Este documento discute os requisitos para liderança e coordenação eficaz de equipas de projeto para organização de eventos. Aborda características de projetos de eventos, a gestão por projetos como método de gestão de eventos, e estruturas de equipas. Também discute como trabalhar com partes externas, liderança de reuniões e contribuições para reuniões lideradas por outros.

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2. ÍNDICE
1. Liderar comités e equipas de projeto/trabalhar
eficazmente com os colegas
1.1. Características especiais dos projetos de
organização de eventos
1.2. Uma organização de projetos como forma de
organização de um evento
1.3. A gestão de projeto como um método adequado
de gestão de eventos
1.4. Requisitos das relações de trabalho produtivas
na organização de projetos/liderança de equipas
1.5. Estrutura de equipas de projeto
2. Trabalhar de forma eficaz com contactos externos
2.1. Como Trabalhar com pessoas exteriores à
organização
3. Liderança de reuniões
3.1. Objetivos
3.2. Preparação
3.3. Liderança
3.4. Avaliação
4. Contributos para reuniões
4.1. Lideradas por outros

3. 1.1
CARACTERÍSTICAS ESPECIAIS DOS
PROJETOS DE ORGANIZAÇÃO DE
EVENTOS
Definição do inicio e fim do projeto;
Distribuição / elaboração de equipas
com funções próprias para a resolução
do resultado final;
Ter conhecimento de todos os riscos
possiveis;
Estabelecer limites nos recursos a
utilizar, ou disponiveis;
Existência de tarefas
interdependentes;
Elaboração de um plano /
calendarização de todo o plano
Conforme fomos vendo ao longo desta
UFCD, existem caraterísticas básicas
idênticas a ter em qualquer projeto:
ABRAHAM LINCON
citação de
"A maior habilidade de um líder é
desenvolver habilidades
extraordinárias em pessoas
comuns."

4. 1.2
UMA ORGANIZAÇÃO DE PROJETOS
COMO FORMA DE ORGANIZAÇÃO DE
UM EVENTO
Número reduzido de hierarquias;
Vários projetos em simultâneo;
Flexibilidade nas equipas e na sua
liderança
Liderança orientada
etc
Características de uma organização de
projetos:

5. 1.3
A GESTÃO DE PROJETO COMO UM
MÉTODO ADEQUADO DE GESTÃO DE
EVENTOS
Projeto Autónomo;
Projeto independente;
Cada evento tem que ter uma equipa
composta com elementos ajustados
para o mesmo
Requisitos para organização de um evento
e sua liderança:

6. 1.4
REQUISITOS DAS RELAÇÕES DE
TRABALHO PRODUTIVAS NA
ORGANIZAÇÃO DE
PROJETOS/LIDERANÇA DE EQUIPAS
Organização Internacional (Comissão
Internacional);
Organização Nacional (Comissão
Organizadora Local);
Diretor de Projeto;
Equipa do Evento, Fornecedores e
empreiteiros
Hierarquias para um congresso
internacional:
Fornecimento de material audiovisual
e técnico;
Coordenação da Exposição;
Marketing, vendas e promoção;
Acompanhamento financeiro e
monitorização orçamental;
Registo e apoio aos delegados;
Articulação entre a saúde e a
segurança do evento;
Articulação entre os transportes e a
logística;
Articulação com os oradores,
moderadores e líderes;
Elaboração de materiais.
Funções que podem ser atribuídas para a
realização de um congresso:
Objetivos comuns;
Sólidas relações de trabalho;
Um compromisso com o trabalho em
equipa;
Um espírito de comunidade
extraordinário;
Uma capacidade para desenvolver uma
forte coesão de grupo.
Funções para um grupo de trabalho
pequeno:

7. 1.4
REQUISITOS DAS RELAÇÕES DE
TRABALHO PRODUTIVAS NA
ORGANIZAÇÃO DE
PROJETOS/LIDERANÇA DE EQUIPAS
Aceitação dos restantes elementos;
Motivação da equipa;
Confiança na equipa;
Delegar tarefas;
Saber pontos fracos e resolução
imediata do problma;
Ser honesto;
Respeitoso;
Auto Confiança
A liderança da organização de um evento
implica:
Para um bom funcionamento de
elementos da equipa é necessário criar
laços profissionais, é necessário
trabalharem todos em sintonia
Um bom líder não pode criar conflitos mas
sim identifica-los e saber resolver sem
"escolher lados" é necessário ser
imparcial.

8. 1.5
ESTRUTURA DE EQUIPAS DE
PROJETO
Coordenação do evento;
Assuntos a poderem ser discutidos
Avaliação de documentação;
Sugestão de convidados;
Gestão de orçamentos e o seu
controlo;
Angariação de apoio financeiro
Contratação de participantes;
Supervisionar equipas e projetos;
Etc.
As tarefas das equipas podem incluir:

9. 2.1
COMO TRABALHAR COM PESSOAS
EXTERIORES À ORGANIZAÇÃO
Faz parte em qualquer evento trabalhar
com pessoas externar, eles estão ligados
aos objetivo final e tem as suas proprias
funções.
Moderador
25%
Líderes
25%
Relatadores
25%
Funcionários de apoio externo
25%
Promotores
20%
Expositores
20%
Funcionarios da organização
20%
Funcionários em subcontratação
20%
Funcionários contratados pelos expositores
20%
Tipo de intervenientes num evento:
congresso/conferência
Tipos de intervenientes num evento:
feira/exposição

10. 3.1
OBJETIVOS
Transmitir informaçã9 / informar;
Consultar;
Tomada de decisões;
Reflexão e/ou resolução de um
problema;
Recolher informações.
Os objetivos de uma reunião são:

11. 3.2
PREPARAÇÃO
Hora e local da reunião
Objetivos/assuntos a discutir;
Resultados esperados;
Preparação individual de cada
participante
Para uma reunião produtiva e eficaz ´´e
necessário preparação, uma liderança e
uma avaliação continua da mesma ( saber
retirar lições para futuras reuniões)
è necessário haver aviso prévio da
ocorrência da mesma, os participantes
contribuírem com informação de forma
construtiva.
Antes da reunião os lideres tem que se
reunir para debater sobre o mesmo (sobre
o resultado e métodos esperados )
A divulgação da reunião deve incluir:

12. 3.3
LIDERANÇA
Atento aos participantes;
Evitar censuras/ataques pessoas;
Evitar apresentar as suas opiniões;
Imparcial;
Objetivo;
Capacidade de orientação
Saber intervir;
Respeitar o horário estabelecido;
Respeitar a ordem de debate de ideias;
Ser breve e conciso;
Saber manter o controlo dos
participantes;
Ter um elemento a redigir uma ata
sobre a reunião
Para uma boa presidência o líder deve:

13. 3.4
AVALIAÇÃO
Saber se os objetivos foram
compridos;
Métodos a utilizar
Evitar repetição de erros.
Avaliação de Diagnóstico;
Avaliação Continua;
Avaliação Final;
Autoavaliação do líder
A avaliação de uma reunião é um
processo muito importante, permite:
Tipos de Avaliação:

14. 4.1
LIDERADAS POR OUTROS
Informação para tornar o trabalho
mais eficaz;
Identificar, analisar, e encontrar
soluções para os problemas
Como foi falado anteriormente tem que
haver uma preparação para as reuniões,
mas também haver uma preparação para
as suas contribuições:
Em suma todas as informações devem ser
claras, curtas e bem estruturadas e de
fácil perceção de todos.