобрение изпълнителят сам може да затвори дейността.
Потребители Това са основните действащи лица в Team Aspects. Потребителите могат да бъдат
служители на фирмата или външни лица.
Наименование за съвкупността от права, на служител или друг участник в проект,
Роля в проект/дейност
отговарящи на функциите му в проекта/дейността. В Team Aspects по
подразбиране са зададени 5 роли за проект и 5 роли за дейност.
Правата за достъп са част от функционалността на ролите в дейности и проекти.
Права
Всяка роля има собствен модел от права, който осигурява достъп до определени
действия в проект или дейност.
Роля по подразбиране, за която няма ограничения в достъпа до програмата. Една
Администратор от основните функции на администратора е редактирането на потребители и роли.
Друга функция е настройката и поддръжка на системата чрез добавяне на нови
категории и статуси.
Използват се за комуникация между служителите в дейностите за доуточняване на
Съобщения
направените промени. Съобщенията в дейностите са по-скоро разговор между
служителите на определена тема.
Уведомления Използват се за известяване на потребителите за извършени промени по проект
или дейност. Уведомленията се делят на външни и вътрешни.
Външни уведомления Това са имейлите с информацията за всяка промяна, които Ви изпраща програмата
на Вашата поща.
Вътрешни уведомления Това са вътрешни имейли, които можете да намерите във входящата си кутия в
програмата (кутията се намира в горния десен ъгъл).


6

II. Основен изглед на Team Aspects

Основните елементи, от които се състои Team Aspects са както следва:

1. Място за логото на Вашата фирма - при кликване върху него препраща към екрана „Моите задачи“.

2. Търсачка в програмата - можете да търсите по наименование: проекти, дейности, съобщения,
файлове, служители, външни лица, процедури и контрагенти.

3. Нотификации - показва списък с вътрешните уведомления.

4. Данни за обект и фирма - препраща към екрана с информация за данните на фирмата.

5. Данни за потребителя - препраща към екрана с информацията на потребителя.

6. Бутон за излизане от програмата.

7. Бутони за бърз достъп до екраните на: Моите задачи, Списъци с проекти, дейности, процедури,
Потребители, Служители, Дискусия - ако не виждате някой от бързите бутони, нямате достъп до екрана.

8. Главно меню - представя йерархичен списък с всички екрани. То може да бъде скрито.

9. Път на достъп - показва директорията на екрана, в който сте в момента. Оттам можете да стигнете до
всяка една изписана директория с един клик.

10. Бутон за помощ - показва помощен материал за текущия прозорец.

11. Страничен панел – включва допълнителни функции към дадения екран, в повечето случаи - филтри.

12. Основен екран - основната информация се намира в централната част на екрана.


7

III. Предварителни настройки на продукта

Team Aspects е софтуерна услуга създадена с възможност да прилегне точно на Вашата фирма и стил
на работа. За да постигнете това, в началото трябва да направите няколко стандартни настройки,
добавяйки основна информация за дейността си и специфичните номенклатури за работа. Всяка от тези
настройки може да бъде направена и в процеса на създаване на Вашия първи проект.

1. Настройки на потребителския профил

При първо влизане в Team Aspects като потребител, ще бъдете препратен да настроите собствения си
потребителски профил. Полетата в жълто са задължителни. Където нямате достатъчно опции в падащите
менюта, можете да добавите нова от „Добави нов“ най-долу в списъка.

Навсякъде в Team Aspects полетата в жълто са задължителни за
попълване. Където нямате достатъчно опции в падащите менюта,
можете да добавите нова от „Добави нов“ най-долу в списъка.

го отваряте само с поставяне на курсора в най-лявата част от екрана.


8

2. Фирмени настройки

След записването на промените направени в профила, програмата автоматично Ви препраща към
екрана с фирмената информация.


9

IV. Работа с Потребители

В Team Aspects потребителите се различават от служителите на фирмата. Потребител може да бъде
всеки, независимо дали е служител или не.

Условно потребителите са разделени на служители и външни лица.

 Служители - потребители, които са част от списъчния състав на организацията.

 Външни лица - потребители, които са свързани с работата на организацията (партньори и
клиенти), без да са част от нея.

1. Създаване на потребител
За да създадете потребител, изберете Администриране / Достъп / Потребители, бутон „Добави нов“
в основния екран.

Добавете име, фамилия и електронна поща, с която потребителят ще се вписва в програмата.
Задайте правата му като изберете потребителска роля, към която принадлежи или добавете нова
специфична роля.

Можете да добавите точно определена парола чрез бутона "Задай парола" или ще Ви бъде дадена
временна парола.

След създаването на нов потребител, се появява прозорец с въведената за него информация и
възможност за принтиране или изпращане на email .


10

Бъдете внимателни при добавянето на email на потребител. При
грешно зададен имейл адрес, потребителят няма да може да се
възползва от системата за уведомления.

го отваряте само с поставяне на курсора в най-лявата част от
екрана.
2. Създаване на служител
Има два начина за създаване на служител.

2.1. Създаване на служител от съществуващ потребител

Изберете Администриране / Достъп / Потребители от главното меню. Изберете потребител, след

това редактирайте чрез бутон .

От екрана, който се появява, изберете бутон "Превърни в служител".


11

В новия прозорец попълнете допълнителната информация за служителя. Задължителни са полетата
за код, име, фамилия, електронна поща (може да се различава от зададената такава за потребител) и
дата на постъпване (Този екран е част от модул "Човешки ресурси").

2.2. Добавяне на служител без съществуващ потребител

В Team Aspects можете да добавите служител, без да му създавате потребител и да предоставяте
достъп до програмата. Тази функционалност позволява описване на целия персонал на организацията,
без да е необходимо да бъде предоставян достъп до програмата на всеки. При необходимост, от
служителя може да се създаде потребител и лесно да се предостави нужния достъп.

За да добавите служител без съществуващ потребител, влезте в подменю "Служители" от главното
меню "Човешки ресурси". От основния екран натиснете .

Попълнете информацията (жълтите полета са задължителни) и запишете.


12

Профилите на потребители, които желаете временно да не могат да
влизат в системата, можете да забраните, вместо да ги изтривате и
отново създавате.

3. Създаване на външнослице
го отваряте само поставяне на курсора в най-лявата част от екрана.
Външно лице се създава аналогично на служител.


13

V. Работа с Проекти
1. Създаване на проект
Всяка бизнес дейност във Вашата организация може да бъде разписана като проект, който е
съвкупност от различни дейности. Създаването на проект в Team Aspects е лесно и не изисква
предварителни настройки.

За да създадете нов проект, изберете от главното меню "Управление на проекти". От подменюто
изберете "Проекти". От екрана, който Ви се появява изберете бутона .

Попълнете празната форма за нов проект (полетата в жълто са задължителни):

Описание на полетата:

Проект: „Код“ – задължително поле. Изберете кратък код, по който лесно да разпознавате проекта.

Проект: „Име“ – задължително поле. Дайте наименование на проекта.

Възложен на – от лупата в края на полето изберете служител, на когото да възложите проекта. Ако
служителят не съществува, можете да го добавите от бутона „Добави“ в новия прозорец.
Възложен от – Изберете служител, който възлага проекта. Не е задължително този, който възлага
проекта да е този, който създава проекта (например, секретарката на мениджъра може да създава
проектите през собствения си профил, но този, който възлага проекта е мениджърът).

Контрагент – от лупата в края на полето изберете контрагент свързан с проекта (ако знаете името
на контрагента, можете директно да го напишете в полето). Може да бъде доставчик или клиент.


14

Лице за контакт – полето „Лице за контакт“ съдържа запаметеното „По подразбиране“ в контрагента. За
да изберете друго лице за контакт на контрагента, с което ще комуникирате по време на проекта,
отворете списъка „Лице за контакт“.

Участник – това е служител или външно лице, участващо в работния процес на проекта. Всеки участник
си има роля в проекта, която може да бъде избрана по подразбиране или да бъде създадена нова, с
нови права за достъп. Ако участникът, който искате да добавите към проекта не съществува, можете да
го създадете от екрана за избор на участник.

Файлове - от бутона качете документацията, свързана с проекта.

Група на проект – поле, което Ви позволява да организирате по-добре работата си, като я разделяте на
по-големи групи. От списъка избирате към коя група принадлежи проекта. Ако не съществува такава,
създайте я чрез бутона „Добави нов“ най-долу в списъка:

Приоритет на проекта – показва важността на един проект спрямо другите. В Team Aspects по
подразбиране са зададени 3 приоритета: „Висок“, „Нормален“ и „Нисък“, като потребителят може да
добави и нови в списъка:

Начална дата – дата на стартиране на проекта.

Крайна дата – предвидената дата за приключване на проекта.

Предвидени часове – показва планираните часове труд на служителите, за които трябва да бъде
свършен проекта. Стойността е прогнозна и се ползва от програмата само за информация.

Предвидена цена – показва разходите, които ще бъдат извършени за този проект. Стойността е
прогнозна и се ползва от програмата само за информация.

Описание – текстово поле за допълнителни пояснения по проекта. Можете да форматирате текста с него
с познатите функции от Microsoft Word. Полето е задължително, за да можете да запишете проекта.

Ако смятате, че някоя от тези настройки е излишна за Вашата работа
към момента, можете да я направите неактивна и в бъдещ период да
я активирате за ползване отново.

2. Създаване на копие на проект
При създаване на копие на проект програмата копира, освен самия проект, и неговите
принадлежащи дейности. Така, ако Ви се наложи да правите един проект повече от веднъж (годишно
приключване), то ще можете да с поставяне на курсора в най-лявата част от екрана. Освен това, при
го отваряте само си спестите усилията по попълването на проекта.


15

създаването на копие, програмата автоматично измества началната дата, така че да е текуща, а крайна
дата на проекта, както и на всички дейности пропорционално, се изместват спрямо началната дата.

Копие на проект можете да направите от списъка с проекти, като от менюто на избрания от Вас
проект избере „Създай копие“. При създаване на копие, програмата попълва същата информация за
новия проект, като оставя единствено полето „Код“ непопълнено. В „Гантов график“ можете да
промените информацията за дейностите, преди да запишете. След като сте направили нужните
промени, записвате чрез бутон .

3. Детайли на проект
Основната работа с проектите в Team Aspects се извършва през екран „Детайли на проекти“. В него
можете да промените всяка част от проекта - да добавяте или редактирате дейностите и участниците, да
водите комуникация под формата на съобщения, записвани в този екран, както и да прикачвате
документи (до 10 mb всеки).

За да отворите детайлите на желания проект, влизате в подменю "Проекти" от „Управление на

проекти“ и натискате бутона в списъка пред името на проекта.

Синята стрелкичка е активен линк навсякъде в Team Aspects.
Кликвайки върху нея, можете да отворите детейлите на всеки запис за
повече информация.

3.1. Работа с файлове в проект

В Team Aspects файловете, които са част от даден проект или дейност се съхраняват заедно с проекта
или дейността,го отваряте само с поставянеЗа да добавите файл към вече създаден проект, отворете
към която са прикрепени. на курсора в най-лявата част от екрана.

детайлите на проекта. От основния екран изберете бутон . Изберете от компютъра си файла
и запишете с бутона за запис.

Дублирането на имена на файловете не се допуска от програмата. При запис на два файла с
еднакво име, старият файл ще бъде заместен от новия. Системата Ви предупреждава за дублирането.
Старата версия на файла също се съхранява и е достъпна през менюто за управление на файлове -
версии.


16

Можете да отворите или свалите всеки файл прикачен към
проект или дейност.

3.2. Кратка информация за проект

Панелът "Информация" за проект се намира в горната дясна част на екран "Детайли на проект" и
съдържа: информация за контрагент, с който фирмата работи по проекта, лице за контакт на
контрагента, приоритет на проекта, начална дата, крайна дата, дата на завършване (която автоматични
се записва при завършване на проекта),с поставянегрупа на проект, предвидени часове и цена.
го отваряте само
категория, на курсора в най-лявата част
от екрана.
Панелът е изграден за информация и бърза работа с детайлите на проекта и всяка част от тази
информация може да бъде променяна по всяко време с едно кликване.


17

3.3. Работа с Гантов график

„Gantt chart“ е тип диаграма, която визуализира проекта и връзките между дейности и поддейности.

Гантовата диаграма на всеки проект е достъпна през бутон , след като сте отворили
детайлите на проекта и изглежда по следния начин.

Екранът на диаграмата е разделен на две части, които могат да се свиват или затварят и отварят
напълно при нужда от потребителя. Лявата дава основна информация за дейностите към проекта в
табличен вид.


18

А дясната визуализира графично дейностите във времето (така потребителят по-лесно може да си
представи проекта).

През таблицата с информацията за дейностите, в лявата част на екрана, лесно и бързо може да се
редактират имената на дейностите, изпълнителя, приоритета, начална и крайна дата, напредък.

За да преименувате дейност, кликнете върху името. В появилото се поле записвате желаното име и
натискате с ляв бутон извън таблицата за запис.

За да промените "Назначен", "Приоритет", "Начална дата", "Крайна дата" и "Напредък", кликнете
върху записа с ляв бутон на мишката и изберете от списъка.


19

В графиката (вдясно на екрана) можете да променяте напредъка и времето за осъществяване на
дейностите чрез придърпване. Можете да задавате връзки между отделните дейности. От менюто
„Филтри“ можете да търсите определена дейност и да визуализирате по-дългите от 7 дена задачи. От
„Търсене“ можете да филтрирате по име и така да намерите по-бързо желаната от Вас задача към
проект. Търсенето може и да не отговаря точно на името на дейността.

Гант графикът може да бъде принтиран на удобен А4 формат
директно чрез бутона „Принтирай“, без използването на
допълнителни програми.

3.4. Работа с филтри на проекти

Когато сте в екрана „Проекти“ в най-дясната част можете да използвате филтрите за филтриране на
списъка с проекти по предварително зададени критерии, създадени от Вас и след което записани за по-
късно ползване. го отваряте само с поставяне на курсора в най-лявата част от екрана.

Самите филтри се разделят на три основни категории: Записани, Стандартни и Разширени.

В разделението на Стандартните филтри можете да филтрирате проектите по: код, име, възложена
на, възложена от, статус на проект, начална и крайна дата.

В таба „Разширени филтри“ можете да запишете филтрите, които са Ви нужни по време на работа.
Табът е разделен на две части: за филтриране и сортиране.

Филтриране – от бутона „Добави клауза за филтъра“ можете да добавите отделни клаузи, които да
включва филтъра Ви. Чрез комбинацията им можете да получите различни филтри, които да са Ви нужни
по време на работа.

Сортиране – можете, освен да филтрирате проектите, да ги сортирате по възходящ или низходящ
ред. Като във всяко падащо меню избирате по какъв признак да сортирате таблицата и дали да бъде по
възходящ или низходящ ред.

След създаването на филтрите и сортирането, Вие можете да ги запишете чрез натискане на бутона
„Запишете търсене“.

В таба „Записани филтри“ можете да изберете от предварително записаните системни филтри или от
личните записани от Вас в по-ранен момент. Ако искате да изтриете записаните от Вас филтри натискате
бутона „Х“.

4. Групи проекти
Проектите, които създавате, могат да бъдат групирани. Групите проекти са удобни, когато трябва да
работите с много приблизително еднакви проекти.


20

За да създадете група проект, изберете главното меню Управление на проекти / Настройки / Групи
дейности. Натискате с ляв бутон на мишката върху бутон „Създай нов“.

Попълнете формата за нова група проекти (полетата в жълто са задължителни):

 Име – наименованието на групата проекти
 Статус – статус на проектите в групата
 Описание – по-пълно описание на групата проекти

След попълване на информацията, натискате бутона „Запиши“.


21

VI. Работа с Дейности

Всеки проект в Team Aspects може да се раздели на отделни задачи/дейности, които да се
изпълняват от различни служители. В зависимост от това кой ги възлага и кой ги изпълнява, дейностите
се разделят на два вида: Задачи и Запитвания.

Задачите се възлагат от по-висшестоящ във фирмената йерархия. Техният работен поток се
разделя на „С одобрение“ и „Без одобрение“ и се различава от този на Запитванията.

Запитванията се възлагат от по-нисшестоящ или равен по длъжност служител. Работният поток
на запитванията изисква одобрение от изпълнителя на запитването за започването му.

Дейностите като част от проекта се показват в детайлите му. Техните функции и екрани са подредени
подобно на тези на проекта.

За Ваше улеснение, Team Aspects автоматично определя типа на
дейността още при създаването й.

Създадените вече дейности са достъпни по три на курсора в най-лявата част от екрана.
го отваряте само с поставяне начина:

 през проекта и списъка дейности към него в детайли

 през главното меню "Дейности" - списък на всички дейности, без значение на проекта

 през главното меню "Дървовидни дейности" - списък на проектите и дейностите към тях.

1. Създаване на дейност
Изберете от главното меню "Управление на проекти" и отворете „Дейности“. Натискате с ляв бутон
на мишката върху бутон „Създай нов“. Попълнете формата за нова дейност (полетата в жълто са
задължителни):


22

Проект – проект, към който принадлежи дейността. Изберете от съществуващите в списъка,
който се появява при избор на лупата в края на полето. Ако в списъка няма подходящ проект, можете да
създадете избирайки бутон "Добави" от списъка с проекти.

Родителска дейност – това е дейност, на която е подчинена дейността, която създавате. Полето
не е задължително. Списък с възможни родителски дейности се появява, след като сте избрали проект.
Ако няма подходяща родителска дейност можете да създадете през бутон "Добави".

Възложен на – от бутона избирате служител, на когото да възложите дейността.

Възложен от – от бутона избирате служител, който възлага дейността

Участник – служител или външно лице, което участва в изпълнението на дейността.

Наблюдател – служител или външно лице с права на наблюдател. Според настройки по
подразбиране на системата, наблюдателят може да вижда движението на изпълнението на дейността и
нейните поддейности. Ролята на наблюдател е с предварително определени права в системата, но те
могат да бъдат коригирани, според изискванията на потребителя.

Файлове - от бутона качете документите, свързани с дейността.

Приоритет – показва важността на една дейност спрямо другите. В Team Aspects по
подразбиране са зададени 3 приоритета: „Висок“, „Нормален“ и „Нисък“.


23

Начална дата – датата, от която дейността е активна.

Крайна дата – датата, до която дейността е активна или евентуалната дата на завършването й.

Предвидени часове – не са задължителни. Показват часовете труд на служителите, за които
трябва да бъде извършена дейността.

Предвидена цена – показва разходите, които ще бъдат извършени по тази дейност.

Описание – текстово поле за допълнителни пояснения по дейността. Можете да форматирате
текста в него с познатите функции от Microsoft Word, подобно на полето за описание на проект. Полето е
задължително, за да можете да запишете дейността.

Ако възнамерявате да създавате повече от една дейност, можете да
ползвате бутона „Запиши и създай подобен“. Така ще си спестите
време.

2. Редактиране на дейност
Редактирането на дейността е възможно по три различни начина:
2.1. Режим Редакция

Изберете от главното меню „Управление на проекти“, след това „Дейности“. От списъка с
дейности намерете дейността за редакция. Влезте в режим редакция избирайки с ляв бутон на мишката
бутона пред името на дейността. Появява се меню с позволените Ви действия по управление на
дейността. Изберете „Редактирай“. Ако имате права за редакция на дейността, системата Ви препраща
към екрана за редакция на дейност. Той е подобен на този за добавяне на дейност.


24

Единствената разлика между екрана за добавяне на нова дейност и редактиране на дейност са
скритите допълнителни настройки. В екрана за редакция, за да ги видите трябва да натиснете бутона
.

2.2. Екран „Детайли на дейността“

Отваряте „Дейности“ от главното меню „Управление на проекти“. Натискате с ляв бутон на

мишката върху бутона пред името на дейността в списъка с дейности. Програмата Ви препраща
към екрана с детайли на дейността:

Можете да редактирате всеки елемент от описанието на дейността, както и да визуализирате
въведената информация и напредък. За да редактирате дейността от този екран, трябва да натиснете с
ляв бутон на мишката върху информацията, която има нужда от редакция и тя автоматично ще се
превърне в поле за редактиране. За да запишете информацията, натиснете встрани, така че да се скрие
редактираното поле. Не е нужно да записвате. Въведената информация се записва автоматично.


25

2.3. Екран „Дейности“

Влизате в екрана „Дейности“ в главното меню „Управление на проекти“. Изберете желаната
дейност. Появява се екран с детайлите на избраната дейност. В него можете бързо и лесно да
редактирате информацията чрез Live Edit, без да губите време да влизате в нови прозорци и да
записвате направените промени. При нужда, можете да придърпате бордера между детайлите на
избраната дейност и списъка с дейности нагоре или надолу в зависимост от това за кой екран Ви е нужно
повече пространство.

През екран „Дейности“ можете лесно да комуникирате с екипа си чрез съобщения или да
добавяте документи. Цялата информация ще се запази на едно място.


26

С клавишa „Tab“ на клавиатурата можете да се придвижвате по-бързо
и лесно по полетата във всеки екран на Team Aspects.

3. Детайли на дейности
Основната работа с дейностите в Team Aspects се извършва чрез екрана „Детайли на дейности“. В
него можете: да променяте всяка част от дейността; да добавяте или редактирате подзадачите и
участниците; да водите комуникация под формата на съобщения; да прикачвате документи (до 10mb
всеки).

За да отворите детайлите на желаната дейност, влизате в „Дейности“ от „Управление на проекти“

и натискате бутон пред желаната дейност.

3.1. Работа със съобщения в дейност

Съобщенията могат да се добавят към определена дейност от проект. За да добавите съобщение
към дейност натискате бутона . В отворения прозорец записвате желаната тема на
съобщението и самото съобщение. Можете да добавите и чрез бутон .

Друга допълнителна функция при добавянето на съобщения е настройката на уведомлението.
Много често потребителите си изключват системното уведомление чрез email и системни съобщения,
при което те не винаги разбират за новостите по даден проект. Затова в съобщения чрез бутона


27

„Уведомления“ можете да изпратите системно съобщение на избрани от Вас служители по дейността, за
да сте сигурни, че те ще бъдат запознати.

Уведомленията се разделят на външни и вътрешни. Външните са чрез email, докато вътрешните
са чрез лични системни съобщения. В графата „Ще бъдат уведомени“ се показват служителите, които не
са си изключили уведомленията. В графата „Също уведоми“ добавяте служителите, които искате да
уведомите за съобщението, а не са в графата „Ще бъдат уведомени“.

Лесно можете да се ориентирате кои са новите съобщения в дейност. Те са оцветени в жълто, за
разлика от другите, които са в бяло.

3.2. Работа с файлове в дейност

В Team Aspects файловете, които са част от дадена дейност, се съхраняват в екран „Детайли на
дейността“.

За да добавите файл към вече създадена дейност, отворете детайли. В централната част на

екрана изберете бутон .

Работата с файлове в дейности е аналогична на тази в проекти.

Файлове по-големи от 10 мб можете да качите на части или да
компресирате с програми като WinRAR и WinZip.


28

3.3. Кратка информация за дейност

Панелът "Информация" за дейност се намира в горната дясна част на екран "Детайли на дейност"
и съдържа: информация за приоритет на проекта, фаза, напредък, начална дата, крайна дата,
предвидени часове, разходи и дата на завършване.

Панелът е изграден за информация и бърза работа с детайлите на дейността и всяка част от него
може да бъде променяна по всяко време с един клик.

3.4. Състояние на дейност (причини)

За редакция на работния поток на дейностите в Team Aspects се използват бутони за състояние
(причини) на дейността. При работа върху дейност започвате от състояние на отворен и минавате през
различни състояния, за да стигнете до завършен. При промяна на определен статус, има определени
състояния (причини), поради които статусът се е променил.

4. Работа с филтри в дейности
Когато сте в екрана „Дейности“ от главното меню „Управление на проекти“ в най-дясната част
можете да използвате филтрите за филтриране на списъка с дейности по предварително зададени
критерии, създадени от Вас и след което записани за по-късно ползване, подобно на работата с филтри в
проекти.

Можете лесно и удобно да експортирате информацията от Team
Aspects в Excel чрез натискането на един единствен бутон.


29

VII. Моите задачи
Както беше споменато по-горе, всички задачи и запитвания могат да бъдат открити в екрана
„Дейности“, но при повече дейности трудно бихте откривали тези, от които имате нужда. Затова в Team
Aspects е създаден специален екран, наречен „Моите задачи“. В него можете да намерите всички
задачи, които виждате, но подредени по такъв начин, че да се улесни работата Ви.

Когато за пръв път влезете в екрана „Моите задачи“ ще забележите, че той е разделен на две
части. В основната (лява) част са представени визуално задачите и запитванията Ви, докато в десния
страничен панел са новини за последните промени в съобщенията и файловете. Така, от този екран
можете да вършите работата си без досадното движение по отделни екрани и сте информирани за
всяка промяна, засягаща Вашите дейности. За по-лесното ползване на „Моите задачи“, те са разделени
по определени критерии. Главното разделение е по „Възложени на мен“, „Участвам“, „Възложени от
мен“, „За одобрение“, „Наблюдавани от мен“, „Запитвания“ и „Затворени“.

Друго разпределение на задачите, което улеснява потребителя, е сортирането им по: Крайна
дата, Статус, Дата на промяна, Проект, Приоритет и Възложител.

„Възложени на мен“ показва всички задачи, които са Ви възложени за изпълнение. В скобите
показва техния брой.

„Възложени от мен“ показва всички задачи, които са активни и Вие сте възложили на други
потребители. По този начин с един клик Вие ще се информирате как върви работата по възложените от
Вас задачи.

В таба „Запитвания“ можете да видите всички, отнесени към Вас запитвания и очакващи отговора
Ви. В случай, че изберете да изпълните запитването отправено към Вас, то автоматично се прехвърля във
„Възложени на мен“. Ако откажете, то запитването отива в таба „Затворени“.


30

В таба „Наблюдавани от мен“ можете да видите всички задачи или запитвания, в които сте
наблюдател. Как те се променят, без да има нужда да влизате във всяка една поотделно.

В таба „Затворени“ можете да откриете всички затворени задачи, свързани с Вас. По този начин
ще се информирате по-лесно, когато е затворена възложената от Вас задача или просто когато Вие сте
затворили задача по погрешка.

Освен главното разделение, има и подразделение на задачите. То разделя времево задачите на
такива, които трябва да се изпълнят до днес (това са всички задачи, които по график трябва да се
изпълнят днес или закъсняват с графика), трябва да се изпълнят до тази седмица - това са всички задачи,
които по график трябва да се изпълнят в текущата календарна седмица (до неделя - 24h); за този месец
и следващите 3 месеца логиката е същата.

Друга функционалност е изскачащото меню към всяка дейност. Чрез него може да редактирате
информацията за всяка дейност само с един клик. Така си спестявате движенията по екраните. От това
меню можете да редактирате дейност, да създавате копие, да добавяте поддейност към текущата
дейност, да добавяте съобщение и файл, както и да изтривате дейността.

В дясната колона се показват уведомления за последните добавени съобщения и файлове към
проекти и дейности. Така отпада нуждата от постоянно проверяване на всяка дейност поотделно за нова
информация. В информацията за добавените съобщения се включват наименование и бутон за
детайлите на дейността, към която е съобщението. Текст на съобщението, името на създателя и датата
на създаване.


31

VIII. Работа с Дискусии
Чрез дискусиите Вие можете лесно да комуникирате както с отделни колеги и външни лица, така
и с предварително създадени екипи, без да има нужда комуникацията да е свързана с проект или
външна поща.

1. Създаване на дискусия
За да създадете нова дискусия, влизате в екрана „Дискусии“ от раздел „Администриране“ и
натискате бутона .

Във формата добавяте хората или екипите, които желаете да участват в дискусията и до които да
пристига копие, без да могат да участват пряко. След това попълвате темата на дискусията и по желание
променяте правата на уведомление. Добавяте съдържание на съобщението и приоритет, след което
прикачвате при необходимост файловете и записвате.

2. Редакция на дискусия
Редакцията на дискусия става чрез натискане на менюто на дискусията, която желаете да
промените и изберете „Редакция“. След като редактирате желаната от Вас информация, записвате.

3. Работа с дискусии
Дискусиите, в които участвате, можете да откриете в списъка с дискусии чрез бързия бутон в
горната част на екрана. От него можете да освен да стигнете до списъка с дискусии и да се информирате
за непрочетени съобщения към дискусии. В скоби след надписа в бутона се показват непрочетените
съобщения.

Когато влезете в списъка с дискусии, можете лесно да разпознаете прочетените от непрочетените
дискусии, чрез втората колона „Непрочетени“. Когато има нови съобщения в дискусия, се появява икона
на неотворено писмо, която Ви информира.

Също така можете да подредите списъка с дискусии по приоритетност (първа колона).

За да влезете в дискусия, натискате бутона „Детайли“. В прозореца, който Ви се отваря, можете
да прочетете непрочетените съобщения, да добавите нов чрез бутона .


32

В прозореца не можете да премахвате и добавяте служители или да променяте темата на
съобщението. Можете да променяте правата за „Уведомление“ и да добавяте съдържание и файл.

За да запишете съобщението към дискусия натискате бутона .


33

IX. Мобилна Версия
Благодарение на онлайн платформата на Team Aspects, можете по всяко време и от всяко място
да влезете в програмата и да сте наясно с работата си. Няма значение дали влизате от компютър,
мобилен телефон или iPad. С всяко едно устройство ще можете да проверите своите задачи и да ги
промените според желанията си. Ще можете да се информирате за новостите относно Вашите задачи,
без да има нужда да влизате в имейла си.

1. Моите задачи
С влизането в мобилната версия на сайта можете да визуализирате по категории своите
дейности:

„Възложени на мен“ - показва всички задачи, които са възложени на Вас. В дясната част на реда
можете да видите число, което показва колко задачи има от този тип. Когато натиснете върху реда, Вие
отваряте списъка с дадената категория задачи.

„Възложени от мен“ – показва всички задачи, които сте възложили на други служители и
потребители на програмата. Тук отново в дясната част на реда се показва бройката на възложените от
Вас задачи.

„Наблюдавани от мен“ – показва всички задачи, които Вие наблюдавате.

„Запитвания“ – показва неодобрените запитвания, които са отправени към Вас. Когато ги
одобрите, те ще преминат в графата „Възложени на мен“.


34

„Затворени“ – показва всички затворени задачи, в които участвате.

В списъка може да се види основната информация за всяка задача, като: име, приоритет, крайна
дата и своевременност. Ако желаете повече информация или да промените задачата, натискате върху
реда.


35

В детайлите на задачата (мобилна версия) можете да видите пълната информация за задачата,
както и да промените напредъка и състоянието на задачата.

2. Уведомления
Освен задачите, с които сте свързани, в мобилната версия имате достъп и до всички
уведомления. Тук можете да избирате от всички уведомления и непрочетените. Аналогично на задачите
в дясната част на реда се намира бройката на съответно непрочетените и всички уведомления.


36

Когато натиснете върху реда, влизате в съответното уведомление.

Списъкът с уведомления се разделя на три подкатегории: всички, лични и системни.


37

Всички – показва системните и личните.

Лични – показва уведомленията отнасящи се до Вас.

Системни – показва уведомленията от системата.

Ако желаете да видите пълните детайли на съобщението, както и да отговорите директно от
него, натискате върху реда на съобщението.

3. Специфичност при работата с мобилна версия
 Вход на мобилната версия:

Попълвате потребителското име и парола, избирате фирма и натискате бутона вход.


38

 Бутон „Назад“ - връща Ви към предишния екран
 Бутон „Пълна версия“ - препраща Ви към десктоп версията на програмата
(пълната версия)
 Бутон „Обнови“ - обновява страницата, на която сте
 Бутон „Изход“ - излиза от програмата
 Бутон „Начало“ - връща Ви към началния екран на програмата.


39

X. Допълнителна информация

Повече информация за работата с Team Aspects и условията за ползване можете да намерите на
линковете по-долу:

Официален сайт на Team Aspects: http://www.teamaspects.com

Общи условия за ползване на продукта: http://teamaspects.com/bg/terms

Skype: TeamAspects

E-mail за поддръжка и въпроси: support@teamaspects.com

Tелефон на потребителя: 0700 11 040


Ръководство за потребителя на Team Aspects (версия 3.0)

Ръководство за потребителя на Team Aspects (версия 3.0)

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Semelhante a Ръководство за потребителя на Team Aspects (версия 3.0)

Semelhante a Ръководство за потребителя на Team Aspects (версия 3.0) (20)

Ръководство за потребителя на Team Aspects (версия 3.0)