Kỹ năng tổ chức công việc

1
Kỹ năng tổ chức
công việc
https://www.facebook.com/EventTravelVN

2
I/ KHÁI NIỆM
Nếu phải làm một chiếc xe máy, bạn có hình dung việc bạn phải
làm nhƣ thế nào?
• Hoạch định là xác định chiếc máy có hình dáng nhƣ thế nào, ƣu
điểm, cách vận hành…
• Tổ chức là quá trình mua NVL, lắp ráp, sắp xếp máy móc.
• Lãnh đạo là việc hƣớng dẫn tập xe, cách thao tác xe, vận hành
xe..
• Kiểm tra là đảm bảo việc bảo trì, hỏng hóc của xe.

3
1. Khái niệm
• Theo nghĩa rộng: tổ chức là quá trình xác định những công việc
cần phải làm và phân công cho các đơn vị cá nhân đảm nhận
các công việc đó, tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ
DN.
• Theo nghĩa hẹp: tổ chức là việc sắp xếp các công việc đƣợc
giao.
• Trong tài liệu này, tổ chức đƣợc hiểu là kết hợp cả hai định
nghĩa trên, trong đó nhấn mạnh tổ chức công việc cá nhân.

4
2. Mục đích
Khi nghiên cứu tài liệu này, sẽ giúp bạn:
 Tổ chức công việc đƣợc giao.
 Tổ chức mạng lƣới công việc.
 Sắp xếp hồ sơ.
 Sắp xếp vị trí làm việc.
 Xác định thứ tự ƣu tiên công việc.
 Sắp xếp kế hoạch công việc ngắn hạn…

5
II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN
1. Xác định chức năng, nhiệm vụ
2. Định biên nhân sự
3. Xác định bản mô tả công việc
4. Sắp xếp công việc cho NV.

6
1. Xác định chức năng nhiệm vụ
1.1 Xác định chức năng:
• Nhiều công ty nhầm lẫn giữa khái nhiệm chức năng và nhiệm
vụ.
• Chức năng có thể đƣợc hiểu là những nhiệm vụ lớn nhất của
một bộ phận.
• Chức năng có thể hiệu là những sản phẩm/dịch vụ mà bộ phận
của bạn cung cấp. Khi hiểu theo khái niệm khách hàng nội bộ,
bộ phận của bạn sẽ phải cung cấp các sản phẩm…cho bộ phận
tiếp theo. Sản phẩm..đó là gì? Đó chính là chức năng của bạn.

7
1.2 Xác định quy trình
• Từ những chức năng đó, bạn đặt câu hỏi: làm thế nào để thực
hiện đƣợc nó.
• Ví dụ: bạn có chức năng phải tuyển nhân sự cho công ty, vậy
làm thế nào để tuyển dụng: bạn có câu trả lời là quy trình tuyển
dụng là gì?
• Mỗi bƣớc trong quy trình đó, bạn hãy đặt câu hỏi theo phƣơng
pháp 5W1H.

8
PHƢƠNG PHÁP 5W1H
• Who: Ai làm việc đó.
• Where: Làm việc đó ở đâu.
• When: Làm việc đó khi nào?
• How: Làm bằng cách nào?
• Ghi chú: bạn không cần trả lời: what (là cái gì) và why: tại sao?

9
LÀM GÌ VỚI HOW?
• Bạn cần chú ý kỹ hơn với HOW, có thể mở rộng ý nghĩa của nó
là:
- Bằng cách nào? Với câu hỏi này bạn xây dựng các hƣớng dẫn
công việc hay hƣớng dẫn vận hành cho máy móc..
- Đo lƣờng nhƣ thế nào? Bạn hãy xây dựng tiêu chuẩn cho từng
công việc trong quy trình.

10
2. Định biên công việc.
• Bây giờ bạn hãy lập một list các công việc mà bộ phận bạn phải
thực hiện.
• Hãy nhớ là liệt kê cả các công việc của quản lý, nhƣ hoạch định
– tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra.
• Hãy ƣớc lƣợng thời gian thực hiện cho từng công việc đó trong
một năm
• Tổng cộng thời gian và chia cho số ngày làm việc trong năm.
Bạn sẽ biết mình cần bao nhiêu ngƣời.

11
2. Định biên công việc (tt)
• Hãy nhóm các công việc có cùng tính chất vào một
chức danh công việc.
• Đảm bảo rằng tổng số thời gian phù hợp với tổng số
thời gian của mỗi chức danh.
• Lƣu ý cộng thêm 10% thời gian cho mỗi chức danh.
Điều này giúp bạn tạo sức ép cho nhân viên và điều
chỉnh số lƣợng công việc co giãn sau này.

12
3. Lập các bản mô tả công việc:
• Bây giờ thì bạn hãy lập bản mô tả công việc cho từng chức
danh.
• Bản mô tả công việc gồm các nội dung: thông tin về công việc
(mã số, chức danh, bộ phận, ngƣời quản lý trực tiếp), mục tiêu
– yêu cầu công việc, nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ,
tiêu chuẩn công việc, điều kiện làm việc.
• Lên sơ đồ tổ chức bộ phận.

13
4. Sắp xếp công việc cho NV
• Công việc của nhân viên gồm các công việc thƣờng xuyên và
công việc không thƣờng xuyên.
• Công việc thƣờng xuyên là các công việc lặp lại, đã đƣợc ghi
nhận trong bản mô tả công việc. Công việc thƣờng xuyên phải
có tính lặp lại.
• Công việc không thƣờng xuyên do bạn giao cho nhân viên thực
hiện.

14
4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)
Đối với công việc thường xuyên:
• Hãy đảm bảo là trong quy trình của bạn đã có đầy đủ các tài
liệu hƣớng dẫn cho nhân viên thực hiện, bao gồm:
- Cách thức thực hiện (how).
- Nguồn lực để thực hiện (5M).
- Tần suất thực hiện.
• Tốt hơn hết, hãy yêu cầu NV vẫn ghi nội dung công việc thƣờng
xuyên vào kế hoạch làm việc tuần của họ.

15
Công việc không thường xuyên
• Hãy thể hiện nội dung giao việc cho nhân viên bằng sổ giao
việc.
• Giái thích cho nhân viên về lý do thực hiện công việc (why).
• Giải thích các yêu cầu, mục tiêu, thời hạn (when) của công ty.
• Giải thích phƣơng pháp thực hiện (how).

16
Khi phát sinh công việc thường xuyên, bạn hãy lưu ý
• Xác định công việc đó có lặp lại trong tƣơng lai hay không?
• Trƣờng hợp nó lặp lại, hãy thiết lập một số tài liệu để hƣớng
dẫn cho NV khi nó xuất hiện trong tƣơng lai.
• Nhƣ vậy, bạn đã chuyển công việc không thƣờng xuyên thành
công việc thƣờng xuyên.

17
III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN
1. Sắp xếp công việc theo thứ tự ƣu tiên
2. Sắp xếp hồ sơ
3. Sắp xếp nơi làm việc
4. Quản lý thông tin
5. Lập kế hoạch công việc

18
1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
1.1 Phân loại công việc
•Theo mức độ quan trọng: "Việc lớn" là những việc quan trọng
(liên quan tới một số tiền lớn hoặc sự an nguy của doanh nghiệp);
còn "việc nhỏ" thì ngƣợc lại.
•Theo mức độ khẩn cấp: việc khẩn cấp và việc không khẩn cấp.
•Theo tân suất: Việc thƣờng xuyên và việc không thƣờng xuyên
(sự vụ).

19
1.1 Phân loại công việc (tt)
 Với công việc có tính chất thƣờng xuyên. Là các công việc lặp
lại theo một chu kỳ nhất định. Bạn cần lƣu ý lại:
- Tần suất thực hiện?
- Ngƣời thực hiện?
- Đƣa vào quy trình hay bản mô tả công việc?
 Đột xuất hoặc không ổn định. Cần phải xem xét xem có thể
chuyển về công việc thƣờng xuyên hay không? Ngƣời làm việc
không hiệu quả khi khối lƣợng công việc sự vụ chiếm trên 50 %.

20
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên
• Quan trọng và khẩn cấp. Đối với công việc này, bạn phải thực
hiện ngay.
• Ví dụ: Nếu không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần
này sẽ bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công.
Nếu không quyết định giá nhanh trong sáng nay sẽ bị đối thủ
cƣớp mất hợp đồng...

21
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)
 Quan trọng nhưng không khẩn cấp. Ví dụ: Giữ gìn sức khỏe,
không hút thuốc nhiều hoặc thức quá khuya, giữ quan hệ tốt
đẹp và bền chắc với khách hàng và nhà cung cấp, kiện toàn lại
bộ máy doanh nghiệp...
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng. Ví dụ: Một khách hàng
tiềm năng vừa mới quen yêu cầu trả lời ngay lập tức một vấn đề
cần thời gian chuẩn bị lâu dài hoặc bƣu điện yêu cầu đóng
cƣớc điện thoại di động ngay nếu không mai sẽ cắt chiều gọi đi.

22
• Các công việc này có thứ tự ƣu tiên thứ hai sau công việc quan
trọng và khẩn cấp.
• Đối với hai loại công việc này, bạn có thể thực hiện song song.
• Việc thực hiện công việc nào trƣớc còn tùy thuộc vào:
- Thời hạn giải quyết vấn đề.
- Hãy tách công việc chính thành nhiều công việc khác nhau, trên
cơ sở đó, bạn có thể xác định lịch cho từng công việc.

23
• Không khẩn cấp và không quan trọng.
 Chuẩn bị công việc cho cuối tuần sau họp phòng.
 Đi uống bia với bạn bè
 Mua một bộ veste mới
 Đổi điện thoại di động...
• Đánh tiếc là nhiều nhà quản lý lại mất quá nhìều thời gian vào
những công việc không quan trọng.

24
1.3 Lưu đồ thời gian
Không quan trọng
Khẩn cấp
Quan trọng
Không khẩn cấp
C B
A

25
1.3 Lưu đồ thời gian (tt)
• Trên sơ đồ gồm hai trục, trục hoành là mức độ quan trọng của
công việc, trục tung là mức độ khẩn cấp.
• Trong ba công việc, dễ nhận thấy công việc A phải làm đầu tiên
và công việc C làm cuối cùng.

26
2. Sắp xếp hồ sơ:
BẠN ĐÃ GẶP TÌNH HUỐNG NÀY CHƢA?
• Bạn đã bao giờ mất hàng giờ đồng hồ để tìm kiếm lại hồ sơ của
mình?
• Sếp muốn nhận đƣợc hồ sơ XYZ ngay, bạn có thể tự tin là bất
kỳ hồ sơ nào ông ấy muốn, bạn có thể cung cấp trong vòng 5
phút?
• Một nhân viên có ngƣời nhà bị tai nạn xe, anh ta không đi làm
đƣợc, cả phòng bạn nháo nhào tìm hồ sơ của NV ấy theo yêu
cầu của khách hàng?

27
2. Sắp xếp hồ sơ (tt):
• Một NV nghỉ việc, anh ta chẳng làm đơn gì cả, bây
giờ bạn không biết hồ sơ của anh ta thế nào…
Bạn đã bao giờ rơi vào những tình huống ấy chưa?
• Nếu có, có lẽ bạn đã chƣa tổ chức đƣợc một hệ
thống quản lý hồ sơ hiệu quả.

28
2.1 Quản lý hồ sơ giấy
• Bạn nên lập một danh mục tất cả các loại hồ sơ giấy và máy
tính của mỗi nhân viên (tham khảo trang bên).
• Danh mục hồ sơ của mỗi NV và danh mục hồ sơ của bạn chính
là hồ sơ toàn bộ phận của bạn đấy.
• Khi NV lập xong cũa họ, hãy kiểm tra lại danh mục hồ sơ của
họ, và ký tên duyệt danh mục này.
• Hãy tổ chức 1 tháng hoặc 1 tháng 2 lần, bạn yêu cầu NV cập
nhật hồ sơ vào danh mục.

29
Danh mục hồ sơ
St
t
Tên HS Ngƣời
quản lý
Ngƣời
đƣợc
đọc
HS
Vị trí
đề HS
Dạng hồ sơ Cách
thức,
phân
loại
sắp
xếp
Ngày
phát
sinh
HS
Ngày
cất HS
Văn
bản
Trong ổ
cứng
máy vi
tính
CD -
rom/đĩa
mềm

30
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
• Cách quản lý hồ sơ thông thƣờng là lập theo các cấp
folder khác nhau.
• Nên có mục input để quản lý các thông tin đầu vào.
Đây là phần chức đựng các thông tin nhƣng chƣa xử
lý.
• Phần thùng rác (không phải là mục Recycle của máy
tính) để lƣu các thông tin cần xoá, chỉ xoá các thông
tin này sau 3 tháng.

31
• Hãy đƣa ra một quy định hƣớng dẫn cho tất cả NV
làm giống nhau:
- Input
- Output.
- Quy định backup dữ liệu.
- Quy định sao lƣu dữ liệu định kỳ.
- Quy định quét virus định kỳ.
- Quy định thời gian kiểm tra và quét dữ liệu, sao lƣu
lại dữ liệu định kỳ.

32
MỘT SỐ LỖI TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ MÁY
• Không đặt chế độ autosave trong 1 phút (Mic.Office).
• Lƣu hồ sơ trong ổ C (nên lƣu ở ổ D, vì ổ C có thể bị
mất do vô tình fomat (cài lại máy)).
• Lƣu hồ sơ lung tung, không biết tìm hồ sơ ở đâu.

33
MỘT SỐ PHẦN MỀM PHỤC HỒI HỒ SƠ
• Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu trên ổ
cứng.
• Dùng phần mềm chuyên phục hồi dữ liệu bị hƣ trên
đĩa CD.
• Dùng phần mềm chuyên tìm lại mật khẩu bị mất.
Ban tìm mua trên các cửa hàng CD

34
3. Sắp xếp nơi làm việc
Bạn nên lƣu ý sắp xếp các vật dụng sau đây để việc
sử dụng là thuận tiện nhất cho ngƣời sử dụng:
• Fax
• Điện thoại bàn
• Máy in
• Photo
• ..

35
4. Quản lý thông tin
4.1 Phân loại thông tin:
• Giữa quản lý và nhân viên (giao việc, kiểm tra, hệ
thống báo cáo nội bộ…)
• Giữa các nhân viên nội bộ.
• Input (thông tin đầu vào)
• Output (thông tin ra).

36
4.2 Bằng chứng thông tin
Bạn hãy thiết lập hệ thống các bằng chứng về
việc chuyển thông tin trong tổ chức.
• Sổ giao việc
• Sổ giao nhận thông tin
• Sổ công văn đến – đi.
• Sổ giao nhận sản phẩm
• Sổ giải quyêt công việc

37
4.3 Lưu đồ thông tin
Loại thông tin Người giao Người nhận Thời hạn
Báo cáo nhập
kho
Thủ kho Cán bộ kế
hoạch
4h sau khi
nhập hàng

38
4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin
• Feedback ngay. Khi nhận đƣợc thông tin, hãy phản
hồi ngay cho ngƣời nhận. Trƣờng hợp chƣa trả lời
đƣợc, hãy email… cho khách biết thời hạn bạn trả
lời.
• Quản lý thông tin đầu vào. Nhiều NV khi nhận đƣợc
thông tin thì “bỏ đại” vào nơi nào đó rồi xử lý sau.
Sau đó thì họ lại quên mất, không xử lý. Điều này đòi
hỏi nhân viên của bạn phải chuyển thông tin vào một
nơi Input quy định nào đó.

39
4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin
• Đảm bảo là ngƣời nhận đã nhận đƣợc thông tin.
• Bạn đã từng nghe nguyên tắc nhắc nợ 3 lần? Lần thứ nhất,
bạn gửi thƣ cho kế toán thanh toán của khách hàng. Điều
này, chƣa đƣợc tính cho lần thứ nhất. Lần thứ nhất chỉ đƣợc
tính khi ngƣời nhận đã confirm (xác nhận) là họ đã nhận
đƣợc thƣ. Bằng cách nào?
- Nhiều ngƣời sẽ gọi điện cho khách sau 3 ngày hỏi xem
khách đã nhận đƣợc chƣa?
- Ngƣời cẩn thận thì cho ngƣời mang trực tiếp cho khách và
yêu cầu khách ký tên hoặc email cho khách và đề nghị khách
xác nhận là đã nhận đƣợc.

40
4.5 Sổ giải quyết công việc
• Sổ giải quyết công việc là cuốn sổ theo dõi toàn bộ
công việc của bạn.
• Sổ giải quyết công việc gồm các nội dung:
- Nội dung công việc
- Ngƣời giao, ngày giao (hoặc lấy từ kế hoạch cá
nhân)
- Thời hạn
- Diễn giải.
- Kết quả/ngày hoàn thành.

41
4.6 Lập kế hoạch công việc
• Bạn có biết 9h sáng mai bạn sẽ làm gì?
• Bạn biết ngày mai NV của bạn làm gì?
• Bạn sẽ khó có thể biết nếu bạn không có kế hoạch.
Bạn có thể tham khảo trong phần kỹ năng lập kế
hoạch

Kỹ năng tổ chức công việc

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Destaque

Destaque (15)

Semelhante a Kỹ năng tổ chức công việc

Semelhante a Kỹ năng tổ chức công việc (20)

Kỹ năng tổ chức công việc