A hatékony porfoliómenedzsment és ezt koordináló projekt irodák megoldási módszerei, legjobb gyakorlatának példái

1. Prónay 25 Összefoglaló feljegyzés - a portfoliómenedzsment és PMO-k - 2015szeptember17
1
ÖSSZEFOGLALÓ FELJEGYZÉS
25.PM MŰHELY (2015. szeptember 17.) MUNKÁJÁRÓL
Téma: a portfoliómenedzsment és a PMO-k
Időpont: 2015. szeptember 17. 16-18 óra
Helyszín: BME Infopark I. ép. B. 110. terem
A Műhely munkájában részt vettek (37): Baczó Tamás, Bencsik Andrea, Bély András,
Borbélyné Herczeg Mónika, Bozsár Gabriella, Csényi Sándor, Csomós Dávid, Dobos Arnold,
Fodor Andrea,Fülöp Tamás, Horváth Gabriella, Illyés Zoltán, Juszt Péter, Kerese István,
Kerékfy Pál, Kis Gábor, Kovács Endre, Kovács Kálmán, Kuczogi Tamás, Leskó Máté,
Magos Katalin, Mészáros Gyula, Mihályi Antal, Pálházi Dávid, Pálics Dorottya, Patai
Flóra,Peuker Gabriella, Prónay Gábor,Rolek Zoltán, Salamon Sándor, Seres Márta, Sóti
Mihály, Szalay Imre, Szirják Csaba, Szlacsin Hajnalka, Thomán Gusztávné, Várnai György.
Prónay Gábor levezető elnökként köszöntötte a megjelenteket, köztük Fodor Andreát és
Szalay Imrét, akik a téma bevezető blogját írták és vállalták a Műhely munka levezetését.
Bevezetőként elmondta, hogy a projektek sikerének egyik meghatározó összetevője a
stratégiai célokhoz való kapcsolódás, a portfolió hatékony menedzselése (projekt
portfoliómenedzsment -PPM), a projekt portfolió támogatását végző projekt iroda (PMO)
megfelelő szervezeti elhelyezése és működése.
Szalay Imre bevezetőjében rámutatott a téma fontosságára, ugyanis a szervezetekben jóval
több projekt méretű üzleti igény jelentkezik, mint amit az végrehajtani képes. Szükségessé
vált az üzleti igények szűrése, priorizálása, kapacitásokhoz történő igazítása. Megfelelő
kontroll nélkül az egyéni érdekek, hatalmi pozíciók mentén kerülnek kiválasztásra a
projektek. A projektek célja a projekt által előállított termék által elérhető bevételnövelés
/veszteségelkerülés. A projektportfólió menedzsment célja, hogy az egyéni érdekek helyett a
stratégiai érdekek érvényesüljenek, és olyan projektportfólió kerüljön kialakításra, ami a
legnagyobb üzleti értéket termeli a szervezet számára. A Műhely célja, hogy a résztvevők
tapasztalatai alapján meghatározza a portfoliómenedzsmentet kezelő PMO-k jó
működésének gyakorlatát. A moderátorok tanácsadói tapasztalatai alapján a választott téma
meghatározó problémái három kérdéskör megbeszélésével világíthatók meg a legjobban.
Első kérdéskör a projektirodák definiálása/meghatározása feladataikkal, szolgáltatásaikkal
és azok működésének módjaival. A projektirodák sokféle funkciót tölthetnek be a fejlettségi
szintjüknek megfelelően. Talán a portfoliómenedzsment az egyik legkevésbé kiforrott
funkciójuk, ahol az üzleti célok projektre bontása történik az erőforrásokhoz illesztéssel,
priorozálással, a project irányítás meghatározásával, a stakeholderek kezelésével. További
funkciók : a projektmenedzsment támogatás (projekt auditálás, projektkockázat kezelés, PM
módszertan alkalmazás, legjobb gyakorlatmegosztása, PM kiválasztás, mentorálás), a
projektmenedzsment kultúrafejlesztés (eszközök és módszerek, PM alapismeretek, PM
értékelés és minősítés, csapatmunka, kompetenciafejlesztés, karriertervezés),
adminisztrálás/dokumentálás (projekt-kontrolling, projektkönyvtár, tudásmenedzsment,
mintanyomtatványok) és portfoliókezelési eszközök(működéstámogatás, adatintegráció,
hozzáférés jogosítás, beszámolórendszer).
Második kérdéskör a PMO-k létrehozásának és működésének kritikus feladatait vizsgálja.
Nagy a különbség a PPM fejlettségben a tisztán projekt alapú cégek (tanácsadó-, tervező-,
fejlesztőirodák) és a projektmenedzsmentet indirekten használó gyártó/szolgáltató vállalatok
között. A tisztán projektalapú cégeknél értelemszerűen fejlettebb a PPM kultúra, hiszen a
cég fennmaradása függ a projektektől. A projekteket termék-, működésfejlesztésre használó
cégeknél az alaptevékenység működtetése (operatív működés) a hétköznapokban nagyobb
létszám, direktebb haszon miatt erősebb alkupozícióban vannak, erre az egyedi, komplex
stratégiai érdekeket megvalósító projektek vezetőinek, tulajdonosainak figyelni kell.

2. Prónay 25 Összefoglaló feljegyzés - a portfoliómenedzsment és PMO-k - 2015szeptember17
2
Harmadik kérdéskör a portfolió kezelésirányítás/vezetés (governace) működésének
vizsgálata. Vajon létezik-e mindenütt, értik-e a projekt létrejöttének, s az ahhoz szükséges
elemzések, erőforrások biztosításának döntési folyamatát, fontosságát.? Ez nem ugyanaz,
mint az egyes projektek helyzetelemzése, még ha azok azonos ülésen egymás után
kerülnek elemzésre ? A portfoliómenedzsment az egyes projektek életciklusának teljes
folyamatát kíséri, készít elő döntéseket: terv ciklusait-, erőforrásigényeit harmonizálja (a
projektek erőforrás versenyének optimalizálásával) a vállalati stratégiai céloknak
megfelelően.
A tapasztalatok alapján az egyik legkritikusabb kérdés, hogy hogyan sikerül a PPM, de még
a PMhozzáadott értékét a vezetésnek és a stakeholdereknek bemutatni, konkrétan
artikulálni.
Fodor Andrea a három kérdés kör témáinak megvitatását a PMO értékteremetés
elfogadtatási tapasztalatainak megbeszélését javasolta. Véleménye szerint a legtipikusabb
problémák :az állandóan jelentkező változások és az ebből következő tervmódosítások a
tervezés és ezzel a projektmenedzsment iránti bizalmat aláássák, a PPM és a PM
értéknövelő hatása a vezetés és a stakeholderek egy része számára rejtve marad (az
adminisztráció, a jó szervező menedzserek a vezetés szemében elértéktelenítik a project
módszertanok, menedzselési eszközök szerepét. Mindezek ismeretében a Műhely
résztvevőinek tapasztalatai alapján feltárandók azok a módszerek, amik segítségével a PPM
és a PM értéktermelése bemutatható.
A PPM és PM értékek projektmenedzserek általi bemutatása különböző a vezetőség és a
projektben dolgozók számára, mert a két oldal különbözőértékeket tart fontosnak. A felső
vezetés a transzparenciát értékeli, mert ez az üzleti döntésekhez ad támogatást és
kockázatok kezelésének biztonságát ígéri. A projektben dolgozók azokat a szolgáltatásokat
(munkához szükséges információk, gyors szakmai-üzleti döntések, projektmunka
eredményeinek elismertetése) értékelik, amik a munkájukat teszik hatékonyabbá,
eredményesebbé. A mindkét irányú transzparencia fontos követelménye, hogy vezetők és a
munkában érdekeltek egyaránt tisztában legyen azzal, hogy mit, mikor, miért csinál a project.
Kérdésként került elő, hogy a PPM tervezést mennyiben befolyásolja a projekt módszertana
(vízesés vagy agilis)?A Műhely szakmai közössége egyetértett abban, hogy a módszertanok
nem befolyásolják a PPM üzleti döntéseit (az agilis módszertannál is fix a feladatra szánt
összeg és ebből kell a lehető legtöbbet kihozni). Tervezésre minden módszertan esetében
szükség van. A kezdeti cél pontatlanság bizonytalanságát és az ebből következő gyakori
változásokat gördülő tervezéssel (nagyvonalú hosszabbtávú terv mellet rövidebb
időszakokra tervezés) lehet kezelni. Fontos, hogy a portfolió menedzsmentben legyen
kilépési terv (terv az ötletek szűrésére és prioritások alapján project ötletek elvetésére).
Megvitatásra került, hogy a PMO hogyan járul hozzá a project kultúra fejlődéséhez.
megfogalmazásra került, hogy a projektek jelentősen hozzájárulnak a vállalti munkakultúra
fejlődéséhez elsősorban a csapatépítés-, kompetencia alapú kiválasztás-,
tudásmenedzsment-, motiválás- és a kockázatkezelés területén.
Összefoglalva megállapítható, hogy a Műhely résztvevői áttekintették a projekt
portfoliómenedzsment és a PMO-k jellemzőit, rámutatva a beszélgetésben a kritikus
szervezeti, módszertani kérdésekre. A Műhely munka néhány probléma jó megoldását is
előhozta a résztvevők tapasztalatai alapján. A részvevők egyetértettek abban, hogy egy jól
működő PMO legfontosabb jellemzői : a felső vezetés támogatásával stratégiai szinten
helyezkedik el, folyamatosan koordinálja, felügyeli, ellenőrzi a projekteket és a projekt
vezetőket, növeli az üzleti értéket, képviseli a projektben érdekelteket.

3. Prónay 25 Összefoglaló feljegyzés - a portfoliómenedzsment és PMO-k - 2015szeptember17
3
A Műhely résztvevői – a Műhely téma bevezetésére vállalkozó Bencsik Andrea professzor
előkészítő javaslatai alapján –a következő, 2015.november 19-én megrendezésre kerülő 26.
PM Műhely témájának a tudásmenedzsment témát választották. A tudásmenedzsment
rendszer alkalmazásának célja, hogy a legfontosabb versenyképességet biztosító erőforrás
(az emberi erőforrás) a stratégiai célok teljesítése érdekében rendelkezésre álljon, azzal a
kompetenciákkal, olyan mennyiségben és időintervallumban, ahogyan arra a vállalatnak
szüksége van. A Műhely beszélgetés bevezető blogját, a téma felvezetőjét Bencsik Andrea
készíti és a Műhely munkát is Ő moderálja. A blog várhatóan 2015.szeptember harmadik
hetétől olvasható lesz a http://blog.mfor.hu/projekt oldalon.
A 26. Projektmenedzsment Műhelybeszélgetést 2015. november19-én csütörtökön, 16–
18 óra között tartjuk a BME HIT Infoparkbeli tanácstermében. (1117. Bp. Magyar Tudósok
Körútja 2. I. ép. B. szárny, I. em.110.)
Budapest, 2015.szeptember 18.
Dr. Prónay Gábor