Den 23 mars antog kommunfullmäktige Det digitala Malmö – Malmö stads program för digitalisering. Ett av fyra fokusområden, Framtidens arbetsplats, inriktar sig på Malmö stads interna utveckling och stöd till de 25 000 medarbetarna. Samtidigt börjar O365 rullas ut, och ett gammalt eftersatt intranät med dålig räckvidd behöver finna sig självt. Ett perfekt utgångsläge att tänka nytt! Men… hur möta varje användare där hen är? Hur leverera agilt när stora steg krävs? Hur bygga nödvändiga interna broar såväl tekniskt som kulturellt?
Presenterad av Elisabet Lundholm, Malmö stad, på Intranätverk 2017: Göteborg den 16 maj.
5. Fokusområden och principer för Det digitala Malmö
Vägledande principer
• Behov och upplevelser – för att förenkla och
förbättra för alla i Malmö
• Medskapande och samarbete över gränser –
involvera och skapa nya möten
• Skapa värden på nya sätt – aktivt ompröva
arbetssätt för att förnya samhällsservicen.
7. Positionering och ett medvetet scope creep
eExte
Traditionellt
intranät
Utökat intranät
Digital arbetsplats
Nyheter Organisations-
information
Policys
Telefonbok
RSS
flöden
Socialt nätverk
internt
Samarbetsverktyg
internt
HR system
Självbetjäning
Epost &
Kalender
Dokumenthantering
Webb/video-
konferens
Projekthantering
Personlig Desktop
Samarbetsverktyg
Internt & externt
Realtids-
kommunikation
Socialt nätverk
Internt & externt
CRM
Produktivitets-
verktyg
Analys
& BI
Arbets-
flöden
Less is
more…
8. Nuläge
• Statiskt
• Envägskommunikation
• Förvaltningsanpassat
• Fokus på minsta
gemensamma nämnare
Nyläge
• Flexibelt
• Medskapande av fler
• Situations- och
individanpassat
• Fokus på att stödja en
effektiv vardag för fler
25 000 medarbetare med 400 olika yrken:
One size fits all?
10. Innehåll
Styrt / användar-
genererat
Statiskt / flyktigt
Gemensamt /
specifikt
Räckvidd och
åtkomst
Användning
Förvaltningsbarhet
Beroenden
Teknik
Packar upp, definierar och utvärderar
11. OneDrive
Intranätet och Office 365
eExte
Traditionellt
intranät
Utökat intranät
Digital arbetsplats
Nyheter Organisations-
information
Policys
Telefonbok
RSS
flöden
Socialt nätverk
internt
Samarbetsverktyg
internt
HR system
Självbetjäning
Epost &
Kalender
Dokumenthantering
Webb/video-
konferens
Projekthantering
Personlig Desktop
Samarbetsverktyg
Internt & externt
Realtids-
kommunikation
Socialt nätverk
Internt & externt
CRM
Produktivitets-
verktyg
Analys
& BI
Arbets-
flödenVideo
Groups
Planner
Yammer
Delve
PowerBI
PowerApps
Flow
Dynamics
365
Teams
Exchange
Skype för
Företag
SharePoint
12. Så om vi leker med tanken…
Aktuellt och viktigt
Kontakter
Grupper och diskussioner
2017-05-01
Nya organsationen i hamn!
Fr o m idag är så Malmö stads nya
organisation gång… Läs mer
2017-04-21
Pilot igång på
gatukontoret
… Läs mer
2017-03-01
Nya digitala
lönebesked
… Läs mer
18. Mobilisering
• Turné hos ledningsgrupper med gemensamt budskap
• Ta fram erbjudande kring förändringsledning/adoption
• Referensgrupper utifrån konkreta case
• Arbetssätt och kanaler – leva som man lär
19. Effekten bidrar till
Framtidens arbetsplats
• Stöd anpassat till min
arbetssituation
• Tillgängligt när och där jag
behöver
• Lätt att samarbeta med mina
kollegor
• Inspireras dela kunskap
20. Uppladdning:
• Tajming
Draghjälp av stora beslut och behov
• Visualisera
Placera bilder och ett ”tänk om…” hos folk
• Bygg broar
Agera matchmaker för nya möten
• Case för effekt
Mobilisera referensgrupper