leeg sjabloon document voor draaiboek van een event zoals een congres. Een ingevulde versie staat op http://www.slideshare.net/RoelandTameling/draaiboek-citymarketing-innovatiedag-versie-2

1. Draaiboek event X, datum X
Datum bijeenkomst: x
Locatie: x te x
Versie document: 1.0 (datum x)
Opsteller: x
1. Adres locatie
x
2. Algemene afspraken
• Eindverantwoordelijk:
o Ochtendprogramma: x (06-x)
o Middagprogramma: x (06 x)
• Contactpersoon voor crew/artiesten
o x (06-x)
• Herkenbaarheid crew/ kleding crew
o pak + wit overhemd + das naar keuze
o x badges
• Crewruimte
o x
• Roken in crewruimte
o Nee
• Crewtoiletten
o In x
• Roken en drinken voor de schermen door crew
o Nee
• Contactpersoon tijdens uitvoering
o x (06-x)
• Toegankelijkheid event
o Op website (is gedaan), e-mail deelnemers (doet x), bordjes van parkeerplaats
naar auditorium (regelt x)
o Er is een beveiligingsbeambte aanwezig van x:00 – x:00
o Garderobe bemand door x
• Korte voorloop van het event
o Zie tijdsschema
• Laden/lossen leveranciers
o x
• Parkeren leveranciers
o x
• Parkeren organisatie
o Er worden x parkeerplaatsen gereserveerd op x
• Aankleding van podium
o x. Contactpersoon x (06 x)
• Opslaan verpakkingsmaterialen x
o x
1 Organisatie x

2. Draaiboek event X, datum X
3. Ruimtes en functies
Ontvangsthal
Ontvangst (Koffie/thee/koekjes bij binnenkomst voor gasten)
Pauze (Koffie/thee/fris/muffins)
Borrel (Drank/borrelhapjes)
Auditorium
Plenaire gedeelte
Lounge
Ontvangst organisatie (lunch)
Voorbereiden sprekers (sprekersvoorbereidingskamer)
4. Communicatie
• Porto
o Techniek x (x; 06 x)
• Centrale post in gebruik
o x
5. Calamiteitenprocedure/ EHBO
1. Blijf kalm en raak niet in paniek
2. Waarschuw x (06-x)
3. Alleen bij acute nood bel je zelf 112 en geef je het volgende door:
a. Adres/ruimte calamiteit
b. Omschrijving calamiteit
4. Indien je zelf hebt gebeld, direct melden bij x (06-x)
• EHBO van de locatie (tijden + lokatie) aanwezig
o Bewaking, Techniek = BHV’er
• Ingehuurd EHBO?
o x
• Standplaats ambulance (>800 pers)/ brandwacht
o x
• Beslissing tot ontruiming is
o x (06 x) van x icm Brandweer
6. Stroomplan
Wordt geregeld door x Techniek (x; 06 x)
7. Artiestenopvang
• Contactpersoon artiestenopvang
o x: 06-x
• Kleedkamerindeling
o x
• x richt sprekersvoorbereidingskamers in in Lounge
8. Grime/ Make-up
2 Organisatie x

3. Draaiboek event X, datum X
• x.
9. Garderobe gasten
• Ontvangsthal
• Contactpersoon garderobe
o x (06x)
• Bemand/ onbemand/ tijden
o Bemand (half uur voor binnenkomst, tot het einde)
• Procedure
o x (06x)
10. Catering
10a Gastencatering
• Contactpersoon gastencatering
o x (06x)
• x:00 Ontvangst gasten:
o Ontvangst gasten met kopje koffie of thee
o x assortiment koekjes (1,5 koekje p.p.)
• x:00 Aanvang pauze
o Koffie, thee, fris
o x
• x:00 Aanvang van de borrel
o Dranken x
o x
o Medewerkers gaan rond met x
10b Catering organisatie en sprekers
• Contactpersoon catering organisatie en sprekers
o x (06x)
• x:30 Ontvangst organisatie/ sprekers
o Koffie, thee, x
o Broodjes (3 pp)
 x
• x:30 Plenaire gedeelte
o Karaffen water en glazen voor de sprekers
• x:25 Vervolg plenaire gedeelte
o De karaffen water zijn aangevuld en de glazen vervangen
10d Rookbeleid
In alle ruimtes mag niet gerookt worden en er worden derhalve geen asbakken geplaatst.
10e Uitloopbeleid
Er wordt in principe geen uitloop verwacht. Om x:00 wordt dat gecheckt door x met x.
11. Verslag/ video
3 Organisatie x

4. Draaiboek event X, datum X
• x (06-x) maakt verslag van plenaire gedeelte d.m.v. videocamera
• Ontvangst, plenaire gedeelte en borrel wordt gefotografeerd door x (06-x). Worden
gepubliceerd op www.x.nl
• Inlognaam: x, wachtwoord x.
• Backup foto’s: x (06x)
12. Tekening
Niet van toepassing
13. Tijdsschema
Van Tot Wat Waar? Opmerkingen
4 Organisatie x

5. Draaiboek event X, datum X
14. Telefoonlijst
° x.
Overige VIPS en gastsprekers:
° x
Werkgroep x
overige
° x
15. Routebeschrijving
Routebeschrijving openbaar vervoer
x.
Routebeschrijving eigen vervoer
x.
16. Parkeren
x parkeerplaatsen gereserveerd op x voor
x
(…)
(…)
(…)
(…)
5 Organisatie x

6. Draaiboek event X, datum X
Wie Taak 1 Taak 2
Coördinatie content Stellingen selecteren
Sprekers/ VIPs opvangen, begeleiden
filmopnames Vraagbaak voor crew
Coördinatie locatie catering
Coördinatie techniek
Event dressing
Foto opnames
Sprekers/ VIPs opvangen, begeleiden
Sprekers/ VIPs opvangen, begeleiden
Sprekers/ VIPs opvangen, begeleiden
Pers opvangen, begeleiden
Coördinatie evenement
Ontvangst betalende deelnemers
Genomineerden opvangen, begeleiden
Achtervang x e.a.
Ontvangst, coördinatie sprekers/ VIPs 2e
fotograaf
Ontvangst betalende deelnemers
Ondersteunen crew waar
nodig
workshop
Spreker
Dagvoorzitter
Spreker
Spreker
Spreker
Spreker
Spreker
Spreker
Spreker
6 Organisatie x

7. Draaiboek event X, datum X
Wie Taak 1 Taak 2
Coördinatie content Stellingen selecteren
Sprekers/ VIPs opvangen, begeleiden
filmopnames Vraagbaak voor crew
Coördinatie locatie catering
Coördinatie techniek
Event dressing
Foto opnames
Sprekers/ VIPs opvangen, begeleiden
Sprekers/ VIPs opvangen, begeleiden
Sprekers/ VIPs opvangen, begeleiden
Pers opvangen, begeleiden
Coördinatie evenement
Ontvangst betalende deelnemers
Genomineerden opvangen, begeleiden
Achtervang x e.a.
Ontvangst, coördinatie sprekers/ VIPs 2e
fotograaf
Ontvangst betalende deelnemers
Ondersteunen crew waar
nodig
workshop
Spreker
Dagvoorzitter
Spreker
Spreker
Spreker
Spreker
Spreker
Spreker
Spreker
6 Organisatie x