Project portfolio management

1. Prónay 48. PM Muhely osszefoglalo - Projekt portfolimenedzsment vizualis modszerrel -2021 januar 28
1
ÖSSZEFOGLALÓ FELJEGYZÉS
48.PM MŰHELY (2021.január 28) MUNKÁJÁRÓL
Téma: „Portfoliómenedzsment vizualizációs módszertan – PPM CanvasTM”
Időpont: 2021. január 28. 16-18 óra
Helyszín: Microsoft Teams online videokonferencia
A Műhelyben részvevők (91) : Almay Nikolett, Avar Balázs, B. Körmöci Gabriella,
Bacsa Szilvia, Barta István, Bella Szilvia, Bíró Ivett, Bíró Szilvia, Birovecz László,
Bognár András, Bole Márta, Borsiné Krisztik Ágnes, Bukta Szabina, Czifra Júlia, Csalló
Miklós, Csepes Orsolya, Csiszár György, Csizmás Ferenc, Csontos Alexander, Détár
Imre, Diligent Norbert, Éltető Júlia, Enyingi Norbert, Erős Tamás, Fogl Amanda, Garai
György, Gergely László, Halász Katinka, Havelka Ákos, Hedry Zsolt, Hünlich Csilla,
Jakabfi Júlia, Járdán Tamás, Juszt Péter, Kalacska Zsolt, Karasán Krisztina,
Karácsonyi István, Kéke Gergely, Kerese István, Kincses László, Klimkó Gábor,
Kocsárdi Gábor, Kókai Emese, Kunsági László, Kuthy Balázs, László Emese, Léderer
Máté, Makoványi Anna, Martinák Róbert, Márton Judit, Melis S. Nikolett, Mezősi
József, Michelberger Balázs, Mikulás Imre, Mindak László, Mogyorós Attlia, Molnár
Judit, Müller Gergő, Nádudvari Lajos, Nagy Csaba, Oltyán Gábor, Onódi Ferenc,
Orosz Éva, Pácsonyi Imre, Pálvölgyi Lajos, Páncsics Zsombor, Papp Zsuzsanna,
Pécs László, Pittner Ferenc, Prónay Gábor, Rózsa Katalin, Salamon Sándor,
Sebestyén Zoltán, Siklósi István, Sóti Mihály, Szabó Zoltán, Szalay Imre, Szebényi
Zoltán, Szeszler Zsolt, Szigetvári László, Szkenderovics Ildikó, Szőke Kristóf, Szűcs
Ákos, Török András, Vajda Gábor, Varga Miklós, Venczel Tamás, Vida Zoltán,
Zelenyánszky János, Zolnai Antal.
Prónay Gábor levezető elnökként köszöntötte a megjelenteket, külön tisztelettel
Járdán Tamást a Műhely téma vezetőjét. Az új, Műhely iránt érdeklődőkre tekintettel,
röviden bemutatta a tíz évvel ezelőtt indult, negyedévente megrendezésre kerülő
Műhely célkitűzéseit és workshop szakmai munkáját a bevezető blogokkal
(https://mfor.hu/cikkek/projektmenedzsment.html) és az összefoglalót tartalmazó
Linkedin csoporttal (www.linkedin.com/groups/4315748). Felhívta a figyelmet a 2021.
április 7-én és 8-án (két délután 14:00-17:30 között ZOOM -on megrendezésre kerülő
23. PROJEKTMENEDZSMENT FÓRUM-ra (információk decembertől a
www.hte.hu/web/projekt2021 oldalon lesznek találhatók).
A Műhely beszélgetések témáját a megelőző Műhely résztvevői választják ki a felvetett
témák közül. A megelőző Műhely Járdán Tamás jelentkezését fogadta el, aki a Műhely
beszélgetés előkészítésére a https://mfor.hu/cikkek/projektmenedzsment.html oldalon
bevezető, tájékoztató előadás szöveget tett közzé. A Műhely összefoglalók a Linkedin
„PM WORKSHOP HUNGARY- PROJEKTMENEDZSMENT MŰHELY” csoportban
olvashatók (https://www.linkedin.com/groups/4315748/ )
Járdán Tamás bevezetésként elmondta, hogy a vállalatok egyre több stratégiai célt
projektekben vagy több projektet összefogó programokban valósítanak meg. A projekt-
program rendszer (portfolió) menedzselésében gondot jelent a különböző projektek
egymásra hatásának átlátása, hiszen sokszor azonos erőforrás készletből (eszköz,
szakértelem) kell gazdálkodjanak. A portfoliómenedzsment módszertanok 2006-ban
jelentek meg és idővel a PMI porfóliómenedzsment szabványa egyre komplexebbé és
egyre kiforrottabbá vált az egyes újabb kiadásokon keresztül. A
portfóliómenedzsmentre jól alkalmazható a First do the right things then do the things

2. Prónay 48. PM Muhely osszefoglalo - Projekt portfolimenedzsment vizualis modszerrel -2021 januar 28
2
right megközelítés. Sokféle portfóliómenedzsment gyakorlat létezik. Vállalatok a belső
működés fejlesztéséhez, a termékeik és szolgáltatásaik bevezetéséhez rendszerint
portfóliómenedzsmentet alkalmaznak, ahol beazonosítanak, priorizálnak,
megvalósítanak, várakoztatnak, módosítanak, olykor leállítanak projekteket
(komponenseket) a portfólióban. Hazai kis- és közepes vállalatok (kkv-k) számára,
akik párhuzamosan akár több tucat projektet valósítanak meg, és több milliárdos
árbevételt érnek el, a nemzetközi szabványhoz hasonló portfóliómenedzsment
folyamat túlzottan bonyolult és így nehezen alkalmazható. Nekik a
portfóliómenedzsment speciális folyamatára van igényük, olyan folyamatra, ami az
összes futó projekt és az egyes projektek szerződéses ütemezését, terjedelmét és a
leszállítandó eredménytermék minőségét képes támogatni. Az ilyen típusú vállalatok
jellemzően kellő projektmenedzsment érettséggel rendelkeznek, azonban a
portfóliómenedzsment szemlélettel nem gyakran nem rendelkeznek. Maga a fogalom
is kevés esetben jelenik meg és a kapcsolódó szerepek is ritkák. Hódítanak az
egyszerű sémákon és vizualizáción alapuló modellek és módszertanok. Néhány
kacsolódó példa:
• Miro: online whiteboard szoftver, együttműködési sémák tucatjait kínálja.
www.miro.com
• Obeya szoba: az együttműködés koordinálására dedikált olyan helység, ahol
az adott területhez (például termékfejlesztés) kapcsolódó lényeges
aspektusok jelennek meg a helység falain.
http://kaizenaction.com/obeya-war-room-a-powerful-visual-management-tool
• Business Model Canvas: a stratégiai tervezést támogató struktúra
(Alex Osterwalder & Yves Pigneur: Business Model Generation -
https://www.amazon.com/Business-Model-Generation-Visionaries-
Challengers/dp/0470876417 )
• mind map szoftverek
PPM Canvas™ - a legelső verzió
Évekkel ezelőtt egy telekommunikációs mérnöki cég vezető arról panaszkodott, hogy
a növekedésük miatt már nem látja át, hol tartanak az egyes projektek, hogyan áll egy-
egy szerződés teljesítése, mikor számláznak egy projektben. Egy hirtelen ötlettől
vezérelve arra kértem, hogy a nagyobbik tárgyalója egyik falát fedjék be parafával, és
az így létrehozott felületre rögzítsük minden egyes projektnek az aktuális státuszát. A
területek vezetőivel közösen terveztük meg azt a négy adatlapot, ami a kereskedelem,
a beszerzés, a mérnöki munkák és a számlázás projektmenedzsment szempontjából
lényeges adatait, mérföldköveit, előrehaladását, állapotait és kontrollpontjait rögzítette.
Minden futó projekt megjelent a parafatáblán négy A4-es lapon, a releváns
kitöltöttséggel. Egy gyors státuszhoz elég volt bemenni a tárgyalóba és szemügyre
venni a falat. Itt tartottak projektstátusz megbeszéléseket is. Az egyes projekteknél
post-it cetliken helyeztek el prompt üzeneteket, jóváhagyás kéréseket, kiemeléseket,
sőt még eszkalációkat is. Egyszerűen láthatóvá vált például a beszerzések
párhuzamos ütemezése miatt a raktár szűkössége vagy a mérnöki kapacitás
problémái a telepítések torlódáskor. Amire nem adott választ a fal, ott a projektkönyvtár
további dokumentumai vagy személyes egyeztetések pótolták a szükséges
részleteket. Ez volt a PPM Canvas kezdeti verziója.
A coaching és tanácsadói projektek tapasztalatai vezettek a Project Portfolio
Management Canvas (PPM Canvas™) megalkotásához. A PPM Canvas célja olyan

3. Prónay 48. PM Muhely osszefoglalo - Projekt portfolimenedzsment vizualis modszerrel -2021 januar 28
3
modellt létrehozni, ami a teljes portfóliót segít (átbeszélhetővé és értelmezhetővé teszi
a komplexitást, megérteni és megfogalmazni a lényeget) :
- proaktívan kezelni,
- érteni és átlátni,
- értelmes energiabefektetés,
- prioritások és tudjuk, hol tartunk,
- szabályszerűség és rugalmasság,
- transzparencia és együttműködés,
- döntések és eszkaláció.
A PPM Canvas vizsgálhatja
- hogyan működünk együtt projektekben
- hogyan kommunikáljunk
- milyen kulcs információkat adunk át egymásnak
- milyen leszállítási folyamat hasznos nekünk
- munkatársak bevonása, workshopok
- folyamatok, fázisok definiálása.
A három részből álló (projektek, portfolió összegzés, stratégiai célok) PPM Canvas
kiindulási struktúrája a következő
Projektek
- Ez a rész a portfólióban szereplő projekteknek a vállalat szempontjából
lényeges területeit tartalmazza.
- Ezek a területek lehetnek egy projekt adott iparághoz tartozó szakmai,
technológiai fázisai, vagy lehetnek projektmenedzsment tudásterületek (például
terjedelem, ütemezés, költség, kockázat...)
- A dashboard szerű kialakítások a legnépszerűbbek.
Portfólió szintű összegzések
- Ez a rész a portfólióban szereplő projektek összességére vonatkozó, a portfólió
szempontjából fontos és hasznos kiemeléseket és összegzéseket mutatja.

4. Prónay 48. PM Muhely osszefoglalo - Projekt portfolimenedzsment vizualis modszerrel -2021 januar 28
4
- Ilyenek kiemelések és összegzések lehetnek például a készültség és az
ütemezés adatai, az egyes projektek függősége, a portfólió szintű kockázatok
és az erőforrás kérdések.
Stratégiai célok
- Ez a rész a portfóliónak a vállalati stratégai céljaihoz való hozzájárulását
jelenítheti meg.
- Ilyen hozzájárulások lehetnek bevételhez, valamilyen értékhez, piachoz vagy
más konkrét eredményhez kapcsolódók.
Megjelenés
Kell egy falfelület! A PPM Canvas koncepció lényege, hogy a fenti struktúra megjelenik
egy kiválasztott falfelületen. Ez a falfelület lehet egy irodában, tárgyalóban vagy akár
a folyosón. A falfelület kialakítása többféle módon történhet:
- egyszerű fal / ragasztó
- üvegfal / ragasztó
- parafa borítás / tű
- mágnestábla / mágnes
- whiteboard / ragasztó, mágnes
Kiplakátolt falfelület vagy szoftver eszköz?
Természetesen ez nem hitvita, hiszen a PPM Canvas tartalmát valamilyen szoftver
eszköz segítségével állítjuk elő és aktualizáljuk. Az eddigi megvalósításoknál mindig
létrejött egy elektronikus verzió, ez kinyomtatva került a falra. Amikor szükséges a
részleteket megismerni és megvizsgálni, akkor elő kell venni a projektek részletes
dokumentációját.
A Canvas jelentősége egy Excel riporthoz képest a térbeli modellezés, megjelenítés,
a szemrevételezés és az egész átlátásának a lehetősége. Nagyban épít a vizualizáció
erejére, hatására és a vizuális memóriánk működésére. Ösztönözheti a jobb
agyféltekés gondolkodást, az intuíciók, megérzések bevonását. A kialakítás
folyamata:
- a három rész tartalmának megtervezése
- a fal kialakítása
- pilot projektek adatainak elkészítése
- teljes portfólió adatainak elkészítése
- portfólió szintű összegzések definiálása
- követés, frissítés szabályai
- tanulságok: hangolás
- élő modell kialakítása a cél.
Kapcsolódó szerepek:
- portfóliógazda / szponzor
- portfólió asszisztens
- projektvezetők
- projekttagok
Kapcsolódó fórumok:
- kialakítás
- rendszeres projektstátusz-megbeszélés
- rendszeres portfólióstátusz-megbeszélés
- ad hoc megbeszélések
Milyen iparágakban valósult már meg a PPM Canvas?
• Telekommunikáció

5. Prónay 48. PM Muhely osszefoglalo - Projekt portfolimenedzsment vizualis modszerrel -2021 januar 28
5
• Szoftverfejlesztés
• Rendszerintegráció
• Pénzintézet
• Oktatási és kutatási intézet
Többféle PPM Canvas is lehet egy vállalatnál, a különböző projekttípusokra, szervezeti
egységekre és földrajzi helyszínekre. A projektek és a portfólió kifejtésénél a
projektmenedzsmenten túl, az adott projektre jellemző szakmai folyamatfázis állapota
vagy eredménytermék életciklus-állapota is megjelenthet a falon. Az elektronikus
formátumú verzió kiegészítheti a PPM Canvas-t, de nem tudja helyettesíteni annak
előnyeit. A PPM Canvas nem a végső megoldás a portfóliómenedzsmentre, de
hasznos platformja, kiegészítése lehet annak. Ma a pandémia nem teszi lehetővé ezt
a Canvas szemléletet és működést, mert ebben lényeges, hogy oda tudok menni, nem
kell senkit megkérdeznem, felhívnom, hanem szemlélve az egészet ki tud alakulni egy
benyomásom, választ kapok számos kérdésre, tudok üzenni, kezdeményezni. Egy
átmeneti verzió lehet például a Miro-ban megvalósított PPM Canvas a teljes kép
átlátására.
Ezt követően kezdődött meg a beszélgetés a bevezető blogban megfogalmazott
kérdések alapján. A COVID járvány miatti home office megoldás kényszer veti fel a
digitális megoldás/megfeleltetés lehetőségét. A felvetett kérdésre Járdán Tamás a
virtuális alkalmazásra a MIRO rendszert tartja alkalmasnak, mert az is „fal struktúra”.
Ezt a rendszert több országban használják, a priorizálást elősegítve, különösen agilis
fejlesztési megoldások esetén. Természetesen a digitalizálás a jelentős licensz
költségek miatt gazdasági megfontolásokat igényelnek.
A résztvevők 10%-a jelezte, hogy aktív portfoliómenedzsmentet működtetnek.
felvetésre került, hogy nemzetközi projekt-program együttműködésekben különösen
fontos a konzisztens (kellő adattisztaságú) adatkezelés megléte.
Kérdésként jelentkezett a Canvas-ban az egyes projektek megjelenítése. Járdán
Tamás válaszában jelezte, hogy minden egyes projekt adatai egy A4-es lapon
jelennek meg. A lapok frissítését 1-2 hetente célszerű elvégezni.
A COVID hatását vizsgálva a módszerre Járdán Tamás hangsúlyozta, hogy a Canvas
megoldás elsősorban helyszínen való jelenlétre épül, de a korábban említett MIRO
rendszer alkalmas lehet a digitalizációra.
A Canvas segítséget jelent a portfolióban szereplő projektek stratégiai szempontú
prioritásainak átlátásában, a vállalati funkciók eltérő érdekeinek egyeztetésében.
Összefoglalva megállapítható volt, hogy a Műhely résztvevői megismerhették a
projekt portfólió kezelésnek egy praktikus kezelési lehetőségét. A közös beszélgetés,
gondolkozás elősegítette, hogy a résztvevők gyakorlati tapasztalataik megvitatásával
elfogadják az átbeszélt megoldásokat, eljárásokat és ennek ismeretében a jövőben
tudatosabban keressék a vállalati stratégia megvalósításához nélkülözhetetlen projekt
rendszer (portfolió) érdekütközéseinek kezelését, a komplex rendszer hatékony
működési lehetőségét, hozzájárulva szervezeteik sikeresebb működéséhez.
A PM Műhely résztvevői a jövőbeli témajavaslatok keresése során, elfogadták - Prónay
Gábor által támogatott - Czifra Julianna javaslatát a 2021. április 22-én
megrendezésre kerülő 49. PM Műhely témájának a "Vezetői szereppel járó
csapdák és buktatók, avagy a vezetés árnyoldala" témát. Cifra Julianna a téma
bemutatójában elmondta, hogy a műhely célja több éves kutatás eredményeinek

6. Prónay 48. PM Muhely osszefoglalo - Projekt portfolimenedzsment vizualis modszerrel -2021 januar 28
6
bemutatása és megvitatása. A Műhely beszélgetés az alábbi kérdésekre keresi majd
a válaszokat:
1. Mik a vezetői szerep lehetséges anomáliái és szervezetre mért hatásai?
2. Milyen szempontok szerint közelíti meg a témát a kortárs vezetés-elmélet?
3. Milyen szervezeti kultúra és kontextus okozhatja a vezetés kisiklását?
4. Mit tehet az egyén, a csapat, (a projektmenedzser) és a szervezet akkor, ha felismeri, hogy
a vezetéssel gond van?
A Műhely beszélgetés bevezető blogja, várhatóan 2021. február közepétől lesz
olvasható a https://mfor.hu/cikkek/projektmenedzsment.html oldalon.
A Műhely szervezői várják a szakértői jelentkezéseket az őszi (szeptember 16,
november 18) Műhelyekre.
A 49. Projektmenedzsment Műhely beszélgetést 2021. április 22-nn csütörtökön,
16–18 óra között tartjuk a Microsoft Teams rendszerben („PM Műhely csoport” –
további információ kérhető a gpronay@gmail.com címen). Téma : Vezetői szereppel
járó csapdák és buktatók, avagy a vezetés árnyoldala
Budapest, 2021. február 5.
Dr. Prónay Gábor