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事務局とは?
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• 経理 : お金の管理
• 労務 : 人の管理
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50字程度で書いてください。
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事務局が「たいへん」になるのは?
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外発的動機としての事務局
• 外発的動機としての事務局
「やらなきゃいけないからやる」
「それが仕事だからやる」
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外発的動機としての事務局
• 外発的動機としての事務局
「やらなきゃいけないからやる」
「それが仕事だからやる」
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• 外発的動機は、報酬と結びつきやすい
• 成果は小さく、リスク・負担は大きく評価しがち
(プロスペクト理論)だが、事務の成果の一つ
は「普通な運営」
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外発的動機の課題
• 外発的動機は、報酬と結びつきやすい
• 成果は小さく、リスク・負担は大きく評価しがち
(プロスペクト理論)だが、事務の成果の一つ
は「普通な運営」
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が組織内で行き交うことがふえてくる
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内発的動機とは?
• 目の前の作業自体がおもしろい
• 自分の得意が活かされている
• 作業が何に役立つか自覚できている
• 作業の習熟、自分の成長が自覚できる
• 仕上げた時に達成感がある
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事務局は補助なのか、補完なのか
• 補助 やっている人の不足を埋める
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事務局は補助なのか、補完なのか
• 補助 やっている人の不足を埋める
• 補完 それがあることで完成する
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リーダーシップの4要素
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• 専門性
• 質の向上
• 手配
• ケア
• 新しいこと
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• 専門性
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• オーナー
ホスト役 企画者
事務局 専門家
事務局があって
リーダーシップ
は完成される
事務局は組織をつくる
• 内発的動機で大切なのは、+α の価値に
役立つ実感
• では、事務局は何に役立っているのか?
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(エンパブリックの考える)
事務局の仕事の最大の意義は・・・
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生産性とは?
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コ ス ト
成 果
事務局
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ファイリング
• ファイリングは何のためにやるのか?
 書類を整理するため
次の時、次の人が、何がどこにあるか、
すぐにわかるため
前の仕事の知見を整理して次につなぐため
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22
ファイリングは成果の向上につながる
• 書類を探す手間が減る=コストの削減
• 見つからないことによるストレスが軽減する
→ 自分・メンバー・組織にいらつかない
• 業務をする時に、前の業務のやり方がわかり、
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• 成果を生みだす時間を広げることができる
→ 自分・メンバー・組織に対する信頼感が生まれる
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人は「やりたいこと」をやりたい!
• 必要な書類をすぐに探せる
→ 妨げられずに仕事ができる
• 必要な書類が探せる状況にある
→ 自分の仕事をアシストしてくれる環境への信頼感
• 妨げられることなく、やりたいことに集中でき、
フローに入った人は、通常以上の結果を出す
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事務局の仕事は・・・
• メンバー全員が安心して、心地よく仕事をし、
最も生産性高く成果を出せる環境をつくる
• 最も小さなコストできる仕組みをつくる
※コスト=費用ではない
• モノ、ヒト、カネを通して、支えあっていると
実感できる仕組みをつくる
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25
「生産性を高める事務局」となるために
① もっとよくできる!と思う気持ち
② ビジョンを定める
③ 一人でかぶらない
④ 範囲と時間を定める
⑤ 業務をイベントにしない
⑥ ITを使いこなす
⑦ 評価すること
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26
①もっとよくできる!という気持ち
• 「よくしなきゃ!」という気持ちだけでは、
焦るばかり・・・
• 観察 - どこで時間のロスがあるか、
どこでミスが多く生じるのか
• 情報収集 - 他の動き、新しい技術
• 裏打ちのある「もっとよくできる!」を
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27
②ビジョンを定める
• ミス→遅れ→急ぎの対応→ミス→・・・の循環
に陥らないように
• 現状への対応に追われない!
• 現状の問題への対応は現状を維持し、変化
を起こすことができない
• ビジョン(=あるべき姿)を明確にし、そこか
らのズレを意識して作業する
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③一人でかぶらない
• 事務作業は、事務局員だけでやらない
• 事務局がフォローしすぎると、事務局の
負担ばかり増える (忙しさ ≠ やりがい)
• 事務作業は、できるだけ分散=多くの現場
の人に担ってもらえる仕組みづくりを
例) 売上・経費別に現金管理の封筒を分ける
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④範囲と時間を定める
• 事務局の仕事の多くは「範囲と時間を定める」
• 一つ、一人に多くのものを詰め込まない
• シンプルにすることでミスを減らせる
• 自分が何をどこまで担うのか明確になる
• 時間を定めて、そこでできる作業方法と内容
を設定する (不安からの過剰作業はしない)
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⑤業務をイベントにしない
• イベント=非日常なもの
(作業した!と感じるが、しんどい)
例)領収書を溜めて一気に精算する
• 作業は日常の中で自然にできるようにする
• それぞれの日常に組み込むワークフロー
• ワークフローを整備するのは事務局の仕事
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⑥ ITを使いこなす
• ITツールの導入=ワークフローの変革
• ワークフローで行動を日常の中で繰り返す
→ 行動の積み重ねが組織文化をつくる
• 情報共有について、30回、共有の意識づ
けをするよりも、共有ファイルへの書き込み
を3回注意した方がいい
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⑦ 評価すること
• ふりかえり力=組織力
• 良いところを伸ばし、課題から学ぶ
• 継続的に改善するために、PDCAサイクル
をまわす。いつ、どのように評価をするか、
事前に決める
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事務局を楽しめるように
• 非営利、ボランティアだからこそ、
活動の生産性を高めることが肝となる
• 楽しく、それぞれの個性を発揮できる活動を
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「ご近所事務局学」概論