Comment transformer le contenu d'un document en information dématérialisée ? Quelles méthodologies et quels outils utiliser pour gagner en temps de rédaction, en coûts de traduction ?

1. Jeudi 27 octobre 2011
Gagnez en productivité grâce à la
dématérialisation de vos informations !

2. Camille BEGNIS
NEODOC
Gérant
camille@neodoc.fr
Marlène KORSIA
CCIMP
Service Innovation & TIC
marlene.korsia@ccimp.com

3. Mission transformation
 Réduire le papier
 Optimiser l’accès à l’information
 Gagner en productivité
 Améliorer la qualité des documents
 Faciliter la collaboration
« Transformer » son entreprise… et/ou changer ses
habitudes de travail

4. Terminologie
On parle souvent de :
GED - Gestion Electronique de Document
GEIDE – Gestion Electronique de l’Information et des
Documents Existants
Source : gsb-info.net

5. La dématérialisation, pourquoi ?
• Imaginez, l'information aussi accessible que
vos idées...
• L'information disponible partout où l'accès à
internet le permet.
• Un niveau de confidentialité sans faille
• Plus de limite de taille, de format ou de
compatibilité.
• Détecter instantanément une pièce
d’archive parmi des milliers.
• La possibilité de saisir et mémoriser d'un
seul geste Source : IXARYS Solutions

6. Camille BEGNIS
Néodoc
camille@neodoc.fr

7.  La transformation de papier en support électronique
 La gestion (création, transmission, exploitation) de
l'information sous forme électronique
 Impact environnemental, organisationnel,
productivité
La démat' c'est quoi ?

8. Cette présentation n'est pas
 Un présentation sur les aspects juridiques
 Une présentation des processus de numérisation du
papier
 Une présentation ennuyeuse reprenant des notions
que vous connaissez déjà

9. Dématérialisation 3.0
 1.0 : support numérique non structuré (image PDF)
 2.0 : support numérique structuré (base de données
ou XML)
 3.0 : support numérique structuré relationnel en
« source unique »

10. Séparer le fond et la forme

11. Réutiliser l'information existante
• Dépendances
• Impacts
• Unicité (Single-
Sourcing)
• Historique des versions
• Comparaison de
versions
Toute modification du contenu d'un module génère automatiquement la mise à jour
des documents concernés.

12. Publier sur différents supports

13. Utilisations avancées
 Gestion de variables automatiques
 Profilage de l'information
 Insertion de données externes à la volée

14. La preuve par l'exemple
 Modification d'un contenu
 Propagation à plusieurs documents
 Propagation à plusieurs supports
 Agrégation d'informations externes

15. Avantages
 Productivité accrue
 Cohérence/garantie de validité des informations
 Pas de duplication des informations (capitalisation)
 Cohérence de mise en page : respect de la charte
graphique
 Meilleure diffusion de l'information
 Pour la rédaction et la traduction !

16. Inconvénients
 Le style de rédaction est différent suivant le
document et le média
 Rien ne vaut une relecture
 Des changements d'habitudes

17. Perspectives
 Fourniture de documents personnalisés à la demande (filtrage
de parties conditionnelles) :
→ Version de produits/options
→ Type de destinataire (utilisateur, revendeur...)
→ Interne (confidentiel)/externe (public)
→ Spécificité par pays...
 Mutualisation de contenus entre services (Juridique, Qualité,
Commercial, Technique, Administratif, …)
→ « Content Strategist »

18. Conclusion
 Des méthodologies et des outils puissants pour :
→ Gagner en temps et en Assurance Qualité,
→ Fiabiliser la communication (fond et forme)
→ bénéficier d'une organisation collaborative
→ capitaliser « Knowledge Management »
 À mettre en œuvre progressivement en mêlant :
→ méthodologies,
→ outils
→ accompagnement au changement.

19. La prochaine action
Devenez visible auprès de vos clients
avec la publicité sur Internet
Le 03 novembre 2011
Marseille