Bagi yang Membuituhkan Pelatihan ini, Hubungi Fast Response : 0878-7063-5053

1. Time Management
Effective Self Management for
Achieving Success

2. Hakikat waktu …
Waktu adalah sumber daya yang
sangat berharga
• terbatas
 Tidak dapat dibeli
 Tak dapat disimpan
 Tidak mungkin ditambah
 tidak dapat kembali

3. Perhatikan pernyataan ini:
• Banyak orang yang beorientasi karir dan sukses merasa
stress dan overloaded dalam pekerjaannya
• Sering orang merasa tertekan. Harus mengerjakan
beberapa pekerjaan sekaligus. Tugas dan tanggung
jawab yang berat, deadline yang ketat, membuat merasa
senantiasa kekurangan waktu dan stress
• Banyak orang yang bukannya mengontrol pekerjaan,
namun dikontrol oleh pekerjaannya. Dalam banyak
kasus anda bereaksi terhadap masalah, bukannya
mengambil inisiatif. Konsumen, boss, telepon serta
berbagai tugas senantiasa membuat kita selalu sibuk.

4. Perhatikan pernyataan ini (sambungan …)
• Banyak manejer butuh waktu beberapa jam
untuk fokus pada pekerjaan utamanya. Sulit
mencari waktu untuk berkonsentrasi, terlalu
banyak gangguan, meeting yang tak efektif, dan
manejer sering terganggu oleh urusan yang
tidak penting.
• Penelitian menunjukkan bahwa untuk
kebanyakan orang, problem utama adalah
konflik antara waktu bekerja dan waktu untuk
santai, urusan pribadi serta keluarga.

5. Manfaatkan waktu dengan Bijak
• Berapa banyak waktu yang kita
miliki?
 Orang dengan umur cukup
panjang memiliki tak lebih dari
200.000 jam
• Berapa banyak yang dihabiskan
untuk:
– Tidur
– Makan
– Mandi
– Nonton
– Baca koran
• Berapa banyak yang produktif?

6. Hitung waktu anda!
• Kita tak bisa menghentikan
gerakan waktu
• Berapa harga 1 jam waktu
dalam hidup anda?
• Apakah kita berhati-hati
menggunakan waktu seperti
menggunakan uang?

7. Hitung waktu anda! (sambungan)
• Kebanyakan orang hanya
menggunakan 30 – 40%
potensi waktu yang dimilikinya.
• Sebagian besar orang menyia-
nyiakan 70% waktunya
• Waktu terbuang karena:
– Tujuan tidak jelas
– Tak punya perencanaan
– Tak punya skala prioritas
– Tidak punya pandangan
perspektif

8. Manajemen waktu yang
baik Menghasilkan:
• perspektif yang baik
• Kreativitas
• Mengurangi stress
• Waktu yang proporsional untuk diri
dan keluarga
• Pencapaian tujuan hidup yang
sitematis

9. Pencuri Waktu!
• Siapa pencuri waktu?
– Interupsi
– Lingkungan
• Lakukan analisis!
– Apa saja yang menjadi pencuri waktu dan pengganggu?
• Telepon?
• Tamu
• Rapat yang tak efektif dan efisien
• Merasa tertekan
• Dikejar deadline
• Dokumen berserakan
• Komunikasi dan informasi yang tak efisien
• Pendelegasian tidak jalan
• Tak bisa mengatakan tidak
• Kurang disiplin pribadi

10. Define your Goal!
• Succesfull management
only possible if:
– Clear and well define
objective and effective
control and evaluation
• Objective as a life concept
• Todays tasks is
tomorrow’s success

11. Hanya orang yang memiliki
tujuan yang jelas yang mampu:
• Mempertahankan pandangan perspektif
hidupnya
• Menempatkan prioritas sekalipun
dalam kondisi ‘heavy workload’
• Mengkonsentrasikan energi pada target
yang jelas
• Menjadi kunci menuju : Effective time
management

12. Write your Plan!
• 20% waktu menghasilkan 80% hasil
• Karena itu:
– Urutkan prioritas sesuai hukum Pareto
Activity: Make your daily activity planning!
Used the form provided!

13. Use Daily Schedules
• Biasakan membuat rencana harian
• Jika hari sebelumnya kurang sukses, kita
dapat membuat hari ini menjadi awal yang
baru
• Jika kita tidak mampu mengontrol aktifitas
harian, sulit mengontrol rencana jangka lebih
panjang (mingguan, bulanan, tahunan, dsb.)
• Buatlah skjedul harian yang realistis

14. LEADS METHOD
• List Activites
• Estimate Time Needed
• Allow time for unschedule tasks
• Decide on Priorities
• Scan scheduled tasks at end of day

15. List important Task
• Buat check list tugas, dan deadlinenya
• Daftar tugas yang belum selesai kemarin
• Tugas baru hari ini
• No telepon atau kontak yang diperlukan
• Aktifitas rutin
Estimate Time needed
• Estimasi waktu dengan hati-hati
• Hitung seperti anda menghitung uang
• Buat time limit
• Eliminasi interupsi

16. Allow Time Buffer
• Jangan skedulkan lebih dari 60% waktu
• Sediakan untuk aktivitas spontan dan sosial
Decide on Priorities
Scan the task at end
• Kurangi daftar pekerjaan of day
menjadi realistis:
• Jangan terbiasa
– Set prioritas
menunda pekerjaan
– Selektif
– Delegasikan
• Reschedul kerja yang tdk
selesai untuk keesokan
hari

17.  Schedule ok
8 Quite time
9 Buat rencana produksi bln depan
10 Rencanakan budget
11 Meeting dengan tim proyek A
12 Lunch dengan Mr Yashuda
1
2 Prepare for meeting
3 Budget meeting di R. B1

18. Set Priorities
“It is better to do right things than do things
right” (Peter Drucker)
Masalah umum!
• Mencoba menyelesaikan semua hal pada
waktu yang sama  akhirnya justru
pekerjaan penting tak terselesaikan: tidak
fokus
• Coba konsentrasi pada satu tugas 
perioritas harus jelas

19. Apa untungnya membuat prioritas?
• Kerjakan yang penting terlebih dahulu
• Tahu mana yang urgen
• Konsentrasi pada satu tugas
• Kerja efektif = hemat waktu
• Tujuan lebih mudah tercapai
• Hal yang tidak begitu penting: delegasikan
•  hasil: kerja penting terselesaikan
• Meningkatkan performansi

20. Gunakan ABC ANALYSIS untuk menetapkan
prioritas
Value of the activities
Very Important Important
Routine/
least
concentrate Delegate important
Actual use of time

21. Practical Application
• hanya 1 – 2 tugas A tiap hari (3 jam)
• 2 – 3 tugas B (1 jam)
• Sediakan waktu sekedarnya untuk tugas C
(45 menit)
• Ambil inisiatif, bukan reaktif
• Goal oriented – bukan activity oriented

22. Start With Positive attitude
PROBLEM … So…
• Buru-buru ke kantor • Tidur cukup,
• tidur tak cukup • bangun nyaman
• tidak sempat sarapan • Sarapan dengan keluarga
• Tidak buru-buru

23. Sikap Positif
• Lakukan suatu yang
menyenangkan
• Lakukan sesuatu yang
terukur yang membuat
makin dekat ke tujuan
• Imbangi kehidupan
profesional dengan
kehidupan pribadi

24. Sebelum mulai bekerja
• Review rencana hari itu
• Persiapkan bahan untuk tugas A
Sebelum pulang
• Review rencana hari itu: target vs
pencapaian
• Buat daftar tugas yang tidak selesai, dan
re-skedulkan
• Buat rencan untuk esok hari
• Berfikir positiflah untuk pencapaian hari itu

25. Performance Curve
+50%
Performance
100%
- 50% 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 2 4

26. Ritme Harian
• Performansi tertinggi: Pagi hari
– Alokasikan untuk tugas “A”
– Jangan biarkan terganggu oleh sesuatu yang
tidak penting
• Performansi terendah: After lunch
– Jangan dilawan dengan “secangkir kopi kental”
karena akan memperpanjang periodenya
– Gunakan untuk kontak sosial dan tugas rutin
• Setelah itu Performansi naik lagi
– Gunakan untuk menyelesaikan tugas B, dan
siapkan rencana untuk keesokan hari

27. Jangan bekerja terlalu lama dengan intensitas tinggi, ambil
break untuk ‘recharge baterai”
Kurva performansi konsentrasi
• Ambil 10 menit break
selama 1 jam setelah 1 jam kerja
• Lakukan secara teratur
100%
• Sedapat mungkin ambil
80 udara segar selama
break
60
40
20
0
10 20 30 40 50 60
Waktu (menit)

28. Sediakan waktu yang tenang
untuk diri anda
• Banyak manejer mulai melaksanakan
tugasnya etelah jam kantor
• Mereka tak punya waktu selama jam
kantor kerena terlalu banyak gangguan:
– Kolega
– Panggilan telepon Punya kebijakan
“pintu
– Rapat-rapat terbuka”?
– Tamu janji sebelumnya

29. Saw blade effect
• Kurva performansi akibat gangguan
Kehilangan waktu
100% mencapai 28% Waktu terbuang
karena:
Konsentrasi
Performansi
menurun
Waktu untuk
restart makin lama
waktu
Interupsi/ gangguan

30. Tugas ‘A’
Tugas ‘C’
Frekuensi gangguan
Waktu
Tips:
 Sediakan waktu tenang sekitar 1 jam untuk
pekerjaan sangat penting (kategori A)
 Masukkan waktu tenang ini dalam schedule
harian

31. Manage Delegation
• Manajemen  Delegation
Argumen tentang Pendelegasian Tugas Y/T
Pendelegasian mengurangi tekanan dan menghasilkan
waktu yang cukup untuk tugas “A”
Pendelegasian memanfaatkan spesialisi dan pengalaman
staf yang dilibatkan
Pendelegasian mambantu mengembangkan kemampuan,
inisiatif dan rasa percaya diri staff
Pendelegasian punya dampak positif thd. Motivasi dan
kepuasan staf

32. Cara Pendelegasian
Rules for delegation
• What: Apa yang harus dikerjakan? (detail)
• Who: Siapa yang harus melakukannya? (staff/ anggota)
• Why: Kenapa staff tsb harus melakukannya (motivasi/
tujuan)
• How: Bagaimana staf melakukannya? (skop/ detail)
• When: Kapan harus diselesaikan (deadline)

33. Cara Pendelegasian … (sambungan)
• Perhatikan setiap tugas sekali lagi: apakah
betul-betul anda sendiri yang harus
melakukannya?
• Delegasikan sedapat mungkin tugas jangka
panjang/ menengah kepada staf  ini akan
meningkatkan motivasi dan kemampuan mereka
• Delegasikan sebanyak yang memungkinkan tiap
hari, namun tetap harus menjaga level supervisi

34. Activities check list / Task Monitor

35. Menentukan prioritas
• Tentukan prioritas “B” “A”
berdasarkan tingkat penting
dan urgensinya Buat Segera
deadline atau tuntaskan
Tingkat Kepentingan
• Urusan yang penting dan delegasikan
mendesak  “A” segera
selesaikan
• Urusan penting – tdk
mendesak ”B” skedulkan
 “C”
Delegasikan
dan delegasikan dengan bin
supervisi
• Urusan yang tidak penting
tapi mendesak  “C” segera Urgensi
delegasikan