Aula sobre Gestão de Projetos ministrada na Universidade Metodista na disciplina de Tecnologia de Apoio à Decisão

1. Gestão de Projetos
Organização, controle, resultado

2. Conceitos
• As organizações movem-se em direção ao
futuro planejando, programando e
executando
– Plano
– Programa
– Projeto
• Depois de planejar e programar, a execução
do projeto é a atividade decisiva que vai
mover a empresa em direção ao futuro
• A gestão de projetos permite
– Compreender uma idéia
– Viabilizar sua execução

3. O que é um plano?
• Planejamento de alto nível
• Plano corporativo
• Plano governamental
• Plano organizacional
• É o resultado de uma avaliação de
mercado, avaliação de forças e
fraquezas internas, proposta de
posicionamento estratégico

4. O que é um programa?
• Programa é um grupo, família ou conjunto
de projetos
• Por pertencerem a um mesmo conjunto
de atividades, a administração conjunta
de projetos é melhor conduzida em
Programas
• Os projetos de um Programa podem
desenvolver-se paralelamente ou
seqüencialmente
– Programa Espacial
– Programa Industrial
O futuro do
Programa
Espacial dos EUA

5. O que é um projeto?
• Empreendimento único e não repetitivo, de
duração determinada, formalmente
organizado e que congrega e aplica recursos
visando o cumprimento de objetivos pré-
estabelecidos
• Processo criado para alcançar um resultado
específico (novo produto, novo serviço,
novo sistema)
• O resultado esperado e o processo para sua
obtenção requerem gerência efetiva
• Livro PMBOK
– http://www.pmi.org.br/

6. Características
Objetivo singular
Atividade finita
Cliente ou usuário
PROJETO
Recursos limitados
Incerteza
Administração específica

7. Tipos de projetos
• Projetos podem ser simples ou
complexos
– Pesquisa e Desenvolvimento
– Instalação e operação de novos
equipamentos
– Desenvolvimento de um Um novo modelo de
software educacional carro é um tipo usual de
– Construção em geral projeto em montadoras
• Fábricas
• Prédios
• Aeroportos
– Manutenção de grande porte
– Minhas próximas férias

8. Gestão de Projetos
• A gerência de projetos é um ramo da
Ciência da Administração que trata do
planejamento e controle de projetos
• Gerenciamento de projetos é o
processo de planejamento, análise e
controle de tarefas, prazos e recursos
de um projeto
• Envolve também a comunicação dos
progressos e resultados alcançados
para os clientes, staff ou alta
administração

9. Conhecimentos
• A gestão de projetos envolve
conhecimentos de:
– Ferramentas
• Técnicas específicas
• Métodos quantitativos
• Práticas administrativas
– Estruturas organizacionais
• Teoria e funcionamento das Gestão de pessoas é uma
organizações com relação a habilidade importante em um
organização, execução e controle do um bom gestor de projetos
trabalho
– Comportamento organizacional
• Indivíduo
• Grupo
• Instituição

10. Por que?
• Por que as organizações estão
sendo obrigadas a adotar
metodologias de gestão de
projetos?
– Globalização dos negócios, operações
e projetos
– Fusões e associações
– Foco no resultado
– Foco na redução do prazo de entrega
– Pressão por controle e transparência
– Expectativa de comunicação real
time

11. Gerente de Projetos
• Responsabilidade
– Coordenar e integrar atividades de
múltiplas linhas funcionais
• Autoridade
– Poder de negociação
• Habilidades
– Comunicação interpessoal, familiaridade
com as atividades de linha e
conhecimentos de tecnologia
– Manter equilíbrio entre funções técnicas
e gerenciais
– Enfrentar os riscos
– Sobreviver às restrições organizacionais

12. Desafios
• Ambientes organizacionais mais complexos
• Necessidade crítica por profissionais com
habilidades interpessoais
• Crescimento do número de projetos
multinacionais
• Diferenças culturais afetam o
desenvolvimento dos projetos
• Dependência de tecnologia
• Demanda por controle

13. Avanço
• Introdução da gestão de projetos
– Quando a gestão de projetos foi introduzida em sua
empresa?
Introdução da Gestão de Projetos (EUA)
Não sei
7%
Mais de 1/3
das empresas < 3 anos
que usam > 10 anos 35%
gestão de 21%
projeto
adotaram o
sistema a
partir do ano
2000
4 a 10 anos
37%
Fonte: Estudo da Universidade de Bremen e do Project Management Institute em 2003

14. Quem usa?
• Gestão de projetos não é só para TI
TI ainda é Uso de Gestão de Projetos por áreas
principal
usuária, mas
outras áreas
Marketing
começam a
usar a
ferramenta, Finanças
inclusive
Marketing e Pesquisa
Vendas
RH
Planejamento
TI
0 20 40 60 80 100
Fonte: Estudo da Universidade de Bremen e do Project Management Institute em 2003

15. Apoio à decisão
• A gestão de projeto é um valioso
aliado à tomada de decisão porque
– Torna visível o projeto em todas as
suas etapas
– Permite a previsão de gargalos e
eventuais problemas
– Possibilita o estabelecimento de rotas
alternativas
– Cria as condições para a gestão
financeira do projeto

16. Ciclo de vida
• Projetos começam e
terminam e seu ciclo de
vida tem as seguintes
etapas
– Criação
– Design
– Execução
– Operação

17. Criação
• Na fase inicial, de criação do
projeto, é fundamental definir:
– Determinação das necessidades
– Determinação das características
principais do produto ou serviço a ser
criado
– Estudo de viabilidade (*)
• Técnica
• Econômica
(*) Atividade de apoio à decisão

18. Design
• Nesta etapa, é decisivo:
– Especificação detalhada do produto
ou serviço
– Definição da estrutura
organizacional que vai desenvolver
o projeto
– Plano do projeto: (*) (*) Atividade de apoio à decisão
• Estrutura de decomposição de tarefas
(EDT)
• Seqüência física de execução
• Recursos alocados para cada tarefa
• Plano de custos
• Política de acompanhamento,
recebimento e controle
• Especificações para instalação e
operação

19. Execução
• Projeto concluído, é
importante pensar
em:
O plano de testes permite avaliar
– Implementação se o projeto desenvolvido atende os
requerimentos iniciais do cliente
– Acompanhamento
periódico
– Plano de testes

20. Operação
• Entregue o projeto, ele deixa de ser
projeto e passa para atividade
operacional
• Neste momento, as atividades de
conclusão do projeto são:
– Controle e comissionamento
• Testes
• Treinamento do usuário
– Recebimento

21. Decomposição de tarefas
• Estrutura de Divisão de Tarefas
(EDT) é a ferramenta para
– Definir os pacotes de trabalho
– Identificar as atividades
envolvidas
– Designar os responsáveis pela
execução de cada atividade e
alocação de recursos
– Desenvolver estimativas de tempo
para cada pacote e/ou atividade
– Apropriar custos

22. Detalhamento
• A EDT deve ser detalhada até um nível tal
que os pacotes de trabalho a ela
associados não possuam um custo
significativo em relação ao custo total do
projeto
• Lembre-se
– Quanto mais detalhado o planejamento,
mais inflexível ele se torna
– É impraticável querer controlar todos os
pequenos detalhes de um projeto
– O nível de detalhamento deve ser igual
ao nível de controle que será exercido
– É muito mais fácil efetuar um
planejamento que considere todos os
detalhe do projeto do que conseguir
exercer controle na fase de execução

23. Pontos de controle
• São eventos que permitem avaliar a execução de partes
do projeto em geral
• Não são tarefas ou atividades (não consomem recursos)
• São ocorrências num ponto do tempo que caracteriza o
início ou término de uma ou mais atividades

24. Eventos
• Evento-Marco: identifica uma realização
significativa no projeto
• Evento de Interface: identifica uma
mudança de responsabilidade ou um
ponto de interação entre dois ou mais
elementos da EDT

25. Datas e eventos
• Diversas datas podem ser associadas a
um mesmo evento:
– Data-Alvo: data programada ou
comprometida para a ocorrência do
evento
– Data-Mais-Cedo: data prevista para a
ocorrência do evento se a programação
for cumprida e não houver mudanças
– Data-Mais-Tarde: última data em que o
evento pode ocorrer sem que cause
atrasos nos eventos posteriores e
implique no não cumprimento dos
compromissos formais estabelecidos
com o cliente

26. Como
identificar?
• Para identificar um ponto de
controle, identifique objetos ou
coisas que se movimentam através
de interfaces ou eventos-marcos:
– Documentos: contratos, planos, Fundações, paredes, telhado,
orçamentos, programações, ordens acabamento são eventos marcos na
de serviços, relatórios construção de um prédio ou casa
– Hardware: modelos, maquetes,
componentes, peças, módulos,
equipamentos
– Software: pacotes, procedimentos,
métodos
– Serviços: treinamento, apoio
operacional/gerencial
– Instalações: prédios, equipamentos
deteste, ferramentaria

27. Pacotes de trabalho
• Os pacotes de trabalho:
– São unidades de trabalho por área
funcional
– São claramente distinguíveis de
todos os outros pacotes
– Podem ser facilmente atribuídos a
uma única unidade organizacional
– Possuem pontos de início e término
suficientemente claros para
possibilitar o seu controle físico
– Apresentam orçamento ou verba
alocada bem definida
– Tem duração relativamente pequena
quando comparado com todo o
projeto

28. Mapa
Período de Período de Período de
Planejamento e Estudos Implementação Operação
Fase de Fase de
Fase de Fase de Fase de Fase de Fase de manutenção
definição dos Fase de
definição especificação planejamento definição Fase de produção Fase de
requerimentos desenvol- operacional
dos do sistema de compras de recursos verificação ou entrega operação
do usuário conceitos vimento ou suporte
de vendas
Pontos de Controle
Aprovação Apovação Aprovação das Aprovação Aprovação
do novo dos especificações do da Produção Operacional
projeto conceitos do sistema
sistema

29. Gráfico de Gantt
• Execução das tarefas
vai colorindo as barras
• Atrasos ou
adiantamentos de
tarefas afetam as
tarefas seguintes
• Gráfico de Gantt é
pouco utilizado para
projetos com mais de
300 atividades

30. PERT/CPM
• PERT (Program Evaluation and Review
Technique
– Técnica de Avaliação e Revisão de
Programas
• Origem: Marinha dos EUA + Lookheed + Booz,
Allen & Hamilton (1958)
• Objetivo: técnica para planejar e controlar a
execução da série de submarinos Polaris, de
modo que os prazos e custos estimados fossem
obedecidos
• CPM (Critical Path Method)
– Método do caminho crítico (CPM)
• Origem: DuPont e Remington Rand Univac
(1957)
• Objetivo: técnica para planejamento e
controle da manutenção de grandes
equipamentos

31. Diagrama de
precedências
• Pert/CPM é a representação visual do fluxo do projeto
– Atividades são representadas por círculos
– Dependências entre atividades são representadas por setas
• Neste esquema de visualização você define
– PDI - Primeira Data de Início
– PDT - Primeira Data de Término
– UDI - Última Data de Início
– UDT - Última Data de Término
– FL - Folga Livre
– FT - Folga Total

32. Caminho crítico
• É o caminho com a maior duração de
tempo de um projeto
– Constitui-se em uma seqüência de
atividades com Folga Total igual a
ZERO
– Essas atividades não podem sofrer
atrasos
– Permite visualizar atividades
importantes
– Não se deve descuidar das
atividades não críticas pois elas
podem vir a se tornar críticas

33. Relação de atividades
• Estruturação de um call center
– Prazo estimado de duração 14 semanas
Duração Atividade
Código Descrição (Semanas) precedente PDI PDT UDI UDT FL FT
A Escolha da tecnologia 4 - 1 4 1 4 0 0
B Definição da escala 1 - 1 1 1 1 0 0
C Escolha do local 4 B 2 5 5 8 3 3
D Escolha de equipamentos
2 A 5 6 5 6 0 0
E Processo de compra 2 D 7 8 7 8 0 0
F Contratação de pessoal 8 B 2 9 2 9 0 0
G Instalação de equipamentos
2 C,E 9 10 11 12 2 2
H Testes de equipamentos 1 G 11 11 13 13 2 2
I Treinamento de pessoal 4 F 10 13 10 13 0 0
Teste Pessoal +
J Equipamentos 1 I,H 14 14 14 14 0 0

34. Onde não descuidar
• Análise visual do projeto revela
– Caminho crítico (em vermelho) é
B,F, I, J
• Definição do tamanho do call center (B)
• Contratação de pessoal (F)
• Treinamento (I)
• Teste conjunto de pessoal e
equipamento (J)
– Qualquer atraso nestas atividades
vai impactar o prazo do projeto
– Pontos de controle vão monitorar
estas atividades críticas
– Com estas informações, você vai
saber que as atividades de RH do
projeto são vitais para seu sucesso

35. Apoio à decisão
• Definida a decomposição de
tarefas
• Definido o gráfico de Gantt
• Definido o caminho crítico do
projeto
• Onde você vai alocar
recursos?
– Treinamento
– Testes

36. Análise de case
• Case Santista de
implementação de sistema
de Gestão de Projetos

37. Projeto
• Este filme mostra a criação do Boeing 740 e revela
como a Boeing estruturou este projeto que começa
com a construção do maior prédio do mundo

38. Obrigado!
• Armando Levy
– Professor de Tecnologia de Apoio à
Decisão na Universidade Metodista
– Diretor da e-Press Comunicação
– armando@epress.com.br
– 11 4082 4600