Dokumen tersebut membahas tentang kepemimpinan, mulai dari definisi kepemimpinan, aspek-aspeknya, teori-teori kepemimpinan, gaya kepemimpinan, tugas pemimpin dan pengelola, serta faktor-faktor yang mempengaruhi gaya kepemimpinan.
4. KEPEMIMPINAN
“KEMAMPUAN UNTUK MEMPENGARUHI PERILAKU
ORANG LAIN ATAU SEKELOMPOK ORANG
SEDEMIKIAN RUPA SEHINGGA PERILAKU TERSEBUT
MENJADI PENDORONG KUAT BAGI TINDAK-TANDUK
YANG POSITIF UNTUK MENCAPAI TUJUAN BERSAMA”
5. Kemampuan mempengaruhi orang
lain agar bekerja untuk mencapai tujuan
dan sasaran ( Hulser, 2000 )
Suatu proses Aktivitas
mempengaruhi dan mengorganisir
orang lain / kelompok penyusunan
dan pencapaian tujuan
( Swanburg & Swanburg, 1999 )
6. Suatu proses pengarahan dan pemberian
pengaruh saling berhubungan tugasnya
( James F. Stoner )
Yaitu suatu kemampuan untuk memberi
inspirasi kepada orang lain untuk bekerjasama
dalam suatu kelompok kepemimpinan, agar
dapat mencapai tujuan umum (bersama)
Segala hal ikhwal yang bersangkutan dengan
pemimpin menggerakkan, membimbing &
mengarahkan orang lain dlm melaksanakan
tugas, mewujudkan sasaran yang ditetapkan
( LAN-RI, 1996 )
7. Jadi IMPLIKASI nya, adalah :
Menyangkut Orang lain : Bawahan atau
Pengikut Kesediaan untuk menerima
Pengarahan
Pembagian Kekuasaan tidak sama
antara Para Anggota dan Pemimpin
Menggunakan Pengaruh bagaimana
Bawahan mau melaksanakan Tugas-tugasnya
8. ASPEK-ASPEK TERKAIT KEPEMIMPINAN
Pemimpin :
Nilai, Keterampilan, Gaya Kepemimpinan
Pengikut :
Vital, dapat menolak atau menerima Pemimpin
Situasi :
Mempengaruhi Kepemimpinan yang diberikan
Sistem pengawasan, jumlah tugas, tingkat interaksi,
tersedianya waktu dalam membuat keputusan
Proses Komunikasi :
Model Komunikasi (terbuka atau tertutup), verbal
& non-verbal, mempengaruhi suatu kepemimpinan
Tujuan :
Organisasi maupun Individu
10. KOMPETENSI PEMIMPIN
(Murphy & De Back, 1991)
Mempunyai impian ke masa depan
Menguasai dan mampu melakukan perubahan
Mampu menentukan desain dari organisasi
Mau dan mampu untuk belajar & belajar lagi
Mempunyai inisiatif yang besar untuk berbuat
Menguasai interdependensi (Paradigm of We)
Mempunyai integritas dan standar yang tinggi
Mampu mengambil keputusan dengan acuan
perspektif yang sangat luas (One Step Ahead)
11. TEORI KEPEMIMPINAN
Teori Bakat (Trait Theory)
Great Man Theory
Setiap orang adalah Pemimpin (LEADER)
Merupakan bawaan sejak lahir dan
mempunyai karakteristik tertentu yang
membuat mereka lebih baik dari orang lain
( Marqus & Huston, 1998, dalam Nursalam, 2002 )
12. TEORI PERILAKU
Menekankan pada apa yang dilakukan
pemimpin dan bagaimana seorang
pemimpin menjalankan fungsinya
Perilaku sering dianggap sebagai suatu
rentang dari sebuah perilaku otoriter
kepada perilaku demokratik atau fokus
pada suatu produksi kepada pegawai
13. CIRI-CIRI PEMIMPIN
INTELIGENSIA KEPRIBADIAN PERILAKU
Pengetahuan Adaptatif Kemampuan Bekerjasama
Keputusan Kreatif Kemampuan Interpersonal
Kelancaran bicara Kooperatif Kemampuan Diplomasi
Siap siaga Partisipasi Sosial
Percaya diri Prestise
Integritas
Emosi seimbang
Independen
Tenang
14. TIPE-TIPE KEPEMIMPINAN
KEPEMIMPINAN FORMAL
Diangkat secara resmi berdasarkan Surat Keputusan
(SK) resmi
Duduk dalam jabatan tertentu dalam Organisasi dan
memiliki Hak-hak dan Kewajiban tertentu
Ciri-cirinya :
Ada Legitimasi
Ada Kekuasaan dan Wewenang yang jelas
Memenuhi Persyaratan Formal
Mendapat Imbalan (reward) atau Penghargaan
Bisa memperoleh Promosi, Demosi ataupun Mutasi
Bisa dikenakan Sanksi dan Hukuman secara Organisasi
15. KEPEMIMPINAN INFORMAL
Tidak diangkat secara Resmi tetapi mempunyai
beberapa Keunggulan yang dimiliki
Dapat diterima oleh berbagai Kalangan / Pihak
Ciri-cirinya :
Tidak memiliki Legitimasi
Ditunjuk dan Diakui oleh Kalangan Masyarakat
Belum tentu dapat Dukungan Organisasi Formal
Tidak mendapat Imbalan Jasa secara Nyata
Tidak dapat Dipromosi, Didemosi atau Dimutasi
Tidak memerlukan Persyaratan tertentu secara Formal
Tidak dapat dihukum secara Formal Keorganisasian
Biasanya berdasarkan Status Sosial ybs : keturunan,
kekayaan, pendidikan, pengalaman hidup, kharisma,
karakteristik keturunan, dan berjasa / tanda jasa
16. Tugas Pemimpin (LEADER)
To Choose The Right Actions to be Accomplished:
Memulai
Mengatur
Memberitahu
Mendukung
Menilai/Meninjau
Menyimpulkan
17. Tugas Pengelola (MANAGER)
To Accomplish The Chosen Right Actions :
Merencanakan (Planning)
Menyusun (Organizing)
Memilih Orang (Staffing)
Memimpin (Leading)
Mengarahkan (Directing)
Mengendalikan (Controlling)
18. TUGAS KEPEMIMPINAN
Tugas Kepemimpinan yang berhubungan
dengan Kerja Kelompok adalah :
MEMULAI
MENGATUR
MEMBERITAHU
MENDUKUNG
MENILAI
MENYIMPULKAN
19. TUGAS KEPEMIMPINAN
Tugas Kepemimpinan yang berhubungan
dengan Kekompakan Kelompok adalah :
MENDORONG
MENGUNGKAPKAN PERASAAN
MENDAMAIKAN
MENGOLAH
MEMPERLANCAR
MEMBUAT ATURAN MAIN
20. GAYA KEPEMIMPINAN
Likert
Sistem Otoriter-Eksploratif
Sistem Benevolent-Authoritative
Sistem Konsultatif
Sistem Partisipatif
21. Teori X dan Teori Y
Diktator
Autokratis
Demokratis
Santai
Robert House
Directive
Supportive
Participative
Achievement Oriented
22. Paul Hersey & Ken Blanchard
Instruksi
Konsultasi
Partisipasi
Delegasi
Ronald Lippits & Rapiph K.White
Otoriter
Demokratis
Liberal atau Laissez Faire
23. Kekuasaan & Wewenang
( GILLIES )
Otoriter
Demokratis
Partisipatif
Bebas Tindak
24. GAYA KEPEMIMPINAN
DOMINAN
Otokratik
Demokratik
Paternalistik
Kharismatik
Laissez Faire
25. OTOKRATIK
Menuntut ketaatan penuh dari anggota / bawahannya
Disiplin kerja tinggi dan kaku, ketaatan dgn rasa takut
Nada keras dalam memberikan instruksi, egois, tidak
mau menerima saran, pendapat dan kritik bawahan
Tujuan organisasi identik dgn
tujuan pribadi pemimpinnya
Organisasi adalah alat untuk
mencapai tujuan pribadi
Kekuasaan tersentralisasi
Membenarkan segala cara
untuk tujuan organisasi
Bawahan hanya sebagai alat
Sangat berorientasi pd tugas
Perilaku kekuasaan formal
26. DEMOKRATIK
Peran sebagai koordinator dan integrator
Pendekatan holistik dan integratik
Prinsip bahwa perbedaan perlu ada untuk menjamin
kelangsungan kebersamaan
Melakukan/memandang bawahan secara manusiawi
dan sadar akan kebutuhan bawahan
Mengambil keputusan secara bersama-sama
Dihormati, bukan ditakuti
Menumbuh-kembangkan kreatifitas dan
inovasi dari para bawahan
Bertanggungjawab terhadap kesalahan
yang diperbuat para bawahan
Memberikan penghargaan bagi prestasi
Mengutamakan kepentingan bersama
Pendelegasian wewenang dan tanggung-
jawab dilakukan dgn praktis dan realistis
27. PATERNALISTIK
Rasa hormat pada orang tua dan keteladanan
Sikap melindungi bawahan takut untuk bertindak
Terdapat pada lingkungan yg tradisional kedaerahan
Persepsi pemimpin dipengaruhi oleh harapan-harapan
dari para bawahannya
Harapan bawahan : pemimpin tidak hanya memikirkan
/ mementingkan diri sendiri saja
Mengutamakan kebersamaan, fokus pada keadilan
dan sama rata sama rasa
Pemimpin bersikap kebapakan,
hubungan atasan dan bawahan
bersifat informal kekeluargaan
Bawahan dianggap belum matang
Pemimpin merupakan sumber
informasi yang paling diandalkan
Pengambilan keputusan tanpa harus
melibatkan para bawahan
28. KHARISMATIK
Daya tarik untuk memikat dan mampu
memperoleh pengikut dalam jumlah
yang sangat banyak / besar
Penampilan fisik, usia dan harta bukan
merupakan prasyarat
Memiliki kekuatan magis / ajaib / aneh
Mampu menggunakan berbagai gaya
kepemimpinan dalam prakteknya
29. Laissez Faire (Membiarkan)
Konsep : organisasi berjalan lancar dengan sendirinya
Berperan pasif dan tidak mau ikut campur tangan
Falsafah : manusia memiliki solidaritas dan kesetiaan
Mempunyai nilai-nilai untuk saling mempercayai
Bersikap pesimis, menganggap para bawahan adalah
sebagai rekan kerja
Kepentingan dan tujuan organisasi tetap difokuskan
Pendelegasian sangat ekstensif dan frekuentif
Pengambilan keputusan oleh pimpinan tingkat bawah
Status quo organisasi tidak merasa terganggu
Pertumbuhan dan perkembangan organisasi para
bawahan
Intervensi pimpinan sangat sedikit sekali dan minimal
30. FAKTOR2 YANG MEMPENGARUHI
GAYA KEPEMIMPINAN
Kompleksitas Tugas
Ketersediaan Waktu
Besarnya Kelompok kerja
Pola-pola Komunikasi
Tingkat Pendidikan bawahan
Kebutuhan untuk Berprestasi
dan untuk Kebersamaan
31. PERILAKU PEMIMPIN
Fungsi-fungsi Kepemimpinan
Fungsi yang berhubungan dengan Tugas
(task related) atau Pemecahan Masalah
Fungsi yang berhubungan dgn Kelompok
(group-maintenace) atau Sosial
32. PERILAKU BAWAHAN
Douglas McGregor ( Handoko, 2000 & Nursalam, 2002 )
Menurut Teori X
Manusia pada dasarnya memiliki Sifat Malas
Tidak mempunyai Keinginan
Mendiskriminasikan Tanggungjawab
Fokus dan Peduli hanya pada Diri sendiri
Tidak bisa membedakan antara Kebutuhan
Organisasi dengan Kebutuhan Diri Sendiri, serta
Rentan terhadap Kebutuhan
33. Menurut Teori Y
Mempunyai kemampuan Fisik dan Mental
Manusia bisa Mandiri
Memiliki Kontrol Diri dalam mencapai Tujuan
Organisasi
Cepat dalam Belajar bila memang Berminat
Tidak hanya Menerima atau Menuntut, tetapi
bersedia Bertanggungjawab dan Kreatif
34. Ouchi, 1981 berdasarkan Teori X & Y
mengembangkan Teori Z (Nursalam, 2002)
Teori X Teori Y Teori Z
Menghindari pekerjaan jika Senang untuk bekerja Menekankan pada teori
ada kesempatan Mandiri humanistik
Tidak senang bekerja, tetapi Mempunyai tanggung Fokus : motivasi yang lebih
harus diarahkan jawab, kreatif dan bisa kepada faktor manusia untuk
Hanya punya sedikit ambisi berkembang meningkatkan kepuasan kerja
Menghindari tanggungjawab Menggunakan pendekatan dan hasil produksi
Memerlukan ancaman untuk ilmiah Karakteristik : Pengambilan
memotivasinya Memerlukan supervisi keputusan secara bersama
Memerlukan supervisi ketat seperlunya Masa kerja lama : promosi
Berminat membantu jabatan lambat / bertahap
Dimotivasi dengan hukuman
dan hadiah menyelesaikan masalah Supervisi secara tidak langsung
orang lain Menekankan pada pendekatan
holistic / spiritual
35. LEADER MUST HAVE
1. Energy
2. Energized Power
3. Edge/Bound
4. Execution
36. HOW TO PERSUADE OTHERS ?
1. Know Your Power
Focus on your strong value, eliminate your weakness
2. Convince Yourself
Make yourself feel comfortable before you convince others
3. Visualize
Make a strong description of what you want to do/be
4. Affirmative
Be sure of you think already set in your mind. State!
5. Use The Convincing Words
Magnify your strong point to be delivered
6. Involved Your Arsenal
Non verbal communication to emphasize your words
37. Influence Your Environment
Add POSITIVE Behavior !
REPLACE THE BAD HABITS with THESE :
• Spread a SMILE around
• Sprinkle some “+” on the “-”
• Focus on the good of each day
• Stay out of the “feeding frenzies”
• Say “please” and “thank you”
• Practice EMPATHY
• Evaluate YOUR BEHAVIOR
• Never miss an opportunity to complement
BEHAVIOR
38. FAKTOR
Mempengaruhi
2
KEPEMIMPINAN
Kepemimpinan dapat dipengaruhi oleh
Faktor-faktor sebagai berikut :
FAKTOR YANG BERASAL DARI DALAM
(INTERNAL) DIRINYA SENDIRI
PANDANGAN SESEORANG TERHADAP
/TENTANG DIRI MANUSIA
KEADAAN/KONDISI DARI KELOMPOK
ORANG-ORANG YANG DIPIMPINNYA
39. MENYEMPURNAKAN
GAYA KEPEMIMPINAN
KEPEMIMPINAN :
MEMBUTUHKAN BAKAT TERTENTU
BUKAN SUATU ANUGERAH YANG
JATUH / DATANGNYA DARI LANGIT
DAPAT DICIPTAKAN ATAU DILATIH
MEMERLUKAN UMPAN BALIK DARI
ORANG-ORANG YANG DIPIMPINNYA
40. EFEKTIFITAS KEPEMIMPINAN
DAPAT DIUKUR DARI :
Kemampuan dan Kemahiran dalam mengambil suatu
keputusan yang Rasional, Logis, Realistis & Fragmatis
KEPUTUSAN YANG BAIK HARUS DILIHAT DARI SEGI :
Pertama : MUTUNYA
Apakah secara Objektif tepat dalam rangka
Mencapai Tujuan Organisasi / Kelompok ?
Kedua : PENERIMAAN KEPUTUSAN OLEH ORANG2
YANG TERLIBAT DALAM PEMBUATANNYA,
UNTUK MELAKSANAKAN KEPUTUSAN TSB
41. KOMUNIKASI
“Proses penyampaian Pesan dari
komunikator ke komunikan melalui
saluran/media dengan harapan
mendapatkan Umpan balik”
42. Pengertian Komunikasi
Upaya untuk membuat pendapat, menyatakan perasaan,
menyampaikan informasi dsb, agar diketahui atau
dipahami oleh orang lain
“To m ak e opinions, feelings, inform ation, etc,
to be k now n and understood by The Others”
(Longman)
Kemampuan untuk mengungkapkan keinginan, ide,
perasaan, pikiran atau pendapat seseorang sehingga
dapat mengerti dan dimengerti oleh orang lain.
43. UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI
Komunikator / sender / pengirim pesan
Pesan / obyek komunikasi / messages
Channel / saluran / media / sarana
Komunikan / reciever / penerima pesan
Respons Pesan
Komunikator Media Komunikan
Respon/feedback
44. Unsur2 Dalam Komunikasi
Ada 5 Unsur dalam Komunikasi yaitu :
1. Siapa = Komunikator (sumber) :
adalah individu tertentu atau kelompok yang
mengirimkan pesan atau informasi kepada
individu/kelompok lain.
2. Mengatakan Apa = Pesan :
adalah informasi atau maksud yang
disampaikan atau dikirimkan. Pengirimannya
bisa memakai pesan verbal (kata-kata) maupun
non-verbal (isyarat, tanda, dsb).
45. 3. Kepada Siapa = Komunikan (penerima) :
Individu atau kelompok tertentu yang merupakan
sasaran pengiriman pesan (pada orang tua/dosen,
teman/anak kecil)
4. Melalui Saluran yang mana = Saluran/Media :
Adalah alat untuk membawa pesan dari sumber
ke penerima (telp/hp, radio, tv, internet)
5. Dengan Dampak Apa = Dampak / Tujuan :
Adalah akibat dari suatu proses komunikasi.
Dampak komunikasi umumnya terbagi atas
dampak kognisi (pengetahuan), afeksi (perasaan)
dan konasi (perilaku)
46. Fungsi Komunikasi
Mencapai pengertian satu sama lain
Membina kepercayaan
Mengkoordinasikan tindakan
Merencanakan strategi
Melakukan pembagian pekerjaan
Berbagi rasa (sharing)
47. Prinsip-Prinsip Komunikasi
Komunikasi bersifat timbal balik. Antara pengirim dan
penerima saling bertukar pesan.
Komunikasi bersifat simbolik. Ketika kita berkomunikasi
kita menggunakan simbol-simbol (bahasa) yang sangat
berpengaruh terhadap makna / inti pesan yang ingin / mau
disampaikan.
Komunikasi mengenal konteks orang, tempat & waktu.
Berkomunikasi dengan orang tua, atasan, berbeda dengan
berkomunikasi dengan teman, anak kecil. Berkomunikasi
di tempat kerja berbeda dengan komunikasi di tempat-
tempat umum lainnya. Menyampaikan suatu pesan
memerlukan timing /moment (saat) yang tepat.
49. KOMUNIKASI SEBAGAI
MODAL UTAMA UNTUK BERINTERAKSI
PROSES KOMUNIKASI
Aliran Pesan
(Message Flow)
PENGIRIM PENERIMA
PESAN PESAN
Communicator
DISTORSI Communicatee
( SENDER ) ( RECEIVER )
Aliran Umpan Balik
(Feedback Flow)
51. Unsur Komunikasi Non-Verbal
Tatapan Mata
Mimic (Ekspresi Wajah)
Gesture (Gerak Tangan)
Posture (Posisi Tubuh)
Gerakan Kepala
Gerakan Badan
52. HAK & TANGGUNGJAWAB
dalam BERKOMUNIKASI
RIGHTS RESPONSIBILITIES
1. You have the right to be treated 1. You have the responsibility to
with respect. treat others with respect.
2. You have the right to have and 2. You have the responsibility to
express your own opinions. listen to the opinions of others.
3. You have the right to ask for what 3. You have the responsibility to
you need and want in order to be acknowledge and address the
effective. needs of others.
4. You have the right to set 4. You have the responsibility to
reasonable limits. respect the limits and boundaries
of others.
53. KOMUNIKASI PADA ERA
Information & Communication
Technology (ICT) sekarang
Jaringan Interkoneksi (Internet)
Surat Elektronik (E-mail)
Konferensi Video (Video Conference)
Jaringan Komputer Area Lokal
(Local Area Network Computing)
Komunikasi Bergerak
(Mobile Telecommunication)
54. Communication Techniques
FOR PROBLEM SOLVING
1. To the person involved in the problem :
Relate the facts
Give your interpretation of them
Explain how you feel about it
2. Listen to their response :
How does the other person feel, see, interpret ?
3. Questions to ask :
Is it possible to change the situation or to compromise ?
If the situation can not be changed, can you / other person accept it ?
4. When a solution is agreed upon by both parties, either through a willingness to
change on one person’s part or through a compromise by both parties, put the
agreement in writing so that both are aware of the terms of the agreement.
5. Expect improvements to happen in small increments. During the early stages
encourage changes with positive feedback, avoid criticism for falling short.
6. When you know the person is capable of keeping their agreement and they
continue to break it, state the consequences and most importantly follow
through !
55. Gaya Komunikasi
Passive Assertive Aggressive
Merasa diri Merasa diri Merasa diri
tidak OK, dan OK dan OK, tetapi
orang lain orang lain OK orang lain
OK tidak OK
Assertive Communication :
Direct, Honest, Respectful
56. Gaya Komunikasi Asertif
Tegas secara sederhana berarti mampu secara
aktif menyatakan gagasan, harapan, ataupun
perasaan, baik yang positif atau negatif secara
langsung dan apa adanya, tanpa menyerang
atau merugikan orang lain
Menghargai hak orang lain utk menyampaikan
gagasan atau pendapat untuk didengarkan dan
diperlakukan dengan penuh hormat serta untuk
berbeda pendapat dan pandangan
57. Freedom
Stimulus to Response
Choose
Self-
Awareness Independent
Will
Imagination Conscience
PROACTIVE MODEL
58. High
Lose-Win Win-Win
CONSIDERATION
Lose-Lose Win-Lose
Low
Low High
COURAGE
59. CARA MEMBANGUN
Keberanian &
Sikap Percaya Diri
1. Yakin pada Kemampuan Diri Sendiri
2. Mampu / Bisa Menyesuaikan Diri
3. Selalu Mengembangkan Potensi Diri
4. Mengemukakan Ide-ide dan Pendapat
5. Bersikaplah secara Assertive (Tegas)
60. HOW TO PERSUADE OTHERS
Know Your Power
Focus on your strong value, eliminate your weakness
Convince Yourself
Make yourself feel comfortable before you convince others
Visualize
Make a strong description of what you want to do/be
Affirmative
Be sure of you think already set in your mind. State !
Use the Convincing Words
Magnify your strong points to be delivered
Involve Your Arsenal
Non verbal communication to emphasize your words
61. LEVELS OF COMMUNICATION
High
Synergistic (Win-Win)
TRUST
Respectful (Compromise)
Defensive (Win-Lose / Lose-Win)
Low
Low COOPERATION High
62. BEBERAPA KOMUNIKASI YANG
DILAKUKAN DALAM KANTOR
1. Rapat (Meeting)
2. Rapat Kecil (Briefing)
3. Diskusi (Discussion)
4. Telepon (Telephone)
5. Memo (Disposition)
6. Surat Elektronik (E-Mail)
7. Faksimili (Facsimile)
63. MEETING
MEMUJI
Untuk memotivasi orang lain, PUJILAH secara Wajar & Spesifik
atas apa-apa yang telah dikerjakan dengan sangat baik.
MENGERITIK
Lakukan secara Positif dan Konstruktif.
Sebaiknya dibicarakan dahulu di luar rapat dengan ybs, supaya
ybs dapat menyiapkan jawaban & “Tidak Kehilangan Muka”.
Tujuannya agar Tercapai Sasaran, bukan untuk Menjatuhkan.
MENGUSULKAN
Persiapkan Rancangan secara Matang dan Jelas, lengkap
dengan data-data pendukungnya.
Komunikasikan dulu dengan pihak-pihak terkait dan orang-
orang kritis (Vocal) yang akan ikut serta dalam rapat untuk
mendapat dukungan.
65. Apa itu Rapat ?
interaksi antara 2 orang atau lebih
secara bersama-sama untuk
melakukan koordinasi dari
berbagai peran dan fungsi dalam
organisasi dalam mencapai
tujuan bersama
66. Mengapa harus Rapat ?
1. Distribusi dan pertukaran informasi dengan cepat
2. Membutuhkan keputusan yang cepat dan tidak
ada waktu untuk mengerjakan fungsi di dalam
organisasinya
3. Informasi yang didapat dari orang-orang sama
4. Memerlukan prespektif yang berbeda, serta perlu
brainstorming dari persoalan yang terjadi
5. Pemecahan masalah, kerjasama, koordinasi
6. Mencari komitmen bersama
67. Siklus Rapat
Setelah Sebelum
Rapat Rapat
• Tujuan
• Agenda
Saat • Undangan
Rapat • Aturan
• Persiapan
68. Persiapan Rapat
URGENSI RAPAT: Mengapa diperlukan rapat
TUJUAN RAPAT: Spesifik, Koordinasi, Keputusan
PESERTA RAPAT: Jumlah peserta Vs Jenis masalah, Undangan,
Kontribusi peserta
WAKTU RAPAT: Kehadiran, Jadwal (mulai dan akhir), Alokasi
waktu
AGENDA RAPAT: Rutin / Non-Rutin, Tertulis, Jelas, Spesifik,
Rentang Kendali
PERSIAPAN PESERTA: Siapkan Materi/Bahan, Konsep 80 % -
20%, Lokasi, Space
PERSIAPAN SARANA: Laptop, Projector, ATK, Bahan lain
KEHADIRAN: Pimpinan, Wakil Unit Kerja, Waktu, Notulen
69. Rapat Tidak Efektif, Bila :
Rapat Rutin tanpa Agenda (goal)
Tidak ada Pembahasan yang Spesifik
Tidak ada Tujuan yang ingin Dicapai
NATO, Floating, tidak ada Keputusan
Ada Pihak ketiga yang Mengaburkan
Tidak ada Mekanisme dalam rapat
Manajemen Konflik yang Lemah
Interest Peserta yang sangat Kurang
Individu-individu yang Mendominasi
70. Model Rapat yang Efektif
Step 1: Pembukaan Rapat
Step 2: Review Kegiatan yang lalu
Step 3: Pembacaan Agenda Rapat
Step 4: Pembahasan ISI Rapat
Step 5: Kesimpulan & Keputusan
Step 6: Penutup
71. Mengapa Perlu Agenda ?
Menentukan siapa Pemimpin rapat
Menentukan para Peserta rapat
Menentukan Unit Kerja yang terlibat
Menentukan Tujuan dengan jelas
Persiapan Tempat, Waktu dan Sarana
Untuk koordinasi & Pengorganisasian
72. Peran Pemimpin Rapat
Menentukan Agenda Rapat
Mengatur Arah dan Tujuan rapat
Menjadi Moderator / Penengah
Menunjuk siapa yang boleh bicara
Mengelola Waktu dengan Efisien
Menarik Kesimpulan dari rapat
Membuat Notulen / Catatan
Memantau Tindak-lanjut
74. Menutup Rapat
Menyatakan Kesimpulan
(ataupun hasil dari kesepakatan)
Penugasan pada Masing-masing
Menentukan Tindak-lanjut
Meng-Agendakan rapat berikutnya
(bila memang diperlukan)
75. Mengapa Rapat tidak Efektif ?
Mengulang-ulang masalah yang timbul
Tidak menaati tata tertib agenda rapat
Tidak ada keputusan yang diambil
Banyak argumentsi tidak berorientasi solusi
Banyak interupsi yang tidak perlu/penting
Kepentingan pribadi yang sangat dominan
Pihak yang kompeten tidak hadir dalam rapat
Wakil unit tidak memiliki kewenangan untuk
memutuskan (hanya sebagai boneka)
76. BRIEFING
BRIEFING merupakan rapat singkat, dimana gagasan
dikomunikasikan untuk dilaksanakan.
Tanya jawab dilakukan hanya untuk memperjelas gagasan
dan mengantisipasi hambatan BUKAN untuk membahas
pokok gagasan.
Rundingkan dulu dengan para pelaku utama guna mendapat
masukan awal.
Siapkan Catatan / Media Presentasi tertulis sesuai
dengan kompleksitas pokok gagasan.
Kaitkan Pokok Gagasan dengan hal-hal yang sudah dipahami
oleh pelaku.
Jelaskan Manfaat bagi pelaku, untuk memotivasi pelaksanaannya.
Uraikan Ukuran Keberhasilan (Critical Success Factor) nya.
77. DISKUSI
Membahas gagasan / masalah dalam kelompok kecil atau
secara perseorangan secara informal.
Diskusi dapat merupakan persiapan untuk MEETING, BRIEFING
atau bagian dari pelaksanaan tugas / konteks pembicaraan lain
yang lebih serius (mis: coaching – appraisal).
Pahami kerangka berpikir dari mitra diskusi kita, karena pada
dasarnya inti gagasan HARUS dipahami oleh semua pihak.
Tergantung keseriusan Diskusi, kurangilah kemungkinan terjadinya
INTERUPSI yang mengganggu.
Diperlukan keseimbangan kemampuan dalam hal : menyampaikan
pendapat, bertanya untuk menggali informasi, memahami yang
tersurat dan tersirat, serta membuat kesimpulan bersama.
78. JAGA HUBUNGAN dengan ANAK BUAH, sehingga
ia merasa RILEKS bila DIAJAK BERKOMUNIKASI :
Bila MENGERITIK kombinasikan dengan PUJIAN.
Bila INGIN MENEGUR, pahami dulu MENGAPA
penyimpangan / kesalahan tsb TERJADI.
Bila INGIN BERDISKUSI, BERITAHUKAN LEBIH
DAHULU beberapa saat sebelumnya, sehingga ia
LEBIH SIAP untuk diajak diskusi.
Usahakan Anak Buah SELALU TERMOTIVASI,
bukan merasa SEMAKIN BODOH & KEHILANGAN
PERCAYA DIRI, terutama setelah pembicaraan.
79. Pada dasarnya, kolega punya banyak KONTRIBUSI mendukung
KESUKSESAN. Jadi Sasaran Komunikasi adalah untuk
MEMBERI dan MENDAPAT DUKUNGAN, disamping juga
komunikasi untuk membangun Corporate Team Building.
PAHAMI MASALAH-nya, apa yang dapat dilakukan untuk
membantu. Dengan demikian, ia juga akan memahami masalah
kita dan akan senantiasa memberi dukungan.
Kembangkan kemampuan EMPATI, bukan hanya sekedar
SIMPATI.
Bila ingin memberikan UMPAN BALIK (kritik), kondisikan agar ia
mengharapkan itu. Bila tidak maka akan sia-sia karena umpan
balik yang diberikan TIDAK EFEKTIF.
Hati-hati dalam HAL MEMBANTU, salah-salah malah terkesan
mau ikut campur (INTERVENSI).
80. Berkomunikasi dengan pihak-pihak di luar perusahaan hampir sama dengan
rekan kerja, hanya saja ada pengecualian untuk topik-topik pembicaraannya
“PIHAK LUAR bisa menjadi SUMBER INFORMASI yang diperlukan”
Miliki NETWORK denga Pihak Luar sehubungan dengan bisnis / profesi kita, untuk
UPGRADE KNOWLEDGE maupun untuk BENCHMARKING (mis: menjadi anggota
kelompok bisnis / profesi).
Kembangkan RASA PERCAYA DIRI dan KETERAMPILAN BERBICARA dengan
orang-orang yang belum dikenal (mis: di pesta, pertemuan, seminar, kereta api,
pesawat, dll).
Temukan HAL-HAL RINGAN yang membuat ia bangga atau mau berbicara (mis:
humor / lelucon).
Gantilah TOPIK PEMBICARAAN bila ia terlihat kurang antuasias atau kurang
menyenangi.
Pastikan untuk SELALU MEMBAWA KARTU NAMA untuk sosialisasi.
Terhadap MITRA KERJA (supplier, agency, dsb) pastikan SUASANA SETINGKAT
(Se-Level), hindari Rasa Superior sebagai Pemberi Order.
81. Berkomunikasi dengan Pelanggan pada hakekatnya sama
dengan KOLEGA atau PIHAK LUAR, namun HARUS
ditambahkan dengan Kemampuan untuk MENDENGAR
SECARA AKTIF
8 LANGKAH MENDENGAR AKTIF :
Hargailah Pelanggan.
Dengarkan Pada Apa Yang Tersirat.
Berusahalah untuk mendengar Hal Yang Sebenarnya.
Batasilah Waktu Bicara Anda.
Hindari Kecenderungan Berpikir mengenai apa yang akan Anda
katakan setelah Pelanggan berhenti bicara.
Pahami Sudut Pandang Pelanggan.
Ulangi Komentar-komentar Pelanggan untuk membuat mereka
tahu bahwa Anda telah mendengarkan apa yang mereka katakan.
Jangan Mencatat terlalu banyak selama mendengarkan, karena
akan memutuskan perhatian dengan pelanggan.
82. TELEPON
Bila pembicaraan diperkirakan lebih dari 3 menit, pastikan mitra
bicara punya cukup waktu untuk itu (mis: tidak sedang menerima
tamu / rapat, tidak sedang mengerjakan sesuatu yang sangat
mendesak, dsb).
Bila memerlukan komentar atas suatu gagasan yang kompleks,
hendaknya mengirimkan konsep tertulis lebih dahulu (seperti :
email, fax, dsb).
Kenalilah tanda-tanda turunnya antusiasme / konsentrasi dari
mitra bicara, karena mungkin ada sesuatu yang tiba-tiba menyita
perhatiannya selama pembicaraan di telepon.
Bila anda terpaksa mengakhiri / memutuskan pembicaraan
dikarenakan sesuatu hal yang mendadak sementara mitra bicara
masih asyik berbicara, katakana anda akan meneleponnya
kembali utnuk melanjutkan pembicaraan.
Bila anda merasa pokok pembicaraan yang diajukan mitra bicara
anda terlalu kompleks / terlalu penting untuk diselesaikan lewat
telepon, usahakan bertemu langsung.
83. MEMO
MEMO adalah bentuk surat yang sangat sederhana yang
kadang-kadang dapat berbentuk DISPOSISI, CATATAN KECIL
DI SEBUAH SURAT, atau MEMO yang lebih Resmi
Usahakan isi memo dapat dipahami penerimanya, karena
merupakan konfirmasi dari pembicaraan sebelumnya.
Hindari terjadinya POLEMIK MEMO, selesaikan secara lisan, lalu
buat konfirmasi.
Hati-hati dengan CC, karena ada orang yang TIDAK SUKA bila anak
buahnya mendapat CC dari Memo yang ditujukan kepadanya
(terutama untuk hal-hal yg anak buah belum perlu/tidak boleh tahu).
Ingat : Memo 1 halaman akan mendapatkan perhatian lebih dulu
daripada Memo yang berlembar-lembar !
Buatlah Memo se-sistematis mungkin sehingga mudah dipahami
oleh si penerima (mis: pakai system point, sub judul, kutip / garis
bawah, dsb).
84. E-MAIL
E-MAIL sangat fleksibel untuk sesuatu yang sangat Formal
(mis: surat resmi, memo, dll) maupun Informal (pengganti
telepon)
Hati-hati dengan Topik yang bersifat SENSITIF atau RAHASIA
karena E-Mail dapat di Forward ke mana saja termasuk merubah-
rubah isinya.
KERAHASIAAN-nya mudah DIBOCORKAN !
Untuk berita-berita / topik-topik PENTING, dapat dibuat HARD
COPY supaya dapat dipakai sebagai referensi.
PAHAMI KODE ETIK dan EKSPRESI E-MAIL, seperti pemakaian
Huruf Besar / Simbol-simbol Ungkapan.
Kadang-kadang PERLU JUGA dikonfirmasi dengan TELEPON
bila tidak ada tanggapan dari penerimanya.
85. FACSIMILE
Di tengah kemajuan teknologi informasi ini, masih ada orang
yang beranggapan bahwa : FAX adalah DOKUMEN
SEMENTARA yang HARUS DISYAHKAN dengan menunjukkan
SURAT ASLI nya.
Untuk itu kita harus memahami dulu persepsi penerimanya.
Pastikan Fax yang penting telah dikirim / diterima dengan baik.
Masalah yang umum terjadi dengan Fax adalah : adanya distorsi
transmisi pada beberapa kalimat. Teleponlah penerima / pengirim
untuk me-rekonfirmasikannya.
Ingat : Fax merupakan alternatif bertelekomunikasi yang ekonomis
yang akan mempercepat pembicaraan dengan telepon untuk
komunikasi selanjutnya, HANYA APABILA Si Penerima Fax telah
mempelajari isinya sebelum bertelepon.
87. DISTORSI
Hambatan Komunikasi
SAMPLE BARRIERS IN COMMUNICATION
FISIK, dapat berupa :
> Jarak (Jauh-Dekat)
> Usia (Tua-Muda, Besar-Kecil)
> Jenis Kelamin (Pria-Wanita)
> Keterbatasan (Tuli-Bisu-Buta)
> Sarana (Telepon, Fax, Internet, E-Mail)
88. SAMPLE BARRIERS IN COMMUNICATION
SEMANTIK, dapat berupa :
> Bahasa Verbal (Sunda, Jawa, Batak, dsb)
> Level Pendidikan (SD, SMP, SMA, D3, S1, S2, S3)
PSIKOLOGIK, dapat berupa :
> Atasan Vs Bawahan
> Orang Tua Vs Anak-anak
> Gembira Vs Sedih
> Tergesa Vs Santai
> Tertekan Vs Rileks
> Good Mood Vs Bad Mood
89. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi
Kelancaran dalam Berkomunikasi
Pengetahuan
Pengalaman
Intelegensi
Kepribadian
Budaya
Biologis
(kelainan mulut,
gagap, cadel)
90. Hambatan2 dalam
Berkomunikasi yang Efektif
4 Hambatan Utama dalam Komunikasi
Hambatan Proses : Terdiri dari Hambatan pengirim,
hambatan encoding, hambatan pesan, hambatan media,
hambatan decoding, hambatan penerima, hambatan
renspon balik.
Hambatan Pribadi & Psikis : Meliputi Kemampuan
efektif berkomunikasi, cara dalam memproses dan
membaca informasi, Tingkat kepercayaan diri antar
pribadi.
Hambatan Fisik : Adanya Keterbasan fisik dan jarak
Hambatan Semantik : Menunjukkan kesalahan proses
encoding dan decoding di dalam Berkomunikasi.
91. Hambatan-hambatan dalam
MENDENGARKAN
Sibuk dengan diri sendiri
Sibuk dengan masalah-masalah eksternal
Asimilasi (kecenderungan merekonstruksi pesan
sedemikian rupa sehingga sesuai dengan sikap,
prasangka, kebutuhan, nilai diri, dsb)
Faktor Kawan / Lawan dan Arogansi Pribadi
Mendengar yang diharapkan (hanyut dalam pesan
pembicara, tidak mendengarkan apa yang dikatakan
melainkan mendengarkan apa-apa yang diharapkan)
92. Waktu yang dipergunakan
Untuk Mendengarkan
Mendengarkan Penelitian Barker (1980)
53 % Mendengarkan
adalah proses aktif 17 % Membaca
menerima 16 % Berbicara
rangsangan 14 % Menulis
(stimulus) telinga.
Mendengarkan adalah Penelitian Rankin (1928)
keterampilan yang 45 % Mendengarkan
sangat penting, tetapi 30 % Berbicara
pada umumnya kita 16 % Membaca
memiliki keterampilan 9 % Menulis
yang amat buruk.
93. Ciri-ciri Berkomunaksi
yang Tidak Efektif
Penyampaian secara bertele-tele
Penyampaian dengan malu-malu
Penyampaian dengan marah-marah
Maksud yang disampaikan tidak jelas
Maksud pesan yang tersembunyi
Non-Verbal yang tidak jelas
Komunikasi secara satu arah
Tidak tanggap (responsif)
Tidak nyambung
Tidak terbuka
95. KERANGKA BERPIKIR
(Frame of Reference)
KERANGKA KERANGKA
BERPIKIR KESAMAAN BERPIKIR
SI KERANGKA SI
PENGIRIM BERPIKIR PENERIMA
PESAN PESAN
KOMUNIKASI SEMAKIN EFEKTIF APABILA
AREA KESAMAAN KERANGKA BERPIKIR SEMAKIN LUAS
99. Q : Why Must ATTITUDE ?
Attitude A : To Keep Us Stay There
EVERLASTING TIME
Skill
Q : Why Must KNOW HOW ?
Knowledge A : To Help Us to Reach
LEADING POSITION
HIERARKHI KOMPETENSI MANFAAT KOMPETENSI
100. PENDELEGASIAN WEWENANG
Seorang Pimpinan / Atasan tidak mungkin dapat melakukan sendiri
semua Pekerjaan dalam rangka Pencapaian Tujuan Organisasi karena
mempunyai keterbatasan-keterbatasan, selain Keterbatasan Fisik juga
Keterbatasan di bidang Pengetahuan & Kemampuan. Oleh karena itu
dengan adanya keterbatasan-keterbatasan tersebut maka diperlukan
adanya Pendelegasian Wewenang kepada orang lain (cq. Bawahan)
guna memungkinkan organisasi dapat bergerak Serentak dan Terpadu
dalam mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.
Proses Pendelegasian Wewenang ini selalu dimulai dari Atas ke
Bawah (top-down) dan berjalan setingkat demi setingkat sampai
kepada tingkat yang paling rendah dalam suatu Struktur
Organisasi.
101. Dalam proses Pendelegasian Wewenang dari Atasan
kepada Bawahan (menurut W.H. NEWMAN) ada
3(tiga) Hal yang terjadi, yaitu :
1. Melimpahkan Tugas-tugas tertentu untuk dilaksanakan dan
dikerjakan oleh Bawahan (subordinates).
2. Memberikan izin kepada Bawahan untuk : “membuat perjanjian,
menggunakan sumber-sumber yang tersedia, serta pengambilan
keputusan atau tindakan tertentu dalam batas wewenang yang
diberikan kepadanya”.
3. Menciptakan (secara otomatis) tanggungjawab bagi Atasan yang
memberi Wewenang untuk melaksanakan Tugas tersebut dengan
Penuh Tanggungjawab serta Memuaskan Si Pemberi Wewenang
(delegator).
102. DELEGATION
Means (berarti) :
to entrust to another (memberi
kepercayaan kepada orang lain)
to appoint as One’s representative
(mengangkat seorang wakil)
to assign authority & or duties
(melimpahkan tugas &/ wewenang)
103. BARRIERS (Hambatan2)
You, The Superior (as Delegator):
I can do it better
I will lose my C-A-P (Control-Authority-Power)
I lack confidence in my people
Delegate to the busy employee
Your Subordinates (as Delegatees):
Lack of competence
Avoidance of responsibility
Fear of risk or punishment for mistakes, work-
overload, no reward expected
The Situation (as Environment):
Downsizing
104. REASONS FOR DELEGATING
Direct results : Getting the job done
(penyelesaian pekerjaan)
Development : Helping employee acquire
greater skills (membantu
karyawan meningkatkan
keterampilannya)
Evaluation : Observing an employee’s
performance (mengamati
kinerja karyawan/bawahan)
105. DELEGATION SKILLS
1. Be Open – terbuka terhadap perubahan, dan percaya bahwasannya
bawahan Anda memiliki sumber-sumber daya yang belum secara
optimal dimanfaatkan, dan Anda memiliki kapabilitas untuk itu !
2. Understand Your People – sudah waktunya untuk mengetahui
bahwa setiap orang di dalam team Anda berbeda satu dengan lainnya
tetapi memiliki kesamaan keinginan untuk bekerja dengan lebih baik.
3. Recognize Possibilities – dengan selalu menyempatkan diri untuk
mengetahui lebih banyak apa yang sedang terjadi di sekeliling Anda
maka Anda akan mulai tahu Apa, Siapa & Bagaimana Probabilitanya.
4. Have Crystal Clear Outcomes – nyatakan secara spesifik harapan-
harapan Anda (baik hasilnya maupun skala waktunya) & sampaikan
serta komunikasikanlah hal itu dengan baik.
5. Provide Space – yakinkan diri Anda bahwa Anda selalu siap sedia
mendukung bawahan Anda sebagaimana Anda telah memberi ruang
yang cukup dalam hal pendelegasian tugas-tugas kepada mereka.
106. 6. Let Them Decide 'How' – berikan harapan-harapan yang jelas serta
aturan-aturan yang membumi, lalu biarkan anak buah Anda memikirkan
dengan kepalanya tentang “bagaimana” melaksanakannya dengan baik.
7. Celebrate Success – pujian dan pengenalan anak buah Anda akan
membuat Anda mampu memperoleh “sesuatu” yang Lebih dari bawahan
Anda di masa depan karena hal ini akan memelihara anak buah Anda
untuk memenuhi keinginan-keinginan Anda yang lebih banyak lagi.
8. See Succession Planning Opportunities – Anda memiliki orang-orang
yang mampu yang dapat melakukan sesuatu dengan lebih baik. Lalu Di
mana Anda menempatkan kesempatan itu untuk masa depan ? Serta
bagaimana kemungkinan-kemungkinannya ?
9. Leave No Task, No Opportunity or No-One Out of Scope – tantanglah
diri Anda untuk menghilangkan anggapan bahwa : “Tidak ada satupun
bawahan sebagai Calon yang layak untuk pendelegasian” serta “Tidak
ada satupun kegiatan / pekerjaan yang dapat didelegasikan” dari Anda.
10. Use Your Freed Time Dynamically – apa yang dapat Anda lakukan
/kerjakan sekarang dibandingkan sebelum Anda mendelegasikannya.
Bagaimana Anda dapat menggunakan waktu luang tersebut guna
mempercepat kemajuan (progress) ?
107. THE METHODS (Cara2nya)
Be well planned (rencanakan dengan baik)
Protect self esteem (jaga harga diri)
Be timing oriented (orientasi pada ketepatan waktu)
Be improvement oriented (orientasi pada peningkatan)
Be interactive (bersifat interaktif – jangan pasif !)
Communicate the helping spirit (berikan semangat
yang mendorong/membantu proses pendelegasian)
108. WHAT NOT TO DELEGATE ?
Personnel and confidential matters
Policy making
Crises
Development of those who report directly to you
Assignments that your boss asked you to complete
them yourself personally
109. Dalam melakukan Pelimpahan Wewenang dari
Atasan kepada Bawahan, ada hal-hal yang
Perlu diperhatikan, diantaranya :
1. Tanggungjawab Tidak Boleh Didelegasikan
Bahwa dengan melimpahkan wewenang, seorang Atasan
harus tetap memikul tanggungjawab yang diembannya
apabila Si Penerima wewenang tersebut
menyalahgunakan atau melakukan kesalahan dalam
melaksanakan tugas yang dilimpahkan kepadanya.
110. CONTOH
Si A mendelegasikan wewenang kepada Si B dalam hal Pengurusan
Keuangan yaitu diantaranya : Mencari Dana, Menyimpan Dana,
Mengeluarkan Dana, serta Mencatat & Membukukannya.
Kemudian Si B mendelegasikan sebagian wewenang tersebut kepada si C,
yakni dalam bidang Penyimpanan dan Pengeluaran Dana. Apabila Si C
tersebut menyalahgunakan wewenang dengan Menyelewengkan Dana,
maka Si B tidak dapat melepaskan tanggungjawabnya dengan Mengatakan
bahwa Wewenang itu sudah didelegasikan kepada Si C sehingga Si C-lah
yang harus bertanggungjawab untuk itu.
Dalam hal ini, baik Si B maupun Si C kedua-duanya sama-sama
bertanggungjawab. Si C bertanggungjawab kepada si B, kemudian Si B
harus mempertanggungjawabkannya kepada Si A sebagai Pemberi
Wewenang Pertama kali (wewenang asalnya).
111. 2. Hindari Subordinasi Rangkap
Bahwa setiap Wewenang yang dilimpahkan kepada
seorang Bawahan haruslah dipertanggungjawabkan
kepada Atasan-Langsung yang telah Melimpahkan
Wewenang tersebut kepadanya.
Jadi di sini berlaku Azas bahwa dari Siapa orang tersebut
Menerima Wewenang maka Kepadanyalah ia Harus
Mempertanggung-jawabkannya.
Azas ini biasa disebut sebagai “Azas Kesatuan
Komando” (unity of command).
112. 3. Wewenang Harus Seimbang dengan Tanggungjawab
Di dalam suatu organisasi sering terjadi bahwa wewenang
yang diberikan tidak seimbang dengan tanggungjawab
yang harus dipikulnya, dikarenakan adanya batasan-
batasan (limitation) yang tidak wajar.
Misalnya :
Seorang Training Manager diberikan tanggungjawab oleh Corporate HRD
Manager untuk melaksanakan Pelatihan & Pengembangan Karyawan
yang ada di dalam Perusahaan, TETAPI di lain sisi Si Training Manager
itu tidak diperkenankan menggunakan Anggaran Biaya untuk
melaksanakan Tugas dan Tanggungjawabnya menyukseskan Pelatihan &
Pengembangan. MAKA akibatnya, si Training Manager akan Frustrasi &
akan menolak Tugas & Tanggungjawab yang diberikan kepadanya.
113. Quantum Leader Action Matrix
For any Particular Task, Group of Tasks, or Role
Associate Associate Associate Associate
is Left in place, or has ability (+) has ability (+) is Left in place, or
Re-assigned Advanced to
(good motivation) lacks vision (-) has vision (+) Leadership Role
or (good motivation)
Offered Farewell LEADER LEADER or
(poor motivation) Directs Delegates Offered Incentives
(poor motivation)
Associate Associate Associate
Associate
is Oriented lacks ability (-)
(good motivation) lacks ability (-) is Re-assigned
lacks vision (-) has vision (+) (good motivation)
or or
LEADER LEADER
Offered Farewell
(poor motivation) Demonstrates Develops Offered Farewell
(poor motivation)
114. “QUANTUM DELEGATION”
Kolega (cq. Anak buah & Sejawat) akan lebih
“Berpengalaman” dan “Better Skilled”.
Pemimpin dapat meningkatkan Kuantitas & Kualitas
Tugas-tugas yang didelegasikan kepada Kolega &
Meningkatkan “Level of Professional Autonomy”.
Pendelegasian yang dapat/mampu Menggalakkan
Komunikasi yang terbuka, kolaboratif dan terus-menerus
antara Pemimpin dan Kolega/Anak buah.
Bahwasannya Kemampuan Para Manager untuk
Memimpin dan Mengarahkan sebagai Hak yang
diperkenankan untuk mereka akan terjadi Jika Pemimpin
mau mendelegasikannya dengan tepat.
115. “The Recursive Reciprocal “
DELEGATION MODEL
Leader as Follower Associate as Guide
- Lets go of the fear of losing control - Informs leader of needs
Report - Informs leader about problems
- Active Listening
- Acknowledging & Appreciating that arise at point of impact
- Supports associate’s preferences & Feedback - Informs leader about feedback
from clients & subordinates
provides for needs, as appropriate - Reports outcomes
Associate as Creator
Leader as Creator - Shapes personal approach to
- Shapes corporate culture: successful application of
trust, empowerment, consistency collaborative plans
-Develops crisis management plan - Empowered to do what is known
- Thinkers, innovate
and solve problems that arise
Leader as Guide Associate as Follower
- Picks appr. personnel by matching
their abilities with project demands Report - Informs leader of preferences to com-
- Shows pos. attitude towards Associ. plete tasks, given desired outcomes
- Establishes goals and measurable - Expresses values, perceptions, ideas
outcomes Feedback -Actively listens & seeks to achieve
- Mentors, coaches, teaches leader’s goals Feedback
- Manages Conflicts
116. Leader as Follower
Pemimpin harus membiarkan timbulnya rasa takut akan
kehilangan kontrol karena hal tersebut akan
menimbulkan “Pengaruh” bagi Pemimpin.
Pemimpin yang efektif menunjukan Perilaku Positif
terhadap Kolega dengan “Mendengarkan” secara aktif
serta memberikan Apresiasi.
Ketika Pemimpin mendengarkan Umpan balik dari
Kolega maka ia akan dapat Berkolaborasi dengan Kolega
dalam Pemecahan–pemecahan Masalah.
Pemimpin harus Mendukung Kolega dengan benar di
dalam menerapkan Rencana-rencana Bersama dalam
Bidang Pekerjaan masing-masing.
117. Leader as Creator
Pemimpin harus mempengaruhi Pembentukan Budaya
Organisasi dengan Menggalakkan : trustworthiness,
empowerment, delegation, consistency & mentorship.
Pemimpin harus membantu Pemecahan Masalah dengan
Mengembangkan Rencana-rencana atas Pengelolaan
Krisis (Crisis Management) dengan Para Koleganya.
118. Leader as Guide
Dengan memperkenankan Cara-cara Pengawasan yg tetap berjalan,
Pemimpin harus menjalankan Peran sebagai Facilitator & Mentor.
Melalui Pendelegasian yang Sesuai & Kolaboratif, Pemimpin harus
menggalakkan Professional Autonomy dengan memfasilitasi Inovasi.
Melalui Pendelegasian, Pemimpin harus Memberdayakan Kolega dengan
Cara membuat mereka Merasa Bebas / Nyaman untuk Bertindak / Bekerja
menurut Apa-apa yang mereka ketahui.
Memandang Kesalahan sebagai Peluang, Pemimpin harus mampu
mengganti Perilaku-perilaku yang Tidak Memberdayakan (dalam hal :
Perintah, Pengawasan, dan Pengendalian) dengan Perilaku-perilaku yang
Memberdayakan, seperti misalnya : Mendukung, Membimbing dan Melatih
serta Mengajarkan Para Koleganya.
Pemimpin yang Efektif harus mempercepat Keterbukaan serta Aktif sebagai
Pengambil Keputusan yang bersifat Kolaboratif.
119. Associate as Follower
Perhatikan : tujuan-tujuan yang ingin dicapai, ukuran-
ukuran, serta batasan-batasan waktunya, yang
dikemukakan oleh Pemimpin.
Beritahukan Pemimpin mengenai Unsur-unsur Yang
Dibutuhkan dan Diinginkan di dalam menyelesaikan
suatu Penugasan.
Kemukakan : Nilai-nilai, Persepsi, Ide/Gagasan-
gagasan serta Inovasi-inovasi Pribadi.
Secara Aktif berusaha untuk Mencapai/memenuhi
Tujuan-tujuan (goals) yang Layak bisa Dicapai
(reasonable).
120. Associate as Creator
Bila diberdayakan, Kolega akan punya Kontrol atas
Tanggungjawab yang diembankan kepada mereka,
serta akan selalu berusaha Mencapai Hasil-hasil yang
hanya memiliki Nilai Tambah.
Pemberdayaan Kolega akan Meningkatkan Efektivitas
mereka sendiri, yang pada akhirnya akan
Meningkatkan Efektivitas Organisasi.
Pemberdayaan Kolega secara Profesional bisa
diasosiasikan dengan Peningkatan Produktivitas serta
Kepuasan Kerja yang Meningkat pula diantara
mereka (Para Kolega).
121. Associate as Guide
Sangat dianjurkan bagi Para Staf yang secara
langsung Mengimplementasikan Prosedur dan
Kebijakan (Procedures & Policy) untuk memiliki
Kemampuan yang “Unik” di dalam Mengenali
Permasalahan sesuai dengan Bidang Keahlian mereka
masing-masing.
Ketika “Kesalahan” dapat dipandang sebagai suatu
“Kesempatan” maka Kolega Dibebaskan untuk
Bekerjasama dalam Mengidentifikasi dan
Memecahkan Masalah yang ada.
122. KESIMPULAN DELEGASI
Pendelegasian merupakan “Alat Kerja (Tools)” yang Hebat
untuk Meningkatkan Hasil karena ia mampu
Memberdayakan Para Kolega / Anak Buah dalam
Pembuatan Keputusan-keputusan yang Penting dalam
Bidang mereka masing-masing.
Kemampuan Mendelegasikan Tugas-tugas dengan Tepat
adalah merupakan “Tanda (hallmark)” bagi suatu
Kepemimpinan yang Efektif.
“Quantum Leader Action Matrix” & “Recursive Reciprocal
Delegation Model” meupakan “Alat Kerja (Tools)” yg
mampu Membantu & Memberi Pedoman kepada Pemimpin
dalam Pengambilan Keputusan dengan Cepat dan Tepat.
123. PENGELOLAAN KONFLIK
Konflik (Ketegangan) “tak mungkin”
dapat dihindari bagi orang-orang yang
bekerja dalam suatu Kelompok
SUMBER-SUMBER KONFLIK :
Manusia dan Perilakunya
Struktur Organisasi
Komunikasi
124. SUMBER-SUMBER KONFLIK
MANUSIA & PERILAKUNYA :
• Atribut (pangkat, jabatan, lambang)
• Sistem Nilai yang tidak sama
• Harapan-harapan
• Gaya Kepemimpinan
• Sifat & Kepribadian
• Semangat & Ambisi
125. SUMBER-SUMBER KONFLIK
STRUKTUR ORGANISASI :
• Tugas Pokok & Fungsi dalam organisasi
• Hubungan & Arus Pelaksanaan Tata Kerja
• Perencanaan & Pelaksanaan Tata Kerja
• Kekuasaan, Wewenang & Tanggungjawab
• Sistem Reward & Punishment yang ada
• Sistem Karier & Prestasi Kerja
KOMUNIKASI :
• Perintah yang tidak jelas
• Berbagai Hambatan Sarana Komunikasi
• Lingkungan Komunikasi yg tak mendukung
126. BENTUK-BENTUK KONFLIK
Menyangkut Pihak-pihak yang Terlibat
BENTUK KONFLIK DAPAT BERUPA :
• Konflik antar Per-orangan
• Konflik Per-orangan Vs Kelompok
• Konflik antar Kelompok
• Konflik Kelompok Vs Organisasi
• Konflik antar Organisasi
127. GEJALA TIMBULNYA KONFLIK
Ketidak- Timbulnya
Terdapat sepahaman
Perbedaan Kemarahan
Meningkat
INDIKASI
yang dapat Rendahnya
Adanya
Atensi
Persaingan menimbulkan
KONFLIK
Adanya Tanda- Tanda-
Keluh- tanda tanda
kesah Kelemahan Keraguan
128. TAHAP-TAHAP KONFLIK
Konflik yang
Dipersepsikan
Konflik yang
Dirasakan
Konflik yang
Dimanifestasikan
Konflik Antar Kelompok
Berkembang dalam Jangka Waktu yang Lama
129. SIKLUS KONFLIK
ANTISIPASI
(Kura-kura)
MENGAMATI
PERENUNGAN
( Elang )
(Burung Hantu)
DAMAI BERKEMBANG
(Merpati) Mundur (Jamur)
ANALISA TER BUKA
(Monyet) (Ayam Jago)
130. STRATEGI MENGATASI
KONFLIK (Ketegangan)
1. Ketegangan dapat di-Hindari
2. Ketegangan dapat di-Redakan
3. Ketegangan dapat di-Damaikan:
Diagnosa (diagnosis)
Inisiatif (initiative)
Dengarkan (listening)
Pecahkan Masalah (solving)
(rumuskan – alternatif – putuskan)
131. 4 CARA MENDAMAIKAN KONFLIK
1. DIAGNOSA : mencari apa yang menjadi penyebab dari ketegangan
yang timbul
2. INISIATIF : mengambil langkah-langkah pertama untuk
menciptakan kerukunan
3. MENDENGARKAN : kecakapan untuk melihat sudut pandang orang
lain serta kemampuan utk mengerti apa-apa yang dikatakan, baik
secara verbal maupun non-verbal
4. PEMECAHAN MASALAH : merupakan proses untuk mencapai
kerukunan dengan melakukan 3 langkah sebagai berikut :
Merumuskan Masalah
Menyusun Alternatif
Pengambilan Keputusan
137. APAKAH TEAM ITU ?
Team adalah sekelompok orang yang bekerja
secara bersama-sama untuk mencapai suatu
tujuan bersama yang diinginkan.
Kata Kunci (Keyword) dari “Team” adalah:
Perlibatan Orang-orang
Merupakan Kolaborasi
Memiliki Tujuan yang sama
Terdiri atas Sejumlah Orang yang memiliki
Keahlian Berbeda yang dibutuhkan Organisasi
139. Forming (Bentukan Awal)
Pada Tahapan ini biasanya :
1. Organisasi baru saja dibentuk & Pemimpin baru saja diangkat.
2. Masing masing anggota mencoba saling mengenal dan belum
ada keterikatan yang jelas diantara para anggota.
3. Dimunculkan unsur pengikat formal yang berupa kesamaan-
kesamaan dalam suatu team, seperti nama / ciri ciri khusus.
4. Komitmen antar anggota sangat rendah dan masing masing
baru mempelajari tujuan organisasi.
5. Fungsi dan tugas masing-masing anggota belum begitu jelas.
6. Pimpinan selalu memberikan penjelasan mengenai tujuan-
tujuan tertentu dari pembentukan team.
140. Storming (Badai)
Pada Tahapan ini biasanya :
1. Masing masing pihak sudah mulai mengemukakan pendapatnya.
2. Sudah menunjukkan pola kerja dan mulai berani menyampaikan
pendapat2nya yang biasanya berbeda dengan anggota lainnya.
3. Mulai terjadi benturan pendapat, penolakan sikap, ketegangan
hubungan, penyesuaian diri & penyesuaian sikap lebih intens.
4. Masing-masing pihak mencari pola atau sikap komunikasi yang
diperlukan oleh lingkungan intern yang dihadapinya.
5. Kejelasan tugas mulai muncul tetapi masih perlu ada kompromi
di sana-sini untuk meningkatkan kerjasama dan kemajuan.
141. Norming (Pe-norma-an)
Pada Tahapan ini biasanya :
1. Sudah tumbuh norma-norma yang diharapkan & diperlukan
dalam berinteraksi dan berkomunikasi dengan lebih baik.
2. Penyampaian pendapat, sikap dan perilaku sudah dapat
diterima oleh lingkungan intern.
3. Menuju kepada pola-pola kerjasama yang lebih baik.
4. Konsensus dan kesepahaman sudah mulai terbentuk.
5. Tugas masing-masing anggota team sudah semakin jelas dan
sudah dapat dipahami dan diterima dengan lebih baik.
6. Keputusan besar sudah bisa dibuat berdasarkan kesepakatan.
7. Para anggota team mulai mendiskusikan cara2 & metode kerja.
142. Performing (Kinerja)
Pada Tahapan ini biasanya :
1. Kerjasama team sudah terbentuk.
2. Para anggota team sudah mengerti alasan mengapa hal-hal
tertentu harus dilakukan.
3. Masing-masing anggota team saling berbagi visi-visi mereka
secara lebih terbuka dan lebih transparan.
4. Sudah terfokus pada pencapaian satu tujuan organisasi.
5. Kadang-kadang masih terjadi perbedaan pendapat akan tetapi
hal tersebut sudah dapat diselesaikan dengan lebih baik.
6. Tiap anggota team saling mengingatkan anggota team yang lain.
7. Merupakan tahapan untuk berprestasi & berkontribusi sebagai
pribadi maupun anggota team dlm mencapai tujuan organisasi.
143. Adjourning (Mapan)
Pada Tahapan ini biasanya :
1. Tahapan untuk penyempurnaan.
2. Kerjasama diperkuat guna menunjang kemajuan, kelanjutan,
serta pengembangan organisasi.
3. Pekerjaan-pekerjaan dapat diselesaikan dengan sangat baik.
4. Pimpinan memberikan penghargaan kepada anggota team.
5. Para anggota team berbagi pengalaman sukses kepada teman
sejawat serta tergerak untuk melakukan “benchmarking”.
6. Mencari tantangan baru lainnya utk dipecahkan secara team.
144. THE WINNING TEAM
( aspek-aspek yang membentuknya )
1. KEMAMPUAN DARI SEGI MENTAL &
INTELEKTUAL YAKNI YG BERKAITAN
DENGAN KONDISI-KONDISI ATTITUDE
& APTITUDE (TINGKAT IQ & EQ)
2. PERSONALITY DARI ORANG-ORANG
YANG TERGABUNG DALAM KERJA-
SAMA PERAN-PERAN TERSEBUT
147. Peran2 Fungsi Anggota Team
(sebuah team yang efektif haruslah seperti ini)
Team Shaper
Worker
Linking
Resource
Investigator Plant
Monitor
Evaluator
148. PERAN-PERAN FUNGSI
Anggota2 Team dalam Organisasi
Tiap-tiap peran mengacu kepada kecendurungan yang
dimilikinya dalam melakukan interaksi dan memberikan
kontribusinya di dalam sebuah team organisasi
Co-ordinator (Si Koordinator) :
Kepemimpinannya kuat dan dewasa
Mampu menentukan arah dengan jelas
Tegas dalam mengambil keputusan
Memiliki rasa percaya diri yang tinggi
Terbuka untuk menerima masukan
Memiliki kemampuan komunikasi
Konsisten (tidak plin-plan)
Delegator yang baik
149. PERAN-PERAN FUNGSI
Anggota2 Team dalam Organisasi
Tiap-tiap peran mengacu kepada kecendurungan yang
dimilikinya dalam melakukan interaksi dan memberikan
kontribusinya di dalam sebuah team organisasi
Shaper (Si Pendorong) :
Suka akan tantangan dan dinamis
Memiliki keteguhan hati untuk
menyelesaikan hambatan
Sering dianggap kurang
mempertimbangkan perasaan orang
Berpikir secara garis besar/pokok-
pokoknya saja
Tidak suka yang terlalu rinci
150. PERAN-PERAN FUNGSI
Anggota2 Team dalam Organisasi
Tiap-tiap peran mengacu kepada kecendurungan yang
dimilikinya dalam melakukan interaksi dan memberikan
kontribusinya di dalam sebuah team organisasi
Plant (Si Cerdas) :
Kreatif dan imaginatif
Intelektualitasnya tinggi
Daya analisisnya tinggi
Bisa dan mampu untuk
menyelesaikan masalah-
masalah yang sulit
151. PERAN-PERAN FUNGSI
Anggota2 Team dalam Organisasi
Tiap-tiap peran mengacu kepada kecendurungan yang
dimilikinya dalam melakukan interaksi dan memberikan
kontribusinya di dalam sebuah team organisasi
Monitor Evaluator (Si Pengkaji) :
Sangat bersifat rasional
Sangat bersifat hati-hati
Kritis terhadap validitas suatu gagasan
/ide-ide atau suatu perencanaan
Strategis, melihat semua kemungkinan
Memutuskan dengan cepat dan tepat
Lemah dalam menyampaikan gagasan
dan hubungan antar pribadi
152. PERAN-PERAN FUNGSI
Anggota2 Team dalam Organisasi
Tiap-tiap peran mengacu kepada kecendurungan yang
dimilikinya dalam melakukan interaksi dan memberikan
kontribusinya di dalam sebuah team organisasi
Implementor (Si Pengimplementasi) :
Disiplin tinggi dan konservatif
Kuat dalam memegang aturan
Mempunyai kemampuan untuk mengatur
agar sesuatu berjalan dengan tertib
Nalar & logikanya sangat kuat
Pekerja keras yang tidak mudah merasa
bosan ataupun cepat menyerah
Bisa merubah ide menjadi tindakan nyata
153. PERAN-PERAN FUNGSI
Anggota2 Team dalam Organisasi
Tiap-tiap peran mengacu kepada kecendurungan yang
dimilikinya dalam melakukan interaksi dan memberikan
kontribusinya di dalam sebuah team organisasi
Resource Investigator (Si Penggali Potensi) :
Semangat kerja sangat tinggi
Komunikatif dan extrovert
Memiliki keingin-tahuan yang tinggi
Mampu menggali potensi dalam team
Cepat menangkap atau mengembangkan
peluang-peluang yang ada dan yg terjadi
Bila tak mendapat tantangan semangatnya
akan menurun dan mengendur
154. PERAN-PERAN FUNGSI
Anggota2 Team dalam Organisasi
Tiap-tiap peran mengacu kepada kecendurungan yang
dimilikinya dalam melakukan interaksi dan memberikan
kontribusinya di dalam sebuah team organisasi
Team Worker (Si Pekerja Team) :
Cerdik dan taktis
Kuat dalam hubungan interpersonal,
koperatif serta diplomatis
Pendengar yang baik
Tidak suka dengan konflik
Mampu membangun semangat team
Tidak tegas dalam menentukan pilihan
bila terjadi perbedaan di dalam team
155. PERAN-PERAN FUNGSI
Anggota2 Team dalam Organisasi
Tiap-tiap peran mengacu kepada kecendurungan yang
dimilikinya dalam melakukan interaksi dan memberikan
kontribusinya di dalam sebuah team organisasi
Completer (Si Penyelesai) :
Serius dan hati-hati dalam pekerjaan
Lebih melihat pada hal-hal rinci/teknis
Menemukan kesalahan dan kelalaian
Sangat kaku (rigid) dalam hal menjaga
ketepatan jadwal dalam tugas-tugas
Menyelesaikan pekerjaan tepat waktu
Tidak berani mengambil resiko tinggi
Suka ragu dalam mengambil keputusan
156.
157. hardhi.smart.consulting@gmail.com
IKUTI PELATIHAN
“PENGEMBANGAN KEPRIBADIAN”
Untuk Kesuksesan Karier & Hidup Anda
HANYA DI
HARD-Hi SMART CONSULTING
Hubungi Fast Response
0878-7063-5053
Please Visit : www.hardhismart-consulting.blogspot.com 61