Digital transformation i praktiken

I praktiken
Tänka och agera för digital utveckling i offentlig sektor
Effektivisering av kommunens förvaltning av IT-system
Digitalisering som lyfter Dalsland
Åmål 2017-11-10
marika.jonson@bouvet.se

Det finns alltid ny teknik
Frågan är hur vi lyckas använda den på rätt sätt.

Skillnad
o Digitalisering
Horisontell organisations-
och verksamhets-
utveckling bl.a. med IT”
o Digital transformation
”Transformera affärsmodeller,
socio-ekonomiska strukturer,
juridiska och policybestäm-
melser, organisationsmönster,
kulturella barriärer”
KULTURPRYLAR
o Digitifiera
”Konverteringen av
analog information
till digital form”
PROCESS
Patientjournaler skickasPappersblanketter blir pdf Mänskligt beteende
Källa: Ashkan Fardost

Handlar om styrning & ledning
o Styrning
o Ledning
o Gemensam helhetsbild kring
mål och uppdrag
o Arbeta effektstyrt

Handlar om effektstyrning
Sätt
mätbara mål
Datainsamling
Utveckla
processer och teknik
Analysera
UtvärderaÅtgärda

Nyttan uppstår i verksamheten
Verksamhetsmål Lösningar

Förändringsprocess
Kraftsamla och om en
vilja att se att man
behöver förändra sig
Ta sig an kundens perspektiv
Ställer om hur man arbetar
Vision, en mission och en
strategi
Bestämmer vad som är bäst
för kunden.
Börjat testa olika nya idéer
Jobbar annorlund
ledarskap jätteviktigt
Alla parter samarbetar
Process
Validera resultat
Digital strategi
Källa: Boken ”Att leda digital transformation”

Mognadsgrad

Oftast

Ordning och reda i Värmdö kommun
o IT-avtal
o IT-upphandling
o IT-säkerhet
o Informationssäkerhet
o Budgetering
o Ekonomiuppföljning
o Kontakter på affärsnivå
o Dokumentation
o Planering

Värmdö kommuns systemförvaltning
o Hösten 2104
kommundirektören ger i
uppdrag åt KOM/IT-chefen att
se över systemförvaltningen
o Våren 2015 utredning om
behov kring ökad
verksamhetsnytta
o Hösten 2015 beslutade
kommunledningsgruppen att
genomföra satsningen
Framtidens systemförvaltning

Värmdö kommuns systemförvaltning
o Bästa praxis PM3
o Anlita effektiva och kunniga
människor
o ”Förankring”
o Kunskapsservice till förvaltare
o Transparens
o Tydlighet
o Räkna med 1 år initialt

Roller och ansvar

Defintioner och visualisering

Avtal och dokumentation

IKT-strateg i varje sektor
o Beskriver konsekvenser
o Projektleder
o Ger stöd och service vid
kravställning gentemot
leverantörer
o Omvärldsbevakar
o Informerar och kommunicerar
o Agerar strategisk och operativ
o Samordnar IT-stöd inom sektorn -
utrustning, infrastruktur
o Förvaltar sektorgemensamma IT-
tjänster
o Förbättrar kvalitet och effektivitet
av digitala tjänster
o Driver utveckling av IT-stöd inom
sektorn

Beskrivning av systemfloran 133 > 80

Dubletter
o E-postsystem
o Lärplattformar
o Ärendehantering

IT-kostnader
o Omöjligt att följa upp IT-kostnader
o Det finns inte någon enhetlig definition av
vad en IT-kostnad innebär.
o Kontering sker på olika sätt inom olika
förvaltningar/sektorer.
o Inget enhetligt sätt att arbeta med
kontering och uppföljning av IT-kostnader.
BESLUT: Börja om på ny kula från och med 2017.

IT-upphandling

Utvärdering av systeminförande
o Utvärderingsdag
o Resultat till införanderapport
o Underlag till arbetssätt och
prioriteringar

Leverantörsmöten på kommunövergripande nivå
o Stora leverantörer
o Kvalitetsmöten
o En (1) kontaktperson

Informationssäkerhet och IT-säkerhet
o Systemägare ansvar för att
systemet lever upp till lagkrav och
kommunpolicys samt avtal med
systemleverantör.
o IT-driftavdelningens ansvar för IT-
säkerhet för de system och servrar
som existerar inom avdelningens
uppdrag
o Säkerhetschefen äger frågan om
informationssäkerhet
o Sektorernas systemägare som
ansvarar för att den information
som finns inne i respektive
system hanteras på ett korrekt
sätt.

Systemförvaltningsledare
o Skapa organisation
o Inget beslutsmandat men
befogenheter
o Fånga frågeställningar

Principer
o Hjälpsam med fakta och infromation
o Generös med kunskap och erfarenheter
o Dela proaktivt
I ett förändringsledarskap krävs möjligheter för
medarbetare inspireras och engageras, att stå
upp för sina värderingar och agera utifrån dem
i vardagens alla beslut som en god förebild.
Vårt motto: Hjälsam, genersös, delar.

Principer
o Ägar-samarbete
o Stormöten
o Enskilda mötens framgång
Baseras på:
Crowdsourcing som innebär att man fångar idéer som
kan ta organisationen framåt. Vinsterna med detta
förhållningssätt är att man snabbt kommer till lösningar
på komplexa problem, rätt person engageras direkt,
beslutsvägar kortas och byråkratin minskas radikalt.
Open innovation som innebär att man bjuda in aktörer
att delta i utvecklingsarbetet. Vinsterna är att man
snabbt kommer fram till omfattning, risker minimeras,
man erhåller produkter med stor uppfinningshöjd och
man sparar pengar.

Ingen budget
o Lön 1 pers
o Kartläggning om
avtalssituationen inkl.
rekommendationer. utförd av
konsultföretag
o Lättare förtäring och workshop-
material vid stormöten.
o Föreläsning av infosäk.expert
vid ett stormöte
o Omvärldsbevakning

Gör inte så här
o En liten fristående enhet som ska stå för förändring
o Ett isolerat projekt
o Allt digitaliseras bara för att det kan digitaliseras
o Nåt bara IT och KOM håller på med

Gör så här
1. Tillfredställ medborgarnas/
kundernas reella behov
2. Se bortom själva det digitala, sätt
kunden/medorgaren i fokus
3. Vilka värden handlar det om?
4. Använd modern teknik
5. förändringsarbetet med människor
är det viktigaste
6. Börja med styrelse och ledningsgrupp
7. Skapa en organisation som klarar av
att ställa om snabbt
8. Få människor att göra annorlunda
9. Förstå att det handlar om en ständig
förändringsprocess
10. Omvärldsbevaka systematiskt
11. Ha helhetsperspektiv

Framgångsfaktorer
o Besultsfattare begriper
o Effektiva förändringsledare
o Kunniga beställare
o Förankring och implementering
o Delaktighet bland företrädare från samtliga verksamheter
Definera vad ”delaktighet” innebär. Beskriv tydligt vilka principer som gäller. Medarbetare anser saker utifrån expertis, men
beslutar inte. Taget beslut gäller. Be om skriftliga konsekvensbeskrivningar om ”tyckandet” fortsätter.

Utmaningar
o Att tänka igenom ordentligt och
samtidigt inte bromsa
o Förändring

Styrdokument
Nuläge Bör-läge Hur nå till Bör-läge?
Inaktuella styrdok
Överflödiga styrdok
Okunskap hos medarb. om
värdet av styyrdok i
vardagsarbetet
Avsaknad av uppföljning av
styrdok
Struktur av typ och innehåll
Tydlighet kring värdet av styrdok
Kommunicera definition
Kommunicera beslut
Skapa användbara och nödvändiga
styrdok
Följa upp styrdok regelbundet som en
del av enhetens kvalitetsarbete.
Implementera/kommunicera
definition av styrdokument.
Aktualisera styrdokument.
Införa arbetssätt för arbete med
styrdokument.
Ansvarsfördela
Rapporter/informera om
styrdokuments/arbetes status

Styrdokument
Strategi
Policy
Rutin & regel
Riktlinjer

Styrdokument
Aktiverande styrdokument Normerande styrdokument
Övergripande nivå
Strategi
Vägval mot vision
Tidsbegränsad plan som leder till långsiktigt mål
Innehåller framgångsindikatorer
Grund för prioriteringar
Beslutas av Kommunstyrelsen
Policy
Principer som vägleder
Förhållningssätt
Ledningens övergripande viljeinriktning
Värden och/eller mål som ska eftersträvas
Tvingande
Beslutas av Kommunfullmäktige
IT-chefens ansvar
Allmän nivå
Plan
Beskriver aktiviteter att nå mål
Beslutas av kommunstyrelsen (vår nämnd)
IT-chefens ansvar
Riktlinje
Definierar god kvalitet
Beskriver vad och hur
Tvingande
Beslutas av Kommunfullmäktige
IT-chefens ansvar
Detaljerad nivå
Rutin & regel
Beskriver vad, när, hur ofta och vem/vilka som ska
utföra en arbetsuppgift
Bestämmelser
Tvingande
Beslutas av kommunledningsgrupp

TACK!
0708 44 10 83
LinkedIn: marikajonson

Digital transformation i praktiken

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Semelhante a Digital transformation i praktiken

Semelhante a Digital transformation i praktiken (20)

Digital transformation i praktiken