1. La Gestion Électronique des Documents et la Collaboration
Sylver SCHORGEN – SF2i
Microsoft MVP
Email : sschorgen@sf2i.nc
Tél : +687 78.33.23
Julien Chable – NC IT
Microsoft MVP
Email : julien.chable@ncit.nc
Tél : +687 95.61.57
2. SF2i
Service Formation & Ingénierie Informatique
SOCIÉTÉ DE SERVICES INFORMATIQUES :
• Support et exploitation
• Ingénierie informatique
• Formation
Microsoft Partner of the Year 2015
Microsoft Silver Partner
Microsoft Most Valuable Professional (MVP)
Présent à Nouvelle-Calédonie et à Tahiti
Plus de 40 collaborateurs
Plusieurs collaborateurs certifiés
• Office 365
• Exchange
• Windows Server
• Skype For Business (Lync)
3. NC IT
Nouvelle-Calédonie Information Technology
SOCIÉTÉ DE SERVICES INFORMATIQUES :
• Développement d'applications
• Déploiement et Intégration de portail
d'entreprise
• Expertise technique
• Gestion et Pilotage de projets
informatiques
Microsoft Most Valuable Professional (SharePoint
/ Office 365) et Certified Developer
7. D’où provient l’information ?
SharePoint
Teams
Office 365 ProPlus
Yammer
Outlook
Skype
Sites & Gestion de Documents
Espace de travail orienté chat
Contenu Co-Auteur
Social Entreprise
Mail & Calendrier
Voix, Video & Meetings
Outlook
SharePoint
Skype
Yammer
Scan
8.
Intégration par script / application / développement spécifique
Intégration depuis les scanners du marché (avec OCR +
métadonnées)
Canon, Kyocera, Uniflow, Websio, Docufree, ...
Numérisation par société locale
Intégration documents PDF + métadonnées
Volumétrie de +300 000 documents au total
9.
Qualifier votre document (ex : Nom fournisseur, Montant, Service concerné, Statut, etc)
Donner un contexte
Type de l'information : choix, texte, nombre, image, lookup, etc
Indexation pour la recherche
Tri, regroupement, calcul (somme, moyenne, ...)
10.
Exemple : facture, compte-rendu, rapport financier, ...
13. Le problème du papier
Le problème du numérique
La recherche dans une GED
Trouver facilement la donnée au moment
où vous en avez besoin !
14. Numérisation de processus existants
Améliorer l’efficacité
Facilité les évolutions
Il va donc falloir définir des processus de capture de l’information :
Scan des documents existants en papier
Récupération des documents / informations échangées dans des mails / chat / rapports / partages réseaux / …
Il y a plusieurs étapes importantes dans la GED :
Capturer la données
Stocker la données
Restituer la données aux utilisateurs (recherche / navigation sur les sites / …)
Faire un plan de classement documentaire (rétention, propriété, workflow, légal, etc ???)
Taxonomie : Comment sont classés les documents
Métadonnées : Identifier les documents étant des factures comme telle ou comme étant un contrat de travail comme tel
Améliorer l’efficacité : Améliorer l’efficacité par rapport au processus papier (citer la demande de congés ou il faut remplir la demande, la déposer sur le bureau de son responsable, qui le déposera sur le bureau du RH, …)
Agilité dans l’évolution : Plus besoin de faire circuler des notes de services indiquant que le document de gestion des congés à changer. On le met à jour directement sur le site de dépôt des congés et le processus prendra directement en charge cette évolution