PERFORMANCE MANAGEMENT MAGAZINE
Vanuit Finext, Swap Support, Sonum International en Plainwater bundelen wij onze krachten rondom Performance Management.
Performance Management bestaat uit een keten, waarin elke ‘raat’ bijdraagt aan de totale honingraat, de bijenkorf en het bijenvolk. Vanuit een gedeelde manier van werken en denken bouwen we met Finext, Swap Support, Sonum International en Plainwater elk aan onze eigen ‘raat’ binnen het geheel. Deze RAAT is een voorbeeld van hoe wij onze krachten bundelen. Hierin lees je echte verhalen uit de praktijk, de visie
van onze experts en een blik op de nieuwste ontwikkelingen. Dit magazine is een gezamenlijke uitgave.
PERFORMANCE MANAGEMENT WAARDEKETEN
Om soepel te kunnen rapporteren en besturen, is verstand van alle elementen van Performance Management noodzakelijk. Hiervoor bundelen we onze expertise van informatiesynergie & architectuur, advies & implementatie en beheer,
hosting & installatie voor zowel nationale als inter nationale projecten.
Elk vanuit ons eigen vakmanschap, verbonden door onze unieke manier van werken. Goed sturen, met betrouwbare cijfers en snelle rapportages uit een stabiel systeem, wordt zo werkelijkheid voor elke organisatie.
Meer informatie:
www.finext.nl
www.swapsupport.nl
www.sonumint.com
www.plainwater.nl
www.qwinc.nl
1. RAAT > focus op
de essentie
PERFORMANCE MANAGEMENT MAGAZINE
5 VRAGEN AAN TERBERG
KAN HET SLIMMER? 33 TIPS
DE KUNST VAN HET WEGLATEN
3 TRENDS IN PERFORMANCE MANAGEMENT
INZICHT VOOR DE BUSINESS BIJ PERFETTI VAN MELLE
2. Run Simple
HOW DO
YOU PROVIDE
STRATEGIC
VALUE WITH
INSTANT
INSIGHT
ACROSS
FINANCE?
IT’S SIMPLE.
THE ANSWER IS SAP SIMPLE FINANCE.
Transform financial management with the
ultimate sophistication: simplicity. As part of
SAP S/4HANA, a new, next generation business
suite, SAP Simple Finance solution powered by
SAP HANA is designed to provide strategic
value with instant insight across finance –
all via a personalized and simple user
experience.
For more, go to www.sap.nl/simplefinance
3. 05 / VOORWOORD
Eenvoud is al jaren een duidelijke trend op het gebied
van design. Of het nou webdesign is - wie kent de
Google zoekpagina niet? - , om hardware gaat - neem een
willekeurig product van Apple in gedachten - , of interieur-
design betreft - het Scandinavian design is momenteel
mateloos populair. Het vertrekpunt bij design is meestal
‘less is more’. Wat kunnen wij leren van designers?
Vanuit Finext zijn wij er al jaren van overtuigd dat eenvoud echt werkt. Eenvoud in de
betekenis van onnodige complexiteit voorkomen en elkaar zo min mogelijk lastig vallen
met ‘gedoe’. Maar ook eenvoud in de zin van transparant en overzichtelijk. Informatie zó
weergeven dat in één oogopslag duidelijk is waar het om gaat, in plaats van een enorme
stroom aan rijen en kolommen cijfers.
Goede designers maken gebruik van een aantal principes die wij in onze dagelijkse
gang van zaken ook kunnen toepassen; verwijderen, verbergen en verplaatsen.
Verwijderen van elementen die je bij nader inzien helemaal niet nodig hebt. Of nog
beter: jezelf dwingen continu na te denken of die nieuwe functionaliteit wel écht
nodig is om het proces te ondersteunen.
Verbergen van functionaliteit die voor een specifieke doelgroep helemaal niet relevant
is. Met slimme selectiemogelijkheden in de software iemand alleen dat laten zien wat
voor hem noodzakelijk is.
Verplaatsen van functionaliteit naar een andere plek. Soms kan het heel verhelderend
werken om een activiteit van een afdeling elders te beleggen. Wij horen vaak terug dat
het uitbesteden van beheer de controllers rust en vertrouwen geeft, en daarmee de
kwaliteit van hun werk verbetert.
Eenvoud is geen tovermiddel. Het geeft ons echter wel de handvatten om te blijven
kijken naar waar het echt om draait in een organisatie; focus op de essentie.
Veel leesplezier!
Martijn Meuling
FOCUS OP
DE ESSENTIE
> MARTIJN MEULING IS
EEN LIEFHEBBER VAN DESIGN.
VOORAL DE NADRUK OP
FUNCTIONALITEIT GECOMBI-
NEERD MET ESTHETIEK
SPREKEN HEM AAN.
5. INHOUD
in dit nummer:
06
08
12
14
19
24
28
30
32
36
40
42
46
50
54
56
58
62
ACTUALS
nieuwe tankstations
geopend in 2013
lubricants blending
capacity
100
100.000 ton
Shell licentiehouder voor
in Afrika
16 landen
in Afrika
Vitol wordt verkocht op
21 airports
vaste medewerkers
2.000
Shell service stations
in Afrika
1500
opslagcapaciteit
900.000 m3
BUDGET &
FORECAST
SUPPLY/DEMAND
PLANNING
Ksh
GHC
Gce
Cfa
62 /50 /
24 /14 /
Van constructiebudget naar regu
liere finance bij RWG
Transparant samenwerken bij Telfort
Geïntegreerd informatielandschap bij
Vivo Energy
Vloeiend migratieproces bij Attero
De kunst van het weglaten
Verbeterd jaarverslagproces bij Brabant Water
Durf te kiezen
Vloeiend migratieproces bij Attero
Trends in Performance Management
Geïntegreerd informatielandschap bij Vivo Energy
Business planning: Een kwestie van focus
Kan het slimmer? 33 tips
Inzicht voor de business bij Perfetti Van Melle
Kalmte tijdens het rapportageproces bij First Wind
Maatvoering in modellenwerk
Soepel jaarrekeningproces bij Macintosh
De nieuwe spelers in de markt
Transparant samenwerken bij Telfort
De business van…. Omron
Wat is een klant waard?
5 vragen aan Ivo Jansen van Terberg
Van constructiebudget naar reguliere finance bij RWG
6. DE
KUNST
> DAGELIJKS KOOKT MONICA HARMSEN EEN GEZONDE MAALTIJD
MET PURE PRODUCTEN VAN DE SUPERMARKTKETEN WAARVOOR ZIJ
EEN PLANNINGSOPLOSSING IMPLEMENTEERDE.
08 / VISIE
7. WEGLATEN
VAN HET TEKST: MONICA HARMSEN
Verder praten met Monica? Je bereikt haar via
monica.harmsen@finext.nl of 070- 300 3000.
Een goede kok kiest slechts een beperkt
aantal ingrediënten per gerecht.
Niet omdat hij niet meer ingrediënten zou
kunnen toevoegen, maar omdat de smaak
van het gerecht dan optimaal tot zijn recht
komt. Hoe kun je als financial de kunst van
het weglaten toepassen?
Als je een bedrijf start, doe je dat omdat je een mooi
product hebt ontwikkeld. Het is nooit je intentie geweest
om een mooie financiële afdeling op te tuigen. Hoe groter
je bedrijf wordt, hoe meer afdelingen er ontstaan die zich
niet met het produceren van het product bezighouden.
Op die afdelingen werken elk jaar meer en meer mensen,
terwijl de productieafdeling niet evenredig meegroeit.
Het bestaansrecht
Een financiële afdeling ontleent haar bestaansrecht aan het
leveren van rapportages en analyses. Zij levert inzicht in
de opbrengsten en kosten van de afgelopen perioden.
Daarnaast benut ze allerlei modellen om aan te geven wat
deze opbrengsten en kosten in de toekomst zullen worden.
In de loop van de tijd ontstaat er een veelvoud aan spread-
sheets of Performance Managementsystemen die deze
financiële processen ondersteunen. Tegelijkertijd blijken
deze processen steeds complexer te worden en langer
te duren. En dan ontstaat het moment dat het rapportage-
of budgetproces over het product belangrijker lijkt te
worden dan het product zelf.
Een symfonie van smaken
Een goede chef-kok bereidt zijn gerechten met mooie,
pure en eerlijke ingrediënten. Zijn kunst is om ieder
product een centrale plaats op je bord te geven, zonder
overbodige sauzen of tierelantijnen. Een maaltijd is een
symfonie van smaken die met elkaar in balans zijn.
Rapportagesets bij organisaties zijn vaak een kakofonie
aan gegevens. Om de balans terug te vinden is het van
belang om eerst op zoek te gaan naar de pure ingrediënten
in je rapportageproces. Vragen die je jezelf kunt stellen
zijn bijvoorbeeld:
>> Welke rapportages bevatten de kern van de informatie
die je nodig hebt voor een goede besturing? En welke
rapportages kun je daarom beter weglaten?
>> Is het voor het maken van een budget echt nodig
om de kosten uit te splitsen naar opleidingen,
advertenties en kantoorartikelen? Of kun je volstaan
met ‘overige kosten’?
>> Zou de focus wellicht meer moeten liggen op welke
producten je het komende jaar in de markt gaat zetten,
welke producten een goede omzet opleveren en welke
producten uit het assortiment gaan?
Een uitgebalanceerd menu
Hoe mooi zou het zijn als het rapportage- en budgetproces
zo soepel en snel zou verlopen dat je je als organisatie echt
weer kunt richten op de kern; mooie producten maken
voor tevreden klanten? De kunst is om een uitgebalanceerd
menu van rapportages te maken. Een menu waarmee de
kern van de organisatie wordt weergeven. Met rapportages
waarbij de informatie die getoond wordt in balans is.
De kunst van het weglaten; hoe smaakt dat?
09 / VISIE
9. TEKST: DANIELLE GRUIJS
Drinkwaterbedrijf Brabant Water wilde
de kwaliteit van het jaarverslag verhogen.
De implementatie van een Disclosure
Managementoplossing versnelt niet alleen
het proces, maar zorgt ook voor een accuraat
versiebeheer en een geautomatiseerde
audit trail. Dit verhoogt de kwaliteit en de
betrouwbaarheid van de cijfers.
Brabant
Water
jaarverslag-
proces
bij
Verbeterd
11 / INTERVIEW
10. We wilden ons kunnen focussen
op de jaarrekening, in plaats van op
het versiebeheer
Verbeteren van het proces
Op termijn streeft Brabant Water ook naar een kortere door
looptijd voor het genereren van het jaarverslag. “Met de
mogelijkheden die de Disclosure Managementoplossing biedt,
kun je ook veranderingen in het proces doorvoeren,”
vertelt Wesley Schulte van Finext. Hij is als Performance
Management consultant nauw betrokken bij de implementatie
van SAP Disclosure Management.
Mensen kunnen bijvoorbeeld beter hun verantwoordelijkheid
nemen in het nieuwe systeem. “Als je de oplossing goed inricht,
kun je de verantwoordelijkheden voor het jaarverslag veel lager
leggen. Neem bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid voor de
teksten. Deze werden eerst allemaal door de eindverant
woordelijke geschreven. Nu is invoer aan de bron mogelijk,
waarmee je ook de verantwoordelijkheid bij de bron kunt
leggen,” vertelt Henk.
“Vorig jaar kwam ik voor het eerst met het proces rondom het
jaarverslag in aanraking,” vertelt Henk de Boer, hoofd Finan
cieel Economische Zaken bij Brabant Water. Brabant Water
levert met 800 medewerkers drinkwater aan 2,4 miljoen
inwoners en bedrijven in Noord-Brabant. “Het versiebeheer
vroeg veel aandacht en was foutgevoelig. De laatste druppel
was het moment dat ik onze versie naast de drukproef van
de drukker legde, en er toch per abuis een wijziging niet was
doorgevoerd.”
“We wilden ons kunnen focussen op de jaarrekening, in plaats
van op het versiebeheer,” vertelt Adinda te Veldhuis, adviseur
AO/IC van Brabant Water. “De eerste prioriteit was een
kwaliteitsverhoging van het jaarverslag. We wilden voorkomen
dat de accountant een andere versie in handen heeft dan wij,”
vertelt Henk.
12 / INTERVIEW
11. Meer dan alleen tooling
Brabant Water wil nog meer stappen zetten rondom het
jaarverslag, bijvoorbeeld door het benutten van de workflows
in de Disclosure Managementoplossing. “Je werkt nu al met
iedereen samen aan één document, waarin parallel een ieder
aan zijn eigen hoofdstuk van het jaarverslag werkt,” vertelt
Wesley. “Door goed gebruik te maken van de ingebouwde
workflow kunnen alle stakeholders in het proces nog beter met
elkaar samenwerken.” “Een Disclosure Managementoplossing
is meer dan alleen tooling,” zegt Henk. “We hebben het als
doel gekocht, maar uiteindelijk is het een middel om het
proces verbeteren.”
Bij het jaarverslag komen de verschillende werelden van
Finance en Communicatie, maar ook die van IT, bij elkaar.
“We zien in de praktijk vaak dat de afdelingen als eilandjes
werken aan het jaarverslag,” zegt Naida. “Door samen in één
proces één product te leveren, betrek je de andere partijen
meer.” “Het samenbrengen van de eilandjes is een
toegevoegde waarde van de nieuwe oplossing,” zegt Adinda.
“Daarbij is het goed om eerst een nulmeting te doen, met een
inventarisatie wie welke rol heeft in het huidige proces.”
“De nieuwe tool levert bovendien de audit trail die je normaal
als persoon moet aanleveren. Daarmee automatiseert het een
deel van mijn functie, waardoor ik me meer kan focussen op
de kwaliteit,” vertelt Adinda. “Voor de accountant is het prettig
als de audit trail zorgvuldig is vastgelegd,” zegt Naida Sadžak
van Finext, ook nauw betrokken bij het project.
Als oud-accountant kijkt zij vanuit het perspectief van de
accountant naar het verbeteren van de processen.
Naast de verbetering van de kwaliteit heeft het verbeterde
versiebeheer grote impact op de werkdruk. “We presenteren
nu met een ‘big smile’ versie 96,” zegt Adinda. “Uiteindelijk
zullen we naar veel minder versies gaan, nu zijn we gaandeweg
nog aan het verbeteren. Bovendien is iedere tekstwijziging
een nieuwe versie.” “Verdere standaardisatie van het proces
kan nog meer verbeteringen brengen, zodat het aantal
afstemmingen minder wordt,” zegt Naida.
Samenspel binnen de organisatie
Ook vanuit de top van Brabant Water wordt positief gereageerd
op het nieuwe verslagleggingsproces. “Het management is
positief verrast, doordat ze nu alle veranderingen in één oog
opslag kunnen zien,” zegt Henk. Daarnaast geeft ook de
accountant in zijn rapportage aan dat er ten aanzien van het
versiebeheer grote stappen zijn gezet. “We kunnen nu meer
focussen op de overzichten, waardoor de interne beheersing
op een hoger niveau komt.”
Als je de Disclosure Manage-
mentoplossing goed inricht,
kun je de verantwoordelijkheden
voor de teksten voor het jaar
verslag veel lager leggen
Brabant Waterlevert drinkwater
aan
2,4 miljoeninwoners en
bedrijven in Noord-Brabant
Winningin 2014:
174.757.000m3
Meer weten over het inzetten van Disclosure
Managementoplossingen voor jouw jaar-
verslag? Neem contact op met Wesley Schulte
via wesley.schulte@finext.nl of 070 – 300 3000.
13 / INTERVIEW
12. DURF
> STIJN GABRIËLS VERTROUWT BIJ ZIJN REIZEN OP HET GOEDE
ONDERHOUD VAN VLIEGTUIGONDERDELEN DOOR ZIJN KLANT
FOKKER TECHNOLOGIES.
14 / VISIE
13. schappelijke ontwikkelingen mee. Vanaf 2007 ontstond
door de crisis een duidelijke omslag naar meer inzicht in
de cashflow en daarmee sturing op liquiditeit.
Stap voor stap
De eerste stap voor consolidatie en rapportage is een goed
uitgedacht datamodel, met bijbehorende elementen als
verloopstaten voor de balans en specificaties voor de P&L.
Besteed vervolgens tijd en aandacht aan de aansluiting van
je consolidatie- en rapportageoplossing met diverse
bronsystemen. Daarmee zou het eenvoudiger moeten zijn
om voor de hele organisatie consistent te rapporteren en
KPI’s helder te definiëren.
De volgende vraag is: welke informatie is relevant, wat is
belangrijk, en in welke mate van detail? Denk hierbij
enerzijds aan de externe rapportagevereisten en anderzijds
aan de interne managementrapportages. Veel geconsoli-
deerde maandrapportages gaan uit van 40-50 pagina’s.
Maar zou je met een beperkte maandrapportage ook uit
de voeten kunnen? Een klein overzichtelijk boekje met
een aantal one-pagers en grafieken of tabellen zegt meer
dan een boekwerk met cijfertjes in lettergrootte 8.
Stel een limiet
Een vliegtuig kent een duidelijke limiet aan gewicht en
aantal passagiers. Meer is gewoonweg niet mogelijk of
toegestaan. Stel, je limiteert de lengte van de rapportages
op dezelfde manier. Wat neem je mee op de ‘rapportage-
reis’ als je maximaal 10 pagina’s met financiële informatie
mag aanleveren?
Geldt ‘less is more’ niet ook voor rappor-
tages? Persoonlijk heb ik liever één goede
one-pager, met in één oogopslag de be-
langrijkste stuurinformatie, dan een lange
onoverzichtelijke rapportage. Welke infor-
matie is relevant, en voor wie? En wat
kunnen we leren van de bagagelimieten
van vliegtuigmaatschappijen?
In de praktijk zien we dat het oorspronkelijke consolidatie-
en rapportagemodel veelal lean & mean wordt uitgedacht.
We zien echter ook dat twee tot drie jaar later allerlei
toevoegingen zijn gedaan. Informatiebehoeften veranderen,
bijvoorbeeld door het ontstaan van nieuwe inzichten of
een wisseling in de directie. Dit zijn legitieme redenen om
veranderingen in het informatiemodel toe te voegen.
Echter, de oude elementen worden vaak niet weggehaald.
Cijfers om de cijfers?
Om terug te gaan naar een beheersbaar en relevant data-
model, staat het doel van de rapportages centraal. Worden
de cijfers opgevraagd om het opvragen van de cijfers? Of
levert het rapport echt meerwaarde op? Als je de niet-rele-
vante details weglaat, bespaar je geld en tijd.
Zet de belangen van je stakeholders voorop; wat hebben
zij nodig aan informatie? Daarbij zijn drie factoren be-
langrijk om mee te nemen in je afwegingen. Ten eerste het
type onderneming; er is een duidelijk verschil in rapporta-
gebehoeften tussen beursgenoteerde ondernemingen,
private equity gefinancierde ondernemingen en familie
bedrijven.
Daarnaast speelt ook de branche een rol. Zo hebben
retailers veel gedetailleerdere wekelijkse margeanalyses
nodig en zijn ze sterk P&L-driven, terwijl bedrijven actief
in vastgoed meer balansgedreven zijn en per kwartaal
rapporteren. Als derde factor tellen economische of maat-
Verder praten met Stijn? Dat kan via
stijn.gabriels@finext.nl of 070 - 300 3000.
KIEZENTEKST: STIJN GABRIËLS
TE
15 / VISIE
14. > BERT SNIPPE EN PIETER BAS TER MAAT
OP ÉÉN VAN DE AFVALVERWERKINGSTERREINEN
VAN ATTERO.
16 / INTERVIEW
15. Vloeiend
Attero verwerkt bedrijfs- en huishoudelijk
restafval tot bruikbare grondstoffen en
duurzame energie. Tijdens de migratie naar
SAP BPC 10 benutte de innovatieve organi-
satie de ‘migratiestraat’, een aanpak om
een vloeiende upgrade te realiseren. Ook
de training van de gebruikers werd tijdens
de migratie benut, om zo met werkelijke
cijfers en processen te testen.
Attero
migratieproces
bij
TEKST: DANIELLE GRUIJS
17 / INTERVIEW
16. Als je niet bij bent qua upgrades, krijg
je meer maatwerk. Er moet tenslotte
toch een oplossing gevonden worden
we eerder dit jaar een grote SAP-upgrade gedaan, inclusief
CRM,” vertelt Pieter Bas ter Maat, projectleider IT bij Attero.
“We willen met elke nieuwe versie mee, zodat je elk jaar een
stap maakt. Dan wordt de impact kleiner en is de upgrade
beter te overzien. Ons beleid is om altijd de laatste versie -1
te gebruiken.”
“Door steeds een recente versie te gebruiken krijgen we ook
weer toegang tot nieuwe functionaliteiten,” zegt Bert. Dat
brengt meer mogelijkheden met zich mee. “Als je niet bij bent
qua upgrades, krijg je meer maatwerk. Er moet tenslotte toch
een oplossing gevonden worden. Als je een recente versie
gebruikt heb je de mogelijkheid om de requirements via de
bestaande functionaliteiten van de software op te lossen.”
“Binnen Attero hebben we het beleid om bij te zijn met de
technieken,” vertelt Bert Snippe, Hoofd Reporting en FA bij
Attero, over de aanleiding om te migreren naar SAP BPC 10.
“Daarnaast krijgen verouderde pakketten geen service meer
vanuit de softwareleverancier. Je weet dat je een keer over
moet naar de nieuwe versie.” Op vijftien operationele locaties
van Attero verwerken 750 medewerkers onder meer het
huishoudelijk restafval van enkele miljoenen Nederlanders.
Het doel is zoveel mogelijk bruikbare grondstoffen terug te
winnen, duurzame energie te leveren en nuttige producten
te produceren.
Laatste versie -1
Bij de migratie is de timing ten opzichte van andere projecten
goed afgewogen. “Een half jaar lang stond alles in het teken
van de software weer op het juiste niveau brengen, zo hebben
18 / INTERVIEW
17. Migratiestraat
Om de migratie naar SAP BPC 10 soepel te laten verlopen,
gebruikte de organisatie de ‘migratiestraat’. Dit is een speci
fieke aanpak voor het migreren naar nieuwere versies, ont
wikkeld door Swap Support en haar zusterorganisatie Finext.
“De stap naar SAP BPC 10 is een grote,” vertelt Naida Sadžak
van Finext. “Dat moet projectmatig aangepakt worden, maar is
geen nieuwe implementatie.” Daarmee valt de migratie precies
op het snijvlak van beheer en implementatie. De ‘migratiestraat’
combineert dan ook beheerexpertise vanuit Swap Support met
de implementatiekennis van Finext.
“De zwaarte van de migratie ligt in het herbouwen van de
inputschedules en reports,” vertelt Julia Heinemann van Swap
Support. “Om de organisatie te ontlasten, bereiden we zowel
het herbouwen als de technische stappen op de Service Desk
voor.”
Binnen de aanpak is Swap Support het eerste aanspreekpunt
voor Attero. “Swap Support, de business en ICT zijn een
driehoek, die als gelijkwaardige partners met elkaar samen
werken,” vertelt Pieter Bas. “Het is niet zo dat ICT het project
leidt; we spreken af wie wat doet, en maken het dan met elkaar
mogelijk.”
Trainen en testen
De training van de eindgebruikers werd benut voor het testen
van de applicatie. Julia: “Er wordt vaak getest in happy views,
bijvoorbeeld door iemand met alle rechten. Nu hebben we
getest met een echte maandafsluiting, in plaats van een voor
beeldcase. Daardoor laat je specifieke gebruikers hun eigen
processen doorlopen.” “Iedereen had zijn of haar eigen spullen
meegenomen waarmee zij de volgende maandafsluiting zouden
doen,” vertelt Bert. “Dan loop je tegen kleine dingen uit de
dagelijkse praktijk aan.”
“Het was meteen een training on the job, met de werkelijke
cijfers in de werkelijke omgeving,” zegt Pieter Bas. Hij ziet
duidelijk voordelen van deze aanpak. “Hoe meer je tegen de
werkelijkheid aan zit met je training, hoe meer de mensen het
daadwerkelijk herkennen als hun werk.”
Tijdens het gecombineerde trainen en testen waren Julia en
Naida aanwezig om meteen op vragen te kunnen reageren.
Tegelijkertijd zaten er bij de Servicedesk mensen klaar om
kleine aanpassingen meteen in de applicatie door te voeren.
Korte doorlooptijd
De migratie kenmerkte zich door een korte doorlooptijd. “We
hebben het in een bijzonder korte periode gedaan, met een
doorlooptijd van 6 tot 8 weken,” vertelt Bert. “Het grote
voordeel is dat je tot op de dag, zelfs tot op het uur nauwkeurig,
aan het plannen bent, waardoor je capaciteit binnen de organi
satie kunt claimen.”
De resultaten zijn positief. “We zijn tijdens de halfjaarafsluiting,
vlak na de livegang, niet tegen problemen aangelopen,” zegt
Bert. “De gebruikers kunnen soepel doorgaan met hun
werkzaamheden, dat is bij een migratie eigenlijk het grootste
compliment.”
Nieuwsgierig naar het inzetten van de
migratiestraat voor de upgrades binnen
jouw organisatie? Neem contact op met
Julia Heinemann via
julia.heinemann@swapsupport.nl of
070 - 300 3035.
huishoudelijk restafvalvan
enkele
miljoenen
Nederlanders
totaal
3,3miljoen
tonafval
per jaar
de installaties wekken energieop
voor circa
350.000huishoudens
en voorzien
in de warmtebehoefte
van enkele
lokalebedrijven
19 / INTERVIEW
19. 21 / TREND
Performance Management is volop
in beweging. Wat zijn de nieuwste
ontwikkelingen? En wat betekenen
deze voor jouw organisatie?
Jethro van der Veer, Olaf Looije en
Tiemen van der Tuijn gaan dieper
in op drie trends.
in Performance
Management
Trends
20. 22 / TREND
Tax reporting:
de 5 trends TEKST: JETHRO VAN DER VEER
01
De wereld van tax is volop in beweging. Niet alleen
vanuit veranderende wet- en regelgeving, maar ook vanuit
groeiende maatschappelijke aandacht voor de belasting-
keuzes van organisaties.Wat betekent dit voor tax reporting?
En voor de samenwerking tussen tax en finance?
De 5 belangrijkste trends op een rij:
1. Country-by-Country reporting
Over het jaar 2016 zullen multinationals met een
omzet boven 750 miljoen euro een country-by-
country report moeten indienen bij de Belasting-
dienst.
2. Grotere vraag om transparantie
Maatschappelijke ontwikkelingen vragen om meer
transparantie met betrekking tot belastingbetalingen
en fiscale structuren. Dit leidt steeds vaker tot het
online publiceren van de fiscale strategie. Ook
worden er fiscale kengetallen in het sustainability
report opgenomen, zoals inzicht in belasting-
afdrachten, de bijdrage aan de economie en de
belastingafdracht per medewerker.
3. Noodzaak voor accurate data vanuit
de hele organisatie
Ook intern is er een sterkere behoefte aan accurate
data. Naast informatieverzoeken vanuit de rest van
de organisatie, is het pure noodzaak om de
toekomstige belastingposities en -betalingen juist
in te kunnen schatten.
4. Samenwerking tax en finance
De afdelingen tax en finance zijn afhankelijk van
elkaar om te komen tot een juiste financiële
rapportage en aangiften. De afhankelijkheid vertaalt
zich meer en meer in samenwerking op het gebied
van dataverzameling en analyse.
5. Opkomst van corporate tax
reportingapplicaties
Met de inzet van corporate tax reportingapplicaties
kan tax nu grote stappen maken; van verzamelen
naar analyseren en optimaliseren. De corporate tax
reporting tooling wordt zelfstandig ingezet of volledig
geïntegreerd met een bestaand Performance
Managementsysteem.
De juiste mate van detail
Opgeteld vragen en leveren deze trends een soepel
en effectief tax reporting proces, zodat de juiste mate
van detail eenvoudig verzameld en gerapporteerd
kan worden.Vandaag én in de komende jaren.
Meer weten over corporate tax reporting en
de software mogelijkheden? Neem contact
op met Jethro via jethro.van.der.veer@finext.nl
of 070 – 300 3000.
21. 23 / TREND
Tot voor kort was een private cloud bij een gespecia-
liseerde hostingpartij vaak de beste cloud-optie voor
Performance Managementapplicaties.We zien daar
nu echter twee opties bijkomen.Ten eerste wordt de
public cloud bij partijen als Microsoft Azure beter,
waardoor dit steeds vaker een serieuze mogelijkheid
voor de hosting van je financiële applicaties wordt.
Daarnaast zien we softwareleveranciers die de
applicaties naast on-premise ook in hun eigen cloud
leveren. Leveranciers als Anaplan zijn zelfs volledig
cloud-based.
Computing power
Het gevolg is een verschuiving in computing power;
CPU’s (Central Processing Units) worden verkocht als
commodity. Net als bij elektriciteit kun je flexibel en
just in time die hoeveelheid CPU’s gebruiken die
je op dat moment nodig hebt.Vergelijk het met elek-
triciteit; als ik op het lichtknopje druk, gaat de stroom
lopen zonder dat ik vooraf een aantal kilowatt in hoef
te kopen.
Beheer in de cloud
Deze verschuivingen betekenen echter niet dat je
geen beheer meer nodig hebt. De public cloud kan
weliswaar CPU’s leveren, zij leveren geen applicatief,
functioneel of technisch support. En ook binnen een
vendor cloud blijft de afweging hoe je het functioneel
beheer inricht belangrijk; geen enkele software-
leverancier kent de platformen en financiële pro-
cessen van al zijn klanten inhoudelijk.
Computing power wordt steeds meer een commodity,
net als cacaobonen dat al heel lang zijn. Maar om er
echt chocola van te maken, is er nog steeds een flinke
dosis vakmanschap nodig. Of je het nu in huis
verzorgt of uitbesteedt, ook in de cloud blijft beheer
essentieel voor het goed functioneren van je Perfor-
mance Managementapplicaties.
Olaf Looije werkt bij Swap Support.
Eens verder praten over hosting & beheer
in de cloud? Je bereikt Olaf via
olaf.looije@swapsupport.nl of 070 - 300 3035.
De cloud wordt meer en meer gemeengoed.Tegelijkertijd
ontwikkelen de verschillende varianten van de cloud zich
razendsnel. Computing power wordt binnenkort net zo’n
commodity als cacaobonen.Wat zijn de gevolgen voor jouw
financiële applicaties? En wat betekent dat voor het beheer?
De volgende stap
in de cloud
TEKST: OLAF LOOIJE
02
22. 24 / TREND
Integratie van variëteit
Om compleet inzicht in de prestaties te waarborgen,
is informatie uit alle onderdelen van de organisatie
nodig.Vaak is deze in een grote variëteit aan vormen
en maten beschikbaar; het ERP-systeem, lokale
Excel-sheets of antieke IT-bouwwerken. BI is, na juiste
inrichting van de extractie, transformatie en het laden
in modellen (ETL), in staat de veelvoud aan data
automatisch te uniformeren en integreren.
Snelle analyses vanuit de broekzak
Met deze geïntegreerde data kunnen, naast de
traditionele (KPI-)dashboards, in toenemende mate
specifieke prestatie-relevante inzichten worden ge-
boden. BI levert de methodes en middelen om
(ad-hoc) analyses te maken, waarmee - soms tot dan
toe verborgen - verbanden worden gevonden, be-
schreven en voorspeld. Door de steeds toenemende
rekenkracht kan dit zelfs realtime vanuit de broekzak.
Sturen met financieel effect
Bovenstaande ontwikkelingen zijn bijzonder relevant
voor Finance. De beschikbare data stelt de CFO in
staat de brug tussen strategie en operatie te slaan.
Middels analyses op trends, veranderende omstan-
digheden of doorgerekende strategie-effecten
wordt directe, integrale sturing richting o.a. marke-
ting, prijsstelling, fabricage en supply-chain mogelijk.
Dit zal, door het nemen van de juiste beslissingen,
resulteren in steeds hogere rendementen, kwaliteit
en tevredenheid.
De juiste vraag leidt tot het juiste
antwoord
Het vinden en gebruiken van de juiste informatie kan
alleen door het stellen van de juiste vragen. Hiervoor
is een nauwe samenwerking tussen Performance
Management en BI noodzakelijk. Door een goed
samenspel biedt BI de sleutel tot de antwoorden voor
het continu verbeteren van de organisatieprestaties.
Tiemen is BI-consultant bij Plainwater, de
nieuwste onderneming binnen de waarde-
keten rondom Performance Management.
Je bereikt Tiemen via
tiemen.van.der.tuijn@plainwater.nl of
070 - 300 3080.
Kunnen Business Intelligence (BI) en Performance Manage-
ment nog zonder elkaar? Performance Management is niets
zonder betrouwbare feiten vanuit BI. En andersom is Perfor-
mance Management de belangrijkste bestaansreden van BI.
Business Intelligence:
het fundament
van Performance
Management
03
TEKST: TIEMEN VAN DER TUIJN
23. 25 / TREND
Financial consolidation, reporting, planning and analytics
Proven Success Join our growing list of successful
global customers!100%
XFA Modern Platform for Corporate Performance Management
info@onestreamsoftware.com www.onestreamsoftware.com +41.78.838.1995
KEEP
AND LET’S GET
BACK TO
CALM
BUSINESS
OneStream XF’s Unified Financial Platform provides multiple business
solutions without adding any technical complexity. Deliver more value
to the business while simultaneously driving down the cost of ownership
24. ACTUALS
nieuwe tankstations
geopend in 2013
lubricants blending
capacity
100
100.000 ton
Shell licentiehouder voor
in Afrika
16 landen
in Afrika
Vitol wordt verkocht op
21 airports
vaste medewerkers
2.000
Shell service stations
in Afrika
1500
opslagcapaciteit
900.000 m3
BUDGET &
FORECAST
SUPPLY/DEMAND
PLANNING
Ksh
GHC
Gce
Cfa
25. TEKST: DANIELLE GRUIJS Vivo
Energy
Geïntegreerd
informatie-
landschap
bij
Vivo Energy is de licentiehouder voor Shell
in 16 landen in Afrika. Om het Finance
Transformation Program te ondersteunen,
implementeerde het snelgroeiende bedrijf
een geïntegreerd landschap met business
planning, consolidatie en integrated
reporting. Het gelijktijdig implementeren
van vier verschillende applicaties vraagt
om een gestructureerde benadering.
27 / INTERVIEW
26. Integratie is de sleutel
Vivo Energy koos Oracle HFM voor consolidatie, Oracle
Planning and Budgeting Cloud Service (PBCS) voor business
planning en Oracle Demantra voor de operationele planning.
“Aangezien JD Edwards al in huis was, was het een logische
keuze om meer Oracle-producten zoals SNO, Demantra,
HFM en PBCS te integreren”, zegt Roy Piek van Finext
Performance Management.
Bij het ondersteunen van de integratie speelde FDMEE een
belangrijke rol. “FDMEE is de nieuwste versie van Financial
Data quality Management (FDM), gericht op het ondersteunen
van de data-integratie van zowel planning in de cloud als
on-premise oplossingen, zoals HFM en Demantra”, legt Roy uit.
“We zijn een jong en ambitieus bedrijf; op dit moment zitten
we midden in een Finance Transformation Program,” zegt Jan
Timo Rebisch, group controller bij Vivo Energy. De Shell-
licentiehouder is een joint venture tussen Vitol (40%),
Helios Investment Partners (40%) en Shell (20%). “Eén van de
belangrijkste elementen van de financiële routekaart is het
verwerken van de actuals en de planning in een geïntegreerd
landschap, dat beide werelden met elkaar verbindt.”
De juiste basis
Vanaf het begin van het programma werd de business be
trokken bij de financiële routekaart. “Een financiële organisatie
heeft twee rollen; de compliance & governance-rol en die van
business partner. Voor de business partnerrol heb je het juiste
fundament nodig: de juiste processen en teams, maar ook de
juiste systemen,” legt Jan Timo uit.
“We moeten ervoor zorgen dat we binnen onze processen
nauwkeurig en tijdig kunnen rapporteren. Tegelijkertijd wilden
we de belangrijkste KPI’s - de drivers voor onze business -
integreren in de interne managementrapportage.” Het model
werd dan ook ontworpen op basis van de requirements
uit de business.
We hebben de ‘backbone’ van
metadata en dimensionaliteit
nodig om de doelstellingen
van het geïntegreerde land-
schap te bereiken
Eén van de belangrijkste
elementen van de financiële
routekaart is het verwerken
van de actuals en de planning
in een geïntegreerd landschap
28 / INTERVIEW
27. Internationale omgeving
Zoals elke internationale organisatie heeft ook Vivo Energy
te maken met verschillende culturen in verschillende landen.
Om het internationale programma te ondersteunen speelde
Sonum International, een zusterorganisatie van Finext
gespecialiseerd in internationale Performance Management-
implementaties, ook een rol in de implementatie. “In mijn ogen
werkt dit goed. Beide teams werken nauw samen om de beste
oplossingen voor HFM, PBCS, Demantra en JD Edwards vinden.
Ze zijn zeer ervaren en weten precies wat er nodig is in de
andere applicaties. Zij zorgen ervoor dat het de beste oplossing
voor een integratie wordt, in plaats van de beste oplossing voor
de afzonderlijke silo’s,” zegt Jan Timo. “Integratie is nooit
makkelijk, maar het combineren van de HFM en PBCS project
teams maakt mijn leven gemakkelijker.”
Een andere zusterorganisatie, Swap Support, is ook betrokken.
“Swap Support heeft ons geholpen met de technische
installatie en beheert die delen van HFM die al geïmplemen
teerd zijn,” zegt Jan Timo. “We wilden de aandacht voor
support uit de focus van het project halen.”
Een gestructureerde aanpak
De verschillende applicaties werden gelijktijdig geïmplemen
teerd. Dit vroeg om een gestructureerde aanpak. “We gingen
altijd terug naar één basisprincipe: JD Edwards is het
fundament. Als er een wijziging nodig was, werd deze eerst in
JD Edwards gedaan. Hetzelfde gold voor de actuals; deze
waren leidend. We gebruikten de definities voor de actuals
voor de andere onderdelen,” zegt Roy.
“De dimensionaliteit van de modellen in HFM en PBCS zijn waar
mogelijk identiek. We hebben deze ‘backbone’ van metadata en
dimensionaliteit nodig om de doelstellingen van het
geïntegreerde landschap te bereiken, en om support ook in
de toekomst zo eenvoudig mogelijk te maken.”
Processen in één lijn brengen
Een bijkomend voordeel is dat de geïntegreerde benadering
ook de processen op één lijn brengt. Roy: “Elk land in de hele
organisatie gebruikt nu hetzelfde rapportageboek tijdens de
afsluiting. Tegelijkertijd hebben zij de flexibiliteit om hun cijfers
binnen Oracle Smart View te analyseren. Het is allemaal
gebaseerd op dezelfde bron.” “Het standaardiseren van pro
cessen en systemen maakt het leven voor elke organisatie veel
makkelijker,” beaamt Jan Timo. “Standaardisatie vergemakke
lijkt de analyses en de integratie van informatie. Dit fundament
maakt tijd vrij en biedt een basis voor de business partnerrol
die je als financiële organisatie moet vervullen.”
We gingen altijd terug naar één
basisprincipe: JD Edwards is het
fundament. Als er een wijziging
nodig was, werd deze eerst in JD
Edwards gedaan
Nieuwsgierig naar de mogelijkheden om
het IT-landschap in jouw organisatie te
integreren? Neem contact op met Roy Piek
via roy.piek@finext.nl of 070 – 300 3000.
29 / INTERVIEW
28. > OOK BIJ HET TAPPEN VAN EEN BIERTJE VAN ÉÉN VAN HAAR
OPDRACHTGEVERS LET MAUD VERMEULEN OP DE KWALITEIT
DIE DE EINDGEBRUIKER ERVAART.
BUSINESS
PLANNING:
EEN KWESTIE
NickVollebregt,JazzCafé,Laren
30 / VISIE
29. FOCUSmiljoenen data-punten. Door de vereenvoudiging ontstond
ruimte voor focus op de groei van de merken. Ook het
plannen van nieuwe producten werd hierdoor veel makke-
lijker. Aan de andere kant was het niveau zo gekozen,
dat de relevante details voor het doorrekenen van revenue,
cost of goods sold (COGS) en transportkosten wel
aanwezig waren.
Naast het bepalen van een relevant detailniveau is het van
belang een model te ontwikkelen met als uitgangspunt de
gebruiker:
>> Gebruik termen die herkenbaar zijn voor de business;
>> Zorg dat duidelijke instructies beschikbaar zijn binnen
het planningsmodel;
>> Zorg voor een goede scheiding tussen management
accounting en legal accounting. Het integreren van
details die nodig zijn voor deze verschillende processen
leidt tot complexe modellen, die hun doel vaak voorbij
schieten.
>> Sluit zo dicht mogelijk aan op de bedrijfsprocessen.
Herkenbaarheid voor de gebruikers
Is een goed business planningsmodel simpel? Nee! Helaas
komt er vaak heel wat bij kijken om de huidige complexe
processen binnen bedrijven adequaat te ondersteunen.
De kunst is om deze complexiteit naar de back-end te
verplaatsen, en zo de front-end voor de gebruikers
herkenbaar te maken.
Het opzetten van een efficiënt business planningsmodel
zou eigenlijk met een heel simpele vraag moeten starten:
‘Wie plant wat wanneer?’. Deze cruciale vraag wordt
echter vaak overgeslagen, wat er in veel gevallen toe leidt
dat de nieuwe oplossing het proces en de business niet
voldoende ondersteunt.
Een goed planningsmodel komt op basis van zo weinig
mogelijk manuele invoer tot een zo accuraat mogelijke
inschatting van de toekomstige resultaten. De manuele
invoer beperken kan door te werken volgens de
volgende stappen:
1. Focus op de meest relevante zaken
Extra detail is nodig om de items die de meeste impact
hebben op de resultaten goed te kunnen onderbouwen,
plan de minder beïnvloedbare en minder substantiële
zaken op een hoger niveau. Laat de budgethouders
focussen op zaken waar ze verstand van hebben en waar
ze invloed op kunnen uitoefenen. Een minder goed voor-
beeld kwam ik tegen bij een verzekeringsmaatschappij,
waar aan alle kostenplaatsen gevraagd werd om de hele
P&L te plannen. De budgethouder had echter maar op
15% van de gevraagde items directe invloed.
2. Bied alternatieven voor uitzonderingen
Gebruik relevante drivers die toegepast kunnen worden
op productgroepen of klantengroepen en geef de moge-
lijkheid de drivers of de bedragen aan te passen voor
producten en klanten die afwijken van de standaard.
3. Kies een relevant detailniveau
Zo plant een internationale bierbrouwer op merk en
verpakking (flesje, blikje, fust, bulk), in plaats van op
eindproductniveau. Voorheen moest er voor 5000 stock-
keeping units (SKU’s), op klantniveau, per brouwerij
en per maand gepland worden. Dit resulteerde in
TEKST: MAUD VERMEULEN
Verder praten met Maud over effectieve
planning? Neem contact op via
maud.vermeulen@sonum-int.com of
06 - 506 83 244.
Hoe leid je het planningsproces in goede banen? Er zijn grote hoeveelheden
data, complexe calculaties en verschillende bronnen die gekoppeld moeten
worden. Bovendien zijn er binnen de organisatie vaak veel mensen betrokken
bij het planningsproces. Hoe bereik je het uiteindelijke doel: een zo goed
mogelijk inzicht in de toekomstige ontwikkelingen?
VAN
31 / VISIE
32. > BART HONTELÉ DEELT GRAAG MENTOS UIT,
ÉÉN VAN DE BEKENDE MERKEN VAN PERFETTI
VAN MELLE.
34 / INTERVIEW
33. TEKST: DANIELLE GRUIJS
Perfetti
Van
Melle
de businessbij
Inzicht
voor
Perfetti Van Melle, bekend van Mentos, Fruittella, Chupa
Chups en Smint, levert snoep en kauwgum aan meer dan
150 landen wereldwijd. De multinational wilde de business
een geïntegreerde OLAP-tool geven om de werkelijke
resultaten te vergelijken met de budgetten. SAP BPC onder-
steunt hierin met inzicht en snelheid.
35 / INTERVIEW
34. We kunnen een gesprek aangaan over
de waarom-vraag; wat wil ik dat er
gebeurt, wat is er gebeurd en waarom
is het gebeurd?
Tijdens de pilot hebben we zorgvuldig gekeken of SAP BPC
goed aansloot bij de wensen vanuit Perfetti Van Melle,” vertelt
Maud Vermeulen van Sonum International. Zij is als lead
consultant nauw betrokken geweest bij het design en de inter
nationale uitrol van het planningsmodel. Siebe: “Een belangrijke
voorwaarde was de compatibiliteit; kunnen we uploaden vanuit
SAP en integreren met BI?”
“Ik vond dat het budget en de latest estimates opstellen
handiger moest kunnen dan deze financieel doorrekenen in
Excel,” vertelt Siebe van Geel, Sales Controller Export & Travel
van Perfetti Van Melle. Hij is de zelfbenoemde ‘aanstichter’
van het project om het budgetproces te verbeteren. “Ik ben
spontaan in de boot gestapt omdat het huidige BLX-planning
systeem behoorlijke performanceproblemen begon te ver
tonen,” zegt Christina Verdonck, Sales Controller Benelux bij
Perfetti Van Melle.
Samenspel tussen IT en finance
Het resultaat was een pilot voor een nieuwe business plan
ningstool waar IT vanaf het begin bij betrokken was. “Als IT
hebben we daar waar nodig finance bijgestaan om ook vanuit
een technisch oogpunt de juiste beslissingen te nemen. Daarbij
richtten we ons vooral op de achterkant,” vertelt Casper
Nieuwenhuizen, Team Lead Business Intelligence & Application
Development bij Perfetti Van Melle. “Eén van de doelen van
de nieuwe oplossing is dat belangrijke stappen niet meer in
de hoofden van de mensen zitten, maar zijn verankerd in het
systeem.”
De calculaties zijn nu 25 keer
sneller; we zijn van drie kwartier
naar een paar minuten gegaan
36 / INTERVIEW
35. Verantwoordelijkheid bij de business
“Een tweede doel is het leggen van verantwoordelijkheid bij de
business owners; de salesmensen,” vertelt Bart Hontelé van
Perfetti Van Melle. “Sales en marketing kunnen nu topline zien
waar de afwijkingen zitten ten op zichte van de targets, ver
volgens kun je downdrillen naar het laagste niveau. Dat geeft
veel inzicht. Bovendien kunnen we meteen een gesprek
aangaan over de waarom-vraag; wat wil ik dat er gebeurt, wat
is er gebeurd en waarom is het gebeurd?” Als Senior Sales
Controller Benelux heeft Bart eerst het project voor de Benelux
getrokken, na een overstap naar het Verenigd Koninkrijk wilde
hij het ook graag in de UK gaan gebruiken. Hij heeft inmiddels
ook daar de nieuwe oplossing uitgerold.
Het project kenmerkte zich door veel input vanuit de gebruikers.
“Zowel de key users als de eindgebruikers hebben zelf de
mogelijkheid gehad om mee te denken over de oplossing, waar
door de gebruiker zo veel mogelijk uit het pakket kan halen,”
zegt Gert-Jan van den Berg, consultant bij Finext.
Keuzes
Tijdens een planningsimplementatie is het de kunst om het
model zo eenvoudig mogelijk te houden. “De verleiding is altijd
aanwezig om alle technische mogelijkheden van de nieuwe
oplossing te benutten,” zegt Maud. “Dat is echter niet altijd
verstandig.” “We willen de complexiteit laag en de performance
hoog houden,” beaamt Casper.
Ook de branche waarin Perfetti Van Melle opereert heeft
invloed. “Het is voor ons bijvoorbeeld van belang om te zien wat
het effect is van promotionele en reguliere volumes,” vertelt
Christina. “Promotionele acties dienen nauwlettend te worden
geëvalueerd: wat geven we weg en wat levert het op?”
“De promotionele acties hebben invloed op de volumes en de
marges,” zegt Bart. Maud: “Het is mooi om te zien dat Perfetti
Van Melle niet alleen kijkt naar de kosten, maar juist ook naar
de opbrengsten. Daar helpt het pricing model in.”
25 keer sneller
De betrokkenen zijn positief over de resultaten van de nieuwe
planningsoplossing .“Het is een multidimensionaal model met
miljoenen records die potentieel kunnen worden gecreëerd,”
vertelt Bart. “Waar we in het begin tegen serieuze performance
problemen zijn aangelopen, heeft SAP HANA geholpen de
performance echt te verbeteren.”
“We hadden SAP HANA als stip op de horizon gezet, het was
één van de redenen om SAP BPC centraal neer te zetten.
Dat vroeg wel om geduld en begrip voor het grotere plaatje,
gelukkig zien we nu de resultaten,” zegt Casper. “We zijn blij
dat we deze keuze hebben gemaakt. De calculaties zijn nu 25
keer sneller; we zijn van drie kwartier naar een paar minuten
gegaan.”
Verkooptsnoep en kauwgum
in
meerdan 150 landen
Mentos(Gum), Fruittella,
Klene,Look-O-Look,
Chupa Chups,
Smint en Frisk
Fabriekenin
Breda,Weert,Sittarden
Leuvenmaken
Mentos,
Fruittellaen Frisk
Nieuwsgierig naar de mogelijkheden om
jouw planningsproces te versnellen? Neem
contact op met Maud Vermeulen via
maud.vermeulen@sonum-int.com of
06 - 506 83 244.
37 / INTERVIEW
37. First Wind is leverancier van windenergie. Per kwar
taal levert het financiële team 30 GAAP overzichten
en rapportages voor elk van haar 16 windenergie
projecten. Om meer controle op de vele spread
sheets te krijgen koos de energieleverancier voor
Vena Solutions.
bij
First
Wind
TEKST: DANIELLE GRUIJS
39 / INTERVIEW
38. Wat waren voor First Wind de belangrijkste rede-
nen om een Performance Managementoplossing
te implementeren?
We wilden de betrouwbaarheid van onze rapportages
verbeteren door meer grip op het rapportageproces
te krijgen. Daarnaast wilden we ook de stress voor
onze mensen verminderen, die ontstond door het
handmatig checken van de spreadsheets op fouten.
Het accountingteam probeerde niet te ver achterop te
raken, waardoor er weinig tijd was om de eigenlijke
review te doen. In plaats van de gewenste 20% werk
en 80% beoordeling en analyse, was het meer 80%
werk, 20% beoordeling. Er was gewoon niet genoeg
tijd beschikbaar.
Vena Solutions is een nieuwe speler in de markt.
Deze oplossing biedt een Microsoft Excel-plat-
form met een centrale database, workflow-engine,
audit, security en proces management, waarbin-
nen bestaande Excel-sheets (her)gebruikt kunnen
worden.Waarom hebben jullie voor deze oplossing
gekozen?
We wilden de werkdruk verlagen. Ik vroeg me af hoe
ik de hoeveelheid spreadsheets kon organiseren; op
welke manier wordt het werkbaar? We zochten een
oplossing die gebruiksvriendelijk en gemakkelijk
te leren was, en waarbij de kennis en investeringen
rondom Excel niet verloren zouden gaan. Daarnaast
wilden we ook een oplossing die het finance-team
makkelijk kon gebruiken, zodat zij het zelf konden be-
heren in plaats van steeds aan te moeten kloppen bij
onze IT-afdeling. Uit een gesprek met Vena Solutions
bleek duidelijk dat zij de structuur konden bieden die
wij nodig hadden.
Jullie gebruiken meer dan 100 spreadsheets. Met
deze oplossing blijf je heel dicht bij jullie ver-
trouwde Excel-omgeving. Hoe ervaren jullie dat?
Uiteraard hebben we enkele processen moeten
aanpassen. Maar één van de belangrijkste redenen
om voor Vena Solutions te kiezen is de integratie met
Excel. Het is heel intuïtief, tegelijkertijd is het geen
gecompliceerd systeem.Voorheen misten we goed
versiebeheer, het bijhouden van wijzigingen en een
audit trail. En omdat de spreadsheets allemaal van
elkaar afhankelijk waren, had een fout in één van de
spreadsheets ook ergens anders impact. Dit beteken-
de dat de medewerkers één voor één alle spreads-
heets handmatig moesten controleren, en dat ze data-
verschillen die ontdekt werden moesten corrigeren.
Wim Heuvelman, consultant bij Finext Performance
Management, gaat in gesprek met Caroline Rubin,
controller bij First Wind.Wat zijn haar ervaringen
met deze nieuwe oplossing?
Vena Solutions biedt een
Microsoft Excel-platform
met een centrale database,
workflow-engine, audit,
security en proces
management, waarbinnen
bestaande Excel-sheets
(her)gebruikt kunnen
worden.
40 / INTERVIEW
39. Vena Solutions kent een centrale, beveiligde da-
tabase van waaruit de spreadsheets automatisch
met realtime cijfers worden geladen.Welke resul-
taten heeft dit opgeleverd?
We zien een forse kosten- en tijdsbesparing, doordat
het finance-team niet langer de betrouwbaarheid en
integriteit van de data hoeft te checken en te her-
checken.Tegelijkertijd is het team reeds vertrouwd
met Excel. Daarnaast is het minder risicogevoelig;
accountants en external auditors kunnen de spread-
sheets grondig testen en cel voor cel vergelijken. De
betrouwbare cijfers en direct beschikbare rapporta-
ges leiden tot een groei in vertrouwen – niet alleen
binnen finance, maar ook binnen de rest van de
organisatie.
Wat is de impact op de dagelijkse hectiek binnen
finance?
Na de implementatie is het opstellen van de finan-
ciële rapportages een efficiënt, gecentraliseerd en
vastomlijnd proces. Het finance-team kan nu moeite-
loos rapportages opstellen waar iedereen vertrouwen
in heeft.Vena Solutions stelt ons in staat om tijd vrij
te maken om onze processen te verbeteren. Hiervoor
hadden we continu het gevoel dat we met een brand
oefening bezig waren. Dat is nu gelukkig verleden tijd.
We zien een forse kosten-
en tijdsbesparing, doordat
het finance-team niet
langer de betrouwbaar-
heid en integriteit van de
data hoeft te checken en
te herchecken.
Verder praten met Wim over de mogelijk
heden van nieuwe Performance
Managementoplossingen?
Je bereikt Wim via wim.heuvelman@finext.nl
of 070 – 300 3000.
41 / INTERVIEW
40. MAATVOERING
> OOK ALS HIJ THUIS EEN VLOER LEGT PROFITEERT WIETSE MOL
VAN DE STANDAARDMAATVOERING DIE HET WERK VAN ZIJN
OPDRACHTGEVERS IN DE BOUW EFFICIËNTER MAAKT.
42 / VISIE
41. MODELLEN-
WERKDit soort standaardisatie maakt ook het leven in het
informatielandschap makkelijker. Daarvoor is echter wel
voldoende aandacht vanuit finance, beheer en IT nodig.
En om de juiste inschatting te kunnen maken tussen ‘dit
past met een kleine procesaanpassing binnen de standaard’
en ‘deze standaardisatie gaat ten koste van het proces’,
moeten financials voldoende kennis van IT en de infor-
matiearchitectuur hebben.
Gevolgen voor beheer
De verdergaande integratie heeft gevolgen voor het beheer
van je financiële applicaties. Elke organisatie kent changes;
organisatieveranderingen, veranderingen in de informatie-
behoefte en veranderingen in techniek. Deze moeten
worden verwerkt in de financiële systemen. In de beheer-
praktijk zien we meer en meer dat een change niet alleen
gevolgen heeft voor het betreffende systeem, maar voor
veel meer applicaties.
Profiteren van integratie
Om echt te profiteren van de integratiemogelijkheden die
systemen bieden, moet er een helder informatiemodel
onder zitten en is het verstandig om niet teveel maatwerk
te hebben. Wees daarom vanuit finance betrokken bij het
ontwerp van het informatiemodel. Juist dan bieden de
nieuwe technologische ontwikkelingen een kans om met
minder effort nog betere stuurinformatie boven water
te krijgen.
Met technische ontwikkelingen als HANA
en het goedkoper worden van RAM-
geheugen kunnen we sneller grote hoe-
veelheden data verwerken, en daardoor
steeds complexere modellen maken.
Informatiesystemen integreren steeds
meer, waardoor complexiteit en onderlinge
afhankelijkheid toeneemt. Dit brengt veel
voordelen, maar zeker ook uitdagingen.
Waar je vroeger gebonden was aan de maximale grootte
van je model, kan nu bijna alles. On the fly optellen,
ongekende analysemogelijkheden; de techniek is niet
langer de remmende factor op de complexiteit van
het datamodel.
Een nieuwe remmende factor
Er is dan ook een andere beperkende factor nodig; anders
verlies je de focus en begrijpen gebruikers de uitkomsten
van de berekeningen niet meer. De nieuwe remmende
factor is geen technische, maar een menselijke. Hij zit
tussen je eigen oren. Daarmee gaan we naar een hybride
model, waarin je van de techniek profiteert maar wel
een duidelijke informatiestrategie kiest.
Zo worden rapportageboekjes gemaakt op basis van een
data layer, waarin allerlei systemen samenkomen. Als er in
de systemen iets verandert, moeten de uitkomsten in het
rapportageboekje nog steeds betrouwbaar en juist zijn.
Een ogenschijnlijk eenvoudig verzoek om de weeknum-
mering aan te passen beïnvloedt alle systemen.
Standaardiseer waar het kan
Toen ik voor een houten vloer de maten moest berekenen,
bleek voor elke meter extra overspanning precies een
volgende balkmaat in het assortiment te zitten. Tenminste,
als je de standaardvloerplaten gebruikt.
TEKST: WIETSE MOL
Verder praten met Wietse over het verbeteren
van de performance van je systemen?
Je bereikt Wietse via wietse.mol@swapsupport.nl
of 070 - 300 3035.
IN
43 / VISIE
43. TEKST: DANIELLE GRUIJS
Macintosh
Soepel
bij
jaarrekening-
proces
Macintosh Retail Group is een inter
nationale non-food retailer met diverse
ketens binnen West-Europa, waar-
onder Manfield, Invito en Scapino.
Om het proces rondom de jaarrekening
te versoepelen, koos het team voor
een Disclosure Managementoplossing.
Met deze nieuwe tool is de kwaliteit
van de jaarrekening verhoogd, terwijl
tegelijkertijd het proces versneld is.
45 / INTERVIEW
44. De implementatie van het nieuwe
jaarrekeningproces verliep
voorspoedig, van kop tot staart heeft
de bouwfase zes weken geduurd
Disclosure Managementoplossingen
Macintosh Retail Group heeft gekozen voor de Disclosure
Managementoplossing van Tagetik. Tagetik kan gecombineerd
worden met alle bekende Performance Managementoplos
singen. “In dit geval draait het bovenop de bestaande SAP
BPC-applicatie, dat communiceert prima met elkaar,” vertelt
Alwin Berkhout van Finext Performance Management. Hij is al
jaren betrokken bij de diverse Performance Management
oplossingen die Macintosh gebruikt. “Er is een goede klik.
Eind jaren ‘90 werkten we voor het eerst samen met Alwin,”
vertelt Hans. “Daarnaast pakte Wesley Schulte van Finext de
rol van projectmanager goed op. Voor een succesvol project
heb je een goede projectmanager nodig die de deadlines
bewaakt, ” zegt Roger Voncken, Group Controller bij Macintosh
Retail Group.
Van datacrunching naar analyse
De nieuwe oplossing is direct toegepast bij de jaarrekening.
De betrokkenen bij het opstellen van de jaarrekening zijn
positief over de resultaten van het nieuwe proces. “De organi
satie is nu minder tijd kwijt aan datacrunching, waardoor er
Hiervoor was het opstellen van de jaarrekening een omslachtig
proces. Om de jaarrekening op te leveren werkten meerdere
personen aan het inhoudelijke deel in Word. Dit bracht het
gevaar met zich mee van last minute wijzigingen die niet meer
goed verwerkt worden. ”Er zitten zoveel verbandcontroles in de
jaarrekening, dat je onder tijdsdruk steken kunt laten vallen,”
vertelt Phat Lu, Financial Controller bij Macintosh Retail Group.
Het feit dat er maar één persoon tegelijkertijd in het
Word-document kon werken, bracht vertragingen met zich mee.
Bovendien wilde de organisatie mensen ontlasten. “Niet zozeer
vanuit druk van buiten, maar primair voor onszelf om de mensen
gezond en de kwaliteit hoog te houden,” vertelt Hans Linssen,
Group Finance Director. De organisatie is nu voorbereid op de
vraag om sneller te publiceren, bijvoorbeeld vanuit regelgeving.
“Als je moet anticiperen op het moment dat het zover is, dan
ben je te laat.”
45. meer tijd is voor de analyse. De tijd die we besparen gebruikt
het team niet om sneller te gaan, maar om zorgvuldiger te
kunnen zijn.” De jaarrekening is niet eerder klaar, maar het
proces is veel meer ontspannen. “Voorheen hadden we geen
tijd om nog eens een stap terug te doen, door de tijdsbe
sparingen kan ik alles van a tot z bekijken,” vertelt Janneke
Daelmans, Manager Corporate Finance & Economics bij
Macintosh Retail Group.
Het team krijgt minder opmerkingen op de jaarrekening, ook
vanuit de accountant. “Er is inmiddels een evaluatie vanuit onze
huisaccountant geweest, waarin aangegeven werd dat er
minder versies gebruikt worden. Bovendien kunnen we duidelijk
aangeven wat er wel of niet veranderd is. De data die op
meerdere plaatsen terugkomt in het document sluiten nu gega
randeerd met elkaar aan.” Bovendien is door de verbeterde
kwaliteit de accountant minder tijd kwijt, waardoor een kosten
besparing ontstaat.
Eenvoud als keuze
De implementatie van het nieuwe jaarrekeningproces verliep
voorspoedig, van kop tot staart heeft de bouwfase zes weken
geduurd. Tijdens het project werden de bestaande functionali
teiten van de software als uitgangspunt genomen, waarbij
Macintosh Retail Group zich echt committeerde aan de
software. Vanuit eerdere ervaringen koos het team er vooraf
al voor om geen maatwerk te creëren. Daarnaast was de
reactiesnelheid vanuit Tagetik heel goed als aanvullende ge
wenste functionaliteit ontbrak. Deze snelheid van reageren
heeft Macintosh Retail Group nog niet eerder gezien bij soft
wareleveranciers. Een voorbeeld is de wens om het scheidings
teken bij duizendtallen weer te geven met een spatie in plaats
van een punt of komma, om zo de jaarrekening in dezelfde stijl
te houden. Dit zat niet standaard in de applicatie. Na een
melding bij Tagetik was er binnen een week een patch
beschikbaar.
Daarnaast moeten bij de inrichting van een nieuw proces
keuzes gemaakt worden. Bij het maken van deze keuzes is heel
pragmatisch gekeken naar de afwegingen, zodat het geheel
eenvoudig blijft. “Er zijn veel validaties die je kunt leggen,
sommige hiervan kun je beter in Excel doen,” zegt Wesley.
“Dit bespaart tijd, zowel in het bouwen als later in het proces,”
vertelt Mario Erkens, Applicatiebeheerder bij Macintosh Retail
Group. Met deze eenvoudige oplossing is het aantal validaties
teruggebracht van 300 naar 50.
Toekomstige stappen
Macintosh Retail Group gebruikt op dit moment de Disclosure
Managementoplossing om zowel de jaarrekening als het half
jaarbericht op te stellen. De organisatie is heel tevreden met
CDM en wil daarom verdere stappen zetten. Zo wil zij in de
toekomst het hele jaarverslag via de applicatie doen. Met de
eerste stap, het bouwen van een maandtoelichting op het
maandrapport, is het team inmiddels begonnen. De tweede
stap is het overzetten van de tabellen, vervolgens komt daar
de tekst vanuit de collega-afdelingen bij.
Gevraagd naar advies voor andere organisaties die het jaar
rekeningproces willen verbeteren, is het team van Macintosh
Retail Group stellig. “Voor organisaties die nog handmatig
jaarrekeningen opstellen, zijn nog veel verbeterslagen te reali
seren. Het is een gebruiksvriendelijke oplossing.”
Met deze eenvoudige oplossing
is het aantal validaties terug-
gebracht van 300 naar 50
Voorheen hadden we geen tijd
om nog eens een stap terug te
doen, door de tijdsbesparingen
kan ik alles van a tot z bekijken
Ben je benieuwd naar wat een Disclosure
Managementoplossing voor jouw organi-
satie kan betekenen? Neem contact op met
Wesley Schulte via wesley.schulte@finext.nl of
070 – 300 3000.
47 / INTERVIEW
46. Hogere kwaliteit
tegen lagere
kosten
Meer tijd voor core business
Snel resultaat zonder
ingewikkelde procedures
Integratie van private en public cloud
Persoonlijk aanspreekpunt in Nederland
in de cloud
hoef je niets
te missen
Wil je wel de voordelen van de cloud benutten, maar
geen afscheid nemen van je bestaande Performance
Managementapplicaties?
Met onze Cloud Enabler-aanpak kun je met SAP BPC en Oracle
Hyperion eenvoudig overstappen naar je eigen private cloud.
Meer weten?
Neem contact op met Jan Paul Verstraate:
078-619 0434 of cloudenabler@referit.nl.
www.referit.nl
“Onze private-cloud provider Referit is proactief en reageert
snel. Dat helpt ons om stabiele en snelle Performance
Managementapplicaties te realiseren voor organisaties als Endemol
en Boskalis.”
Wietse Mol
van Swap Support
47. Nieuwe
spelers in
de markt
onestream
tom shea
vena
solutions
don mal
Tidemark
Christian Gheorghe
Nieuwe softwareleveranciers betreden het speelveld van
Performance Management. Wat voegen deze nieuwe
spelers toe? Welke visie zit daarachter? En wat zien zij zelf
als toekomstige ontwikkelingen?
We vragen het de CEO’s van Tidemark, OneStream en
Vena Solutions.
48. Wat voegt jullie oplossing toe aan het vakgebied van
Performance Management?
‘Drowning in data, but starving for information’ is een
veelgehoorde kreet. Hoe kijken jullie daar tegen aan?
CEO Tidemark
Christian Gheorghe
CEO OneStream
tom shea
tom
CEO Vena Solutions
don mal
don
Tidemark is een mobile-first analytisch cloudplatform voor financieel en operationeel
Performance Management. Het is onze visie om iedereen in de organisatie in staat te
stellen om betere beslissingen te nemen, inzichten te democratiseren en informatie open
te stellen die er toe doet, wanneer het er toe doet en voor wie het er toe doet.
Als de uitvinders van zowel HFM en FDM in de late jaren 1990 hebben we altijd voorop
gelopen binnen Performance Management. OneStream is het resultaat van een nieuw
niveau van innovatie, waarbij de platformaanpak uniek is. Het platform kan worden ingezet
om meerdere oplossingen te leveren, bovendien zullen toekomstige applicaties snel te
leveren zijn op hetzelfde platform.
Waar veel Performance Managementoplossingen Excel willen vervangen, omarmen wij het.
In plaats van het wiel opnieuw uit te vinden geven we gebruikers de tool die ze al prettig
vinden, maar met de control en betrouwbaarheid die het management nodig heeft.
Ongeacht de afdeling of functie is effectieve samenwerking een must-have, wat betekent
dat je de juiste workflow nodig hebt. Een workflow moet intuïtief zijn, maar op hetzelfde
moment ondersteund worden door een strikte versiecontrole, business rules, gebruikers-
rechten en een gedetailleerde audit trail. Met deze ingrediënten kunnen financials tot 50%
van hun tijd vrijmaken.
Elke onderneming die op zoek is naar betere stuurinformatie zou realistisch moeten kijken
naar de tijd en energie die nodig is voor de huidige financiële planning- en rapportage-
infrastructuur. Het gaat om het leveren van waarde, niet om het managen van verschillende
technologieën.
49. Welke toekomstige ontwikkelingen verwacht je de
komende 5 - 10 jaar?
Wat is de grootste, wellicht ‘game changing’ technische
innovatie die jullie zien?
Hoe blijven jullie groeien en innoveren, en gelijktijdig destabiliteit van jullie bedrijf borgen?
Wij geloven dat EPM in 5-10 jaar zal worden gedomineerd door de oplossingen die leven op
een enkel platform. Een soortgelijke transformatie heeft plaatsgevonden met de komst van
smartphones. Meerdere gadgets en producten werden vervangen door een platform-
benadering, waarbij apps door klanten, na downloaden, onmiddellijk kunnen worden gebruikt.
De focus van Performance Management zal de komende 10 jaar ongetwijfeld liggen op de
centralisatie van de performance data in één veilige database in de cloud. Performance
Management draait in snel tempo om meer dan alleen financiële gegevens. Departementale
KPI's, HR, operationele drivers en andere niet-financiële maatstaven zullen een steeds
belangrijkere rol spelen bij het bepalen van de werkelijke prestaties van een organisatie.
Christian
Christian
Nieuwsgierig naar deze nieuwste Performance Managementoplossingen?
Benno van Ingen praat er graag met je over verder. Je bereikt Benno via
benno.van.ingen@finext.nl of 070 – 300 3000.
De grootste technische innovatie is de opkomst van kunstmatige intelligentie (AI). Dit zal
ingrijpende gevolgen voor Performance Management hebben. Finance gaat steeds meer
over het voorspellen van het onmogelijke en het onwaarschijnlijke, om zo de concurrentie
te overtreffen. ‘Machine learning’ kan finance versterken, juist omdat het de organisatie kan
helpen door te monitoren, te leren en dieper in te gaan op het nu. We hoeven niet meer te
wachten tot het einde van de maand of het jaar - wanneer het te laat is.
Ik denk dat het belangrijk is om een solide productarchitectuur in de public cloud te hebben.
Bedrijven als Netflix - een klant van ons - zetten de toon wat betreft betrouwbaarheid en
schaalbaarheid door de architectuur van de cloud-infrastructuur vanaf de start op te
bouwen. Tidemark is niet anders. Vanaf het begin hebben we besloten om gebruik te maken
van de cloud als computing platform en te leren van bedrijven als Netflix en Google.
tom
don
50. > JOOST WEIJERMARS GELOOFT IN
DE KRACHT VAN EEN GELIJKWAARDIGE
SAMENWERKING MET DE BUSINESS
PARTNERS VAN TELFORT.
52 / INTERVIEW
51. Transparant
samenwerken
bij
TEKST: DANIELLE GRUIJS
TelfortHoe voeg je meer waarde toe voor je
business partners? Bij Telfort Zakelijk
zijn de business partners, die Telfort-
diensten aan zakelijke klanten verkopen,
van strategisch belang. Door het creëren
van transparantie ontstaat een duurzame
en gelijkwaardige relatie tussen de
telecomorganisatie en haar business
partners. Een dashboard met stuurinfor-
matie ondersteunt de samenwerking.
53 / INTERVIEW
52. “Vervolgens hebben we met behulp van Finext een evolutie
model ontwikkeld, waarmee we fasering hebben aangebracht
in het project.” “Als je de Mount Everest beklimt, loop je ook
niet in één keer de berg op,” legt Paul Damen van Finext uit.
“We hebben nu eerst het basiskamp bereikt, waarin de partners
wekelijks een PDF krijgen met het dashboard. In kamp 2 kunnen
we kijken of we de partners aan de knoppen zetten.”
“Ik was al langer gecharmeerd van de gelijkwaardige manier
waarop Finext haar eigen organisatie heeft ingericht,” vertelt
Joost Wijermars, Manager Sales & Distribution bij Telfort
Zakelijk. “Als je transparant bent, krijg je daar veel voor terug.
Bij Telfort zag ik echter dat we het lastig vonden om onze
rapportages met de business partners te delen. Tegelijkertijd
hadden de business partners wel behoefte aan deze informatie
om beter te kunnen sturen gedurende het kwartaal.”
Het aanbrengen van transparantie werd tastbaar door de
implementatie van een dashboard met stuurinformatie. Het
dashboard geeft de business partners inzicht in de huidige
cijfers, en in de mogelijkheden om de omzet gedurende de rest
van het kwartaal te laten groeien. “Om partners op gelijke
hoogte te brengen, zal je ze ook van gelijkwaardige informatie
moeten voorzien,” zegt Wim Heuvelman van Finext.
Gedragsverandering
Ondanks de sterke rapportage-component werd het project
niet aangevlogen vanuit de rapportagesfeer, maar vanuit het
perspectief van gedragsverandering. “Eerst is in een brain
storm met de partnermanagers ingegaan op de vraag ‘waarom
is transparantie goed? We moesten onze oude ideeën over
samenwerking loslaten,” vertelt Joost.
Het dashboard geeft de
business partners inzicht in
de huidige cijfers, en in de
mogelijkheden om de omzet
te laten groeien
Om partners op gelijke hoogte
te brengen, zal je ze ook van
gelijkwaardige informatie
moeten voorzien
54 / INTERVIEW
53. Kosten- en concurrentievoordeel
Met het creëren van transparantie wilde Telfort Zakelijk een
aantal doelen behalen. “De nieuwe, gelijkwaardige manier van
informatiedelen scheelt ons tijd,” vertelt Joost. “Voorheen
waren de partnermanagers 4 uur per week per persoon bezig
met het vergaren van alle informatie.” Niet alleen brengt de
implementatie van het dashboard zo kostenvoordelen, ook de
kwaliteit van de informatie gaat omhoog. “Elke partnermanager
heeft zijn eigen focus; waarbij de één meer nadruk legt op
informatie over acquisitie, let de ander meer op de churn.
Nu krijgen de business partners inzicht in alle informatie,
onafhankelijk van de voorkeuren van de partnermanager.”
Daarnaast biedt het gelijkwaardig delen van informatie
concurrentievoordeel ten opzichte van andere aanbieders,
waarvan de business partners ook de zakelijke abonnementen
verkopen. Joost: “We kunnen nu één keer per week laten zien
hoe de partners ervoor staan, en wat de impact is op de
vergoedingen. We bespreken open wat de business partner
kan doen om meer vergoeding te verdienen.”
Gelijkwaardige relatie
Naast deze ‘harde’ businessdoelen zijn er ook zachtere doelen.
“Er ontstaat een gelijkwaardige relatie, waarin je samen
succesvol kunt zijn,” vertelt Paul. “Je werkt aan de waarden
binnen deze branche,” gaat Wim verder. “Door meer transpa
rantie en het delen van meer informatie verbeter je de loyaliteit.
Je kunt er zelfs voor kiezen om de beste partners op een
gegeven moment nog meer inzicht te gaan geven, en meer tools
om hun eigen business te optimaliseren.”
Ook in de nieuwe manier van samenwerken blijven er discussies
tussen de business partners en de partnermanagers.
“De discussies voeren we nu echter eerder, niet pas aan het
eind van het kwartaal,” vertelt Joost. “Niet alleen is dat pret
tiger in de samenwerking, het scheelt de partnermanagers ook
veel indirecte uren in discussies. Dat levert nog meer kosten
voordeel op.” “We zien vaak dat vroeg met elkaar in gesprek
gaan de discussie kleiner maakt, waardoor je het makkelijker
en sneller oplost,” zegt Wim.
Laat niet te vroeg los
Gevraagd naar advies voor andere organisaties die meer
transparantie willen aanbrengen, vindt Joost betrokkenheid
essentieel. “We hebben iets langer over het project gedaan om
mensen mee te kunnen krijgen. Transparant zijn blijft eng, er is
angst dat anderen elk foutje meteen zien. Dat leidt overigens
ook tot een betere beheersing van de interne processen.
Om die betrokkenheid te laten ontstaan, moet je laten zien dat je
het belangrijk vindt. Zet je beste mensen erop, breng de nieuwe
aanpak tot een niveau waar mensen er afhankelijk van worden
voor hun werk en laat dan pas los.”
De implementatie van het
dashboard brengt niet alleen
kostenvoordelen, ook de
kwaliteit van de informatie
gaat omhoog
Nieuwsgierig naar de impact van trans
parantie op jouw bedrijfsprocessen?
Neem contact op met Paul Damen via
paul.damen@finext.nl of 070 – 300 3000.
55 / INTERVIEW
54. DE BUSINESS
VAN….
OMRONMet deze testrobot traint Omron haar klanten
in het programmeren van fabriekssoftware.
De technologie rondom besturing en detectie
wordt veel toegepast in lopende band-
omgevingen zoals stroopwafelfabrieken.
Benieuwd naar de invloed van finance op
de productinnovatie?
Lees het praktijkverhaal van Omron op
www.finext.nl/cases/omron
56. WAT IS
> STEPHAN DE WIT WIL OP DE POKERTAFEL VAN OPDRACHTGEVER
HOLLAND CASINO BEST EEN GOKJE WAGEN. MET KLANTMARGES
SPEELT HIJ ECHTER LIEVER OP SAFE.
58 / VISIE
57. Wat levert een klant op? En hoeveel is
service eigenlijk waard; draagt het bij aan
de winst? Werkelijk weten wat de marge
is, wordt onder druk van concurrenten
steeds belangrijker. Zelfs casino’s nemen
geen gok met het bepalen van de winst
gevendheid van hun klanten.
Bij een bekend casino in Amerika bleek dat slechts 25%
van de bezoekers zorgde voor bijna 85% van de omzet.
De meest verrassende uitkomst was echter het profiel van
de winstgevende klanten. Het waren niet de grootver-
dieners met dure juwelen en limousines. Integendeel, het
bleken vooral gepensioneerde modaal verdienende mensen
te zijn. Met veel vrije tijd en voldoende spaargeld speelde
juist deze groep graag en veel.
Zijn er binnen jouw organisatie ook verborgen kansen om
de omzet te verhogen of de kosten te verlagen? 5 tips voor
een hogere klantwinstgevendheid.
1. Implementeer een eenduidige consistente
wijze van meten
Zorg ervoor dat alle benodigde klantgerelateerde informatie
op één plek en in één formaat wordt vastgelegd. Denk aan
klantomzet, klantdetails en klantrelaties binnen de organi-
satie. Daarbij is niet alleen de verkoopgerelateerde, maar
vooral ook de servicegerelateerde informatie van belang.
2. Gebruik klantgegevens voor de
nacalculatorische marge per klant
Begin met de verkoopprijs (listprice) van elke transactie.
Verminder deze met de kortingen en uitkeringen om de
nacalculatorische kostprijs te bepalen. Trek daar ver-
volgens de verkoopkosten, vervoerskosten en alle service-
kosten vanaf voor de nacalculatorische marge.
Neem daarbij alle kosten mee die in relatie tot de klant
staan, zoals speciaal transport, bijzondere specificaties
en services.
3. Analyseer data van zowel individuele klanten
als klantsegmenten
Analyseer ook de individuele klanten. Dit vergt weliswaar
veel tijd, maar voorkomt verkeerd segmenteren door onge-
fundeerde aannames. Deze klantdata kan de basis zijn voor
een nauwkeurige en juiste klantsegmentatie.
4. Bepaal de klantwaarde en groeipotentieel
per segment
Op basis van de klantpatroontrends in de nacalculatorische
marge kunnen klanten gerangschikt worden van meest tot
minst winstgevend. Deze kennis stelt je vervolgens in staat
om prioriteiten te stellen in het bepalen van klant(segment)
doelstellingen. Welke klant wil je het liefst aan je binden,
of naar je toe trekken? En welke liever niet?
5. Implementeer groeistrategieën
Er zijn verschillende richtingen mogelijk. Ten eerste, durf
afscheid te nemen van verlieslatende klanten. Versterk
tegelijkertijd de relatie met je meest winstgevende klanten,
bijvoorbeeld door ze te belonen. Daarnaast kun je ook
kiezen voor de kostenkant. Kun je de servicekosten
verlagen zonder dat dit effect heeft op het klantgedrag?
Wat wil de klant?
Na verdere klantanalyse kwam het casino tot een tweede
verrassende conclusie. Loyale klanten bleken liever € 60
speelgeld te ontvangen dan een overnachting inclusief
twee diners en € 30 speelgeld. Door klanten echt te
begrijpen, lever je een betere service tegen lagere kosten.
EEN KLANT
WAARD?
TEKST: STEPHAN DE WIT
Verder praten over Profitability Management?
Je bereikt Stephan via stephan.de.wit@finext.nl of
070 - 300 3000.
59 / VISIE
58. > IVO JANSEN VAN TERBERG STAAT
MET ROB VISSER VAN FINEXT MIDDEN
IN DE BUSINESS VAN TERBERG.
60. 62 / INTERVIEW
Na een uitgebreid selectieproces kiezen jullie niet voor de gevestigde
orde, maar voor een nieuwe speler.Waarom de keuze voor OneStream?
In eerste instantie hadden wij OneStream niet in de shortlist opgenomen, juist omdat het
nog geen bekende naam is. Ik kan echter iedereen aanraden om dit wel te doen. Het is
om meerdere redenen een vernieuwend pakket.Ten eerste de look & feel; het is visueel
en gebruiksvriendelijk. Dat maakt het makkelijk benaderbaar voor de controllers.
Bovendien is het één geïntegreerd pakket; het omvat zowel consolidatie als planning
en budgetting, waardoor we in de toekomst geen aparte licenties meer hoeven af te
nemen. Daarnaast wordt maatwerk bij updates automatisch meegenomen, wat ons
veel tijd gaat schelen.
Terberg Group is een familiebedrijf, dat al 145 jaar bestaat. Hoe lever je
hier als financial toegevoegde waarde?
Door het management en de directie (waarin inmiddels de 4e generatie Terberg verte-
genwoordigd is) gevraagd en ongevraagd te voorzien van de juiste informatie. Daarbij
is onder meer de informatiebehoefte van de business bepalend. De business is bij ons
namelijk leading; wij stellen ons als holding faciliterend op richting onze bedrijven.
Als Terberg Group, onder meer bekend van Terberg
Leasing, op zoek gaat naar een nieuwe rapportage-
en consolidatieoplossing kiezen ze voor een nieuwe
speler: OneStream. Hiermee is de wereldwijde leve-
rancier van onder andere specialistische voertuigen
en leaseauto’s de tweede organisatie in de Benelux die
OneStream implementeert. Rob Visser van Finext gaat
in gesprek met Ivo Jansen van Terberg Group.
5 VRAGEN AAN
IVO JANSEN
VAN TERBERG
2
1
TEKST: DANIELLE GRUIJS
61. 63 / INTERVIEW
Nieuwsgierig naar de mogelijkheden van
OneStream? Neem contact op met
Edwin van Dalen. Je bereikt hem via
edwin.van.dalen@finext.nl of 070 - 300 3000.
3
4
5
Wat gaat het vernieuwde proces toevoegen?
Snelheid, flexibiliteit en meer accuratesse.We verwachten dat de intercompany cijfers
sneller en efficiënter kunnen worden afgestemd. Bovendien is het een versimpeling
van het consolidatieproces. Het huidige pakket heeft nog veel handmatige consolidatie
slagen, met het nieuwe pakket kunnen we dat gaan automatiseren. Dat gaat tijdwinst
opleveren, waardoor we sneller de kerncijfers kunnen rapporteren aan de RvB en meer
aandacht kunnen besteden aan analyse.
We zijn druk bezig met de implementatie. Hoe zijn de eerste ervaringen
met de OneStream-software?
Eigenlijk heel goed. De inrichting is makkelijk.We zien nu al dat we snel wijzigingen aan
kunnen brengen, zoals entiteiten verhangen of de presentatie wijzigen. Ook hebben we
zeker profijt van de directe koppeling met het ERP-systeem.We kunnen snel de gegevens
binnenhalen, wat nu tijdens het implementatieproject al van belang is om te zien of de
juiste cijfers binnenkomen. De eerste update van 3.4 naar 3.5 hebben we al ervaren,
hetgeen razendsnel ging. Binnen een uur heb je een update van de versie.
Waar staat de financiële functie van Terberg Group over 2 jaar?
We verwachten dan een nog professionelere financiële afdeling te hebben, waarbij we
de rapportages blijven verrijken. Bij groei van de business zullen we waar nodig mee
bewegen met de informatiewensen van de business en de RvB. Ook dan willen we nog
steeds staan voor de kwaliteit, de snelheid en de juistheid van de rapportages.
Terberg bestaat al meer dan 145 jaar. Met 21 werkmaatschappijen
in 9 landen is Terberg een toonaangevende wereldwijde leverancier
van specialistische voertuigen.Van terminal trekkers tot auto’s, van
modificaties tot nieuwe voertuigen.
>
62. > ENRICO DOUWENS BIJ DE
DIEPZEEKADEKRANEN VAN RWG.
64 / INTERVIEW
63. TEKST: DANIELLE GRUIJS
Rotterdam World Gateway (RWG) zorgt voor
op- en overslag van containers. De nieuwe,
volledig geautomatiseerde containerterminal
op Maasvlakte 2 is onlangs geopend.
Daarmee veranderde ook de informatiebe-
hoefte van de organisatie. De nieuwe plan-
ningsoplossing voorziet zowel de business
als de aandeelhouders snel van betrouwbare
cijfers.
RWG
reguliere
finance
bij
Van
naar
constructie-
budget
65 / INTERVIEW
64. We willen naar een nieuwe
manier van rapporteren, waarin
we aan het einde van elke
maand de werkelijke containers
aan het model toevoegen
Een andere doelstelling was veiligheid. Enrico: “Veiligheid is
cruciaal binnen onze organisatie. In ons hele DNA willen we
ervoor zorgen dat niemand onveilig gedrag vertoont. Daar hoort
ook bij dat niemand zich financieel onveilig gedraagt. We dragen
tenslotte zorg voor het renderen van de investering.”
Daarnaast wilde Enrico dynamisch kunnen modelleren. “Voor
het budget zijn de verwachte volumes van belang. De hoe
veelheid containers verandert echter gedurende de budget
cyclus. Ik wil wijzigingen in het aantal containers automatisch
laten doorrekenen in de kosten. Zo heeft iedereen hetzelfde
actuele inzicht, en kunnen we stoppen met het heen en weer
mailen van versies.”
“Met de opening van de containerterminal gingen we over van
een startup naar een operationele organisatie,” vertelt Enrico
Douwens, Finance Director bij Rotterdam World Gateway
(RWG). “Voorheen was plannen en budgetteren niet zo inge
wikkeld; aan het begin van de bouw was er een constructie
budget afgesproken. Vervolgens moest dat vooral gemeten
worden, iets wat we in Excel deden. Dat was prima voor het
constructiebudget, maar niet voor de reguliere rapportages.”
De wens van RWG was één geïntegreerde en gebruiksvriende
lijke oplossing. “Ik wilde één bron met data waarin je je budget
en forecasts opmaakt en waarin de werkelijke financiële resul
taten worden gerapporteerd. Zo kunnen alle budgethouders
tegelijkertijd ook hun actuals inzien,” zegt Enrico.
Eigenaarschap van de cijfers
De budgethouders toegang geven tot de cijfers had een twee
ledig doel. “We willen de budgethouders in hun informatie
behoefte voorzien, maar hen ook stimuleren om regelmatig naar
de cijfers te kijken in plaats van de traditionele manier van één
keer per maand.” “Het gaat om het eigenaarschap van de
cijfers,” zegt Enno van Kampen, als consultant van Finext
Performance Management nauw betrokken bij de implemen
tatie van de nieuwe oplossing.
De budgethouders vinden
het erg prettig dat ze op
detailniveau de actuals en
hun budget kunnen zien.
Het vergroot het inzicht en
vergemakkelijkt hun taken.
66 / INTERVIEW
65. Afzetdata en omzetmix
Zowel finance als de budgethouders zijn positief over het
nieuwe proces in Anaplan. “We hebben zoveel mogelijk infor
matie geautomatiseerd, waarbij we de invoerkant vereen
voudigd hebben,” zegt Enno. Enrico: “De budgethouders vinden
het weliswaar wennen dat zij zelf met de cijfers aan de slag
moeten, maar ze vinden het erg prettig dat ze op detailniveau
de actuals en hun budget kunnen zien. Het vergroot het inzicht
en vergemakkelijkt hun taken.”
Naast het laden of lossen van containers verzorgt RWG ook het
opslaan van containers en daaraan verwante diensten. Denk
aan het scannen van containers voor de douane en het aan
sluiten van koelcontainers. “Ook van al deze additionele
diensten willen we de marges weten. We willen de afzetdata
en omzetmix inzichtelijk maken.”
Rust aanbrengen
De modellen zo gebruiksvriendelijk mogelijk maken was een
belangrijk uitgangspunt tijdens de implementatie. Dat leidde
tot een weloverwogen keuze om de look & feel van alle budget
modellen zoveel mogelijk gelijk te maken. “Als je er één hebt
gezien, dan heb je ze allemaal gezien.” Dat helpt de budget
houders om efficiënt alle kosten en opbrengsten te kunnen
vastleggen.
Een ander voorbeeld van rust aanbrengen is de personeels
planning. “Onze personeelsplanning is extreem simpel; wij
zorgen ervoor dat alle huidige werknemers er in zitten, en dat
het aantal vacatures klopt met het organogram. De budget
houders hoeven alleen nog maar aan te geven wanneer ze
verwachten dat de vacatures ingevuld worden, en of er salaris
verhogingen zijn. De rest wordt allemaal tot in detail uitge
rekend door het model,” vertelt Enrico. “Voor de eindgebruiker
is het inderdaad heel simpel, maar er zit een complex model
onder,” legt Enno uit.
Nieuwe manier van rapporteren
Enrico heeft de toekomstige stappen al uitgedacht. “De tradi
tionele manier is om de actuals te vergelijken met het budget,
waarna men de verschillen gaat verklaren. Als echter het
aantal containers fors wijzigt, zegt het budget niet zo heel veel
meer. We willen naar een nieuwe manier van rapporteren,
waarin we aan het einde van elke maand de werkelijke con
tainers aan het model toevoegen. Dat wordt dan de nieuwe
norm om je werkelijke cijfers te analyseren, waardoor we echt
kunnen zien of we het goed gedaan hebben.”
Diepzeekade
van
1.150 meterlang
en
20 meterdiep
105geautomatiseerde
truckafhandelingsposities
50automatische
opslagkranen
On dock
railterminalmet
2kranen
Binnenvaartkadevan 550
meter
lang,11meter
waterdiepte
1diepzeekadekraan
is
127 meterhoog
Meer weten over het optimaliseren van
je planningsproces? Neem contact op
met Enno van Kampen via
enno.van.kampen@finext.nl of 070 – 300 3000.
67 / INTERVIEW
66. COLOFON
Vanuit Finext, Swap Support, Sonum International en
Plainwater bundelen wij onze krachten rondom Performance
Management.
Performance Management bestaat uit een keten, waarin elke
‘raat’ bijdraagt aan de totale honingraat, de bijenkorf en het
bijenvolk. Vanuit een gedeelde manier van werken en denken
bouwen we met Finext, Swap Support, Sonum International en
Plainwater elk aan onze eigen ‘raat’ binnen het geheel.
Deze RAAT is een voorbeeld van hoe wij onze krachten
bundelen. Hierin lees je echte verhalen uit de praktijk, de visie
van onze experts en een blik op de nieuwste ontwikkelingen.
Dit magazine is een gezamenlijke uitgave.
Park de Werve 1
2274 ES Voorburg
Postbus 81
2270 AB Voorburg
info@finext.nl
Voor extra exemplaren en adreswijzigingen kun je contact met
ons opnemen via 070 - 300 3000
Hoofdredactie:
Martijn Meuling
Eindredactie:
Monica Harmsen
Concept en tekst:
Danielle Gruijs, Springfish
Beeldredactie:
Jacqueline Wissing, Springfish
Fotografie:
Patrick Nagtegaal
Mariske Krijgsman
Kees-Jan Bakker
Illustraties:
Enchilada
Jacqueline Wissing, Springfish
Ontwerp:
Enchilada
Druk:
Veenman+
Meer informatie:
www.finext.nl
www.swapsupport.nl
www.sonum-int.com
www.plainwater.nl
www.qwinc.nl
Aan dit nummer werkten mee:
Maud Vermeulen, Jethro van der Veer, Patrick van Gerven,
Tiemen van der Tuijn, Olaf Looije, Wietse Mol, Stephan de Wit,
Wim Heuvelman, Stijn Gabriëls, Enno van Kampen, Wesley
Schulte, Alwin Berkhout, Naida Sadžak, Julia Heinemann,
Roy Piek, Rob Visser, Gert-Jan van den Berg, Paul Damen,
Ravi Santokhi, Martijn Schermers, Edwin van Dalen, Arjette
Eenhuizen, Kasper van Dongen, Benno van Ingen en Victor
Brandsema.
Wij erkennen dat niet iedereen hetzelfde denkt en wij hebben
respect voor verschillende opvattingen.
Er is in dit tijdschrift dan ook ruimte geboden voor individuele
meningen die niet altijd overeen hoeven te komen met onze
gezamenlijke visie.
Onze partners:
68. GEÏNTEGREERDE WAARDEKETEN
PERFORMANCE MANAGEMENT
Om soepel te kunnen rapporteren en besturen, is verstand
van alle elementen van Performance Management nood
zakelijk. Hiervoor bundelen we onze expertise van informatie
synergie & architectuur, advies & implementatie en beheer,
hosting & installatie voor zowel nationale als internationale
projecten.
Elk vanuit ons eigen vakmanschap, verbonden door onze
unieke manier van werken. Goed sturen, met betrouwbare
cijfers en snelle rapportages uit een stabiel systeem, wordt
zo werkelijkheid voor elke organisatie.
Meer informatie:
www.finext.nl
www.swapsupport.nl
www.sonumint.com
www.plainwater.nl
www.qwinc.nl
HELDERE
INZICHTEN
ADVIES &
IMPLEMENTATIE
GOEDE
STURING
BETROUWBARE
CIJFERS
INTERNATIONALE
PROJECTEN
BEHEER,
HOSTING &
INSTALLATIE
SNELLE
RAPPORTAGES
STABIELE
SYSTEMEN
INFORMATIE-
SYNERGIE &
ARCHITECTUUR