Tasks and responsiblity of project sponsors

1. Prónay Gábor 27. Összefoglaló feljegyzés - Projekt szpozor syzerepe és felelőssége-2016jan7
1
ÖSSZEFOGLALÓ FELJEGYZÉS
27.PM MŰHELY (2016. január 7.) MUNKÁJÁRÓL
Téma: projekt szponzor szerepe és felelőssége
Időpont: 2016.január 7. 16-18 óra
Helyszín: BME Infopark I. ép. B. 110. terem
A Műhely munkájában részt vettek (25): Baczó Tamás, Balogh István, Bátori István, Bély
András, Blumenschein Máté, Csalló Miklós, Csényi Sándor, Csordás Csaba, Farkas Gábor,
Gombár Balázs, Horváth György, Kardos Levente, Kerékfy Pál, Kerese István, Kesztler
Viktória, Koszper Károly, Kovács Endre, Kovács Imre, Prónay Gábor, Seres Márta, Sóti
Mihály, Szabó Bence, Szalay Imre, Takács Gábor, Thomán Gusztávné.
Prónay Gábor levezető elnökként köszöntötte a megjelenteket. Bevezetőként elmondta,
hogy a téma a projektek sikere szempontjából meghatározó, mert a szpozorok a siker
letéteményesei. A projekt szponzor a projekt tulajdonosa, aki a stratégiai célokból
levezethető projekt célok meghatározója és a projekttel megvalósuló üzleti célok
egyszemélyi felelőse. A mérhető sikertényezők meghatározásával, a kompetens
projektmenedzser kiválasztásával, a projekt eredmények felhasználóinak-, a projekt
stakeholderek érdekeinek képviseletével, a projekt erőforrások biztosításával, a projektben
dolgozók érdekeltségi rendszerének meghatározásában a projekt szponzor meghatározó
szerepet játszik a projekt sikeres megvalósításában. A szponzor feladatokat és a
felelősségeket a bevezető blog (http://blog.mfor.hu/projekt) összefoglalja, ennek megfelelően
a Műhely feladata a projektek szponzoraival kapcsolatos problémák kölcsönös megértése,
illetve a résztvevők tapasztalatai alapján a problémák legjobb megoldásainak megosztása.
A legfontosabb szponzor feladatok között erőteljes hangsúlyt kapott a projekt iránti
elkötelezettség, aminek nemcsak a projekt elején, de végig fenn kell állnia, mert ez
biztosíthatja a felső vezetés támogatását. Vita kerekedett abból, hogy a szponzor szerepet a
szervezet legfelső vezetése betöltheti-e ? A többség egyetértett abban, hogy elképzelhető,
hogy a legfelső vezető vállalja egy projekt szponzori feladatait, de ebben az esetben
tudomásul kell venni, hogy ez a projekt nagyobb priritású a szervezetben mint a többi. A
vezérigazgatói szponzor szerep vállalást ellenzők érvei szerint a legfelső vezető számára a
stratégia szempontjából azonos prioritású projektek azonos felügyeletet kell kapjnak. Ez az
elv sérül, ha a legfelső vezető bizonyos projekteket kiemel azzal, hogy a szponzorációjukat is
vállalja (arra senki sem gondolt, hogy a legfeleős vezető minden stratégiai projekt szponzora
lehetne, ami nem is célszerű, hiszen első számú vezetőként a vállalati felelősség akkor is az
ővé, ha nem ő a szponzor). A résztvevők egyetértettek abban, hogy a projekt szponzor
kiválasztása kritikus kérdés. A projekt egyediségétől, komplextásától, stratégiai
jelentőségétől függően kiválasztott szponzor a hatalmi hierarchiában nem lehet sem túl
magasan (amikor már elveszti a kapcsolatot a projektben érdekeltekkel), sem túl alcsonyan
(amikor a projekthez szükséges forrásokat már nem tudja megszerezni).
A szponzorok fontos feladat a projektjük marketingje, azaz a projekt “eladása” a felső
vezetésnek, különösen akkor, ha a sok projekt versenyez a vállalati erőforrásokért. Ez a
marketing ki kell terjedjen a projekt felhasználóinak, a projekben dolgozóknak és minden
érdekeltnek a megnyerésére. Ezen feladatában segítséget jelent számára az érdekeltsége
által vezérelt elkötelezettsége a projekt sikeres megvalósítása iránt.
A szponzor feladata a projektben dolgozók és az érdekeltek motivációjának megteremtése
és fenntartása, amit elsősorban pozitív visszajelzéssel és sok esetben előre meghatározott
anyagi jutalmazás lehetőségek mindenki által elfogadott módon történő érvényesítével érhet
el.
A szponzori feladatok sok esetben nem egyértelműek, sokszor a szponzorok azt maguknak
fogalmazzák meg. Sokszor előfordul, hogy úgy lesz valaki felső vezető és így szponzor,

2. Prónay Gábor 27. Összefoglaló feljegyzés - Projekt szpozor syzerepe és felelőssége-2016jan7
2
hogy nem rendelkezik kellő kompetenciával a projektvezetéssel kapcsolatban. Ezen a
helyeten segíthet a szponzorok számára szervezett képzés, amit célszerúen konzultációnak
is lehet elnevezni.
A projektek indulásánál folyó erőforrás verseny meghatározó szereplője a szponzor (jelentős
üzleti érdeke kapcsolódik a projekt sikerességéhez), aki számára a
portfoliómenedzsmentben megjelenő tervezési munka nagy segítséget jelent. Kezdeti
helyzetben a versenyző projektek, a szponzor irányításával, a közös erőforrástár elemeiért,
bizonytalan peremfeltételek mellett érvelnek. A érvrendszer erősségét és kiszámíthatóságát
jól felépített portfoliómenedzmenttel fokozni lehet, jóllehet így sem kerülhető el a változások
megfelelő kezelése, amit a tervezési felkészültség megkönnyíthet.
Ha a projektnek nincs szponzora vagy a projekt közben a projekt szponzor „eltűnik”, akkor a
projektmenedzser vagy keres és helyzetbe hoz potenciális projekt szponzort vagy elhárítja a
projektmenedzseri feladatot („lemond”) a sikerhez szükséges feltételek hiányára hivatkozva.
A projekt szponzor túlterheltsége miatti időhiányát a projektmenedzser döntés előkészítő
munkájának részletesebbé válása, az aktív projekt irodai (PMO) támogatás, valamint a
szponzor által megfelelően kiválasztott szenior minőségbiztosító tanácsadói munkája
csökkentheti. Előfordulhat, hogy a szponzor aktivitása túllépi a szponzori munkától elvártat
és a projektmenedzseri operatív munkába is beavatkozik. Ebben az esetben a
projektmenedzser négyszemközti megbeszélése és/vagy bizonyos operatív feladatok
szponzornak átadása segíthet. A szponzor rendszeres projektbeli aktivitását segítheti a
vállalati projekt felülvizsgálati gyakorlat, amikor a felső vezetés áttekinti a projektek helyzetét.
Ezeken a közbülső vizsgálatokon a szponzor feladata a projekt helyzetének, problémáinak,
azok megoldásának bemutatása
Összefoglalva megállapítható, hogy a Műhely résztvevői egyetértettek abban, hogy a
projekt sikeresség meghatározója a hatalmi struktúrában a projekt stratégiai jelentőségének
megfelelően kiválasztott projekt szponzor, aki kellő kompetenciával rendelkezik és a
projektet létrehozó stratégiához kapcsolódó projekt sikerességében érdekelt és ezt az
elkötelezettséget kommunikációjával és hatalmi eszközeivel úgy támogatja, hogy az
meggyőző a projekt minden érdekeltje számára.
A Műhely résztvevői a 2015 novemberi Műhelyen a téma javaslatok közül a következő, 2016.
március 17-én - megrendezésre kerülő 28. PM Műhely témájának az emberi játszmák
témát választották . A Műhely beszélgetés bevezető blogját, a téma felvezetőjét Thománné
Anikó készíti. A blog várhatóan 2016. január közepétől olvasható lesz a
http://blog.mfor.hu/projekt oldalon.
FELHÍVÁS !!!!! A 19. PM Fórum multikulturális projekteket vizsgáló szekciójának
előkészítéseként, a Fórum szervező bizottsága kérdőíves felmérést végez a PM szakmában.
A mindössze 10 perces munkát igénylő kérdőív a
http://www.surveygizmo.com/s3/2519540/Projektmenedzsment-forum-kerdoiv
oldalon található. Kérjük a kollégákat a kitöltésre és kollégáik tájékoztatására a kérdőív
kitöltés lehetőségéről.
A 28. Projektmenedzsment Műhelybeszélgetést 2016.március 17-én csütörtökön, 16–
18 óra között tartjuk a BME HIT Infoparkbeli tanácstermében. (1117. Bp. Magyar Tudósok
Körútja 2. I. ép. B. szárny, I. em.110.)
Budapest, 2016.január 9
Dr. Prónay Gábor