إدارة الوقت

1. البرنامج التدريبي
التحكم في الضغوط والوقت وترتيب الاولويات
إعداد وتقديم
الدكتور محمـود عـفارة

2. محتويات البرنامج التدريبي
القسم الأول
تعريف الوقت
خصائص الوقت
مضيعات الوقت
نموذج إيزنهاور
الوقت كأداة ضغط
فوائد تنظيم الوقت
تمرين إدارة الوقت
تحديد الأوليات

3. محتويات البرنامج التدريبي
القسم الثاني
تعريف الضغوط
أهمية إدارة الضغوط
أسباب الضغوط
علاقة الضغوط بالعمل
الاحتراق النفسي
قياس الضغوط
أساليب التعرف عليها
استراتيجية التعامل معها

4. إلى أي مدى تتحكم في وقتك ؟
لا أتحكم
مطلقا في وقتي
أتحكم
كلية
في وقتي
ضع نفسك على هذا المقياس
صفر 100 90 80 70 60 50 40 30 20 10

5. تعريف إدارة الوقت
إدارة الوقت تعني أولاً إدارة الذات، فهي نوع من إدارة الفرد نفسه بنفسه.
إدارة الوقت هي إدارة الأعمال التي نقوم بمباشرتها في حدود الوقت المتاح
إدارة الوقت هي إدارة السلوك والشخصية

6. حديث شريف
نعمتان مغبون فيهما كثير من الناس
الصحة والفراغ
لأنه
يطير
يصعب
التحكم
فيه
مورد
مهم
عنصر
إداري

7. قيل عن الوقت ..
ما ندمت على شيء ندمي على يوم غربت شمسه أنقص فيه أجلي
ولم يزد فيه عملي )ابن مسعود رضي الله عنه(
إن الليل والنهار يعملان فيك ، فاعمل فيهما
)عمر بن عبد العزيز رضي الله عنه(
يا ابن آدم ، إنما انت أيام مجموعة ، كلما ذهب يوم ذهب بعضك
)حسن البصري رضي الله عنه(
الوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك

8. هل تعلم .. ؟
أن الإدارة الصحيحة لوقتك تضيف إلى حياتك ساعات
أطول إذا أحسنت استغلال الأوقات الضائعة في حياتك ؟ !!
إن إضافة 15 دقيقة كل يوم تعني إضافة 13 يوم عمل كل عام .
أن إضافة 30 دقيقة كل يوم تعني إضافة 26 يوم عمل كل عام .
إن هذا يُعادل شهراَ جديداَ من العمل كل عام
.

9. قصة جميلة
يحكى أن حطابا كان يجتهد في
قطع شجرة في الغابة ولكن فأسه لم يكن
حاداً إذ أنه لم يشحذه من قبل
مر عليه شخص ما فرآه على تلك الحالة
وقال له: لماذا لا تشحذ فأسك؟
قال الحطاب وهو منهمك في عمله:
ألا ترى أنني مشغول في عملي؟ !

10. أساسيات لابد أن تعُرف
1. الوقت هو المورد الوحيد يوما بيوم )هو الحياة(
2. كل شخص يملك منه نفس القدر بصرف النظر عن
أي اعتبارات أخرى مثل العمر أو المركز
الوظيفي .
3. لا يمكن تخزينه , ولا إعادته , أو توفيره لفترة ما
, تبديله بشيء آخر , أو نخلق وقتا اكثر .

11. أساسيات لابد أن تعُرف
4. يجب أن يحظى الوقت بنفس الرقابة الشديدة التي
نوليها للممتلكات الاخرى )أكثر من غيره(
5. ادارة الوقت حالة نفسية , انها استعداد للالتزام الشخصي
واعادة ترتيب للاولويات وعادات الحياة أو العمل .
6. إذا لم نقم بإدارة الوقت فلن نستطيع ادارة شيء آخر
.) الذي يسيء استخدام وقته يضيّع وقت الآخرين (

12. جدول إيزنهاور
عاجل غير عاجل
مهم
غير مهم
أقوم به بنفسي
أقوم بنفسي
أو أفوض
أفوض أتركه

13. توزيع آخر
ممتع
مفيد

14. تمرين 1
كتابة رسالة
للمدير العام
كتابة رسالة
لمدير الإدارة
كتابة رسالة
لرئيس قسم
كتابة رسالة
لرئيس شعبة
حل الواجب
للأولاد
رسم
لوحة فنية
رسم لوحة
فنية للمدرسة
رسالة لصديق
من هواة التراسل
إن الوقت هو أثمن موارد المدير ومن لا يستطيع وقته لا يستطيع إدارة أي شيء آخر ) دراكر(

15. حقائق نتائج بحث موسع
في الولايات المتحدة الأمريكية
20% فقط من وقت أي موظف تستغل في أعمال مهمة مرتبطة مباشرة
بمهام الوظيفة وأهداف المؤسسة .
يقضي الموظف في المتوسط ساعتان في القراءة .
يقضي الموظف في المتوسط 40 دقيقة للوصول من و إلى مكان العمل .
يقضي الموظف في المتوسط 45 دقيقة في البحث عن أوراق أو متعلقات خاصة بالعمل .
يتعرض الموظف العادي كل 10 دقائق لمقاطعة ) محادثة عادية أو تليفونية )
يقضي الموظف العادي 40 دقيقة في تحديد بأي المهام يبدأ .

16. تمرين 2
حدد الأعمال اليومية
التي تقوم بها في مكان العمل
ثم حدد أهميتها على جدول ايزنهاور

17. مضيعات الوقت
التزاور بدون
موعد سابق
المكالمات
التليفونية
عدم وجود
تخطيط
لا
للتفويض
كثرة
الاجتماعات
عدم القدرة
على قول
" لا ".
الروتين
الأوراق
الزائدة
التسويف
الجرائد
الانترنت

18. الوقت
مرت سنين بالوصال وبالهنا *** فكأنها من قصرها أيام
ثم انثنت أيام هجر بعدها *** فكأنها من طولها أعوام
ثم انقضت تلك السنون وأهلها *** فكأنها وكأنها أحلام
يحكون عن شيخ المرسلين نوح -عليه السلام –
انه جاء ملك الموت ليتوفاه بعد اكر من ألف سنة عاشها قبل الطوفان وبعده
، فسأله، يا أطول الأنبياء عمر اً. . كيف وجدت الدنيا ؟
فقال: كدار لها بابان دخلت من احدهما ودخلت من الأخر !!

19. الختام
عن الحسن البصري رضى الله عنه قال:
" يا بن آدم. .
إنما أنت أيام معدودة، كلما ذهب يوم ذهب بعضك. .
ويوشك إذا ذهب البعض أن يذهب الكل "

21. البرنامج التدريبي
التحكم في الضغوط والوقت وترتيب الاولويات
إعداد وتقديم
الدكتور محمـود عـفارة

22. محتويات البرنامج التدريبي
القسم الثاني
تعريف الضغوط
أهمية إدارة الضغوط
أسباب الضغوط
علاقة الضغوط بالعمل
الاحتراق النفسي
قياس الضغوط
أساليب التعرف عليها
استراتيجية التعامل معها

23. قبل البداية
الضغوط وليدة بيئتها يحكمها قانون المكان والزمان وما يدور في
إطارهما من تطوّر ونشاط ونظم وقيم وعادات وتقاليد وتحديات.
الضغوط هي مدى تكيف أجسامنا وعقولنا مع التغيير
وهي ظاهرة نفسية للشعور بعدم الراحة الفكرية .
ردة الفعل تبين أثر الضغوط على الإنسان.
لا يمكن أن تجد إنسانا بلا ضغوط

24. انتباه !!!
%73 من سكان الكرة الأرضية يعيشون تحت تأثير القلق
والتوتر، في دراسة أعدتها مستشفيات )ماي كلينك(.
التوتر والقلق أحد المسببات الرئيسية لأمراض القلب والقرحة
وتساقط الشعر والضعف الجنسي والروماتيزم والسمنة وضعف
الشهية، والكثير الكثير من الأمراض الأخرى
تأكد تماما أنّه لا يوجد فصل بين المظاهر النفسية والفسيولوجية،
فأحد مسببات القرحة مثلا قد يرجع إلى العصبية الحادة والقلق
والأرق.

25. مفهوم الضغوط
إنها ظاهرة معقدة عبارة عن
ضعف القدرة على التوازن
بين الطلب الذي يواجهه
الشخص الخاص بوقته و جهده
من جانب، و قدرته كما يفهمها
هو على مواجهة الطلب بنجاح
من جانب آخر

26. مفهوم الضغوط
هي حالة نفسية وذهنية وجسمية
تنتاب الانسان وتتسم بالشعور بالإرهاق البدني كما تتسم
بالشعور بالضيق والتعاسة وعدم الرضا عن النفس
أو المنظمة أو المجتمع .
) Sely يعرّف )سيلي
بأنها مجموعة أعراض تتزامن مع التعرض لموقف ضاغط.

27. مفهوم الضغوط
وعرفها )ميكانيك(
بأنها تلك الصعوبات التي يتعرض لها الكائن البشري
بحكم الخبرة والتي تنجم عن إدراكه للتهديدات
التي تواجهه.
) فيرى (
أنها تغير داخلي أو خارجي من شأنه أن يؤدي إلى
استجابة انفعالية حادة ومستمرة

28. قصة معبرة جميلة
كان عمر بن عبد العزيز- رضي الله عنه - معروفا بالحكمة
والرفق وفي يوم من الأيام، دخل عليه أحد أبنائه، وقال له:يا
أبت! لماذا تتساهل في بعض الأمور؟! فوالله لو أني مكانك ما
خشيت في الحق أحدا. فقال الخليفة لابنه :
لا تعجل يا بني ؛ فإن الله ذم الخمر في القرآن مرتين، وحرمها في
المرة الثالثة، وأنا أخاف أن أحمل الناس على الحق جملة
فيدفعوه ) أي أخاف أن أجبرهم عليه مرة واحدة فيرفضوه (
فتكون فتنة.
فانصرف الابن راضيا بعد أن اطمأن لحسن سياسة أبيه.

29. أهمية دراسة موضوع الضغوط

تقليل للتبعات والتكاليف الباهظة التى تسببها هذه الضغوط
للفرد والمجتمع على حد سواء.

التعرف على الأساليب والطرق الفنية الإيجابية الملائمة
لمواجهتها أو التعايش معها .

تدريب أبناءنا على التعامل معها.

30. أسباب الضغوط
ضغوط ناتجة عن الأدوار
ضغوط ناتجة عن طبيعة
وظروف العمل
ضغوط ناتجة عن العلاقات
ضغوط ناتجة عن الهيكل التنظيمي
ضغوط ناتجة عن إدارة الوقت

31. أعراض الضغوط

32. أساليب إدارة الضغوط ؟
الاسترخاء
تصنيف
الضغوط
يوجد
حل دائما
وجود
هدف
تحديد
الأولويات
التمارين
الرياضية

33. أساليب إدارة الضغوط ؟
تعلــّم
الزيارات
العائلية إقرأ
مارس
هوايتك
التغذية
احصر
انجازاتك

34. أساليب إدارة الضغوط ؟
1. في حالة الصراع مع الآخرين أو الخلاف في الرأي، لا
تجعل هدفك كسب كل شي .
2. فتح مجالات التفاوض وتبادل وجهات النظر والوصول
إلى الحلول التوفيقية .
3. وزع الأعباء الملقاة على عاتقك قدر الإمكان .
4. تمهل وهدئ من سرعتك وإيقاعك في العمل والحركة .
5. أعد ترتيب أهدافك عند وجود ما يصعب تحقيقة .

35. أساليب إدارة الضغوط ؟
6. عدم المبالغة في تقدير المواقف والمشكلات المختلفة وعواقبها .
7. الحد من الافتراضات السلبية )ماذا لو حدث ... (.
8. زيادة القدرة على تحمل المصاعب والمشكلات.
9. عدم المبالغة في تعميم الأمور )قيادة السيارة ، عدم المساعدة( .
10 . التوقف عن القفز إلى الاستنتاجات )عدم تلقي دعوة من صديق. (
11 . تجنب التوقعات غير القائمة على أسس واقعية .

36. لا تنس أيها الكريم..
قال النبي عليه الصلاة والسلام :
) عجبا للمؤمن إن أمره كله خير
وليس ذلك لأحد إلا للمؤمن
إن أصابته سَّراء شكر ، فكان خيراً له
وإن أصابته ضَّراء صبر فكان خيراً له (

37. نهاية القسم الثاني
اشكركم جزيل الشكر
على حسن حضوركم