La planificación óptima de personal en tienda Descubre cómo los líderes optimizan la planificación del personal en tienda, ahorrando costes y maximizando las ventas y el ratio de conversión.

1. La planificación óptima de personal
Descubre cómo los líderes
optimizan la planificación de personal en tienda
Incrementa las ventas y reduce costes laborales

2. Para alcanzar los mejores resultados en
venta es clave tener a la persona
adecuada en tienda cuando se espera la
visita de los potenciales clientes
El sector de comercio minorista, como casi todos los sectores de la economía, se ha resentido
en los últimos años. El sector se enfrenta a un mercado cambiante y cada día más exigente.
En este sector más que en ninguno la atención al cliente afecta directamente al volumen de
ventas. El mayor reto del sector a nivel mundial es cómo incrementar las ventas minimizando
o conteniendo el coste laboral, lo que se traduce en un incremento del margen de negocio.
En definitiva, cómo maximizar el “conversion rate” y volumen de ventas conteniendo el coste
salarial.
Dentro de la atención al cliente, otro reto del sector es la calidad del servicio así como
proporcionar un servicio personalizado a sus clientes. Para ello, es clave tener una plantilla
fija y motivada.
La alta rotación y cambio continuo de empleados representa un serio hándicap en el sector
para lograr altos niveles de calidad del servicio. Sin olvidar que la rotación de personal incurre
en un incremento en los costes de formación y recruiting, así como una reducción de la
productividad y desempeño personal.
Retos y necesidades del sector del comercio
minorista

3. Desafíos del mercado
Todos estos retos levantan desafíos que actualmente preocupan al mercado como por ejemplo:
• Ser capaces de afrontar la complejidad de las planificaciones de personal en tienda, ajustando
las necesidades de personal a las visitas de potenciales clientes.
• Ser capaces de proporcionar a los empleados las condiciones adecuadas para que desarrollen
su trabajo con la mayor calidad posible. La conciliación laboral y la equidad son clave en este
aspecto.
• Aumentar la satisfacción del empleado para reducir la tasa de absentismo y rotación de
personal.
• Proporcionar una atención al cliente de calidad que permita proporcionarle una experiencia de
compra excepcional.
• Ser capaces de anticipar posibles variaciones en las planificaciones, de cara a poder reaccionar
a tiempo, proporcionando la mayor calidad, a mínimo coste y al mismo tiempo impactando lo
mínimo en la planificación de los empleados.
ORQUEST nace como una solución de planificación para dar soporte a los responsables de tienda a
enfrentarse a todos estos retos, localizando los puntos donde la complejidad es máxima y
aplicando técnicas analíticas avanzadas para resolverla. ORQUEST porporciona una ayuda
inteligente a responsables de tienda para generar planificaciones de horarios que se ajusten a las
necesidades del negocio, cuidando a la vez del empleado.

4. Por qué la planificación de horarios es
crucial para el sector
Los patrones de consumo están cambiando rápidamente, dando forma a un consumidor cada día mas exigente,
que reclama una experiencia de compra excepcional.
A pesar del crecimiento del mercado de venta online, la tienda física sigue teniendo un papel relevante en el
sector. Y los empleados en tienda son un activo clave para alcanzar una experiencia de compra memorable.
Normalmente, la mayor visita de potenciales clientes se concentra en un grupo reducido de horas del horario de
apertura. En estas franjas se concentran las mayores oportunidades de venta, y es donde los retailers tienen
una mayor oportunidad de cambiar el resultado de la tienda.
Mientras tanto, el coste laboral en el sector es una de partidas principales del coste operacional, y sin duda, uno
de los costes que tiene un mayor margen de mejora.
Por último, los horarios son una de las mayores preocupaciones de un empleado que trabaja a turnos. Horarios
inconsistentes y con poca previsión, hacen la vida más difícil a los empleados, y generan inevitablemente una
mayor rotación. La rotación de empleados originan un sobre coste nada desdeñable, además de afectar
negativamente a la calidad de la atención al cliente.
Una planificación de horarios eficiente puede notablemente mejorar la atención al cliente, mejorando las ventas
al aprovechar mejor las oportunidades de venta. Adicionalmente, puede reducir o contener el coste salarial y
reducir notablemente la rotación de empleados, al proporcionarle un esquema de horarios mas estable y
predecible. Ambos logros afectan directamente al resultado de la tienda.
+40%
De los clientes considera clave
atención al cliente para la
decisión de compra
+50%
Ventas ocurren
1/3
horario de apertura
10-18%
De las ventas es
Coste laboral.
30-34%
Rotación de empleados.
en el sector debido a descontento
con su horario

5. Impulsar la eficiencia en las
ventas mediante la
planificación óptima de
personal en tienda
En ORQUEST, el proceso de planificación de personal en tienda se basa en un concepto innovador en el cual
se unen todos los puntos dentro del proceso de planificación que afectan directamente al resultado de la
venta.
El enfoque esta basado en el concepto DNA (Demanda, Necesidades y Asignaciones) el cual claramente queda
reflejado en las tres etapas en las que está dividido el proceso de planificación. ORQUEST aporta sofisticados
algoritmos y analítica avanzada para proporcionar ayuda inteligente a cada una de las fases:
• Demanda: Previsión automática de las ventas, footfall, tickets, etc. Prediciendo tendencias y
adelantando así posibles comportamientos que requieran ajustar la fuerza de trabajo.
• Necesidades: Cómputo óptimo de las necesidades de personal en el tiempo, permitiendo ajustar con
precisión las necesidades de personal a las ventas/visitas previstas.
• Asignaciones: Cálculo de los horarios y turnos de cada uno de los empleados de forma que maximiza el
cubrimiento de las necesidades calculadas en el paso anterior teniendo en cuenta todas las reglas
particulares y de convenio.
ORQUEST proporciona un entorno de simulación, permitiendo a los usuarios trabajar con situaciones y
empleados ficticios, permitiendo analizar y adelantando los posibles efectos de cambios en las necesidades de
servicio o en los convenios.
Una plataforma de planificación potente

6. Realizar tareas
complejas con
solo un
<<click>> Interfaz avanzada y ágil
La interfaz de usuario ha sido diseñada para ser extremadamente ágil y fácil de usar. Los criterios de usabilidad, diseño gráfico y
visualización han sido definidos con el único objetivo de facilitar al máximo las tareas de planificación automática, gestión de turnos y
asignaciones.
El manejo de estructuras complejas de información como el cuadrante de asignación de horarios se hace sencillo e intuitivo
permitiendo hacer tareas complejas con un solo “click”. Esto permite a los usuarios trabajar con las planificaciones con rapidez y
precisión.
ORQUEST ha sido diseñado con el foco puesto al completo en la mejora de productividad de los empleados y los planificadores. Esto
no solo queda reflejado en su enfoque, sino también, en toda la funcionalidad que proporciona para poder medir, monitorizar y
gestionar indicadores de productividad claves en el negocio como puede ser, por ejemplo, el %labor (Coste salarial frente a las ventas).
Además ORQUEST proporciona todo un conjunto de informes personalizables para poder gestionar y hacer un seguimiento de la
productividad planificada y real del personal en la tienda.
Una plataforma de planificación orientada a la productividad

7. Las capacidades de integración y extracción de la información permiten desarrollar una visión del negocio
imposible hasta ahora
ORQUEST no olvida al empleado, y es una solución amigable con el mismo, considerando que juega un rol
importante en el proceso de planificación. La satisfacción del empleado es clave para lograr los más altos
niveles de atención al cliente. Un empleado satisfecho vende más y cuida a los potenciales clientes.
ORQUEST proporciona una app móvil para el empleado, lo que le permite interaccionar de forma ágil, fácil
y precisa con su horario pudiendo:
 Recibir en tiempo real las notificaciones de su horario o posibles cambios en su móvil
 Solicitar días libres o vacaciones
 Notificar ausencias
 Solicitar cambios de turnos
 Modificar temporalmente su disponibilidad para unos días concretos
Usando el módulo de movilidad, la comunicación entre empleados y responsables de tienda se agiliza, se
hace más precisa y eficiente, facilitando dar respuesta a eventualidades o preferencias del empleado con
agilidad.
Plataforma móvil para el empleado

8. Algunas cifras
Algunas de las cifras alcanzadas con las técnicas analíticas avanzadas aplicadas en ORQUEST son:
• Reducción hasta un 5% del coste salarial
• Aumento en la capacidad de venta hasta un 8%
• Descenso en el absentismo hasta un 7%
Sobre decide
decide es una compañía especializada en la automatización y mejora de la toma de decisiones en el ámbito de la
planificación de los recursos humanos. Nuestra vocación es la de mejorar la eficiencia operativa de nuestros
clientes, para ello aportamos uno de los mayores y más experimentados equipos humanos en este ámbito.
Nuestro liderazgo está basado en la experiencia y en los casos de éxito que nos ha hecho realmente experto en
las soluciones de planificación óptima de la fuerza de trabajo.
decide tiene una amplia experiencia en el desarrollo de soluciones de planificación y gestión de turnos aplicando
técnicas de analítica predictiva e investigación operativa para automatizar y mejorar la eficiencia operativa en la
gestión y planificación de personal, garantizando y sin olvidar, su completa integración con los sistemas del
cliente.
C/Albasanz, 16
T. 913 758 375
F. 911 333 0 61
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