Hoe houd ik als management zicht op de prioriteiten van de klanten in combinatie met mijn eigen programma’s en projecten? Obeya is een visuele manier om hier grip op te krijgen. Obeya geeft een focus op de klant, het resultaat, de waarheid, continue verbeteren en communicatie. Obeya is Japans voor “grote kamer” of “war room” waar alle informatie beschikbaar is voor iedereen. Het is een kamer waar strategie, prestaties, projecten en verbeteringen samenkomen en visueel aan de muur hangen. Obeya biedt overzicht en inzicht in status van doelen, waar knelpunten weggenomen moeten worden en waar prestaties verbeterd dienen te worden. Obeya zorgt voor een het terugbrengen van formele vergaderingen!

1. 1
OBEYA
AGILE GOVERNANCE VOOR
AGILE ORGANISATIES
Quint Welington Redwood © 2017
Roelof Douwstra
Partner
Quint Welington Redwood

2. Quint Wellington Redwood (Quint) richt zich op twee grote
veranderingen die gaande zijn in de wereld: de digitale
transformatie en de steeds groter wordende noodzaak tot
duurzaamheid. We zien dat organisaties fundamentele keuzes
moeten maken over hun businessmodellen, besturing en
technologie.
Het gaat hierbij om de kennis, het leiderschap en de cultuur van
organisaties om de relevante technologie tot waarde te brengen
voor de organisatie en haar omgeving.
Quint ondersteunt organisaties bij deze transformatie. Samen
ontwikkelen we een koers die snel en effectief kan anticiperen en
veranderen op kansen en bedreigingen. We laten technologie -
en vooral de toepassing ervan - tot leven komen.
Over Quint Wellington Redwood

3. Onze Aanpak
We dagen onze opdrachtgevers en
onszelf uit om concrete
verbeteringen en resultaten te
realiseren. Dit betekent dat we
niet bang zijn om onze mening te
geven en om meningen van
onszelf en van anderen in twijfel
te trekken. Onze aanpak is om
niet vanaf de zijlijn te adviseren,
we staan ‘met onze voeten in de
modder’. Dare to Challenge is
hierbij ons motto.
De werelden van business en
technologie brengen we samen. We
delen kennis en organiseren
samenwerkingsverbanden waarmee
verandering en innovatie wordt
versneld. We ontwikkelen teams en
mensen in nieuwe vormen van
samenwerking en leiderschap om zo
iedereen tot zijn recht te laten
komen en te laten groeien binnen
de organisatie. Hierbij staan lean en
agility centraal.
Mensen, processen en technologie
zien wij als elkaar versterkende
factoren. Samen vormen zij het
fundament van duurzame
verandering. We verbinden en
verbeteren deze factoren met
behulp van analyse, ontwerp en
implementatie. Door opleiding en
coaching verankeren we het
vermogen om te veranderen, zodat
de transformatie ook zonder Quint
kan worden voortgezet.

4. Ons portfolio voor uw succes
Governance & Risk Management
outputgericht en effectief aansturen van IT
demand & IT supply
Digitale strategie & transformatie
ontsluiten van het potentieel van
nieuwe technologie.
Data Management
verzamelen, verbeteren ,beheren en
leveren van data
Lean, Agile & DevOps
implementeren en vooral verankeren van
klantgericht en effectief werken
Sourcing advies & benchmarking
effectief sourcen van IT intensieve
processen en diensten
Training & Coaching
professionals & teams
Transformationeel Leiderschap
ontwikkelen van leiderschap om
verandering te realiseren
Service Integration And Management
outputgericht en effectief aansturen van
leveranciers

5. §Obeya is Japans voor “grote kamer” of “war room” waar alle
informatie beschikbaar is voor iedereen.
§Het is een kamer waar strategie, prestaties, projecten en
verbeteringen samenkomen en visueel aan de muur hangen.
§Het biedt overzicht en inzicht in status van doelen, waar
knelpunten weggenomen moeten worden en waar prestaties
verbeterd dienen te worden.
§Minimaliseren van formele vergaderingen!
§Focus op:
§ Klant / resultaat Direct oplossen van issues
§ Één waarheid Continue verbeteren
§ Communicatie Focus!
Wat is een Obeya?
大
部
屋

6. Waarom een visuele werkruimte?
OBEYA IS HET HART VAN
TEAM OVERSTIJGENDE COMMUNICATIE
Vergroot onderling vertrouwen en het uitwisselen van ideeën
Het creëert verbinding over de as van de inhoud (stelt werk centraal)
Maakt onderlinge afhankelijkheden zichtbaar
Stimuleert commitment en acties om gezamenlijk(e) doelen te realiseren

7. Hoe werkt Visual Management?
Visuele
Werkruimte
C
Management
cascade
B
Voorbeeld van visuele werkruimte
• Vast wekelijkse ritme
• Nieuwe cascade vervangt de oude
• Cascade samen ontwerpen
• Start bij MT en daarna (verticale)
uitbouw
• 4 panelen met:
o Strategie
o Portfolio
o Acties/Problemen
o Organisatie
• Daarna gebruik en samen
verbeteren
• Voordoen, samen doen, zelf doen
• Lean/Agile Leiderschapsgedrag:
o Doelen bepalen op basis van een integraal en
feitelijk beeld van het werk
o Het aanbieden van hulp en support
o Het geven van feedback
o Het tonen van vertrouwen en respect
• Voordoen, samen doen, zelf doen
Prestatie
Dialogen
A

8. Hoe werkt Visual Management?
Visuele
Werkruimte
C
Management
cascade
B
Voorbeeld van visuele werkruimte
• Vast wekelijkse ritme
• Nieuwe cascade vervangt de oude
• Cascade samen ontwerpen
• Start bij MT en daarna (verticale)
uitbouw
• 4 panelen met:
o Strategie
o Portfolio
o Acties/Problemen
o Organisatie
• Daarna gebruik en samen
verbeteren
• Voordoen, samen doen, zelf doen
• Lean/Agile Leiderschapsgedrag:
o Doelen bepalen op basis van een integraal en
feitelijk beeld van het werk
o Het aanbieden van hulp en support
o Het geven van feedback
o Het tonen van vertrouwen en respect
• Voordoen, samen doen, zelf doen
Prestatie
Dialogen
A

9. Met wie voer je volgende week een prestatie dialoog, waarover
gaat dit, en door welke informatie moet dit ondersteund worden?
… de management cascade zorgt voor aansluiting bij de
doelstellingen en het wegnemen van (blocking) issues
Mngt..
Team
leden
Werkvloer
Bottom-up
Dagelijks Wekelijks Wekelijks Wekelijks
Dagbord
▪ Week Succes
▪ Dag planning
▪ Verbetering
▪ Moraal
▪ Problemen Weekbord
▪ Prestaties (KPIs)
▪ Weekplanning
▪ Problemen
Unit overleg
▪ Prestaties (KPIs)
▪ Weekplanning
▪ Problemen MT overleg
▪ Prestaties (KPIs)
▪ Restricties
▪ Verbetering
▪ Problemen
Managers

10. Hoe werkt Visual Management?
Visuele
Werkruimte
C
Management
cascade
B
Voorbeeld van visuele werkruimte
• Vast wekelijkse ritme
• Nieuwe cascade vervangt de oude
• Cascade samen ontwerpen
• Start bij MT en daarna (verticale)
uitbouw
• 4 panelen met:
o Strategie
o Portfolio
o Acties/Problemen
o Organisatie
• Daarna gebruik en samen
verbeteren
• Voordoen, samen doen, zelf doen
• Lean/Agile Leiderschapsgedrag:
o Doelen bepalen op basis van een integraal en
feitelijk beeld van het werk
o Het aanbieden van hulp en support
o Het geven van feedback
o Het tonen van vertrouwen en respect
• Voordoen, samen doen, zelf doen
Prestatie
Dialogen
A

11. Obeya

12. Concept inrichting
ActieOperatie/ Portfolio
Going Concern
Vernieuwing
Innovatie
Mensen, middelen, partners
Impediments Doing Done
Voorbeeld van visuele werkruimte

13. Obeya Lessons Learned
§ Dat performance van strategie en management nu ook meetbaar wordt
§ Dat je klanten werkelijk kunt uitleggen wat we doen en hoe
§ Dat gedrag en leiderschap een cruciale rol spelen in de performance van een bedrijf
§ Dat Operations belangrijk is en impact heeft op de haalbaarheid van strategische keuzes
§ Dat strategie ook werkelijk impact heeft op Operations en niet iets wat je erbij kunt doen
§ Visual Management ook (niet) leuk kan zijn door het leveren van transparantie
§ Dat DevOps/Scrum ten onder zullen gaan als Management niet stuurt en leiderschap toont
§ Dat veel vergaderen niet effectief is en juist de performance in de weg zit
§ Dat ze nu ineens veel meer tijd hebben
§ Dat Operatie en Strategie voor het eerst totaal verweven blijken te zijn
§ Dat Rapportages werkelijk ergens over gaan
§ Er geen hele teams meer Rapportages hoeven te bouwen (naast hun werk)
§ Dat de weg naar een High Performing Organization dit allemaal vergt

14. Praktijkvoorbeeld
OBEYA IS HET HART VAN
TEAM OVERSTIJGENDE COMMUNICATIE

15. Het prestatiebord

16. Uitdagingen op de werkvloer

17. KPI tree
• Risico’s
• Security
VANDAAG MORGEN DE DAG NA MORGEN
• Performance
• LCM (N-1)
• Tijd
• Uren per
functiepunt
Beschik-
baarheid
A/B diensten
P1 t/m P4
Tijdigheid
P1/2
% Root cause
solved
(P1/P2)
Aantal
incidenten
nav Changes
Time to
market
Focus factor
Software
kwaliteit /
Code review
WIJ
Projecten op
tijd
Projecten
binnen
budget
Rationalisatie
Architectuur
kaders
gevolgd
Agile
maturity /
Kwaliteit PO
Continuïteit Vernieuwing Innovatie Middelen en omgeving
Aantal
problems /
Voorraad
# Innovatie
initiatieven
Output
innovatie
dagen
Doorlooptijd
innovatie
funnel
Communities
Agile
portfolio
Externe
profilering
Budget
burndown
(incl. ext./ int)
Vitaliteit /
vlootschouw
Medewerker
hapiness
Kwaliteit
leveranciers
Cultuur scan
• Autonomie teams
• Groei in kwaliteit
teams
High
Performance
organisatie
HPO score
Klant
tevredenheid
Velocity
Ouderdom
Geprioritiseerde KPIs

18. Resultaatgerichte prestatiedialoog in de Obeya
met vaste agenda
Doel Frequentie Deelnemers
▪ In de MT bijeenkomsten op dinsdags en donderdags kijkt het
MT terug op de afgelopen week, identificeert verbeteringen
aan de hand van de KPI’s en bespreekt Unit overstijgende
escalaties; Eveneens wordt de planning en capaciteit voor
volgende weken vastgelegd
▪ 2 x per week (30 min)
▪ Dinsdag en donderdag : 8.30-9.00
▪ IT Directeur
▪ Unit managers
Voorbereiding Agenda Definition of Done/Success Vervolgacties
▪ Borden zijn bijgewerkt
▪ IT Directeur heeft op de borden
aangeduid wat hij wil bespreken,
zowel positieve als negatieve
punten, en beschrijft de
prioriteiten (conclusie en
vervolgstappen)
▪ Het Management doorloopt alle acties / blokkades
op het actiebord
▪ voor bestaande acties wordt de status
besproken
▪ nieuwe acties/verbeteringen worden belegd
binnen het team dan wel geëscaleerd
▪ Voor belemmeringen worden concrete
resultaatafspraken gemaakt
▪ Het Management doorloopt de verschillende
aangeduide doelen/KPI’s en projecten
▪ Het Management blikt vooruit op komende week en
bepaalt de ambitie (e.g., alle incidenten wegwerken,
enz.)
▪ Het Management bepaalt aan de hand van de
capaciteitsbeheer KPI of er acties nodig zijn
▪ Interventies zijn ingezet op het niet behalen van
normen of het afwijken van de afgesproken
trend
▪ Unit overstijgende belemmeringen zijn opgelost
of verder/terug geëscaleerd
▪ Mogelijke acties/verbeterpunten zijn aangevuld
op het bord, inclusief eigenaar
▪ Successen worden gevierd
▪ Focus is in lijn met gestelde (business) doelen.
▪ IT Directeur heeft mogelijks een
follow-up met de eigenaars van de
blokkades / acties en vult het bord aan.
▪ IT Directeur escaleert belemmeringen
indien nodig verder / terug

19. Voorbereiding
Doelstelling en
selectie teams en
cascade
Implementeren en coachen
MT Obeya, Satelliet Obeya’s, Management cascade,
coachen resultaatgericht werken en prestatie dialogen
Continue
verbeteren
Optimaliseren en
uitvoeren
Quint’s benadering: Een verbeterfilosofie met impact
Wave 1
Voordoen samen doen
Wave n
Zelf doen
Iteraties van continue verbetering, met focus
op doorzetten en borgen van resultaten.
Wave 2
Samen doen
Focus op data:
• Inrichten van 1e versie Obeya Room op MT niveau
• Performance van de teams / KPIs
• Performance van “eigen” programma’s
• Waarde voor de klant
• Vaststellen verbeterpotentieel, toekennen waarde
Focus op mensen en proces
• Gedrag & Mindset (Coachen en opleiden van MT en Medewerkers)
• Realisatie van doelstellingen (performance)
• Continue verbeteren (cascade werkelijk doen en uitvoeren naar de teams)
• Dienend leiderschap (Coachen en voordoen)
• Duidelijk inzicht in Voice Of The Customer
• Inrichten van volledig overzicht (Obeya Room op MT niveau)
• Gebruik van de Obeya room door MT (walk the wall)
• Ingerichte gesynchroniseerde MT bijeenkomsten met de resultaten teams
• Visueel vastgelegde performance voor klanten-ICT-Visie-Programma-Teams en de
gewenste performance voor ICT in klant in het geheel
Voorbereiden Implementeren
4 weken 12 weken
Evaluatie
Begin met een beperkt aantal teams
Creëer en communiceer succes
Daarna breder uitrollen bij andere teams
Wave 0
voordoen
Voordoen en
Pilot/
awareness
2 weken

20. GO AND SEE