norma

1. Serie de normas
ISO 30300:
Beneficios de
integrar la
gestión de
documentos en
los procesos de
negocio
Grupo de Difusión del CTN50/SC1 “Gestión de documentos y aplicaciones” de AENOR
Universitat Oberta de Catalunya

2. esde
noviembre de
2011, las
organizaciones de
cualquier ámbito,
público o privado,
sector o tamaño,
disponen de una
nueva serie de
normas, la 30300. Se
trata de un Sistema de
Gestión para
Documentos (SGD)
generados en la
actividad diaria de la
organización
(expedientes de
clientes, desarrollo de
producto, proyectos
de construcción,
expedientes de casos
judiciales, etc.). Esta
serie, que cuenta con una norma certificable, la ISO
30301, tiene como finalidad sistematizar los procesos
que componen la función organizativa gestión
documental, con el objetivo de crear y controlar
documentos auténticos, fiables y usables, y lograr la
mejora continua. La serie de normas ISO 30300 es
responsabilidad a nivel internacional del Subcomité
Técnico TC46/SC11 Archives/records management de
la Organización Internacional de Normalización (ISO),
y, a nivel español, del CTN50/SC1 Gestión de
documentos y aplicaciones de la Asociación Española
de Normalización y Certificación (AENOR).
En estos momentos hay publicadas dos normas de la serie,
concretamente las referidas a Fundamentos y Vocabulario,
y la de Requisitos. El resto de normas que componen esta
familia está en periodo de desarrollo en el TC ISO
46/SC11 (Ilustración 1).
La serie de normas ISO 30300 es la culminación de una
tradición normativa en el ámbito de la gestión
documental, sobre todo en la última década, llevada a
cabo de la mano de la organización ISO. Ello se debe a
acontecimientos como el incremento de la producción de
documentos electrónicos, el desarrollo de la legislación
entorno a la administración electrónica y la
generalización del comercio electrónico. La conjunción
de estos factores ha generado la necesidad de sistematizar
las prácticas para gestionar los documentos de una
manera eficiente.
Con esta nueva serie de normas, las actividades de
gestión de documentos traspasan el nivel operativo,
para situarse en el nivel estratégico de la organización,
y se alinean con los objetivos y los intereses
organizativos. Este cambio se debe a que la serie de
normas ISO 30300 ofrece a la alta dirección las
herramientas para verificar de forma sistemática los
procesos de creación y control de los documentos y de
la información procedente de las actividades. Se
optimiza así la gestión de los documentos, ya que el
sistema de gestión para documentos, además de facilitar
la conservación y el acceso a los documentos
–evidencias de las actividades cotidianas de la
organización– facilita el acceso a la información
contenida en los documentos, y su explotación para la
toma de decisiones y la gestión del conocimiento
organizativo.
En este artículo presentamos las ventajas de integrar el
Sistema de Gestión para los Documentos con el resto de
Sistemas de Gestión ISO, señalamos las claves para su
implementación y, por último, apuntamos algunos de los
beneficios que las organizaciones pueden obtener al
implantar un Sistema de Gestión para los Documentos.
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ISO 30300
D
Ilustración 1: Estado de elaboración de la Serie de normas ISO 30300.

3. Ilustración 2: Integración del SGD con otros Sistemas de Gestión ISO.
Integración de la serie
de normas ISO 30300
con otros Sistemas de
Gestión ISO
La serie de normas ISO 30300 es compatible con otros
sistemas de gestión como la ISO 9001, la ISO 14001, o la
ISO/IEC 27001, ya que se puede integrar con éstas y,
además, contribuye a controlar los documentos y
registros, en otros sistemas de gestión (Ilustración 2). Su
integración está facilitada por la misma norma ISO
30301, en su anexo B, ya que en él se detallan las
interrelaciones entre esta norma y las normas antes
citadas.
La integración de un Sistema de Gestión para los
Documentos con el resto de sistemas de gestión ISO
aporta una serie de ventajas, entre las que destacan las
siguientes:
vReducción de los costes y esfuerzos de implementación.
vUtilización del mismo marco organizativo para
desarrollar sinergias, alinear objetivos comunes entre
sistemas y reducción de requerimientos.
vReducción de la documentación, al evitar duplicación de
la documentación de cada sistema.
vOptimización de los recursos materiales y humanos.
vEvitar las repeticiones en la formación y comunicación
a los empleados.
vUnificar los procedimientos y las políticas, gracias a la
integración de las auditorías.
vEvitar la dispersión de los Sistemas de Gestión, para
prevenir la:
wJerarquización de los sistemas.
wEscasa visión estratégica de los empleados.
wEscasa o nula implicación del personal, debido a la
diversidad de plataformas.
wReducción del rendimiento administrativo de la
organización, por incremento de la burocracia.
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4. Claves de la
implementación
de un Sistema
de Gestión para
los Documentos
(SGD)
Las claves para implementar un SGD
están recogidas en la norma ISO
30301, y se detallan los
requerimientos que deben cumplir los
SGD para ser certificables. Como en
todos los sistemas de gestión, las
claves de la implementación se basan
en los pilares constituidos por: el
liderazgo, la planificación, el soporte,
la operación, la evaluación y la mejora
(Ilustración 3).
En esta serie destaca la importancia de conocer el
contexto interno y externo de la organización para
poder determinar los riesgos y las oportunidades
relacionadas con la gestión de los documentos. A nivel
interno destacamos conocer la estructura organizativa,
roles y responsabilidades, objetivos, estrategias,
sistemas de información existentes, procesos de toma
de decisiones, cultura organizativa, expectativas
internas, reglamentaciones y estatutos. A nivel externo
las organizaciones precisan conocer el entorno
sociocultural, tecnológico, financiero, económico,
legal, natural y la competencia tanto a nivel local,
regional como nacional, los requisitos de negocio, las
buenas prácticas, la conducta y la ética. En este
sentido, se entronca con actividades que pueden estar
ya realizando las organizaciones tales como la gestión
de la información estratégica o la inteligencia
competitiva.
El liderazgo implica el compromiso de la alta dirección
con la gestión de los documentos y el aseguramiento de
la compatibilidad del SGD con la dirección estratégica
de la organización, proveyendo recursos tanto materiales
como humanos y divulgando la importancia de un SGD
para lograr los resultados esperados. El liderazgo se
logra mediante la definición de políticas de gestión
documental y la asignación de roles – con formación y
competencias específicas – y responsabilidades, que
deben ser comunicadas a toda la organización. Las
políticas deben incluir estrategias de apoyo a las
funciones y las actividades de la organización que
protejan la integridad de los documentos durante el
tiempo que sea necesario.
La planificación incluye: a) la identificación de riesgos
y oportunidades para asegurar que el SGD logra los
resultados esperados, prevé efectos no deseados,
percibe oportunidades de mejora y asegura que la
información necesaria estará disponible cuando se
requiera; b) el establecimiento de objetivos y planes
para alcanzarlos; y c) la determinación de
responsabilidades, recursos, cronograma de actividades
e indicadores de evaluación.
En cuanto al Soporte se apuntan como aspectos claves:
a) la asignación y el mantenimiento de recursos; b) la
capacitación y formación de todas las personas
implicadas en la gestión de documentos, sobre los
procesos de gestión documental y sus aplicaciones; c)
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ISO 30300
Ilustración 3: Estructura del Sistema de Gestión para los Documentos.

5. Ilustración 4: Informes técnicos de la gestión documental integrados en la norma ISO 30301. Fuente ISO 30301.
la concienciación sobre la importancia y la relevancia
de las actividades de gestión documental, la ejecución
de estas actividades conforme a la política y los
procedimientos del SGD, y la concienciación de los
impactos reales o potenciales; d) la comunicación de
los procedimientos operativos, las responsabilidades y
el acceso a la información; y d) la documentación y el
control de la documentación relativa a la política y
objetivos, la interdependencia y las relaciones entre el
SGD y otros Sistemas de Gestión, los procedimientos
y la planificación, operación y control de sus
procesos.
La fase Operación incluye la planificación y el
control de las operaciones para tratar riesgos y
oportunidades, pero sobre todo el diseño de los
procesos de gestión documental (análisis de procesos,
evaluación de riesgos de errores en el control de
documentos y evaluación de los procesos de creación
y control documentos) así como la implementación de
las aplicaciones para gestionar los documentos
generados durante la actividad cotidiana de la
organización. Esta fase está directamente conectada
con el tratamiento técnico de la gestión documental y
por ello se relaciona con otras normas e informes
técnicos desarrollados por ISO (Ilustración 4). Desde
el TC46/SC11 se ha redactado el White Paper
Relationship between the ISO 30300 series of
standards and other, explicativo de las relaciones
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6. entre la serie de normas 30300 y los informes
técnicos.
En Evaluación se engloban las actividades de supervisión,
medición, análisis y evaluación del sistema para
determinar el correcto funcionamiento o las no
conformidades de los procesos de acuerdo a la política
establecida y los objetivos, para conocer la efectividad del
sistema, o la necesidad de revisión y mejora. Para poder
llevar a cabo estas tareas, el sistema debe tener recogidos
una serie de indicadores.
Por último, Mejora es la fase de control de las no
conformidades para diseñar acciones correctivas, revisar
su efectividad y priorizar acciones según el análisis de
riesgos llevado a cabo.
Beneficios de implementar un Sistema de Gestión para los
Documentos (SGD)
Las organizaciones que tengan implementado un SGD
obtienen una serie de beneficios de distinta índole, de
entre los que destacamos los siguientes:
vAsegurar la captura y el control de documentos fiables
en cuanto a su contenido, auténticos en cuanto a la
autoría y la datación, íntegros y conformes a la política y
los objetivos del SGD;
vControlar la información sobre las actividades de la
organización, facilitan la eficiencia en la gestión
documental al eliminar duplicados y facilitar el acceso a
la información;
vObtener información de manera rápida para dar soporte
a la toma de decisiones;
vFacilitar la rendición de cuentas ante los accionistas,
agentes sociales o ciudadanía en el caso de las
administraciones públicas;
vDemostrar el cumplimiento de su responsabilidad
social y de la legalidad vigente que le afecta a la
organización;
vOrientar cómo gestionar riesgos que puedan llevar a
inactividad en caso de perder acceso a los
documentos;
vFacilitar la recuperación de la continuidad del negocio
en caso de catástrofes naturales, errores técnicos o
humanos.
Por último, aunque para certificar la norma ISO 30301 de
momento aún está en proceso la definición de los
esquemas de certificación, podemos destacar una serie de
beneficios de certificarse en ISO 30301 (Ilustración 5). q
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ISO 30300
Ilustración 5: Ventajas de la certificación ISO 30301.